最終更新日:2024-10-23
宿泊施設や交通手段の手配、経費の管理など、出張に関わる業務負担を減らしたいと考えている方へ。これらの課題が解決できる、出張管理システムの選び方や比較ポイント、おすすめのシステムをご紹介します。
出張管理システムとは、宿泊施設の予約や交通手段の手配、出張にかかる経費などの管理を一元管理し、業務効率化を進めるためのシステムです。出張に関わる諸々の手配を代行する、ビジネストラベルマネジメント（BTM）に対応したシステムも含まれます。
主な機能は下記のとおりです。
| 出張手配 | ホテル、新幹線、飛行機、レンタカーなどを、システム上で一括検索して予約。金額を比較できるので、旅費の適正化にも役立つ。 |
|---|---|
| 旅程管理 | ホテルや飛行機などの予約情報を旅程として管理。モバイルアプリから旅程を確認することも可能に。 |
| 出張の申請/承認 | ワークフロー機能で、出張の事前申請や承認を効率化する。 |
| 出張費用の経費精算 | システム上での予約データ・利用実績データをもとに経費精算ができる。さらに、従業員の立替精算がなくなることで、経理業務の負荷が軽減される。 |
| 出張費用の一括請求 | システム上から宿泊施設・交通手段の予約をすることで支払いを一元化。請求処理の負荷軽減につながる。 |
| 旅費規程チェック | 旅費規程をルール設定し、規程外の精算に対してアラート表示する機能で、規程チェックを自動化できる。 |
このように、通常の経費精算システムでは対応しきれない、出張に伴う周辺業務の効率化やコスト削減を図れる機能を備えている点が特徴です。
おすすめの出張管理システムは、タイプ別に分けると下記のとおりです。
【経費精算システム一体型】
「J’sNAVI NEO」
【出張管理特化型】
「東京マスターズ オンライン予約ツール」「TsugiTsugi」「ピカパカ出張DX」など
【手配サービス対応型】
「BTOL」「出張手配プラス」「Smart BTM」など
記事後半では各システムの詳細を説明していますので、「すぐにおすすめを知りたい」という方は、おすすめの出張管理システムからご覧ください。
「選び方なども含めてもう少し詳しく知りたい」という方は、このまま記事を読み進めてください。出張管理システムのタイプや比較ポイントなどを、わかりやすく解説していきます。
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出張管理システムを導入することで得られる、主なメリット4つをご紹介します。
宿泊施設や交通手段の手配において、予約サイト・比較サイトをチェックする手間を省けます。複数のサイトを行き来して金額や空き状況を比べるのは、なかなか骨が折れるもの。出張管理システムを利用すれば、複数サイトの情報を1つの画面で一覧表示できます。中には、フィルタリングして社内規定に合わせたプランを絞り込んだり、出張手配を委託できたりするサービスも。出張申請も一括でできるため、申請者も承認者も業務負担を軽減できます。
従業員が各自で出張手配をすると、個人が費用を立て替えたり、会社が小口現金を用意したりする必要があります。金額が大きいと従業員の負担になるうえ、出張1件につき複数の支払いが発生するので、経費精算の業務も大変に。特に出張件数が多い組織は、出張管理システムで経費精算を一元化するのがおすすめです。
出張管理システムを介して手配した各種チケットの支払いは、企業に一括で請求されるので、個別の精算処理が不要に。また、請求データ・利用実績データ・精算データをシステム内で突き合わせられる機能を搭載したものなら、経理担当者の大幅な負荷軽減に役立ちます。
出張管理システムを導入すれば、個人の立て替えがなくなること、費用が自動処理されることから、カラ出張や経費の私的利用といった不正防止にも役立てられます。また、規程チェック機能や、出張費用の個別分析機能を活用すれば、出張経費の適正化にもつながるでしょう。
出張管理システムは3タイプに大別できます。それぞれのタイプの特徴と選び方について解説します。
