最終更新日:2024-11-01
都度手間のかかる日程調整を自動化・効率化したいとお考えの営業やカスタマーサクセスの方へ。無料で使えるサービスも含めて比較しながら、日程調整ツールの特徴やタイプ別の選び方、おすすめのサービスを紹介します。
日程調整ツールとは、会議や商談の日程調整を自動化してくれるツールです。利用する際の主な流れは以下の通りです。
日程調整ツールを使うことで、メールのやり取りが1通で完結できます。予定を確認して連絡したり、変更があった場合はまた連絡して日程を調整したりといったメールの煩雑なやり取りは不要です。日程調整ツールによって無駄な工数を省くことで、コア業務に時間を割けるようになります。
日程調整ツールには、主に次のような機能が搭載されています。
・各種連携機能（カレンダーツール、グループウェア、Slackなど）
GoogleカレンダーやSlackなどの外部ツールと自動的に連携されます。使用する機会の多いソフトに予定が反映されるため、登録の手間を減らしてスムーズに日程を確認することができます。
・場所、会議方法の自動調整（URL自動発行、会議室自動確保）
日程と同時に会議場所を確保してくれる機能もあります。リモートの場合はオンラインミーティングURLを自動生成するものや、自社の場合では空いている会議室を自動で確保してくれるものもあります。
・リマインドメール（メールやSMSでの通知）
登録した予定の開始日程が近くなると自動でリマインドメールを送ってくれる機能もあります。使用するツールによっては、送信対象者や時間を細かく指定できるツールもあり、予定の漏れを防ぎます。
・投票形式調整（複数人調整）
投票によって複数人での日程を調整できる便利な機能です。全員の予定を一画面で簡単に確認できるため、すぐに都合のよい日程を決めることができます。出席できる方のみ確定することも可能です。
・アドレス帳
取引先を登録しておくと、ワンクリックで日程調整の依頼を開始できる機能です。交換した電子名刺の情報をそのままアドレス帳に自動登録できるものもあります。
更には以下のような機能を備えたものもあります。日程調整前後の業務の効率化や短縮化も実現できます。
・CRM連携
商談で得た顧客情報を自動的に蓄積できます。
・事前アンケート
あらかじめ必要な項目のヒアリングをしておくことで、当日の商談や面談をスムーズに進められます。
・チームの日程調整進捗管理
ほかのメンバーの状況を把握し、商談やプロジェクトの進捗を確認できます。また、チーム内の担当の割り振りも効率化できます。
・移動時間の自動考慮（バッファの作成）
移動や準備時間などを確保したうえで、余裕を持ったスケジューリングが可能になります。
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日程調整ツールはそれぞれ強みがあり、主に以下の3つのタイプに分けられます。
シンプルな機能で、スケジュール調整に特化したものは、社内外のミーティングや打ち合わせなど、タイムマネジメントの効率化が強みです。ツールによっては、複雑な要件の日程調整や担当者の割り振りが可能なものもあります。
たとえば、「Spir」では、調整相手側は登録不要であり、数タップの操作だけで日程を確定できます。確定した日程は双方のカレンダーにリモート会議URLなども含めて自動的に登録されます。再調整もSpir上で完結できるため、手間がかかりません。
「eeasy」では、事前に日程調整用ページを作っておくことで、常に同じURLを送るだけで何度でも調整が可能です。
商談や打ち合わせの当日までスムーズにつなげる機能が充実しているタイプのツールもあり、CRM連携やリマインドメール送付、事前アンケート機能などが特徴です。これらは顧客情報を活用したフォロー業務に強みがあります。
「調整アポ」は、リマインドメールや日時確定のチャット通知のほか、会議室の同時予約、Salesforceの自動更新など、日程調整後のフォローアップ機能が充実しています。更に、シリーズのクラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携させることで、当日の受付業務の効率化も図れます。
「TimeRex」は、日程調整時の設問項目のカスタマイズ性に強みがあり、テキストフィールドだけではなく、チェックボックスやラジオボタン、セレクトメニューといった形式の設問を柔軟に追加することも可能です。事前に必要な情報をそろえることで、商談や打ち合わせを円滑に進められます。
