最終更新日:2023-11-22
イベントを開催するにあたり、「来場者を効率的に管理したい」「受付をスムーズにしたい」とお考えの方へ。来場者管理システムの導入メリットや選び方のポイント、おすすめのシステムについてご紹介します。
来場者管理システムとは、イベントや展示会の申し込みから当日受付まで、来場者に関する情報をリアルタイムで一元管理することのできるシステムです。
従来は、来場者の申し込み情報は紙やExcelなどで管理し、申し込み後のやりとりにはメールなどを用いるのが一般的でした。しかし、アナログ管理は事務負荷がかかる上、案内漏れなどの人的ミスが発生しがちです。更に、当日の「来場状況をリアルタイムで知りたいのに把握できない」などの悩みも挙げられます。
こうした課題を解決し、来場者の管理や受付をスムーズにするのが、来場者管理システムです。
どのシステムにも搭載されている標準機能としては、Webフォーム作成機能、来場者のデータをマイページ上に集約する申し込み管理機能、QRコードによる受付管理機能など。
その他、ツールによっては入場料の事前決済機能や、イベントをオンラインで動画配信できる機能、更には来場者だけでなく、出展者側の管理効率化をはかる機能や、イベント終了後、リード獲得やマーケティングに活かせる機能が搭載されているものも。
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来場者管理システムを導入すると、以下5点のメリットが期待できます。
Web申し込みフォームを簡単に作ることができ、フォームで申し込んできた来場者に対してはQRコード付きのメールを自動送信できます。申し込みを逐一確認しながら、手動でメール送付する手間が省けます。申し込みデータをCSVで一括取り込みすることもできるため、事務作業の更なる効率化がはかれます。
フォームから取り込んだ来場者情報は、システム内のマイページにまとめて管理することができます。ファイリングの必要もありませんし、他のシステムに一つずつコピペして転記する手間もかかりません。個人情報を扱うにあたり、セキュリティ面も安心です。
システム上で入場料を事前決済することにより、来場者の入金状況を一括で把握・管理できます。イベント当日、現金やクレジットカードを介したやりとりをなくし、集金漏れを防止。受付窓口の混雑を避けることが可能です。
来場者のスマホに表示されるQRコードで受付できるため、パス（入場証）の受け渡しは必要なし。コロナ禍での非接触ニーズを満たします。来場時間別に予約受付数を管理したり、リアルタイムで来場者数を把握したりしながら入場制限をかけることで、密を避けた効果的な感染症対策を取れるのもメリットです。
中には、イベント用の本格的なLPを簡単に作成できたり、事前に効果的にPRできたりするシステムもあります。更に、来場者一人ひとりのアクティブデータを取得することで、イベント後のリード獲得やマーケティングに活用できるものもあります。
来場者管理システムのタイプは、機能によって以下の3つに分類されます。イベントの規模やニーズに合わせて選ぶ必要があるので、それぞれの特徴を見ていきましょう。
来場者情報の効率的な管理と、スムーズな受付の実現に特化したタイプです。主催者が出展も兼ねるようなイベントやセミナー、社員総会など、中小規模な催しでの使用に向いています。
たとえば、「CLOUD PASS（クラパス）」は、チケット販売と同時に顧客情報の取得が可能。イベント当日はリアルタイムで来場者情報をダッシュボード上に反映できるため、チケットの使用状況などを瞬時に把握できます。「KOSAIDO NEXT」のように、QRコードの使いまわしを防ぐ、来場者の重複チェック機能を備えたものもあります（オプション）。
来場者管理をスムーズにする機能として、リマインド機能や自動配信機能を備えたサービスも。
「Q-PASS」は、受付用QRコードの自動送信機能や、開催前のリマインドメール一斉配信機能を搭載。「イーベ！」では、入金確認メールやイベント終了後のオファーメールなどを個別に送信することも可能です。来場者へ向けて、一度知らせた内容を再度周知したい場合や、受付時に伝えきれなかった詳細について共有したい場合など、幅広いシーンで活用できます。
来場者だけでなく、出展者や協力業者、プレスなど、イベントに関わる様々な関係者の情報管理をサポートするタイプ。数万人単位で来場者が訪れる展示会や就活合同説明会など、大規模なイベントで重宝します。
たとえば、「SHANON MARKETING PLATFORM」なら、出展者はマイページから資料ダウンロードや必要書類の提出などが可能。締切アラートや提出リマインド機能も備えており、事務局との連絡・確認作業の負担を軽減できます。
また、「ECOS」では、出展者専用の申し込みフォームを作成できるほか、出展者がWebページに掲載する情報を登録、編集できる機能を搭載。出展者側の情報管理を効率化します。「EXPOT」では、出展者の申し込みフォームに協力業者を紐づけることができ、協力業者の管理も同時並行で行えます。
