ワークフローアプリに興味があるけれど、まずはコストをかけずに始めたい方へ。無料で使える条件や低価格での利用も含め、おすすめのサービスを紹介します。
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ワークフローアプリとは、人事総務や経理、営業、購買などに関わる稟議の一連の流れを電子化し、申請・承認作業を効率化するためのアプリです。
従来の紙やメールでの稟議は、決裁者の不在や承認忘れ、進捗が見えないといった課題がありました。アプリを活用することでこれらの問題を解消し、申請から承認までの手間と時間を削減できます。
無料で使えるワークフローアプリには、グループウェアの1機能として提供されるものや、オープンソース、条件付きで利用可能なものなどがあります。本格導入前に「効果を試したい」「実際に使ってみたい」という場合には、無料のアプリを使ってみるのも一手です。
本記事では、無料利用できるアプリに加えて、300円/ID前後で使える低価格な有料アプリを含めて、おすすめのサービスを紹介します。料金はさておき、「もっと詳しく知りたい」「色々なサービスを検討したい」という方は、「ワークフローシステム比較14選」をご覧ください。シェアや料金相場などトレンドを交えつつおすすめシステムを紹介しています。
ワークフローアプリをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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無料で使えるワークフローアプリは主に4つのタイプに分類できます。それぞれの特徴について解説します。
ワークフローの自動化に特化したアプリ。申請フォームの作成やスマホ対応、承認経路の設定など、基本機能が充実しています。
完全無料で利用できるアプリはありませんが、ユーザー数や申請数に制限を設けた無料プランを用意しているものも。「まずはスモールスタートで気軽に利用したい」という場合にはおすすめです。試用後に有料プランへ切り替える柔軟な運用も可能です。
チームや組織内のコミュニケーションを円滑にするための機能を持つグループウェア。その中の1機能として、ワークフローが提供されています。
ワークフロー専用ツールに比べると機能は限定的です。作成できる申請書フォーマットに制限があったり、AND承認やOR承認、飛び越し承認に対応していなかったりするため、高度なワークフロー自動化には適していません。
また、入力不備や回収漏れを防ぐ機能、申請書の誤削除防止のための権限設定、操作ログの確認といった、承認者の管理工数削減に役立つ細やかな機能も、ほとんど搭載されていない点も考慮しておきましょう。
あくまでも「最低限のシンプルな申請・承認さえ対応できれば良い」という組織向けといえます。
自社サーバーにインストールして設定すれば、基本的に無料で使い続けられるタイプです。
ワークフローの設定をカスタムすることで、様々な申請・承認に対応できるシステムもあるので、自社内での運用管理体制が整っている場合におすすめです。
無料で使えるGoogle FormsやGoogleスプレッドシートをベースに、シンプルなワークフローアプリを作成することも可能です。スクリプト作成が必要ですが、難易度は高くなく、参考資料があれば非エンジニアでも対応可能です。
ただし、承認経路の設定といった複雑なフロー構築には向きません。シンプルなシステムでもカバーできる、小規模な組織向けです。
ユーザー数や申請数に制限はあるものの、無料で利用できる特化型のワークフローアプリを紹介します。
（出所：AppRemo公式Webサイト）
Excelで作成した申請書をそのままブラウザにアップロードして利用できる、ワークフローシステム。Webフォームを新たに作成する必要がなく、申請者は使い慣れたExcelで簡単に操作でき、管理者も特別なIT知識なしで導入・運用できるのが最大のメリット。
申請の進捗状況がリアルタイムで確認でき、滞っている承認者には自動で催促メールが送られるため、承認スピードが格段に向上。承認済みの申請データはデータベースに自動蓄積され、項目ごとの検索やCSV形式での抽出が可能。ほかの業務システムとの連携にも対応し、効率的なデータ活用を後押しする。
PC、スマホ、タブレットからいつでもどこでも利用でき、すべての申請データがデジタルで保存されるため、書類の紛失や情報漏えいのリスクもなくなる。
無料で使える、グループウェア型のワークフローアプリをご紹介します。
（出所：GRIDYグループウェア公式Webサイト）
スケジュール機能や設備予約、タイムカード、プロジェクト管理など、全22機能が無料で使えるグループウェア。ユーザー登録数の上限もない。社外メンバーをシステム内に招待できる「グループ」機能や、ファイルの共有機能など、他社グループウェアでは有償オプションとなることが多い機能も標準搭載されているのが特徴。
ワークフロー機能では、申請書類のテンプレート作成や申請、承認・決裁・確認、履歴の保管まで対応するほか、ワークフローの画面の印刷もできる。
より機能が充実した有料版の「Knowledge Suite」も提供。こちらもユーザー数は無制限。月額55,000円から利用できる。
（出所：GROUPSESSION公式Webサイト）
民間企業や自治体、教育機関、医療機関などで利用されている高品質なグループウェア。無料版でもユーザー数無制限で使用でき、スケジュールや掲示板、施設予約、ファイル共有といった豊富な機能がそろう。
