ワークフローアプリを使ってみたいけれど、まずはコストをかけずに始めたい方へ。無料で使える条件や低価格での利用も含め、おすすめのサービスをご紹介します。
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ワークフローアプリとは、人事総務や経理、営業、購買などに関わる稟議の一連の流れを電子化し、申請・承認作業を効率化するためのアプリです。紙やメールを使った申請・承認は、「決裁者の不在や見落としなどによって滞ってしまう」「今どこで稟議が止まってしまっているのかわからない」といった課題がありました。
しかし、アプリを使って自動化すれば、申請・承認にかかる手間や時間を省くことができ、業務全般の効率化にもつながります。
無料で使えるワークフローアプリには、グループウェアの１機能として提供するものや、オープンソースのサービス、一定の条件のもと利用できるサービスなどがあります。
ワークフローアプリを本格導入する前に、「どんな効果が得られるのか知りたい」「まずは実際に使ってみたい」という場合は、このような無料のアプリを使ってみるのも一手です。
本記事では、無料利用できるアプリに加えて、300円/ID前後で使える低価格な有料アプリを含めて、おすすめのサービスをご紹介します。
ワークフローアプリをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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無料で使えるワークフローアプリは主に4つのタイプに分類できます。それぞれの特徴について解説します。
ワークフローの自動化を目的に、開発・提供されているアプリ。申請フォームの作成やスマホ対応、承認経路の作成など、ワークフローアプリとしての機能が充実しています。
完全無料で利用できるアプリはありませんが、申請数に制限を設けた無料プランを用意しているものも。「まずはスモールスタートで気軽に利用したい」という場合にはおすすめです。とりあえずお試しで利用して事業拡張などに合わせて、有料プランに切り替えるのも良いでしょう。
チームや組織内のコミュニケーションを円滑にするための機能を持つグループウェア。その中の1機能として、ワークフローが提供されています。
ワークフロー専用のアプリではないので、ワークフロー専用ツールに比べると機能は限定的です。作成できる申請書フォーマットに制限があったり、AND承認やOR承認、飛び越し承認に対応していなかったりするので、高度なワークフロー自動化には適していません。
また、入力不備や回収漏れを防ぐ機能、申請書の誤削除防止のための権限設定、操作ログの確認といった、承認者の管理工数削減に役立つ細やかな機能は、ほとんど搭載されていない点も考慮しておきましょう。
あくまでも最低限のシンプルな申請・承認さえ対応できれば良いという組織向けといえます。
オープンソース型は、自社でサーバーを用意したうえでインストール・設定すれば、基本的に無料で使い続けられます。
ワークフローの設定をカスタムすることで、様々な申請・承認に対応できるシステムもあるので、自社内での運用管理体制が整っている場合におすすめです。
無料で使えるGoogle FormsやGoogleスプレッドシートをベースに、シンプルなワークフローアプリを作成することもできます。スクリプトを作成する必要がありますが、難易度は高くないので、参考資料を読めばエンジニアでなくても作成可能。
ただし、簡易的なシステムしか作れないので、承認経路の設定といった複雑なフロー構築には向きません。シンプルなシステムでもカバーできる、小規模な組織におすすめです。
申請数に制限はあるものの、無料で利用できる特化型のワークフローアプリを紹介します。
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（出所：HUEワークフロー公式Webサイト）
既存の紙の申請書を取り込めば最短10分で設定が完了し、すぐに運用スタートできるクラウド型のワークフローシステム。「0円プラン」を設けており、1ユーザー月間50申請まで無料で利用できる（3カ月間HUEワークフローへのアクセスがない場合は翌月に環境を停止）。
申請・承認にかかる作業時間の大幅な削減が期待できる。メールやチャット通知からのワンクリック承認にも対応しているので、いつでもどこでもすぐ承認が行えるように。申請内容について確認事項がある場合には、チャット形式で問い合わせができる。
また、外部システムと連携することで、文書管理や電子契約、ファイル共有といった申請・承認後の関連作業まで自動化が可能だ。申請データの自動集計・レポート作成機能も搭載されているので、集計作業や報告にかかる時間や手間の削減につながる。
無料で使える、グループウェア型のワークフローアプリをご紹介します。
（出所：GRIDYグループウェア公式Webサイト）
スケジュール機能や設備予約、タイムカード、プロジェクト管理など、全22機能が無料で使えるグループウェア。社外メンバーをシステム内に招待する「グループ」機能や、ファイルの共有など、他社グループウェアでは有償オプションになっていることが多い機能も搭載されている。