日程調整はもちろん、商談当日にも使える機能が充実しているタイプはビジネスシーンで重宝します。HPに埋め込んでアポの取得の自動化ができたり、名刺交換をできたりと日程調整から商談成立を目指したい場合におすすめです。
担当割り振りの自動化により、営業へのアポの割り振りや、「新人＋先輩」などのチームへの割り振りも効率化できます。ダブルブッキングの心配がないため、候補日の提示がスムーズになり、より多くの顧客に商談のアプローチがしやすくなるメリットもあります。
「スケコン」は商談に特化しており、日程調整を行った相手と自動でオンライン名刺交換を行うことができ、CSV出力も可能です。
「VIVIT LINK」は、Webサイト連携機能により、資料請求の完了画面に商談受付カレンダーを埋め込むことができるため、インサイドセールス業務の効率化に有用です。
日程調整ツールの中には、無料プランを設けているものもあります。無料プランにおいては有料プランと比べて機能や利用回数・人数などが制限されることが多いため、ビジネスで利用するのであれば対応範囲や条件を事前に確認しておきましょう。
| サービス名 | 無料プランの特徴 |
|---|---|
| クロジカスケジュール管理 | カレンダーでの予定管理、日程調整、出欠確認ができる、ストレージ10MB/社。登録件数と管理機能は制限あり。 |
| Spir | 個人向けプランのみ無料。複数カレンダーアカウント連携、公開できる空き時間URL数は3つまで、Web会議URLの自動発行（Zoom、Google Meet、Teams）などの機能が利用可能。 |
| eeasy | 月間の調整回数が6回未満の人は基本サービスが無料。グループ用の予約受付ページについては1カ月間は無料で利用できる。 |
| 調整アポ | クラウド受付システム「RECEPTIONIST」のアカウントがあれば無料で使える。 |
| TimeRex | 無料プランでは日程調整カレンダー数や日程調整回数が無制限で使え、Web会議ツールの連携や日程候補の開始・終了日設定も可能。 |
| スケコン | フリープランでは、日程調整回数制限があり、主催の場合8回/月（成立時のみ）まで。機能は一部を除きほぼすべて使える。 |
| Jicoo | 無料プランは、3ユーザーまで。入力フォームのカスタマイズや検索機能以外の基本機能すべて利用可能。チーム機能やカスタマイズ、外部連携についても一部利用できる。 |
| HubSpot | 無料でも、マーケティング、セールス、サービス、CMS、オペレーションの各段階のツールが広く使用できる。 |
日程調整ツールを選ぶうえでチェックしておきたいポイントを3つ紹介します。
同席調整、代理調整、説明会や集団面接の調整など、様々なケースでの日程調整が必要な場合には、幅広い要件に対応できるツールがおすすめです。「一部の日程調整には使用できない」となると、別途メールを送付するなど手動で調整しなければならず、手間が増えてしまいます。
たとえば、「eeasy」は、特許技術により、3社以上での調整、会議室の自動確保といった基本機能はもちろん、「登録不要で社員誰でも同席者を指定できる」、「予定の優先度を付ける」など、ビジネス上で必要となる様々なニーズに対応できます。
日程調整以外にも自動化したい業務がある場合には、対応可能な機能の有無や、その対応範囲も併せて確認しておきましょう。
「Jicoo」は、予約の受付方法、参加メンバー、移動時間のバッファなど一度設定すれば後はシステムによる自動化が可能です。キャンセルの反映と連絡、リマインド、フォローアップも自動的に行います。
「調整アポ」はSalesforceと連携させることで、予約確定時に新規リードの作成や更新まで自動で行ってくれます。
「TimeRex」はWebhookを使ったデータ連携に対応しており、日程調整結果をCRMやSFA、ATSなどに自動反映させられるため、営業活動の支援や採用進捗管理の効率化にも役立ちます。
海外在住者と日程調整する場合に必要な機能です。共有されるURLが自動で現地時間に変換されていたり、英語で表示されたりすることで、世界各国の相手ともスムーズに日程調整ができます。
たとえば「Spir」はタイムゾーンを最大3つまで表示可能。グローバルな働き方をサポートします。
ここからはおすすめの日程調整ツールを紹介します。まずは日程調整に特化したタイプから見ていきます。
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（出所：クロジカスケジュール管理公式Webサイト）
