規程や申請ルールが複雑になりがちで、商習慣や税制などへの対応に苦慮されている管理部門の方へ。複雑なルールでも対応できる大企業向けの経費精算システムについて、トレンドや比較ポイントを含めてご紹介します。
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大企業向けの経費精算システムとは、従業員や管理部門の使いやすさはもちろん、複雑な旅費規定や承認フロー、支払方法の商習慣、各種税制などへの対応に強みを持つシステムです。
大企業は組織の規模が大きいだけに、経費申請に関する規定や申請・承認フローが複雑化し、業務が煩雑になりがちです。更に全国に支店や支社があると、本社から各拠点の管理も必要になります。そのため、複雑な状況にも対応でき、全体の経理を一元管理できる経費精算システムが必要になります。
以前は自社向けにオンプレミス版の経費精算システムを独自で開発したり、ERP（基幹業務システム）の中で実現したりすることが主流になっていましたが、開発費用や運用負担を軽減できるという点で、最近は大手企業においてもクラウド型サービスを利用が拡大しています。
近年のクラウドサービスはコスト面や導入の手軽さだけでなく、オンプレミス版に劣らない充実した機能をもち、社内だけでなく社外からも様々なデバイスでアクセスできるのも魅力。中には、大企業向けの監査機能を搭載しているものもあるため、負担を削減しつつ、監査強化を図ることもできます。
今回は、そんなクラウド型の経費精算システムに関して説明・ご紹介していきます。
| 主なシステム名 | 特徴 |
|---|---|
| Concur Expense | ICカードや法人カード、QRコード決済など多様な決済手段を持つ。経費チェックによる不正防止、レポーティング機能もあり経費分析も可能。 |
| 楽楽精算 | 自動仕訳、会計ソフト連携、規定違反チェック機能など様々な業務効率化機能を搭載。汎用ワークフロー機能で既存のシステムからストレスなく利用可能。 |
| Spendia | 領収書のAI-OCR自動入力やGPS移動距離精算など便利な入力サポート機能が多数。予約手配サービスや会計システム、外部連携機能も充実。 |
| WiMS/SaaS経費精算システム | 大規模な運用に対応可能なワークフロー基盤を装備。多段階承認や条件分岐など柔軟な設定が可能。会計システムとの相性も良く、FBデータの抽出にもスムーズに対応。 |
| MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼 | 大手ならではの複雑な承認申請ワークフローにも対応可能。「乗換案内Biz」との連携で、経路・運賃検索で最適精算が可能。複数拠点の管理機能で、経費精算を一元管理できる。 |
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企業の在り方が時代とともに変わり、それに伴って経費精算のフローなども各社で見直されてきました。ニーズの変化と技術の発展に伴って、経費精算システムも進化を遂げています。
働き方改革によって長時間労働是正の意識が高まる中、大企業で働く人材のリソースはより実務にコミットすることが求められるようになりました。経費精算はいわば実務外の事務作業。以前は営業から帰社した後で、残業時間にゆっくり経費精算をしていた営業マンも少なくなかったでしょうが、今ではそう簡単に残業することは許されません。
そのため、経費精算システムも、領収書を読み込む機能やカード連携機能、入力負荷を最小化する全自動入力機能など、経費精算の作業を効率化する仕組みが進化しています。
前述の働き方改革や近年のコロナ禍対応にも関連して、多様な働き方が推奨されるようになり、リモートワークで働く人も増えました。また、産休や育休を推奨する大企業も増え、在宅でも働きやすい環境が整備されています。経費精算システムもそうした働き方の変化に対応して申請から承認までスマホで手軽に行えるようになりました。
また、スマホはリモートワークで働く人の間だけでなく、一般的に業務利用が進んでいます。そのため、誰でも電車の移動中や外出先、商談前の待ち時間など“隙間時間”を使って経費精算が行えるようになっています。
