最終更新日:2024-06-28
FAXや電話を使った発注作業を効率化したい店舗経営の方や、受注内容の管理負担を軽減したい卸会社の方へ。受発注システムでできること（機能）や活用のメリット、比較ポイントに加えて、タイプ別のおすすめのシステムをご紹介します。
受発注システムとは、受注や発注に関する処理をシステム上で完結させることで、受注側と発注側それぞれの業務効率化を実現するシステムです。オンライン上でやりとりを完結させることから「Web受発注システム」とも呼ばれています。
従来は電話、メール、FAXで行っていた仕入れ作業を、システム上で発注することで入力作業が効率化されます。また、請求時の仕入れ金額の確認や在庫の棚卸などの業務もある程度自動的にできるようになります。そのほか、決算の早期化や接客時間の増加による売上アップなどの効果も期待できます。
本記事では、受発注システムのメリットや注意点、比較のポイント、タイプと選び方などを、おすすめのシステムを交えながら、わかりやすくご紹介します。
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サービスによって対応範囲は異なりますが、受発注システムには、主に次のような機能が搭載されています。
| 注文用Webページ | Webカタログを設置して注文フォームからオンライン上で受発注できるように。スマホからの受発注に対応したシステムも。取引先ごとに価格や商品などの出し分けも容易に行えます。 |
|---|---|
| 受注側機能 | FAX、電話含めすべての受注情報を一元化。見積書・納品書・請求書の作成から、受注データの分析まで行えます。 |
| 発注側機能 | 発注書の作成・送信や、在庫確認しながら発注できる棚卸機能のほか、原価管理やフランチャイズ管理機能など、発注コストの最適化に役立つ機能を備えたシステムも。 |
おすすめの14システムの詳しい機能比較について、「受発注システムの選び方ガイド」にまとめました。一覧表で確認したい方はダウンロードしてご活用ください。
受注・発注管理システム
受発注は社内だけで完結できる業務ではなく、取引先あっての業務です。取引先から従来の電話やFAXでの発注方法を続けたいと言われた場合、従来の方式と新しい方式が混在して余計に手間になる可能性もあります。
そのような事態を避けるためには、導入ハードルが低く、取引先にとっても使い勝手のいいサービスを選ぶことが重要です。取引先は無料で使えるシステムなら、発注側にとってもメリットを感じてもらいやすいでしょう。
どうしてもシステム化に応じてくれない取引先がいる場合は、受注したFAXをAI OCRでデータ化できるシステムや、電話での受注を登録しやすいシステムなど受注側の効率化を損なわない工夫のあるシステムを検討するのがおすすめです。
受発注システムは、納品書や請求書、伝票といった大量の紙の管理から解放されるペーパーレス化とデータ活用によって、次のようなメリットが得られます。
以下、1つずつ業務がどのように改善されるのかを具体的にご紹介していきます。
FAXなら送付状、電話やメールなら時宜のあいさつ。わずかな手間かもしれませんが、受発注が頻繁に行われる場合、それだけでも膨大な時間がかかってしまいます。受発注システムを活用すれば、それらの手間がなくなるだけでなく、言い間違いや文字が不鮮明で読み取れないといったリスクも避けられます。
また、受注側では、電話・FAXなどの場合、受注した内容を販売管理システムに転記する作業時に人為的ミスが発生しがちです。しかし、受発注システムでは発注内容が自動的に受注側に入力されるため、入力の手間もミスもなくなります。
電話での受発注の場合には、相手の営業時間や担当者の都合に合わせる必要がありますが、システム上ならば24時間いつでも受発注可能。深夜や休日など、営業時間外の取りこぼしを防いで受注の機会を増やしたり、自社の都合で発注業務を進めたりすることができるようになります。
また、電話やFAXから手作業で起票して受注処理をしていくと時間がかかり、数が多いほど出荷までに時間がかかってしまいます。受発注システムで受注処理までを短縮化できれば、納期スピードを強みに受注機会の拡大にもつながります。
発注書や受注伝票の照合不要で、発注や受注の数量と金額をリアルタイムで把握できるように。棚卸表が自動で作成されるため、キャッシュフローを正確に可視化できるようになります。また、発注側にとっては、発注者だけでなく、本部でも状況を把握できるようになるため、店舗間の比較や昨年度との比較などの分析にも便利です。
FAXでの発注の場合、納品書を取っておいて、月末に集計・照合作業などを行わなければなりません。しかし、受発注システムなら取引先と常にリアルタイムで取引情報を共有できているため、請求書と納品書の照合は不要に。月初めにすぐに支払い金額がわかり、月次決算処理が進められます。
複数の取引先が同じ受発注システムを利用することで、受注の窓口の一本化を目指せます。ただし、従来通りFAXや電話、あるいは別のシステムを利用したいと取引先から言われてしまう可能性もあるので、なるべく多くの取引先で導入されているサービスを選ぶのが得策です。
上記のような導入効果から、更に間接的な効果も期待できます。以下は飲食店における効果の例です。
