最終更新日:2024-09-06
フリーアドレスでの座席状況の把握や予約管理など、オフィス運用にお悩みの方へ。座席管理システムで解決できる課題や、システムのタイプ、比較ポイントについて解説します。
座席管理システムとは、自席を固定しないフリーアドレスオフィスを効率的に実現するための機能を搭載したシステムのことを指します。
自席を固定せず、その日座る席を自由に選べるフリーアドレスは、オフィススペースの有効活用や社員間のコミュニケーション促進など、様々な効果が期待できます。しかし、その一方、「どこが空いているのかわかりづらい」「誰がどこにいるのかわからない」「ミーティングのための席確保に手間がかかる」といった課題もはらんでいます。
座席管理システムなら、それらの課題を解決するための機能を豊富に搭載しています。
座席管理システムの料金形態は、「利用者1名につき月額いくら」というのが一般的です。料金はシステムやプランによっても異なりますが、1名につき月額100円〜300円が相場。利用機能数が多ければ多いほど高額になる傾向があります。システムによっては、最低利用人数を設けているところがあるので注意しましょう。
おすすめの座席管理システムを2つの用途ごとに紹介します。
＜座席管理に紐づけて、勤怠管理や来客対応なども効率化したい場合＞
→【多機能型】「Colorkrew Biz」「Acall」「WORK AGILE」「予約ルームズ」「SEATouch」「Desk Mosaic」など
＜シンプルに座席管理だけができればよい場合＞
→【座席管理特化型】「せきなび」「YourDesk」「SEKIDOKO」など
今すぐツール選定に移りたい方は、記事後半にあるおすすめの座席管理システムを参考にしてください。
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座席管理システムを導入することで得られる、4つのメリットについて解説します。
フリーアドレス制のオフィスでは、誰がどこに座っているのかわかりません。しかし、座席管理システムがあれば、相談や用事があって話したい相手がどこにいるのか、すぐに検索できます。そのため、社内を探し回る手間や時間の削減に役立つでしょう。
プロジェクトチームのメンバーで1つのテーブルに固まって座りたい場合、人数分の席が空いていなくて座席がなかなか決まらない……ということも。しかし、座席管理システムからグループ予約をしておけば、席探しに時間を費やすことなく、スムーズにミーティングを始められます。
座席管理システムには座席の利用履歴を蓄積できるので、座席の利用実績を見て、フリーアドレスの席数やスペースの調整にも役立てられます。空席が多い場合はオフィススペースを縮小したり、座席利用率が高い部署のスペースを広くしたり、といった活用方法が考えられます。
また、事前予約や空席確認ができることで、従業員にとっての利便性が向上し、オフィスの利用促進にもつながるでしょう。
多機能型の座席管理システムには、会議室予約や受付管理、備品管理といった機能を備えたものも。会議室利用や来客対応などの仕組みもまとめて効率化したい場合は、これらの機能が搭載されたシステムを導入すると良いでしょう。
座席管理システムの主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
| 基本機能 | 特徴 |
|---|---|
| 座席予約 | フロアマップを見ながら、好きな時間・タイミングで座席を予約できる（予約状況も見られる）。 |
| レイアウト作成・登録 | フロアのレイアウトをWeb上に作成できる。図面を読み込ませて再現できるものも。 |
| チェックイン | QRコードやICカードをスマホで読み込むだけで着席登録できる（別途操作不要）。 |
| 在籍状況確認 | 空席の有無、メンバーの着席状況などオフィスの利用状況をフロアごとに可視化。 |
座席管理システムによっては、座席管理以外にも、会議室の予約や状況確認、出勤状況の可視化、勤怠の操作ログの保管など、様々な機能を搭載したものもあります。
| その他機能 | 特徴 |
|---|---|
| 会議室予約 | 会議室やミーティングスペースなどの利用状況をWeb上で可視化。いつでも予約できる。 |
| 備品管理 | カメラやタブレットなどの社内の備品も会議室同様に、Webから利用状況の確認・予約が可能。 |
| スケジュール機能 | 外部カレンダーと連携して、個人のスケジュールに紐づけて座席管理や会議室予約を行える。 |
| 受付システム連携 | 受付システムと連携して会議室利用者に通知・終了を促せる。重要な来客などがあった場合に有効。 |
座席管理システムのタイプは大きく2つ。それぞれの特徴について解説します。
このタイプは座席管理だけでなく、以下のような様々な機能を搭載しています。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| Colorkrew Biz | 座席管理のほか、スケジューラー、備品管理、社内決済機能などを搭載 | 月額40,000円（300人まで） |