ワークフロー機能では、申請書類のテンプレート作成や申請、承認・決裁・確認、履歴の保管などに対応。また、ワークフローの画面を印刷することもできる。ユーザー数の制限なく、無料利用が可能だ。
有料版として提供されている「Knowledge Suite」も、月額10,000円でユーザー数無制限と低価格で利用することができる。
（出所：GROUPSESSION公式Webサイト）
民間企業や自治体、教育機関、医療機関などで利用されている高品質なグループウェア。無料版でもユーザー数無制限で使用することができ、スケジュールや掲示板、施設予約、ファイル共有といった豊富な機能がそろう。
ワークフロー機能は、申請の進捗確認や申請通知など、業務効率化に役立つ機能が充実。オリジナルの申請フォーム作成や、申請経路が構築できるなど、カスタマイズ性に優れているのも特長だ。ほかにも、迅速な承認を実現するため、代理人の設定やスキップ機能などを搭載。申請ファイルをほかの形式へとエクスポートすることもできる。
無料で使える、オープンソース型のワークフローアプリをご紹介します。
（出所：Exment公式Webサイト）
無料で制限なく利用できるデータ管理Webシステム。WindowsやMac、Linuxでの利用に対応している。「顧客管理」「プロジェクト・タスク管理」「IoTログ管理」「製品販売会社用テンプレート」など、業務や業種に応じたテンプレートが用意されているので、設定に手間をかけずに利用開始できる。複数のテンプレートを組み合わせて、顧客情報と契約情報をワンストップで管理することも可能だ。
ワークフロー機能では、「申請」「承認」「却下」など、標準的なステータス・アクションのみに対応した汎用型ワークフローに加えて、条件によってアクションを分岐させられるカスタム対応型（テーブル専用）も用意。無料ながらも、ある程度複雑な承認経路が構築できる。
（出所：シラサギ公式Webサイト）
Ruby、Ruby on Rails、MongoDBで動作するオープンソースグループウェア。数千人規模の組織にも対応することができる。
ワークフロー機能では、2段階以上の承認ルートの設定、承認依頼時や差し戻し時にコメントの入力、代理承認、回覧経路の設定などに対応。スムーズな申請・承認を可能にする機能が充実している。ワークフローのほかには、スケジューラーやToDo、設備予約、在席管理、メッセージなど、有料のグループウェアに負けない機能がそろう。
インストールや初期設定の代行サービスを提供しているので、社内に専門家がいなくても導入可能。また、有料の講習会サービスやサポートサービスを受けることもできる。
簡単なワークフローアプリなら、Google Formsを使って作成できます。通常はアンケートフォームや問い合わせフォーム作成に使われるツールですが、Google App Scriptと併用することで、ワークフローアプリとして機能させられるのです。
下記にて、ワークフローアプリ作成の大まかな流れを解説します。
申請書のタイトルや部署名、申請者名、件名、内容といった項目を入力。各項目に対する入力方法は、自由記述に対応している「記述式」か「段落」に設定しましょう。部署名や申請者名など、少ない文字数で答えられる項目は「記述式」、それ以外は「段落」を選ぶのがおすすめです。
「回答」タブから、「スプレッドシートの作成」のアイコンをクリックすると、フォームを介して送られてきた回答をスプレッドシート上で集計できるようになります。申請・承認の履歴を残しておくために、この設定を忘れないようにしましょう。
メニューアイコンから「スクリプトエディタ」を選択し、メール送信のためのスクリプトに書き換えます。そして、トリガーを作成すれば、フォーム送信と同時にメールも送られるようになります。
更にスクリプトを追加すれば、フォームに記入した内容をメール表示することも可能です。詳細は出典元のHPをご参照ください。
新しいスクリプトを作成し、メール本文の「承認」リンクをクリックするだけで、承認完了できる機能を追加します。こちらも詳細は出典元のHPをご参照ください。
（出典：「GoogleForm を使ってワークフローを自作してみよう（Vol.26）」）
以上の手順で、無料のワークフローアプリが作成できます。高度な機能が必要でない場合は、アプリの自作も選択肢となるでしょう。
最後に、1ユーザーあたりの月額費用が300円前後と、低価格で利用できる有料ワークフローアプリをご紹介します。
なお、有料ワークフローアプリの選び方については、「ワークフローシステム比較14選。シェアや料金をわかりやすく」にて詳しく紹介しています。
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（出所：承認TIME公式Webサイト）
マルチデバイス・マルチOS対応、最短1週間で導入できるワークフローシステム。外出先や出張先、リモートワーク中でも、スピーディーに社内文書の申請・決裁を行い、保管業務の効率化にも役立つ。簡単な操作で承認フォームやフロー構築ができ、バージョンアップや保守メンテナンスも不要だ。
OR承認やAND承認はもちろん、複雑な承認ルートの設定、議事録や報告書の回覧ルート設定に対応している。承認、確認状況も可視化する。申請書にはWord、Excel、PDFといった複数ファイルの添付が可能だ。
自動翻訳ソリューション「Wovn.io」を連携させれば、メニューや書き込み内容を多言語に翻訳できるので、グローバル展開をする企業におすすめ。