経費精算業務において要になるのが、申請内容のチェック工程。計上内容の間違いや不正を見抜く非常に重要な工程です。いくらシステムを導入して経費精算の業務が効率的になっても、チェックが甘ければむしろ会社の予算管理という意味では悪影響となってしまうでしょう。そのため、従来のシステムでは、チェック工程だけは経理担当者が手作業で行なっていました。
しかし、そうした難易度の高いチェック工程も、現在ではRPA（Robotic Process Automation）と連携して行えるサービスも増えています。RPAに予め設定しておいた手順と法則に基づいて自動で作業をさせることで、人の判断を介さずに高度な処理が可能になります。
RPAについては、「RPAツール比較15選！種類・料金相場・活用のコツや選び方」の記事で詳しく紹介しています。
それでは数ある経費精算システムの中から、一体どんなサービスを選べばよいでしょうか。比較のポイントを4点ご紹介します。
経費精算をする際、領収書を確認して詳細を登録するのが何よりも手間のかかる作業。同時に金額を間違えたり、不正が発生したりする作業でもあります。効率的かつミスのない登録を行うために、交通系ICカードやクレジットカードと連携して自動的に履歴を読み取ってくれる機能があるシステムもあります。ほかにも、OCR（文字認識）により領収書の自動読み取りを行えるシステムも存在します。
経費精算システムを選ぶうえで、まず自社で多い精算内容を把握し、その手間を最大限に少なくできるサービスを選ぶのがおすすめです。たとえば、セールス部門での交通費精算が多いのであれば、営業マンに業務で使う専用の交通ICカードを持たせ、そのままシステムに自動読み込みさせて精算させるなど、運用から見直すのもよいでしょう。
旅費規程、交際費規程のルールが細かく複雑な企業ほど経費の精算も難しいもの。役職によって出張費の利用額の上限が異なることや、出張先のエリアによって申請できる宿泊費の上限が変わるという企業もあるようです。そうした細かいルールがある場合、各種項目において上限額などを細かく設定できるようなシステムを利用すると、チェック者の手間が軽減できるでしょう。
企業によって、毎月発生する経費の種類は異なります。都心部を中心に活動する営業マンが多い企業の場合、電車やタクシーでの交通費が主な経費に。一方、海外との取引がある商社の場合、航空機やホテルの宿泊費などが多くなるでしょう。
もし後者のような商社で経費精算システムを導入する場合、航空機やホテルの予約・手配なども行える「出張管理」機能も含んだシステムを選ぶことで、システム上で予約した記録を使ってそのまま精算ができるので非常に便利。入力の手間を減らせるだけでなく、不正の防止にもつながります。
経費精算システムの中には、経費精算の規定に合わせて申請内容を自動的にチェックし、問題があれば警告を出して教えてくれるものや、人間がチェックするうえで必要な項目を出力できるものなど、「監査業務」をサポートしてくれるシステムもあります。「監査の手間を省きたい」「外部からの要請に対応すべく監査を強化したい」といった場合に便利な機能です。
大企業向けの経費精算システムにかかる費用は、導入時の初期費用と月額費用を合わせた料金体系になっているのが一般的です。中には、初期費用がかからないサービスも。
月額費用には、「固定費用型」と「従量課金型」があります。固定費用型は、設定された利用ユーザー数の範囲内で運用し、毎月定額の料金を払うタイプです。従量課金型は、1ユーザーあたりの月額料金が設定されており、人数に合わせて課金されます。
以下、主要な経費精算システムの料金をまとめておきましたので、システムを選ぶ際の参考にしてください。
| 主なシステム名 | 特徴 |
|---|---|
| Concur Expense | 中小企業向けは月額30,000円〜、初期費用はなし。 |
| 楽楽精算 | 基本プランは初期費用10万円＋月額料金30,000円〜。月額料金は従業員数に応じて変動。 |
| Spendia | 月額600円～/ユーザー。月額総額18万円から利用可能。 |
| WiMS/SaaS経費精算システム | 要問い合わせ |
| MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼 | 非公表だが、クラウド版の「MAJOR FLOW Z CLOUD」は初期費用50,000円、月額費用は30,000円（50ユーザーまで）。 |
