最終更新日:2024-06-26
「定型業務を効率化して業務品質を一定に保ちたい」、「アナログなチェックリストでの管理をそろそろ見直したい」と考えている方へ。チェックリスト作成ツールのタイプやメリット、比較のポイントを詳しくご紹介します。
チェックリストツールとは、クラウド上のチェックリストによって、作業の手順を見える化し、業務内容や品質を標準化・均質化するためのツールです。
紙やExcelではなく、クラウド上で作業状況を一元管理するため、作業側の抜け漏れを防ぐだけでなく、管理側の負担も軽減できます。また、作業フローが落とし込まれたチェックリストは、そのままマニュアルとして活用でき、簡単に共有できる点も特徴です。
利用方法は、アナログのシンプルなチェックリストをイメージしてください。まずは業務手順を、マニュアルのようにチェックリスト形式で書き出します。作業者はチェックリストをもとに作業を行い、終わった項目に順次チェックをつけていきます。管理者はチェックリストの状態を一覧表などで確認し、進捗を把握します。
「何がアナログのチェックリストと違うのか？」という点については、次の項で紙からクラウドのチェックリストへ移行するメリットをご紹介します。
【チェックリスト特化型】
「アニー」「Checkmate」
【マニュアル作成ツールタイプ】
「トースターチーム」「KnowledgeSh@re」
【タスク管理ツールタイプ】
「Create!JobStation」「Bizer team」「Jooto」「Trello」
記事後半では各ツールを詳しく紹介していますので、「すぐにおすすめを知りたい」という方は、おすすめのチェックリストツールからご覧ください。
「何を選べばよいかわからない」という方は、記事をそのまま読み進めてください。チェックリストツールのタイプやメリット、比較のポイントなどをわかりやすく紹介していきます。
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従来の紙やExcelではなく、チェックリストツールを利用することで以下の3つのメリットが得られます。
（1）業務の標準化が進む
（2）進捗把握が容易
（3）スマホ利用でデスクワーク以外でも使いやすい
それぞれ詳しくご紹介していきます。
従来のExcelでのチェックリストの運用課題の一つとして、フォーマットやレイアウトの属人化が挙げられます。アナログのチェックリストはレイアウトの自由度が高い分、フォーマットや書き方がわかりづらくなってしまいがちです。更に、チェックリストのアップデートの機会がとれず、改善の必要があるにもかかわらず使い続けてしまっていることも。
チェックリストツールを利用すれば、チェックリストの入力フォーマットが統一されるため、レイアウトが崩れません。そのため「不要な情報が増えてわかりにくい」、「独自の書き方をされてしまった」といった事態を防げるようになります。
また、その作業を行う際の注意点や、よりよく利用するための改善点などを共有したい場合は、チェックリスト欄のメモ共有機能を使えば、レイアウトを変えずに入力ができるように。これにより、チェックリストの可読性を落とすことなく、柔軟に課題共有や改善検討を進められます。
チェックリストツールでは、誰がいつチェックしたのかが記録されるため、作業の進捗状況が一目で確認できます。チェック状況の自動集計もできるので、複数のチェックリストを管理している場合の負担軽減にも有効。人物名で検索して特定のメンバーのチェックリストを確認することも可能です。どこにいてもリアルタイムでチーム全員の進捗を把握できます。
また、チェックリストツールの中には、作業が完了したら、管理者に完了通知メールが届くものもあります。管理者が作業の遅れをキャッチして、原因を考えたり、増員を手配したりと円滑なサポートができることはもちろん、作業者も報告のために業務の手を止めることなく進捗を共有できるのは大きなメリットです。
チェックリストツールであれば、PCがない環境や立ち作業中でも、スマホのアプリやブラウザからその場で簡単に入力や閲覧ができます。Excelのチェックリストに入力するためにPCを持ち歩いたり、印刷したものに書き込こんだりする必要がないので、作業現場でも活用しやすく、チェックリストの徹底した運用にも貢献するでしょう。
