最終更新日:2024-09-02
イベントや展示会を開催するにあたり、「来場者を効率的に管理したい」「QRコードでイベント受付をスムーズにしたい」とお考えの方へ。来場者管理システムの導入メリットや選び方のポイント、おすすめのシステムなどを、無料で使えるものを含めて紹介します。
来場者管理システムとは、イベントや展示会の申し込みから当日受付まで、来場者に関する情報をリアルタイムで一元管理することのできるシステムです。
従来は、来場者の申し込み情報は紙やExcelなどで管理し、申し込み後のやりとりにはメールなどを用いるのが一般的でした。しかし、アナログ管理は事務負荷がかかる上、案内漏れなどの人的ミスが発生しがちです。更に、当日の「来場状況をリアルタイムで知りたいのに把握できない」などの悩みも挙げられます。
こうした課題を解決し、来場者の管理や受付をスムーズにするのが、来場者管理システムです。
| 主な機能 | 使い方 |
|---|---|
| Webフォーム作成機能 | イベント主催者がシステム上で申し込みフォームを作り、Web上に公開 |
| 申し込み管理機能 |
|
| QRコード受付管理機能 |
|
| リアルタイム集計機能 | イベント中、システム上で来場者の参加状況をリアルタイムに把握できる |
上述の標準機能に加え、ツールによっては入場料の事前決済機能や、イベントをオンラインで動画配信できる機能が搭載されているものも。そのほか、来場者だけでなく出展者側の情報管理をサポートする機能や、イベント終了後のリード獲得やマーケティングに活かせる機能を提供しているサービスもあります。
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来場者管理システムを導入すると、以下5点のメリットが期待できます。
Web申し込みフォームを簡単に作ることができ、フォームで申し込んできた来場者に対してはQRコード付きのメールを自動送信できます。申し込みを逐一確認しながら、手動でメール送付する手間が省けます。申し込みデータをCSVで一括取り込みすることもできるため、事務作業の更なる効率化が図れます。
フォームから取り込んだ来場者情報は、システム内のマイページにまとめて管理することができます。ファイリングの必要もありませんし、他のシステムに一つずつコピペして転記する手間もかかりません。個人情報を扱うにあたり、セキュリティ面も安心です。
システム上で入場料を事前決済することにより、来場者の入金状況を一括で把握・管理できます。イベント当日、現金やクレジットカードを介したやりとりをなくし、集金漏れを防止。受付窓口の混雑を避けることが可能です。
来場者のスマホに表示されるQRコードで受付できるため、パス（入場証）の受け渡しは必要なし。コロナ禍を含む非接触のニーズを満たします。来場時間別に予約受付数を管理し、リアルタイムで来場者数を把握しながら入場制限をかけることで、密を避けた効果的な感染症対策を取れるのもメリットです。
中には、イベント用の本格的なLPを簡単に作成できたり、事前に効果的にPRできたりするシステムもあります。更に、来場者一人ひとりのアクティブデータを取得することで、イベント後のリード獲得やマーケティングに活用できるものも提供されています。
来場者管理システムのタイプは、機能によって以下の3つに分類されます。イベントの規模やニーズに合わせて選ぶ必要があるので、それぞれの特徴を見ていきましょう。
来場者の効率的な情報管理と、スムーズなイベント受付の実現に特化したタイプ。主催者が出展も兼ねるようなセミナーや社員総会など、中小規模な催しでの使用に向いています。
たとえば、「CLOUD PASS（クラウドパス）」は、チケット販売と同時に顧客情報の取得が可能。イベント当日はリアルタイムで来場者情報がダッシュボードに反映されるため、チケットの使用状況を瞬時に把握できます。また、「KOSAIDO NEXT」のように、QRコードの使い回しを防ぐ、来場者の重複チェック機能を備えたものも（オプション）。
