社内や取引先などの連絡先を、逐一スマホのアドレス帳に登録するのに手間がかかる、異動時などは特に大変、とお困りの方へ。Web電話帳のメリットや活用場面、おすすめのサービスなどをご紹介します。
Web電話帳とは、クラウド上に登録した連絡先を複数で共有・管理することができるサービスです。
特に法人向けのWeb電話帳は、組織で利用するための便利な機能を備えています。共有用のアドレス帳と個人のアドレス帳を混在させることなく、共有範囲を社内全体やチーム内などに細かく設定でき、情報を常に最新の状態に保つことが可能です。
中には、OCRで読み取った名刺情報を読み込める「名刺管理サービス」や、スマホの「デバイス管理（MDM）サービス」と一体となったものもあり、登録作業の手間の削減やセキュリティの強化にも役立ちます。
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Web電話帳が便利そうなことが分かりましたが、実際に企業で導入した場合、どのように業務が変わるのでしょうか。Web電話帳導入のメリットを3点ご紹介します。
Web電話帳を企業で導入することでの最大の利点は、連絡先情報をクラウドに集約することで、電話帳を各自がメンテナンスする必要がなくなることです。
社内で人事異動や入社があった際に、いちいち登録を変更・追加するのは手間ですし、特に大規模な組織改変であればなおさらのこと。また、「〇〇グループが〇〇室になった」といった小さな変更の場合は、つい変更を怠ってしまうこともあるでしょう。
Web電話帳を利用すれば、クラウド上のデータを一度変更するだけで済むため、変更・登録の手間が省け、「最近入社したあの人の連絡先が分からない」といったトラブルも解消されます。社外との連絡においても、情報共有が簡単になるため、たとえば「営業1課がやり取りをしているA社に、営業2課がコンタクトを取りたい」といった場合もスムーズになります。
ただし、データの管理方法に関しては、人事担当者が行うのか、該当部署が担当するのか、あるいは各自で行うのかなど、組織にとって最適なルールを事前に決めておくことが重要です。
各自に任せられるのもクラウドならではの利点ですが、ある程度の規模の組織であれば、人事担当者がまとめて管理・更新する方が効率的でしょう。ツリー表示機能を活用することで、単なる電話帳ではなく、最新の組織図としても利用できます。
社外の連絡先情報については、情報を得た人が随時追加・更新するのが理想的です。OCRによる名刺の読み取り機能があれば、移動中や外出先でもスキマ時間を使って手軽に登録作業が行えます。
受電時に誰からの電話かすぐに分かるのも、Web電話帳のメリットの一つ。端末とクラウドサーバーが定期的に同期を行うことで、着信や履歴の発信者名を確認できるからです。
電話に出る際に瞬時に相手が分かり心の準備ができるうえ、不在着信時にも役立ちます。オフィスの固定電話だけでなく、クラウドPBXを利用してスマホを内線として利用している場合にも有効です。
従来の方法では、内線電話に出られなかった場合、周りの人が代わりに応対し、「〇〇さんからお電話がありました。折り返しお願いします」とメモを残したり、かけた相手が「お話ししたいことがあるので折り返し電話をください」とメールを送ったりする必要がありました。しかし、Web電話帳では不在着信の相手が表示されるため、メモやメールを残さなくても、誰に折り返すべきかすぐに分かるように。
一見ささいなことのように思えますが、働き方改革、働き方の多様性を進めていくためには、メモやメールにかかる無駄な時間や手間を減らすといった積み重ねが重要に。そして自宅や外出先、シェアオフィスなど、どこからでもオフィスと同じようにスムーズに業務を行えるように、環境を整える工夫が必要になってきます。そのためには、こうしたちょっとしたテクニックが活きてくると言えるでしょう。
メリットの3つ目として挙げられる「情報漏えいリスクの低減」は、企業によってはWeb電話帳導入の最大のメリットになるかもしれません。
電話帳に登録している「社名」は大切な取引先情報であり、「連絡先」もまた重要な個人情報です。スマホの端末自体に連絡先を登録している場合、スマホを紛失してしまうとすぐに情報漏えいとなるリスクが生じます。
