最終更新日:2024-10-08
社員のスキル管理業務の効率化を図り、組織全体のパフォーマンスを向上させたいとお考えの方へ。Excelでの管理に比べたスキル管理システムのメリットや導入効果、タイプ別のおすすめのシステムについて解説します。
スキル管理システムとは、従業員の資格や技術、能力といったスキルを可視化して、社内全体で共有できるようにするシステムのこと。主な機能として、下記のようなものがあります。
中でも、タレントマネジメントに対応しているシステムは、人事に関する豊富な機能を搭載しており、人事評価や人材育成、採用など、人材管理全般の幅広い業務に活用できます。
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スキル管理システムを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。主なメリットを5つご紹介します。
従業員数が少なければ、Excelやスプレッドシートでも管理できるかもしれませんが、アンケートシートを共有して回収、更新といった作業は手間がかかって非効率的です。資格やスキルの表記が統一されていないと、検索・集約する際に検出されないものがでてくる恐れも。
しかし、スキル管理システムを使えば、資格やスキルに加えて、経歴や適正、人事評価などのあらゆるデータをワンクリックで確認できます。検索機能もパワフルなので、探している資格・スキルを持っている従業員をすぐに見つけられます。
また、スマホから手軽に回答できるため、現場に負担をかけずにアンケート収集できる点もメリット。工数をかけずにデータ収集率を高められます。
プロジェクトチームを組成する際に、必要な資格・スキルを持っている従業員をアサインしたり、組織内のバランスに留意しながら組織改編を行ったりといった、人材配置の最適化が可能に。Excelよりも広い範囲から漏れなく検索できるので、能力のある従業員を見落とさず、適切な案件に抜擢するのにも役立ちます。複数の検索軸による人材データソートにより、必要な対象者のリスト化もスピーディーに行えます。
人材配置においても、顔写真付きアイコンをドラッグ&ドロップで動かしながら、簡単に配置シミュレーションが行えて便利です。
機密性の問題から、人材情報は公開範囲が限定されがちです。人事や経営層は社内の人材情報を幅広く閲覧できるものの、部門長やマネージャーには限定的な情報しか公開できないため、せっかくの人材情報がうまく活用されないというケースが。必要に応じて、該当するExcelファイルを渡すという方法もありますが、使い勝手が悪い上にセキュリティ面での不安もあるでしょう。
スキル管理システムなら閲覧範囲を柔軟に設定できるので、必要な情報をスムーズかつ安全に共有でき、人材情報の活用が進みます。
従業員の能力・スキル情報が一元管理できるので、「今後はこのスキルを伸ばしてもらおう」「こういうキャリアを歩んでほしい」といった人材育成・研修計画に活用できます。上司・部下間の面談でスキル情報を見ながら話し合えるので、今後の方針を決めたり、強化ポイントを指導したりといったことが容易になるでしょう。
また、タレントマネジメント型のシステムには、eラーニングと連携できるものも。たとえば、「タレントパレット」は登録したeラーニングのコンテンツのなかから、コンテンツをおすすめして学習を促進する機能が搭載されています。「SmartHRタレントマネジメント」では、学習管理機能で動画やPDFを研修コンテンツとして配信が可能。受講状況もまとめて管理できるため、育成施策の展開もスムーズです。
品質マネジメントシステムの国際規格であるISO9001のスキルマップ（力量表）や顧客監査に対応するための、管理業務を効率化することもできます。
スキルマップでは、従業員の力量（業務に必要な資格、知識、経験など）を洗い出して、不足している場合には教育・訓練を行い、その内容を記録する必要があります。しかし、作成や更新に時間がかかるため、形骸化してしまっている現場も少なくありません。
