最終更新日:2024-06-06
緊急時に備えて、社内連絡網を万全にしておきたい方へ。会社用の緊急連絡網の作り方、個人情報保護に関する利用上の注意点や、電話・メール・SNS・専用アプリといった連絡手段について、個別に解説します。
企業向けの緊急連絡網とは、災害・事故などの緊急事態が発生した際、従業員が判断に迷わないように「どのような順番で・誰がどこに連絡するのか」を定めたものです。
危機管理マニュアルの必須項目の1つであり、従業員の安否確認のほか、事業継続の観点から、近年では中小企業でも作成が進んでいます。
本記事では、災害や事故が発生した時のために、「最低限の緊急連絡網を作っておきたいが、どんなことに気をつければいいのかわからない」とお悩みの企業担当者向けに、緊急連絡網の作成方法やポイントをわかりやすくご紹介します。
一昔前の緊急連絡網といえば、「個々の電話番号を載せた名簿を配布する」というのが一般的でしたが、連絡先や連絡手段が多様化している今では、効率的な手段とは言えません。また、個人情報保護の観点から、電話番号などの扱い方にも細心の注意が必要となります。
近年では地震速報などに反応して自動で緊急連絡を行い、更に自動で回答を集計してくれる「安否確認アプリ」が登場しています。アプリを活用することで、従来の電話番号のみの連絡網における課題を解消できるため、多くの企業で採用されています。
記事後半におすすめアプリを取り上げて紹介していますので、緊急連絡網の整備と一緒に、「従来のアナログなやり方を改めたい」という方は参考にしてください。
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まずは、企業の担当者の方向けに「緊急連絡網を作成するにあたり、どのようなポイントに気を付ければいいか」についてご紹介します。より効果的な緊急連絡を、効率よく実施するために必要なポイントをいくつかピックアップして、一覧にまとめておきました。
| 緊急連絡先 | 電話番号 | 固定電話でも携帯電話でもOK。会社貸与以外は、本人同意が必要。 |
|---|---|---|
| メールアドレス | 電話番号同様、プライベートアドレスを載せる場合は本人の同意が必要。 | |
| ビジネスチャット | 業務で全社的にアプリを利用している場合にはおすすめ。 | |
| 緊急連絡時のルール | 連絡する順番・フロー | 通常階層が複雑な場合は、緊急連絡用に新たに作る必要あり。 |
| 確認事項 | 「被災状況」「怪我の有無」「現在の居場所」「出社の可否」など。 | |
| 確認時のルール | 「10分待っても既読にならない場合はスルー」など。 | |
| 集計・確認担当者 | 安否状況・出社可否はまとめて「〇〇さん宛にメールで連絡する」など。 | |
| 発動条件 | 自発的な発動 | 責任者だけでなく、責任者不在時も想定しておくこと。 |
| 外部要因による発動 | 「震度〇以上を観測したら」「大雨特別警報が発令されたら」など。 |
まず考えなければならないのは、緊急連絡網に記載する連絡先について。大切なのは到達率の高い連絡先を複数確保しておくことです。
固定電話を持っていない人も多いので、携帯電話の番号で構いません。ただし、キャリアによる通信制限や電波の届かない場合に備えて、固定電話や近親者の携帯電話番号も併記しておくと安心です。なお、会社支給の携帯電話であればそのまま番号を記載しても構いませんが、私用の携帯電話番号を載せる場合は本人の同意が必要です。
また、電話番号の場合、電話をかけるだけでなく、SMS（ショートメッセージ）を送ることができるという利点もあります。メールと違い、SMSはほぼすべてのスマホ・フューチャーフォンにデフォルトで設定されているため、到達率・開封率が高いのも強みです。
メールは多くの人に一斉送信したい場合や、トラブルの詳細を把握したい場合に便利です。ただし、災害時は通信経路やメールサーバー上の迷惑メールフィルタではじかれて届かない恐れもあるため、普段から受信できるかテストをしておく必要があります。電話番号同様、プライベートアドレスを載せる場合は本人の同意が必要です。
既読・未読がわかるLINEなどのSNSや、Slack・Chatworkなどのビジネスチャットツールなどの利用も考えられます。アプリの事前インストールや、連絡用グループの作成が必要ですが、通常業務で全社的にアプリを既に利用している場合にはおすすめです。
次に考えておきたいのが、緊急連絡を実際に行う際のルールについてです。
緊急時に情報が錯綜して混乱が起きることがないよう、報告手順を守らなければなりません。よくあるのは組織の体制に応じて、本部から担当へ、担当から部へ、部から課へ、課から従業員へ、順を追って連絡していくようなフローです。ただし階層が深かったり、組織が複雑すぎたりする場合は、緊急時用のフローに置き換える必要があります。
連絡がついた後に重要になるのは「何を聞くか」です。たとえば、「被災状況」「怪我（家族）の有無」などの安否について聞いた後に、「現在の居場所」「出社の可否」「出社できる場合の交通手段」「自宅の状況」などが考えられます。なお、緊急事態なのでメールの文面は最低限にすべきです。受け手が読みやすい・答えやすいような簡潔な作りを心がけましょう。