チケット手配をはじめとした出張管理機能と、経費精算システムを連携させたのがこのタイプ。出張の手配だけでなく、経費精算業務の効率化も実現することができます。全社的に出張回数が多くて経費精算業務の負荷が課題になっている、経費精算システムの見直しを検討している、といった場合に導入システムの候補となるでしょう。
経費精算システムに、チケット手配や申請・承認フロー、法人一括請求払いといった機能を搭載した「J’sNAVI NEO」がこのタイプに該当します。
出張管理特化型は、各種チケットの手配や申請・承認フロー、旅程の管理といった機能を搭載したタイプ。すでに経費精算システムを導入していて、別途で出張管理システムを利用したい場合に適しています。出張の手配・管理の効率化に加えて、出張費用の適正化や内部統制の強化といった効果も見込めます。
中には「AI Travel」のように、外部の主要な経費精算システムと連携できるツールもあります。また「Concur Travel 出張管理」は、同シリーズの「Concur Expense 経費精算」と組み合わせて利用することで、経費精算システム一体型に近い使い方が可能に。出張・経費精算業務 の負荷軽減につながります。
出張管理特化型の機能に加えて、出張手配の代行を依頼できる点に強みがあるタイプ。出張手配や管理業務を丸ごと外注したい場合におすすめです。サービス提供会社のスタッフが各種手配を代行し、依頼した内容や手配状況、旅程などは「出張管理特化型」と同じようにシステム上で管理できます。
たとえば、「BTOL」はオンライン予約ができない国内出張や海外出張について、メールリクエスト予約によってオペレーターが代わりに予約を手配します。「出張手配プラス」なら、サイトが混みあっていてオンラインで予約が取れない場合に、オフラインの別在庫から手配するといったことも可能です。
前述のタイプをもとに、自社に合った出張管理システムを絞ったら、3つの比較ポイントを参考に、詳細な検討を進めましょう。
システムが連携している宿泊予約サイトや旅行比較サイトが多いほど選択肢が増え、出張費用の適正化に役立ちます。そのため、システムと連携しているサイトの数や種類をチェックしておくといいでしょう。たとえば、「Bzit」は、JAL ONLINEやエクスプレス予約、るるぶトラベルといったチケット手配サービスと連携しています。
また、「LCCの検索もできるか」「海外のホテルや交通手段も手配できるか」といった条件も要確認です。たとえば、「ピカパカ出張DX」は、LCCを含む国内外の多数の航空会社を一括検索できるほか、国内外のレンタカー、海外鉄道など幅広い交通手段の手配に対応しています。
「Smart BTM」では、LCCも含む全航空会社を一括検索できるうえ、外務省の海外安全情報配信サービス「たびレジ」に自動で登録されるので、事前に各地の安全情報をキャッチできる点でも安心です。
出張コストが課題となっている場合は、コスト削減に役立つ機能の有無がポイントとなります。「AI Travel」は、従業員の予約内容とマーケット相場を比較する機能や、従業員別に出張コストを分析する機能を搭載。出張コストを最大20%削減したという実績があります。
また、「J’sNAVI NEO」や「BT-Compass」「BTOL」のように、法人特別割引料金で利用できるサービスもコスト削減に有効です。
出張手配サービス対応型のシステムを導入する場合は、手配依頼の方法と相談可能な時間をチェックします。たとえば、「Smart BTM」はチャットや電話、メールで24時間365日対応、「トラベルjp for Business」はLINE WORKSのチャットで平日10〜18時の間、出張手配の依頼が可能です。
経費精算システム一体型の出張管理システムをご紹介します。
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（出所：J’sNAVI NEO公式Webサイト）