ここからは、チェックリストツールを以下の3つのタイプに分類して解説します。
導入の際は、業務内容に合ったツールを選ぶことが肝心です。自社に当てはまるタイプはどれか、確認しましょう。
ルーティンワークの抜け漏れ防止やプロセスの標準化を徹底したい場合には、チェックリストの作成・共有・運用に特化したタイプが適しています。日常業務で必ず使用するチェックリスト自体をマニュアルとしても活用でき、シンプルな手順で作成できる点が特徴です。作成や更新の手間も最小限なので、紙やExcelでの運用フローをそのまま置き換えることができます。
たとえば「アニー」は、インストール不要で利用でき、Excelで使っていたリストのデータの取り込みもシンプル。今あるデータを活用してチェックリストをマニュアル化することができます。「Checkmate」はチェック結果に写真やコメントも残せるので、作業履歴を詳細に確認して業務改善に活かせます。
複数のタスクがまとまって、業務が複雑になる場合には、マニュアル作成をメインとしたタイプが適しています。画像を動画化する、動画に字幕をつけて補足する、撮影した動画を編集するなど、マニュアルの表現を豊かにして理解度を高めるための機能が充実しています。
「トースターチーム」では、作成したマニュアルをタスク化することが可能。マニュアルのステップ項目の横にチェックボックスを表示させ、ステップ毎に進捗をチェックできます。進捗管理のほかに、業務の理解度の確認やオンボーディングでの活用にも向いています。
「KnowledgeSh@re」では、すべてのボックスをチェックしないとマニュアルの次のページに移ることができないという設定ができるので、手順の確実性を高められます。
チームでの作業が多い場合は、プロジェクト管理の一環としてタスク管理機能を備えているタイプがおすすめです。タスクの中にチェックリストを設置することができ、全体の流れの中で誰がどの作業をどこまで終えているのかを、チームのメンバーそれぞれがスムーズに把握することが可能になります。
「Bizer team」は、チェックリストで業務プロセスを可視化し、定期的なルーティンのタスクを細かく管理してチームで割り振り、リアルタイムに進捗状況を更新・共有することが可能。作業の抜け漏れを防げるようになるため、チームの生産性向上に役立ちます。
「Create!JobStation」も同様に、業務の全体像と各フローを見える化し、チーム全員がいつでも把握できる状態にすることで、作業手順や進捗状況に関する問い合わせを削減。チェックの履歴はアクティビティとして記録され、メンバー間のやり取りや資料の共有も可能なので、ナレッジが蓄積され、業務品質の均一化も期待できます。
また、「Jooto」や「Trello」もチェックリストによってタスクを細分化して管理が可能に。更にテンプレートも豊富。デザイン性の高いカンバン方式のリストやガントチャートを使用することで、誰もが一目で進捗をチェックすることができます。
業務内容に適したタイプで絞り込んだら、以下のポイントで比較・検討を進めるとよいでしょう。
自社の業務ルールに合わせたチェックリストの使い方ができるかは、はじめに検討すべきポイントです。
たとえば、作業者とその上司がダブルチェックを行う必要のある作業では、チェック欄が複数必要になります。前述の「アニー」では、ダブルチェック、更にもう1人加えたトリプルチェックにも対応。これを応用して、複数の店舗で統一ルールを徹底することも可能になります。必要な箇所のみをダブルチェックやトリプルチェックにすることにも対応しています。
チェックリストの利用シーンとしてスマホでの利用が多い場合は、スマホアプリに対応しているツールがおすすめです。その場合、対応機種やOSの確認を忘れずに。iOSとAndroid両方に対応しているものもあれば、どちらかにしか対応していないものもあるので、注意が必要です。
チェックリストやマニュアルをせっかく作っても、使用者に共有・配布しづらければ意味がありません。また、配布しても取り出す手間がかかれば、使用せずに業務を始めてしまうということも。
導入の際には、チェックリストの配布・共有方法も確認しておくとよいでしょう。たとえば「Checkmate」は、対象者の利用画面にプッシュ通知で知らせる「タスク機能」を備えています。また「アニー」は、作業員や顧客に行ってほしいチェックリストをURLで配布できる機能を搭載しています。
