最終更新日:2024-01-04
物件の広告掲載、問い合わせ対応、契約締結などから、家賃・売上管理まで多岐にわたる業務を効率化して、さらに売上アップを図るには不動産業務支援システムが有効です。ここでは、活用メリット、選び方、定着方法や主なシステムについてご紹介します。
不動産業務支援システムとは、賃貸管理業務や仲介業務向けに、物件の広告掲載、問い合わせ対応、重要事項の説明・契約などの営業活動や、家賃管理、修理依頼対応、売上管理などの管理業務を効率化するとともに、売上アップにも貢献するシステムです。
不動産業務支援システムは、業界のすそ野が広いということもあり、20年以上前から、業界に特化したシステムが各社から提供されており、発展してきました。そのため、使い勝手の進化だけでなく、次々と誕生する不動産業界向け各種サービスとの連携も進んでいます。
多機能ながら低価格で導入できるシステムも多いため、小規模事業者でも費用対効果が合いやすいシステムと言えますので、積極的な導入や活用がおすすめです。
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不動産仲介業務においては以下のような管理が行えます。
また、賃貸管理業務においては以下のような管理が行えます。
その他、賃貸契約などの電子契約機能、Webでの内見受付機能やチラシの作成機能などに対応するシステムもあります。
複数の拠点で物件を管理しているような大規模・中規模の不動産会社はもちろん、数店舗くらいの不動産会社でも不動産業務支援システムの活用が進んでいます。スタッフの人数が増えたり、管理対象の物件が増えていたり、未だにExcelファイルや紙などで管理を行っていたりする場合は、業務の効率化が見込めます。
具体的な活用メリットとしては、以下の3点が挙げられます。
多くの不動産ポータルサイトに広告を掲載するほど、顧客の獲得につながります。何サイト分も登録や更新を手動でやり続けるのは作業負担が大きすぎるので、複数サイトを一括で掲載管理できる業務支援システムの活用が有効です。
また、不動産売買においては、賃貸と異なって高額な商品になるために、お客様は長期的に物件購入を検討されます。そのため、来店時だけでなく長期的に物件を紹介し続けることが重要です。希望条件に合った物件紹介メールの自動送信のように継続的にアプローチできれば、営業力の強化につながります。
入居者の家賃の振り込み状況の確認や督促、物件オーナーへの報告等は定常的に手間のかかる業務ですが、業務支援システムを活用すれば、家賃振り込みの消込やオーナーへの報告書の自動作成など、管理作業の効率化が見込まれます。
最近では不動産管理会社が業務でシステムを使うだけでなく、「WealthPark Business」のように不動産管理会社もオーナーもスマホアプリを使うことで、アプリ上で収支報告書を作成して受け渡す仕組みも増えてきています。
顧客情報や契約情報をUSBメモリやオンラインストレージなどでやりとりしているようなITセキュリティの徹底しきれていない会社の場合は、セキュリティ面での導入メリットも大きいと言えます。誤送信やファイルの社外持ち出しなどが発生すると、事業になによりも重要な信用が揺らぐ事態となってしまいますので、導入効果としてセキュリティは大きいと言えます。
不動産業務支援システムの導入時には、社員に導入の目的を理解してもらうことが重要です。
「社員にシステムを活用してもらえること」が、DX化やシステム導入成功には欠かせません。しかし、新しいシステムの導入は、社員にとって「新たな業務を覚える」という手間や心理的ハードルがネックになります。特に不動産業務支援システムは多機能であることが多く、「結局使いこなせずに放置されてしまう」ということもしばしばです。
これを解消するには、導入支援チームを作り、使用方法のレクチャーやルール作りなどを通して、気持ちよく使用してもらえる環境を整えるのがよいでしょう。
導入前には、システムベンダーの担当者に相談するのも有効です。他社がどのように導入したのか」、「つまずきがちなポイントはどこか」など、ヒアリングを通して導入のフェーズを組み立てていくようにしましょう。
