フリーランスや業務委託など、多くの社外パートナーとの煩雑なやり取りを、自動化・効率化したいと考えている方へ。フリーランスマネジメントシステムの導入メリットや選び方、おすすめのシステムについて解説します。
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フリーランスマネジメントシステムとは、社外パートナーとのやり取りを効率化するためのシステムです。
多くの外部パートナーに仕事を委託していると、業務依頼や発注、請求、支払いといったバックオフィス業務が多数発生します。業務が煩雑化することで、請求処理の不備や契約の更新し忘れといったミスが頻発したり、管理業務の属人化が進んだりする恐れが。
そこで活躍するのがフリーランスマネジメントシステムです。フリーランスマネジメントシステムの主な導入メリットに、下記のようなものがあります。
また、おすすめのフリーランスマネジメントシステムをタイプごとにまとめると、以下のようになります。
記事後半で各システムを詳しく紹介していますので、「早くおすすめが知りたい」という方は、主なフリーランスマネジメントシステムからご覧ください。「もう少し概要を詳しく知りたい」という方は、そのまま読み進めてください。
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フリーランスマネジメントシステムの導入目的は、効率化させたい業務の対応範囲によって３つに大別できます。そして、導入目的が明確になれば、どんなシステムを選ぶべきかが見えてきます。
契約手続きや請求書発行における書類の作成や管理、承認フローの煩雑さが課題となっている場合は、成約・請求業務の効率化に特化したシステムがおすすめです。
たとえば、「フリーランスフォース」は、ワーカーのアカウント作成と同時に個人情報を取得し、企業側が収集・入力する手間をカット。取得した個人情報は注文書や請求書に反映できるため、外注管理に伴うペーパーワークを効率化できます。
プロジェクトごとのタスクや進捗の管理、パートナーごとに届く業務報告の管理を効率化したい場合には、各種進捗管理機能を搭載したシステムが適しています。
「フリーランスフォース」では、「稼働状況記録機能」「納品管理機能」を搭載。実働時間や作業内容などの共有に加えて、納品物の受け取りまで一括管理できます。各種機能をSlackと連携させて通知を受け取ることも可能。わざわざツールを立ち上げなくても、スムーズに進捗管理できます。
「Lansmart」は、請求書の提出状況を一覧化して月末にアラートを自動通知。請求書の回収漏れを防ぎます。更に、業務時間や数量を登録するだけで、業務報告書を自動作成できる便利な機能も。業務委託側の手間も削減できます。
契約中の外部パートナーが多く、「誰に発注すべきか」の判断や調整に時間がかかる場合には、人材の有効活用に役立つシステムがぴったりです。
外部パートナーの職歴や過去の成果物といったスキル、パートナーの稼働歴や実績、社内評価を記録する機能があれば、必要な人材を見つけたり、発注時の継続判断に活かしたり、契約内容の妥当性を確認したりといった使い方ができます。
「フリーランスフォース」は、契約状況を一覧化して「どの部署が、誰と、いつまで契約しているのか」をリアルタイムで把握可能。現在契約している人材で調整できるかを検討できるので、部署を跨いだリソース管理に役立ちます。
導入目的から自社に必要なシステムのタイプが判別できたら、これからご紹介する4つの比較ポイントを参考に、導入システムを絞り込んでみてください。
外部パートナーと様々な形式で契約を交わしている場合は、システム内で作成できる契約書のフォーマットの柔軟性をチェックしておきましょう。
たとえば、「Lansmart」なら、準委任、請負(納品型・成果型)のどちらにも対応可能。報酬形式も「時間」「数量」「月額固定」の3タイプをカバー。それぞれを組み合わせて請求書を作成することもできます。
違反リクスを最小化するためには、業務委託契約で遵守すべき法令に対応したシステムの導入を検討しましょう。
下請法に対応したシステムに「エクスチーム」、更に電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応したシステムに「フリーランスフォース」や「Lansmart」、「freee業務委託管理」など。
「フリーランスフォース」では、インボイス制度に準拠したフォーマットで請求書の発行・受け取りが可能。「freee業務委託管理」は、下請法に関わる五条書面を自動作成できるのが強みです。また、電子署名及び電子帳簿保存法の一部の要件であるタイムスタンプ機能を備えた「Meeepa」も。
料金体系はシステムによって異なり、稼働している契約数に応じて料金が変わるものや、契約するパートナーの数に応じて料金が変わるものなどがあります。1人のパートナーと繰り返し契約・発注する場合は、パートナー数に応じた料金設定のシステムのほうがコストを抑えられ、単発契約が多い場合は契約数に応じた料金設定のものがおすすめです。
たとえば「エクスチーム」は100アカウント単位で料金が決まるので、パートナーの増減にコストが左右されにくいというメリットがあります。また、「PROBASE」は稼働契約数にのみ料金がかかり、パートナーの登録数は無制限。その時々の仕事量に合わせて、人材をプールしておくことができます。
新たな外部パートナーや取引先の開拓をしたい場合には、外部への公募機能があるシステムがおすすめです。たとえば「Meeepa」のフレンド機能では、企業情報を公開することで新たなビジネスパートナーと取引ができるようになり、受発注の機会増加が見込めます。