ワークフロー機能も充実しており、申請の進捗確認や申請通知を通じて業務効率化をサポート。オリジナルの申請フォーム作成や申請経路の構築が可能で、カスタマイズ性にも優れている。
そのほか、迅速な承認を実現するための代理人設定やスキップ機能なども搭載。申請ファイルをほかの形式にエクスポートもできるなど、様々な業務ニーズに対応する。
無料で使える、オープンソース型のワークフローアプリをご紹介します。
（出所：Exment公式Webサイト）
無料で制限なく利用できる、データ管理Webシステム。WindowsやMac、Linuxでの利用に対応し、幅広い環境で利用可能。「顧客管理」「プロジェクト・タスク管理」「IoTログ管理」「製品販売会社用テンプレート」など、業務や業種に応じたテンプレートが豊富に用意されており、設定の手間なく、すぐ使い始められる。複数のテンプレートを組み合わせることで、顧客情報と契約情報をワンストップで管理することも。
ワークフロー機能では、「申請」「承認」「却下」などの標準的なステータス・アクションに対応する汎用型ワークフローに加えて、条件によってアクションを分岐させられるカスタム対応型（テーブル専用）も用意。無料ながらも、ある程度複雑な承認経路が構築でき、柔軟な業務プロセスにも対応できる。
（出所：シラサギ公式Webサイト）
Ruby、Ruby on Rails、MongoDBで動作するオープンソースグループウェア。数千人規模の組織にも対応できる。ワークフロー機能では、2段階以上の承認ルートの設定、承認依頼時や差し戻し時のコメントの入力、代理承認、回覧経路の設定など、スムーズな申請・承認を実現する機能が充実。ワークフロー以外にも、スケジューラーやToDo、設備予約、在席管理、メッセージなど、有料のグループウェアに匹敵する機能を備える。
インストールや初期設定の代行サービスを提供しているため、社内に専門知識がなくても導入可能。また、有料の講習会サービスやサポートサービスを活用することで、安心して運用を進められる。
簡単なワークフローアプリなら、Google Formsを使って作成可能です。通常はアンケートフォームや問い合わせフォーム作成に使われるツールですが、Google App Scriptと組み合わせることで、申請・承認フローの自動化が実現します。
下記にて、ワークフローアプリ作成の大まかな流れを解説します。
申請書のタイトルや部署名、申請者名、件名、内容といった項目を入力します。部署名や申請者名など、少ない文字数で答えられる項目は「記述式」、詳細な内容が必要な項目には「段落」を設定するのがおすすめです。
「回答」タブから、「スプレッドシートの作成」のアイコンをクリックすると、フォームを介して送られてきた回答をスプレッドシート上で自動集計できるようになります。申請・承認の履歴を残しておくために、この設定を忘れないようにしましょう。
メニューアイコンから「スクリプトエディタ」を選択し、メール送信のためのスクリプトに書き換えます。そして、トリガーを作成することで、フォーム送信と同時にメールもが送信されるようになります。
更にスクリプトを追加すれば、メールにフォームへ記入した内容を表示することも可能です。詳細は出典元のHPをご参照ください。
新しいスクリプトを作成し、メール本文の「承認」リンクをクリックするだけで、承認完了できる機能を追加します。こちらも詳細は出典元のHPを参照ください。
（出典：「GoogleForm を使ってワークフローを自作してみよう（Vol.26）」）
以上の手順で、無料のワークフローアプリを自作できます。高度な機能が不要な小規模なワークフローには、コストを抑えたこの方法が有効です。
最後に、1ユーザーあたりの月額費用が300円前後と、低価格で利用できる有料ワークフローアプリを紹介します。
なお、有料ワークフローアプリの選び方については、「ワークフローシステム比較14選。中小企業〜大企業向けまで」にて詳しく紹介しています。
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（出所：HUEワークフロー公式Webサイト）
既存の紙の申請書を取り込めば最短10分で設定が完了し、すぐに運用を開始できるクラウド型のワークフローシステム。申請・承認にかかる作業時間の大幅な削減でき、メールやチャット通知からのワンクリックで即座に承認が行える。また、申請内容に関する確認事項はチャット形式でやり取りが可能。
更に、外部システムと連携することで、文書管理や電子契約、ファイル共有といった申請・承認後の関連作業まで自動化。申請データの自動集計・レポート作成機能も搭載されており、集計作業や報告にかかる時間や手間が大幅に軽減される。
（出所：承認TIME公式Webサイト）
マルチデバイス・マルチOS対応、最短1週間で導入できるワークフローシステム。外出先やリモートワーク中でも、迅速に社内文書の申請・決済ができ、デジタルでの一元管理により、業務全体の効率化に貢献。簡単な操作で承認フォームやフロー構築ができ、バージョンアップや保守メンテナンスも不要。
OR承認やAND承認などの柔軟な承認ルートに対応し、複雑な経路設定や議事録・報告書向けの回覧ルートも設定可能。承認や確認状況も可視化され、進捗管理が容易に。申請書にはWord、Excel、PDFなど複数のファイルを添付できる。
