最終更新日:2024-07-26
「業務日報をスマホから手軽に入力・確認したい」「自作のツールやExcelでの日報管理では限界…」といった、日報に課題を抱える方へ。日報アプリのメリットやタイプ別の選び方、比較ポイントなどを、無料版もあわせておすすめのシステムとともに紹介します。
日報アプリとは、スマホやWebブラウザ上から日報を簡単に提出できるツールです。日々の業務内容や進捗を報告するほか、「誰がどんな業務にどのように取り組んでいるか」「つまずいていることはないか」「プロジェクトは上手くいっているか」など、様々なことを確認・共有できます。
日報は、従来はメールやチャットといった業務連絡ツールでの運用が一般的となっていましたが、以下のような課題も挙げられています。
これらの課題を解決するのが日報アプリです。日報に特化しているため、報告側とチェック側の双方の負担を軽減。日報の情報を蓄積して分析することで、様々な業務改善にも役立てられます。
また、リモートワーク中の従業員同士の状況把握としても有効なため、日報アプリを導入する企業が増えています。
本記事では、日報アプリの導入メリット、自社にあったツールの選び方・比較ポイントなどを紹介します。記事後半では、タイプごとのおすすめの日報アプリや無料で利用できるツールも取り上げていますので、ぜひ参考にしてください。
日報アプリをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
日報アプリのメリットについて、代表的な3点を紹介します。
日報アプリには業務内容に応じたテンプレートが用意されていることが多く、報告内容はフォーマットが統一された状態で集約できるので、確認が容易になります。検索機能によって、ユーザーやキーワードを指定した検索も行えるため、必要な情報の円滑なピックアップに役立つでしょう。
終業時だけでなく、必要に応じてリアルタイムに情報を送信・確認できるのもポイント。WordやExcelを使わずに、モバイル端末からでもプレビュー画面上で写真や動画といった添付ファイルをスムーズに確認できるアプリもあります。
「PigeonCloud」や「nanoty」では、提出された日報から各人の活動量をグラフ化・集計するため、全体の業務量を直感的に把握でき、調整もしやすくなります。
写真や動画を手軽にアップロードできるのも日報アプリの強み。文章にまとめる時間がない時も、必要な情報を撮影・アップロードするだけで業務状況を視覚的にわかりやすく伝えられます。また、日報を素早く作成・提出するために、回答内容を選択式やチェックボックス式にしているアプリもあります。
「houren.so」は写真共有に強みを持つ日報アプリ。気になる所を撮影し、業務の最後にコメントをアップするだけで終業報告が完了。写真に直接矢印や線、コメントなどを書き込めるため、最小限の手間で齟齬のないコミュニケーションが可能です。更に、作成した日報データをそのまま営業資料やマニュアルに活用でき、業務工数の削減だけでなく、資料の品質向上も見込めます。
手書きやExcelで作成した日報の場合、ファイル共有するのは面倒で手間もかかります。一方、日報アプリなら、アップロードするだけで部署全体への共有を実現。なかには、グループ分けをして閲覧権限をかけられるアプリもあります。
「gamba!」のような既読表示やメンション機能を搭載したアプリなら、内容を共有したい相手へ確実に日報を届けられるように。その場で返信要求もでき、やりとりを効率化してスピーディーなアクションを促せます。
日報アプリには多くの種類がありますが、導入目的に応じて大まかに5つのタイプに分けられます。
チームの稼働確認やプロジェクト管理、組織全体を見渡して業務の進捗状況を管理したい場合に向いているタイプ。人ごと、チームごとの作業時間や作業履歴を把握することで、業務のボトルネックを発見して改善したり、パフォーマンスの低い人をサポートしたりするのに役立ちます。
具体的には、組織や目的ごとにグループを作成し、管理者設定ができる「gamba!」や、人やチームごとの稼働集計、プロジェクトや顧客にかかったリソースの集計管理を自動的に行う「日報くん」、活動量の数値化に強みを持ち、経営者・管理職のための機能が豊富な「nanoty」などが挙げられます。
人材育成や人事評価など、マネジメントに日報を活用したい場合に適しているタイプ。日々の進捗を数字で把握でき、マネージャーはKPI管理がしやすくなります。
「TUNAG」といったコミュニケーションが取りやすくなる日報アプリでは、数字だけでなく根拠や感覚も聞き取れるため、より密な人材育成にも役立ちます。