何度連絡しても「電話にでない」「既読がつかない」という事態も考えられます。連絡がつかないためにそこで止まっていると、その後の連絡・報告業務に影響がでますので、それを回避するためのルールが必要です。たとえば、最初に連絡してから10分経っても確認がとれない場合は「次の人に連絡をする」「あとの対応は責任者に引き継ぐ」といったことを決めておくと安心です。
情報を周知するだけなら一方通行の連絡網で伝わりますが、安否状況や出社の可否を確認する場合、グループ単位で集計・確認担当者を決めておく必要があります。信頼のおける人物に任せるのはもちろん、担当者が手間なく、迅速的確に状況把握できるように、「〇〇さん宛にメールで連絡する」など担当者・連絡手段も事前に決めておくといいでしょう。
緊急連絡網の発動条件は、主に「自発的な発動」「外部要因による発動」の2種類が挙げられます。
危機管理本部長（多くの企業では社長）が緊急事態と判断し、指示を出すことで、緊急連絡が行われるケースです。東日本大震災の際には、危機管理マニュアルを制定していたにもかかわらず、危機管理本部長が不在もしくは、連絡が取れなかったために多くの企業で対応が遅れたという指摘も。
それを避けるためにも、責任者だけでなく補佐を任命するなどして、責任者不在時には誰が判断するかを決めておきましょう。
気象庁の発表する震度や警報、特別警報に従って、緊急連絡を発動させる場合です。たとえば、「震度〇以上を観測したら」、「大雨特別警報が発令されたら」、「〇時の時点で〇〇警報が解除されていなければ」など、明確なルールをあらかじめ決めておけば、自然災害にいち早く対応できます。なお、地震速報と同時に自動で緊急連絡を発動することができる専用アプリも。
前項で責任者不在の状況を挙げましたが、様々な想定外のシチュエーションが考えられるでしょう。たとえば、「Aさんに連絡がつかない際は次のBさんに連絡する」という場合でも、「Aさんには誰が連絡するのか」「Aさんに連絡がついていないことを、集計・確認担当者に一報入れるべきなのか」などの問題が残ります。有事の際に適切な判断を下すのは難しいため、あらかじめルールを決めておきましょう。
続いては「どうやって緊急連絡を行うか」についてです。現在は電話以外にも、次のような多様な連絡手段が取られています。到達率や利用のしやすさなどについて、それぞれにメリットやデメリットがあるため、どれか一つに絞るのではなく複数の連絡手段を組み合わせて用いるのがおすすめです。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 電話 | 最もポピュラーな連絡手段。収集しやすい。 | 個人情報のため取り扱い注意。音声しか残せないため、緊急時に汎用性が低い。 |
| メール | 電話と同じく、収集しやすい。テキストを送れる。 | フィルタリングなどにより不通の可能性がある。埋もれて気づかない恐れがある。 |
| SMS | 電話番号宛てにテキストが送れる。 | 送ることのできる文字数に限界がある。PCから送る場合には専用サービスが必要。 |
| チャットツール | Slack、Teamsなど会社で利用するものは導入ハードルが低くて済む。 | 人数が多くなると集計が難しくなる。メンションなどもかなりの手間に。 |
| 専用アプリ | 複数の連絡手段から任意に選択可能。自動発信もでき、集計なども自動で行える。 | 一定のコストが発生する。 |
また、規模や組織形態に応じたおすすめの連絡手段についてもご紹介します。
従業員数が50名以下で、拠点数も少ない場合です。この場合、連絡手段として考えられるのは、電話やメール、もしくはSNSやチャットツールなどです。この規模であれば、全従業員向けに一斉に緊急連絡を行ったとしても、それほど集計や状況把握に手間取ることはないでしょう。
従業員数100名超で、勤務地が複数箇所に分かれている場合です。この場合は、一斉連絡・返信では管理が行き届かない恐れがあります。複数の連絡手段を組み合わせたり、拠点・部署ごとに管理者を配置して緊急連絡を行ったり、運用面で何らかの工夫が必要です。それが面倒な場合は、専用の安否確認アプリを導入するのも手です。
従業員数数百名規模を超えてくると、連絡手段を組み合わせて運用を工夫したとしても、やりとりが膨大な量になるのは避けられません。早期の状況把握、それによる事業復旧や安否確認などを優先するのであれば、当初より専用の安否確認アプリ導入がおすすめです。
緊急連絡網作成に安否確認アプリがおすすめの理由
様々なアプリがありますが、基本的にはアプリ単体では利用できず、システム提供会社と法人契約を結んだ上で従業員が利用することになります。今回は特におすすめのサービスを厳選してご紹介します。
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（出所：Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト）