1,800社以上が導入しているスケジュール管理グループウェア。日程調整URLを送るだけで、自動的に商談のアポイントを獲得可能。候補日程は予定の所要時間、移動時間、時間帯、曜日など、条件に合わせて自動的にリストアップされるため、手間をかけずに予定を決められる。
チャット、タイムカード、日程調整、出欠確認などの標準機能を備え、プランによって設備予約やワークフロー機能も利用でき、フリープランからの利用もできるため 、チームの状況や成長に合わせて機能を拡張できる。カレンダーはGoogleカレンダー、Outlookカレンダーなど各種のスケジュール管理ソフトとも連携可能。
（出所：Spir公式Webサイト）
優先度に応じた戦略的なタイムマネジメントを支援するビジネスカレンダー。定期的な予定登録、投票形式登録のほか、予定の抽出条件として、曜日別の時間帯が指定できたり、休日を除外できたりと細かな条件設定に対応。取引先との1回きりの日程調整、繰り返し行うカジュアル面談や会食、複数人からの投票による調整など、幅広いビジネスシーンで活用しやすい仕様。
共有できる閲覧権限の設定だけでなく、会議に出席しないメンバーへも日程確定のメールを通知できるなど関係者ごとに細かな設定も可能。
また、タイムゾーン（最大3つまで）の設定と英語表示にも対応しているため、世界各国の相手との日程調整も容易に行える。
（出所：eeasy公式Webサイト）
多数の特許を取得しており、機能性の高さが特徴の日程調整ツール。3社以上の調整やオンラインミーティングURLの自動発行などの基礎的な機能はもちろん、同席調整・代理調整や担当者の自動割り当てなど、幅広い要件に対応できる。高機能でありながらも、2つの調整機能に集約されており、誰でも簡単に使いこなせる点もポイント。1回の調整作業は10～30秒で完結できる。結果的に年100〜200時間の削減をうたっている。
「予約受付ページ」機能により、事前に作成した日程調整ページのURLを送るだけで複数人と長期的な調整ができるため、採用面接などでも活用しやすい。
続いて、フォロー業務効率化に強みのあるツールを紹介します。
（出所：調整アポ公式Webサイト）
フォローアップ機能が豊富なツール。日程調整の部分では、グループウェアから空き日時を自動でピックアップし、予約ページを作成してくれる。相手に入力してもらう予約フォームにはオリジナル項目を複数作れるため、情報共有にも活用できる。タイムゾーンの設定にも対応。
また、Salesforceとの連携も可能で、予約フォームの入力情報から、新規リード作成(登録)・リードの更新作業を自動で行ってくれる。リマインドメールや日時確定のチャット通知、ゲストの予約変更など、調整後のフォローアップ機能が豊富なためダブルブッキングを避けられる。
（出所：TimeRex公式Webサイト）
リマインドメールや日程調整完了のメール、メッセージなどのフォロー機能に加えて、「商談で聞きたいこと」など設問項目のカスタマイズを設定できる点が特徴。日程調整の方式としては、1：1 、全員が参加、誰か1人が参加の3パターンから選べ、幅広いシーンで利用できる。
APIを国内で先駆けてリリースしたことにより、TimeRexへ問い合わせや登録することなく、各社の業務支援ツール上に日程調整のためのボタンを設置できる。そのボタンを押すだけで相手とのスケジュール調整が可能となる。
商談支援の機能にも強みを持つ日程調整ツールを紹介します。
“日程調整ツール”の 一括資料ダウンロードする（無料）
（出所：VIVIT LINK公式Webサイト）
チームでの複雑な日程調整やWeb上での商談受付を効率化し、商談率の向上を支援するサービス。Googleカレンダーや Outlookとリアルタイムで連携し、URLを送信するだけで日程調整が完了。3者間の調整や担当者の優先度設定など、多様なケースにも柔軟に対応。日程調整の手間や候補日の仮押さえが不要となり、商談数の増加につながる。
また、Webサイトに商談予約カレンダーを設置できるうえ、資料請求後に商談予約を促すフォームリレー機能も搭載。関心度の高い顧客へのアプローチを自動化することで、営業効率を促進する。受付カレンダーや通知メールにサービス名は表示されず、自社ブランドに合わせてカスタマイズできるのも強み。そのほか、新規集客や情報発信をサポートするウェビナー機能も提供している。
（出所：スケコン公式Webサイト）
