最終更新日:2024-11-05
求職者情報や求人案件、対応ステータスなどの管理を効率化したいと考えている方へ。従来のExcel管理よりも業務効率化が見込める、人材紹介システムの機能や特徴、比較ポイントとともに、無料で使えるものもあわせておすすめのシステムを紹介します。
人材紹介システムとは、人材紹介会社や転職エージェント向けの業務支援システムです。
企業と求職者のニーズをマッチングさせる機能や、求職者の情報をデータベースで管理する機能、選考状況の進捗管理機能など、業務効率化に役立つ機能が多数そろいます。
「管理業務に時間と手間がかかりすぎる」「どれが最新データなのかわからない」「業務の属人化が進み、ブラックボックス化している」など、従来のExcel管理には様々な課題が散在していました。しかし、人材紹介システムの導入によって、これらの課題の解決が期待できるでしょう。
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人材紹介システムには、求人案件や求職者情報の管理といった従来の業務の効率化だけでなく、売上管理や請求書発行といった業務にも対応するものも。主な機能や特徴を紹介します。
各種求人媒体からエントリーした求職者の情報を一括で取り込み、求職者のプロフィールはもちろん、レジュメやステータスなども一括で管理できます。また、登録された求職者の中から条件を指定して検索をかけたり、担当者を振り分けたりすることも可能。複数の求人媒体から同じ求職者がエントリーしていた場合は、重複チェック機能を使って解消できます。
登録された求職者や企業担当者へのメール一括送信機能や、推薦状を作成する機能なども搭載。案件紹介の効率化も見込めます。
企業の公開する求人情報を管理する機能。新着・更新・クローズといった求人情報のステータスを把握したり、企業名・ポジション名・最低年収などの項目から求人情報を検索したりすることで、求人情報を効率的に活用できます。
管理する求人情報から求人票を生成する機能を搭載していれば、求職者への求人情報の共有や、取引先企業に対する推薦業務などもスムーズに行えます。
「ジョブミル」では、複数の採用管理サイトの求人情報の自動集約が可能。システムを横断した求人情報の一括検索に対応し、業務効率化に役立ちます。
求職者の情報をもとにマッチする求人案件や、求人案件にマッチする求職者を検索できる機能。「PORTERS Agent」のように、複数の検索条件を事前に設定し、効率的なマッチングを実現する「オートマッチング機能」を搭載したシステムも。
求職者・求人案件それぞれのマッチング検索結果を保存して、いつでも確認が行えるようにする登録機能も便利です。
メールテンプレートの作成、対象者への一括送信、複数の求人の一括打診といった機能は、求職者との連絡業務を効率化するのに役立ちます。メール連絡にかかる時間が課題になっている現場におすすめです。
「MatchinGood紹介」のようにSMSやLINEから求職者に連絡できるシステムも、連絡業務の工数削減に貢献。どちらも開封率が高いツールなので、メッセージの見落としの防止、コミュニケーションの活発化といった効果が見込めます。
応募～面談・面接までの選考プロセスを、自社で設定したフローにあわせて管理できる機能です。進捗状況に加えて、日々のメールや電話の履歴を詳細に残せるので、求職者個人のニーズを把握するのにも役立ちます。
また、「MatchinGood紹介」のマイページ機能では、自分が担当している求職者・求人案件の進捗状況が一覧表示されるので、対応漏れの防止も期待できるでしょう。
年収・料率・その他手数料の入力によって売上金額を自動計算する機能や、「Vincere」のように蓄積されたデータから売上予測を立てる機能を備えたシステムも。進捗状況を都度把握することで、軌道修正や更なる売上拡大に向けた施策の実行に役立ちます。
登録された売上データに基づいて、ワンクリックで請求書を作成する機能。会社名や請求金額、求職者の名前が自動反映されるので、手入力の手間なく請求書が発行できます。自社独自の請求書フォーマットを登録することも可能です。
導入システムを検討する際に留意したい、比較ポイントについて解説します。
マッチング精度を高めたり、求職者との調整をスムーズにしたりする機能が搭載されていると、獲得案件数が増えて売上向上につながります。
たとえば、「PORTERS Agent」のオートマッチング機能を活用したことで、マッチング数が3倍に増え、リードタイムの短縮にも役立ったという事例が。加えて、新人でも精度の高いマッチングが可能となるので、社内の人材活用も期待できるように。
また、「LaS」のダッシュボード機能では、組織・チーム・個人での実績と目標達成度を可視化。蓄積したデータをもとに状況をリアルタイムで分析し、早期に課題を発見・行動することで、売上向上が目指せます。