| Acall | 座席管理のほか、受付、入退室管理、会議室予約機能などを搭載 | 要問い合わせ |
| WORK AGILE | 座席管理のほか、受付、会議室予約、スケジューラー機能などを搭載 | 月額300円/ID |
| 予約ルームズ | 会議室予約をメインに、個別管理機能を用いて座席管理も可能 | 要問い合わせ |
| SEATouch | 座席管理のほか、勤務場所管理、会議室予約、備品管理機能などを搭載 | 要問い合わせ |
| Desk Mosaic | 自動キャンセル機能で、空予約を防止。会議予約システムとも併用可能 | 要問い合わせ |
| Condeco | 座席管理のほか、会議室予約機能や感染対策機能などを搭載 | 要問い合わせ |
たとえば、「Colorkrew Biz」は、資産品、貸出品とQRコードを紐付けることで備品管理を効率化する機能や、データと宛先を指定するだけで郵便物をEメールのように送付できる機能を搭載。「Acall」は、オフィスの受付・入退館管理や入館証の発行といった受付システムとの連携や、スマートロックなどの外部システムとの連携機能を備えています。
また、「WORK AGILE」は、会議室予約やチーム予約、打合コーナーや電話ブースなどのスペース予約にも対応可能です。
座席管理に特化したシンプル機能のタイプです。空き情報の確認や座席予約、チェックイン・チェックアウトなど、座席管理に関する機能を搭載しています。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| せきなび | 座席と一緒に、社員の顔写真やプロフィールも表示 | 月額300円/ID |
| YourDesk | フリーアドレスを効率化するための機能が多数 | 月額300円/ID |
| SEKIDOKO | フリーアドレス運用に特化した座席管理システム | 月額30,000円（100ID） |
| OFFTICKET | ランダム席予約、時間帯予約、代理予約など豊富な機能を搭載 | 月額200円/席 |
| Suwary | Office365/GoogleアカウントをログインIDとして共有、登録可能 | 月額250円/ID |
| セキメル | フリーアドレスのほか、ハイブリッドワークにも強みあり | 月額6,000円（200ID） |
中には、「YourDesk」や「せきなび」のように、座席予約情報とGoogleカレンダーを連携させられるシステムや、「セキメル」のようにタイムカード機能を備えたシステムも。
自社に合った座席管理システムを選ぶうえで大切な比較ポイントは、次の4つです。
自社のフリーアドレス運用方法とマッチしたシステムを選ぶと、より導入効果が発揮されます。以下、詳しく解説します。
画面マップから、事前に希望の座席・時間を選んで予約するのが一般的です。ただし、どのようにしてログインするか（Webブラウザ・スマホアプリなど）、また、オフィスのレイアウトを画面にどのようにして登録するかは（PDFで取り込む・画面上でイチから作成するなど）、システムによって異なるため注意が必要です。
たとえば、「Colorkrew Biz」は既存のオフィスレイアウト図面をシステム上にそのまま取り込み可能。複雑な操作の必要がなく、「どのテーブルに何人座れるようにするか」などの細かな設定もマウス操作だけで実現できます。
座席の空予約を防ぎ、利用状況を可視化するためにはチェックインが必要ですが、その方法はスマホアプリから登録したり、出社時にエントランスの端末から登録したりと様々です。その他にも座席番号が記載されたICカードを作成・提供する「SEATouch」、Felica/Mifareカードに対応した「YourDesk」、座席のバーコードをスマホで読み取るだけでチェックインが可能な「Suwary」「Desk Mosaic」などがあります。
また、座席予約やチェックインをしたものの、急な予定変更によって席を使わなかったり、離席したままチェックアウトを忘れてしまったりした場合に役立つ機能もあります。たとえば、「Colorkrew Biz」の空予約防止機能、「Acall」の予約自動キャンセル機能、「Suwary」のGPS座席キャンセル機能など。空いた座席は、ほかの社員が有効に活用することができます。
フリーアドレスを導入したとしても「特定の部署や役職者だけは固定席にしたい」もしくは「派遣社員はここにまとめたい」など限定的な利用を考えている場合は、従業員の属性に応じて予約権限を制限できるものがおすすめです。たとえば、「Acall」は階層を自由に区分けして、利用可能な従業員を設定可能です。
また、長期利用にありがちな座席の固定化を防ぎたい場合は、それらに沿った機能があるシステムを導入するのがおすすめです。たとえば、「OFFTICKET」は、固定のユーザーの席を永続的に予約したり、ランダムで座席を自動選択したりといった機能が搭載されています。