NTTコミュニケーションズが提供するクラウド型の安否確認システム。一定規模の地震が発生したら自動で緊急連絡を送信し、従業員はスマホアプリから安否回答可能。回答は自動で集計され、未回答者には事前に設定した回数・時間に応じて自動リトライ機能あり。家族内掲示板をオプションでつければ家族の安否確認も行える。
複数個所に設置されたNTTコミュニケーションズの震度7の地震にも耐えるデータセンターで、24時間365日監視。地震だけでなく、パンデミックや台風、大雪なども想定した作りだが、社内連絡など日常業務でも利用可能。数十IDから、数万IDまで、幅広い規模の企業に導入実績あり。
（出所：安否コール公式Webサイト）
上場企業や大手企業、病院、大学など1,200社以上の導入実績を持つ安否確認システム。東日本大震災時や熊本地震でも問題なく稼働しており、能登半島地震に関しても余震を含めた地震において、遅延なく地震発生から5分程度で配信されている。ID・パスワード不要で利用できる手軽さも魅力。ユーザーは管理者から提供されたQRコードをアプリで読み込むだけで登録完了（家族の登録も可能）。
気象庁データと連動し、震度・エリアに応じて自動で配信されるほか、回答情報の自動集計、未回答者への自動再配信、GPSマップ機能、掲示板を通じた被災状況の共有や指示伝達など機能面も充実。1画面だけで簡単に操作できるため、日程調整や出欠確認といった普段使いにも便利。
（出所：安否LifeMail公式Webサイト）
LINEとの連携機能と、中小企業でも継続して利用しやすい安価な月額料金設定が特徴の安否確認システム。東日本大震災ほか、大規模地震で安定稼働した実績があり、大手企業、地方自治体、医療機関などで約200万人が利用。地震や津波時の自動配信機能はもちろん、家族安否、訓練メール、通常業務に利用できるアンケート機能など豊富な機能が標準搭載されている。
連絡手段が豊富で、メールのほかにLINEと連携できるため、連絡の到達率が高い。GPS経由の位置情報のデータの利用・確認もできるため、被災した利用者の救援時にも役立つ。同社の開発した高速配信システム「アンピロイド」を利用し、日本気象協会から発信された災害情報を瞬時に配信。地震以外の災害にも対応できる。
(出所：ANPiS公式Webサイト)
シンプルな設計で使いやすさに定評のある安否確認システム。関西電力が提供しており、官公庁・消防局・金融機関・メーカー企業・学校法人など、様々な企業・団体で導入されている。気象庁が発表する情報を24時間365日リアルタイムに取得しており、災害が発生したら自動的に従業員に安否確認メールが一斉配信される。従業員が届いたメールから質問に回答すると結果は自動集約されるため、管理者は迅速に被災状況を把握することが可能。なお、従業員が登録したメールアドレスは管理者でも閲覧できない設定になっているので、情報漏えい対策の心配もいらない。
初期費用は無料・月額6,000円〜という安価ながら、未回答者への自動リトライ機能や認証スキップ機能なども充実。費用を抑えつつBCP対策を行いたい企業には最適。オプションでLINE連携にも対応している。
(出所：alwaive公式Webサイト)
「従業員の安否確認」「自社事業所やサプライチェーンの被災状況の把握」「ビジネスチャット」のシーンで活用できる統合コミュニケーションサービス。富士通が法人向けに手掛けており、東日本大震災の時も正常に稼働していた、大規模データセンターでデータを管理しているため、災害時にも安心。稼働率は99.99%。
有事の際も、普段使っているコミュニケーションツールの延長で、チャット形式でやり取りできるため、慌てることなく連絡を取り合える。マルチデバイス対応で、環境に左右されずに回答状況を確認できる点も強み。また、Web回答に比べデータ量が少なく、輻輳の影響を受けにくい、メールとスマホ専用アプリからの2つの回答手法を採用。いざというときもしっかり活用できる体制が整っている。
（出所：エマージェンシーコール公式Webサイト）
阪神淡路大震災での経験をもとに開発された、緊急連絡/安否確認システム。東日本大震災や熊本地震においても安定稼働を続け、高い回答率を誇った実績あり。一人当たりの緊急連絡先を最大10件まで登録でき、安否回答またはメッセージ確認があるまで、最大100回自動で繰り返し発信が行える。その他、緊急事態に備えて音声ガイダンスに沿った回答もでき、高い回答率が見込める。
登録に関しても、Excelなどから社員情報を一括登録できるため管理者の負担が少ない。24時間365日の監視体制で、関東・関西など2拠点でデータセンターを同時稼働。サービスの安定稼働にも強みあり。安価に使える300名までのライトプランのほか、アプリやメール以外にも電話連絡含め連絡先情報を10連絡先まで登録できるスタンダードプランも。
（出所：安否確認bot for LINE WORKS公式Webサイト）
