最終更新日:2024-04-08
経費精算作業や小口現金の管理を効率化するため、法人カードを導入したい経理担当の方へ。法人カードと連携可能な経費精算システムを導入すれば、経理業務まで効率化できます。本記事では、経費精算における法人カードの利用方法や導入メリット、おすすめの連携システムを紹介します。
法人カード（コーポレートカード）とは、企業や個人事業主向けのクレジットカードやプリペイドカードのことを指します。経費を精算する際に、法人カードの利用実績データを経費精算システムに自動連携すれば、精算にかかる時間や手間を省略できるというメリットがあります。
まずは「ハード・システム面」「運用面」「カード方式の選択」の3つの観点から、必要な準備について見ていきましょう。
経費精算システムは、サービスごとに対応できる法人カードが限定されており、それぞれに合ったカードを用意する必要があります（詳細は次項「対応する法人カードは？」をご参照ください）。
プリペイドタイプであれば与信審査が不要なため、設立年数が浅い場合でも導入可能です。
法人カードがシステムとの連携に対応していることを確認したうえで、自社のニーズに適した経費精算システムを導入します。
使用前に、管理者サイドで従業員のIDと、その人が利用するクレジットカードを紐付けます。
紐付けた情報に従ってカードを該当する従業員に配布します。
法人カードを持つ従業員は、項目の中から必要なデータを指定して経費精算を行います。
承認者や経理部門は、従業員からの申請内容を確認・承認します。その際、どれがクレジットカードによる決済なのかがわかるようになっています。
クレジットカードとプリペイドカードのどちらを選ぶかは、使用するユーザー数を基準にするとわかりやすいでしょう。
限られた従業員に法人カードを渡したい場合は、プリペイド式のカードを渡すのがおすすめです。プリペイドカードは、管理者が利用者に対して必要な金額だけをチャージできるため、使い過ぎを防止でき、紛失時のリスクも抑えられます。
また、中小企業やスタートアップの場合、与信で法人クレジットカードの入手が困難なことがあります。一方でプリペイドカードであれば、会社の規模にかかわらず法人カードを取得できるメリットがあります。
ただし、配布対象者が多い場合は都度チャージしたり、チャージリクエストに対応したりするのが大変になることもあるため、作業を効率化したい場合には、通常のクレジットカードが適しています。
法人カード対応の経費精算システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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経費精算システムによって連携できるカードは限られています。そのため、自社で利用しているクレジットカードをそのまま使いたい場合は、そのカードに対応している経費精算システムを選ぶ必要があります。
法人カードと経費精算システムをセットで導入する場合は、自社の運用に合いそうなシステムを基準として選びましょう。
たとえば「HRMOS経費」は、JCB、VISA、Mastercard、アメリカン・エキスプレスなど、代表的なクレジットカードと連携可能。連携実績に掲載されていない場合でも、クレジットカード発行会社から利用明細データを送付すれば連携できるようになります。
「楽楽精算」は、「JCBビジネスカード」「三井住友コーポレートカード」「アメリカン・エキスプレス®・コーポレート・カード」など多様なカードに対応しています。プリペイドカードでは、Mastercard®付きの「Bizプリカ™」との連携が可能です。
法人カードを新たに作る場合は、経費精算システム側が対応している法人カードの中から選ぶことになります。その場合、カードの特徴や強みを知っておくことが大切です。
たとえば「Staple」は、プリペイドカード「Stapleカード」を発行できることが強み。与信審査不要なため、仮に全従業員に発行したとしてもスムーズに対応できます。更に、ワンクリックでレポートを作成できるというメリットも。
「マネーフォワード クラウド経費」の「マネーフォワード ビジネスカード」もプリペイド方式かつ審査不要です。小規模企業でも発行しやすく、GMOあおぞらネット銀行からであれば振込手数料無料でチャージできるのも魅力です。
「バクラク経費精算」と連携している「バクラクビジネスカード」は、用途ごとに何枚でも即時追加発行でき、利用限度額が1億円以上の高額決済に対応している点が特徴です。
法人カードを使った経費精算のメリットとして、以下の点が挙げられます。
現金による立て替えせ経費清算を行うと、領収書管理や精算書の作成・提出など煩雑な作業が必要となります。法人カードであれば、連携したカードの利用明細データをそのまま取り込めるため、利用日時、品目、金額などを記入する必要がなくなります。
また、申請にかかる時間や手間、差し戻しのストレスなどが削減され、申請側と承認側、双方の負担軽減にも役立ちます。
従業員が自身のカードで立て替えると、精算に手間がかかるだけでなく、高額すぎて個人のクレジットカードでは対応できないケースも出てきます。しかし法人カードであれば、一人ひとりに従業員カードの配布できるので、高額な物品の購入にも対応可能に。
また、利用分は企業に直接請求がいくため、仮払い・立替払いが不要になり、資金の流れも明瞭になります。
