メール誤送信対策を確実かつ効率的に実施するために専用ツールの導入を検討している方へ。メール誤送信の発生パターンや原因別の対策機能などを解説。GmailやOutlookに対応するツールとともに、おすすめのメール誤送信防止ツールを紹介します。
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メール誤送信防止ツールとは、電子メールの送信プロセスに様々なチェックポイントを設けることで、ヒューマンエラーを最小限に抑えるためのソフトウェアやサービスです。メールサーバー近くに設置するものや、メールソフトに依存しないクラウドサービスなどがあります。
一般的な対策としては、「チェックリストに沿って送信前の確認を徹底する」「第三者にチェックしてもらう」などが考えられます。そのほか、GmailやOutlookであれば、メール送信の予約・保留機能を活用する方法も。しかし、それだけではヒューマンエラーを完全に防げなかったり、余計に手間がかかってしまったりといった課題が残ります。
そこで有効な対策として考えられるのが、メール誤送信防止ツールの活用です。ツールの導入により、様々なメール誤送信の発生パターンへの対策を講じられるようになります。
メール誤送信の発生パターンは、以下の3つに大別できます。
メール誤送信防止ツールは、「1. 送信先の誤り」と「2. 社内セキュリティポリシーに違反」への対策として有用です。
ツールの力を借りて「1」と「2」への対策をすることで、「3. 間違った情報の伝達」に注力できるようになるため、誤送信全般の抑止が見込めます。
記事後半では、おすすめのメール誤送信防止ツールを紹介しています。
「自社で発生している誤送信のパターンはどのようなものか」「それにあった対策機能が搭載されているか」を考慮のうえ、自社に最適なツールを選びましょう。
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前述した「送信先の誤り」「社内セキュリティポリシーに違反」の対策として有効な、9つの機能について詳しく解説します。
| 「送信先の誤り」 に対して有効な機能 |
1.送信先チェックボックス機能 |
|---|---|
| 2.社外アドレスの注意喚起機能 | |
| 3.新規送信先の注意喚起機能 | |
| 4.自動BCC機能 | |
| 5.宛先制限機能 | |
| 「社内セキュリティポリシーに違反」 に対して有効な機能 |
6.添付ファイルの自動暗号化機能 |
| 7.添付ファイルのWebダウンロード機能 | |
| 8.一時保留機能 | |
| 9.上長承認機能 |
送信ボタンを押すと複数の確認項目が表示され、すべてにチェックを入れるまで送信できない機能。「本当に送信して大丈夫か」という再確認を促すことで、うっかりミスなどによる誤送信を防ぎます。
送信先の画面で社内と社外のアドレスが区別されたり、社外アドレスがハイライト表示されたりする機能。宛先の確認を視覚的にサポートし、誤送信リスクを軽減します。
過去に送信履歴がないアドレスが宛先に含まれる場合、ポップアップで注意を促す機能。不慣れな宛先への誤送信を防ぎます。
一斉配信メール送信時に自動的にBCC設定をする機能。BCCのつもりが、誤ってTOやCCに入力してしまうミスを防ぎ、受信者のアドレス漏えいを防止します
特定の条件（フリーメールアドレスや指定されたキーワードを含むアドレスなど）に合致する宛先への送信を制限する機能。社内セキュリティポリシーを遵守するために有効です。
添付ファイルを自動で暗号化し、解除パスワードを記載した別メールを送信する機能。ツールを使って自動化することで、手動での暗号化ミスを防ぎ、セキュリティ強化に役立ちます。
ただし、PPAPともいわれるこの手法は、セキュリティ対策としての実効性への疑問から、2020年より一部の官公庁では利用しない方針が示され、近年では「Active! Gate」のようにメールの通信経路を暗号化し、PPAPを解決する「TLS確認機能」を備えたサービスが推奨されています。
PPAP対策については「PPAP代替案おすすめ3タイプ！無料で今すぐできることも紹介」も参考にしてください。
メールにファイルを添付した際、メール本文と添付ファイルを自動的に分離して送信する機能。ファイルはクラウド上に保存され、ダウンロード用のURLとパスワードが別途送信されるので、「暗号化せずにファイルを送ってしまった」というミスを防げます。