出社している社員の動きだけでなく、テレワーク中の社員の動きも把握したい場合は、「Colorkrew Biz」のようにダッシュボード機能で勤務情報の可視化ができるシステムや、「セキメル」のようにタイムカード機能で社員一人ひとりの出社・在席状況を確認できるシステムがおすすめです。
化するためにはチェックインが必要ですが、その方法はスマホアプリから登録したり、出社時にエントランスの端末から登録したりと様々です。その他にも座席番号が記載されたICカードを作成・提供する「SEATouch」、Felica/Mifareカードに対応した「YourDesk」、座席のバーコードをスマホで読み取るだけでチェックインが可能な「Suwary」「Desk Mosaic」などがあります。
また、座席予約やチェックインをしたものの、急な予定変更によって席を使わなかったり、離席したままチェックアウトを忘れてしまったりした場合に役立つ機能もあります。たとえば、「Colorkrew Biz」の空予約防止機能、「Acall」の予約自動キャンセル機能、「Suwary」のGPS座席キャンセル機能など。空いた座席は、ほかの社員が有効に活用することができます。
フリーアドレスを導入したとしても「特定の部署や役職者だけは固定席にしたい」もしくは「派遣社員はここにまとめたい」など限定的な利用を考えている場合は、従業員の属性に応じて予約権限を制限できるものがおすすめです。たとえば、「Acall」は階層を自由に区分けして、利用可能な従業員を設定可能です。
また、長期利用にありがちな座席の固定化を防ぎたい場合は、それらに沿った機能があるシステムを導入するのがおすすめです。たとえば、「OFFTICKET」は、固定のユーザーの席を永続的に予約したり、ランダムで座席を自動選択したりといった機能が搭載されています。
出社している社員の動きだけでなく、テレワーク中の社員の動きも把握したい場合は、「Colorkrew Biz」のようにダッシュボード機能で勤務情報の可視化ができるシステムや、「セキメル」のようにタイムカード機能で社員一人ひとりの出社・在席状況を確認できるシステムがおすすめです。
座席の管理だけでなく、会議室予約や、備品管理など、周辺業務の効率化にも役立つ、多機能型の座席管理システムをご紹介します。
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（出所：Colorkrew Biz公式Webサイト）
スケジュール調整や会議室予約、フリーアドレスで人を探す時間、備品の管理や郵便物の送付といったスキマ仕事の削減に役立つ、ビジネスコンシェルジュツール。座席やスペース用のQRコードを読み取るだけで、座席予約やチェックイン、在席状況の把握ができる。オフィスレイアウト図面を取り込めば、Web座席表を作成できるのも便利だ。専用アプリからはテレワーク時の出席打刻ができ、外部の勤怠サービスとの連携（オプション）も可能。勤怠管理の効率化にも役立つ。
座席管理のほかにも、Office 365のOutlookと連携したスケジューラー機能や、資産品や貸出品といった備品を管理する機能、データと宛先を指定すれば郵便物を送付できる機能などを搭載。コーヒー代やオフィスグリコ代などの支払いをキャッシュレス化する社内決済機能も。
（出所：Acall公式Webサイト）
リモートワークやフリーアドレスなどに柔軟に対応できる座席管理システム。シンプルなUIで、Web管理画面、スマホアプリ、予約用端末のiPadから座席を直感的に予約できる。チェックイン操作も簡単で、座席に設置されたQRコードをスマホアプリで読み取るだけ。在席状況はリアルタイムで反映される。また、予約時間を過ぎてもチェックイン操作がない座席は、空予約として自動キャンセル。座席を無駄にする心配もいらない。
その他、自宅作業中のステータス共有や、カフェや外部ワークスペースなどの予約・利用も可能。名前で検索すれば座席レベルで社員の場所を把握できるので、出社しなくても「誰がどこで何をしているのか」を可視化。スムーズなハイブリッドワークを実現できる。
（出所：WORK AGILE公式Webサイト）
月額1名300円以下の低コストで利用可能な座席管理システム。手持ちのレイアウト図をアップロードするだけで初期設定は完了。従業員の利用方法も簡単で、座席のQRコードをスマホで読み取るだけでチェックインできる。PC・スマホから座席予約できるのはもちろん、会議室予約やチーム予約、打合コーナーや電話ブースなどのスペース予約に対応しているのも強み。
また、すべての従業員の所在を簡単に把握できるのも特長で、複数拠点・フロアごとの現在・未来の利用状況を参照したり、チームリサーチ機能を使用したりすることで、「誰がどこにいるのかわからない」といった心配もなし。更に、フロアの在席状況をリアルタイムで把握するフロアマップをサイネージとしてオフィスに設置することも可能。スピーディーな所在確認を実現する。