具体的に、不動産業務支援システムで、実際にどういった業務をシステムによって管理しようとしているのか、まずはイメージをすることが大事です。不動産業務支援システムには膨大な機能が備わっていますが、すべてを利用するケースはさほど多くないはずです。
それぞれのシステムによって、強みとなるポイントは異なっていますので、活用メリットを参考に、営業力を強化したいのか、管理業務を効率化したいのか、それともセキュリティを強化したいのか、目的や使い方を定めることが重要です。
システム導入を機に、これまでの業務フローを一気にリニューアルしようと考える導入責任者の方も多いと思います。しかし、業務フローの急激な変更は、慣れ親しんだ業務からの変更を好ましく思わない社員からの抵抗に遭うことが想定されます。
最新のシステムを導入したのは良いものの、業務になれず浸透が滞ってしまった、現場から不満の声が噴出した、という事例はとても多いのです。
最初は機能を限定する、物件数を数軒からのレベルで試す、店舗限定で導入する、など、テスト運用を重ねた上で、使う機能を吟味し、フィードバックを得ながら最適な方法を探していくのも有効です。
ここまで見てきた中で、実際に不動産業務支援システムの導入を考えた場合、実際にどのようなサービスを選んだらよいのでしょうか。不動産業務支援システムの比較のポイント、選び方をご紹介します。
それなりに導入実績のある不動産業務支援システムであれば、業務に必要な機能を一通り備えていることが多いです。ただし、実際の使い勝手や、業務がどれほど楽になるか、という点であれば、サービスによって機能の充実度にばらつきがあります。
ここも導入目的の中でも特に重視しているポイント、例えば営業力強化に向けた物件の広告掲載の強化であれば、どの不動産ポータルサイトに対応していて、どこまで一元管理できるのか、その結果、本当に作業時間が大幅に短縮されるのか、という目的に沿った具体的な想定が重要です。
Excel管理だった情報をシステム導入しデータベース化するだけで、導入目的の大半が達成できるのか、それとも金融機関システムと連携して入金の管理まで自動化したい、ホームページ作成までシステムの力を借りたい、と考えているのかにより、最適なサービスが異なってきます。まずは自社の導入目的を明確にすることが一番大切です。
自社の業務が特殊で、システムで効率化できる余地が大きい場合は、機能追加のためのカスタマイズの実施も選択肢になります。ただし、業務を多少変更するのを避けたい、自社の業務に徹底的に合わせたい、というケースでは導入効果は目立たず、費用負担だけ大きくなる可能性もありますので、よほどのことがなければカスタマイズなしで済ませてしまう判断も重要です。
操作性・使いやすさも大事なポイントです。たとえ多機能であっても、使いこなせずに結局旧来の業務管理に落ち着いてしまっては導入の意味もなく、業務効率化も図れません。不動産業務システムは、比較的歴史のあるシステムが多く、利用年数や利用ユーザーが多いだけあって、操作性の改善は進んでいます。とはいえ、システムごとに差はありますので、導入前に試用で操作を試してみることも有効です。
不動産業務支援システムは、システムに精通した担当者が利用するのではなく、顧客と対面や電話で接客しながら、営業担当者がさっと操作して使うものです。お客様をお待たせしないよう、使いやすさを重視する必要があります。分からないことや困ったことが起こった時に早く解決できるよう、安心できるサポート体制である必要もあります。
また、新しい機能が追加されるなどのバージョンアップの際にも煩雑な手続きなくアップデートして使い続けられるようなサービスであることも大事です。
以前は高価なオンプレミス型（自社のサーバーにインストールするタイプ）のシステムやPCに個別にインストールしていくタイプを導入するのが一般的でしたが、現在はクラウド型が急速に普及しています。