受発注システムには、主に以下の3つのタイプがあります。何を重視するかによってどのタイプが当てはまるかを検討しましょう。
それぞれのタイプについての解説は次の通りです。
発注側の企業がすでに利用したことのあるシステムであれば、システムへの切り替えがスムーズです。たとえば、利用企業者数が40,000以上のサービスには、「BtoBプラットフォーム 受発注」、「楽楽B2B」、「COREC」などがあります。
| BtoBプラットフォーム 受発注 |
|
|---|---|
| 楽楽B2B |
|
| COREC |
|
受発注には取引先ごとに独自の商慣習があることがあります。たとえば、「当日発注ではなく、１週間分をまとめて発注したい」、「届け先や納品希望日の設定時に複数の現場に分けて配送できるようにしたい」という場合です。受発注システムの標準機能では対応しきれずに、「自社開発した方がよいのでは」「アナログのやり方を続けるしかないか」などとお考えの方もいらっしゃるでしょう。
受発注システムにはクラウドでありながら、カスタマイズ性の高いサービスもあります。たとえば、「CO-NECT」や「MOS」は要件に応じた細かいカスタマイズが行えます。
| 楽楽販売 |
|
|---|---|
| CO-NECT |
|
| MOS |
|
| ecbeing BtoB |
|
| AnyForm OCR |
|
| アラジンEC |
|
→おすすめの受発注システム（カスタマイズも対応できるタイプ）
受発注業務はもちろん、それに関連した他業務に課題を感じている場合は、周辺業務の効率化にも対応するタイプも視野に入ります。
具体的には次のようなものが挙げられます。
| ASPIT |
|
|---|---|
| TEMPOSTAR |
|
| TS-BASE 受発注 |
|
| freee販売 |
|
| マルチプラットフォーム システム |
|
→おすすめの受発注システム（周辺業務の効率化にも対応するタイプ）
実際に受発注システムを選ぶ際の比較のポイントとしては、次の4点が挙げられます。
受発注システムによっては得意とする業界・業種が限られる場合があります。飲食店向け、ECサイト向け、メーカー向け、製造業向けに強みを持つサービス、卸売や小売に強みを持つサービスなどがあります。複数の業界・業種に対応した汎用性の高いサービスも多くありますが、最初の段階で対応業界・業種を確認するようにしましょう。
受発注システムは自社だけでなく、取引先と一緒に利活用することで、真価を発揮します。そのため、自社だけでなく、取引先にとっても導入しやすいか、使いやすいかどうかという点が重要です。
たとえば、飲食店が導入する場合、「取引先である受注企業側に一緒に使ってもらう」「受注企業が導入する際には発注側の飲食店にも利用してもらう」といった具合です。その際、発注側の飲食店は無料〜低コストで負担なく導入できるようであれば、利用してもらいやすくなります。また、実際の発注画面を見せることで、導入に踏み切ってもらえる場合もあるので、システム化に抵抗のある方でも問題なく操作できるかもしっかり確認しておきましょう。
更に導入実績が多く、既に業界で普及しているサービスであれば、安心感も与えられます。
受発注システムは忙しい現場での利用が主となる点も特長です。特に、発注側でデスクに座ってのPC操作が難しい場合は、スマホやタブレットで入力や修正を簡単に行える必要があります。受発注システムには、スマホやタブレット対応をうたい、使いやすさにこだわったサービスがある一方で、スマホ非対応のサービスもあります。スマホの利用が必須であれば、スマホ対応のサービスが前提条件となります。
請求書などの電子化により蓄積されたデータから店舗改善のヒントが多く抽出されます。目標や昨年対比での仕入れ額、原価率の推移、在庫の効率性や取引先別の取引額推移などがリアルタイムにすぐに取り出せると、それだけ店舗改善にもスピーディーに活かされるようになります。
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（出所：BtoBプラットフォーム 受発注公式Webサイト）
企業間のやり取りに特化した「BtoBプラットフォーム」シリーズの「飲食業界向け」のクラウド受発注システム。数店舗の飲食店から100店舗以上の大手チェーンまで幅広く使われている。導入実績は49,000社以上。一つのID、同じ画面で多くの取引先とやり取りできる。
請求データの受け取りも可能なため、紙の請求書不要で会計データに取り込めるのも特長。稼働に向けたフォロー体制も万全で、本部向け・店舗向けとそれぞれ実施。連携可能な会計システムも多数あり、タブレットやスマホにも対応している。そのほか、製造業向けのプランも。
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（出所：楽楽B2B公式Webサイト）
発注側で10万社以上の導入実績を持つ中小企業向け受発注システム。小売、卸売、ECサイト、飲食や製造など幅広い業界で使われている。取引先ごとに細かく条件設定できるのが特長。たとえば、取引先ごとに「指値」や「掛け率」で卸価格を設定したり、販売可能商品や決済手段を設定したりすることができる。
紙で受け取った注文書などをAI OCRを用いて自動で読み取る「注文書自動読込み機能」は転記や仕訳作業を減らしたい場合に効果的。
