紙ベースでの校正業務をオンライン化することで、校正のやり取りを一元化したい、データや進捗状況の共有を効率化したい方へ。オンライン校正ツールのタイプや比較ポイント、おすすめのツールを紹介します。
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オンライン校正ツールとは、出版物やパンフレット、Webサイトといった制作物のデータをツール上で共有し、修正指示など一連の校正業務をオンラインで効率的に行うツールです。
従来、校正業務は印刷した紙にペンで修正箇所を記していく手法をとっていました。しかし紙ベースでの校正だと、大量の紙を出力しなければならず印刷の手間がかかります。また、初校と再校の管理や、印刷会社など関連会社とのやり取りが煩雑になり、業務を効率的に進めるのが難しいといった課題も挙げられます。
紙ベースではなく、PDFに付属したコメント機能やWordの校閲機能で、校正をやりとりすることも可能です。しかし、これらはデータの管理を徹底しないと、誤って最新版ではないデータで作業を進めてしまう恐れがあります。また、過去の修正履歴やコメントを遡りたい場合、わざわざ前のデータを開き直さなくてはならず、作業が非効率になりがちです。
オンライン校正ツールを使えば、従来の校正業務を効率化することができます。ツールにもよりますが、主なメリットは以下の5つです。
オンライン校正ツールは、制作工程の進捗状況を管理できるものや、文章校正に特化したものなど様々です。次の章では、オンライン校正ツールのタイプや機能について詳しく解説します。
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オンライン校正ツールは、主に以下4つのタイプに分けられます。
Webサイトのキャプチャや画像をツールに反映した後、直接ペンツールで修正を入れたり、コメントを書き込んだりできるタイプ。修正過程のデータやコメントはすべて保存でき、必要に応じて遡ることができます。
「UI Collabo」は、修正箇所を指定してコメント欄にメッセージを入力するだけで修正内容を送信できる、修正指示メッセージ機能を搭載。用途に合わせて、シンプルに修正指示が出せるシングルモード、画像比較しながら修正指示を出せるデュアルモード、透過しながら画像比較できるレイヤーモードから、誰でも簡単にサイト校正指示が可能です。
「AKAPON」は、最大6TBのストレージ容量を完備した、動画制作会社でも安心して使えるツール。URL・動画・画像をアップロードするだけで、すぐにペンツールでの赤入れやコメントを残せます。また、赤入れされた画像やコメントをCSV形式でダウンロードできるため、Excelなどの別ツールで保存しておきたい場合にも便利です。
「AUN」は会員登録不要、かつ無料ですぐに使えるうえ、修正内容を反映したデータは専用URLで誰にでも共有できます。今すぐオンライン校正ツールを試してみたい方におすすめです。
紙媒体やWebサイト、動画など様々な媒体の校正に対応しており、作業状況の進捗管理も並行できるタイプ。制作物に関わるクライアント・制作会社・印刷会社のスムーズな連携を促し、制作工程全般の業務効率化に貢献します。
多岐にわたるプロジェクトを管理したい企業や、間に入る外部会社が多く、管理が煩雑になりそうなプロジェクトを進行予定の企業にもおすすめです。
このタイプの主な機能は以下の通りです。
ツール内にアップロードした制作物のデータに、ペンツールで直接修正指示を書き込み、コメントを入力できます。また、一つのコメントに対してチャットのように返信ができるため、相手との意思疎通もスムーズ。一連のやりとりはツール内にすべて集約され、簡単に遡ることができます。
更に、修正前と修正後の制作物を横並びで表示したり、重ね合わせたりして違いをチェックできる機能も。ツールによっては、差分を自動でハイライト表示したり、文章にミスがないか自動で校閲したりしてくれるものもあります。
制作物の進捗状況や納期をダッシュボードでリアルタイム表示する機能があり、状況把握や進捗管理に役立ちます。遅れが見られるプロジェクトやメンバーに対するリマインドもスムーズにできます。