Web電話帳の場合は、クラウド上で情報を管理するため、端末自体には情報が残りません。アカウントロック、アクセス制限、IPアドレス制限、ユーザー権限といった設定を適切に行えば、不正アクセスや情報漏えいを防ぐことが可能に。万が一事故が起きた際にもセキュリティー面で安心できます。
Web電話帳を導入すると、連絡先管理の利便性の面でも、情報漏えいリスク回避の面でもメリットがあることが分かりました。続いて、実際の活用場面、そして注意点を想定しておきましょう。
電話、メールに加え、チャット（Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS等）、Web会議（Skype、Zoom等）など、コミュニケーション手段が多様化する中、便利である一方でどの連絡手段を使うべきか迷うことも。メールがよいのかチャットがよいのか、チャットの場合はTeamsかSlackか、アカウント名は何かといった判断が必要になります。
Web電話帳を利用すれば、連絡先ごとに最適な連絡手段やアカウント名が一目で分かるように。更に、チャットツールと連携したWeb電話帳では、Skypeなどのツール名を選択すると、自動的にアプリが起動してすぐに連絡が取れるようになる、といった機能も搭載されています。
社員間で連絡先の問い合わせをしたり、特定のデバイスに頼ったりする必要もなくなるため、フリーアドレスやリモートワークといった新しい働き方の推進にもつながるでしょう。
Web電話帳の名刺管理機能を利用すれば、専用の名刺管理サービスを使わずとも、名刺を企業の資産として適切に共有することが可能に。大量の名刺情報を一つ一つ登録するのは手間がかかるため、名刺を簡単に登録できる機能を搭載したサービスを選ぶのがおすすめです。
一般的には、標準搭載のOCRを使って文字情報を読み取り、自動で入力する機能があると便利です。OCRが苦手とするデザイン性の高い名刺を多く扱う職種・業界では、撮影した名刺画像をもとにオペレーターが入力代行してくれるオプションサービスを利用するのも有効です。
そのほか、同じ名刺を登録した場合に、重複した名刺データを一つにまとめることができる「名寄せ機能」や、取り込んだ会社情報からグルーピングし一覧表示できる「会社情報機能」もあると、更なる効率化につながるでしょう。
なお、既に名刺管理サービスを利用している場合は、既存サービスと連携してデータを同期できるWeb電話帳を選べば、入力の手間を省けます。更に、入力された名刺データを組織ツリー表示で参照することも可能になります。
Web電話帳は、以下のようにほかのスマホアプリと連携して、横断的に活用できるのも強みです。
ささいなことかもしれませんが、操作の手順を少しでも簡略化することで、移動中やちょっとしたスキマ時間を有効活用することにつながります。
Microsoft 365やBoxなどの各種サービスとの連携によって、連携先サービス内の資料を検索したり、スケジュールを表示したりすることができます。
また、CRMのSalesforceとやマーケティングオートメーションツールのPardotと連携して、「社内の誰がいつ名刺交換をしたかを履歴で確認して、お礼メールを送る」「キャンペーンと連携して、自動でメールを送信する」といった使い方も可能です。
中には、Wi-Fiやビーコンを利用して位置情報を測位して、フリーアドレスでも会議中でも誰がどこにいるのか確認できるオプション機能を備えるサービスも。ある程度規模の大きなオフィスの場合には、人を探す手間と時間を削減するのにも役立つでしょう。
様々なメリットのあるWeb電話帳ですが、アプリ内のチャット機能と、別の社内用チャットを併用する際には注意が必要です。複数のチャットツールを併用すると、自分がどのツールでやり取りしていたのかわからなくなってしまうなど、必要な情報を探しづらくなるリスクがあります。
Web電話帳に元々備わっている機能だからといって、無理に利用する必要はありません。既存の社内チャットで十分な場合は、そもそもチャット機能が付いていないサービスや、オプションで提供されているサービスが適しています。