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（出所：COREC公式Webサイト）
導入実績72,000社以上のクラウド型受発注システム。受注側では「注文書の作成」「受注データの確認」「出荷・請求処理」が、受注側では「発注書の作成」「発注書の送付」「発注データの管理」がスムーズに行える。
自社のHPに注文フォームのバナーやリンクを貼るだけで簡単にWeb受注を始められる手軽さが売り。特定の卸先や取引先にのみへの案内も、もちろん可能。スマホやタブレットにも対応している。FAXやメールで発注書を送れる発注向けサービスもあり。
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（出所：楽楽販売公式Webサイト）
クラウド型の販売管理システムで、受発注管理が可能。カスタイマイズ性に優れ、プログラミングなしで画面項目やデータベースの項目を追加できる。
ワンクリックで発注書を発行できるほか、受注案件と発注を紐づけすることも可能。案件ごとの収支や売上予測をリアルタイムに確認したり、どの案件に対する発注かを迅速に把握して、発注稟議や支払作業を効率化したりといった、脱Excelで受発注業務を効率化できる機能が豊富にそろう。他システムとの連携もできるため、基幹システムと受発注データを連携させ、仕入れ先や得意先との情報共有にも役立つ。
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（出所：CO-NECT公式Webサイト）
受注側が注文ページURLを用意し、発注側がそのURLから注文するスタイルの受発注システム。発注先ごとに単価や表示する商品を変更する機能やLINEとの連携機能などのほか、受発注業務に必要な機能が一通りそろう。出荷管理や見積書作成も可能。タブレットやスマホにも対応している。クラウド会計ソフトfreeeとの連携アプリも提供しており、CO-NECTで受注した取引をワンクリックで会計ソフトに登録、売掛金の入金管理や請求書を発行までスピーディーに簡潔できる。
また、取引先へはFAXやメールなど、先方の希望する形で発注書を届けられる、発注側向けのサービスもあり。
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（出所：MOS公式Webサイト）
スマホ、iPad、タブレットPCでの受注・発注に対応したWeb受発注システム。導入実績は500社以上。クラウド型だが要件に合わせたカスタマイズも得意。
スマホやタブレットでの使いやすさにこだわった画面作りが特長。また、発注パターンを学習・アルゴリズム化し、発注頻度が高い商品を上位表示できる機能や、スマホやタブレットなどのモバイル端末でJANコードを読み取り、発注する機能など、受注側だけでなく、発注側の使いやすさにもこだわり。発注側が導入してくれるような工夫を凝らした作りに定評がある。
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（出所：ecbeing BtoB公式Webサイト）
2005年以来、法人取引に特化したECシステム開発に取り組んできたノウハウを元に開発された受発注プラットフォーム。取引先ごとにアカウント権限を設定できたり、商品やコンテンツの表示を変更させたり、月の掛売り可能な与信額を設定したり、法人向けECに特化した様々な機能を実装している。カスタマイズも柔軟に行えるため、独自の固有業務もシステム化することが可能。
開発体制500名とマーケティング体制200名により、ワンストップで業務に貢献する。
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（出所：AnyForm OCR公式Webサイト）
高精度な帳票データ化を実現するOCRソフト。FAXから届く大量の注文書の確認や受注システムへの入力業務の効率化に最適。様々な形式のFAXでもOCRで注文情報を読み取って自動的にデータ化。CSV形式で受注システムにデータ連携できるため、FAXでの注文書受領から受注システムへの入力までの業務を大幅に効率化する。非定型の帳票にも対応可能。スキャナーで読み取ってイメージファイル化し、OCR項目をマウスでドラックして必要項目を選択するだけで、簡単に作成可能だ。独自技術による読取精度の高さも強み。
（出所：アラジンEC B2B CLOUD公式Webサイト）
5,000社以上に導入されている販売管理・在庫管理パッケージシステム「アラジンオフィス」のノウハウが詰め込まれた、BtoB専用Web受発注システム。業界・業種特有の商習慣や独自の取引方法など、企業ごとの要望に合わせた柔軟なカスタマイズが可能。基幹システムとのスムーズな連携にも強み。
スマホ・タブレットにも対応しており、場所・時間を問わず、在庫を確認しながら発注可能。在庫がない場合は、入荷予定日が表示され、注文履歴からのリピート注文や独自に設定したお気に入り商品リストからの注文にも対応するなど、発注者側の利便性にもこだわり。得意先ごとにキャンペーンを実施したり、メルマガを配信したりできる販促機能も標準で搭載している。