（出所：予約ルームズ公式Webサイト）
会議室やテレブースなどの効率的な予約管理に特化したクラウドシステム。各スペースに設置したスマホやタブレットで入退室を把握し、使用中の会議室や今すぐ使用可能な会議室をWeb上で可視化することで、空予約や無断延長を防止する。会議室に端末を設置することが難しい場合は、QRコードでの入退室も可能。空室か使用中かは管理画面上で色で識別できるようになっているため、視覚的に状況を把握できる。
同社のクラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携することで、会議室の使用者に次の来客を知らせることが可能。時間通りに会議を終了し退室を促すことで、来訪するゲストを待たせることなく、スムーズに会議室へ案内できる。
（出所：SEATouch公式Webサイト）
ソニーの非接触ICカード技術「FeliCa」を活用した座席管理ソリューション。座席に設置したICカードにスマホをタッチするだけで座席登録ができる、使い勝手の良さが特徴。「誰がどこに座っているか」在席状況だけでなく、出社・リモートワーク・外出・休暇などのステータスも一覧表示。PCやスマホからリアルタイムで閲覧できる。面倒な座席登録の負荷を最小限に抑えられる点が評価され、フリーアドレスの企業オフィスだけでなく、日々座席変更が必要な大学や教育施設など幅広い導入実績を持つ。
その他、会議室・ミーティングスペースの予約管理や利用状況の可視化、更に備品管理に対応できるのも嬉しいポイント。
（出所：Desk Mosaic公式Webサイト）
Webブラウザ型の座席管理サービス。専用画面にログインしたら、座席マップから利用したい座席と時間を選んで予約するだけ。チェックインも、PCの専用画面でボタンを押すか、スマホカメラで座席添えつけのQRコードやNFCタグを読み取ればOK。「誰がどこに座っているか」がひと目でわかるため、在籍確認だけでなく、共同作業や逆に集中したい場合にもおすすめ。
自動キャンセル機能付きのため、空予約の防止にも役立つ。利用状況を管理画面から随時確認することで、利用されていない座席を減らしたり、レイアウトを変更したりと早期の改善策を行える。会議予約システムも用意しており、併用して活用することも可能。
（出所：Condeco公式Webサイト）
座席管理や会議室予約機能をはじめ、安全・健康管理にも強みを持つオフィススペースマネジメントシステム。導入実績は世界2,000社以上。チェックインはブラウザやスマホアプリから簡単に利用でき、マップ上の座席と利用者を表示して、数クリックで予約可能。就業前に体調などをチェックする機能や、感染者が出た際の近接作業者の一括検索、メール配信といった安全管理機能も充実。データ分析も特徴で、PowerBI、TableauなどのBIシステムとの連携でコストを分析し、オフィススペースの利用最適化や固定費の削減をサポートする。「新常態にマッチした予約・スペース管理を実現したい」という企業におすすめ。
シンプルな操作性で、簡単に座席管理や在席確認ができる、管理特化型のシステムをご紹介します。
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（出所：せきなび公式Webサイト）
社員の「今」を見える化する在席管理・フリーアドレス管理ツール。シンプルな画面で、「誰が・どこで・何をしているか」がひと目でわかるのが特徴。出勤状況、休憩や会議の終了、外出からの帰社時間も把握できるほか、Googleカレンダー・Microsoft365カレンダーとの連携にも対応。登録されている予定が自動で反映されるため、せきなび上で自分や同僚の当日の予定を確認できる。固定席やテレワーク、フリーアドレスなど、働き方やオフィスの形態を問わず、従業員の居場所と業務状況を一括で把握可能だ。
また、座席の名前の上にマウスを持っていくと、社員の顔写真やプロフィールを表示させる機能も。「従業員の顔と名前が一致しない」を解決し、社内コミュニケーションの活性化が期待できる。
（出所：YourDesk公式Webサイト）
テレワークやフリーアドレスに対応した座席管理や行動記録を実現するシステム。座席の選択・予約ができるほか、ランダムで座席を選ぶ座席抽選機能や、座る人が決まっている座席を固定席として登録する機能、複数座席の予約など、フリーアドレスのオフィス運用を効率化するための機能が多数揃う。
また、Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携することで、座席の予約情報が各カレンダーに反映される。チェックイン機能はQRコードやFelica/Mifareなど様々。シングルサインオンや二要素認証にも対応。
座席の利用実績はCSV形式で取得でき、フロアの利用率管理やレイアウトの改善に活用できる。日本語以外に、英語や中国語に対応。
（出所：SEKIDOKO公式Webサイト）
