最終更新日:2024-06-28
社内に散在した情報の一元管理や有効活用を目指している方へ。企業内検索エンジン「エンタープライズサーチ」の機能やメリット・デメリット、目的に応じた強み、比較ポイントとあわせて、おすすめのサービスをわかりやすく紹介します。
エンタープライズサーチとは、企業内の様々なデジタルデータを一括で検索できる企業内検索エンジンのことです。
企業は、日々デジタルデータを蓄積しており、従業員や取引先の増加に比例してデータも増加していきます。データの保管場所がデータベース、ファイルサーバー、社内ポータル、各種クラウドストレージなどに散らばってしまうと、データの所在がわからなくなってしまうことも。迷子のデータを探すためだけに費やすことほど、無駄な時間はありません。一人ひとりの時間のロスが積み重なると、必然的に企業全体の生産性に影響します。
こうした無駄を削減できるのが、エンタープライズサーチです。エンタープライズサーチを利用すれば、様々な場所に散らばっている情報を紐づけし、一括で検索できるように。インターネット検索と同じような感覚で、誰でも簡単に使いやすいため、業務の効率化、コスト削減、働き方改革にも好影響をもたらすでしょう。
なお、似たようなサービスとして「サイト内検索ツール」がありますが、こちらは「自社サイトに訪問したユーザーが、サイト内の情報やコンテンツを検索するためのツール」となります。サイト内検索ツールについては「サイト内検索ツール比較13選。タイプ別の選び方」をご参照ください。
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エンタープライズサーチには大きく分けて、「検索」「分析」「運用管理」の機能が搭載されています。自社内のデータを効率的に使うために備えられた機能から、必要に応じて使い分けることが可能です。
エンタープライズサーチのメイン機能。様々な条件を指定して検索できる点がメリットです。代表的な検索方法をいくつか紹介します。
| 画像検索 | 検索結果をサムネイル表示やプレビュー表示にして、視覚的に文書を検索する |
|---|---|
| 完全一致検索、あいまい検索 | 一致するキーワードを含む完全一致検索のほか、キーワードから類似ドキュメントを検索するあいまい検索も。あいまい検索はアルゴリズムを工夫することで、より精度の高いものにしていくことも可能に |
| ファセット検索 | 日付、文書タイプ、所有者、サイズ、場所など指定の条件で集計を行い、集計結果から絞込検索をする |
| ハイライト表示、ソート表示 | 検索結果を表示する際に、検索語句をハイライト表示したり、日付順・関連度順などで結果を並べ替えたりする機能 |
| 関連キーワード | 検索語の同義語や、これまで検索されたキーワードから、同時に検索されやすい語句を推薦する機能 |
| 関連文書検索 | 選択した文書と関連性や類似度が高い文書を表示する機能 |
| 重複検索 | 重複するデータを発見したり、検索時に排除したりする機能 |
| 検索履歴 | これまで検索したキーワードの履歴、クリックしたコンテンツの履歴を確認できる機能 |
過去の検索結果のログを目的にあわせて集計・分析できます。検索回数やログイン回数、文書のアクセス数の利用状況、検索キーワードランキング、コンテンツホールなどの分析結果をレポートに出力でき、改善に役立てることも可能に。なかには、検索キーワードに詳しい人や部署を探す機能、検索結果のドキュメント間の関係を視覚的に表示する可視化機能などを備えたものもあります。
エンタープライズサーチをより効果的に利用できるよう、様々な設定や管理が行えます。Active Directory連携やシングルサインオンといった、簡易的なユーザー認証の機能を備えているものも。そのほか、ファイルやデータ単位のアクセス制限、ユーザーやグループごとの検索可否設定など、権限設定により安全性の担保につなげられます。
エンタープライズサーチの主なメリットは、「アクセスできる情報量の増加」「情報収集の効率化」「管理・運用の手間の削減」の3つです。それぞれ詳しく解説します。
エンタープライズサーチの活用によって、データの保存場所や形式を問わず、すべての情報にアクセスできるようになります。
これにより、新しいデータやノウハウの発見にもつながりやすくなり、資料に関してもイチから自分で作成する手間が省けるなど、無駄な作業を削減。過去の成功事例を活用することで、高品質な企画・プレゼン資料の効率的な作成に役立つでしょう。
エンタープライズサーチは、社内利用での検索キーワードや検索結果といった情報の集計が可能に。AIの利用や集計された検索結果を分析することによって、検索がパーソナライズ化されます。更に、関連性のあるデータも表示されやすくなり、効率のよい検索に有効です。
また、様々な形の検索支援機能が備わっており、検索スキルはもとより、社歴の長さによる知識の差を乗り越えて利用できることもメリットです。結果として、検索を効率化して情報収集にかける時間を削減できれば、コア業務により集中して取り組めるようになるでしょう。
