最終更新日:2024-10-31
電子取引データの電子保存が完全義務化された今、もう紙での保存は認められません。電子帳簿保存法に対応する上で必須となる電子帳簿保存システムの、機能やメリット、タイプ別の選び方や比較ポイントを、おすすめのシステムと併せてわかりやすく紹介します。
電子帳簿保存システムとは、2022年に改正された電子帳簿保存法の要件に則って、請求書や領収書などの書類を電子的に保存できるシステムです。紙の書類を電子データとして保存することで、文書管理を効率化します。
契約書、領収書、預金通帳、請求書、納品書、送り状、見積書、注文書、検収書などの国税関係書類は、領収書なら5年、決算に関わる書類なら7年というように、一定期間保存することが法律で義務付けられています。従来は紙で保管するのが一般的でしたが、近年のペーパーレス化の流れを受け、一定の要件のもと電子保存が認められるようになりました。
この要件を定めたのが、電子帳簿保存法（電帳法）です。
それぞれのシーンによって電子保存の要件は異なります。大きく分けると、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つがあります。
| 区分 | 状況 | 要件 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 自社の会計ソフトなどで作成した帳簿・書類をそのまま電子保存する場合 | 訂正・削除の履歴を確認できるようにすること。そのほか、関連書類との紐づけ、検索条件の付与など |
| スキャナ保存 | 取引先から送られてきた紙・FAXの書類を、スキャンしてデータに変換する場合 | 改ざんしてないことを証明するため、タイムスタンプを付与すること。そのほか、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の検索要件を付与すること |
| 電子取引データ保存 | Web上で取引した記録を、電子データで保存する場合 | データをダウンロードできるようにしておけば、検索要件は不要 |
3つの要件のうち、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意ですが、「電子取引データ保存」に関してはどの事業者も必ず対応しなければなりません。
たとえば、メール添付のPDF請求書や領収書を出力して、紙で保存することは認められなくなりました。
2023年末まで設けられていた猶予期間も終わり、現在は、電子取引における書類はオリジナルの電子データで保存することが完全義務化となっています。メールベースで契約締結にいたることの多い企業の方は注意してください。
以下の図は、電子帳簿保存システムのおすすめをタイプごとに分けたものです。
本記事では、電子帳簿保存法に対応したシステムを3つのタイプに分けて、選び方や比較ポイントをわかりやすく紹介していきます。
後半ではそれぞれのサービス紹介を行っていますので、「今すぐサービス選定に移りたい」という方は、上記のリンクからご覧ください。
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国税関係書類を電子データとして保存する場合、電子帳簿保存法に定める要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法で認められている保存区分としては、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つが挙げられます。
電子帳簿保存システムは、これらの法的要件を満たすために以下のような機能を搭載しています。
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| 登録 | PDFなどの書類をアップロードすることでWeb上に格納可能。いつでも検索してダウンロードすることができる。 |
| 配信・発行 | 登録した書類を、取引先などにシステム上から送信することができる。 |
| OCR | 書類を登録する際に、合わせて書類の文字情報を読み取って、データ化することができる。 |
| タイムスタンプ | 書類を登録する際に、日時をあわせて記録。それ以降の改ざんを防ぐことができる。 |
| 検索 | 「取引年月日」「取引金額」「取引先」などのタグを自動で付与し、後日検索しやすくする。 |