制作物の修正案の確認や現状を、オンライン上で簡単に外部の企業へ展開できます。専用URLの発行やメール招待によって、制作物の閲覧許可が可能です。
ツールの管理者は、社員の役職や立場に応じて使える機能を管理できます。たとえば、「役職者以外は勝手に赤入れ、修正指示ができない」などの制限をかけることが可能です。
SlackやChatworkなどの外部システムとの連携もできます。普段利用しているツールに通知が届くため、情報の共有もれやタスクもれのリスクを防ぐことができます。
ほかにも、「APROOVE WM」は、設定したワークフローに沿って、社内メンバーへの校正依頼や承認依頼などを自動的に割り当てできる「スケジュール管理機能」を搭載。ルーティン作業を自動化し、制作物の生産性向上をサポートします。
「Brushup」は、周知したいルールや情報を書き込んで共有できるノート機能があり、プロジェクトメンバーや外部の企業を交えた情報共有をしたい場合に便利です。
文章の校正・校閲に特化したタイプ。テキストメインの資料を確認する場合や、文章を短時間で正確に書き上げたい時におすすめです。
このタイプの主な機能には次のようなものがあります。
誤字脱字はもちろん、冗長な表現や漢字のひらき・とじなどの表記ゆれをチェックできます。文章を音声で読み上げてくれる機能もあり、耳で聴くことで違和感のある表現や言い回しを見つけることが可能に。
国語辞典が標準搭載されているため、わからない単語をすぐにリサーチできます。よく使う表現や単語を登録して、オリジナル辞書を作ることも可能です。紙の辞書や他ツールに移る手間を省き、シームレスに文章チェックできます。
「文賢」では、文章に沿った表現を自動でレコメンドする「文章表現サポート機能」を搭載。表現方法を考える時間を短縮できるだけでなく、言葉の誤用を防ぐこともできます。
完成形の入稿データの確認作業に特化したタイプ。一つの画面に修正前後の画像や文章を表示して差分をチェックでき、誤植の見落としを防ぎます。
ファイルは時系列で一覧表示されるので、新旧データの管理を徹底できるのも特長です。手違いにより、修正前のデータで印刷をかけてしまうような状況を阻止できます。
編集後のデータを確認するツールなので、レイアウトのチェンジなど、大きな修正が入るシチュエーションには向いていないと言えます。
このタイプは（1）幅広い媒体に対応するものと、（2）紙媒体に特化したものがあります。
このタイプに該当する「proofrog」は出版物、マニュアル、プレゼン資料などの紙媒体からWebコンテンツまで幅広く対応。出版社やコンテンツ制作会社に勤める専門職の方はもちろん、取引先に提示する資料作りを担うビジネスパーソンにも役立ちます。
このタイプに該当する「TOPPAN PRINT ONLINE」は、チラシ・カタログ・パンフレットなど様々な紙媒体の校正に特化したツールです。データが更新されるたびにリビジョン番号が自動で付与されるため、どれが最新版なのかを一目で確認できます。
同じく紙媒体に特化した「EQUIOS Online」は、入稿されたデータが問題なく印刷できるかをチェックする「プリフライト機能」が特長。印刷に適さないレイアウトをアラート通知して、修正を促します。
制作物に適したタイプを選んだら、次のようなポイントで比較検討を進めるとスムーズです。
まずは、各ツールがどの媒体やファイル形式に対応しているかを確認しましょう。
「Brushup」や「APROOVE WM」は、PDFや画像などの静止画データだけでなく、WebサイトやHTMLメールなどのコンテンツにも対応。 クロスチャネル体制でのコンテンツ制作をサポートします。
「AKAPON」は、YouTubeなどにアップロードする動画の修正指示に使いやすいツールです。アップロードできる動画形式はWMV / AVI / MP4 / MOVの4種類で、いずれもペンツールで修正箇所を書き込んだり、コメントを入力したりできます。
制作物を自社以外の関係者にもチェックしてもらいたい場合、外部のゲストを自由に招待できる機能が必要です。また、ゲストの招待がオプション扱いになるかどうかもあわせて確認すると良いでしょう。
「Naoshite」は、ゲストの招待人数に関わらず月額5,000円と、比較的安価に使えるのが特長です。