オプションで自動翻訳ソリューション「Wovn.io」との連携も可能。メニューや書き込み内容を約70カ国の多言語に翻訳できるため、グローバル展開している企業にも適している。
（出所：バクラク申請公式Webサイト）
シリーズ累計10,000社以上で導入されている「バクラク」シリーズのクラウドワークフローシステム。請求書の申請・承認をはじめ、押印申請、休暇申請、出張申請など、幅広い稟議に対応できる。
AIが様々なフォーマットの請求書を自動でデータ化し、複数枚同時のアップロードにも可能。申請手続きをすると、チャットアプリ経由で承認者に通知が届き、そのまま承認・却下ができる。
同シリーズの「バクラク請求書受取」や「バクラク経費精算」と連携すれば、支払申請と同時に仕訳と振込データが自動作成でき、更なる業務効率化が期待できる。
（出所：Gluegent Flow公式Webサイト）
紙の申請書をそのまま電子化できるワークフローシステム。100種類以上のテンプレートを用意し、類似内容のコピーやカスタマイズが簡単に行える。HTMLエディターやGoogle ドキュメントでの申請書作成にも対応。Google Workspace、Microsoft 365とのアカウント連携により、IDやパスワードを入力することなくスムーズにGluegent Flowへ遷移できるため、ユーザーにストレスをかけることなく利用できる。
申請書候補の提案といったAIアシスト機能も備えており、社内稟議にかかる手間や時間を大幅に削減可能。
オンプレミス製品からのリプレイスによって、経理業務の工数を1/7に圧縮、20〜30％のコスト削減を達成した事例も。
（出所：ジンジャーワークフロー公式Webサイト）
社内の多様な申請・承認業務をオンライン上で完結するワークフローシステム。簡単かつ高速な申請処理により、関わる全従業員の手間を削減。システムが苦手な場合も、負担なく操作できるシンプルな画面設計に強み。
申請種別ごとに、組織・役職・個人を指定して柔軟に承認ルートを設定可能。あらかじめ承認者を設定しておくことで、申請者が迷うことなくスムーズに申請を進められる。また、企業ごとに申請種別やフォームのカスタマイズができるため、多様な申請内容に対応。
入力項目やレイアウトの調整により、書類の記入漏れや差し戻しを防ぎ、業務全体の効率化にもつながる。
（出所：ジョブカンワークフロー公式Webサイト）
社内のあらゆる申請書をクラウド管理できるワークフローシステム。25万社以上の導入実績があり、有料ユーザー数は300万人を突破している。
テンプレートが充実しており、自社の業務に適した申請書を簡単に作成可能。申請項目は入力種別（文字・日付など）を指定できるうえ、必須設定や入力制御機能も搭載。また、クリック操作で簡単に承認経路を作成でき、複雑な経路や申請内容に応じた分岐にも対応する。
そのほか、スマホアプリの提供や、Google Workspace、クラウドサイン、Amazonビジネスといった外部サービスとの連携も可能。英語・韓国語・タイ語に対応しており、多国籍な環境でもスムーズに利用できる。
（出所：ジュガールワークフロー公式Webサイト）
稟議・申請プロセス、報告業務をデジタル化し、業務プロセスのスピードアップと見える化を推進するクラウドワークフローシステム。90日間という長期間、すべての機能を無料でトライアルできる。
社外からでも使いやすいモバイルファースト設計で、ペーパーレス化の促進にも貢献。システム内でのやり取りはすべてデータ化されるため、証跡の検索や集計、可視化が可能で、有事へのリスク対策にもなる。
100種類の申請書テンプレート、分岐を含めた承認経路の構築、詳細な条件設定など、ワークフロー機能が充実しており、最大20ステップの業務フローにも対応。
同シリーズの「経費精算」と併用することで、バックオフィス業務の更なる効率化が期待できる。
（出所：rakumo ワークフロー公式Webサイト）
Google Workspace と連携し、社内外の稟議・契約締結、業務フローを電子化する稟議システム。マルチデバイス対応により、どこからでも承認が行えるほか、差し戻しの時にはコメントを付けてやり取りを効率化できる。Googleドライブと連携すれば、稟議や決裁に必要な書類添付を簡単に添付可能。
前後の経緯や稟議の進捗がひと目でわかるわかりやすいUIを備えており、対応の優先度を指定することで、申請の見落としや承認の滞りを防止。
豊富なテンプレート、柔軟な承認経路設定、多言語対応など、業務効率化に役立つ機能も充実。
ワークフローアプリは、人事総務や経理、営業、購買などの申請・承認業務を電子化し、業務全般の効率化に役立つツールです。
無料のワークフローアプリは、以下の4タイプに分けられます。
（1）特化型
（2）グループウェア型
（3）オープンソース型
（4）汎用ツールを使って自社で作成
簡単なフローであれば無料アプリでも十分に対応でき、申請数が少ない場合は特化型アプリの無料プランを継続利用することも可能です。Google Formsを使ってシンプルなワークフローを自作する選択肢もあります。また、低価格で使えるものも多いです。
自社の規模や申請・承認フローの実態に合わせて、最適なアプリを探してみてください。
ワークフローアプリをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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