Excelといったアナログな管理から、システム導入によって学習塾の運営業務を効率化したいと考えている方へ。学習塾管理システムの機能や選び方、比較ポイントとともに、無料で利用できるものやアプリに対応したものもあわせて、おすすめのシステムを紹介します。
学習塾管理システムとは、生徒の出欠管理から、月謝の集金、講師の給与計算やシフト、日報、売上管理まで、学習塾の運営に必要とされる機能を集約した、運営管理ツールです。個人や中小の学習塾から、複数の教室を持つ大規模な学習塾、教育施設まで、規模にあわせて様々な学習塾管理システムがあります。
学習塾では、生徒ごとの履修状況や、出欠・スケジュール管理、成績管理のほか、講師のシフトや給与の管理、月謝の集金、保護者対応の状況管理など、煩雑なバックオフィス作業が多数発生します。
学習塾管理システムでは、生徒の出欠・成績管理や授業スケジュール管理、保護者とのコミュニケーション機能など、学習塾ならではのニーズに応える機能を多数搭載。細々としたバックオフィス業務の効率化や、管理業務の課題を解決するのに役立ちます。
無料でも利用できるものから、広範囲に業務をサポートするものまで、多種多様なサービスがあるため、営業規模や形態、必要とする機能を軸に最適なシステムを選びましょう。
学習塾管理システムには、主に以下のような機能があります。
生徒に関する様々なデータを管理する機能。出欠状況から、受講している授業のスケジュール、学習の進捗状況、成績などの管理が可能に。また、生徒の入退室を管理して保護者にメールを送る機能を搭載したサービスもあります。
通常の授業に加えて、夏期講習や冬期講習、受験直前対策といった学習塾ならではの授業スケジュールを管理する機能。生徒のスケジュールや講師のシフトと連携させることもできます。
講師のシフト管理や、給与計算、労務などを管理する機能。そのほか、日報や指導報告書などを管理できる機能を搭載したサービスも。
月謝の入金管理や、未入金の請求のほか、特別講習といった授業料の入金などを管理する機能。なかには、会計ソフトと連携できるサービスもあります。
アプリを通じて生徒や保護者とメッセージのやり取りができる機能。ほかの機能と連携すれば、授業の進捗や出欠確認、悩み相談、志望校選びといったコミュニケーションがスムーズに。
複数店舗・拠点の管理や、新規の生徒獲得支援など、経営に関わる業務を支援するための機能。加入見込みのある生徒のリストアップや、既存の生徒に対するコース提案のアプローチをすることで、収益向上が見込めます。
学習塾管理システムには、大きく分けて3つのタイプがあります。塾の経営規模や方針などにあわせて、適切なタイプを選びましょう。
生徒管理や講師のシフト管理などの業務管理機能に加えて、保護者とのコミュニケーション機能が充実したタイプです。
「保護者との連携を強化して顧客満足度を高めたい」「密なコミュニケーションによって継続率向上や新規生徒の獲得につなげたい」という場合におすすめ。多機能なシステムが多く、複数の教室を展開する大規模な学習塾や、フランチャイズ展開をしている学習塾にも適しています。
「SCHPASS」は、必要な機能だけをピックアップして、塾オリジナルの専用アプリを作成できます。たとえば、チャットで保護者と密なコミュニケーションをとれる「お知らせ機能」を選択すれば、スマホのプッシュ機能や既読確認によって保護者との連絡がスムーズに。架電やプリント作成・配布にかかる時間の削減にも貢献します。
生徒の出欠や成績管理、授業のスケジュール管理、講師のシフトや給与管理に加えて、月謝の入金管理や請求書発行、決済といった経理機能まで、管理業務の効率化に役立つ機能が充実したタイプです。
ランニングコストを抑えながらバックオフィスの業務を効率化したいという、個人や中小規模の学習塾に適しています。今までExcelやGoogleスプレッドシート、場合によっては紙面で管理していたデータをアプリ上で一括管理。データの視認性向上による経営課題の可視化、管理の一元化による業務の効率化といった効果が期待できます。
たとえば、「TechnoSMS」では、スクール経営機能として請求管理機能を搭載。契約管理や入金・未収金管理機能などを備え、請求債権に関わる管理業務の大幅な効率化に貢献します。
塾全体の指導力を高めるための機能に強みを持つタイプです。
たとえば「塾スマ」は、生徒ごとの時間割やテストの成績、授業や面談、電話の記録などを細かく記録し、それらの情報を生徒カルテとして蓄積できるように。講師同士のコミュニケーションにも役立ち、担当講師が替わっても生徒に適した授業を行えます。
