最終更新日:2024-10-09
業務効率化で人手不足を解消したい保育園の運営者の方へ。管理や現場の業務負担を軽減する保育園システムや、連絡帳のように保護者とやり取りできる保育園アプリのメリットや機能、料金、比較ポイントをおすすめのサービスとともにご紹介します。
保育園システムとは、登降園管理やシフト管理、指導案の作成などをひとつのシステムで一元管理し、保育園の管理者や保育士の日々の業務を効率化できるツールです。
現在、保育の現場は慢性的な人手不足に加えて、記録作業や事務などの業務が増え、スタッフ一人ひとりの負担が増大しています。子どもの成長に向き合うことをモチベーションに働く保育士にとって、これらの業務負荷はストレスとなり、離職につながってしまうケースも少なくありません。
この課題を解決に導く業務支援ツールが、保育園システムです。園児や職員の入退室時間の記録、保護者への入退室通知、シフト管理、請求金額管理など、様々な記録や管理業務を自動化できます。紙に手書きで記録するアナログな手法から現場の職員を解放し、更には管理者の集計業務も楽にしてくれます。
保育園システムを導入することで、保育士は子どもと向き合う時間をこれまで以上に増やせるようになります。業務効率化や利便性の向上というのは、あくまで手段でしかありません。「保育の質の向上」にこそ、保育園システムの真価があるのです。
保育園システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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最近よく耳にするようになった「保育園アプリ」とは、PCが使えない状況でも利用できるように、保育園システムの同一サービス内でスマホ向けの専用アプリがリリースされているものをさします。
保護者向けや、保育園向けのアプリがあり、簡単な操作で利用できます。タイミングを気にすることなく短時間で連絡や管理ができるため、電話や口頭での連絡で起きやすい伝え漏れも最小限に減らすことができます。
また、保育園アプリを利用すれば、電話や連絡帳で伝えるべきか迷うようなことでも、保育士と保護者間で気軽にやり取りができるのもポイント。決められた時間までに対応しなければと焦る必要がなくなり、双方が気持ちに余裕がある状態で子どもたちと向き合うことができます。
保育園アプリによっては、連絡帳のようなメッセージのやり取りに加えて、写真や動画も一緒に記録できるものもあり、日々の保育を手に取るように近くに感じられる点も大きな魅力でしょう。
保育園システム・アプリの導入は、管理職・保育士・保護者など、保育に関わるすべての人にとって大きなメリットがあります。それぞれのメリットについて、詳しくご紹介します。
業務効率化や働き方改革の推進に役立ちます。園児のデータや納付金データ、保育士のシフトなど、従来は紙でファイリングしていた様々なデータをシステムに集約することで、管理業務を大幅に効率化できます。自治体へ提出する書類なども簡単に集計・作成でき、複雑な保育料も自動計算・請求が可能です。
また、業務が効率化することで保育士の残業時間・残業代の削減も期待できるため、労働環境の改善と同時にコスト削減も可能に。園の経営改善にも有効です。働き方改革の推進が進めば、従業員の定着率の向上（退職率の低減）や採用力の向上はもとより、労働力不足など様々な課題解決にもつながります。
圧倒的な業務効率化に尽きます。検温や排便等の記録、保育日誌の作成、指導要録や連絡帳への手書きなど、これまで子どものお昼寝の時間や保育終了後に時間を気にしながらまとめて行っていた事務作業を、スマホ・タブレットのアプリを使用することで隙間時間などに入力できる点は大きなメリットでしょう。よく使う基本的なデータは流用できるため、紙のように繰り返し記入する手間がからず、転記ミスも防げます。
そのほか、欠席・遅刻・早退、預かり時間の変更、予約管理やイベント参加の受付など、保護者とのやりとりもスマホアプリ上で完結。園の電話やPCを使う必要がないため、情報が行き違うこともありません。また保護者へのお便りも、アプリ上で一斉通知できるため、わざわざPCで書面を作り、印刷して、配布するといった手間もかかりません。