フリーアドレスのオフィスにおいて、誰がどこに着席しているかを把握できるフリーアドレス管理サービス。在席状況がフロアのレイアウト上に表示されるので、誰がどこに座っているか、どの席が空席なのかが一目瞭然に。座席レイアウトは手持ちのフロア図面から作成可能。名前検索で誰がどこに座っているのか見つけることができる。また、オフィスの入口にタッチパネル端末を設置して、出社時に座席の選択ができるエントランス機能も搭載。
「着席」「退社」の操作ログを1年間分保持し、フロアの利⽤状況を把握することもできる。
（出所：OFFTICKET公式Webサイト）
「いつ・誰が・どこにいるか」を、Webブラウザ上でリアルタイムに把握できるフリーアドレス座席予約システム。フリーアドレスの座席予約や検索といった基本機能に加えて、固定席の指定やランダム席予約、時間帯予約、代理予約といった機能を搭載。フロアの異なる座席情報と表示を切り替える機能もあるので、複数拠点を持つ企業でも使い勝手が良い。出社時チェックイン機能で、出社状況を可視化することもできる。
また、テレワークやカフェなどで仕事をしている場合にも、どこで勤務しているのかステータスが表示されるので、確認作業のタイムロス改善が見込める。
（出所：Suwary公式Webサイト）
デスクの裏にPaperBeaconを貼ってデスクをIoT化する座席管理システム。アプリから利用するデスクを予約したら、スマホアプリを開いてデスクにタッチするだけで、簡単にチェックインができる。終了時間になったら自動でチェックアウトされるので、退席手続きの手間は不要。
探している人を検索したり、プロジェクトチーム単位での席予約をしたり、予約時間を過ぎてチェックインがない場合は自動キャンセルをしたりといった、席利用効率化に役立つ機能が充実している。一定時間の離席があった場合に自動的に座席がリリースされる、GPS座席キャンセル機能も。
Office365/GoogleアカウントをログインIDとして共有、登録できる。
（出所：セキメル公式Webサイト）
オフィスのフリーアドレスの効率化やハイブリッドワークにおける課題解決に役立つ、シンプルで使いやすい座席管理システム。PCやスマホから座席の予約・指定ができるほか、座席をランダムで決める「抽選」機能や、グループの人数分の席を確保する「座席グループ」機能も。伝言所在の一覧から、メンバーの居場所やステータスが確認できるので、用事のある相手を探す手間を削減できる。離席中の人への伝言板として活用することも可能だ。
また、出社時に打刻をすれば自動で勤務時間が集計され、有給・早退・遅刻といった勤務実態の記録にも対応。テレワーク出社の日数の集計にも使える。
フリーアドレスはオフィススペースの有効活用につながる一方で、空席状況の把握や席の確保に手間がかかるといった課題もあります。座席管理システムを導入すれば、人を探す時間が削減され、座席利用率の向上につながるでしょう。
また、座席管理システムには、会議室の予約や状況確認、出勤状況の可視化、勤怠の操作ログの保管といった様々な機能を搭載したものもあります。座席管理システムは次のように2つのタイプに分けられ、各タイプのおすすめは次のとおりです。
＜座席管理に紐づけて、勤怠管理や来客対応なども効率化したい場合＞
→【多機能型】「Colorkrew Biz」「Acall」「WORK AGILE」「予約ルームズ」「SEATouch」「Desk Mosaic」など
＜シンプルに座席管理だけができればよい場合＞
→【座席管理特化型】「せきなび」「YourDesk」「SEKIDOKO」など
なお、システムを選ぶ際は以下4つの比較ポイントも参考にしてください。
自社の環境に合わせて、最適なシステム導入を検討してみてください。座席管理システムの導入によって、オフィスの快適な利用を実現できます。
座席管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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座席管理システムの更に詳しい選び方は、こちらの選び方ガイドをご覧ください。
座席管理システムの選び方ガイド
株式会社Colorkrew
QRコードとアプリを利用して、「誰がどこにいるのか」を可視化できる座席管理システム。ホテリングのような最大1カ月先の座席予約や、会議室予約にも対応しています。...
Acall株式会社
【導入社数7,000社突破】Acallの座席管理ツールは、新機能“自動チェックイン”を中心に導入後の利用率の担保を約束します。「せっかく多くの従業員を巻き込んで...
森トラスト株式会社
初期費用無料、月額～300円/名の低コストで利用できる座席管理システム。登録後わずか数分で無料体験を開始可能。デスク予約に必要な様々な機能でオフィス最適化を実現...
NTTデータ ルウィーブ株式会社
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