また、「Studyplus for School」は、学習時間や学習量のヒートマップビューとグラフビューによって、生徒の学習状況をグラフィカルに表示。学習の進捗状況や偏りを把握することで、的確な指導を行えるようになります。
生徒情報の一括管理に強みを持つ「wagaco」なら、クラスごとに一括入力した指導報告書を生徒ごとに紐付けして、生徒の個別ページから指導内容を確認することも可能です。
運営している学習塾に最適な管理システムを選ぶために留意しておきたい、4つの比較ポイントを見ていきましょう。
安定した塾経営には、生徒数の確保が欠かせません。学習塾管理システムのなかには、新規の生徒獲得に役立つ機能が充実したものもあります。
たとえば「PiCRO School Manager」は、説明会や体験に来た見込み客をリストアップして、アプローチ時期や担当者を管理する機能を搭載。より効果的な営業アプローチを行うことで、生徒の獲得率向上が期待できます。
「Comiru」は無料プランでも生徒獲得機能の利用が可能。様々なルートからの申し込みを管理し、見込み客のステータスや対応プロセスを一元管理します。
また、「SCHPASS」には、紹介キャンペーンや期間限定キャンペーンなどを設定できる「キャンペーン管理」を用意。キャンペーン特典に「スクパスポイント」を利用すれば、キャンペーン特典用の景品購入や管理にかかる手間とコストの軽減につなげられるように。特典の受け取り情報もアプリ上で管理が行えるため安心です。
保護者とのコミュニケーションを強化したい場合には、専用アプリへの対応の有無を重視しましょう。スマホアプリなら、プッシュ機能や既読機能を活用することで、連絡事項を確実に保護者へ伝えられます。更に、メッセージのやり取りで細やかなコミュニケーションが取れるので、保護者の安心感や満足度向上につながります。
たとえば「SCHPASS」では、専用アプリが使えるほか、オプションで必要な機能だけを選んでオリジナルの公式アプリを作れます。利便性の向上やブランディング強化といった効果が見込めるでしょう。
同様に「Grow」でも、オリジナルアプリの作成ができるオプション機能が用意されています。アプリでは、出欠管理や月謝の請求明細の発行、成績結果速報などが確認できるほか、保護者と講師のコミュニケーション円滑化もサポートします。
多数の講師が在籍している塾には、管理業務の負荷を削減する機能に強みを持つシステムがおすすめです。労務管理の効率化や、コミュニケーション機能による講師間でのスムーズな情報共有を促進するため、円滑な授業運営に貢献します。
たとえば「Comiru」は、講師への連絡から勤怠・入退室・給与などの管理まで、幅広い人事労務管理機能を搭載。また、「SCHPASS」にも、QRコードを読み取るだけで勤怠打刻ができる「出退勤管理」や、掲示板感覚で使える「お知らせ」といった講師管理機能が用意されています。
フランチャイズ方式で事業を展開している学習塾の場合、複数の教室をまとめて管理する「フランチャイズ管理機能」を搭載した管理システムを選びましょう。
たとえば、「Comiru」のPROプランでは、本部機能と人事労務管理の機能を用意。本部機能を利用すれば、フランチャイズの各塾の状況を見える化し、まとめて管理が行えるように。
「COMP」では、フランチャイズ本部支援機能を備えています。加盟店教室のロイヤリティー計算や教材、販促品の清算など、FC本部に必要となる機能を多数搭載。フランチャイズの経営業務の効率化をサポートします。
業務管理や生徒管理のほか、アプリ機能や保護者コミュニケーションなどに強みを持つシステムを紹介します。
(出所：SCHPASS公式Webサイト)
現役塾講師の声を活かして開発された、学習塾・スクール・教育施設向け管理システム。教育現場のDX化推進を目的としており、生徒の各種データ管理から授業スケジュールの管理、講師の労務や会計などのバックオフィス機能など、多彩な機能を搭載。学習塾向けの生徒と保護者に適した機能のほか、成人が受講するスクールや教室での月謝のクレジット決済機能など、教育施設運営に関わる幅広い機能がそろう。
細かなカスタマイズに対応したオリジナルアプリの作成機能と、保護者や生徒とのコミュニケーション機能が充実している点が特徴。アプリから生徒の成績を確認できるほか、それら情報をもとに講師と保護者が学習の方針について話し合える。高品質な教育を提供することで、顧客満足度の向上が見込めるほか、ブランディングにも役立つ。
(出所：wagaco公式Webサイト)
スクール管理者が抱える負担や課題を解決する、塾やスクール、習い事教室向けの一元管理システム。報告書や日報作成などの基本機能に加えて、生徒情報の一括管理や月謝のカード決済・請求書機能、授業・レッスンの予約といった機能を搭載。更に、配布物のお知らせや、複数店舗・拠点の管理までカバーしている。専用アプリのチャット機能を使えば、塾の講師と保護者がスマホで直接連絡を取れるようになり、密なコミュニケーションに貢献する。