ただし、システムによっては機能差があるため注意が必要です。たとえば、スキャナ保存の場合には、スマホ対応や、タイムスタンプの自動付与機能が、電子取引においては受け取った請求書や領収書のデータを手間なく保存できる機能があると便利です。自社に合ったものを選ぶようにしましょう。
電子帳簿保存法に対応できること以外にも、電子帳簿保存システムを導入するメリットがあります。主なメリット3つをご紹介します。
書類を電子保存することで、ファイリングや保管・管理といったアナログ作業が不要に。PDF化された請求書などの電子取引情報を印刷して管理する必要もなくなります。全国の拠点から書類を集約する手間や時間も省けるでしょう。
更に、電子保存なら取引先名や日付からの検索も簡単。過去の請求書などの中から該当データをすぐに確認できるようになります。
これまでは紙の書類を7年間保存しておく必要がありましたが、正しく電子保存ができていれば、原本の破棄が可能に。保管スペースを確保するのにかかっていたコストや、書類の紛失リスクをなくすことができます。
電子帳簿保存法の要件として、書類の真正性の担保が求められるので、システム導入によって書類の改ざんや差し替えといった不正が行われるリスクが減ります。
また、原本確認のための出社が不要になり、災害によるデータ紛失リスクも低減できるので、健全な管理体制の構築につながるでしょう。
電子帳簿保存システムは導入目的に応じて、以下の3タイプに分けられます。
| （1）電子保存専用タイプ | 様々な書類を電子帳簿保存したい場合 |
|---|---|
| （2）請求書受領タイプ | 請求書を中心に電子保存したい場合 |
| （3）経費精算タイプ | 領収書を中心に電子保存したい場合 |
以下、それぞれどのような場合が当てはまるのか。また、どういった機能があると便利なのか、特徴を解説していきます。自社で導入するとしたらどのタイプになるか考えてみましょう。
「スキャナ保存」や「電子取引情報の保存」など、電子帳簿保存法の対応に特化した専用タイプです。請求書や領収書だけでなく、契約書や発注書、送り状なども含め、幅広い書類を電子保存したい場合はおすすめです。
比較的安価なものが多く、中には無料で使えるシステムも。現状の請求書や領収書周りの業務にそれほど課題を持っておらず、「電子帳簿保存法に対応できれば良い」という場合には、こちらのタイプでも十分と言えます。電帳法対応を機に、トータルでペーパーレス化を進めるのも一手です。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| invox電子帳簿保存 | 「セルフ」「オペレータ」「AI OCR」の3種類からデータ化方法を選択可能 | 月額1,980円 |
| DenHo | 多様なアップロード方法に対応し、手書きの帳票のままでも作業を効率化 | 月額9,000円〜 |
| OPTiM 電子帳簿保存 | AIによる管理台帳の自動作成に対応 | 月額9,980円～ |
| バクラク電子帳簿保存 | 無料プランでも区分や解像度の自動判定機能が利用可能（200件/月まで無料） | 月額12,000円〜 |
| 楽楽電子保存 | 各社から受け取った電子請求書等の帳票をマイページで一元管理 | 無料（楽楽明細で受け取った場合のみ対応） |
| DataDelivery | 長期保存や、大量データから複数の項目・期間をまたいだ検索が可能 | 要問い合わせ |
大量の請求書を効率的に電子化したいということであれば、電子帳簿保存法に対応した請求書受領サービスがおすすめです。電子的に保存するだけでなく、紙で受領した請求書をOCRで読み取って、データ入力から保管までを代行してくれるサービスも最近では増えてきています。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| TOKIUMインボイス | 請求書の形式を問わず、受領・スキャン・原本の保管まで標準プランで代行 | 月額10,000円～ ＋請求書の件数 |
| BtoBプラットフォーム 請求書 | 請求書発行・受取の両方に対応。自社システム内への取込の自動化も可能 | 月額23,000円～ |
| freee支出管理 受取請求書キャビネット | 受け取った請求書は高精度のAI OCRで読み取り、保管。スムーズな検索も実現 | 年額59,760円～ |
| Bill One | ステータス管理やリマインド、ファイル添付など、申請・承認も充実 | 要問い合わせ |