保護者向けアプリを利用することで、いつでも・どこでも情報をやりとりできるため、利便性の向上はもちろん、園とつながっているという安心感の醸成にもつながります。電話ではなくスマホアプリ経由で欠席・遅刻や保育時間の変更などの連絡、延長保育の予約などができるため、特に仕事などで園へ連絡できるタイミングが限られる保護者にとっては、メリットに感じてもらいやすいでしょう。
では、次に保育園システムの具体的な機能について、アプリとしての機能も含めて見ていきましょう。機能は主に「保育園の管理業務を効率化する機能」「保護者とのコミュニケーションを効率化する機能」「保育園のサービス向上につながる機能」の3つに分類できます。
園児の基本情報に加え、保護者との連絡履歴、健康状態や感染症チェックなども管理できます。スマホやタブレットからすぐにアプリに入力できるため、リアルタイムに情報を登録できます。紙に記入するよりスムーズで作業効率が上がります。
集計機能を利用して、園児ごとに作成する必要のある指導要録や、自治体への提出資料などの資料を簡単に作成できます。
ICカードやタッチパネル、バーコードなどをかざすだけで、間違いなく、かつスムーズに打刻できます。次世代バーコードと呼ばれる「カメレオンコード」なら、遠距離からでも複数人同時に読み取りができて便利です。
複雑な保育料を自動計算し、請求から口座振替データの作成・読み込みまで可能なので、納入確認の効率化を図れます。保護者への催促やお知らせは、アプリ経由で届けられるので架電の手間を省けます。
保育士のシフト作成や勤怠管理までワンストップで行えるサービスなら、勤怠管理システムを導入せずに、紙の管理から脱却できます。勤務状況や労働時間の正確な把握は、働き方改革にとっても重要です。
欠席・遅刻・早退・預かり時間の変更などの連絡をアプリ上で完結。電話対応の頻度が減り、現場で口頭やメモによる報告・連絡・相談をする必要がなくなります。共有ミスの防止につながります。
保護者向けアプリに、クラスや献立表などを配信できるため、配布や印刷の手間がなくなります。また、運動会などの行事の中止、災害時の緊急連絡、不審者情報なども最新の情報を速やかに一斉配信できます。
アプリ上で延長保育や預かり保育の予約やイベントの参加を受け付けられるため、管理の手間を省けます。
手書きだと時間と手間がかかる園児の成長記録や、日々の様子の写真や動画をアプリ上で公開できる機能を備えたシステムもあります。保護者に対して、安心感だけでなく、成長記録も手軽に閲覧できるという付加価値を提供できます。
園バスの車両に搭載されたGPS機能を利用して、保護者向けアプリにバスの位置・運行状況を表示できます。
撮影しただけで公開され、決済・印刷・発送まで代行してくれるサービスもあります。
保育園向け写真販売システムについては「保育園向け写真販売システム比較11選！タイプと選び方」をご覧ください。
一般的に、手持ちのPCやスマホ、タブレットがあれば初期費用をかけずに導入することが可能です。タブレットのレンタルをしているサービスもあります。
月額費用は、園の規模や利用する機能によって異なりますが、クラウドサービスの場合、5,000円～数万円程度が相場です。料金体系は、定額制のものや園児の人数に応じたプランを展開しているもののほか、基本料金は低価格に抑え、オプションで各種必要機能をつけるタイプなどがあります。
「保育所等におけるICT化推進補助金」や「園務改善のためのICT化支援事業補助」などを活用して導入できるサービスも多いので、申請に最適なプランの見積もりを提示してもらった上で検討すると良いでしょう。
料金を公開しているサービスの特徴と料金を一覧化しましたので、目安にしてください。
| サービス名 | 料金 | 特徴 |
|---|---|---|
| ルクミー | 月額5,000円 （カスタマイズプラン） |
クラス情報が一元管理できる「ルクミークラスボード」、写真販売システム「ルクミーフォト」など業務ごとの支援システムが充実。 |
| hugnote | 月額5,000円 （ライトコース） 初期費用30,000円 |
ICT業務支援、保護者とのコミュニケーション機能が豊富。hugsafetyやhugphoto、huglocationなど関連サービスも多数。 |
| 園支援システム+バスキャッチ | 月額9,000円/1施設～、 初期費用なし |