生徒の情報管理機能も充実しており、クラスごとに一括入力した指導報告書を自動的に生徒に紐付けることで、授業の進捗状況や成績などがまとめて確認できるように。生徒の入退室管理・通知機能も備えている。
(出所：Comiru公式Webサイト)
塾に関わる業務の効率化に貢献する、塾専用コミュニケーション&業務管理システム。保護者との関係構築に役立つ「コミュニケーション機能」と、塾運営を円滑にする「業務改善機能」を軸に、講師が生徒一人ひとりと向き合う環境づくりを支援する。
保護者とのコミュニケーションでは、専用アプリやLINEと連携し、プッシュ通知で迅速に情報を伝達。生徒の入退室情報も保護者へ通知される。お知らせの既読・未読の確認も行え、保護者への電話連絡も最小限に抑えられる。
複数教室を運営している場合は、人事労務管理や本部機能を備えるPROプランが最適。各教室の状況を可視化したり、講師のシフト管理・給与計算といった工数を削減したりと、フランチャイズ展開している教室にも有用だ。
生徒獲得に役立つ機能を無料で利用できるのも特徴。見込み顧客の管理や、口コミの収集・掲載といった機能で、適切なタイミングでのアプローチを実現する。
(出所：ExGrow公式Webサイト)
学習塾経営に必要な機能をオールインワンでパッケージした管理システム。生徒情報や指導者情報の管理から、入退室管理、入塾見込み管理、請求入金管理まで、幅広い管理業務をカバーしている。
アプリはマルチデバイスに対応。生徒の入退室状況や授業記録、成績結果などのほか、イベント情報や請求明細まで確認できる。また、講師と生徒、講師と保護者間での、1対1のメッセージのやり取りも可能に。アプリをカスタマイズして、オリジナルアプリとして使用するといった活用法も。兄弟・姉妹が同じ塾に通う家庭向けの複数アカウント管理機能や、家庭教師の派遣業務を管理する家庭教師管理機能など、特徴的な機能がそろう。
業務管理や経営支援に強みのある管理システムを紹介します。
(出所：TechnoSMS公式Webサイト)
学習塾やスクールの運営・管理に必要な機能がオールインワンでそろう管理システム。多言語対応や複数校管理といった機能がパッケージ化されているため、カルチャースクールや語学学校など、学習塾以外でも導入が進んでいる。
契約管理や入金・未収金管理、講師の勤怠・謝礼金管理、生徒の出席管理などの機能はもちろん、季節ごとの集中講座といった特別な時間割の管理、生徒の受講履歴・成績管理といった講座に関わる業務を一括管理する機能がそろう。スクール独自のページが既にある場合や、他システムのマイページ機能を使用したいといった場合に備え、API連携にも対応している。
個別にカスタマイズも可能なため、スクールごとに異なるニーズに応える細かな修正や機能追加も提供している。
(出所：プラチナスクール公式Webサイト)
学習塾のほか、学童や幼児教室、スクール、成人向けの教室など、幅広い業種に対応した管理システム。生徒数が10名程度の小規模なスクールから、数十万名規模になる大規模なスクールまで、様々な規模とニーズに応える多機能さに強みを持つ。
生徒管理や講師管理、入金、契約、販売、授業コース管理などの基本機能をはじめ、生徒と学校の間でメッセージをやり取りするコミュニケーション機能や、月次締管理のようなバックオフィス機能を搭載。そのほか、生徒向けサイトや口座振替機能、TODO管理、コンテンツ管理までカバーする。LINE公式アカウントとの連携で、プラチナスクールの生徒に紐づいたLINEに通知を送ることも可能だ。
(出所：PiCRO School Manager公式Webサイト)
塾運営業務の効率化に加え、集客サポートに強みを持つ生徒管理・業務システム。学習塾のほか、スポーツスクールや幼稚園・保育園でも活用され、996団体で導入されている。
生徒への連絡機能、指導報告書や業務日報の作成、月謝管理のほか、教材販売の管理や短期講習の申込管理、見込み顧客の管理など、塾経営に必要な機能が充実。オプションで入退室管理機能も備えている。更に、売上集計や退会率・入会率などの各種数値を照会できるため、経営状態の把握にも役立つ。支部別の売上管理や権限設定機能など、複数の教室を経営する大規模組織に必要な機能も網羅されている。
電話でのカスタマーサポートや担当営業との不定期面談など、導入後のフォロー体制も充実している。
(出所：OneRead公式Webサイト)