| マネーフォワード クラウドインボイス |
あらゆる形式の請求書を一括受領。紙の請求書は代理受領・保管・破棄まで対応 | 要問い合わせ |
なお、請求書受領システムの詳細は、「請求書受領サービス比較13選。受取を電子化するメリットとは」もご参照ください。
経費精算に関わる書類を効率的に電子保存したいのであれば、電帳法に対応している経費精算システムの導入が便利。書類の電子保存だけでなく、経費精算業務の効率化も進められます。経理担当者はもちろん、精算申請をする側の従業員の業務負担軽減も可能です。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| 楽楽精算 | 申請の項目やレイアウト、承認フローなどを自由にカスタマイズ可能 | 月額30,000円〜 |
| 経費BANK | 中小企業に特化したリーズナブルな価格設定。最小5IDから利用可能 | 月額1,500円/5ID～ |
| Concur Expense | QRコード決済アプリや法人カード、タクシーアプリなど様々なサービスと連携 | 月額30,000円台〜 |
なお、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの詳細は、「電子帳簿保存法対応の経費精算システム10選。使うべき機能は？」もご参照ください。
導入目的にあったタイプを選んだら、次の4つのポイントでも比較検討し、最適なシステムを絞り込んでいきましょう。
（1）対応書類の範囲
（2）スキャナ保存要件への対応
（3）データの自動入力機能の有無
（4）書類の集約方法
なお、一つずつ調べていくのが手間という場合は、「JIIMA認証ソフト」が便利です。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、電子帳簿保存法の求める要件に対応したものを認証製品一覧として、公式Webサイトで公表しているので、気になるものがあれば確認しておきましょう。
電子保存に対応している書類の範囲は、システムのタイプによって異なります。導入目的に合ったタイプを選ぶのが基本ですが、将来的な運用も視野に入れる必要もあります。
先々、幅広い書類のペーパーレス化を進めたいなら、対応書類の範囲をチェックしておきましょう。
たとえば、「TOKIUMインボイス」や「マネーフォワード クラウドインボイス」は請求書受領タイプですが、請求書以外にも見積書、納品書、契約書などの保存にも対応しています。同様に、「OPTiM 電子帳簿保存」は注文書や送り状はもちろん、あらゆる取引関係書類に対応。これらはインボイス制度にも対応しています。
スキャンしたデータにタイムスタンプを付与する、または訂正削除の履歴を残す（バージョン管理）といった、電帳法の要件を満たす機能を備えているかどうかも比較ポイントです。
「楽楽精算」では、領収書や請求書などをスキャナで読み込むときに自動的にタイムスタンプが付与される機能が搭載されています。少ない人数で業務をこなすなら、「TOKIUMインボイス」といったスキャン代行サービスがあるシステムがおすすめです。
電帳法の検索要件を満たすためには、「取引先」「金額」「取引年月日」などから検索できるようにしなければなりません。ただし、手作業でのデータ入力は負担が大きいので、OCR機能は必須といえるでしょう。
たとえば、「マネーフォワード クラウドインボイス」「invox電子帳簿保存」「DenHo」のようなAI OCR機能を搭載したサービスを利用すれば、通常のOCRより文字を高精度で読み取り、効率的にデータ化することができます。また、「OPTiM 電子帳簿保存」ならPDFやスキャンした画像データからテキストを読み取るだけでなく、取引年月日や取引先名、取引金額といった項目ごとに管理台帳を自動作成できます。
システムを介して請求書を受領している場合、受領ページとは別に請求書が集約されるような機能があると、管理にかかる手間が省けます。電子化した書類の集約・保管方法もチェックしておきましょう。
たとえば、「楽楽電子保存」であれば「楽楽明細」で受け取った複数の取引先からの請求書をマイページに集約して一元管理することができます。また、「OPTiM 電子帳簿保存」では、見積書・注文書・請求書など、一つの取引に関する複数の書類を紐づけて一覧化することが可能です。
様々な書類の電子保存に特化した電子帳簿保存システムをご紹介します。