このような機能があれば、作業を依頼したい相手に該当するチェックリストを確実に届けることが可能に。また、作業者側では必要なチェックリストを探す手間がなくなり、スムーズに作業に取り掛かれるようになります。
こちらでは業務チェックに特化したツールをご紹介します。
（出所：アニー公式Webサイト）
マニュアルとしての機能をもつ、クラウド型のチェックリスト。すでにExcelなどでチェックリストやマニュアルがある場合は、CSVデータを使ってアニーに取り込むことが可能。今あるデータを活用して、手軽にチェックリストやマニュアルを作成できる。
また、進捗管理を円滑に行うための機能も充実している。どこまで進行しているかを確認・検索できる「状況検索」や、いつ・誰が作業を行ったかがリアルタイムで記録される「作業履歴スタンプ機能」などにより、業務全体の可視化を実現。担当者が業務をバラバラに対応していても、誰が・いつ・どこまで対応しているかが明確になり、ミスの防止や効率化を達成したユーザーも。
App storeにてアプリがリリースされており、Appleユーザーならスマホからの利便性が更に高まる。
（出所：Checkmate公式Webサイト）
マニュアルや作業手順書、研修資料などの作成を効率的に行い、点検・確認作業を確実に実施するマニュアル・チェックシート運用ツール。いつまでに・どのマニュアルを見るかを的確に指示できるタスク機能で、周知漏れによるトラブルを防止。チェック機能を使えば、マニュアルに従って作業した内容を写真、コメントで残せるので、後から問題が発生した場合に作業時点の結果が確認できる。
マニュアルは実際の作業の様子を写真・動画で撮影し、保存するだけで完成。動画や音声にも対応しているため、説明文を書く手間も省ける。また、PCやタブレットで、いつでもどこでも作成できるのもメリット。作成・更新したマニュアルは、メンバーのもとに瞬時に公開される。アカウント単位で編集・承認・公開の権限を設定することも可能。App storeにてアプリあり。
こちらでは、動画や写真を駆使して簡単にマニュアルを作成できるツールを紹介します。
（出所：トースターチーム公式Webサイト）
累計導入実績2,000社以上を誇る、AI搭載のツール。社員・スタッフの知識や経験を見える化・仕組み化し、クラウドで一括管理することで、チーム内の「知らない・わからない・できない」を解決する。
マニュアルは文書と動画の両方に対応。文書マニュアルは、必要なマニュアル名または業務手順書名を入力してボタンをクリックするだけで、AIアシスタントが担当者の代わりに瞬時に自動で作成。動画マニュアルは、独自の短尺の縦型動画撮影機能により、手間なくスピーディーに作成・編集できる。また、PCの画面をそのまま録画できるビデオクリップ機能も搭載。更に、作成したマニュアルをタスク化してチェックボックスを表示させる機能により、進捗管理や理解度チェックなどに活用も可能。App storeにて専用アプリの提供あり。
（出所：KnowledgeSh@re公式Webサイト）
直感的な操作で文字入力や動画追加などができるマニュアル作成ツール。約40年に渡る人材育成ノウハウを持つ、富士通ラーニングメディアが考案した人材育成機能で、ナレッジの確実な定着をサポート。変更履歴の管理や、動画作成・チェックリスト入力、多言語マニュアルの対応など、長期的な運用に便利な機能を搭載。更に、マニュアルとチェックリストを組み合わせ、すべてのボックスをチェックしないと次のページへ移ることができないように設定することも可能。確実な手順を支援して、対応漏れ防止の徹底ができるため、特に複雑かつ精度が求められる製造現場の設置作業や、メンテナンス作業などにおすすめ。
こちらでは、チーム作業におすすめのタスク管理ツールをご紹介します。
（出所：Create!JobStation公式Webサイト）
社内の定型業務を「いつでも・誰でも・同じように」行うことを実現する、クラウド型の業務標準化ツール。1IDあたり月額300円、初期費用・サポート費用無料と、導入しやすい価格設定で展開している。