低価格での提供が特徴のスクール・塾管理システム。入退室管理機能とメッセージ機能の基本機能に絞ったプランは月額1,000円で利用可能。そのほか、イベント管理機能や成績管理機能などのオプションが月額1,000円/機能で追加できる「オプションプラン」と、月額6,000円でオプションも含めた11種類以上の機能がすべて使えるフルプランが用意されている。オプション機能には、指導報告書作成や月謝管理、出退勤管理、チャット機能などもそろう。
経営規模にあわせて必要な機能だけを追加でき、リーズナブルな管理システムの導入に有効。保護者用のアプリを通じて保護者とデータやメッセージを連携させられるほか、塾の専用アプリを作成してブランディング強化にも役立てられる。
(出所：SCHOOL MANAGER公式Webサイト)
スクール・塾・教室の運営管理を総合的にサポートする、学習塾管理システム。生徒管理から予約管理、出欠、入退室管理をはじめ、講師・スタッフのアカウント管理や勤怠管理、拠点管理といった基本機能がそろい、業務の効率化と非対面化を実現する。独自機能のカスタム開発も手掛けており、スクールにあわせたオリジナル管理システムの構築も可能に。チャット機能や動画・音声に対応した学習支援機能、講師の稼働時間の管理、レッスン枠の自動生成といったカスタマイズ事例も豊富だ。
IT導入補助金・小規模事業者持続化補助金にも対応しており、補助金申請サポート実績も多数。
(出所：COMP公式Webサイト)
「コミュニケーション」と「業務管理」の2軸から、塾運営をサポートする学習塾管理システム。フランチャイズ管理業務を効率化する、本部支援機能も備える。
入退室管理やオールデバイスに対応するマイページ、生徒管理、成績管理、月謝・売上管理といった20種類以上の機能がそろう。必要なものを選んで追加できるため、個人塾からフランチャイズ経営まで、幅広い規模の学習塾をカバーする。
学習記録・報告機能では、学習日ごとに学習時間・内容を管理し、保護者へはメールで学習状況をリアルアイムに共有。入退室管理でも、生徒の入退出時のタイミングで保護者へメールが自動配信され、タイムリーに動向を伝えられる。そのほか、DMやチラシ、ネット広告といった広告活動の効果測定や詳細分析が行える、広告分析機能も搭載。集客施策の効率化にも役立つ。
学習の管理と指導強化に重点を置いた管理システムを紹介します。
(出所：塾スマ公式Webサイト)
ドラッグ&ドロップの簡単操作と、シンプルな機能が特徴の管理システム。授業の時間割表、講師の給与計算、生徒の成績管理、日報・宿題・出欠管理、生徒カルテ、講師同士のコミュニケーションの6機能に絞ることで、生徒1名あたり200円という低価格を実現している。
毎日の授業内容を生徒ごとの日報として保存。生徒カルテからまとめて参照できるため、担当講師が替わっても生徒一人ひとりに最適化された授業を提供する。更に、生徒カルテでは、ワンクリックで生徒に関する情報の出力に対応。保護者面談や急な電話問い合わせなどに対し、準備にかかる工数を削減する。
(出所：Studyplus for School公式Webサイト)
「生徒を褒める機会を最大化する」ことをテーマに、学習指導の強化と学習管理に重点を置いた管理プラットフォーム。生徒のあらゆる情報をプラットフォーム上でビジュアル化し、きめ細やかで質の高い教育を提供する。
教育スマホアプリ「Studyplus」を使用すれば、教科書・参考書の学習記録と進捗を管理し、教材の学習計画を可視化。更に、生徒ごとの学習時間や学習量、教室への滞在時間などをヒートマップで表示・把握することで、偏りや苦手科目が明らかに。生徒の学習データから小さな変化をキャッチして講師に伝えるアシスタントメッセージ機能も備え、適切なタイミングでの生徒へのアプローチやコミュニケーションをサポートする。
生徒の情報を保護者のLINEに送信する機能も用意し、保護者とのコミュニケーションもスムーズに行える。
塾の経営方針や規模によって、学習塾管理システムに必要となる機能は異なります。経営を強化し、生徒や保護者の満足度を最大化するには、適切な機能をそろえた管理システムの選定・導入が必要です。
学習塾管理システムは、大きく次の3タイプに分けられます。
自社の塾にあったタイプが掴めたら、以下の比較ポイントに沿って学習塾管理システムを検討しましょう。導入にあたり、必須としたい機能の選定にも役立ちます。
オールインワンで多機能なシステムだけでなく、オプションとして機能を追加できるシステムも。必要な機能のみとなるため、「コストをなるべく抑えたい」といったニーズにも応えられます。
本記事で紹介したタイプ分けや比較ポイントなどを参考に、最適なシステムを選んでみてください。
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