従業員に立替払いが頼めない場合には、社内に少額の現金を置いておく「小口現金管理」が必要です。しかし、出費に伴う書類提出や管理ソフトへの記録といった手間がかかってしまいます。
これらの負担を減らしたい場合にも、交通費や駐車場代、出張費などの支払いに使える法人カードが有効です。「いつ・何に・いくら」使ったのかが記録されるので、経費の不正使用の抑制にも役立ちます。
業務に必要なものをECサイトで購入したり、業務用のクラウドサービスを利用したりする際に、最近ではクレジットカード決済のみに対応している場合も珍しくありません。
その際、個人用のクレジットカードで代用すると煩雑な手続きが必要となる、もしくは代用自体を禁止している企業もあります。「銀行やコンビニでの振り込みで対応できないか」などと問い合わせるのにも手間がかかります。
その点、法人カードがあればクレジットカード決済のみのシーンでもスムーズに購入でき、個人用クレジットカード使用時のような余計な手続きも不要です。
現金立替や通常のクレジットカードで経費精算する場合、架空の領収書の発行や、出張費の水増しといった不正利用の懸念点も出てきます。また、意図せず経費の利用額が規定より多くなってしまう心配も。
法人カードの支払いであれば、利用明細の自動取り込みにより、手入力のミスや不正を防止できます。利用額制限や規定違反を自動でチェックする機能も充実しているため、経理作業の手間を削減しながら、適切な支出管理を実現します。
たとえば「楽楽精算」は、規定に反する申請に対し、警告メッセージの表示や申請不可にする設定が可能。オプションの「クレジットカードコントロール機能」では、従業員に貸与したクレジットカードの利用上限額などを、システム上でリアルタイムに管理することもできます。
「freee支出管理 経費精算Plus」は、⽀払限度額を自動で制御する機能により、意図しない支払いを予防。人為的ミスの削減やガバナンス強化につながります。
法人カード連携に対応するおすすめの経費精算システムをご紹介します。
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(出所：マネーフォワード クラウド経費公式Webサイト)
PC、スマホアプリで使用できるクラウドシステム。経費明細の自動取得、領収書の一括表示、経路検索からの交通費入力、ICカード読み取りといった機能でペーパーレスを促進。プリペイドタイプの「マネーフォワード ビジネスカード」との連携で、決済金額の1～3%のポイント還元あり。一取引最大5,000万円までの取引が可能で、月の利用上限はなく、リチャージして何度でも利用できる。
カードコントロール機能でWebやスマホアプリから利用にロックをかけたり、一取引あたりの決済上限や月単位の決済上限を設定したりできるため安心。出張や購買申請などに合わせて柔軟な使い方ができる。
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（出所：Concur Expense公式Webサイト）
法人カードや外部アプリと連携し、デジタルとクラウドですべてをつなげる経費精算システム。コーポレートカード支払いのほか、交通系ICカードやQRコード決済アプリによる支払いも可能。ホテル手配、タクシーアプリなど様々なサービスと連携しており、幅広いシーンで重宝する。
シンプルな操作と見やすい画面で、スムーズな導入と活用を促進。導入企業の中には、Excel ベースでの手入力の経費精算業務からシステムに切り替えたことで、月々約30時間のタイムロス削減、経理担当者の残業時間低減、立替経費の多い営業への払戻し早期化が実現し、社員の満足度が向上したという声がある。またユーザーコミュニティによる限定情報やイベントなどもあり、導入企業間での情報交換にも期待できる。
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（出所：Staple公式Webサイト）
審査不要で即時発行できる、法人プリペイドカード一体型の経費精算サービス。支出コントロール機能が充実していることで99%以上のサービス利用継続率を誇る。
経費精算自動化による管理の効率化、リアルタイムでの経費の確認によるガバナンス強化、カードから管理口座へのチャージ返却、承認フロー設定、限度額設定といった機能が充実している。Microsoft Teams、Oracle NetSuite、楽天銀行などのツールとシームレスに統合されており、利便性の高さもポイント。法人向けVISAプリペイドカード「Stapleカード」には、飲食、トラベル、ビジネスサービスなどで役立つ「Visa ビジネスオファー」優待サービスが付いている。
（出所：TOKIUM経費精算公式Webサイト）
電子帳簿保存法に対応した、完全ペーパーレスクラウド経費精算システム。申請者がレシートや領収書をスマホで撮影して申請し、承認者はスマホで承認ボタンを押すだけ。経理担当者も原本確認や保管作業をする必要がなくなるため、三者の業務時間を短縮できる。撮影された領収書データは、99%以上の精度でデータ化できるため、申請内容の入力ミスがなくなる。
法人クレジットカード（コーポレートカード）、個人のクレジットカード、電子マネーを連携し利用明細を自動で取り込み可能。更に、既存の会計システムと仕訳データを自動で連携できるよう導入期間中に個別カスタマイズしてくれる。電子帳簿保存法に完全対応しているだけでなく、EIPA（電子インボイス推進協議会）のメンバーとして、インボイス制度にも対応。