営業支援システムであるSFAや顧客情報管理システムのCRM機能を搭載しており、日報作成と同時に顧客情報が蓄積され、そのまま営業に活用できるタイプ。日報の情報を次の商談スケジュールに反映させるといった、営業効率を向上させる機能が充実しています。
Excel連携に強みがあり、営業日報に特化した「ワンズ営業日報」、日報を書くだけで自動的に顧客管理まで行える「未来日報」がこちらのタイプになります。
現場状況や作業報告を正確にしたい場合に向いているタイプ。写真のアップロード機能に特化していたり、手軽に報告書が作成できたりと、「報告」の部分に強みを持っています。また、作業現場での使用が多いことから、直感的な操作で入力をサポートするフォーマットも特徴です。
写真投稿とコメント入力で日報提出が完了する「houren.so」や、現場報告や点検報告に特化し、業務報告から承認までスマホで完結する「わくレポ！」が代表的です。
「まずは使い勝手を試したい」という場合は、無料で使えるタイプからはじめるのも一手です。汎用的なデザインやシンプルな機能で、日報の作成に特化。無料でも作業時間の管理や予定の登録といった機能を持つアプリもあります。
たとえば、「HRMOS日報」は、30ユーザーまでは完全無料で全機能の利用が可能に。「NipoPlus」は1人あたり月額180円の安価での導入を実現します。
自社の環境や目的にあったツールのタイプが掴めたら、以下のポイントを踏まえて日報アプリの比較・検討するとよいでしょう。
毎日行う日報業務は、いかに作成のハードルを下げられるかが大きなポイントに。テンプレート、チェックボックス、AIによる質問、写真や動画のアップロードなど、シンプルかつスピーディーな提出を後押しする機能があるかチェックしましょう。
「houren.so」なら、GPS情報を活用して写真を自動仕分けできます。複数の店舗、現場で報告する場合も、「どの現場の写真か」を都度入力する手間が不要に。「gamba!」では、テンプレートを部署別や職種別に設定でき、グループでテンプレートを共有することで適切な日報を円滑に作成できます。
作成された日報は、ただ読んで終わりではなく、スケジュール管理や次の営業活動に活かすことで真価を発揮します。
たとえば、「未来日報」では日報とスケジュールがリンクしていて、日報を入力するだけで予定を自動生成してくれます。リマインド機能も備え、次のアクションを日報によって促し、管理するといった活用法も。
日報を書くメリットが感じられないと積極的に書きたいと思えず、日報が形骸化されがちに。日報を作成することで、「みんなに読まれて嬉しい」「褒められたからもっと頑張ろう」とポジティブに思える仕組みがあると、日報が活性化され、有益な情報が集まりやすくなります。
モチベーションを高めてくれる例の一つが、「nanoty」のサンクスポイント。ワンクリックで感謝の気持ちが伝えられる、サンクスカードのような機能です。定期的に集計して「誰が何回アクションし、誰が何回“ありがとう”をもらったか」を見える化します。日報を褒めるツールとすることで、社内でよい連鎖を生み出すのに貢献するでしょう。
まずは、業務管理に強みのあるタイプを取り上げます。
（出所：gamba!公式Webサイト）
タイムライン形式の日報をベースに、メンバー同士での閲覧やコメントといったコミュニケーションの仕組みを取り入れた社内SNS型日報アプリ。業務管理の強みは、数値目標（KPI）管理機能。日報にあわせて実績の進捗を投稿でき、管理者は日々の進捗をグラフで確認が可能だ。
日報へのフィードバック方法が豊富に用意され、社内コミュニケーションの活性化に寄与。たとえば、「いいね！」やスタンプによる気軽なレスポンス、目標を達成した際にメンバーに「おめでとう！」の通知が届くといった機能も備えている。宛先を指定してコメントを送れる「読んでみて！機能」により、相手への確認を促せるようになるため、商談に向けて欠かせない情報を共有したいときなどに役立つ。
（出所：PigeonCloud公式Webサイト）
ノーコードで企業情報をWebデータベース化するクラウドツール。日報アプリとしてはもちろん、顧客管理や案件管理、勤怠管理など、様々な部署・業務での活用にも役立つ。直感的に操作できるシンプルな仕様で、用途ごとのテンプレートも多数用意されており、ITツールに不慣れな場合でもスムーズな導入を実現。セキュリティ面が気になる場合は、自社内のサーバーにインストールするオンプレミス版がおすすめだ。