アプリでの連絡や、預かり保育・延長保育の予約・料金管理など基本機能が充実。位置情報のリアルタイム配信で、バス送迎の効率化も実現 |
| WEL-KIDS （ウェルキッズ） |
月額5,000円～、 初期費用なし |
延長保育の自動計算や報告書類に必要な集計機能などを備え、園の事務作業を効率化。職員の労務管理や保護者との連携も円滑にする。 |
| コドモン | 月額5,000円 （コドモンベーシック） 初期費用無料 |
運用に合わせて必要な機能だけを選べる。画面を見せるだけでOKのペーパーレスな監査対応。 |
| キッズプラス | 月額3,000円（税込）～ ※30名まで 初期費用無料 |
最先端技術カメレオンコードを使った登降園の管理。音声入力による簡単書類作成。 |
なかには、「はいチーズ！システム」のように、初期費用・月額無料で、全30以上の機能を使えるサービスもあります。
そのほか、「キッズプラス」は、園児台帳とお知らせ配信は月額税込3,000円（定員30名まで）の基本料金で利用でき、必要に応じて、登降園管理や請求管理機能などのオプションを追加できるため、無駄なくシステム導入が可能。スモールスタートにもおすすめです。
「ルクミー」や「コドモン」は、基本料金月額5,000円内で連絡帳や写真管理・販売など、利用できる機能が充実。職員数の制限もなく、日々の保育をサポートする便利機能をしっかり利用できます。
保育園システムと一口に言っても、できることには差があります。大きく分けると、「汎用的に利用できるタイプ」と「特定の業務に強みをもつタイプ」に分けられます。「どんな業務を効率化したいか」「どんな課題を解決したいか」を考えて園に合った方を選ぶようにしましょう。
上記した「保育園の管理業務を効率化する機能」「保護者とのコミュニケーションを効率化する機能」「保育園のサービス向上につながる機能」など、何十もの豊富な機能を搭載しており、定額でそれらすべて、もしくは一定規模を利用することのできるタイプです。現状の課題だけでなく、「将来的なことも考えて対策しておきたい」といった場合におすすめです。
保育園業務の中でも、写真の管理・販売、午睡チェック、園バス位置情報の共有など、特定の業務に特化して対応したタイプです。別途、汎用的なタイプの中にもプランを絞り込んで利用できるものもあるので、園内業務や保護者連絡の中で機能を絞って利用したい場合は、そちらも検討してみましょう。
具体的な保育園システムの導入を検討するにあたって、サービスを比較する際のポイントは以下の4つです。
動きが多い保育業務において、保育士がちょっとした隙間時間に作業するためには、PCを利用するよりもスマホで操作できた方が便利です。また、保護者向けアプリも手軽さが重要。ログイン手続きなどがややこしいサービスだと、利用すること自体が保護者の負担になったしまうケースも考えられます。また、「大事なお知らせに目を通してくれたのかわからない」など、保育園側でも導入メリットを感じられない可能性が高いでしょう。保育士や保護者にとって使い勝手の良いシステムかどうか、しっかり確認しましょう。
スマホやタブレットで、日常的な記録や管理業務のほとんどに対応できるアプリが理想的です。入力や閲覧だけでなく、印刷もアプリからできると、わざわざPCを利用する必要がないので、細かな工数の無駄を省けます。
また、園児情報の管理や保護者とのコミュニケーション支援に関する機能のみならず、運営や事務作業にも有用なシステムかどうかの確認もしておきましょう。たとえば、簡単な集計機能があっても、該当の自治体への提出書類の必要項目を満たしていなければ使えません。機能数の多さではなく、目的の達成につながる機能の有無をチェックしておきましょう。
個人情報を管理することから、セキュリティ対策がしっかりとした保育園システムを選ぶようにしましょう。「役職ごとのアクセス権限の設定」「操作ログ情報の取得・管理」「データ通信の暗号化」「IPアドレス等のアクセス制限」「外部監査機関による審査」などがそろっていると安心です。
保護者に保育園システムの導入に関してセキュリティ面の問い合わせを受けた場合も、ただ「安心です」ではなく、「〇〇と〇〇の対策が取られているので安心できるサービスです」と言い切れた方が理解を得やすいでしょう。
