最終更新日:2024-02-28
IT機器や社内備品の管理や棚卸業務の負担が大きく、効率化を図りたいと考えている方へ。物品管理システムのタイプや導入に際しての選び方、具体的なサービスなどについてご紹介します。
物品管理システムとは、ビーコンやRFID（無線通信型の非接触ID）などの機器を利用し、物品の所在や使用状況を管理するシステムです。物品を探す場合や棚卸の際に有効で、オフィスでの備品管理をはじめ、工場や医療現場で備品・物品を管理する際など、広く使われています。
物品管理システムは、主に以下のような目的で利用されています。
社内の物品管理は、管理台帳を作成してExcelなどに貸出先や利用期間を記録する方法が一般的でした。しかし、物品の種類や量が多くなると管理が難しくなり、棚卸作業の際などは効率化が難しくなります。
その点、物品管理システムなら物品情報を登録することで情報を一元管理でき、検索もしやすくなります。具体的には、以下のようなメリットが見込めます。
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物品管理システムは、大きく3つのタイプに分類できます。
ID情報などのデータを記録したICタグなどの専用タグと電波でワイヤレス通信し、非接触で情報を識別・管理する「RFID」に対応したタイプです。作業効率アップのために、情報を一括で読み取りたい場合にはこちらのタイプが適しています。
RFIDを利用すれば、離れた位置から複数のICタグを一括で読み取り、瞬時に個体を識別可能。たとえば、ダンボールに梱包された大量の商品でも、箱の外から一括で読み取れるので、検品や在庫チェックなどの作業効率が向上します。
また、出入り口にRFIDを設置して自動的に読み取ることもできます。スマホやハンディターミナルをかざすのではなく、ゲートの通過による読み取りなども可能なので、大幅な効率化を図れます。
| 主なサービス | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| Assetment Neo |
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月額40,000円～（Lightプラン。管理対象資産数1,000まで） |
| Convi.BASE |
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月額55,000円～、初期費用なし（自社で導入作業を行う場合） |
| 物品管理システム |
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要問い合わせ |
| MONISTOR |
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要問い合わせ |
| 資産・物品管理システム |
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要問い合わせ |
| タグ衛門 |
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要問い合わせ |
管理の対象となる備品や物品の数がそこまで多くない場合は、バーコードやQRコードに対応したタイプが適しています。RFIDは専用のタグを用意する必要がありますが、バーコードやQRコードは自ら発行できるので、導入費用を抑えることができます。
テプラなどのラベルプリンタとの連携で、簡単にバーコードやQRコードのラベルを作成することも可能。また、QRコードなどの読み取りの際にはハンディターミナルのほか、スマホなどの端末を使用できるので、専用端末を用意する費用を抑えられることもメリットです。
| 主なサービス | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| OPTiM Asset |
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月額30,000円～、初期費用なし |
| Colorkrew Biz |
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月額40,000円～、初期費用なし |
| WelThings |
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要問い合わせ |
| fine asset |
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月額10,000円～、初期費用なし（物品管理プラン） |
| 備品管理クラウド |
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月額5,000円～ |