「イーベ！」では、クレジットカード決済・コンビニ決済・PayPayといった多彩な支払い方法に対応し、申し込みと同時に決済を完了することが可能。当日の受付業務を省力化できる上、急なキャンセルによる機会損失も防げます。
そのほか、入場管理をスムーズにする機能として、リマインド機能や自動配信機能を備えたサービスもあります。「Q-PASS」は、受付用QRコードの自動送信機能に加え、開催前のリマインドメール一斉配信機能を搭載しています。
来場者だけでなく、出展者や協力業者、プレスなど、イベントに関わる様々な関係者の情報管理をサポートするタイプ。数万人単位で来場者が訪れる展示会や就活合同説明会など、大規模なイベントで重宝します。
たとえば、「SHANON MARKETING PLATFORM」なら、出展者はマイページから必要書類の提出や申請状況の確認が可能。締切アラートや提出リマインド機能も備えており、事務局との連絡・確認作業の負担を軽減できます。
また、「ECOS」では、出展者専用の申し込みフォームを作成できるほか、出展者がWebページに掲載する情報を登録・編集できる機能を搭載。出展者側の情報管理を効率化します。「EXPOT」では、出展者の申し込みフォームに協力業者を紐づけることができ、協力業者の管理も同時並行で行えます。
来場者の効率的な管理だけでなく、イベント体験価値の向上をはかり、営業リード獲得につなげる機能が充実しているタイプ。イベント当日に取得したあらゆるデータをもとに、より効果的なマーケティング施策を行いたい場合におすすめです。
たとえば、「Eventory」は、来場者に紐づけたIDから、一人ひとりの行動に基づいた様々なアクティビティデータを集計し、その結果をもとに、見込み顧客にアプローチできるのが特徴。
「EventHub」は、ウェビナー中に来場者同士の交流活性化を促すチャット機能や掲示板機能が充実。詳細な視聴・行動ログを残せるため、リード獲得はもちろん、イベント後の顧客フォローにも活用できます。また、「Cvent」もオンライン配信向けの双方向コミュニケーション機能を豊富に備えるほか、参加者の関与度合をスコアリング・分析することで、イベントマーケティングを効率化します。
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（出所：イーベ！公式Webサイト）
イベント開催に必要な告知・申込み・入金・受付・顧客管理などの業務を一元管理できるクラウドサービス。オンライン・オフラインを問わず、セミナーや懇親会、成人式、会社説明会といった多くのシーンで活用されている。
申込フォームはブラウザで簡単に作成でき、クレジットカードやコンビニ、PayPayなど豊富な決済方法に対応。決済代行サービスとの連携にも対応しているため、申込み時に決済を完了することも可能。入金管理の自動化によって当日の事務負担を軽減するのはもちろん、事前の入金によってドタキャンを回避できる。当日の受付はQRコードを読み取るだけ。非接触・非対人で受付を完了できるため、受付業務の効率化・省人化が可能に。
（出所：CLOUD PASS公式Webサイト）
チケットの販売、入場管理業務を一元化するクラウドサービス。オンライン・券売機の両方に対応。クレジットカードによる事前決済に加え、コンビニ決済や電子マネー決済、PayPayなど幅広く対応し、集金業務を効率化する。受付方法は、スタンプ、QRコード、入場ゲートから選択できるため、当日のイベント受付もスムーズだ。
管理画面のダッシュボード上では来場者情報をリアルタイムで反映。受付枚数や使用率、タッチポイント情報などを確認でき、特定の条件で絞り込んだ情報をグラフ化することも。チケット販売と同時に顧客情報も収集し、クラウドパスに紐づいたチケット情報や決済情報を一覧で確認可能。データエクスポートにも対応し、顧客分析にも活かせる。
そのほか、「日時・定員制限設定」「クーポン・回数券発行」「座席管理」といった便利機能も充実。
（出所：Q-PASS公式Webサイト）