クラウド型の不動産業務支援システムの主なメリットとして、インストールなしで利用できるのでどのPCからでも利用できること、複数の店舗からでも同じ情報にアクセスできること、法改正対応を含めたソフトウェアのバージョンアップが行われること、初期導入コストが安価であること、自動的にバックアップできるためデータ消失の可能性が極めて低いことなどが挙げられます。そのため、初期費用でライセンスを購入してしまいたい、などの特段の事情がなければ、クラウドサービスを前提に考えてよいでしょう。
比較のポイント・選び方を踏まえて、おすすめの不動産業務支援システムをご紹介します。
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（出所：いい生活のクラウドSaaS公式Webサイト）
いい生活のクラウドSaaSは、20年の信頼積み重ねにより、1,500社、4,500店舗以上で稼働中のクラウド型の不動産業務支援システム。
SUUMO、HOME’S、アットホームなど主要ポータルサイトを含む20サイトに一括出稿できるだけでなく、お問い合わせをまとめて確認する機能もあるため、ポータルサイトごとの確認が不要。また、自動追客機能にも大きな強みがあり、お客様が希望する条件を登録すれば、条件にあった新しい物件情報を自動でメール送信可能。
賃貸営業の業務に特化した「いい生活 賃貸クラウド One」の他、入金の督促、消込、修理などを管理する「いい生活 賃貸管理クラウド」、売買仲介営業向けの「いい生活 売買クラウド One」、クラウド型不動産会社向けホームページ作成ツール「いい生活 ウェブサイト」、内見予約など空室確認に特化した「いい生活賃貸クラウド 業者間」など、目的別に各種サービスをそろえている。
（出所：いえらぶCLOUD公式Webサイト）
規模・業種を問わず15,000社以上の導入実績のクラウド型不動産業務支援システム。不動産の業務に必要なツールが詰まったオールインワンパッケージ。物件情報の仕入れ・入力から、ホームページやポータルサイトへの簡単登録や顧客管理、ワンクリックでの収支報告書作成などの入出金管理、更新の自動通知、チラシ作成機能などの基本的な管理機能も充実。
使いやすさにこだわり、マニュアル要らずを謳う。最大30以上のポータルサイトへ一括入稿。物件紹介のコメントは登録した内容を基に、何兆通りもの組み合わせで訴求力のある文章を自動作成できる機能などに定評あり。「おとり物件」取り締まりへの対策として、入力不備を事前に察知する「広告チェック表示機能」も特長。
(出所：賃貸名人公式Webサイト)
導入企業5,500社突破の不動産業務支援システム。賃貸管理業務に必要な機能を50種類以上搭載しており、物件情報管理、更新手続き、修繕・クレーム・問い合わせ履歴、入金管理等の管理業務全般の機能が一通り揃っている。帳票類も種類豊富。ファームバンキング機能で金融機関システムとの連動により、入金管理や家主への送金などを自動化。
熟練の担当者が対応するお客様専用コールセンター、検討者への無料訪問デモ、新規導入時の訪問操作説明、利用者専用のカスタマーサービスページなど、使いこなすための手厚いサポートも強み。保守サポートに加入されていればバージョンアップ費用も無償対応。
（出所：賃貸革命10 (クラウド対応)公式Webサイト）
導入実績は5,300社以上の賃貸管理・仲介管理システム。賃貸管理では、請求管理・入金管理・送金管理・問い合わせ管理などに対応。仲介業務では、契約書作成、契約管理、物件チラシ作成やネット広告管理などが行える。
集客機能では、デザイン性のあるチラシを作成できる帳票デザイナー機能、SUUMOなどのポータルサイトに連携して掲載できる物件連携機能などを搭載。
物件管理では、修繕管理機能のほか、モバイルアプリを利用して清掃・点検記録が行える巡回管理機能などの特徴的な機能も有する。パッケージ版の他、クラウド版もあり。
（出所：賃貸管理システムi-SP公式Webサイト）
賃貸管理システム「i-SP」は、基本の台帳管理の使いやすさに注力したサービス。家主、建物、部屋、契約者データ及び取引業者データから台帳を作成、名前や住所などの基本情報のほか、設計図や契約書類なども電子ファイル保存でき、賃貸管理情報に関わるすべてをデータベース化することが可能。管理戸数10,000戸以上にも対応。