「Brushup」には、ツールを導入している企業同士が連携できる「企業間コラボレーション機能」があります。企業をまたいで共同作業ができる環境を整えられるほか、権限の付与や制限も自由にかけることができます。
外出先からチェックやレビューを進めたい場合には、タブレットやスマホに対応しているツールを選ぶのがおすすめです。
「TOPPAN PRINT ONLINE」、「Brushup」はiPadに対応しており、ペンツールを使えば紙に手書きする感覚で制作物にフィードバックすることが可能です。「AKAPON」はスマホでの画面表示にも対応。出先でフィードバックを書き込んだり、コメント入力したりと柔軟に使えます。
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（出所：UI Collabo公式Webサイト）
Webサイト制作をはじめとしたデザイン制作物向けオンライン校正ツール。コメントでシンプルに修正指示が出せるシンプルモード、修正前後を比較できるデュアルモード、原稿とコーディングの差分をチェックできるレイヤーモードと、用途に合わせて表示モードを切り替えられるのが強み。ターゲットブラウザのサイズごとにキャプチャを自動取得したり、新しいキャプチャのアップロード時に過去の画像を自動保存したりと、バージョン管理の自動化も可能。修正前後のデザイン変更履歴を確認できるため、連絡頻度や指示回数を削減に役立つ。
進行中のプロジェクトはページ別に一覧化し、リアルタイムでステータス確認が可能。修正指示数や処理済みのタスクを可視化できるため、工程管理をオンライン上で完結できる。
（出所：AKAPON公式Webサイト）
YouTubeやWebサイトの修正指示をワンクリックで共有できるオンライン校正ツール。修正したい箇所は、ペンツールで自由に書き込みできる仕様。過去の履歴も保存されるので、以前の修正指示内容と照らし合わせながら作業できる。また、修正を書き込んだ画像やコメントはCSV形式で出力、印刷できるため、Excelなど別ツールでの保存にも役立つ。
修正データの共有は、メンバーのメールアドレスを入力するだけ。また、PCやタブレットだけでなく、スマホからでも修正指示を送れるのが便利だ。
アップロードできる動画形式はWMV / AVI / MP4 / MOVの4種類。PDFやJPGなど静止画のデータにも対応する。
（出所：Naoshite公式Webサイト）
一目でわかりやすい修正指示を作成できるオンライン校正ツール。Webサイトや画像のキャプチャは、ツール内で簡単に自動保存できる。修正指示を出すためのツールが豊富な点が特長で、ペンツールをはじめ、二重線を引けるツール、「○」や「×」の記号を配置できるツールなど多岐にわたる。
作成した修正依頼は、ツール内でプロジェクトや担当者を選んで送信するだけで共有可能。別途、外部ツールのタスク・プロジェクトを管理する「backlog」やプログラムのソースコードを管理する「GitHub」と連携して、更なる業務効率化をはかることもできる。また、何人と契約しても一律月額5,000円と、安価で利用できるのも嬉しいポイントだ。
（出所：Pastel公式Webサイト）
WebサイトやPDF、画像などあらゆる種類のコンテンツを共同編集できるオンライン校正ツール。ツール上に保存したキャプチャに複数人でフィードバックを書き込めるほか、特定のユーザーにメンションする機能もあり、誰に向けたフィードバックかが一目でわかる。フィードバックを受けたメンバーは「作業中」「解決済み」などプルダウンで進捗状況を周囲に示すことができる。一連のコメントや修正履歴は、すべてツール内に保存可能だ。
「Dropbox」や「BROADCOM」など、世界の有名企業での導入実績あり。なお、リリースは英語版のみ。
（出所：AUN公式Webサイト）
会員登録せずに、無料ですぐ使えるオンライン校正ツール。専用ページにアクセスし、WebサイトのURLを入力、もしくは画像をアップロードするだけで、キャプチャが自動保存される。キャプチャの修正したい部分をドラッグ&ドロップで囲むと、コメントを書き込めるメモが立ち上がり、保存できる仕様。コメントにはファイルもあわせて添付できる。キャプチャは専用URLで相手へ簡単に共有できるため、今すぐオンライン校正ツールを使いたい人におすすめ。