申し込みフォームの作成から、QRコードによるスムーズな受付、リアルタイム来場確認まで、非接触かつ速やかなイベント入場・管理を支援するシステム。来場証のメール自動送信に加え、一斉または個別で来場リマインドや参加御礼メールを送信する機能も標準搭載。有料イベントにも対応可能で、クレジットカードによる事前決済機能に加え、システム内で請求書、領収書の発行まで完結できるため、集金業務の効率化に貢献する。
申し込みフォームに「Google Analytics」を連携することで、来場者がどの告知やメディアをもとにページにたどり着いたか効果測定可能。ウェビナー配信機能もあり、来場者の視聴ログを参加率の把握や営業分析にも応用できる。
（出所：KOSAIDO NEXT公式Webサイト）
手持ちのスマホも利用でき、コンパクトな受付設営を実現する来場者管理システム。オフラインイベントに特化しており、一万人以上の大規模な運営にも活用されている。申し込みフォームの作成では、項目のカスタマイズや多言語にも柔軟に対応。QRコード付きの来場証メールの自動送信や、招待状の印刷・発送も可能だ。イベント当日は、スマホやタブレットでQRコードを読み取るだけで入場受付が完了。更に、来場者の重複チェック機能を追加することもできる。
来場状況はシステム上でリアルタイムに集計でき、最終的な来場結果はCSV形式でダウンロードして、マーケティング活動に活かせる。
（出所：展示会受付.com公式Webサイト）
大規模な展示会から小規模のセミナーや発表会まで、様々なイベントに対応したクラウドサービス。QRコードを利用した当日受付やリアルタイムでの来場者数把握のほか、個人情報やデータ保護のために、様々な角度からセキュリティ対策を施しているのが強み。サーバへの侵入を検知し、外部からの攻撃をブロックするIDS/IPS機能やWAFを搭載。万全なセキュリティ体制から、数多くの展示商談会や見本市での導入実績がある。
オプションにて、来場者を受付するWeb申し込みフォーム作成や、一斉リマインドメールに対応。更に、AI名刺読み取り機能や、複数会場の入場管理機能も追加できるなど、カスタマイズが充実。
（出所：SmileTracking公式Webサイト）
来場者が持参する専用QRコードをスマホ・タブレットで読み取り、入場管理を効率化するWebアプリ。申し込み完了メールの自動送信と同時に、任意の質問を設定したアンケートも送付できる。来場者の総人数に加えて、出展ブースごとにQRコードを読み込むことで、いつどこに訪問したかリアルタイムに記録・確認することも可能。受付人数の制限や出展ブースの訪問状況の把握に活用できる。イベント終了後も、来場者への一斉メール送信が可能なため、来場に対するお礼や追加案内も簡単に伝えられる。
小規模なイベント、セミナーの入退場を管理する「ソロタイプ」の他、合同展示会向けに出展者を管理できる「マルチタイプ」もある。
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（出所：SHANON MARKETING PLATFORM公式Webサイト）
イベントの申込から来場者管理、アフターフォローまでを一元管理できるシステム。リアル・オンライン開催はもちろん、ハイブリッド形式での開催にも対応。出展者との提出書類のやり取りや管理も効率化。属性情報や来場・資料ダウンロードなどの行動履歴は、リアルでもオンラインでも一元管理・共有でき、細かなデータ分析でイベント後の効果的なマーケティング活動をサポートする。
QRコード認証による受付や、担当顧客が来場した際に営業へメールを送れる来場通知機能、イベント人数の上限管理機能などにより、入場管理をスムーズに。4G回線を利用した出展者向けのブース来場者読み取りアプリでは、読み取った来場者データに対してメモを残せる機能も。確実かつ円滑なデータ活用を支援する。
（出所：ECOS公式Webサイト）
来場者管理だけではなく、出展者側の管理機能も搭載したイベント・展示会運営システム。各出展者がPR情報を更新できる商品ページをオンラインガイドブックとして提供しているため、出展者側の情報管理や公開作業における負担を削減できる。来場者との商談申し込み機能もあり、出展者が別ツールを立ち上げることなく、すぐに商談に入れるのが魅力だ。