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（出所：invox電子帳簿保存公式Webサイト）
あらゆる国税関係書類を電子保存する文書管理システム。導入実績はシリーズ累計で20,000社以上。
経費精算システムや電子契約システムなどでは保存が難しい取引情報にも対応。申込書や注文書など、定型フォーマットの書類はAI OCRで自動的にデータ化。検索に必要な情報は99.9％以上の高精度で保存される。コストを抑えたい場合は、手動での入力も可能だ。データ化された内容は、原本画像と比較しながら確認でき、タイムスタンプを使用せず、内容の訂正や削除を行う場合は履歴を10年間保存できる。また、書類や部門ごとにワークフローを設定することで、訂正・削除の際にダブルチェックや決裁権限に応じた承認など、柔軟な運用を実現する。
（出所：DenHo公式Webサイト）
紙帳票の電子保存に強みを持つ電子帳簿保存クラウドサービス。官公庁や大手企業で広く採用されている同社製品「スマートOCR」の高精度なAI OCRエンジンによって、手書きの領収書や注文書も正確に読み取れる。帳票のデータ化から、取引先名や⾦額などの検索⽤データの抽出・作成、タイムスタンプの付与、帳票の分類まで、AIがすべて自動で行うため、大幅な作業効率化につながる。
多彩なアップロード方法に対応しており、スキャンやスマホでの撮影のほか、「Box」などの共有フォルダやネットワークスキャナー、FAX、メールからのアップロードにも対応。手書きの帳票のままでも取引先に負担をかけることなく運用したい場合におすすめ。
（出所：OPTiM 電子帳簿保存公式Webサイト）
精度の高いAI解析とOCR処理により、あらゆる取引帳票を自動でデータ化する電子帳簿保存システム。PDFや解像度の低いスキャンデータから内容を正確に読み取り、タイトル・分類・取引先企業名・取引年月日・取引金額・インボイス登録番号などの情報を自動抽出。データは管理台帳に自動入力され、電子帳簿保存法やインボイス制度の要件に対応する。見積書・領収書・送り状といった様々な書類形式や、Word・画像・EDIデータといったファイル形式も幅広くカバー。更に、同一取引に関連する複数の書類を一括管理できる機能で、税務調査への対応も容易になる。
そのほか、製品名や型番などの記載内容をキーワードで探せる「全文検索機能」、企業ごとにAIの読み取り精度を改善できる「無料AI解析精度改善サービス」なども便利。
（出所：バクラク電子帳簿保存公式Webサイト）
スキャナ保存、電子保存それぞれの要件に対応した電子帳簿保存システム。認定タイムスタンプ局が提供するタイムスタンプを付与することでデータの正確性を担保できる。また、AI OCRでの入力補完機能により、入力事務作業を最小化した上で、「取引年月日」「取引金額」「取引先」での検索が可能。アップロードできる書類の種類に制限はなく、請求書・領収書・納品書等の一般的な書類のほか、売上明細書・支払通知書などの書類も保存できる。保管書類・月200件までは無料で使えるプランを提供しており、まずは電子帳簿保存法へ対応したい場合におすすめ。
電子帳簿保存のほか、請求書、申請、経費精算、ビジネスカードと、バックオフィス業務の効率化を支援するサービスを展開。シリーズ累計導入社数は10,000社以上を誇る。
（出所：楽楽電子保存公式Webサイト）
請求書や領収書、納品書など、あらゆる書類に対応する無料の電子帳簿保存システム。電子請求書発行システム「楽楽明細」との連携で、受領した書類は自動で「楽楽電子保存」に保存される。
シンプルな画面設計と直感的な操作性で簡単に利用できるため、社内浸透もスムーズ。更に、電子取引データだけでなく、紙のスキャナ保存にも対応しているため、受領形式に関わらず一元管理が可能だ。そのほか、AI-OCRによる自動読み取り機能や、タイムスタンプの自動付与機能、シングルサインオン対応など、豊富な機能を搭載。また、有料プランでは、「楽楽明細」以外で受け取った電子帳票も保存可能。料金体系はアップロード数に応じた従量課金となっているが、「楽楽明細」で受け取った帳票は課金対象外。
（出所：DataDelivery公式Webサイト）
電子帳簿保存法の全区分（帳簿書類・スキャナ・電子取引）に対応した、電子証跡システム。JIIMAからの認証も取得済み。