業務フローは事業者ごとに異なります。そのため、自社業務にあわせた項目のカスタマイズが行えると、システムが使いやすく、更なる業務効率化が見込めるでしょう。
「PORTERS Agent」は自由度の高いカスタマイズ性を備えており、入力画面の項目や各画面で表示される項目、検索項目、アクションメニューなど、ほぼすべての情報のカスタマイズに対応。ボタンでの選択やドラッグ＆ドロップといった感覚的な操作でカスタマイズできるのも特徴です。
また、「MatchinGood紹介」も、管理項目や進捗プロセス、契約書といった帳票をカスタマイズすることで、使いやすいシステム環境の構築を実現します。
求人媒体からの応募者に加えて自社Webサイトからも求職者を獲得できれば、集客強化につながるため、連携機能の有無を確認しておくとよいでしょう。
「PORTERS Agent」では、自社WebサイトとのAPI連携・アプリ連携が可能。応募者は自社Webサイトのマイページから求人情報にアクセスしたり、選考状況を確認したりできるので、顧客満足度の向上も見込めるように。更に、API連携を含めた自社Webサイトの制作やデザインに対応するパートナー企業の紹介サービスも用意しています。
おすすめの人材紹介システムを紹介します。
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（出所：MatchinGood紹介公式Webサイト）
人材業界出身のデザイナーが、現場の使いやすさ重視で設計したクラウド型の人材業界向け業務基幹システム。高度なマッチング機能、応募・案件の進捗・KPIの自動管理・集計、帳票類のワンクリック作成など、便利な機能を豊富に搭載。そのほか、外国人登録者なら滞在資格、医療・介護業界なら地図マッチング、IT技術者ならスキル資格というように、業界・業種に応じて管理項目・進捗プロセスを柔軟にカスタマイズすることも可能。
人材紹介以外にも、人材派遣の求人・求職者情報も同一システム上で管理できる。紹介・派遣の両方に取り組んでおり、二重管理の手間を省きたい場合にもおすすめ。スタートアップから大手企業まで1,300社以上で利用実績あり。
（出所：PORTERS Agent公式Webサイト）
2,000社以上での導入実績を持つ、人材紹介特化型のマッチングシステム。人材紹介業務のノウハウが凝縮されており、生産性の向上や業務効率化、事業拡大など様々なメリットが期待できる。
求人案件・求職者、プロセス管理のための機能はもちろん、マッチング機能も充実。効率的かつ高精度のオートマッチングを実現する機能や、「自宅から●分以内」の求人や「勤務地から●分以内」の求職者を検索する地図マッチングも。求職者情報のすべてのテキストから検索するフリーワード検索や、リソースごとによく使う検索条件を保存するオリジナル検索など、パワフルな検索機能も強みだ。加えて、カスタマイズ機能も簡単かつ自由自在に行える。
20以上の求人媒体との連携、自社Webサイトや社内システムとのAPI連携など、外部連携機能も豊富にそろう。
（出所：LaS公式Webサイト）
シンプルな画面設計で、誰でも直感的に使いやすい人材紹介システム。求人情報・求職者の管理からKPI分析まで一気通貫で対応。各項目は自社の運用にあわせて自由にカスタマイズできる。人材紹介会社である同社が自らの経験をもとに開発しているため、必要な機能がそろう。外部連携にも強みがあり、求人情報の自社サイトとの連携はもちろん、Googleカレンダーに選考状況を即時に反映したり、SlackやChatworkで更新内容をリアルタイムに通知したりと、情報共有もスムーズ。また、ダッシュボード機能では組織・チーム・個人の目標達成状況を素早く可視化。業績向上に向けた早期対応を支援する。
（出所：ジョブミル公式Webサイト）
複数の採用管理システムに散らばる求人情報を一元化する求人管理システム。国内の主要な10以上の採用管理システム（ATS）に対応し、日次で最新の求人情報を自動集約。求職者にマッチする求人を漏れなく・迅速に見つけられるように。自社の保有求人で不足がある場合には、同社が開発した採用管理システム「HERP Hire」を利用する企業の求人提案が行えるため、応募承諾の向上や求職者との信頼関係の構築につなげられる。
求職者向けの求人Webページも1クリックで発行し、文面のカスタマイズもそのままできるため、よりスピーディーな求職者への求人紹介に寄与。更に、Chromeの拡張機能を追加することで、ATSでの推薦時に求職者情報を自動で入力。業務の効率化に貢献する。
機能に制限はあるものの、立ち上げ時や1人で運営している事業者に適した、月額料金無料のフリープランも用意している。