オンライン名刺交換に強みを持つ。スケジュール調整をしたメンバーとは自動で名刺交換が行われるため、別途URLを発行せずに名医交換が可能。取得した情報は自動でアドレス帳に登録される。登録された情報はCSV出力可能で、営業活動に利用しやすい。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーにも連携でき、回答を自動更新してくれたり、予定が決定されると自動で反映されたりと、余計な手間がかからない機能が充実している。また、定期的なツールの脆弱性検査やAWSでのデータベースの暗号化などセキュリティ対策も万全。
（出所：waaq Link公式Webサイト）
ビジネスシーン向けのハイスペック日程調整ツール。相手指定調整、空き時間公開、投票制の3つの日程調整方法を提供。日程調整が開始されてから出席者の応答がない場合、自動的にリマインドメールが送信されるため、日程調整のもれを防ぐことができる。
進捗管理機能により、リモートワークやテレワーク中でもチームの調整進捗を把握しやすい。また、日程調整フォームはカスタマイズ可能なうえ、自社の問い合わせや無料相談などのページ内に埋め込んで表示することもできる。
またサービス内に搭載されたアドレス帳はCSVでのインポートも可能で、一度登録すれば入力の手間を省くこともできる。
（出所：Jicoo公式Webサイト）
「チームで使える」をコンセプトに開発された日程調整ツール。Google カレンダー、Office365予定表といったカレンダーツールを含め、様々なアプリとシームレスな連携が可能。1on1からグループ間の調整までビジネスで想定される幅広い日程調整に対応できる。担当者の自動割り当て機能では、ゲストからの予約が入ると、スケジュールの空き状況や割り当ての設定に応じて適切なホストを自動でアサインする。カレンダーへの反映や、Web会議の作成、管理者への共有まで自動化できる。また、予約ウィジェットの埋め込みやロゴの変更、メッセージのカスタマイズなど、UI/UXを自由に設定できるため、個人・法人のブランドイメージにあったデザインへのカスタマイズができる点も強み。
（出所：HubSpot公式Webサイト）
CRMプラットフォームとして有名なHubSpotが提供している日程調整ツール。最大100万件のコンタクトを登録でき、ユーザー数とストレージ量は無制限。利用期限もなく、完全無料で利用できる。
GoogleカレンダーやOffice 365カレンダーと自動的に同期。コーディング不要でWebサイトに日程調整のカレンダーを埋め込むことができ、相手に日時を選択してもらうだけで簡単に調整が可能。Eメールトラッキング機能もついているため、見込み客へグループミーティングのリンクを送信し、開封・クリックの可否を確認するなど、高度な日程調整機能を利用したい場合は、有料のSales Hubの契約が必要。
日々の業務の中で時間を取られてしまう日程調整。特に打ち合わせや商談が多い業種や役職だと、同時進行で複数名と日程のすり合わせをすることもあります。その結果、資料作成や情報収集など本来時間をかけたい業務の時間が削られてしまいます。
そんな悩みを解消してくれるのが日程調整ツールです。日程調整がURLの送信で終わる簡単さだけでなく、会議場所・オンラインミーティングURLの自動確保やリマインドメールなど関連した業務も一気に完了できる利便性もあります。
日程調整ツールにはそれぞれ強みがあり、主に以下の3つのタイプがあります。
⑴ 日程調整に特化したタイプ
⑵ フォロー業務の効率化に強みのあるタイプ
⑶ 商談支援に強みのあるタイプ
無料で導入できるものも多いため、本記事で紹介したタイプと選び方を参考に、日程調整ツールを試してみてください。
日程調整ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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TOWN株式会社
社内外のスケジュール管理や情報共有を円滑にするグループウェア。シリーズ合計1,800社35,000人以上が利用中。直感的に操作できるカレンダーでいつでもどこでも...
グルービーモバイル株式会社
チーム利用に最適化され、複数人や三者間でも簡単に日程調整が行えるツール。Webサイトからの商談獲得、ウェビナー運用まで自動化でき、商談機会の拡大にも貢献します。...
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