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（出所：ASPIT公式Webサイト）
全国8,000店舗以上で利用されている飲食店専門の業務管理システム。受発注管理のほかにも、売上管理、勤怠管理、シフト管理、在庫・棚卸管理、損益管理、フランチャイズ管理など、豊富な機能の中から必要な機能を選択して利用できる。
発注管理機能はスマホ・タブレットにも対応。1店舗からでも利用できるが、食材情報や取引に関わる運用ルールを徹底できるマスタ管理機能があるため、100店舗を超えるような大規模チェーンでもおすすめ。外食企業本部主導で仕入先からの食材申請・価格変更を管理できる。
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（出所：TEMPOSTAR公式Webサイト）
複数のECサイトや自社ネットショップと連携することで、受注管理・在庫管理・商品登録などを一本化できるシステム。楽天、Amazon、Yahoo!ショッピング、ヤフオク!など、豊富なモールに対応している。運用に合わせて、配送変更・送料追加・注文分割の対応などの受注タグを設定して、一括で自動処理することが可能。業務効率化とミスの防止につながる。更に、キャンセル処理はTEMPOSTARの管理画面から対応可能。個別ECプラットフォームでのキャンセル処理は不要なので、対応漏れも防ぐことができる。
また、企業の個別要件に合わせた機能開発が可能な「ハイブリッドカスタマイズ」も強み。事業規模の拡大に合わせた独自システムの導入やECプラットフォームとの追加連携など、柔軟な対応が可能だ。
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（出所：TS-BASE 受発注公式Webサイト）
受注から倉庫管理までをワンストップでサポートする、BtoB事業者間の取引に特化した受発注システム。利用者が簡単に商材・資材を注文できる「注文サイト」、倉庫業務に必要な一通りの機能を備えた「倉庫システム」、注文サイト・倉庫システムで蓄積された各種データを閲覧・出力できる「管理システム」の3つの機能を搭載。更に、各仕入先に一括で発注処理を行う「仕入先システム」をオプションで導入可能。発注書作成・発注書送信・出荷状況更新などにも対応することで、一気通貫な受発注システムを構築できる。
また、50種類以上ある各システムの基本機能・オプション機能は、必要なものだけを選択して利用できるため、企業ニーズに合った無駄のない導入・運用を実現する。
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（出所：freee販売公式Webサイト）
受発注管理から案件管理、請求書発行まで一気通貫で対応できるシステム。フォーマットに簡単な必要事項を入力するだけで、見積書や請求書などの各種帳票を作成可能。入力した案件・受注情報をもとにそのまま請求書を発行でき、案件ごとのステータスも一目で把握できるため、転記作業が不要に。入力ミスや請求漏れも防げる。
案件別に発注・仕入の管理ができるのはもちろん、受発注の計画を入力しておくことで、実際の仕入や売上の実績との乖離を把握することも可能。受注残や発注残が可視化され、実績の予測に役立つ。同シリーズの「freee会計」と連携することで、仕入や売上のデータが自動で登録されるため、入金・支払い管理までスムーズに行うことができる。
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（出所：マルチプラットフォームシステム（MPS）公式Webサイト）
購買業務の効率化に強みを持つ受発注システム。本部で集約したWebカタログ上で発注できるようにすることで、自社内の各部門や各拠点でバラバラに発注することによる非効率を解消。購買処理の効率化や購買手続きの適正化を図ることができる。
発注先からの電話やFAXによる受注業務を自動に切り替える実績も豊富。その際、RPAを使って出力した受注データを基幹システムに自動で入力するといった対応も可能だ。IoT重量センサーやバーコードリーダーアプリと連携することで更なる業務効率化も図れる。
そのほか、倉庫管理や無人棚卸、高速発注など更なる利便性向上に寄与する製品ラインナップも充実している。
受発注システムのメリットやタイプ別の選び方、比較ポイントについてご紹介しました。取引先に一緒に使ってもらうことが前提となるため、全体的に使い勝手にこだわった作りのサービスが多く、タブレットやスマホで簡単に登録・修正ができるサービスもあります。
それでも「どうしてもFAXが良い」という取引先に対しても、受発注システムからFAXを送信することで、FAX機を減らすことができたという事例もあります。FAXや電話での受発注が減り、本来の業務に集中できる環境をイメージしてサービスを探してみましょう。
受発注システムには大きく以下の3つのタイプがあります。まずは何を重視するかによって自社に合うタイプを選びましょう。
その上で次のような比較ポイントで検討を進めるとスムーズです。
受発注システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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