最終更新日:2024-05-02
取引先からFAXで送られてきた帳票をクラウド上で受信できるようにすることで、テレワーク環境を整えたいと考えている方へ。クラウド型FAXサービスのメリットや比較のポイント、おすすめサービスについてご紹介します。
クラウド型FAX受信サービスは、これまでFAX複合機などで受信してプリントアウトしていたFAXを、クラウド上でPDF形式にて受信することで、Web上やメール上で文書が確認できるようになるサービスです。インターネット回線を通じてFAXを送受信することから、「インターネットFAX」とも呼ばれています。
従来のFAXは紙で受信・確認するのが一般的ですが、その場合、複合機などのFAX機が必要になります。本当ならリモートワークできるはずなのに、FAXを受信するためだけにやむなく出社するケースも見受けられます。
クラウド型FAXサービスなら、FAX機がなくても受信できるため、出社の必要はありません。送受信作業をすべてPC上で完結できるため、FAX業務の改善や企業としてのペーパーレス化につながります。従業員のテレワークなどの多様な働き方の推進にも有用です。
FAXの受け取り業務効率化が最大のメリットです。席を立つ必要なく、PC上でFAXを送受信でき、受信したFAXの仕分け作業まで行えるようになります。また、受信したFAXへの捺印や別部署への転送など、付随業務が多い場合は、特に大きな効率化が見込めます。
インターネット環境とPCさえあれば、出先からでもFAX送受信ができるため、業務のスピードアップが見込めます。オフィスにいる人にFAXを確認してもらう手間を省けるのでレスポンスが早くなり、取引先などの送信者にとっても満足度向上につながるでしょう。
ペーパーレス化の促進によって、保管場所の確保や紛失リスクが不要に。中には、クラウド上に一定期間データを保管してくれるサービスも。既に電子データで保存している企業もの場合、紙で受信したFAXをスキャンしてデータ化する手間が省けます。
PC一つで受信・送信ができるため、自宅やコワーキングスペース、カフェなどの出先でもFAXのやり取りが可能に。コロナ禍におけるテレワークへの対応や、昨今掲げられている働き方改革推進の後押しになります。
次に、基幹業務とのやりとりでFAXを使う場合のメリットとして、こちらの2点が挙げられます。
OCRでの読み取りからデータ変換、基幹システムへの連携、入力まで、一連の作業を自動化することで、FAXで受け取った発注書や請求書などのデータを基幹システムに入力できるようになります。結果、転記作業が不要に。また、PDFへのデータ変換と適切なフォルダへの自動保管にも対応しており、整理の手間も省けます。
「帳票の量が多い」「帳票ごとに回線を持つ」といった場合には、受信する帳票の数に合わせて大量のFAX回線を持つ必要がありました。しかし、FAXサービスを利用すればFAX回線を一本化でき、コスト削減が望めます。
クラウド型FAX受信サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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従来のFAX送受信は、送信側のFAX機で原稿を一旦電気信号に変換し、電話回線を通して相手側へ送信します。そして、受信側のFAX機で電気信号を再変換して、紙で出力するという仕組みです。
一方、クラウド型FAX受信サービスでは、インターネット回線を通してやり取りを行います。送信側がFAX機で原稿を送ると、そのデータをクラウド事業者がPCで閲覧できるような状態に変換して、受信側に送信するという仕組みです。
DXが進む中、従来通りFAXを使い続けている現場もまだありますが、その点、クラウド型FAX受信サービスは、取引先に手間をかけることなく業務改善を行うことができるのがポイントです。
実際にサービスを導入する場合、どのようなポイントで選べばよいでしょうか。クラウド型FAX受信サービスの比較のポイントは3つ挙げられます。
FAX番号の変更が業務に支障を来たす場合は、番号をそのまま使えるサービスがおすすめです。たとえば、「FNX e-受信FAXサービス」は、専用アダプタに利用中のFAX回線、LAN回線を接続するだけで利用が可能。FAX番号を変えずに導入できて便利です。