保育園システムの導入にあたって、国や自治体から補助金が出るケースもあります。対応の詳細は各都道府県に確認が必要ですが、実際の補助金の申請や各種提出書類の準備などはサービスの担当者が手伝ってくれることもあるため、まずは問い合わせてみましょう。
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（出所：はいチーズ!システム公式Webサイト）
保育園を50施設運営する会社と共同開発した無料のICTシステム。専任のカメラマンによる行事や日常保育の撮影、写真販売業務をサポートするサービス「はいチーズ！フォト」と併用することで、無償提供を実現している。現場や管理者目線でこだわった使い勝手の良さが魅力。登降園管理、保護者連絡、各種書類作成、午睡チェックのほか、保育士の勤怠管理やシフト作成、保育日誌作成など、全30以上の機能を初期費用・月額費用なしで利用可能。補助金実施がない自治体でもすぐに始められる。電話とメールによる導入・運用支援の無料サポートがあり、初めて保育園システムを導入する現場でも安心だ。
（出所：LeySerKids公式Webサイト）
PC・スマホで使える保育園・幼稚園・こども園向け園務効率化クラウドサービス。アプリには、先生用と保護者用があり、共に豊富な機能がそろう。先生向けアプリは、作成したフォルダに資料をアップロードするだけで一括管理できる機能「資料Box」を搭載。必要な資料を探しやすく、先生同士の情報共有にも役立つ。保護者向けアプリは、欠席や遅刻、園バス利用の連絡、園からのお知らせなどが受信でき、園とのやりとりもスムーズに。送迎バスの運行状況も共有できる。
行事管理や幼児教育・保育の無償化に対応した給付申請管理、SNSを使った園児募集など、運営業務の支援する機能も充実。有料オプションを利用すれば、納付金管理や動画機能を強化した「動画チャンネルPro」も利用できる。「園務改善のためのICT化支援」補助金対応。
（出所：ルクミー公式Webサイト）
保育園・幼稚園・こども園向け総合ICT/研修サービス。写真活用や健康見守り、送迎バス位置情報のお知らせ、シフト・請求管理など、保育現場の煩雑な事務作業や記録管理の負担を軽減する機能が充実。保育中の連絡・確認・転記の手間を削減する連絡帳・保護者連絡アプリ「ルクミー連絡帳」や、写真ドキュメンテーション作成サービス「ルクミードキュメンテーション」なども利便性が高い。
監査対応や管理職の負担軽減につながる機能も豊富。iPadやWi-Fiなど必要機器の有償レンタルを行っているので、事前の用意も不要。「保育所等におけるICT化推進補助金」や各種補助金・助成金にも対応。
（出所：きっずノート公式Webサイト）
全国私立保育園連盟推奨の連絡アプリ。園と保護者のあらゆる連絡をアプリに集約。連絡帳や緊急連絡、お知らせのほか、アルバム、カレンダー、本日の食事、投薬依頼書、お迎え時間届、出席簿といった、豊富な機能の中から、必要な機能だけをカスタマイズして利用することができる。動画や写真、書類の添付が容易な点も特長で、対面でしかできなかった細やかな連絡も可能。「自動翻訳」機能があるので、外国語を使う保護者や先生とも円滑にやり取りできる。アプリを通じ、いつでもどこからでも保護者とコミュニケーションが取れるため、園外でも保護者と連絡が取りやすくなり、先生の在宅ワーク実現や災害時にも役立つ。
（出所：hugnote公式Webサイト）
学研が提供する保育ICTサービス。連絡帳やスケジュール、お知らせなどをデジタル化し、出欠連絡やお迎え変更、プッシュ通知による一斉連絡など、スマホアプリを通じて、園と保護者のコミュニケーションをスムーズにする。
園業務支援機能も豊富に搭載。氏名や生年月日などの基本情報や健康状態、料金設定、登降園記録など、あらゆる「こどもの情報」をクラウド上で一元管理し、各機能に連携可能。計画書や日誌に反映して記入・転記の手間を省き、業務を効率化する。料金を自動計算し、請求書や全銀書式、領収書をExcelデータとして出力することも可能。延長保育料、給食費、新学期用品代など、様々な請求管理もスマート化できる。
そのほか、写真の閲覧・販売ができる「hugphoto」や、リアルタイムで送迎バスの位置情報が見える化できる「huglocation」など、ユニークな関連サービスも用意されている。
