SaaSのアカウントやステータス、契約状況を効率よく管理したい方、管理ツールを比較検討したい方へ。SaaS管理ツールのタイプや導入により実現できること、選び方・比較のポイント、タイプ別のおすすめツールを詳しくご紹介します。
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SaaS管理ツールとは、企業で利用されている複数のSaaSのアカウントを一元管理し、面倒な発行・棚卸し作業を一括で行うことのできるツールです。
「いつでもどこでも利用できる」のに加えて、「初期投資を抑えて導入できる」「安価な月額制で利用できる」など多くのメリットがあるSaaS。コロナ禍によるテレワーク推進に伴い、爆発的な勢いで増えており、今や数十以上のSaaSを利用している企業も珍しくありません。
その一方、SaaSはアカウントの作成・削除や権限設定が必要なため、導入数に比例して、情報システム部門や各部署の担当者などの負担が大きくなります。また、削除し忘れたアカウントをそのまま放置しておくと、情報漏洩につながるなどセキュリティリスクも懸念として挙げられます。
SaaS管理ツールなら、SaaSのアカウントの一元管理が可能。中には、人事発令に合わせて自動で発行・削除してくれるものもあるため業務効率化が図れます。また、無駄なSaaSの利用やアカウントの削除し忘れなどを防ぐことでコストカットも期待できます。
今回はそんなSaaS管理ツールについて、具体的にどのような導入メリットがあるのか、自社に合ったツールの選び方・比較のポイントなどを、おすすめツールを交えながらわかりやすくご紹介します。
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今回の記事では、大きく3つのメリットをご紹介します。
一番のメリットは何と言っても、アカウントを一元化・可視化して管理できること。SaaSはそれぞれのサービスごとにアカウント管理が必要で、たとえば社員の異動や入退社など、様々なタイミングでアカウントの作成や削除が必要になります。これまで各社員のアカウントを、やむなくExcelやGoogleスプレッドシートを使って手入力による管理表で把握していた方も多いでしょう。アカウントが増えれば当然組織改編時の対応も複雑になりますし、作業ミスやアカウントの消し忘れなどのリスクも高くなります。
その点、SaaS管理ツールであれば、各個人のアカウントが一覧化され、各社員がどのSaaSを使用しており、どのような権限を持っているかといった情報が可視化されるので簡単に把握でき、より効率的なSaaS運用が可能になります。
アカウントの追加や変更をその都度各SaaS管理者に依頼するといった無駄な作業が不要となり、情報システム側で一括して作業できるようになれば大幅な業務効率化につながります。
アカウントの一元化・可視化で、使用されていない不要アカウントの洗い出しができ、コスト削減につながります。ログインしていないユーザーや退職者など、使用されていないアカウントに経費を課金し続ける、といった無駄が削減できるのです。
また、アカウントの使用状況を一覧化することで、利用率の低いアカウントやライセンスが明確に。導入しているSaaSごとのコストを可視化するツールを選べば、契約期間の延長の前に、そのSaaSが本当に必要なものか検討も可能です。これらのデータをもとに、使用頻度の低いSaaSツールを解約したり、割高な上位プランからより低コストの下位プランへの変更へしたりするための議論にもつながるでしょう。
手軽に導入できる反面、SaaSには、目に見えない数多くのセキュリティリスクも存在します。特にリモートワークの機会が増えた今、社外からのアカウント利用は常にリスクと背中合わせです。
SaaS管理ツールを導入すれば、たとえば残存するアカウントで退職者がアクセスする、個人で利用しているSaaSを業務で利用する、シャドーIT／野良ITが潜り込む、といった課題の解消にも役立ちます。また、各SaaSに対して、誰がどの権限で利用しているかを把握・確認できるので、不正アクセスのリスクを大幅に減らすことも可能です。
SaaS管理ツールは主に2つのタイプに分けられますので、目的に合うタイプを選びましょう。
アカウント管理の効率化に重点を置き、社内情報システム部門の業務の効率化を主眼に開発されたタイプです。アカウントの作成・削除のような基本的なサービスから、社員のログインステータスや権限を管理するものまで多彩なものがあります。アカウント管理の効率化に加えて、利用状況を可視化することで、コスト削減やセキュリティ対策強化につなげていきます。