（出所：CAREER PLUS公式Webサイト）
求職者管理から業務の自動化までを推進する人材紹介システム。求職者・求人案件の管理や求人企業の一元管理、マッチングなど、人材紹介ビジネスに必要な機能を搭載している。
担当者ごとの営業活動を集計・分析する機能が充実しているのが特徴で、1カ月間の面談・推薦・面接通過・内定・成約などの進捗件数が確認できるように。また、Web媒体ごとの月間進捗（効果測定）も確認可能なため、各媒体の費用対効果を正確に把握するのに役立つ。
自社Webサイトからのエントリーに対応する「Webエントリープラス」や、求職者とSMSやLINEでやり取りできる「SMSプラス」「LINEプラス」など、オプション機能が充実しており、ワンランク上の人材ビジネス展開を支援する。
（出所：プレースメントナビ公式Webサイト）
初心者でも簡単に使いこなせるシンプル操作が特徴の人材紹介管理システム。各人材の業務実績や所持資格、特技、希望期間、希望勤務地、就業条件などを登録し、クライアントの要望にあった人材をスムーズに選定・紹介することができる。
人材やクライアントの管理から進捗確認、請求まで、人材紹介事業に関わるフローをシステム上で一元管理。更に、管理簿や報告書、請求書といった各種帳票の作成・出力まで行えるので、人材管理の先の業務も効率化する。
同社提供の「StaffNavigator」を併用すれば、人材派遣業と人材紹介業の複合事業に対応し、2つの業務を1つのシステムに統合して一括運用可能だ。
（出所：Vincere公式Webサイト）
シンガポール発、全世界で20,000人以上に利用されている人材紹介・派遣システム。顧客・採用管理をはじめ、効率的なマッチングに寄与するAIを活用したオートマッチング機能や詳細検索機能、ワンクリックで複数の候補者にアプローチする機能など、人材紹介の基本業務をカバーする「VINCEREコア」を備えている。
必要なデータはダッシュボードで一元管理。AIによる目標達成までのアドバイスのほか、最新の売上情報の確認、システム内の情報をベースにした売上予測の自動分析・表示も可能だ。組織・個人単位での数値も把握できるため、状況に応じたパフォーマンスの向上につなげられ、チームの強化にも役立つ。
スマホアプリも用意しており、移動中や外出先でのスピーディーな進捗管理にも貢献する。
（出所：AcseoDB公式Webサイト）
企業データベースや求人データベース、求職者データベースなどをシステム上で一括管理するクラウド型の人材紹介システム。低コストでデータベースが管理できるのはもちろん、求職者の資料の保管、指定のWebサイトへのオンライン登録や、求人情報の掲載といった機能を備えている。求職者やスカウト対象者に対して、ワンクリックでマッチング検索が行えるため、業務効率化および売上向上といった効果が見込める。
複数の事業所でも求人・求職者データを共有でき、多拠点を持つ事業者におすすめ。事業者ごとの報告書作成も可能だ。
売上や見込み管理、請求書発行といった、人材紹介に関わる業務をより効率化する機能は搭載していないものの、基本的な機能を無料で利用できる人材紹介システムを紹介します。
（出所：JoBins公式Webサイト）
求人データベースや管理システムを無料で利用できる、エージェント連携プラットフォーム。推薦した候補者の選考進捗を管理する機能を備え、日程調整や結果確認も手軽に行えるように。企業や求人提供者とのチャットでのやり取りや、ステータスごとの検索・フィルタリングにも対応。CA・RAそれぞれの業務を管理できる。
候補者の情報もシステムで一元管理。履歴書や職務経歴書といったデータの保存も無制限にでき、情報の自動入力機能も用意している。自社が保有する求人情報・企業情報の管理機能もそろい、CSVでの情報の一括登録のほか、項目のカスタマイズやAIによる最適な項目の自動選定も可能に。まずは、基本的な機能をおさえたシステムの導入を検討している場合に適している。
Excelを使ったアナログな管理業務から脱却して、事業の成長を支援する人材紹介システムを紹介しました。
人材紹介ビジネスでは、求人案件や求職者の管理をはじめ、求職者と連絡を取り合ったり、更には成約後の請求書を発行したりといった、様々な事務作業が欠かせません。これらの業務を効率化しない限り、顧客満足度の向上や事業拡大は見込めないといえるでしょう。
以下のポイントに沿って比較すると、自社にあった人材紹介システムを選びやすくなります。
人材紹介において必要な業務支援をおさえた、無料のシステムも紹介しています。本記事を参考に、人材紹介システムの導入を検討してみてください。
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