マルチデバイス対応のため、従業員はいつでも手軽に日報を提出できるほか、ワークフローや権限設定機能により、必要なメンバーのみへの共有も可能。データは統一フォーマットで集約されるため、管理者も確認しやすい。グラフ・集計機能により、全体の業務量や各人の業務負荷の状況をスピーディーに把握し、業務調整にも貢献する。
（出所：日報くん公式Webサイト）
日次・週次・月次など個人の成果を細かく集計・把握するクラウド型日報提出・稼働集計システム。テレワーク導入前後の業務効率の比較や、業務効率改善ポイントの発見に役立つ。顧客ごとの稼働量を見える化するほか、人やチーム、プロジェクトごとなどの単位によっても稼働量を集計できるため、スタッフの業務効率が売上に直結する事業に適している。
期間・顧客・案件・作成タイミングを設定するだけで、報告書を自動作成できる機能やExcel形式でダウンロードできる機能も用意。ルーティンワークを自動化することで業務効率向上を図れる。
同社の入退室管理システム「入退くん」と連携し、勤怠データの自動生成にも対応。インフラに強い開発会社による運用のため、強固なセキュリティ対策も魅力だ。
（出所：nanoty公式Webサイト）
2005年のサービス開始から、2,000社以上の企業での運用実績をもつ日報管理システム。業務日報を社員間で共有することで、コミュニケーションを活性化させる仕組みが特徴だ。
業務内容別に作業時間を集計できるため、活動量の数値化や作業時間の見える化による生産性向上、残業削減効果などが見込める。オプションの「プロジェクト収支管理機能」では、「プロジェクトの状態」「関連する日報」「収支状況」「振り返り」を一カ所でまとめて確認が可能に。自らが関わるプロジェクトの状況が可視化されるため、社員一人ひとりが生産性や利益を意識して業務に取り組むといった環境づくりにも貢献する。
人事評価にも活用できる機能を備えたアプリを紹介します。
（出所：Nippo公式Webサイト）
日本人が設立・経営する、インドネシアのDXコンサルティング/IT開発会社による日報システム。従業員の評価に加えて、タスク管理・工数管理・原価管理など多様な用途を備えているのが特徴。Webブラウザ上からアクセスするタイプだが、モバイルでも利用できる。メンバーはスマホを通じて「何時間、どのタスク・プロジェクトの、どんなタイプの仕事をしたのか」を、自己評価を加えて報告。共同作業した同僚をタグ付けすることで日報の相互確認も行え、共同作業者とレポート内容が大きく異ならないかといったチェックにも有用だ。
管理者はタスク管理・工数管理に加えて、各メンバーの自己評価を確認後、コメントバックを実施。定期的に評価点を集計することで、その後の定量的な査定にも貢献する。そのほか、プロジェクトやタスクごとに作業時間を集計することで原価管理にも役立てられる。
（出所：TUNAG公式Webサイト）
情報共有、業務効率化、人材育成、社内交流といった様々な課題をスマホ一つで解決する、オールインワンのアプリサービス。規模や業種、業態を問わず、800社超の企業・80万人超のユーザーに活用されている。
プロフィール機能や掲示板機能によって、コミュニケーションの活性化や、経営理念・ビジョンの浸透促進が期待できる。また、チャットやカレンダー、外部リンク機能を活用し、情報共有ツールの一元化にも貢献する。
日報の運用にも対応しており、社内掲示板への投稿や、日報を見たメンバーへの情報・ノウハウの共有につなげられる。そのほか、ワークフローやタスク依頼、マニュアルや研修テストなどの社内教育もスマホから簡単にでき、あらゆる業務のDX化に寄与する。
営業活動にもつなげられる、顧客情報の管理に役立つ日報アプリを紹介します。
（出所：ワンズ営業日報公式Webサイト）
一般的な営業日報・SFA機能を網羅する営業日報アプリ。スマホ・ガラケーに対応しており、外出先からでも報告書の作成や顧客情報の確認が行える。アプリで作成されたデータは任意のExcelテンプレートに出力できるので、時間のかかる入力作業の大幅な削減に貢献。画像の添付もでき、添付した画像に対して検索もかけられる。
各商談を該当する案件ごとに管理し、似た案件の顧客には成功例のパターンを参考にして営業がかけられるように。見込みの高い顧客や再アプローチすべき顧客を抽出し、ポータル画面に表示するといった機能も備えている。
（出所：未来日報公式Webサイト）
その日のアクションを記録するだけで、「日報提出」「顧客情報の作成・管理」「顧客へのアプローチにつながる次のアクション」を自動化する日報アプリ。提出後の日報をチームで共有したり、社内メンバーの日報にコメントや「いいね！」を残せたりするだけでなく、顧客の過去の予算取り日程や前回の予算、担当者や打ち合わせに参加したメンバー、決裁者の情報などがデータベースに蓄積されていく仕組みを備えている。既存顧客のフォローや、次回のアプローチ予定のリマインド機能もあるため、スケジューラーとしても活用できる。電話やメールによる、きめ細やかな無料のサポート体制も魅力だ。