来場者管理では、簡単に申し込みフォームを作成できる機能や、来場者にQRコード付きの入場証とマイページを自動発行する機能を標準装備。更に、セミナー運営向けに講演者・来場者管理を効率化する機能も充実。1万人以上の大規模な展示会に対して、多数の導入実績を持つ。
（出所：総合展示会運営システム公式Webサイト）
大型展示会やイベントに関わる出展者と、多数の来場者をシームレスにつなぐシステム。出展申し込みはオンラインで一元管理。海外からの出展者にも対応でき、システムに登録された情報は、日・英・中・韓国語に翻訳可能。併催イベントの受付機能も搭載。主催者はイベント情報を入力するだけで、申し込みフォームの生成やサイトへの掲載、来場者への入場証発行などを完全自動化できる。
来場者管理においても、出展者管理と同じく参加申し込み機能や当日受付機能を装備。長年の運用実績から蓄積されたノウハウを活かし、機能面だけではなく操作性も優れた設計になっている。
（出所：EXPOT公式Webサイト）
業界30年以上の展示会施工会社が手がけた、展示会管理システム。現場の困りごとを解決する機能を多数集約。出展者から集まる書類すべてをペーパーレス化し、システム上で一元管理することで、出展者ごとの提出状況を一目で把握可能。出展申請フォームには協力業者を紐づけられるため、協力業者の管理も同時並行で実現する。
月額20,000円〜のオプションを付けると、来場者への申し込みフォーム作成や、QRコード付きの入場メール自動送信機能などを用いた、来場者管理も効率化できる。申請フォームの作成代行のオプションもあるため、展示会の運営に不慣れな場合でも安心だ。
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（出所：Eventory公式Webサイト）
イベントの企画段階から開催後の来場者分析まで、オールインワンで支援するイベントDXソリューション。来場者は、専用アプリでQRコードをかざすだけで入場可能。ハイブリッドイベントにも対応可能で、管理ページにはリアル・オンラインそれぞれの来場者状況を反映。更に、来場者に紐づけたIDから、イベント中の行動など様々なアクティビティデータを抽出できる機能を搭載。関心の高い来場者を把握でき、その後の商談につながる可能性のある人にアプローチしやすい設計になっている。
導入の際は、イベントに関わるすべての工程を同社のスタッフがフォローするため、主催者や現場側の負担を軽減できる。初期導入費用やオプション費用は一切発生せず、月額定額制で利用できる点も嬉しいポイント。
（出所：EventHub公式Webサイト）
参加申し込みから当日運営、開催後アンケートまで、一気通貫で効率化するイベントプラットフォーム。官公庁や大手企業を含めた1,000件超の導入実績あり。ハイブリッドイベントやウェビナーで強みを持ち、一方的になりがちな配信にチャット機能や掲示板機能を設置することで、来場者同士の活発な交流を促すことができる。また、来場者一人ひとりの行動履歴をログに残せるため、イベント後の顧客フォローや見込み選定、マーケティングに活用可能。来場者の管理機能やQRコードでの入場受付機能も一通り揃っており、集客段階でMAツールとの連携ができる。
オプションで、90％のリピート出展を果たした同社のプロデューサーに運営を任せる「イベント支援プラン」を用意。イベント運営の更なる効率化をはかりたい場合はもちろん、集客率をより高めたい企業にもおすすめ。
（出所：eventos公式Webサイト）
イベントのLP作成や、ライブ配信など、多種多様なイベント運営にマッチする機能を集約したツール。LPはノーコード設計で、配置したい機能をドラッグ&ドロップしていくだけで、本格的なページを構築できる点が特徴。来場者管理においては、LP内の申し込みフォームで受付した来場者を専用ページで管理できるほか、来場者アンケートや投票結果を、ライブ配信に連携させる機能も備えている。