来場者の効率的な管理だけでなく、イベント体験価値の向上をはかり、営業リード獲得につなげる機能が充実しているタイプ。イベント当日に取得したあらゆるデータをもとに、より効果的なマーケティング施策を行いたい場合におすすめです。
たとえば、「Eventory」は、来場者に紐づけたIDから、一人ひとりの行動に基づいた様々なアクティビティデータを集計し、その結果をもとに、見込み顧客にアプローチできるのが特徴。「EventHub」は、ウェビナー中に来場者同士の交流活性化を促すチャット機能や掲示板機能が充実。それらの詳細なログを残せるため、リード獲得はもちろん、イベント後の顧客フォローにも活用できます。
また、「Cvent」もインタラクティブなコミュニケーション機能を豊富に備えるほか、参加者の関与度合をスコアリングし、レポーティングすることで、イベント後のセールス・マーケティング活動の効率化をサポートします。
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(出所：イーベ！公式Webサイト)
イベント開催に必要な告知・申込み・入金・受付・顧客管理などの業務を一元管理できるクラウドサービス。オンライン・オフラインを問わず、セミナー・懇親会・成人式・会社説明会など多くのシーンで活用されている。
申込フォームはブラウザで簡単に作成でき、クレジットカードやコンビニ、PayPayなど豊富な決済方法に対応。決済代行サービスとの連携にも対応しているため、申込み時に決済を完了することも可能。入金管理の自動化によって当日の事務負担を軽減するのはもちろん、事前の入金によってドタキャンを回避できる。当日の受付はQRコードを読み取るだけ。非接触・非対人で受付を完了できるため、受付業務の効率化・省人化が可能に。
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(出所：CLOUD PASS公式Webサイト)
チケットの販売業務・管理業務を一元化するクラウドサービス。オンライン・券売機の両方に対応。クレジットカードによる事前決済に加え、コンビニ決済や電子マネー決済、PayPayなど幅広く対応し、集金業務を効率化できる。受付方法は、スタンプ、QRコード、入場ゲートから選択できるため、当日の受付もスムーズだ。
管理画面のダッシュボード上では来場者情報をリアルタイムで反映。受付枚数や使用率、タッチポイント情報などを確認可能で、特定の条件で絞り込んだ情報をグラフ化することもできる。チケット販売と同時に、顧客情報の収集も可能。クラパスに紐づいたチケット情報や決済情報を一覧化して確認できる。データエクスポートにも対応し、顧客分析に活用も可能だ。
その他、「日時・定員制限設定」「クーポン・回数券発行」「座席管理」といった便利機能も充実している。
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(出所：Q-PASS公式Webサイト)
イベント当日、来場者がQRコード付きの入館証をかざすことで、非接触かつ速やかな入場を実現するシステム。来場者への入館証メール自動送信機能に加え、一斉または個別でのメール送信機能も標準装備。有料イベントにも対応可能で、クレジットカードによる事前決済機能に加え、システム内で請求書、領収書の発行まで完結できるため、集金業務の効率化に貢献する。
その他、申し込みフォームに「Google Analytics」を連携することで、来場者がどの告知やメディアをもとにページにたどり着いたか効果測定可能。ウェビナー配信機能もあり、来場者の視聴ログを参加率の把握や営業分析にも応用できる。
(出所：KOSAIDO NEXT公式Webサイト)
スマホ一台でスムーズな来場者受付と効率的管理を実現する来場者管理システム。申し込みフォームはテンプレートを使って簡単作成。申し込みと同時にQRコード付きの入館証メールを自動送信。既存の来場者データを、CSVで一括取込することもできる。イベント当日はPCやプリンターは必要とせず、スマホでQRコード読み取るだけで来場者の受付が可能。来場状況はシステム上でリアルタイム把握でき、最終的な来場結果はCSV形式でダウンロードできる。
オプションで、来場者の重複チェック機能を付けられる。その他、イベント終了後のデータ分析を行うために必要な情報のカスタマイズや、一万人以上の大規模イベントに対応するためのカスタマイズも対応可能。
(出所：展示会受付.com公式Webサイト)
大規模な展示会から小規模のセミナーや発表会まで、様々なイベントに対応したクラウドサービス。QRコードを利用した当日受付やリアルタイムでの来場者数把握の他、個人情報やデータ保護のために、様々な角度からセキュリティ対策を施しているのが強み。サーバへの侵入を検知し、外部からの攻撃をブロックするIDS/IPS機能やWAFを搭載。万全なセキュリティ体制から、数多くの展示商談会や見本市での導入実績がある。