出張旅費規程や会議・交際費規程がそれほど複雑ではなく、ワークフローや宿泊等の出張管理機能を利用しないのであれば、1ユーザーあたり月額500円程度から利用可能です。複雑な規定にも対応し、効率化に役立つ機能を一通り有するサービスであれば、1ユーザーあたり月額1,000円以上のサービスもあります。
サービスによって金額には差があり、最低月額利用料が設定されているサービスもあります。導入することでどの程度人的リソースを削減でき、それによってどの程度の費用対効果があるのかを考えたうえで、適切な経費精算システムを選びましょう。
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（出所：Concur Expense公式Webサイト）
中堅企業から大企業まで1,620社以上、世界8,000万人以上の利用実績を誇る経費精算システム。様々なモバイルデバイスに対応しているため、スマホで隙間時間を使って経費精算が可能。アプリを立ち上げたらスマホで領収書を撮影し、そのままスマホで提出。上司もスマホで確認して申請できる。
交通系ICカードやタクシー手配、カーシェアリングなど、外部サービスとアプリで連携。更にはGoogle Mapと連携して、走行距離に応じたガソリン代も自動で請求できるなど、入力コストを最大限に減らすことができる。また、同社が提供する「Concur Travel」と連携すれば、ホテル予約などの出張手配と紐づけた経費精算が可能。
（出所：楽楽精算公式Webサイト）
国内トップクラスの導入実績を持つ経費精算システム。スマホで領収書を撮影するだけで金額や取引先といった情報をデータ化し、簡単に経費精算可能。電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムのため、紙での原本保管も不要。紛失リスクや拠点間の輸送コスト、輸送時間も削減できる。自動仕訳されたデータは会計ソフトに取り込むことができるため、手入力の二度手間も減らせる。
画面上で簡単に経費利用の予実を確認でき、経費管理・分析に役立つ。また、部門やプロジェクトごとに予算設定が可能。予算超過する経費は請求できないようにしたり、アラートを表示したりすることもできる。機能もさることながら、シンプルなUI、年齢層を問わず使いやすい操作画面、そして申請項目やレイアウトを自由にカスタマイズできる点も高評価を得ている。500名規模までの利用企業が多いものの、1,000名以上の利用実績も豊富。幅広い従業員規模で導入されている。
（出所：Spendia公式Webサイト）
SIerならではの高機能や日本独特の商慣習にもカスタマイズ対応できるシステム。管理者はドラッグ＆ドロップを基本とした直感的な操作で、申請項目の作成や修正、項目の定義やワークフローのメンテナンスなどを行うことができ、企業ごとに申請プロセスやルールをシステムに反映できる。
更に、交通費や一般経費の精算を管理する「基本機能」に加えて、交通系ICカードやクレジットカードとの連携もできる「外部連携機能」、航空券やホテル、会食の予約ができる「予約・手配機能」、申請後のデータを元に予算の予実管理、不正検知、会計システムとの連携などができる「分析・連携機能」といった豊富な機能を搭載。業務効率化・コスト削減・コンプライアンス強化を実現する。
（出所：WiMS/SaaS経費精算システム公式Webサイト）
スマホやタブレット端末にも対応した操作性の高い入力画面で、申請から承認、精算まで一連のワークフローをカバーする経費精算システム。交通費精算に関しては、経路検索ソフト「ジョルダン乗換案内」連動しているため、利用した経路を選択するだけで該当の金額を直接反映させることが可能。コーポレートカードデータの自動取り込み、法人向けプリペイドカード「Bizプリカ」にも対応。キャッシュレス化推進にもつながる。
会計システムと連携させる際は複数会社に仕訳を分解できるため、グループ会社を跨いだ取引の精算業務にも対応。そのほか、グローバル展開する大企業の利用シーンを意識した英語対応・外貨対応や、出張旅費規程や会議・交際費規程といった経費精算規程の自動チェックなどの機能も便利。
（出所：TOKIUM経費精算公式Webサイト）