たとえば、病院における物品管理では、医療機器の棚卸管理だけでなく、医療材料の使用期限管理や、発注管理・在庫管理などが必要です。医療用品の使用期限や履歴、欠品についての情報管理は、とりわけ慎重を期さなければいけないので、いつ・どこで・どれくらい使ったのかを正確に把握することは非常に重要です。
| 主なサービス | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| MedicalStream |
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要問い合わせ |
| MONISTOR for メディカル |
|
要問い合わせ |
| JoyPla® |
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要問い合わせ |
物品管理システムを検討する際には、以下の4つのポイントに留意して比較するとよいでしょう。
管理対象の物品・備品が多い場合、最初の登録作業が膨大になり、導入時に大きな負担となります。そのため、物品管理システムの導入にあたっては、登録作業をどれだけ効率的に行えるかがポイントです。
「備品管理クラウド」ならスマホアプリを使ってJANコードや製品ラベルを読み取り、AIが画像解析して文字を解析した上で、情報を自動登録してくれます。また、「OPTiM Asset」や「fine asset」は、CSV形式で情報をシステムに一括インポートできるので、紙やExcel台帳から簡単に移行することができます。
モバイル端末を活用して棚卸ができるかどうかは、比較ポイントのひとつです。物品の利用場所や倉庫などで、棚卸リストを見ながら棚卸作業をする際に、スマホから棚卸リストを確認できれば作業効率がアップします。
「Convi.BASE」は、スマホを使って棚卸をする備品を読み込み、数量を入力することで棚卸結果をスマホで確認、データベースの更新を行えます。「Colorkrew Biz」や「備品管理クラウド」はQRコード、「OPTiM Asset」は二次元バーコードが貼られた備品管理ラベルをスマホで読み取るだけで、手軽に棚卸ができるようになります。
返却日の見落としや、保守期限が過ぎたままで備品を使い続ける懸念への対策としては、アラート通知機能が有効。あらかじめ設定したスケジュールや条件に沿って、保守延長の手続きや、返却依頼などのメール通知ができるので安心です。
また、在庫管理に物品管理システムを活用したい場合には、指定した在庫数を下回った場合にアラートを出してくれる機能があると良いでしょう。アラートメールを送信できる「Convi.BASE」のようなシステムなら、在庫切れ・発注漏れの防止につなげることができます。
物品のリースやレンタルをしている場合、在庫数だけでなく契約管理も一緒に台帳管理したいところ。その際には、契約管理機能を搭載したシステムが有効です。「Assetment Neo」は、資産情報、棚卸機能に加えて、リース・レンタルの資産情報・契約情報、割賦単位の設定などの機能を有しています。多くのリース契約を行っている企業の場合には有効な機能といえます。
こちらでは、RFIDに対応した物品管理システムをピックアップしています。
（出所：Assetment Neo公式Webサイト）
バーコードやQRコード、RFIDを活用した現物管理で、社内資産における管理業務の効率化が図れるクラウド型の社内資産管理システム。什器・備品の管理、社内資産の持出・返却や、リース契約管理、サーバー情報の管理まで対応している。
台帳管理としては汎用性が高く、項目の定義設定や、資産マスタとの関連付けが容易なため、データの一貫性を保ちつつ、業務の統一化が図りやすい。資産情報アプリや棚卸時のバーコードの読み込みにスマホを利用できるなど、活用のしやすさも魅力。
（出所：Convi.BASE公式Webサイト）
社内のあらゆる物品を管理できる物品管理クラウドサービス。導入実績は1,100社以上。業種業態を問わず、様々な企業で利用されている。固定資産・IT資産や契約書、工具・計測器や消耗品の管理まで幅広く対応。物品管理業務に必要な機能を自由に組み合わせて利用できる。登録できる物品点数が無制限で、管理項目の自由度も高い点に強み。
利用用途に応じてICタグやバーコード、カメレオンコード、フルスキャンコードといったラベルが選択でき、専用端末やiPhoneでの運用が可能。現物確認の手間が削減され、棚卸の効率・精度の向上が期待できる。
（出所：物品管理システム公式Webサイト）
台帳管理機能と、ビーコン、RFID、バーコード/QRコードといった豊富なアタッチメントで、「何が」「今どこに」「どのような状態」をリアルタイムに把握・管理できる物品管理システム。固定資産の棚卸のほか、工場内での工具管理にも対応。RFIDは工具の形状に適した微細なRFIDタグと作業場所に設置したビーコンによって、工具使用情報や利用証跡の管理ができるので、置き忘れや紛失のリスク低減と管理工数の削減が見込める。