Web電話帳導入と同時に社内チャットも整備したい場合には、チャット機能に強みのあるサービスを選ぶのがおすすめです。チャット機能は基本的にはどのサービスも同様ですが、自分の位置情報を知らせることができるロケーション機能や、ファイルや動画、ボイスメッセージを送信できる機能などを持つサービスなら、コミュニケーションの幅が広がります。
Web電話帳の中には、無料で使える電話帳アプリも存在します。企業規模が小さく、数名で同じ情報を共有する程度で、かつ複雑な閲覧制限が不要な場合は、無料の電話帳アプリを利用するのも選択肢の一つです。
たとえば、Gmailの「Googleコンタクト（Google連絡先）」では、メンバーにアクセス権を付与する形で情報共有が可能に。CSV形式でのインポートやエクスポートにも対応しているため、基本的な電話帳としては十分に活用できます。
しかし、大切な取引先情報と個人情報を預けることを踏まえると、信頼できる法人向けの有料サービスを選んだ方が、セキュリティ面で安心です。ある日いきなりサービスが停止してしまったり、預けていた情報が外部に流出してしまったりと、取り返しのつかないトラブルを避けるためにも、費用も含めてどのシステムが最適か慎重に検討することが大切です。
スムーズなコミュニケーションに役立つ、おすすめのWeb電話帳をご紹介します。
（出所：PHONE APPLI PEOPLE公式Webサイト）
社員とお客様の名刺管理と電話帳を簡単に一元化できるクラウド型Web電話帳アプリ。名前・部署・キーワードから社員を検索して連絡、お客様は名刺情報を検索して連絡することが可能。会社・部署・グループごとにツリー表示ができ、組織検索にも有効だ。名刺管理においては、標準搭載されたOCRによりスマホで撮影して読み取りできるほか、スキャナや一部メーカーの複合機からの読み取りにも対応。オプションで、オペレータによる入力代行サービスも提供している。
名刺管理システムSansanに加え、Office365、LINE WORKS、Box、Skypeなど各種サービスとの連携も可能。チャット機能はオプション。
（出所：SMARTアドレス帳公式Webサイト）
連絡先管理機能に特化したWeb電話帳アプリ。部署やグループごとに閲覧権限を設定するなど、管理者機能に強みを持つ。データの登録・更新はCSVで一括管理。端末とクラウドが定期的に同期を行うため、着信や履歴の発信者名の確認・表示が可能だ。アカウントロック、アクセス制限IPアドレス制限、ユーザー権限などの設定も備え、不正アクセスの防止に貢献する。
ベーシックプランのほか、グループごとに社外の顧客アドレス情報を管理できる「プロプラン」も提供している。
（出所：SmartVisca公式Webサイト）
Salesforceとの連携に特化した名刺管理・Web電話帳サービス。紙名刺やオンライン名刺から取得した顧客情報や社員の連絡先を、Salesforce上で一元管理できる。
高精度AI-OCRを搭載しており、紙の名刺をスキャンしてわずか1分でデジタル化。過去に交換した名刺は自動的に名寄せされるので、データ管理の手間を削減する。社内で同一人物の名刺を取得した場合は、社内メンバーの情報が名刺取得履歴に表示されるため、人脈の可視化にも役立つ。
氏名、会社名、電話番号などの基本情報に加え、タグやメモの内容までカバーした高度な検索機能も備え、目的の顧客をすばやく見つけられる。
BYODやリモートワーク、フリーアドレスの利用などが増え、多くの企業で導入されているWeb電話帳。今回は、そのメリットや活用場面、おすすめのサービスなどをご紹介しました。初期費用を抑えて手軽に導入できるサービスが多く、働き方改革の推進や情報漏えい防止の対策として活用できるのも魅力です。
本記事の内容を参考に、ぜひWeb電話帳の導入を検討してみてください。
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エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
社員やお客様の連絡先や名刺情報をクラウドで一元管理。連絡先を一つにまとめるクラウド電話帳サービスです。「Web電話帳」「名刺管理」「着信表示」「ビジネスチャット...
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