ライブ配信機能は、ボタンひとつですぐに配信できる手軽さが魅力。PCにブラウザと内蔵カメラが付いていれば、Zoomなどの外部ツールとの連携は不要。ビジネスイベントのみならず、音楽フェスや企業の採用説明会まで様々な用途で活用されている。
リード分析機能も豊富で、申し込み情報やアンケート結果、視聴ログをBIやMAツールと連携させることで、より精度の高いマーケティング戦略を展開できる。
（出所：Cvent公式Webサイト）
来場者管理に加え、データドリブンなイベントマーケティングを支援するシステム。導入実績は23,000社以上。オフラインはもちろん、オンライン、ハイブリッドとすべてのイベント形式に対応可能。
イベントサイトの制作やメール配信をはじめ、オフライン向けのQRコードによる受付・来場者管理機能や、オンライン向けのチャット・質疑応答といった双方向のコミュニケーション機能など、各形式のイベントに役立つ機能を網羅。イベント管理にかかるすべてをこれ1つで完結できるため、オペレーションの効率化が期待できる。
参加者のQRコードの読み取りによるリード情報の取り込みや、100種類以上のテンプレートやスコアリング機能などのレポーティングも充実。イベント後のセールス・マーケティング活動の効率化も支援する。
（出所：Peatix公式Webサイト）
参加費のかからないイベントやセミナーであれば、無料で利用できるイベント受付システム。有志の集まりから大型フェスまで、参加人数や規模にかかわらず活用可能。イベント告知ページの作成・公開から、申し込み状況やアクセス数の確認、当日の受付までカバーしている。加えて、参加者とのチャットを通したコンタクトも一元管理できる。
同社の運営するPeatixアプリには、イベントへの興味関心が高い840万人以上の会員が在籍。有料オプションを利用すれば、会員のイベント参加履歴をもとにターゲティングした、効果的なイベントPRができる。
（出所：EventRegist公式Webサイト）
問い合わせや資料請求なしで、アカウントを作ればすぐにイベント申し込みページを作成できるシステム。来場者へのQRコードメール自動送信機能や、当日の入場受付管理機能など、イベント運営に必要な基本機能を網羅。参加費を取らないイベントの場合、これらの機能をすべて無料で利用できる。
無料プランのほかに、個人情報保護方針同意文書を送れる機能や、申し込み時にアンケート項目を作成できる機能などが付いた有料プランもあり、全4種類の料金体系で展開。急いでイベントを立ち上げた場合や、まずは来場者管理システムを試してみたい方におすすめ。
（出所：Event Bundle公式Webサイト）
無料から利用できるイベント受付システム。イベントサイトの自動作成から参加者管理、クレジットカード決済まで、無料プランの範囲内で対応可能。チケット販売は無料・有料を問わないため、無料プランでも有料イベントの運営を行える。GDPRにも対応しており、個人情報保護の観点からも安心して利用できる。
有料プランでは、QRコード読み取り機能を備えたスマホ受付アプリで、当日の入場管理もスムーズに。受付の無人化・省力化を実現できる。来場者データ集計機能も追加され、出展社やスポンサーへのレポート作成に役立つ。
来場者管理システムは、来場者の情報を一元化し、当日の効率的なイベント受付や開催後の参加者フォローにつなげることができるシステムです。特にコロナが流行して以降、リアルイベントにおいても非接触での受付を実現できるため、手軽に効果的な感染症対策を講じられるとして、広く活用されてきました。
既にご紹介したように、来場者管理システムには、「来場者管理に特化したタイプ」「出展者管理にも対応できるタイプ」「リード獲得に強みのあるタイプ」の3つのタイプがあります。比較検討する際は、イベントの規模や内容、導入によって満たしたいニーズも踏まえながら、自社に合ったシステムを絞り込んでいきましょう。
来場者管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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