具体的なサービスとしては、「Freshservice」「Bundle」「ジョーシス」「OPTiM サスマネ」など。SaaSのアカウント発行や未稼働アカウントの検知など、従業員の入退社に伴うライフサイクル管理を効率化でき、人的ミスや情報漏えいリスクの未然防止に効果的です。
アカウント管理の効率化に加えて、シングルサインオンや2要素認証などまで実現できるタイプです。シングルサインオンとは、これまでSaaSごとに異なるID、パスワードでログインしていたものを、一度のID・パスワードで済ませることで、SaaSごとのログインの手間を省いて、情報漏洩を防ぐ技術。2要素認証はID、パスワードのほかに生体認証やワンタイムパスワードなどの要素を加えることでセキュリティを強化するものです。
デジタル証明書（PKI）を使った公開鍵暗号方式のツールや、誤送信・標的型攻撃など幅広いメールセキュリティにも対応したツールもあります。アカウントを管理するだけでなく、認証まで一元化して利便性を高めつつ、セキュリティを強化したい場合におすすめです。
シングルサインオンや認証強化などに強みを持つ「GMOトラスト・ログイン」や「Gluegent Gate」、シングルサインオンの機能をあわせもった「LOCKED」、デジタル証明書の運用支援に主軸を置いた「Soliton OneGate」などがこちらのタイプに該当します。
ツールを比較する際は、上記2つのタイプに加えて、3つのポイントで検討すると良いでしょう。
連携できる対象SaaSはツールによって異なるため、管理したいSaaSに対応しているかを確認しましょう。一般的にSaaSはAPI連携で一元化できますが、利用中のSaaSが連携対象外のことも。特に、オンプレミスや自社開発のソフトウェアもまとめて管理したい場合は、「OPTiM サスマネ」のような統合管理ツールを検討するべきでしょう。
とはいえ、各ツールとも連携可能なSaaSの拡充に力を入れており、発展途上段階。現時点では管理できないSaaSも将来的に対応する可能性が十分考えられるため、導入を検討するツールがあればベンダーに問い合わせてみる・要望を出すのも良いでしょう。
SaaSアカウントを作成・管理するためには、利用者の氏名、組織名、メールアドレス、雇用形態といった、様々な情報が必要になります。その際、たとえば人事管理システムのデータを流用し、ツールにインポートすることもできますが、社員数によっては途方もない手間と時間がかかるでしょう。
そんなときは、入退社手続きに使用する労務管理システムと連携できるツールを選ぶのがおすすめです。入退社手続きの情報に基づいて、アカウントが自動的に追加・削除されるようになるので、人為的なミスを防止できます。たとえば、「デクセコ」や「Bundle」、「ジョーシス」ではクラウド人事労務ソフト「SmartHR」などとの連携が可能です。
シングルサインオンに対応するタイプでは、Active DirectoryやGoogle Workspaceなどと連携してユーザー認証やアクセス制御を行うケースが多いので、現在使用しているサービスに合わせて検討するのもいいでしょう。
コスト削減にも注力したい場合にはSaaSごとの金額が把握できると、費用対効果の算定などがしやすくなります。その他、総コストや契約情報などSaaSの管理に必要な情報をダッシュボードで一括表示できると便利です。たとえば「ITboard」は全社・組織別・製品別に利用料金を可視化できるだけでなく、前回比・前々回比などコスト推移も閲覧可能。契約が自動更新される前に見直しや他のサービスと比較検討しやすいため、コスト最適化が図れます。
こちらでは、利用状況の把握に強みを持つSaaS管理ツールを7つご紹介します。
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（出所：マネーフォワード Admina公式Webサイト）
200以上のSaaSとの連携が可能で、幅広い規模・業種で使用されているSaaS管理ツール。SaaSを基軸としたアカウントを一覧化し、アカウント毎に権限を確認可能。ログインステータスや2 要素認証 (2FA)の状況を把握できるといった、SaaS増加に伴い発生する課題解消に有効な機能を豊富に搭載。社内、社外、MLなどのアカウントタイプを把握できるのもうれしいポイント。
退職者アカウントから社外アカウント、シャドーIT利用アカウントまで検知し、アラート通知。また、インテグレーション可能なSaaSを自動リコメンドしてくれる機能や、SaaSの支払データを使ってコストを可視化する機能も備える。