エンタープライズサーチを利用すると、各自がこれまでのやり方のままでデータを保存しても、クローリングの機能によって翌日には検索結果に反映されるなど、データの最新性が担保できるように。APIを使用すれば、リアルタイムでのインデックス更新にも対応するため、検索結果の即時反映も可能となります。管理・運用していくうえで情報の最新性は利便性の向上にもつながり、管理者の手間の削減にも貢献するでしょう。
エンタープライズサーチはメリットだけではなく、デメリットもあります。特に、以下の2つは注意したいポイントです。
エンタープライズサーチの検索精度を高めるためには、継続的なチューニングが必要です。企業内に蓄積されたデータや情報量が多ければ多いほど工夫が必要に。特に、ルール作りや分類などの検索元の整備を意識するとよいでしょう。たとえば、カテゴリやデータの格納先、タグ付け、更新日、属性といった情報を体系づけ、これらを社内ルールとしても周知していくと効果的です。
エンタープライズサーチの検索範囲が幅広い場合、様々な場所にユーザーがアクセスできるようになるため、情報漏えいのリスクが高まります。誰がどこまでの情報にアクセスできるのかをあらかじめ線引きしたうえで、運用していかなければなりません。
機密文書や他部署に見られると困る社内データが検索範囲に含まれる場合は、データ、ファイル、ユーザーごとにアクセス権限を設定するとよいでしょう。これまで設定していたアクセス権限をそのまま引き継ぐことができるツールを使えば、新たな閲覧権限ルールを定める必要はなく、設定の手間が省けます。
エンタープライズサーチの主な機能は社内情報の検索ですが、サービスが持つ強みによって、大きく以下の4つに分類できます。使いたい目的に強みを照らし合わせたうえで、具体的なサービスを選ぶのがおすすめです。
高速の検索機能に強みを持ち、検索対象も豊富なツールです。グループ企業や拠点が多いといった大規模・大容量のデータにも対応でき、利活用を促進する機能が充実しているタイプともいえます。
「QuickSolution」は、数百TB規模のファイルサーバーでも高速・高精度に検索できる点が強みです。画像OCR検索や、AIが日本語の意味を理解して検索するセマンティック検索などの機能も搭載されています。
「Neuron エンタープライズサーチ」は、文書数3億件・300TBを超える文書群からでも、それぞれの認証システムと連携して高速での検索を実現。オンプレのファイルサーバーやデータベースに加えて、SharePoint OnlineやBox、Googleドライブといった各種クラウドストレージからも一括で全文検索ができます。更に、生成AI連携オプションにより、社内データを情報の基盤としたキーワード検索と生成AIチャットの両立も可能に。
豊富なコネクタにより、システムをまたいだ横断的な検索に強みのあるタイプです。精度の高い分析機能に強みがあり、検索結果を他システムで活用しやすいという特徴もあります。
「Sinequaプラットフォーム」は、200種類以上の外部システムに接続可能なコネクタが提供されており、ファイルサーバー、クラウドストレージ、社内ポータル、業務アプリケーション、ニュースサイトといった多種のシステムに接続できます。
「Elasticsearch」は、数値、テキスト、地理情報、構造化データ、非構造化データ、メトリックなど、様々な形式のデータを検索できるだけでなく、Microsoft 365、Salesforce、Google Workspaceなどのコンテンツソースに対応するコネクタで接続が可能に。またカスタムコネクタを開発することで、独自のシステム接続も実現します。
「aslead Search」は、チームのナレッジやノウハウの一元管理ができる情報共有ツール「Confluence」との連携によって、効率的な検索を提供しています。
顧客からの問い合わせに素早く、的確に回答するための仕組みが充実しているタイプ。顧客とのやりとりを改善したい場合に適しています。
「Amazon Kendra」は、機械学習を利用して、自然言語の質問から具体的な回答を出せるため、よくある質問への回答やFAQへの誘導などに長けています。汎用的に使えるコネクタも充実しており、幅広いコンテンツリポジトリの検索が可能です。
「J-Insight」は、AIを活用して回答精度を向上させ、コールセンター業務やFAQの構築など、社内の情報共有基盤として利用しやすい点が長所です。辞書取り込みやピンポイント検索など、ユーザーの自己解決にも便利な機能が備わっています。
技術文書や専門分野の検索に強みのあるタイプ。キーワードと属性情報の組み合わせにより、技術文書のスピーディーな検索に役立ちます。
「CBES」は、株式会社ジャストシステムが提供する言語処理技術を活用し、高精度の検索方式を利用できます。また、オプション辞書が充実しており、一般的な語句から、医療・バイオ、建設・土木、ケミストリー、エネルギーなど、様々な分野の専門用語を網羅しているのも特徴です。
エンタープライズサーチの強みを把握したうえで、どのサービスが自社にあっているかを検討する際に比較したい、4つのポイントを紹介します。