業務の全体像を見える化し、進捗状況を担当者間でスムーズに共有可能。フローが複雑なため、人により品質にバラつきがある作業も、マニュアルと一体化したチェックリストによって誰でも手順に沿って行えるように。更に、対応漏れやミスの防止にも役立てられる。また、形式や条件によって対応方法が多岐にわたる場合も、質問に回答していくだけで、正しく作業を進められる機能を搭載。過去の履歴やファイルも共有でき、情報・ナレッジが蓄積されるため、業務の属人化の解消も期待できる。
（出所：Bizer team公式Webサイト）
仕事の手順をチェックリストに落とし込むことで業務プロセスを可視化し、リアルタイムで進捗を共有できるタスク管理ツール。定期的に発生するルーティンワークをコピーしてテンプレート化・運用マニュアル化できるため、プロセスの標準化が図れる。共有されたチェックリストはチーム内で編集できるので、改善案があれば速やかに検討でき、チームワークや生産性の向上につながる。
バックオフィスのタスク管理に強みがあり、たとえば経理であれば、月次や日次のルーティン業務をテンプレート登録できる。人事や総務であれば、期限やリマインダーで優先順位を明確にしたり、タスクごとに異なる関係者とコミュニケーションをとったりできる。すぐに使える、タスクテンプレートギャラリーの内容も充実。
（出所：Jooto公式Webサイト）
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴のタスク・プロジェクト管理ツール。ラベルとリストで管理するカンバン方式、タスクの期日を設定すると自動的に作成されるガントチャートなどで、チームのタスク・進捗を一目で確認できる。ドラッグ&ドロップだけで付箋感覚のタスク管理が可能なため、デジタルが苦手な作業者にもおすすめ。
タスクのToDoを細分管理したいときに便利なチェックリスト機能を搭載。チーム内で定期的に確認が必要な事項の見落としを防ぐことができる。チェックリストの項目ごとに期間や担当者を設定でき、有料プランではGoogleカレンダーと連携することも可能。
（出所：Trello公式Webサイト）
世界中で100万を超すチームに愛用されているプロジェクト管理ツール。メイン機能の一つである「Trelloカード」は、タスクのあらゆる作業を管理・追跡してチーム内で共有できる業務管理ポータル。カードを開けばチェックリスト、期限、添付ファイル、会話などをすばやく確認できる仕組みになっている。すべてのカードはリスト別、ステータス別に表示できるため、全体を俯瞰的に見渡すことも可能に。チェックリストはタスクにリアルタイムで追加できるので、きめ細かい進捗管理にも対応。
Trelloボードと呼ばれるワークスペースには、テーブル（スプレッドシート型のリスト）、タイムライン（ガントチャート）、カレンダー、マップ、ダッシュボードなどが集約され、目的に応じて多様な方法でメンバーの進捗管理ができる。App store、Google Playストアにてアプリあり。
業務内容や品質の標準化・均質化を進めることができる、クラウド上でのチェックリストツールをご紹介しました。以下、要点（よくある質問）をまとめておきましたので、参考にしてみてください。
チェックリストツールを導入することにより、作業手順の整理や、抜け漏れ・ミスの防止だけではなく、誰が・どこまで対応しているかも可視化できます。更にスマホアプリに対応していれば、作業現場においてチェックリストの更なる活用も期待できるでしょう。
チェックリストツールは、大きく3つのタイプに分けられます。
ルーティン作業における抜け漏れを防いだり、フローの標準化を徹底したりしたい場合は、「チェックリスト特化型」のタイプが適しています。また、複数のタスクがまとまり、作業が複雑化する場合は、マニュアル作成をメインとした「マニュアル作成ツール一体型」がおすすめ。チームでの作業が中心となる場合は、タスクを一元管理し、生産性向上につながる「タスク管理ツールタイプ」が役立つでしょう。
チェックリストツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
Create!JobStation（クリエイト ジョブステーション）
インフォテック株式会社
定型業務の「見える化」、「属人化解消」、「品質の均一化」を実現するクラウド型業務標準化ツール。条件によって作業が複雑になる場合も、誰でもスムーズ・正確に対応する...
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