（出所：ITboard公式Webサイト）
利用SaaSを登録するだけで個々の利用状況・コストを可視化できるSaaS管理プラットフォーム。使われていないSaaSやアカウントは随時把握可能。無駄なSaaS利用を取りやめたり、アカウント数を減らしたり、コスト削減が期待できる。また、退職済みのアカウントを放置することによりセキュリティリスクも削減可能。アカウントの追加・削除は各SaaSにアクセスすることなく、ITboardの画面上から簡単に行えるため管理の手間もかからない。
コスト把握に長けており、全社・組織別・製品別に利用料金をダッシュボードで可視化。前回比・前々回比などコスト推移も随時把握できるため便利。
（出所：デクセコ公式Webサイト）
利用中のSaaSの契約情報や利用状況、シャドーIT、アカウント情報を一元管理できるSaaS管理ツール。SaaSの情報を網羅的に把握することで、コストカットとセキュリティリスクの把握・管理 を支援する。独自のSaaSデータベース登録されている2,000以上のSaaSに対応。
トータルの月額・年間費用や、退職者アカウントの検知、年間契約の更新など、サマリー情報と警告がダッシュボード上に表示され、対応すべき内容をスムーズに把握できる。従業員にアンケートを送信し、回答してもらうことで各SaaSの契約情報を収集。契約状況や退職者のアカウント、しばらく使われていないアカウントの状況などを月次でレポーティングしてくれる機能もあり、定期的な契約の見直しに役立つ。
（出所：Freshservice公式Webサイト）
SaaS管理や問合せ対応などを効率化することで、情報システム業務のDX化を促進するサービスデスクツール。ITIL に準拠し、問題管理や変更管理、リリース管理などITSMのプロセス全般を搭載。SaaSの使用状況は自動検知され、SaaSに関わるID、料金、導入日、バージョンなども管理することが可能。使用頻度の低いSaaSを簡単に特定できるので、無駄のない運用につながる。更に、アカウントの一括発行に対応しているのも嬉しいポイントだ。
SaaS管理のほか、ハードウェア、ソフトウェア、ライセンスなどのIT資産の管理も可能。従業員向けに提供するIT資産をカタログ化できるので、従業員の使用申請は簡単。依頼・手配の自動化につなげることもできる。
（出所：ジョーシス公式Webサイト）
入退社に伴い発生するITデバイスの購入・返却やSaaSアカウントの発行・削除など、従業員ライフサイクルに伴うアナログ業務を自動化するITデバイス & SaaS統合管理サービス。グループウェアをはじめ、Slackなどのコミュニケーションツール、営業/CRM、開発、SmartHRやジョブカン勤怠などのHR系のツールなど、国内外の幅広い主要アプリとの実績がある。
特に、HR系SaaSの人事データベースとの連携による台帳管理の自動化は、業務コスト削減とセキュリティ向上に大きく貢献。SaaSのみならず、PCなどのデバイス管理も行える。
独自のオンラインストアを運営しており、ストアからデバイスを調達した後は、SaaSアカウントの作成からデバイス&ソフトウェアの棚卸し、退社時のデバイス返却・保管、SaaSアカウント削除まで対応してくれる。中にはジョーシスと連携して、社内PCの総入れ替え・一括管理を計画しているユーザーも。
（出所：Bundle公式Webサイト）
アカウントの棚卸しや発行作業の自動化に強みを持つ管理ツール。社内で利用するSaaSをBundleに連携し（170のSaaSと連携可能）、部署や属性に応じて「どのSaaSを利用することができるか」を事前に設定しておくだけで、以後の入退社・異動など任意のタイミングでSaaSアカウントの発行・削除を自動で行える。
その他、管理画面から各SaaSの利用コストや契約更新日、更に利用率や利用状況もリアルタイムで確認可能。無駄なSaaSの利用や、使われていないアカウントの利用防止にも有用。
（出所：OPTiM サスマネ公式Webサイト）
クラウド・オンプレミスのソフトウェアをまとめて可視化できるSaaS管理サービス。「誰が・いつ・どのツールを使ったか」の履歴データを取得でき、管理画面上では従業員ごとのソフトウェア利用状況を把握・管理できる。シャドーIT検知にも対応し、未承認ソフトウェア使用時に注意レベルに応じたアラート通知ができるため、セキュリティ向上に役立つ。