また、受信側のセキュリティゲートウェイでZIP暗号化ファイルがウイルス検査できないといった問題も回避できます。誰がいつダウンロードしたかをWeb管理画面から確認できるのも利点です。
送信後に一定時間メールを保留することで、再確認や誤送信の取り消しができる機能。業務のスピード感を落とさないよう、保留時間は5～10分間くらいが適切です。また、送信後には必ず再確認を行う習慣を身につける必要があります。
送信メールを一時的に保留し、上長が宛先・内容・添付ファイルなどを確認・承認した後に送信される機能。承認を得るのを忘れたり、上司の不在により確認作業に時間を費やしてしまったりしないよう、送信ボタンを押すと自動的に上司に回覧され、確認を促す機能も備わっています。
前述のように、メールの誤送信は「送信先の誤り」「社内ポリシーに違反」「間違った情報の伝達」という3つのパターンが考えられます。
ここでは、それぞれの具体的な事例を紹介します。
メール宛先記入欄の「TO」「CC」「BCC」に間違った宛先を入れる、もしくは使い方を間違えることで発生するトラブル。具体的には以下のようなケースが挙げられます。
アドレス帳の登録機能を用いて宛先を入力する際に、同姓の別人や、別の取引先のアドレスに送信してしまうといったケース。宛先欄に送信先候補を表示するオートコンプリート機能は、間違った宛先を選択してしまわないよう注意が必要です。
更に、複数の宛先にメールを送った場合、受信者のうちの誰かが「全員に返信」して、やり取りが複数回にわたって続いてしまう恐れも。
なお、誤送信相手が情報共有の一環として自分がCCに入れられていると解釈した場合、送信者に何も指摘しない可能性があります。この場合、仮に本来メールを受け取るべき相手が宛先リストからもれていたとしても、送信者がその事実に気づかず、正しい宛先に再送されないままになる可能性があります。その結果、メールを送るべき人物にメールが届かない、というトラブルの発生も考えられます。
メールマガジンのように複数人に同じ内容のメールを一斉送信する際、BCCでなくCCで送信してしまうと、宛先に含まれる全員のメールアドレスが共有される事態に。前述の通り、メールアドレスには個人情報が含まれることから、CCでの一斉送信は、機密情報の漏えいにもつながりかねません。
たとえば、医療関係のセミナー出席者向けの案内メールをCCで送ってしまうと、ある企業の社員が出席する事実がほかの受信者に知られることになり、その企業が医療分野に進出しようとしている情報が流出する、といったトラブルが考えられます。
情報漏えいとは異なり、セキュリティポリシー違反が直接的な損害をもたらすことはまれです。しかし、ルール違反が思いがけないセキュリティ事故につながる恐れも。下記のようなルール違反をしないように注意が必要です。
添付ファイルを暗号化する規定を守らず、そのまま送信してしまうケース。万が一メールが盗聴されたり第三者へ誤送信されたりすると、ファイルの内容が外部に漏えいしてしまう恐れがあります。
「上司がメールの内容を確認する前に送付してしまった」「上長を必ずCCに入れるルールなのに入れなかった」といったルール違反は、直接的な損害には至らないものの、社内での情報共有不足や内部統制の問題を引き起こす可能性があります。
メールの途中送信やコピペミスも日常的に発生しやすいエラーです。訂正で済むミスなら問題ありませんが、誤って送ってしまった文面やファイルが情報漏えいに該当することもあります。
他社に送った内容をコピペで流用したところ、他社に関する情報が修正されずに残ってしまっていたというケース。「他社の機密情報の漏えい」「間違った見積金額の送付」といった、重大ミスにつながる恐れもあります。
間違ったファイルを添付して送ってしまった場合、前述の通り一度に大量の個人情報が漏えいしてしまう危険性も。こちらも重大な情報漏えいの原因になりかねない送信ミスになります。
メール誤送信防止ツールを選ぶときの比較ポイントを3つ紹介します。
メール誤送信の発生パターンを考慮すると、「送信時の宛先確認機能」「添付ファイルのWebダウンロード機能」「一時保留機能」などは、セキュリティ対策と業務効率化の両面で欠かせない機能といえます。
そのほかにも、自社で特に多い誤送信トラブルや業務内容に応じた機能を選ぶことも重要です。