契約・請求業務の効率化に強みを持つ、おすすめのフリーランスマネジメントシステムをご紹介します。
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（出所：フリーランスフォース公式Webサイト）
業務委託人材の個人情報や契約情報の一元管理はもちろん、稼働記録の管理、注文書の発行、納品・請求書の受け取りなども1つのサービスで管理できる クラウドサービス。アカウント作成時に個人情報を取得して一覧化するため、企業側が収集・管理する作業コストをカット。氏名や住所、口座情報をはじめ、法律に準拠する形でマイナンバー情報まで収集できる。取得した個人情報を反映して注文書や請求書を作成できるため、ペーパーワークの効率化もサポートする。
複数パートナーの契約情報の自動更新設定にも対応。Slackと連携して契約終了日・更新期日付近にアラート通知を受け取ることで、契約更新漏れ防止や部署を跨いだリソース管理に役立つ。
（出所：Lansmart公式Webサイト）
副業・フリーランスなどの業務委託管理に特化したクラウドサービス。発注書・業務報告書・請求書の作成・送信・承認まで対応し、「クラウドサイン」との連携で取引基本契約書の送信・承認も可能。契約条件は準委任・請負（納品型・成果型）、報酬形式は時間・数量・月額固定に柔軟に対応するほか、契約更新前のリマインドや更新のアラートによって、モレのない契約確認をサポートする。
また、請求書の提出状況を⼀覧化して未提出者を一目で把握する機能や、業務時間や数量を登録してワンクリックするだけで請求書・業務報告書を⾃動⽣成できる機能なども搭載。企業・業務委託双方の業務効率化を実現する。その他、クラウド会計システムや請求書回収システム、Slackなどとの連携で、業務フローの大幅な変更なしで導入できるのも魅力だ。
（出所：Meeepa公式Webサイト）
IT企業の購買に関する複雑な契約・受発注・請求・精算を効率化するクラウドサービス。見積依頼から精算まで一連の流れをペーパーレス化し、紙の回覧をなくすことで作業の効率化やスピードアップ、印紙・郵送コストの削減につながる。電子契約書にはタイムスタンプの付与ができ、電子帳簿保存法に対応している。
最大の特徴は、企業情報を公開することで新しいビジネスパートナーと取引ができるようになるフレンド機能。自社が求める人材を探すのに加えて、新規取引先の開拓にも役立つ。初期費用がかからないので、導入コストが抑えられるのも魅力。
進捗管理の効率化に強みを持つ、おすすめのフリーランスマネジメントシステムをご紹介します。
（出所：PROBASE公式Webサイト）
外部パートナーの業務報告書の検収や請求処理、人材評価などを一元管理できるサービス。業務報告や請求書のステータスをまとめて可視化できるほか、対応期限や契約更新をアラートで通知。確認やプッシュの手間を削減する。業務管理や請求処理の社内承認もワークフロー機能を使うことでスムーズに。
また、一度契約した外部パートナーはシステム内のリストに登録し、仕事への評価とともに管理・共有することができる。次回アサイン時の判断材料として活用することで、人材管理業務の効率化が進む。3契約までならすべての機能を無料で使えて、パートナーの登録数は無制限なので、稼働契約数が少ない場合は低コストでの運用が可能に。
スキルの有効活用・最適化に強みを持つ、おすすめのフリーランスマネジメントシステムをご紹介します。
（出所：freee業務委託管理公式Webサイト）
外部パートナーとの契約・発注・請求・支払を一元化できるクラウドサービス。受発注の紙情報のデジタル化や、CRMや会計ソフトなど外部のWebサービスとの連携、各種法令への対応など、業務効率化に役立つ機能が充実している。
契約中パートナーの一覧機能では、仕事の履歴（プロジェクト/タスク）や評価、所有スキルの入力もできるため、社内でナレッジ共有がスムーズに。加えて、パートナーのSNSアカウントやGitHubなどのプロフィール情報も登録できる。過去の仕事内容や書類の保存、パートナーのグルーピング、課税事業者番号の登録といった機能も。
（出所：エクスチーム公式Webサイト）
外部パートナーの管理に特化したプラットフォーム。業務委託契約に必要な発注・納品・請求をすべてオンラインで対応できるほか、法令対策による違反リスクの最小化、案件進捗のステータス管理など、パートナーとのスマートな取引を実現する機能が揃う。
また、パートナーの情報の可視化にも強みを持ち、スキルや評価、取引件数などを登録することができる。加えて、これまでの発注履歴や納品内容の確認もできるので、次回アサイン時の検討材料として役立つ。エージェント（仲介会社）を通してパートナーを紹介されるケースに対応したワークフローも用意。
働き方の多様化が進む中、外部パートナーとの業務委託契約を結ぶ企業も増えてきています。専門知識を持つパートナーに仕事を依頼することで、高品質な成果物を得られるというメリットがありますが、一方で、パートナーとのやり取りが煩雑になりがちという課題も。
契約から納品までの間に発生する様々な業務を一元管理で効率化し、タスクの進捗管理や人材管理にも活用できるのがフリーランスマネジメントシステム。
本記事で解説した3つの導入目的と4つの比較ポイントを参考に、自社に最適なシステムを探してみてください。外部パートナーのマネジメント業務を最適化することで、事業の拡大や業務品質の向上といった効果が見込めるはずです。
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