物品のデータベースでは履歴・状態・ロケーションなどの各種管理が可能。スケジュールの管理ではメール通知によって管理の漏れを防げる。
（出所：MONISTOR公式Webサイト）
棚卸をはじめとする資産管理の効率化を、RFIDやバーコードを使用しポートするソフトウェア。ハンディターミナル（PDA）やRFIDリーダー、バーコードスキャナで管理できる手軽さが特徴。台帳からExcelやCSV ファイルなどの資産データをドラッグ＆ドロップするだけの一括インポートにも対応しているため、他システムからの移行もスムーズに行える。
Webブラウザで簡単に資産情報や利用状況の確認ができ、それぞれのPCから資産利用の予約申請・スケジュール確認が可能。従業員に対する通知や返却期限超過などの警告メールも配信できるようになっている。
（出所：資産・物品管理システム公式Webサイト）
RFソリューションベンダーとして、各種の管理システムをリリースしており、資産・物品管理のほか、在庫管理・工具管理・資材管理・入退門管理といったシステムを提供している。タブレットPCとハンディを利用して、管理物を動かすことなく探索・棚卸が手軽にできることが特徴。物品に近づくとアラートが鳴る探索機能を備えており、より効率的に対象物を見つけることが可能。。また、ネット環境のない工事現場などでもシステム利用できることもメリット。QRコードによるタグの発行や、テプラと連携してラベルを発行するといった機能も搭載されており、現場で利用する際の利便性が高い。
（出所：タグ衛門公式Webサイト）
RFIDタグの利用による備品管理ソリューションパッケージ。マスタメンテナンスや履歴管理などの共通機能を持つ衛門Coreを中心に、棚卸や物品検索を行えるタグ衛門 Handy、備品の持出しを監視するタグ衛門Gateの3つで構成されている。
タグ衛門Gateでは、RFIDタグの付いた物品がゲートの外へ持ち出されると警報が鳴る仕組みになっており、不正な持ち出しはもちろん、うっかり持ち出して紛失してしまうなどの事故を防止。オプションのカメラ機能によってゲート通過時の動画を物品情報とともに保存することも可能。「いつ」「誰が」「何を」持ち出したのかをより確実に記録することができる。
こちらでは、バーコード/QRコードに対応した物品管理システムをピックアップしています。
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（出所：OPTiM Asset公式Webサイト）
高い市場シェアを誇るMDM「Optimal Biz」のノウハウを活用した物品管理クラウドサービス。棚卸対象に貼付した二次元バーコードを読み取るだけで棚卸が完了。現物と台帳を目視で確認したり、Excelシートへ反映したりする手間を省ける。
既存の管理台帳情報・物品情報はCSVで簡単に一括インポート。PCやスマホと連携して台帳情報を自動更新することもでき、常に最新かつ正確な情報を維持。手入力によるミスの防止と作業工数の削減に役立つ。物品ごとに利用者や設置場所などの変更履歴も残せるため、管理者が複数人でも安心して利用でき、属人化も防止。企業の内部統制への効果も見込める。
（出所：Colorkrew Biz公式Webサイト）
備品管理をはじめ、座席・会議室の予約やスケジュール調整などのスキマ業務を削減するビジネスコンシェルジュツール。スマホなどでQRコードを読み取るだけで、スムーズな資産の棚卸し、貸出品の管理ができる。備品が今どこにあるのかを探したり、紙やExcelの台帳に記入したりする作業が不要に。備品の貸し出しは、時間または日にち単位で期間を指定して予約することも可能。
消耗品の管理にも対応しており、文房具や封筒などの在庫がなくなってきたら、気付いた人が誰でも注文できる点もポイント。注文情報はすぐに担当者へ通知されるため、最新の状況把握はもちろん、請求の管理にも役立つ。
（出所：WelThings公式Webサイト）
在庫管理・入出庫管理・発注/引当管理・棚卸しのデータを一元管理できる物品管理システム。バーコード・2次元コード（QR）・OCRなどの任意ラベル印刷機能を搭載し、ハンディターミナルと連携してラベルを読み込むことで、データの取得・データベースへの自動反映が可能。ロット番号やシリアル番号での管理や、検査項目の入力、撮影画像の保存にも対応しており、タイムラグなく正確に物品状況を把握できる。データベースは複数の部署で共有可能。操作の履歴ログ機能や権限管理機能による利用制限・監視もできるため、セキュリティ面も安心だ。
その他、過去在庫の参照・推移のグラフ化や、ヤマトB2クラウド・佐川e飛伝IIIに対応した伝票発行機能など、社内の備品発注や在庫管理の効率化に役立つ機能も充実している。
（出所：fine asset公式Webサイト）
誰でも使えるシンプルな操作性で、社内資産を一元管理できる物品管理・棚卸システム。