一方、FAX回線をサービス提供業者が用意するタイプのサービスは、新しい番号に変えなければいけません。この場合、送信先の取引先に新しい番号を周知しなくてはなりませんので、連絡業務だけでも大変な手間になります。「連絡先が少ない」「周知徹底がスムーズにできる」など、番号の変更がさほどネックにならない場合の選択肢となります。
サービスによっては、FAX受信サービスを全社一斉に切り替え、導入する必要があります。その場合、ほとんどFAXを使わない部署では、不要なコストと負担が生じることに。導入が必要な部署が限られているならば、一部の拠点、部門だけでスモールスタートできるサービスが便利です。
FAXサーバーのために不具合対応、ソフトウェアアップデートやサーバーの管理にかかる負担を軽減するには、クラウド型のサービスがおすすめです。また、「FAXが送送れなかった・受信できなかった」といったトラブルに備えて、対応可能な時間帯やサポート範囲もしっかりと確認しておきましょう。
ここまでお伝えしたポイントを踏まえ、おすすめのFAXサービスをご紹介します。
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（出所：FNX e-受信FAXサービス公式Webサイト）
30年以上FAXサービスを提供しているネクスウェイが開発したクラウド型FAXサービス。導入実績は900拠点以上。専用アダプタを既存のFAX機につけるだけなので導入が簡単。FAX番号を変える必要なく、そのまま利用できる手軽さが同サービスならではの特徴。
受信したFAXをPDFデータとしてクラウドサーバーに管理されるので、いつでもWeb上で閲覧や送信が可能。FAX番号、受信日時などによって、フォルダへの自動仕分けも行ってくれる。コメントや画像の入力、スタンプ押印、定型文登録機能などを標準搭載。レ点チェックや二重線なども入力でき、現場の紙業務をWeb上で再現できる。FAX回線単位で導入ができるため、部署や事業所を限定したスモールスタートにも最適。
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（出所：03FAX公式Webサイト）
スマホアプリでFAXを送受信できるインターネットFAXサービス。アプリ通知やメールでFAX受信状況をオンタイムで把握でき、受信トレイのリスト上からすぐに受信内容を確認できる。受信データは最大200件までクラウドに保存可能。PDF・JPGいずれかの形式を選んでメール添付したり、iPhoneの場合はAirPrintで任意のプリンターで印刷したりできるため、外出先やリモート環境下でも社内への情報共有がスムーズだ。PCブラウザからも利用でき、FAXの送受信に加え、端末や明細、Web電話帳など各種設定の一元管理も可能だ。
固定電話番号ポータビリティ（LNP）による番号移転にも対応。事務所の移転・新設時も既存FAX番号の継続利用できるため、回線工事や契約、客先周知といった手間やコストを削減できるのがうれしい。
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（出所：isana公式Webサイト）
受注センター向けのシンプルさが売りのクラウド型FAXサービス。受信したFAXは、相手先番号や受信FAX番号、会社名などの振り分け条件を設定することで、自動振り分けも可能。クラウドOCRとの連携で、受信した文書を文字認識して、データとして格納することもできる。
また、自動返信機能を搭載しており、自動返信の設定を行うと指定の番号からFAXを受信した際に相手先へ自動で返信を行え、テキスト加筆やスタンプ押印されるように設定することも可能。今使っているFAX番号をそのまま引き継ぐことができ、複合機とも連携できる。
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（出所：BizFAX スマートキャスト公式Webサイト）
利用中のFAX端末やメール環境をそのまま活用してFAXをデータ化、送信にも受信にも強みのあるクラウド型FAXサービス。フリーダイヤル（0120）やナビダイヤル（0570）の番号宛にFAXを発信することで、FAXイメージが電子データに変換され、指定メールアドレスにて添付メールとしてFAXを受信することが可能。