過去3カ月間で利用がない未稼働アカウントの検知・通知も可能。人事データと突き合わせて退職者に紐づく削除漏れアカウントも検知できるため、情報漏えいなどのセキュリティリスクはもちろん、無駄なコストの発生を抑えられる。情報システム部門の業務負荷を軽減し、効率的な運用を支援する。
こちらではセキュリティ対策に強みを持つSaaS管理ツールを5つご紹介します。
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（出所：トラスト・ログイン公式Webサイト）
ID・パスワード管理の一元化、完全パスワードレスでのシングルサインオン、認証強化、ID連携を備えた、クラウド型のID管理（IDaaS）。ID・パスワードを記憶するフォームベース認証、ID・パスワードを使わないSAML認証、社内のシステムでよく利用されるBasic認証の3種類のシングルサインオンを提供。
シングルサインオン連携ができるサービス数が6,000以上と多いのも魅力。未対応のサービスでも、管理画面上で設定するだけで連携できるようになる柔軟性も強み。
（出所：LOCKED公式Webサイト）
「アカウント管理の自動化」と「シングルサインオン」を可能にするSaaS管理ツール。入社/退職/異動など人事発令に伴い、アカウントを自動設定できるため、SaaS管理の手間を大幅に軽減することができる。特定のフォルダやチャンネルへの招待など、SaaS固有の項目の設定も可能。また、全ユーザーの全SaaSの設定状況を記録しており、監査の面から定期的に行われるべき棚卸しを、簡単かつミスなく実現できる。さらに、ユーザーごとにSaaSへのログイン状況も記録しており、統制面の強化や利用促進まで、広く実現が可能。
（出所：Gluegent Gate公式Webサイト）
統合ID管理のほか、シングルサインオンや多要素認証などのコンピューターリソースの利用に必要となる認証基盤を備えたクラウドサービス。Active Directoryを含む連携対象システムに対して、個別もしくは一括でのアカウント・組織・グループ管理が可能。連携対象システムのIDや付帯データを同期して統合管理することで、管理者負担を軽減する。
プロビジョニングデータは、WEB画面から確認できるため、無駄のない運用が可能。Microsoft 365 や Salesforce などのライセンスを付与したり、パスワード有効期限などのポリシーを設定したりすることもできる。
（出所：Soliton OneGate公式Webサイト）
クラウドシフトにおける運用とセキュリティ課題をまとめて解決できるサービス。MFAの中でも高い優位性を持つ、デジタル証明書（PKI）を用いた公開鍵暗号方式を採用。パスワードの脆弱性を解決するデジタル証明書で、信頼できるユーザーとデバイスを素早く特定し、企業の情報を不正アクセスから守る。正規の証明書を持たない攻撃者はログイン画面にたどり着けないため、ブルートフォース攻撃（総当たり攻撃）対策にも有効。
ゼロコンフィグ運用のNetAttest EPS-edgeを用いたWi-Fi/VPN認証のほか、シングルサインオン、2要素認証などにも対応。
(出所：HENNGE One公式Webサイト)
様々なクラウドサービスに対して横断的に、セキュアなアクセスとシングルサインオン機能などを提供するSaaS認証基盤（IDaaS）。誤送信・標的型攻撃など幅広いメールセキュリティにも対応。導入前にはテクニカルコンサルタントによる導入支援、導入後にはサポートメンバーの運用・サポートがあり、ヘルプ・コミュニティなどのサイト情報基盤も充実。約1,900社の導入実績を誇り、アクセスセキュリティはもちろん、複数のソリューションを組み合わせて導入する場合のコストパフォーマンスも評価されている。
「利用状況の把握に強みのあるタイプ」と、「セキュリティ対策に強みのあるタイプ」の２つのタイプに分けてSaaS管理ツールをご紹介しました。さらに、対応するSaaSの範囲や、アカウント情報の連携機能の有無、SaaSのコスト管理機能の有無などの比較ポイントを踏まえた上で検討すれば、導入すべきツールの選択肢が絞られるでしょう。
リモートワークや在宅勤務の増加でSaaSを導入したのはいいものの、かえって業務が煩雑になってしまった……となっては本末転倒。現状や企業の形態に即したSaaS管理ツールを使って、社内全体で効率も生産性もあげてみるのをおすすめします。
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マネーフォワードi 株式会社
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