無料利用の場合、キャプチャの保存は7日間まで。有料プランに切り替えれば、プランに応じて1年間、もしくは50年間キャプチャが保存される。なお、プロジェクトやチーム単位など、複数人で修正を書き込みたい場合も、有料プランへの加入が必要だ。
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（出所：IMAGE WORKS PRus公式Webサイト）
プロモーション販促物の制作を取りまとめる担当者向けのオンライン校正ツール。画面キャプチャを抑止するために、「透かし文字機能」を搭載。発表前のWebサイトや製品画像など、ミスや故意による外部への流出を防ぐ。プロジェクトに関わる社内外の関係者が多い場合でも、情報漏えいを防止しながら校正指示が可能だ。
意見集約・公式見解機能も備えており、関係者の意見や指示を抜け漏れなくまとめ、公式見解を決定。合意形成の経緯確認にも対応し、各所への連絡・確認作業のコスト削減も実現。コミュニケーションを円滑にすることで、制作物の短納期化や品質向上にも貢献する。
（出所：Brushup公式Webサイト）
制作物のチェックや工程管理、外部とのやりとりを一気通貫でサポートするオンライン校正ツール。制作物は静止画、動画、音楽と媒体問わずレビューでき、気になる部分はペンツールで赤入れ可能。赤入れに関連したコメントは制作物ごとに集約されていて、画面をスクロールすれば過去のやりとりをすぐに振り返ることができる。プロジェクトの進捗状況や、プロジェクトをまたいだ担当者ごとの進捗状況もガントチャート形式で確認できるため、工程管理もスムーズ。
そのほか、Brushupを導入している企業同士で連携できる「企業間コラボレーション機能」を搭載。企業をまたいだプロジェクトを立ち上げて、共同作業ができる環境を簡単に整えることができる。また、ツールを導入していない企業でも、レビューだけでなく赤入れができる「ゲストレビュー機能」も便利。
（出所：APROOVE WM公式Webサイト）
タスク管理/スケジュール管理の自動化でコンテンツ制作を効率化できるプロジェクト管理ソリューション。専門知識がなくても、誰でも簡単にワークフロー構築が可能。承認依頼や締め切り期日のリマインド、修正指示などのトリガーにアクションを紐づけて、進捗管理を自動化できる。ダッシュボードには、プロジェクトごとのタスク進行状況をリアルタイムで表示。遅延リスクがある依頼事項の抽出もできるため、タスクのまき直しやリソースの見直しにも役立つ。
ペンツールでの直接の赤入れ、差分表示など、修正・校正機能も充実。100名以上が同時アクセスできるチャットコミュニケーション機能も搭載し、チームメンバーや取引先に対して修正指示や意図確認をリアルタイムで行えるため、校正業務もスムーズだ。操作履歴や注釈履歴も確認でき、「誰が・いつ・どのような操作を行ったのか」をすぐに把握できるのもうれしい。
（出所：Ziflow公式Webサイト）
作成したコンテンツの修正指示や承認プロセスを、一目でわかる形で集約したオンライン校正ツール。シンプルで直感的に使えるUIで、校正者は修正したい箇所にチャット感覚でコメントできる。また、事前に設定したチェックリストに基づき、制作物が自社のコンプライアンスに準拠しているかなどを照らし合わせる機能も。
承認ルートを設定すれば、制作物のレビューから承認までを自動化でき、現状のワークフローに沿った運用ができる。プロジェクトの進捗状況は一覧で即座に把握できるため、出社せずオンラインで校正業務を完結する体制構築に貢献する。
PDFやJPGといった静止画はもちろん、映像にも対応。
（出所：文賢公式Webサイト）
文章の推敲、校正に特化したオンラインツール。「推敲支援」、「校正支援」と主に2種類の機能があり、推敲支援は表記ゆれや冗長な表現、校正支援は誤字脱字、ら抜き言葉など数十種類の項目をハイライトで指摘してくれる。作成した文章に抜けがないかを確認するチェックリストも作成可能。複数のパターンを設定できるので、状況やクライアントに応じて使い分けられる。ほかにも、文脈に沿った適切な表現を自動でレコメンドしてくれる便利な機能もあり、ストレスなく質の高い文章を作成することができる。