（出所：バクラク申請公式Webサイト）
シリーズ累計10,000社以上で導入されている「バクラク」シリーズのクラウドワークフローシステム。請求書の申請・承認のほか、押印申請、休暇申請、出張申請など、幅広い稟議に対応できる。
様々なフォーマットの請求書をAIが自動でデータ化。複数枚同時のアップロードにも対応している。申請手続きをすると、チャットアプリ経由で承認者に通知が届き、そのまま承認・却下ができる。
同シリーズの「バクラク請求書受取」や「バクラク経費精算」と連携させれば、支払申請と同時に仕訳と振込データが自動作成されるなど、更なる業務効率化が可能に。
（出所：Gluegent Flow公式Webサイト）
紙の申請書のデザインをそのまま電子化できるワークフローシステム。100種類以上のテンプレートが用意されており、類似の内容をコピーしてカスタマイズできるほか、HTMLエディターやGoogle ドキュメントでの作成も可能。Google Workspace、Microsoft 365とのアカウント連携により、IDやパスワードを入力することなくスムーズにGluegent Flowへ遷移できるため、ユーザーにストレスをかけることなく利用できる。
Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携に対応しており、業務プロセスの効率化を促進する。
（出所：ジンジャーワークフロー公式Webサイト）
社内のあらゆる申請・承認業務をオンライン上で完結するワークフローシステム。簡単かつ高速な申請処理で、関わる全従業員の手間を削減。システムが苦手な場合でも、負担なく操作できるシンプルな画面設計に強み。各申請種別に対して、組織・役職・個人を指定して柔軟に承認ルートを設定することが可能。あらかじめ設定しておくことで、申請者は、承認依頼を誰に出せばいいのか迷わずに申請できるため、申請・承認処理がスムーズに。また、申請種別やフォームは、企業ごとにカスタマイズすることができるため、多様な申請内容に対応。誰でも簡単に入力できるように項目や入力欄のレイアウトを調整することで、書類の抜け漏れや差し戻しの削減にも役立つ。
（出所：ジョブカンワークフロー公式Webサイト）
社内のあらゆる申請書をクラウド管理できるワークフローシステム。25万社以上の導入実績があり、有料ユーザー数は300万人を突破。
テンプレートが充実しており、自社の業務に適した申請書を簡単に作成しやすい。申請項目に入力種別（文字・日付など）を指定できる上、必須設定や入力制御機能も搭載。また、クリック操作で簡単に承認経路を作成でき、複雑な経路や、申請内容に応じた分岐にも対応する。
そのほか、スマホアプリの提供や、Google Workspace、クラウドサイン、Amazonビジネスといった外部サービスとの連携も可能。英語・韓国語・タイ語に対応しており、外国人ユーザーもストレスなく利用できるのもポイント。
（出所：ジュガールワークフロー公式Webサイト）
稟議・申請プロセス、報告業務をデジタル化することで、業務プロセスのスピードアップと見える化を推進するクラウドワークフローシステム。90日間と長期間、すべての機能をトライアルできる。
社外からでも使いやすいモバイルファーストなUIが特徴で、ペーパーレス化の促進にも役立つ。システム内でのやり取りは完全にデータ化されるため、証跡の検索、集計や可視化が可能。有事へのリスク対策にもなる。
100種類の申請書テンプレート、分岐を含めた承認経路の構築、詳細な分岐条件の設定ができるなど、ワークフロー機能が充実している。最大20ステップの業務フローにも対応。同シリーズの「経費精算」とセットで利用すると更にバックオフィス業務を効率化できる。
（出所：rakumo ワークフロー公式Webサイト）
Google Workspace と連携し、社内外の稟議・契約締結、業務フローを電子化する稟議システム。マルチデバイス対応でどこからでも承認が行え、差し戻しの際にはコメントを入れられるのでやり取りの効率化にもつながる。Googleドライブと連携すれば、稟議や決裁に必要な書類添付が可能に。
前後の経緯や稟議の進捗がひと目でわかるUIに加えて、対応の優先度を指定できるので、申請の見落とし・滞りの防止に役立つ。豊富なテンプレート、柔軟な承認経路設定、多言語対応といった業務効率化に役立つ機能も充実。
業務に関わる申請・承認作業は必要不可欠なもの。しかし、「早く承認をもらいたいのに上司がずっと会議に出ている」「デスクに申請書が溜まっていないか、確認のために出社しないといけない」といったストレスを抱えている人は少なくありません。テレワークが普及したことで、紙ベースの申請・承認作業への不満が高まっている職場も多いようです。
簡単なワークフローであれば、無料アプリでも十分に効率化が可能です。また、申請数が少ない場合は、ワークフロー特化型アプリを無料で使い続けることも可能。Google Formsを使って、ワークフローアプリを自作することもできます。
自社の規模や、申請・承認フローの実態に合わせて、本記事でご紹介した4タイプの中から最適なアプリを探してみてください。
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