「Skillnote」のように規格対応した上で、スキルマップの管理ができるシステムなら、スキルと教育を自動で紐付けて、教育訓練記録の作成やスキルマップの更新を自動化するなど、大幅に業務を効率化できます。
スキル管理システムは大きく3つのタイプに分類できます。それぞれの特徴について解説します。
広範な人材情報を管理・共有できるのが「タレントマネジメントシステム」。そして、タレントマネジメントシステムの多くはスキル管理機能が搭載されています。
そのため、スキル管理の記録・把握のみならず、人材育成や配置検討、人事評価業務の効率化など、人材管理・活用に関わることを広く取り込んでいきたい場合は、こちらのタイプがおすすめです。
タレントマネジメントシステムについての詳細は「タレントマネジメントシステム比較14選。最新トレンド（図解）」をご参照ください。
多機能なタレントマネジメントシステム型に比べてシンプルな機能で、スキル管理に特化しているのがこのタイプです。
機能がシンプルなぶん低コストで、使いこなしやすいのが特徴。社内のコラボレーション促進や、外部スタッフを含めたプロジェクトチームづくりといった用途に適しています。
スキル管理に特化したシステムの中でも、特定の業界・業種に向いているシステム。たとえば、「Skillnote」は製造業に適していて、スキルマップや教育訓練記録の一元管理、データに基づく人材配置・ローテーションを可能にします。
エンジニアのスキル管理に特化した「fapi」では、SE情報に加えて、プロジェクト情報や案件情報の管理が可能。エンジニアをプロジェクトにアサインできるかどうかも、把握できるようになります。
スキル管理機能を搭載したタレントマネジメントシステムをご紹介します。
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（出所：タレントパレット公式Webサイト）
マーケティング思考を取り入れることで科学的人事戦略を実現する、大手・中堅企業向けのタレントマネジメントシステム。あらゆる人材データを一元化・分析し、組織の力を最大化させることができる。社員の顔写真をアイコン化し、クリックをすると組織や役職、年次、資格、趣味といったプロフィールを確認できる。入社～現在の異動、資格取得、評価結果を可視化できるので、昇給や育成計画の検討にも活用可能だ。ドラッグ＆ドロップで人事異動のシミュレーションや、異動の影響度を分析するといった、人材配置をサポートする機能も充実。目標管理（MBO）、コンピテンシー、OKR、360度評価など、人事評価制度にも幅広く対応している。
eラーニングと講座研修を一元管理できるなど、人材育成においても効果的。今現在のスキル管理だけでなく、今後の育成計画の検討やスキル成長促進に役立つ。
（出所：カオナビ公式Webサイト）
社員の個性・才能を発掘することで、戦略的人事を実現するタレントマネジメントシステム。利用企業数約3,600社。自社の人事施策に合わせて、プロフィール情報や評価、成績といった人材情報を一元管理できる。項目のカスタマイズはドラッグ＆ドロップで自由自在だ。また、システム上でユーザーごとのアクセス制限が細かく設定できるので、見るべき人に見るべき情報を届けられ、人材情報の活用促進が見込める。社員の配置変更による人件費の変化、スキルや性格のバランスなどが見える配置シミュレーション機能も。更に、優秀社員の発掘、退職者予測、モチベーション分析、評価運用の効率化など、人事課題解決に役立つ機能が豊富。
ナレッジやマニュアルを社員発信で共有できる機能も備えており、アウトプットを促すことで、自己成長の機会を提供するとともに、組織横断的なスキルの底上げにもつながる。
（出所：HRBrain公式Webサイト）
人材データの管理・分析・活用を通して、戦略的な人事の意思決定を支えるクラウドサービス。社内に分散していた人材データを一元管理し、社員のスキルや特徴の見える化を実現する。資格やキャリアプランといった自社独自の項目を作ったり、項目ごとに閲覧権限を設定したりと、現場でも活用しやすいようカスタマイズが可能。並び替えや複数条件で検索できるソート機能を使えば、対象社員のリストアップも簡単だ。テレワーク化の人材把握や、人事評価の効率化、管理職・リーダー育成など、活用シーンは幅広い。