オプションにて、来場者を受付する申し込みフォーム作成や、一斉リマインドメールの対応ができる。更に、来場時間別に予約管理を行える「時間帯別来場予約管理」機能や、来場者向けに会場の混雑状況を公開する「展示会場混雑状況表示」機能もオプション追加できる。
(出所：SmileTracking公式Webサイト)
来場者が持参する専用のQRコードを読み取ることで、アプリケーション上から来場者管理ができるシステム。来場者がイベントを申し込んだ際は、QRコード付きメールを配信するとともに、任意の質問を設定したアンケートも同時送信できる。イベント終了後も、来場者への一斉メール送信が可能なため、来場に対するお礼やその後の案内なども簡単に伝えられる。
小規模なイベント、セミナーの入退場を管理する「ソロタイプ」の他、合同展示会向けに出展者を管理できる「マルチタイプ」もある。
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(出所：SHANON MARKETING PLATFORM公式Webサイト)
イベントの申込から来場者管理、アフターフォローまでを一元管理できるシステム。リアル・オンライン開催はもちろん、ハイブリッド形式での開催にも対応。申込みから当日の来場まで、丁寧かつわかりやすい導線に強み。属性情報や来場・資料ダウンロードなどの行動履歴は、リアルでもオンラインでも一元管理・共有でき、細かなデータ分析でイベント後の効果的なマーケティング活動をサポートする。
QRコード認証による受付や担当顧客が来場した際に営業へメールを送れる来場通知機能、イベント人数の上限管理機能などにより、来場者管理を効率化。4G回線を利用した出展者向けのブース来場者読み取りアプリでは、読み取った来場者データに対して必要に応じてメモを残せる機能も搭載。確実かつ円滑なデータ活用を支援する。
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(出所：ECOS公式Webサイト)
来場者管理だけではなく、出展者側の管理機能も搭載したイベント・展示会運営システム。各出展者が自由にカスタマイズできる商品ページや詳細情報ページの作成フォーマットがあるため、出展者側は情報管理や公開作業における負担を削減できる。来場者への商談申し込み機能もあり、出展者が別ツールを立ち上げることなく、すぐに商談に入れるのが魅力。
来場者管理では、簡単に申し込みフォームを作成できる機能や、来場者にQRコード付きの入場証とマイページを自動発行する機能を標準装備。更にVIPなどの特別待遇者や業種別にタグ付けして管理できる機能も。1万人以上の大規模な展示会に対して、多数の導入実績を持つ。
(出所：総合展示会運営システム公式Webサイト)
大型展示会やイベントに関わる出展者と、多数の来場者をシームレスにつなぐシステム。出展申し込みはオンラインで一元管理。海外からの出展者にも対応でき、システムに登録された情報は、日・英・中・韓国語に翻訳可能。併催イベントの受付機能も搭載。主催者はイベント情報を入力するだけで、申し込みフォームの生成やサイトへの掲載、来場者への入場証発行などを完全自動化できる。
来場者管理においても、出展者管理と同じく参加申し込み機能や当日受付機能を装備。長年の運用実績から蓄積されたノウハウを活かし、機能面だけではなく操作性も優れた設計になっている。
(出所：EXPOT公式Webサイト)
業界30年以上の展示会施工会社が手がけた展示会管理システム。現場の困りごとを解決する機能を多数集約。出展者から集まる書類すべてをペーパーレス化し、システム上で一元管理することで、出展者ごとの提出状況を一目で把握可能。出展申請フォームには協力業者を紐づけられるため、協力業者の管理も同時並行で実現。
月額20,000円〜のオプションを付けると、来場者への申し込みフォーム作成や、QRコード付きの入場メール自動送信機能などを用いた来場者管理も実現できる。
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(出所：Eventory公式Webサイト)
イベントの企画段階から、開催後の来場者分析までをフォローアップするオールインワンタイプの来場者管理システム。来場者は、専用アプリでQRコードをかざすだけで入場可能。ハイブリッドイベントにも対応可能で、管理ページにはリアル・オンラインそれぞれの来場者状況を反映。更に、来場者に紐づけたIDから、イベント中の行動など様々なアクティビティデータを抽出できる機能を搭載。関心の高い来場者を把握でき、その後の商談につながる可能性のある人にアプローチしやすい設計になっている。
導入の際は、イベントに関わるすべての工程を同社のスタッフがフォローするため、主催者や現場側の負担を軽減できる。初期導入費用やオプション費用は一切発生せず、月額定額制で利用できる点も嬉しいポイント。
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(出所：EventHub公式Webサイト)