（出所：園支援システム+バスキャッチ公式Webサイト）
全国2,400以上の施設で導入されている、幅広い園業務を支援するICTシステム。アプリ・携帯サイトからの欠席・遅刻・バス不要連絡や、園児・保護者の情報集約、職員の勤怠管理など、豊富な基本機能を搭載。多様な園の預かり保育・延長保育の料金に対応した予約・計算機能もあり、監査・行政書類に関連した各種集計も可能。更に、正確な送迎バスの位置情報・到着目安の配信や、PC操作が苦手でも簡単に路線作成ができるソフトも展開。管理業務を大幅に効率化する。
その他、午睡チェックやICタグを利用した登降園サービスなど、オプションや外部連携機能も充実。園スタッフ・保護者双方の負担軽減はもちろん、コミュニケーション強化にも役立つ。
（出所：WEL-KIDS公式Webサイト）
園の事務作業を徹底的に効率化し、より働きやすい環境づくりを支援するICTシステム。10年以上の運営実績を持ち、5年以上の継続率は9割を超える。先生たちの声を聞きながら機能を随時ブラッシュアップ。保育の質向上にも貢献する。
手間のかかる自治体への報告書類に必要な集計作業や、延長保育料金の計算を自動化。保育料の口座振替にも対応している。また、職員の勤怠記録はタッチパネルにタッチするだけで勤務表へ自動で反映し、休暇・残業の申請もシステム上で一元管理。ヒヤリハットなど、掲示板機能で情報共有することで職員間の連携も強化する。
欠席や遅刻、延長保育などの申請や、連絡帳のやり取りなどはスマホで完結。更に、園でのひとコマをブログで紹介したり、献立表や給食の写真を公開したりできる、欠席保護者専用のWebサイトの提供など、保護者との円滑なやり取りもサポートする。
（出所：コドモン公式Webサイト）
47全都道府県の18,000以上の施設で利用されている保育・教育施設向けの業務支援ツール。先生がやりがいを持って長く働ける職場環境づくりを目指し、現場目線でサービスを提供。保育園だけでなく、幼稚園や学童、小学校、中学校、塾などで幅広く利用されている。施設の運用状況に合わせて、必要な機能のみをカスタマイズして利用できるため、無駄がなく、機能追加もスムーズ。基本機能のほか、健康チェックや給食・献立管理、園児・職員募集など、オリジナル機能も充実している。
保護者アプリは英語とポルトガル語にも対応しており、保護者側で切り替えが可能。インターナショナルスクールや外国人の保護者でも利用しやすい。「デジタル田園都市国家構想交付金」「保育所等におけるICT化推進補助金」のほか、各種補助金対応している。
（出所：Child Care System公式Webサイト）
直営84施設の保育現場の声から生まれたクラウド型保育園システム。園児数に基づき、必要な保育士の人数を自動で計算し、15分単位で自動作成できる、特許取得済みのシフト作成機能に強み。保育士の出退勤管理や園児ごとの登降園集計も自動で行えるため、事務作業にかかる時間とコストの削減が見込める。
保育園運営に必要な書類を作成・管理できるほか、保護者との連絡ツールや保育料請求機能、ヒヤリハット・避難訓練報告書など、120以上の豊富な機能で保育園の円滑な運用をサポートする。直営園の園長と技術部門が会議を重ね、現場からの声をヒアリングして機能改善を行っている点も心強い。
（出所：キッズプラス公式Webサイト）
施設管理者用システム、登降園管理アプリ、保護者アプリの３つから構成されたクラウド型保育園システム。登降園の管理や、請求管理などの集計作業、保護者からの欠席・遅刻の連絡やお知らせ配信、連絡帳など、施設内外の幅広い事務作業を効率化できる。タブレットでの音声入力にも対応している。
低価格で、再発行が簡単な次世代バーコード「カメレオンコード」を読み取るだけで登降園記録できるのが特長。兄弟のいる家庭でも、複数の園児分を遠隔から同時に打刻できるのも便利。自動検温器（AI検温パスポート）と連携すれば、検温結果を自動でシステムに取り込むこともできる。「保育所におけるICT化推進事業」や「職場意識改善助成金」ほか、各種補助金対応。
（出所：SERVE 園-SiEN公式Webサイト）
30年以上の支援・1,200以上の導入実績を持つ園児管理・登降園管理・請求管理のためのクラウドサービス。出入口にセットした電気錠との連動により、リアルタイムでの入園セキュリティ管理と打刻記録を一度に実現可能。打刻もれも防止する。