「HRBrain」シリーズの従業員エクスペリエンスクラウド「HRBrain EXIntelligence」や、労務管理クラウド「HRBrain 労務管理」などと併用することで、更なる業務改善が期待できる。
（出所：HRMOSタレントマネジメント公式Webサイト）
ハイクラス転職サイト「ビズリーチ」の運営元が手がけるタレントマネジメントシステム。人材の「見える化」や、人材データの管理・活用を通して、人事評価の最適化やエンゲージメント向上を実現する。
人材情報を一元管理することで、情報の転記作業の削減、組織改編時や異動時の情報修正の効率化、閲覧・編集権限の設定による情報活用の促進、といったメリットが期待できる。役職、スキルといった項目での従業員の絞り込み、検索も可能だ。更に、社内版ビズリーチプランを利用すれば、社員とポジションを見える化し、AIによるマッチングの最適化も図れる。
目標・評価の管理、1on1支援といった人事業務を支援する機能に加え、組織診断サーベイや個人コンディションサーベイなど、エンゲージメント向上につながる機能もそろう。採用管理、勤怠管理、経費精算といった「HRMOS」シリーズの他サービスとの連携により、人事業務全般の効率化に役立つ。
（出所：One人事公式Webサイト）
人材情報を一元管理・見える化することで、適切な人材配置、目標管理、従業員の育成といった人材戦略に活用できるクラウド人事システム。社員の能力や評価といった人材情報を組み合わせて、人材の抜擢やプロジェクトチームの編成、異動シミュレーションなどが可能に。
スキル管理機能に加えて、人事業務の自動化・効率化、事業計画に合わせた採用計画、社員の育成計画の立案・実行・振り返りなど、入社から退職までの人事労務と人材マネジメント業務を一気通貫で支援。更に、離職予兆やモチベーションの見える化、テレワーク中の社員のマネジメント、社内アンケートなど、近年ニーズが高まっている機能も搭載。
そのほか、自社独自の「ChatGPT」を構築できるサービスや、中央官庁・自治体などの公的機関向けのラインナップも。
（出所：SmartHRタレントマネジメント公式Webサイト）
人事業務の効率化から活躍人材の特定・育成までを一元管理できるタレントマネジメントシステム。スキル管理機能では、保有資格や経歴、研修履歴などの客観的な情報から、従業員一人ひとりのスキルを可視化。証明書の写しを紐づけたり、登録された資格情報・研修受講状況をCSV出力して第三者機関へ提出したりと、書類データを保管・活用できるのもうれしい。
スキルの習熟度を一覧表示できるスキルマップも搭載し、現状と理想を比較して、ギャップ解消に必要なネクストアクションの設定も簡単。配置シミュレーション機能と組み合わせれば、有資格者の異動・昇進などの人員配置の検討もスムーズだ。
その他、研修コンテンツの配信・受講管理ができる学習管理機能、従業員情報をマトリクス分析できるHRアナリティクス、一連の評価業務を一元化できる人事評価機能など、客観的かつ正確なデータを活用することで組織力強化を支援する機能も充実している。
スキル管理に特化したシステムをご紹介します。
(出所：Proflly公式Webサイト)
多彩なプロフィール項目が記載された従業員情報を共有することで、社内のコミュニケーションを促進するクラウドサービス。プロフィール項目には、保有資格やスキルに加えて、得意分野、趣味関心、社内で設定したタグなど、様々な情報を記載することができる。従業員それぞれが自身のバックグラウンドを公開することで、対話のきっかけを生み、相互理解を深められる。検索機能も充実しており、従業員情報からプロジェクトメンバーの適任者や、特定の資格を持つ従業員などを素早く探し出せる。
派遣・社外スタッフや顧客も登録できるので、プロジェクト内の人材活用や、顧客を含めたコミュニケーションの活性化にも役立つ。20名までなら無料で使えるので、部署やチーム単位での導入も可能だ。
(出所：ourly profile公式Webサイト)