イベントの参加申し込みから実施において発生するあらゆる工程を、一気通貫で管理するプラットフォーム。官公庁や大手企業を含めた1,000件超の導入実績あり。ハイブリッドイベントやウェビナーで強みを持ち、一方的になりがちな配信にチャット機能や掲示板機能を設置することで、来場者同士の活発な交流を促すことができる。また、来場者一人ひとりの行動履歴をログに残せるため、イベント後の顧客フォローや見込み選定、マーケティングに活用可能。来場者の管理機能やQRコードでの入場受付機能も一通り揃っており、集客段階でMAツールとの連携ができる。
オプションで、90％のリピート出展を果たした同社のプロデューサーに運営を任せる「イベント支援プラン」を用意。イベント運営の更なる効率化をはかりたい場合はもちろん、集客率をより高めたい企業にもおすすめ。
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(出所：eventos公式Webサイト)
イベントのLP作成や、ライブ配信など、あらゆるタイプのイベント運営にマッチする機能を集約したツール。LPはノーコード設計で、配置したい機能をドラッグ&ドロップしていくだけで、本格的なページを構築できる点が特長。来場者管理においては、LP内の申し込みフォームで受付した来場者を専用ページで管理できるほか、来場者アンケートや投票結果を、ライブ配信に連携させる機能も揃っている。
ライブ配信機能は、ボタンひとつですぐに配信できる手軽さが魅力。PCにブラウザと内蔵カメラが付いていれば、Zoomなどの外部ツールとの連携は不要。ビジネスイベントのみならず、音楽フェスや企業の採用説明会まで様々な用途で活用されている。
リード分析機能も豊富で、申し込み情報やアンケート結果、視聴ログをBIやMAツールと連携させることで、より精度の高いマーケティング戦略を展開できる。
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(出所：Cvent公式Webサイト)
来場者管理を含むイベントの管理を一元化できるシステム。導入実績は23,000社以上。オフラインはもちろん、オンライン、ハイブリッドとすべてのイベント形式に対応可能。イベントサイトの制作やメール配信をはじめ、オフライン向けのQRコードによる受付・来場者管理機能や、オンライン向けのチャット・質疑応答といった双方向のコミュニケーション機能など、各形式のイベントに役立つ機能を網羅。イベント管理にかかるすべてをこれ1つで完結できるため、オペレーションの効率化が期待できる。
参加者のQRコードの読み取りによるリード情報の取り込みや、スコアリング、レポーティングなどによって、イベント後のセールス・マーケティング活動の効率化も支援する。
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(出所：PeatixBusiness公式Webサイト)
参加費のかからないイベントやセミナーであれば、人数にかかわらず無料で利用できる来場者管理システム。申し込み状況やページのアクセス数をリアルタイムで確認でき、参加者とのチャットを通したコンタクトも一元管理できる。
同社の運営するPeatixアプリには、イベントへの興味関心が高い840万人以上の会員が在籍。有料オプションを利用すれば、会員のイベント参加履歴をもとにターゲティングした、効果的なイベントPRができる。
(出所：EventRegist公式Webサイト)
問い合わせや資料請求なしで、アカウントを作ればすぐにイベント申し込みページが作成できるシステム。来場者へのQRコードメール自動送信機能や、当日の入場受付管理機能など、イベント運営に必要な基本機能が揃っており、参加費を取らないイベントの場合、これらすべてが無料で利用できる。
無料プランのほかに、個人情報保護方針同意文書を送れる機能や、申し込み時にアンケート項目を作成できる機能などが付いた有料プランもあり、全4種類の料金体系で展開。急いでイベントを立ち上げた場合や、まずは来場者管理システムを試してみたい方におすすめ。
来場者管理システムは、イベントの規模を問わず、来場者を効率的に管理し、当日のスムーズな受付対応や開催後の参加者フォローにつなげることができるシステムです。特にコロナが流行して以降、リアルイベントにおいても非接触での受付ができるため、手軽に効果的な感染症対策を講じることができるとして、広く活用されてきました。
既にご紹介したように、来場者管理システムには、「来場者管理に特化したタイプ」「出展者管理にも対応できるタイプ」「リード獲得に強みのあるタイプ」の3つのタイプがあります。比較検討する際は、イベントの規模や内容、導入によって満たしたいニーズも踏まえながら、自社に合ったシステムを絞り込んでいきましょう。
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