たとえば、「Mail Defender」では、宛先やメール内容の判定など、様々な条件を組み合わせて企業独自の処理条件を設定できます。
多くの企業では、メールやファイル共有に関するセキュリティ基準がセキュリティポリシーとして規定されています。たとえば、「上長の承認を得る必要がある」というポリシーがある場合は、「上長承認機能」を備えたツールが選択肢に挙がります。
ただし、メールを使った取引先とのコミュニケーション頻度が高い場合は、業務のスピード感を落とす機能が足かせになることも。セキュリティとのトレードオフで、機能を利用しないのも一手です。
承認をスムーズに進める工夫として、「Active! Gate」では、承認者が出張などの際に承認作業を行えるよう、あらかじめ代理の承認者を設定する「不在代理者」機能を搭載。加えて、承認者が設定時間内に承認しなかった際に、代理の承認者を設定しておくことで、承認作業を停滞させない「代理者」機能も備えています。
また、グローバル展開をしている企業では、多言語対応の有無も比較のポイントになります。
Google Workspace（Gmail）やMicrosoft 365（Outlook）など、現在利用中のメールサービスの利用形態（Webメール・ローカルのメール）に対応しているかを確認することも重要です。
導入が簡単なクラウド型や、柔軟にカスタマイズ可能なオンプレ型など、自社に合った形態を選択することがポイントです。
おすすめのメール誤送信防止ツールを紹介します。
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（出所：safeAttachクラウドサービス公式Webサイト）
「送信ファイルのZIP自動暗号化」「メール一時保留」「自動BCC化」「添付ファイルURL変換」「送信時の第三者承認」といった機能の組み合わせにより、メール誤送信対策を行うクラウドサービス。
ゲートウェイ方式のため、クライアントはインストール作業が不要。最小限の負担での導入を実現する。ディスクサイズの拡張やドメイン追加、パスワード経路変更などのオプションも用意。「拡張子を変更して送信」「退職者のメールのブロック」「英語OSへの対応」など、希望にあわせてカスタマイズもできる。Microsoft 365やGoogle Workspaceといった主要メールサーバーとも互換性があり、既存のメール環境にスムーズに統合可能。
（出所：Mail Defender公式Webサイト）
現在のメール環境はそのままに、セキュリティ強化を実現する統合メールソリューション。「誤送信防止」「侵入防止」「証拠保全」というメールセキュリティに求められる要素を一つのツールで網羅。
具体的な機能として、送信メールの指定時間保留、自動BCC変換、上長承認・上長アドレスの自動追加が挙げられる。また、標的型攻撃対策としてのメール無害化やなりすまし検知、更に、社内外で送受信されたすべてのメールを保存・監視するメールアーカイブ機能も搭載。「なりすましメールによるマルウェア感染」や「退職者とのメール保存」といったリスクやニーズにも対応する。
Google Workspace やMicrosoft 365に対応したクラウド型と、オンプレ型を備え、自社の環境に最適な形で導入可能。宛先やメール判定など、複数の要素を組み合わせた企業独自の処理設定もでき、柔軟な運用をサポートする。
（出所：Re:lation公式Webサイト）
メールや電話、LINEなど、複数チャネルの問い合わせを一画面に集約し、複数ユーザーでの共有・管理に有用なマルチチャネルの顧客対応ツール。
担当者ごとに案件を振り分けることで業務の可視化と負荷の分散を実現。チーム内で同じ画面を共有して、「誰が・いつ・どの案件を・どこまで進めたか」が一目でわかるため、二重返信や対応もれの防止に役立つ。
送信前に宛先や本文、添付の有無などをチェックしないと送信できない「送信前チェック機能」をはじめ、異なるドメインへの誤送信を防止する機能、添付ファイルの暗号化機能など、メール誤送信防止に役立つ機能を多数搭載。
加えて、過去のやり取りを時系列で表示するタイムライン機能や、チャットアプリへの通知設定、各メッセージへのコメント挿入機能なども備わっており、顧客対応だけでなく社内の情報共有にも便利。
（出所：Active! gate公式Webサイト）
メールの誤送信を防ぐためのオンプレミス型ツール。7つのアプローチを効果的に組み合わせることで、多面的にメールの誤送信と情報漏えいを防止する。