資産に紐づけた2次元バーコードやQRコードをスマホで読み込むだけで棚卸が可能。スマホから資産情報の一括更新できるため、現場で簡単に台帳をメンテナンスできる。事前に設定した棚卸対象リストをもとに、管理画面上で進捗状況の確認も可能。資産区分ごとに部署や所在などをグラフ化・一覧化することで、現場の状況をリアルタイムに把握できる。棚卸結果は自動的にレポート化され、不備の多い特定部署や会社全体の運用見直しにも役立つ。
CSVデータをインポートするだけで既存の台帳データをシステムに取り込み可能。管理項目は運用に合わせて自由にカスタマイズでき、画像やファイルの添付に対応。登録データの検索や貸出管理もシステム上で完結するため、複数拠点がある場合でも効率的な物品管理を実現する。
（出所：備品管理クラウド公式Webサイト）
社内の備品に関わる管理を「まるっと」解決するクラウド型管理システム。スマホアプリから備品をカメラで撮影するだけで簡単に登録が可能。備品管理クラウド独自の製品データに登録済みのアイテムなら、製品ラベルを読み取るだけで機器のスペックまで自動で入力してくれる。
QRコード付きの備品管理ラベルを発行するため、スマホなどのモバイル端末で手軽に使えることに加え、会計ソフトと連携して固定資産の減価償却や購入・廃棄の会計処理も確認できるなど、便利な機能が多い。
こちらでは、病院向けに機能を特化した物品管理システムをピックアップしています。
（出所：MedicalStream公式Webサイト）
病院向けの物品を見える化し、経営改善と現場の業務負荷軽減を実現できる物品管理システム。消費・在庫・勾配の情報を見える化する「物流管理システム」、包装単位や器械個別で管理できる「滅菌管理システム」、必要な情報を一元管理できる「機器管理システム」の3つで構成されています。
診療材料、検査試薬、一般消耗品、医薬品等の詳細なデータを、リアルタイムかつ正確に一元管理。電子カルテシステムや医事会計システムに登録されているかどうかをチェックできる機能を備えており、医事請求間違いや、特定診療材料の請求漏れにも対応できる。
（出所：MONISTOR for メディカル公式Webサイト）
資産・物品管理システム「MONISTOR」に、ME機器や院内資産の管理へのサポートを強化した、 病院・福祉施設などの医療業界向けシステム。
医療機器やベッドなどの医療用家具の棚卸をはじめとする資産管理、病棟やフロアごとの資産情報の共有、文書、記録メディア、備品、リース品の管理と追跡が主な機能となっている。RFIDの活用によって資産管理を効率化・簡略化し、通常業務を圧迫することなく、棚卸作業を行える。
（出所：JoyPla®公式Webサイト）
中小規模病院向けのクラウド型SPDシステム。発行したラベルをリーダーでスキャンするだけで、院内の棚卸処理や受発注を完了させられる。国際標準のバーコード規格GS1-128に対応しており、製品のリコール発生時の早期対応、消費期限切れの防止にも有効。
系列・グループの病院や、介護などの関連施設のマスターや取引実績、在庫などを一元管理ができる「グループ施設管理機能」を搭載しており、本部の集計工数の削減や、施設ごとの承認権限者設定で、現場の不正防止対策などにも役立つ。
オフィスの備品管理は、担当部署や担当者による属人的な運用になりやすく、人の手での確認・入力作業ではズレや漏れが発生しかねません。スムーズに管理するには、物品管理システムを利用した記録/棚卸作業の自動化がおすすめ。在庫数だけでなく、物品の所在や資産額の把握も可能です。手間のかかる管理業務を簡略化すれば、本来業務に時間を割けるだけでなく、社内全体の業務効率化にも役立つでしょう。
物品管理システムには、管理方法や業界特化型など様々なタイプが展開されています。管理する品数や登録/管理に使用する機器、搭載機能など、多面的に比較・検討してみてください。
物品管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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株式会社オプティム
物品管理の効率化・物品の有効活用促進を実現する物品管理クラウドサービス。直感的に操作できるUIで物品台帳登録から棚卸、廃棄登録まで強力にサポートします。...
株式会社Colorkrew
貸与PCなど貸出品や資産にQRコードを貼るだけで「どこに何がどれだけあるのか」を可視化できる備品管理ツール。現物を探したり、紙に手書きしたりする工数を大幅削減可...
ウェルコムデザイン株式会社
モノが「いつ・どこに・どれくらいあるか」を複数のPCから把握できる在庫管理システム。ハンディターミナルともスムーズに連携可能。管理業務と現場業務を効率化します。...
中央システム株式会社
全ての機能を月額1万円から利用できる物品管理・棚卸システム。多様な社内資産を一元管理し、スマホアプリを活用した棚卸や貸出管理で物品管理の業務効率化を支援します。...
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