大手企業での導入実績多数。Gmailと連携させて、メール送信前に文賢のチェックを通すようにも設定できる。
（出所：PRUV公式Webサイト）
テキストをフォーマットに貼り付けるだけで、誤字脱字や表記ゆれ、慣用表現の誤りなどをチェックできる無料オンライン校正ツール。フォーム内に文書を貼り付けてチェックボタンを押すと、誤りの可能性がある箇所にハイライトが付き、修正すべき内容とあわせて表示されるといったシンプルな仕組み。
300文字までであれば会員登録なしで利用可能。無料会員登録をすれば1,500文字まで校正でき、よく使う表現や単語を登録してチェックルールを設定できる「ユーザー辞書」機能を使うことができる。文章の不備を今すぐにチェックしたい時に便利。有料プランを使えば、5万文字までチェックできるほか、文体統一や頻出単語のチェック、ChatGPTを用いた校正などにも対応できる。
（出所：proofrog公式Webサイト）
紙媒体からWebコンテンツまで、様々な媒体をオンライン上で校正できるツール。修正前後のデータ比較機能においては、画像だけではなく文字の変更点も自動で抽出できるので、プレゼン資料やテキストメインのコンテンツのチェックにも役立つ。契約書やマニュアルなどページ数の多いデータも、アップロードすればページごとに比較できるよう表示してくれるので使いやすい。修正データを共有する際は、相手によって閲覧権限や編集権限を自由に変更でき、意図しない改変リスクを防ぐことができる。
PDFをはじめAdobe IllustratorやPhotoshop、jpeg、PowerPoint、Wordなどあらゆるデータ形式に対応。
（出所：TOPPAN PRINT ONLINE公式Webサイト）
大手印刷会社の凸版印刷が提供するオンライン校正ツール。企業やプロジェクトの実情に合わせてワークフローを設定できるのが特長。たとえば一部の工程だけに複数の校正者、承認者を配置するなど、状況に即したフローを柔軟に構築できる。修正前後の印刷データの差分比較機能も便利で、訂正の入った部分はハイライトで自動的に強調され、見落としを防ぐ。そのほか、入稿データを仮に印刷した場合の色合いをモニター上で再現できる機能など、印刷会社が手がけるツールならではの機能が満載だ。
セキュリティも万全で、SSL暗号化通信や二段階認証機能により情報を厳重に管理。ユーザーやページ単位でデータにアクセス制限をかけられるので、勝手な改変を加えられるリスクを防ぎ、安心して作業できる。
（出所：EQUIOS Online公式Webサイト）
クライアント、制作会社、印刷会社のスムーズな連携を促すオンライン校正ツール。特長は、入稿されたPDFが問題なく印刷できるかを自動チェックする「プリフライト機能」。印刷に適さないレイアウトや不都合のある箇所をすぐに知らせてくれるため、入稿初期の段階で対策が取れる。プロジェクトの進捗を管理する機能も充実しており、ダッシュボード画面では担当案件の校正期限や、進捗状況などを集約して一覧表示。制作に関わる担当者全員が、現状をリアルタイムで確認することができる。関係者の赤入れや作業指示、データの授受履歴も一元管理できるため、事務負荷の軽減に役立つ。
オンライン校正ツールは、従来の校正業務を効率化できる非常に便利なツールです。
紙に赤入れするのと同じ感覚で修正を入れられるうえ、修正過程のデータはすべてツールに集約されるので、アナログ管理の手間を軽減できます。また、修正データをほかのメンバーや社外にも簡単に共有できるなど、導入するメリットが多く挙げられます。
オンライン校正ツールは、制作物のレビューや文章校正に特化したものから、制作フローの管理が可能なものまで様々です。修正可能な媒体や、ゲスト招待の柔軟性、タブレットやスマホへの対応可否などを比較することでスムーズに検討を進められるでしょう。
一部の機能を無料で使えるツールも多いため、必要な機能や予算を検討したうえで、自社に最適なオンライン校正ツールを選んでみてください。
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