電子化したデータはクラウドサーバーに保存されるので、企業側がDBを用意する必要がなく、長期保守性にも優れている。複数項目での検索、認定タイムスタンプ、証憑のプレビュー表示、データ間のリンク付けといった便利な機能がそろう。一方で基本構成は、DataDeliveryサーバーソフトとブラウザのみとシンプルなため、誰でも直感的な操作が可能。大量のデータを保存しても、データの表示やダウンロードといった操作がサクサク軽快なのも嬉しいポイント。
保存可能な書類の幅も広く、採用・勤怠記録といった人事データ、監査・研究データなども電子保存することができる。
受領する請求書などの電子保存に強みを持つ電子帳簿保存システムをご紹介します。
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（出所：TOKIUMインボイス公式Webサイト）
請求書・領収書・国税関係書類をまとめてペーパーレス化できる、改正電帳法に完全対応したクラウド請求書受領システム。紙で届く請求書は受領からスキャンまで代行し、検索機能や改ざん防止機能なども搭載。すべての形式の請求書は自動で電子化され、オンラインで一元管理できる。請求書の受領・電子保存に加えて、見積書や納品書といった、その他国税関係書類も電子保存可能。アップロードすることで自動的にタイムスタンプが付与される。
そのほか、経費精算、電子帳簿保存のサービスのラインナップがあり、ペーパーレス支出管理クラウドとして展開。文書管理システムの「TOKIUM電子帳簿保存」は、あらゆる国税関係書類を改正電帳法に準拠して保存・一元管理する。書類の形式を問わず受領・入力作業を代行し、紙書類の場合は原本の保管（10年間）にも対応。電帳法対応業務はもちろん、書類の保管業務も効率化したい場合におすすめ。
（出所：BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト）
100万社以上の導入社数を誇るクラウド請求書サービス。請求書の受取、発行だけでなく、支払通知書機能、督促機能など豊富な機能を搭載し、請求業務の効率化を実現する。請求書データはAPIなどで社内システムとスムーズに連携。月次決算が早期化され、経営判断のスピードアップにもつながる。
現在、紙やPDFで請求書のやり取りをしている場合でも、郵送代行サービスやAI OCRなどを利用することで一元管理が可能。JIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法への対応で、導入企業側が法的要件を個々にチェックする必要がないため、安心して導入できる。「インボイス制度」にも対応。
請求書の受取・発行ともに取引先は無料で利用できるため、共通プラットフォームでの業務効率化を進めやすいのも人気の理由。
（出所：freee支出管理 受取請求書キャビネット公式Webサイト）
請求書の受け取りから保管までの業務プロセスを効率化する、クラウド型の請求書受領サービス。専用のメールアドレス宛にファイルを添付して送ってもらうか、もしくは管理画面に直接アップロードすれば、書類の取り込みが自動で完了。受け取った書類は、高精度のAI OCRが電子保存に必要な情報を読み取り、データ化する。書類を取り込んだ後は必要なタグを付け、自動で振り分けて一覧表示。証憑ごとにフォルダ分けや閲覧権限も設定でき、セキュリティ対策や内部統制にも貢献する。検索がしやすいのもポイントだ。
Google DriveやDropbox、Boxといった外部ストレージとも連携。外部サービスと自動同期をしたり、AI OCRによって書類の自動判別を行ったりと、書類管理にかかる手間を大幅に削減する。
（出所：Bill One公式Webサイト）
非定型の名刺を正確にデータ化するSansanによって培われた技術やノウハウにより、請求書業務を効率化するクラウド請求書受領サービス。紙の請求書は受け取り・スキャン・データ化を代行。AI OCR、入力オペレーターによるデータ化は、精度99.9％を実現している。メールに添付されたPDFの請求書も代理受領して、クラウドで一元管理。データの一元管理によって検索がしやすくなるのに加えて、外部の会計システムとの連携が容易に。請求書の受領〜管理だけでなく、仕訳入力やタイムスタンプの付与、支払通知といった経理対応も受けられる。オプションで、請求書原本の保管サービスも。
電子帳簿保存法はもちろん、インボイス制度で求められる要件にも対応し、法改正に対応した業務フローを構築できる。
（出所：マネーフォワード クラウドインボイス公式Webサイト）