20年以上に及ぶ開発で培ったノウハウ・機能があり、導入した全国1,000社以上の不動産会社の声を集約・反映したシステム。財務管理ソフトとの連動により、会計処理もスムーズに行える。グループウェア機能もあり。
クラウド型賃貸管理システム「SP-Ⅱ」もある。
(出所：らくらく賃貸管理公式Webサイト)
物件管理から、入出金管理、契約管理、入居者やオーナーとのやりとり管理などを効率化するクラウド型不動産業務支援システム。必要な機能を厳選して低価格を実現したサービスで、仲介、募集の機能は持たないため、賃貸管理業務に特化したシステムをお探しの企業におすすめ。導入実績は5,000社以上。家主・物件の管理の他、ワンクリックでの契約書作成機能、対応漏れ・トラブルを減らす契約更新・解約の管理機能、自動照合で簡単に入金確認ができる家賃・管理料の管理機能、収支報告書の作成機能、TODO管理や対応履歴の登録等、幅広く対応。
（出所：Livartクラウド公式Webサイト）
不動産会社が提供する売買・賃貸・賃貸管理を一本化できる不動産業務支援システム。「業務を一括で管理したい」「更新作業を楽にしたい」といったかゆいところに手が届くシステムで、データ一元化や業務効率化に強み。物件管理機能、書類作成機能、間取り・チラシ作成機能、問合せ対応機能、追客機能など、仲介・賃貸管理を一通りカバーする機能を取り揃えている。
物件情報は、登録物件数の制限なしでレインズから取得可能。管理画面上では空室状況や賃貸物件の入退去時期なども可視化・把握できる。自社ホームページも同時更新できるため、最新情報を手軽に発信できる。登録会員だけが閲覧できるシークレット物件の設定にも対応し、顧客獲得もサポートする。
（出所：不動産クラウド公式Webサイト）
事業用/商用不動産に特化した不動産業務支援プラットフォーム。物件管理、CRM、契約管理、賃貸/売買管理、集客/追客など、業務フローそれぞれの領域でベースとなる機能を搭載し、自由に組み合わせてカスタマイズしたり、作業を自動化したりすることができる。
情報一元化に強みがあり、自社システムデータベースやCSVファイルと連携して、⾃社の保有する物件情報の最新情報の取得・自動アップデートが可能だ。新規掲載物件、テナント/所有者の変更情報、賃料、販売価格の推移物件の住所、築年数、⼟地/建築⾯積、構造といった物件情報をはじめ、契約内容やレントロール、顧客対応履歴といった契約情報、修繕履歴や投資家/所有者へのレポートといった収支情報まで集約。検索性を向上し、管理業務で生じる手間を削減できる。
（出所：FutureVision Plus公式Webサイト）
賃貸仲介業務から本格的なプロパティマネジメントまで行える不動産業務支援システム。顧客情報、物件情報、債権債務（請求/入金/支払/出金）情報の全てを管理でき、特に家賃だけでなく客付業務で発生する業者間の入出金にも対応できる。営業支援機能も用意されており、オプションの「物件検索エンジンAPI」と連動すると、ホームページからのお問い合わせ情報ともシームレスに連動することができる。
契約管理においても、居住用や事業用、定期借家など様々な契約管理ができ、複数の部屋・区画の賃貸契約に対応。
賃貸管理や仲介管理以外の業務効率化に強みのあるサービスをご紹介します。
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（出所：ノマドクラウド公式Webサイト）
不動産仲介業に特化したクラウド型の営業支援システム。25以上の不動産情報サイトと連携可能。顧客がサイトに顧客情報・希望条件を登録したら、顧客マイページを自動生成。自動返信機能で顧客をマイページに誘導して囲い込み。反響を自動で取り込めるため、対応漏れ・遅れの心配がなくなる。
マイページでは顧客の希望条件に合う新着物件を毎日自動で提案可能。顧客に対する「いつ・何をしなければいけないか」タスクも一覧化されるため業務も効率化でき、担当不在時も漏れなく対応可能。オプションの「ビデオ機能」を利用すれば、ワンクリックでIT重説やリモート内見などのオンライン接客も可能。導入実績2,000店舗以上。
（出所：WealthPark Business公式Webサイト）