LINE WORKSや個人LINEをはじめ、メールアドレスでの配信にも対応した安否確認システム。地震・津波の際の配信はもちろん、洪水警報や大雨特別警報など8つの警報を配信可能。急な災害でも、従業員は安否確認メッセージにLINE WORKSのチャットbotから回答するだけ。選択肢をタップする簡単な操作でログインも不要なので、従業員の回答率向上が期待できる。更に、質問と選択肢のセットは最大10問まで自由に設定できるため、カスタマイズも簡単だ。
そのほか、回答状況と回答結果の自動集計・通知にも対応。集計結果はスマホからすぐにグラフで確認できるほか、通知の回数や頻度を自由に設定することや、管理者の任意のタイミングで安否確認メッセージを再送することも可能。迅速かつ正確な状況把握を実現する。初期設定や利用サポートを含んだ上で一人当たり月額200円で使えるコストパフォーマンスも魅力。
（出所：レスキューナウ 安否確認サービス公式Webサイト）
災害時、担当者に代わり安否確認メールを自動配信する安否確認システム。20年以上、様々な災害での稼働実績を持つ。従業員からの回答は、システム上で自動集計。災害時の安否確認業務の負荷を削減しながら、回答集計後のスピーディーな行動につなげられる。地震だけでなく、気象特別警報でも自動起動し、市区町村単位で地域を絞り込み対象者にのみメールを送信できる。また、情報配信サービスも展開しており、通常有料となることの多い、天気予報、避難情報、通勤で利用している路線の遅延情報など、普段から使える情報もプラン内で配信。システムの利用促進に役立つ。
最後に、緊急連絡網を利用していく上で、企業が注意すべき点についてまとめておきましたので、参考にしてください。注意点としては主に「保管場所」と「情報漏えい対策」の2つが考えられます。
緊急連絡網を作成しても、いざという時に使えなければ意味がありません。たとえば、印刷してオフィスと自宅に置いておくことはもちろん、自宅のPCや携帯電話・スマホのローカルフォルダにPDFを保管しておき、緊急時にすぐ確認できるようにしておきましょう。普段使いしているSNSのグループやオンラインストレージなどクラウド上に画像をあげておくのも重要です。
ポイントは、ローカルフォルダとクラウド上の両方に保存しておくことです。そうすれば、インターネットが使えない時はローカルフォルダを、自身のスマホが使えないときには借りた端末からクラウド上のオンラインストレージなどにアクセスすることで、緊急連絡網を参照できます。どんな状態でも、確認できる状態にしておきましょう。
緊急連絡網に記載されている氏名・電話番号、メールアドレスは個人情報にあたります。収集する際には目的を告げて、同意を得る必要があるのはもちろん、緊急連絡網に関しても流出・悪用されることがないよう慎重に取り扱わなければなりません。たとえば、PC・スマホに保管する場合には不正アクセス・ウイルス感染、紛失などに備えた対策を、クラウド上に配置する場合はアクセス制限・ダウンロード制限などが求められます。
万が一に備えて、配布する緊急連絡網を一様にするのではなく、その人が連絡すべき相手とその連絡先だけを記載して、ほかの個人情報の記載を最小限に抑えるという方法も考えられますが、相当な手間がかかります。負担なく、より高度な情報漏えい対策を行いたい場合は、利便性とセキュリティの双方に長けた専用の安否確認アプリを利用するといいでしょう。
企業向けの緊急連絡網は、災害・トラブルなどの緊急事態において、企業が現状を把握し、事業を早期に復旧させるために不可欠な対策の一つです。企業の「危機管理マニュアル」の中でも必須項目とされており、近年では大手企業に限らず、幅広い企業で整備が進んでいます。
企業向け緊急連絡網を作成する上でのポイントは、以下4点です。
連絡手段に何を選べばいいかは、企業規模によって変わってきます。少人数の企業であれば電話・メール・SNS・チャットツールなどを組み合わせて対応できますが、50人を超える場合は状況を把握するのが難しくなってきます。個人情報保護の観点（セキュリティ）でも問題を感じる場合は、利便性とセキュリティの双方に長けた専用の安否確認アプリの導入を検討することをおすすめします。
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また、今回ご紹介した安否確認システムの詳しい選び方や比較表はこちらでご紹介していますので、あわせてご覧ください。
安否確認システムの選び方ガイド
安否確認システム 6サービス比較表（株式会社アドテクニカ提供）
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
NTTコミュニケーションズの「Biz安否確認/一斉通報」は、大規模自然災害発生時に、社員の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計するサービスです。...
株式会社アドテクニカ
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株式会社ジェネストリーム
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