組織内のあらゆる分断を解消する、社内コラボレーション創出ツール。顔写真や部署、役職といった基本項目に加えて、強みや趣味、スキルなどが一目でわかりコミュニケーションのきっかけが生まれる。「イラスト描けます」「温泉巡りが趣味」など、パーソナリティーがわかるようなタグを設定することもできるので、従業員同士の相互理解も進む。「海外赴任経験あり」というタグから相談相手を探したり、「開発部」のタグから該当部署のメンバーにコンタクトを取ったりと、社内のコミュニケーション促進に役立てられる。組織図からメンバーを可視化することで、チームや部署を超えた組織理解の仕組みを構築。
Web社内報ツール「ourly」と組み合わせることで、更なる組織力の強化も。
特定の業界や業種に特化したスキル管理システムをご紹介します。
(出所：Skillnote公式Webサイト)
製造業を中心に150社以上の企業で導入されているスキルマネジメントシステム。航空事業から医薬まで多数の導入実績によるスキル管理ノウハウを提供。現場の計画的な人材育成と配置を行い、ものづくりの技術力と品質向上を実現する。ISOやIATF、顧客監査に対応したスキルマップや教育記録の作成・管理ができるので、必要なスキルと連動した育成計画を立てたり、教育訓練記録とスキルを関連付けたりといったことが可能。更に、社内の資格情報を一元管理して資格保有者の見える化や、資格の有効期限切れのリマインド通知を受け取るなど、製造業向けならではの機能が多数そろい、管理業務の効率化だけでなく、法令違反防止にも役立つ。
人材配置やローテーションの作成、教育・研修運営の効率化ができる機能も。
(出所：COCOREPO公式Webサイト)
ITエンジニアのスキル管理に適した、クラウド型のスキル管理サービス。CSVデータで社員データをインポートするだけですぐに利用開始でき、スマホアプリのように感覚的な操作が可能、クラウド型サービスなのでインストール不要など、使い勝手の良さが追求されている。
社員一人ひとりのスキルデータとして、使えるプログラミング言語やソフトウェア、それぞれの経験年数や自己評価、外部評価などを一覧表示。資格の取得日と有効期限もチェックできる。また、プロジェクトごとのアサインメンバーをシステム上で一元管理可能なほか、本社、部署（小会社）の管理者が、社員の評価を5項目＋5段階で評価できる機能も搭載。
顧客を含めた個人情報を扱うため、データの常時暗号化や強固なパスワード保護、サイバー攻撃対策など、万全のセキュリティ環境を用意している。
(出所：fapi公式Webサイト)
エンジニアのスキル管理やIT プロジェクトのアサイン検討・管理に特化した、クラウド型の管理支援ツール。ITソフトウェア業界向けのツールで、エンジニアの保有スキルや業務経歴を一元管理することで、案件にマッチするエンジニアの検索・アサインを効率化する。自社独自の管理項目が設定できるので、既存の管理・運用フォーマットの流用も簡単だ。
登録されたデータはすべて検索条件として使えるので、プロジェクトに適切なエンジニアを素早くアサインできる。よく使う検索条件を保存し、ほかのユーザーと共有することも可能。また、実行中のプロジェクトだけでなく、見込み案件への候補者となるエンジニアを仮登録する機能も。登録情報をもとに、売上の集計やスキル分布のグラフ化が行えるのも便利。
社員だけでなく、協力会社(パートナー)の技術者も含めた一元管理に対応。
自社スタッフのスキルや能力を有効活用し、生産性や業績を最大化するには、会社全体で必要な情報を共有し、「誰が何をどのくらいできるか」を把握しておくことが欠かせません。Excelベースで管理をしている組織も少なくありませんが、ヌケモレが発生したり、管理業務に手間がかかったりといったデメリットが。
しかし、スキル管理システムを導入すれば、情報の管理・更新作業が大幅に効率化できる上、社内のコラボレーションの活性化や生産性の向上など、多くのメリットが期待できます。
スキル管理システムには主に次の3つのタイプがあります。
本記事を参考に、目的に応じた最適なシステムを検討してみてください。
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