中規模・大規模企業向けのWeb請求書システム。紙やメールで送られてきた請求書を一括で受領し、AI OCRとオペレーター入力で正確かつスピーディーにデータ化。自社で入力する必要がないため、請求書の電子化にかかる工数や人為的なミスを大幅に削減できる。更に、電子取引・スキャナ保存のどちらにも対応しているため、電子帳簿保存法の要件を満たした形式で保存が可能。インボイス制度にも対応する。
また、外部公開用のAPIも搭載しているため、既存のワークフローシステムや支払い管理システムともスムーズに連携可能。書類のデータ化を前提とした業務フローを構築できる。その他、請求書の受領だけでなく送付に対応できるのもポイント。
電子帳簿保存法に対応している経費精算システムをご紹介します。
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（出所：楽楽精算公式Webサイト）
導入実績15,000社を誇るシェアの高い経費精算システム。企業規模を問わず、幅広い業界・業種で活用されている。スキャナ保存や検索機能、タイムスタンプの付与といった電帳法の要項に対応しているほか、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得している。
経費精算システムとしての機能が充実しており、交通系ICカードとの連携、専用アプリを使った領収書読み込み、OCR機能による自動データ入力、自動仕訳したデータの会計ソフト連携などが可能。
更に、経費精算だけでなく、人事総務系の各種申請、稟議や押印申請などのワークフローも構築可能。高いサポート力も魅力。
（出所：経費BANK公式Webサイト）
オプション料金不要で、改正電帳法に標準対応。初期費用なし、月額1500円/5IDから利用できる、リーズナブルな経費精算システム。法要件を満たした形式で、領収書や請求書を電子保存できるので、経理まわりのペーパーレス化、電帳法対応を進めたい場合に適している。AI-OCRを使った自動読み取りオプションも用意。
交通系ICカードや法人カードとの連携、承認フローの設計、会計ソフトへの仕訳データ出力など、経理業務の効率化をサポートしてくれる機能も多数そろう。
クラウド（ASP/SaaS）型なので、データのバックアップやセキュリティ環境の確保、メンテナンスやバージョンアップなどを任せられ、システム担当者の負担軽減にもつながる。
（出所：Concur Expense公式Webサイト）
大企業から中堅中小・ベンチャー企業まで、幅広く支持を得ている経費精算システム。電帳法の要件を満たし、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得している。
経費管理・精算業務の自動化に強みを持ち、法人カードや PayPay、タクシーアプリなどのデジタル明細から精算ができるので、経費のキャッシュレス化が進められる。会社の経費規定と承認条件をロジック化し、経費明細をデジタルチェックすることで、承認作業の削減にもつながる。
複合機のスキャナと連携して、大量の領収書・請求書も一括で取り込める機能も便利。また、オプションとして、領収書監査サービス、規定監査サービスも提供している。
2024年1月から電子帳簿保存法における、電子取引のデータ保存は完全義務化されました。一部条件を省いては、規模に関わらずすべての事業者が対応しなければなりません。
まずは、電子保存する書類の範囲や、導入目的を明確にし、本記事でご紹介した比較ポイントなども参照して、自社にあったシステムの導入を検討してみてください。
電子帳簿保存システムには大きく次の3つのタイプがあります。
システムや運用体制の整備には、手間や工数がかかるなど、ネガティブな側面もありますが、法改正に伴い、取引の多くが電子化されることで、業務の効率化が進むというポジティブな効果も大きいです。
DXに向けて、将来的な運用も視野に入れて、長く使い続けられるシステムを選びましょう。
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また、請求書受領に強みを持つサービスの更に詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
請求書受領サービスの選び方ガイド
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