出張時のチケット手配を行う「チケット手配システム」を搭載した経費精算システム。新幹線、航空機、ホテルといった国内外のオンラインチケットを手配したり、出張申請・承諾をワークフロー化したりといった機能に加えて、予約情報と申請書の連携、利用実績データの取り込みなども可能。出張に伴う各種手配の効率化、出張費立て替えの負担軽減、手続きミスの防止といった効果が期待できる。法人向け専用の割引運賃やプランの優先利用を促進することで、出張経費の削減にも有効。
更に、経費精算システムと連携しているので、経費業務の負担を大幅に軽減。また、電子帳簿保存法に対応しているので、経費精算のペーパーレス化にも役立つ。
出張管理に特化したシステムをご紹介します。
“出張管理システム（BTM）”の 一括資料ダウンロードする（無料）
（出所：東京マスターズ オンライン予約ツール公式Webサイト）
検索・予約～精算情報の出力まで、旅マエ・旅ナカ・旅アトの管理工程を効率化できる出張管理サービス。国際的なOTAと連携し、出張旅行のみに適用される企業割引やビジネスプランを利用できるのが強みで、社内規定に合ったプランをカスタマイズできる。
ホテル・航空券は、金額や時刻、立地などで絞り込み検索・比較が可能。過去の予約履歴にもとづいて、ユーザーの行動や思考に合った検索結果の表示もできるため、出張手配における検索の手間を削減する。
出張管理をスマート化する出張レポート作成機能や出張者の情報抽出機能を搭載。出張者が予約後に行った内容変更やキャンセルといった更新情報の自動反映や、精算に必要な情報の出力も可能で、バックオフィス業務のミスや負荷の軽減をサポートする。
(出所：TsugiTsugi公式Webサイト)
東急が提供する定額制回遊型宿泊サービス。リゾートホテルや温泉旅館といった全国140カ所以上の施設に加え、全国1,000カ所以上のシェアオフィスやコワーキングスペースを予約なしで利用できる「OFFICE PASS」を組み合わせることも可能だ。
1カ月単位で契約更新できるため、出張費の固定化を実現。宿泊数は期間内で自由に増減でき、「月内で使い切らなかった宿泊数を翌月に繰り越し」「5泊単位で追加購入」など、柔軟にカスタマイズできる。予算計画や決算分析が容易になるだけでなく、会社や部門で会計伝票が一本化されるため、事務作業が削減できるのもうれしい。
一泊数の割り当て/付与や役職・業務内容に応じた権限設定など、管理アカウントで管理も簡単。社員はサブアカウントから利用実績を確認でき、出張精算に必要な情報の取得も手軽だ。
(出所：ピカパカ出張DX公式Webサイト)
東証プライム上場企業「エアトリ」の法人部門が分社化してできた、株式会社ピカパカが手掛ける出張管理システム。国内外の出張予約・出張情報を一元化や、請求書で出張費の一括精算が可能。立替が不要なため、出張者はもちろん管理部門の負担も軽減できる。
航空券は国内外132社、ホテルは64万軒から横断検索でき、国内外の移動手段と宿泊はまとめて手配が可能だ。LCCやMCCを含めて航空券の最安値を比較・検討できるため、コスト削減に役立つ。オペレーターによる手配代行もあり、オンライン予約ができない場合も安心だ。
また、新幹線のチケット受取方法は、きっぷ配送・QRコード発券・チケットレス発券から柔軟に選べる。そのほか、レンタカー、ポケットWi-Fi、会議室、旅行傷害保険など、便利な出張関連サービスの手配に対応。
（出所：Concur Travel 出張管理公式Webサイト）
出張・経費管理に強みを持つクラウドサービス「SAP Concur」シリーズの出張管理システム。モバイルアプリから出張の手配と予約、旅程変更の確認、出張プランの共有ができ、出張経費はレシートの写真を撮って経費精算レポートの行項目に割り当てるだけで完了する。
経費精算システムの「Concur Expense」と組み合わせて精算業務を効率化したり、「SAP Concur モバイル アプリ」をインストールして出張中の空き時間に経費精算を終わらせたりすることも可能。同社のプロダクト併用による拡張性の高さが魅力だ。出張の申請・承認を効率化する「Concur Request」も便利。