5,000名超の企業をはじめ、シリーズ累計導入実績2,000社以上の経費精算システム。利用ID数に上限がなく、全従業員にIDを付与できる点が特徴。モバイルSuica等の自動連携をはじめ、経理に一枚も領収書が回ることなく、入力後の紙類すべての管理まで任せられる。
領収書・レシートをスマホで撮影するだけで、データベースと目視チェックで99％以上の高精度でデータ化。領収書を撮影した後は専用ポストに投函するだけで、領収書を回収し、経費申請に対応する領収書原本が投函されているかの全数点検や、保管といったすべての工程を代⾏してくれる。ISMS認証やPマークを取得しており、オペレーターとは個別に秘密保持契約を結んでいるため、セキュリティも安心。
（出所：チムスピ経費公式Webサイト）
2,000社以上の導入実績を持つ経費精算システム。契約ライセンス数が500名以上の企業や業界を牽引するような企業での導入も多く、成長著しい上場企業での導入も多数。
経費精算のほか、勤怠管理、工数管理、電子稟議などの機能も併せ持ち、バックオフィス業務をトータルサポート。既存のERPシステムの上にアドオンすることで利用できるため、業務システムの刷新や、各システムの一斉導入を検討している場合にも最適。たとえば、勤怠打刻との兼用による精算処理の効率化や、経費精算の申請から承認までのワークフローの一体化などが実現可能だ。
経費精算の機能も、乗換案内連携、クレジットカード利用明細取り込み、領収書のOCR読み取り、ワークフローによる承認、外部データ出力など、一通り揃っているため安心して利用できる。
(出所：ジンジャー経費公式Webサイト)
シリーズの導入実績18,000社以上。大企業での導入も多い、ジンジャーシリーズの経費精算システム。承認フローを10段階まで設定できる点や、FBデータの出力により自動で振込できる点など、大企業でも利用しやすい機能が充実。
人事管理や勤怠管理等、同シリーズの他システムと組み合わせて、連携して利用できるため、経費精算に限らず、人事労務のシステムを一新したい企業に最適。経費精算、交通費、支払い、交際費の申請に対応。スマホアプリは従業員画面だけでなく、管理者画面にも対応する。そのほか、乗換案内連携、定期区間の控除、スマホからのレシート添付など、充実した機能がそろう。
(出所：MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼公式Webサイト)
大企業での複雑な承認フローにも対応する経費精算システム。複雑な条件分岐や代理申請、引き上げ承認など、大企業ならではの多岐にわたる社内規定に則した対応ができる点が強み。スムーズな承認を実現する。
乗換案内、交通系ICカード連携、自動仕訳、各種会計システム連携、各種帳票のExcel出力などの機能がそろっており、グループ会社など複数の企業での対応できるのもポイント。英語や中国語を含む最大5言語まで設定可能。更に、法人カードとの連携に対応し、カード会社からの請求データを申請時に取込みできるのも便利。
（出所：ハーモス経費公式Webサイト）
シリーズ累計導入社数10万社以上を誇る経費精算システム。ICカードの読み込みに対応した交通費精算はもちろん、経費や出張費の申請・精算、会計ソフトとの連携、クレジットカードとの連携といった機能を網羅。取引先からの請求書に対する支払処理や、振込み処理を自動化できるFBデータ出力、出力する帳票のレイアウトの編集できる機能なども。豊富な機能と誰でも直感的に使いやすいUIで、あらゆる組織にフィットする。
更に、業界初となるAmazonビジネスとのシステム連携によって、商品の購買業務フローを大幅に自動化することも可能だ。
（出所：ECOAS 経費・旅費精算公式Webサイト）
業務プロセス管理の基盤システム「intra-mart」により、ワークフローを利用した申請承認を可能にする経費精算システム。交通費や旅費精算に特化。特に海外出張のサポートに強みがあり、為替レートを加味した円換算が可能。クラウド・オンプレミスどちらにも対応する。
経費や通勤費の申請・精算機能に加え、旅費の精算、出張費の申請・精算も可能。国内移動の精算は、「駅すぱあとWeb版」と連携した自動計算が行える。更に、マルチテナント機能によって、1サーバーに複数の会社を設定可能。他社との共同プロジェクトにおいても、煩雑な精算業務を効率化できる。電子帳簿保存法にも対応しており、社内のペーパーレス化にもつながる。