フィールドワークでの作業内容の報告に強みを持つ日報アプリを紹介します。
（出所：houren.so公式Webサイト）
建設業、宿泊施設、小売業の販売担当、保育園・幼稚園、飲食店など、幅広い業種で活用されている、写真共有に特化した日報アプリ。「作業中に気になった所を撮影」→「業務の最後にコメントと写真をアップ」といった、2ステップで日報作成が完了。投稿された写真には直接矢印や線を書き加えられ、最低限の手間で誤解を生じさせない報告を実現する。
あらかじめ「エリア」を設定しておけば、GPS情報をもとに写真の撮影場所を自動仕分けしてくれるため、一つひとつ入力する手間も省ける。蓄積した写真は、営業資料やSNS、研修マニュアルなど、様々な用途への活用も可能だ。
（出所：わくレポ！公式Webサイト）
スマホアプリ一つで、業務報告や帳票管理、ドキュメントの参照が行える現場向けの日報アプリ。現場の作業者はいつ・どこからでも報告書を手軽に作成でき、身軽な点検の実施にも貢献。管理者も時間や場所を問わずに報告を確認し、現場への指示や対応が必要となった際も、スピーディーに行えるように。インフラの安全点検や、建物・設備のメンテナンスなどといった現場で広く導入されている。
手書きサインやマップ表示といった機能を備え、PCが使えない環境での利用や、撮影した写真の整理などにも役立つ。日々の報告履歴は活用しやすい形式でデータとして蓄積。適宜過去の報告書を探し出せるため、定期的な集計や業務内容の傾向分析などにつなげられる。業務改善を目的としたデータ活用にも有効だ。
最後に、「まずはコストをかけずに日報アプリを使ってみたい」という場合におすすめのアプリを紹介します。
（出所：HRMOS日報公式Webサイト）
30名以下は無料で使える、ベンチャー企業向けの日報アプリ。社員やプロジェクトごとの稼働量・内訳を把握できるため、社員の動きが見えづらいテレワークでも業務効率改善に向けたポイントの発見につなげられる。
「HRMOS勤怠」システムと併用すれば、勤務時間と日報で記録した作業時間の乖離防止が可能に。日報の内容はCSV出力に対応しており、取引先ごと・プロジェクトごとの業務時間を集計し、プロジェクト管理にも役立てられる。
Android、iOSどちらのアプリも用意し、日報・予定メールなどをプッシュ通知で受け取れるのも便利だ。
（出所：NipoPlus公式Webサイト）
1人あたり月額180円という安価で利用できるクラウド日報アプリ。写真付きレポートや設備点検シート、直筆サインを含む多様な日報をノーコードで作成。日報入力には用意されたテンプレートの使用のほか、選択肢によるプルダウン、画像やPDFファイルのアップロード、手書きの署名入力など、自由に設計が可能。作り方によってはチェックシートとしても利用でき、業務にあわせたオリジナルの日報での運用を実現する。
日報から収集した数値をグラフで見える化することにより、業務・プロジェクトの進捗把握がスムーズに。更に高度な分析が必要なときは、CSVでのデータ一括ダウンロードにも対応している。PDFでの出力も行えるため、日報の印刷やメール添付をしたい場合にも有用だ。
スマホやWebブラウザ上から手軽に日報の提出・確認が行える、日報アプリを紹介しました。日報アプリは、業務状況の管理や作業現場での手軽な報告はもちろん、日々の進捗を数字で管理することで人事評価やマネジメントに活かしたり、顧客情報の管理によって効果的な営業活動につなげたりと、導入目的に応じて多様な使い方が期待できます。
以下、よくある質問をまとめておきましたので、日報アプリを選定する際の参考にしてください。
日報アプリを検討する際は、下記のポイントに沿って比較すると、自社にあったシステムが見つけやすくなります。
機能や利用人数などに制限はありますが、以下の日報アプリは無料・低価格で導入できます。「まずは試しに日報をアプリで運用してみたい」といった場合におすすめです。
日報アプリをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
株式会社ロフタル
社内のあらゆる情報を一元管理するデータベースを、ノーコードで作成できるクラウドツール。専門知識不要で誰でも利用可能。効率的な情報共有と業務の効率化を実現します。...
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