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（出所：HRMOS経費公式Webサイト）
経費の申請から支払い処理の電子化まで、あらゆるフローの一元管理を実現するクラウド経費精算システム。初期費用無料で多彩な機能を利用できる点が魅力だ。具体的には、法人カードをはじめとした各種クレジットカードのほか、ICカード、プリペイドカード、Amazonビジネスとの連携が可能。交通費精算、経費や出張の申請・精算、支払い依頼（請求書）、電子帳簿保存法対応といった機能が標準搭載されている。長く使えるシステムを低コストで導入したい方におすすめ。
60種以上の会計システムとの連携実績や、定期的なアップデートで、法改正や業務上の要望に対応してくれる点も心強い。
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（出所：楽楽精算公式Webサイト）
国内トップクラスの導入実績を持つ経費精算システム。法人クレジットカードとの連携による利用履歴の自動取り込み、振り込みデータの自動作成、仕訳データのワンクリック自動生成、ルールに反する申請の自動ブロック、申請期限の一斉通知など、経費精算にかかるストレスを軽減するための機能が豊富にそろっている。
申請の項目やレイアウト、承認フローなどがカスタマイズでき、使い慣れた紙・Excelの申請書に沿ったフォーマットを再現可能。企業成長や組織変更に応じた設定変更が容易な点も高評価の理由の一つ。
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（出所：BIZUTTO経費公式Webサイト）
申請・承認から仕訳・振り込みデータの作成まで、一連の経費精算業務をクラウド上で行える経費精算システム。マニュアル不要で直感的に操作できる使いやすさ、ペーパーレス・キャッシュレス・オペレーションレスの「3つのレス」を軸として、無理なく使える料金設定としている。最少10ユーザーから契約可能なため、低コストでスタートできる。
法人クレジットカードのほか、電子マネー、個人のクレジットカード、スマホ決済の利用明細データを選ぶだけで入力レス申請が完了する「スマート申請オプション」を用意している。2年目の契約更新以降は、月額料金が半額になり更に低コストでの運用が可能に。
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（出所：バクラク経費精算公式Webサイト）
領収書読み取りに特化したAI OCRを搭載した経費精算システム。複数のレシート・領収書の一括アップロード、領収書の使いまわし自動判定など、申請者・承認者・経理担当者を助けるミス防止機能を多数搭載。また、チャットツール連携、汎用ワークフロー機能を用いた稟議との紐付けなども可能。経費精算に加えて内部統制も進めたい場合は、オプションプランを組み合わせれば稟議・承認・支払いまでをワンストップで進められる体制を構築できる。
連携可能な「バクラクビジネスカード」は1億円以上の高額決済が可能であり、最短10分でWebから申し込みができる。審査完了後、2枚目以降のカードは手続き不要。役員用・事業部用など用途別に使い分けられる。
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（出所：freee支出管理 経費精算Plus公式Webサイト）
freeeが提供する経費精算システム。⽀払限度額制御や振込でのAIチェックなど、意図しない支払いを予防する機能が充実。人為的ミスの削減や内部統制の強化にも貢献する。更に、使用した分のみの料金体系で、無駄なコストも抑えられる。
年会費・手数料無料の法人クレジットカード「freeeカードUnlimited」での支払いなら、決済金額の最大0.5%のポイントを還元。月末締め、かつ利用明細はリアルタイムで反映されるため、迅速かつお得な決済処理を実現。最大1億円の限度額により、キャッシュフローの改善にも役立つ。
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法人カードを用いた経費精算システムについて、利用方法や対応する法人カード、導入のメリットをご紹介しました。まずは、自社で利用している法人カードを活用するか、システムとセットで法人カードを作成するか検討したうえで使用目的や利用する従業員の人数に合わせて最適なツールを選びましょう。
また、法人カードは以下の2つのタイプがあります。どちらを選ぶかは利用するユーザー数を目安として考えると、より効果的に活用できます。
（1） クレジットカード：利用する従業員が多い場合
（2） プリペイドカード：利用する従業員が限られる場合
スマートに使える法人カードなら経費精算業務の効率化・省人化を実現し、コア業務に専念できる環境を整えられます。ぜひ、導入を検討してみてください。
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経費精算システムの更に詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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