（出所：ビズバンスJTB経費精算公式Webサイト）
JTBが開発した、出張時の無駄なコストや立替業務の削減に効果的な経費精算システム。海外・日本全国に拠点・取引先が点在しており、出張が多い大手企業にはおすすめ。800社100万人が利用中。
ビズバンスJTB経費精算を経由して手配したチケットは、JTBから一括請求支払い可能（社員の立替不要）。チケットデータ連携により精算時の入力ミス・不正も防止できる。請求と実績の突き合わせも簡単に行えるため業務効率化と生産性向上が期待できる。電子帳簿保存法にも対応し、領収書・請求書データにタイムスタンプを自動付与。そのほか、近隣交通費や交際費などの一般経費の精算業務にも対応可能。
（出所：バクラク経費精算公式Webサイト）
大企業の多様なニーズに対応する経費精算システム。申請時の金額や内容、役職に応じて承認経路を自動で分岐させることが可能で、複雑な承認フローにも柔軟に対応。更に、「バクラク申請」と連携すれば、経費申請に購買申請や関連申請を紐づけ、予算消化率を可視化することも可能。法人カードとの連携機能も充実しており、明細情報を自動連携し、証憑との紐付けや電子保管も容易に行える。
自社開発のAI-OCRによる高精度なデータ読み取りも強みで、大量の領収書もまとめてアップロードするだけで、AIが数秒でデータ化。手入力の手間を大幅に削減する。また、読み取り精度が高く、軽減税率やインボイス制度にも対応しているため、税区分選択の負担やミスを削減。経費精算業務の大幅な効率化を実現する。
経費精算に関する規程がある程度複雑になりがちな大企業においては、自由度高く設定できる経費精算システムが不可欠です。規定類にどの程度対応できるかの確認と、自社の業務のやり方に合った経費精算方法の検討の両観点で経費精算システムの導入検討を進めていくことになります。
経費精算システムを導入する際の比較ポイントは下記のとおりです。
また、導入においては、自社でルールの整備からシステム設定まで行うのか、それともある程度ベンダー主導で進めていくのかで進め方が大きく異なります。規定が複雑でシステム設定が懸念される場合はベンダーにある程度任せて、システム導入に合わせた各種規定の見直しや、周知方法の検討に時間を費やすのも有効です。
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経費精算システムの更に詳しい選び方は、こちらの選び方ガイドや機能比較表をご覧ください。
経費精算システムの選び方ガイド(比較表付き)
経費精算システム 機能比較表（15システム）
株式会社コンカー
国内売上8年連続 No. 1。国内外で最も使われている経費精算・管理クラウド。経費精算時間を83%削減。顧客満足度95%。平均投資回収期間はわずか7.3カ月。...
株式会社ラクス
18,000社以上が導入する国内累計導入社数実績NO.1の経費精算システム。経費の申請・承認・経理処理をクラウド上で完結することで、申請者や経理担当者の作業効率...
TIS株式会社
日本企業特有の制度や商習慣に合わせて開発したエンタープライズ企業向け経費精算クラウドサービスです。SI力や最新テクノロジーを活かして大企業ならではの課題を解決し...
株式会社ソリューション・アンド・テクノロジー
WiMS/SaaS経費精算システムは、従業員の経費の申請や交通費の精算など、一連の申請・承認・精算ワークフローを行う、クラウド型経費精算システムです。...
株式会社TOKIUM
経費精算作業の削減時間No.1。経理担当者の作業時間を最大90%削減すると同時に、経理部門のペーパーレス化・テレワークを実現するクラウド経費精算システムです。...
パナソニック ネットソリューションズ株式会社
申請から支払い処理までを一元管理できるWeb経費精算システム。Webブラウザで承認されたデータの計上処理や仮払・戻入金管理や支払業務が行えます。...
株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
【800社100万人が利用中】従業員数250名以上の企業様におすすめ！社内規定に合わせて柔軟に対応できる経費精算システム。あらゆる経費精算に加え、出張コストと立...
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