（出所：AI Travel公式Webサイト）
手配要件を入力するだけで国内・海外のホテル・飛行機・新幹線をまとめて検索し、出張パックの予約ができるビジネストラベルマネジメント。システム上から手配した予約内容は「旅程」として一括管理できるほか、旅程以外の出張経費を出張に紐づけて登録することも可能。また、出張者の旅程をリアルタイムで把握する管理機能によって、旅費規定の遵守状況もひと目で確認することができ、管理者の負担軽減や内部統制の強化に役立つ。
更に、予約時の市場価格をすべて保持するマーケットログ機能を使えば、適正価格を遡って調べ、コスト削減施策の検討や不正調査に活用できる。
（出所：Bzit公式Webサイト）
旅行会社のJTBが提供する法人向け出張手配・管理ソリューション。交通手段やホテル、パッケージツアーを一元手配・管理でき、出張経費の削減にも実績を持つことから約1,900社で導入されている。
チケット手配は国内・海外に対応しており、「JAL ONLINE」「るるぶトラベル ビジネス宿泊予約」「EXPRESS予約」「Amadeus」といったチケット手配サービスと連携。法人向け専用の回数券や割引運賃の優先利用を促進することで、経費削減効果も見込める。チケットの一括予約・一括支払いに対応しており、経理業務の効率化にもつながる。
チケット手配に特化したシンプルプランを選べるほか、オプションで出張登録や申請・承認ワークフロー、出張精算書の作成といった機能も揃う。
（出所：BT-CompassWebサイト）
出張費のコストカットに強みを持つ国内出張管理システム。法人特別割引料金により、交通費や宿泊費を削減。JALの法人オンライン専用「ビジネスフレックス」では平均21％の割引が適用され、新幹線も「エクスプレス予約」や「ビジネスえきねっと」などの法人向けサービスで安価に予約できる。更に、イオンコンパス独自の宿泊予約サービス「泊まるくん」では、全国約2,200施設を特別価格で利用できるため、宿泊費も大幅に削減可能だ。
また、出張者による立替精算が不要で、会社が一括精算を行うことができるほか、利用明細を毎月提供することで、経費の透明性を確保し、不正使用の防止にも役立つ。
各種チケットの手配代行サービスに対応している出張管理システムをご紹介します。
“出張管理システム（BTM）”の 一括資料ダウンロードする（無料）
（出所：BTOL公式Webサイト）
交通機関や宿泊先の手配などを、一つのシステムで一括管理する出張手配管理システム。国内航空券、全国の新幹線、国内宿泊、ダイナミックパック、国内レンタカーのオンライン予約に24時間対応。スマホで簡単に予約の変更や取消もでき、出張先での急な旅程変更にも対応可能。オンライン予約ができない国内出張や海外出張の手配項目については、メールリクエスト予約によりオペレーターが予約を手配。企業一括請求となるため、出張者の立替払いの負担が軽減される。海外出張の手配では、経験豊富な同社の海外専門コンサルタントが対応。航空券やホテル以外にも、海外旅行保険やPCR検査、陰性証明書発行の医療機関紹介など、ポストコロナでの海外渡航をサポートする。
（出所：出張手配プラス公式Webサイト）
初期費用・月額費用無料で利用できる出張手配・管理システム。最低利用料金の設定もないため、ローリスクで導入できる点に強み。出張内容の見える化・一括請求によって出張者の立て替え払いの負担や経費精算の手間を軽減。コストの抑制や不正防止にも貢献する。
出張手配の窓口を1つにまとめることで、国内・海外の出張手配も最速2分で完了。法人専用プランでのホテル利用や、独自の割引運賃を適用した航空券の利用も可能。サイトが混雑している場合や空きがない場合には、大手旅行会社などの在庫を活用したオペレーター手配にも対応している。
（出所：Smart BTM公式Webサイト）
オンライン予約でスマートに飛行機・JR・宿の手配ができるクラウド出張予約システム。システムを介して自分でオンライン予約をすることも、チャットや電話、メールを使って専任オペレーターに手配代行を依頼することも可能。航空券、ホテル、JRだけでなく、会食やゴルフ、現地通訳といったサービスの手配にも対応している。