基幹システムとの連携も得意で、大量受信も大量送信も対応。2分間隔で最大50回の自動送信で送達率もアップ。最大3,000宛先へ短時間で一斉送信できる。FAXの受信が集中しても、バッファリング機能で48ページまでサービス提供側にデータを蓄積してくれるので、受信が止まる懸念が少ない。発送結果通知でステータスがわかるので、漏れやエラーも防止できる。
（出所：MOVFAX公式Webサイト）
クラウド上でFAXの受信・送信ができるインターネットFAX。同社はFAX関連サービスで35,000社の導入実績を持つ。受信したFAXはブラウズ上で確認できる。受信したFAXにコメントやスタンプなどの画像を追加できる編集機能があることも特徴。月額基本料金は利用人数ごとに発生する。プレミアムプランなら管理者以外にサブIDを4つまで作成可能。用途に応じて受信FAXを分類・管理できるマイフォルダ作成機能、大量のFAX受信に対応したフォルダの自動振り分け機能もある。同社のFAX一斉同報サービスや帳票送信サービスと連携することで、より便利に活用可能。
（出所：eFax公式Webサイト）
世界46ヵ国、約1200万人のユーザーがいる世界最大級のインターネットFAXプロバイダー。メールへのファイル添付でFAXの送信ができ、PDF・word・jpgなど様々な形式のファイルに対応している。専用のスマホアプリやクラウドストレージとの連携によって、出先からでもFAXの送受信ができる。
全都道府県の市外局番をカバーしている業界唯一のサービスなので、所在地に左右されることなく使用可能。また、全国共通の050も選択できる。メールアドレスは最大5つ登録でき、社内の情報共有にも役立つ。
（出所：まいと～く Cloud公式Webサイト）
FAXの送受信をWebブラウザー上で一元管理できるクラウド型FAX送信サービス。ドラッグ＆ドロップでFAX原稿を取り込めたり、送受信したFAXの自動振り分けができたりと、メールソフトのように直感的に使える利便性が強み。受信FAXをプレビューしてテキストや画像を挿入できるため、納期回答や承認後返信といった業務の大幅な効率化に役立つ。
CSVファイル連携によって、複数の送信先へ異なる帳票を送るシステムを構築することも可能。その他、API連携やFAXの自動変換にも対応している。また、FAX送信前に管理者承認のフローを追加し、FAXの誤送信を事前に防ぐ「誤送信防止オプション」も便利。
（出所：どこでもMyFAX公式Webサイト）
FAX機とFAX回線が不要で、PCで送受信、携帯電話で受信できるFAX送受信サービス。契約後、「03」「050」「0120」「0800」から始まる番号を提供される中から選び、その番号宛に送信されたFAXがPDFに変換され、Web画面やeメールにて受信できる。
受信したFAX（PDFファイル）は1カ月間保管され、それ以上の保管を希望する場合は、PDFでの一括ダウンロードが必要。申込書受領日から約5営業日で使用開始できる。海外からの受信も可能。事前にグルーピングしておけば、20宛先までならFAX同報できる。
FAX送信にも対応しており、Word、Excel、PDFなどのファイルを添付するだけで送信することができる。
（出所：KDDI ペーパーレスFAXサービス 公式Webサイト）
クラウド上でのFAX受信や送信に対応したサービス。受信したFAXデータをGoogleドライブに自動的に格納することができるので、保管作業の負担が少なく、チームでの共有がしやすい。
また、PCからFAX送信することができるので、FAX機器がない環境にいても手軽にFAX送信が行える。専用アプリケーションでメッセージやFAXをPC上で簡単に管理できる。
2024年10月末でのサービス終了が発表されている。
クラウド型のFAXサービスを利用すると、「業務の効率化」「業務スピードの向上」「ペーパーレス化」や「テレワーク・働き方改革の推進」などが期待できます。特に、基幹システムと連携するケースにおいては、OCRなどとの組み合わせで大幅な自動化が見込めます。
FAXの比較検討に際しては、以下のポイントに留意してください。
（1）現在のFAX番号を変える必要があるか？
（2）一部導入からスタートできるか？
（3）運用管理の負担が少ないか？
クラウド型FAX受信サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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