不動産管理会社とオーナーとのコミュニケーションに特化した業務支援サービス。管理会社にはクラウド型システムを、オーナー向けにはオーナーアプリ「WealthPark」を提供。円滑なコミュニケーションで管理業務の効率化やコスト削減、収益機会の創出を実現する。
連絡の取りづらいオーナーともチャットで簡単にコミュニケーションを取ることができる。その履歴はシステム上に蓄積され、社内外のすべての関係者と共有できるため、スムーズな連携が可能。属人化の防止やサービス品質の向上が期待できる。
収支報告書や入居者の募集条件の確認などの様々な報告・承諾も、アプリを通じてシンプルに確実に完結することができる。
（出所：J-SYSTEM公式Webサイト）
賃貸物件の管理会社・オーナー・契約者・立会業者を繋ぐ、退去立会に特化した不動産業務支援システム。立会業務を実際に行ってきた経験に基づいて企画されているため、現場で必要な機能を網羅。築年数や修繕記録を管理し、退去立会時の償却日数の自動で算出できる機能や、入居時に契約者自身に返却物品の譲渡確認やキズ・不具合等の状態を登録してもらう仕組みなどにより、退去時のトラブルを防止する。
退去時チェックリストの各項目は、選択式項目で簡単に作成でき、入居時チェックリストや修繕履歴もその場で閲覧可能。見積書や現状回復報告書も現場で作成できるため、持ち帰り作業を減らして業務を円滑化できる。
（出所：ミオキューブ公式Webサイト）
物件管理・間取り図作成・ポータル連動・パノラマレビューなどさまざまな機能を搭載した賃貸仲介業者向けの不動産業務支援システム。店舗での接客支援機能は2台のモニターを使用。スタッフ側の画面には、営業所内の全物件台帳から検索条件に該当する物件が表示され、選んでクリックするとお客様側画面には物件カードが、スタッフ側画面には必要な情報を網羅した台帳が表示される。
その他、物件情報の不動産ポータルサイトとの連動機能、電話による物件確認を支援する機能やチラシ作成機能などにも対応している。
（出所：OBIC7 不動産関連業向けソリューション公式Webサイト）
テナント管理・ビルマネジメント・メンテナンス、賃貸管理、管理組合会計など不動産管理業をトータルサポート。
中でも「賃貸住宅管理システム」は、物件検索・入居予約から契約書、重要事項説明書、請求・督促、入金、オーナーへの送金・収支報告、契約更新、退去精算までの、賃貸住宅管理のすべてのプロセスを行える。支払予定・科目別残高・元帳など、経理資料も充実、OBIC7や勘定奉行とのシームレスな連携により会計連携を実現。物件別収支、店舗別収支など、数値データ算出に強み。
ログイン時のID・パスワードによる管理、担当者ごとのメニュー制御、実行ログ履歴チェックなどのセキュリティ対策も。
不動産業務支援システムの導入成功の可否は、システム側の機能もありますが、導入の目的の明確さや、実際に使う人の意識等によって左右されることが非常に多く見られます。機能だけで選ぶのではなく、実際に自社にあった不動産業務支援システムとはどういうものなのか、自社の要素（目的、使い方、使う人、業務形態など）も考慮し、導入に向けて準備を進めていくとよいでしょう。
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不動産業務支援システムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
不動産業務システムの選び方ガイド
株式会社いい生活
1,500社、4,500店舗以上で稼働中のクラウド型の不動産会社向け業務支援システム。売上向上や業務効率化への機能やサポートが充実。...
株式会社いえらぶGROUP
不動産会社様の業務をトータルでサポートする不動産業務支援サービスです。物件管理・ポータルサイト連動・管理業務支援はもちろん、集客・追客・反響獲得支援に至るまで、...
株式会社ダンゴネット
【TVでも話題】導入実績5,500社超えの賃貸管理システムの決定版！ 業界コスパで選ぶなら賃貸名人！ 在宅ワーク・テレワークにも対応可能。...
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