24時間365日のサポート体制で、出張中に急な予定変更が発生しても、電話やチャット1本で予約変更ができる。社員の出張先で有事が発生した場合も、オペレーターによる対応が受けられる。
また、蓄積したデータをもとに購買の改善や規定の変更をコンサルティングするサービスもあり、平均約20％のコスト削減に成功した実績を持つ。
（出所：BORDER公式Webサイト）
700以上の法人・組織で導入されているクラウドBTMサービス。手配手数料のみで、出張管理業務の改善ができることや、柔軟かつスピーディーな対応が評価を得ている。細かな前提条件を指定しなくても、社内規程や出張者の好みに合わせて、「最安」や「最短」など柔軟な提案を受けられるのが特徴。
提案段階で社内規定に対応しているため、管理者が詳細をチェックする手間が省ける。出張データはシステム上に自動で集約されるので、必要に応じていつでも参照することができる。出張先の安全情報の配信、出張にかかる費用の一括請求書払いなど、管理部門の負担を軽減するための機能も充実している。
（出所：トラベルjp for Business公式Webサイト）
LINE WORKSのチャットでホテルや航空券などの予約ができる出張予約サービス。出張の日程や要望をコンシェルジュに伝えれば、航空券や宿泊施設の提案と見積もり結果が届き、予約を確定すればその内容で手配が完了する。
国内外の鉄道チケット、レンタカー、レストラン、モバイルWi-Fi、ビザなどの予約にも対応。初期費用や月額固定費用が不要なので、手軽に導入でき、出張の少ない月に無駄なコストが発生することもない。飛行機やホテルなら、利用日前営業日15:00まで予約依頼ができるスピード感にも定評がある。
出張者本人の病気・ケガ、打ち合わせや参加イベントの中止・取消といった理由で、出張が中止になった場合には、「トラベルjp for Business 出張キャンセルサポート」でキャンセル料金の補償が受けられる。
（出所：ビジネストラベルマネジメント公式Webサイト）
アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行（GBT NTA）が提供する、ビジネストラベルマネジメントサービス。手配実績や出張者の行動傾向の分析を通じて、企業と出張者によりよい出張プログラムを策定・提案する。
出張手配は経験豊かなスタッフによる代行に加え、24時間365日オンラインからの予約が可能。出張規程や購買方針をふまえた手配代行や、出張実績データの分析結果をもとにした規程の改善提案も受けられる。
また、様々な航空会社やホテルと世界規模での優遇契約を結ぶGBTならではの、特別運賃・料金の提供も。出張者自身でホテル、レンタカー等を24時間365日いつでも予約できる、海外オンライン予約ツール「GetThere」や、国内オンライン予約機能「出張なび」など、出張者の利便性向上に役立つ機能も充実。
出張を1回するだけでも、宿泊施設や交通手段の手配や申請書の作成など、準備は多岐に渡ります。立地や金額を比較して最適な旅程を作成しようとすると、複数サイトを行き来する手間がかかるのがネック。出張内容の承認や規定チェックといった管理者の負担も小さくないでしょう。
出張の機会が多い部署や企業ほど、出張管理システムの導入がおすすめ。出張管理や経理管理といった諸業務のコストを削減し、従業員がより生産性の高い業務に注力できる環境をサポートします。
出張管理システムを導入するには、まずは煩雑化している工程を抽出するのが重要。ニーズに合わせて、「経費精算システム一体型」「出張管理特化型」「手配サービス対応型」の3つのタイプから、自社に最適な出張管理システムを検討してみてください。
出張管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
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