メイン機能の送信メールの一時保留では、管理者やユーザーが設定した条件に基づき、メールを一定期間隔離・保留。ユーザーは保留されたメールを確認し、「配送」か「破棄」を選択できるため、現場における送信ミス防止を徹底しやすい。添付ファイルの暗号化やBCC強制変換機能も搭載している。
また、メールの通信経路を暗号化し傍受を防ぐとともに、PPAPの課題も解決できる「TLS確認機能」も備え、添付ファイルへのパスワード設定や圧縮の手間を削減しながらセキュリティを強化。オプションで上司承認やアンチウイルス機能も利用できる。
自社内設置のメールサーバー環境はもちろん、メールホスティングやフリーメールにも対応するほか、Google WorkspaceやMicrosoft 365向けのクラウド版「Active! gate SS」も提供。
（出所：CipherCraft/Mail 8公式Webサイト）
メール誤送信防止市場で高いシェアを持つメールシステム。送信前にポップアップ画面を表示し、送信先アドレス・本文・添付ファイルの確認を促すことで、誤送信を未然防止。更に、パスワード暗号化機能や一時保留機能、上長承認機能など、様々な誤送信防止対策を備えている。特徴的なのは、誤送信のリスクを自動で判別する機能。メール誤送信防止画面の表示・非表示を切り替え、「慣れ」による確認不足を防ぎ、抑止効果を高める。また、オンラインストレージにアップしたファイルの誤送信を防ぐ機能も搭載している。
そのほか、添付ファイルの誤送信対策も強化しており、Excelの非表示項目に該当する個人情報を中心に、見落としがちな部分をメール送信前に検知。メールアドレスのドメインと会社名に食い違いがあると、AIがアラートで知らせてくれるオプション機能（Outlookにのみ対応）も便利。
（出所：WISE Alert公式Webサイト）
ヒューマンエラーによるメールの誤送信を防ぐ、専用サーバー不要のOutlookアドイン。外部アドレスへのメール送信時やファイル添付時に、操作と視覚の両面から誤送信を防ぐ仕組みを備える。添付ファイルの自動ZIP暗号化機能やPPAP対策に役立つリンク共有機能など、誤送信防止を強化する機能が充実。日本語、英語、中国語に対応しているので、海外とのメールのやり取りにも役立つ。
必要な機能だけを有効化できるため、コストを抑えながらニーズ合わせた運用を実現。利用したいときに機能を追加したり、設定を簡単に変更したりできるため、管理の手間も少ない。
（出所：メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能for Google Workspace公式Webサイト）
2,100社・69万アカウント以上で導入されている、Google Workspace専用のメール誤送信防止ツール。英語や中国語を含む11の言語に対応している。
Chromeの拡張機能として提供され、Gmailの画面上から操作可能。送信時の外部ドメイン確認、添付ファイル確認、送信元ドメインチェックといった機能を備える。
一定件数以上の宛先に送信する際の警告表示や、BCCに特定のアドレスを必ず追加する設定など、管理者が柔軟にカスタマイズできるのも魅力。
「社外メンバーが含まれていました」といった警告テキストを設定して、送信後に確認メッセージを表示させることも可能。更に、Gmailの送信取り消し機能と併用することで、誤送信リスクを一層軽減できる。標的型攻撃メール対策機能も搭載。
（出所：メールZipper公式Webサイト）
PPAP問題の回避に役立つメールセキュリティサービス。添付ファイルのダウンロードURL発行や自動暗号化、送信一時保留、上長承認、BCC強制変換といった基本機能を搭載。更に、管理画面で送信前に再確認を求める「自己承認機能」や、指定条件に該当するメールを自動的に破棄する「メール送信破棄機能」も備える。
動作条件のカスタマイズも可能。メールアドレス・ドメイン単位、特定の送信者・添付ファイル・キーワードなどを基準に必要な機能を設定することで、自社環境に最適化した運用が可能。
Google WorkspaceやMicrosoft 365、さくらインターネットなどのサーバーに対応。メーラーはGmailやOutlookといった様々な環境で利用できる。すべての基本機能を月額250円/IDから利用できるコストパフォーマンスも魅力。
（出所：@Securemail Plus Filter公式Webサイト）