横浜市の認可保育園の50％以上で利用されており、「横浜市給付費請求システム連係」によって、登降園管理機能から延長利用時間や延長保育料を取り込むことが可能。給付費の電子請求をより効率的に行える。複数市町村の延長保育関連の報告書様式も実装。口座振替による請求で、負担になりやすい現金によるやり取りを最小限にできるのも魅力だ。
（出所：キッズビュー公式Webサイト）
紙ベースで行っていた集計・書類作成などの事務作業や保護者との連絡といった業務を効率良く行える保育ICTシステム。指導計画や園児管理、発達チェック（5段階/3段階）といった保育現場をサポートする機能から、延長保育・預かり保育の予約ができる保護者向けアプリや連絡帳まで、便利な機能を標準搭載。登降園はQRコードとタッチ式でスムーズに管理できる。園児の成長記録や身体測定記録など個人記録も一元管理でき、要録作成も簡単に行える。
画面に並んだメニューアイコンをクリック（タッチ）するだけの簡単操作なので、PCが苦手な人でもスマホ感覚でシンプルに使える。最新のクラウド型サービスでセキュリティも安心。電話サポートや現地研修など、導入後もきめ細かくサポートする。
広範な業務に対応することはできないものの、写真の管理・販売、園バス位置情報の共有、午睡チェックなど、園内業務の中で特定に業務について課題を感じている場合におすすめのタイプです。
詳細を知りたい方は以下のような記事を参照してください。
「保育園向け写真販売システム比較11選！タイプと選び方」
「午睡チェックサービス比較10選！4つのタイプ別にわかりやすく紹介」
保育の現場では、園長や保育士が、登降園管理や保護者との連絡帳の手書き記入・転記など、手間がかかる事務作業に多くの時間を取られてしまい、気持ちにゆとりがある状態で子どもと向き合えない課題を抱えていることもあります。
保育園システム・アプリを導入すれば、スマホやタブレット端末を使って隙間時間を使って短時間で記録できるようになったり、保育料の計算や請求、自治体への書類作成・提出も簡単になったりするメリットが期待できます。
記事で紹介した以下の4つのポイントを踏まえて、施設の状況に合ったものを選ぶとよいでしょう。
保育園システム・アプリの導入で、事務作業のペーパーレス化が実現でき、園長や保育士は、園児の情報共有や保護者とのやり取りがスムーズにできるようになります。施設の現状に満足できていない場合は、本記事で紹介したポイントを比較しながら、保育園システム・アプリの導入を検討してみてください。
保育園システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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グループ会社
無料のICTシステム！初期費用・月額利用料は0円。登降園管理や保育士の勤怠管理など、事務作業時間を削減できるので、子どもと向き合う時間が増えます。業務削減効果の...
メシウス株式会社
幼稚園・こども園で働く先生の様々な業務を効率化する園務効率化クラウドサービスです。出欠管理、保育日誌、指導要録などの作成や、保護者とのアプリを通じた欠席連絡、お...
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パソコンやスマートフォンを活用した、園・施設と家庭をつなぐ業務支援プラットフォーム。リアルタイムな保護者とのコミュニケーションや業務効率化を支援します。...
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幼稚園・保育園・認定こども園業務をトータルサポートするICTシステム。園バス運行情報をはじめ、園児や保護者情報を一元管理。業務効率化や保護者の利便性向上を実現し...
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園の事務作業を徹底的に効率化するICTシステム。職員の事務負荷軽減だけではなく、保護者とのコミュニケーションの活性化にも貢献します。現場の声を反映し続けており、...
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