「一時保留・上長承認」「送信ブロック」「添付ファイルWebダウンロード化」といった機能を組み合わせて、メールの誤送信を防止するフィルタリングサービス。
送信者、受信者、メールヘッダー、件名、添付ファイルサイズ、TO・CCの数などを条件に、自社のセキュリティポリシーに合わせて最大26ルールまで柔軟に設定できる。上長のメールアドレスがCCに含まれていないメールや私用アドレスへの転送をブロックし、管理者に通知するといった設定もできる。
ゲートウェイ型のため、Google WorkspaceやMicrosoft 365といった現状のメール環境を大幅に変更せずに、短期での導入を実現。初期費用には導入支援や初期設定が含まれるため、初めて利用する場合も安心して導入を進められる。
（出所：IIJセキュアMXサービス公式Webサイト）
クラウド上でメールセキュリティを強化する統合メールセキュリティサービス。メールの送信を一時保留したり、確認後に即時送信・送信取り消ししたりできる送信キャンセル機能、設定条件に対してメール送信を制御するフィルタ機能などを搭載。送信ドメイン認証対応には、SPF・DKIM・DMARCの3つの方式を採用し、なりすましメールの判別や認証失敗時の動作設定も行える。
保留時間、保留対象外のメールアドレス・ドメインの設定、添付ファイルの有無など、自社環境に応じたフィルタ・アクション設定が可能。必要に応じて、アーカイブ機能、上長承認、障害対策機能など、多様な機能の追加にも対応する。
そのほか、迷惑メールや標的型攻撃を防止する脅威対策機能も充実。高度な標準機能に加え、状況に応じて柔軟に機能拡張できる点が強み。
最後に改めて、メール誤送信による損害の観点から、メール誤送信対策ツールの必要性について説明します。
メール誤送信による情報漏えいは、関係者に謝罪するだけでは済まされず、企業の信頼を失墜させ、事業活動そのものに大きな支障をきたす恐れがあります。
具体的には以下のようなケースが考えられます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
個人情報の漏えいの事例としては、「社外関係者の個人データを外部に誤送信する」といったケースが考えられます。特に一度に大量の情報が含まれるファイルを誤送信した場合、大きな損失が発生する恐れが。
また、大企業では、社内メールでの個人情報の誤送信も問題となり得ます。たとえば、人事や給与に関する情報が誤送信されると、社員のプライバシーが侵害され、企業の信用も著しく損ねるリスクがあります。
メールアドレスの誤送信が原因で、企業活動に関する情報が漏えいするケースも見られます。
たとえば、名前と企業名が組み合わされたメールアドレスを誤って公開してしまうと、「その人がどの企業と取引しているか」「どのような業務に関わっているか」など、重要な情報が外部に知られる恐れがあります。
自極秘の研究開発データや未公開の情報が誤送信されることで、機密情報の漏えいが発生します。
基本的に、自社サイトやパンフレットで一般公開されていない情報はすべて機密情報とみなされるため、取り扱いには細心の注意が必要です。
特定の企業との共同プロジェクトに関する書類を誤って別の企業に送信すれば、そのプロジェクトの詳細や提案内容が競合他社にもれる危険性があります。
気づかないうちに他社の情報を漏えいしてしまうケースにも要注意。
たとえば、A社との取引金額をB社に誤送信した場合、A社に不利益を与えると同時に、自社の信頼にも影響を及ぼします。
これらの損害を防ぐためには、メール誤送信防止ツールの導入が欠かせません。ツールを適切に使用することで、重大な情報漏えいの防止につながります。社会的責任を果たすとともに、企業活動をより安全なものへと導くでしょう。
メール誤送信防止ツールとは、送信時にチェックポイントを設けてヒューマンエラーを防ぐソフトウェアやサービスのことです。メールサーバーに設置するタイプやクラウド型があります。
メール誤送信防止ツールの導入によって、手間を最小限に抑えながら、メール誤送信への十分な対策を講じられるようになります。
メール誤送信防止ツールを選ぶ際は、下記のポイントに沿って検討しましょう。
そのほか、価格も重要です。導入費用に加え、運用費用も考慮して予算に見合ったツールを選びましょう。
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