エンタープライズサーチの検索対象が、自社で使っている保管場所やデータ形式に対応しているかを確認しておきましょう。自社のデータ形式はもちろんのこと、幅広いツールや形式に対応しているほうが、より多くの種類のデータを検出でき、横断検索も可能になります。
前項の「各種システムの横断的な検索に強み」タイプであれば、ほとんどのシステムと連携できます。それ以外のタイプの場合は、特にクラウドサービスとの連携対応を確認しておくと安心です。
「QuickSolution」では、Microsoft 365、Box、Google ドライブなどのクラウドサービス上のデータまで横断的に対応。「CBES」はMicrosoft 365やBox、「Neuron エンタープライズサーチ」はBoxやDropboxをカバーしています。
また、「QuickSolution」のように、権限継承のプラグインを導入することで、独自システムといった未連携のシステムでも、簡単な設定だけで権限を考慮した拡張連携を実現するツールも。連携する範囲や方法もおさえておくとよいでしょう。
新入社員や転職者のなかには、「検索時にキーワードが思いつかない」といった理由で、目的の情報にたどり着くことが難しい場合も。検索機能を使いこなせない人に向けた支援機能の有無も、事前に確認しておくのがおすすめです。
「QuickSolution」は、検索キーワードに詳しい人や部署を探せる「Know-Who」機能や、検索結果をAIの自動抽出により絞り込む機能、ChatGPT連携による質問応答機能などを搭載。「Sinequaプラットフォーム」では、自然言語処理と機械学習を組み合わせた「コグニティブAI」を採用しており、文書の内容を読み解いたうえで、ユーザーが欲しい情報を探し出してくれます。
また、「Elasticsearch」は、チームベースあるいはユーザーごとにコンテンツを調整し、パーソナライズする機能が備わっています。
エンタープライズサーチの検索精度を高めるためには、これまでの利用状況を分析して調整する、チューニング機能の充実度もポイントになります。
「Elasticsearch」は、キュレーションや同義語を活用して、クリック数の多い検索キーワードの使用を促したり、適合率を調整したりといったことが可能に。検索数やクリック数がゼロだった内容について、検索関連性を向上させる機能も用意されています。
「Amazon Kendra」は、検索結果を微調整し、特定のビジネスや目的に基づいた回答とドキュメントを結果に表示。より信頼できるデータソースやドキュメントの鮮度といった観点から、結果の質の向上につなげられます。
グローバル展開している企業の場合、日本語だけでなく、自社で使いたい種々の言語に対応しているかも重要になります。
「Sinequaプラットフォーム」では、日本語を含む21種の言語での自然言語処理および自然文検索が可能に。「QuickSolution」は一部オプションで、日本語のほかに英語や中国語、韓国語データでの全文検索にも対応しています。
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(出所：Neuron エンタープライズサーチ公式Webサイト)
社内のデジタル資料を一括で横断的に高速検索する、企業内全文検索エンジン。文書数3億件・300TBを超える文書群からでも、各認証システムと連携し、高速な検索結果を実現。オンプレ環境、クラウド環境を問わず、一括で横断検索・全文検索ができる。全ページのサムネイル表示、マウスオーバー時の拡大表示など、利用者視点でのコンテンツ検索に強みを持つ。
また、「どんなキーワードで検索したか」「どんな文書をクリックしたか」など、ログ情報として収集したうえで可視化・分析。情報を保管するレポジトリの見直しをはじめ、組織単位の業務改善に役立つ。更に、生成AI連携オプションにより、社内データを情報の基盤としたキーワード検索と生成AIチャットの両立が可能に。情報収集の時間削減だけでなく、ナレッジの発見、業務の質向上にも貢献する。
(出所：QuickSolution公式Webサイト)
オンプレミス・クラウドに点在する情報資産を横断的に全文検索する、AI搭載のエンタープライズサーチ。10名ほどの小規模から、数百TBの大規模まで対応し、50TB（1億2,000万件）のファイルサーバーを1台で高速かつ高精度に検索できる点が強み。
AIを活用して検索文の意味に近い結果を上位表示するセマンティック検索や、画像OCR検索、ChatGPT連携による質問応答機能などを搭載。検索キーワードに詳しい人や部署を探す「Know-Who 機能」や、類似文書群のトピックマップ表示をはじめとした可視化機能など、データ分析機能も充実している。豊富なAPIでシステムや製品への組み込みがしやすく、連携ソリューションの幅が広い点も魅力。
(出所：Sinequaプラットフォーム公式Webサイト)
コグニティブ検索エンジンにより、社内外のシステムを統合して横断検索を実現するエンタープライズサーチシステム。200以上の外部システムに接続するコネクタが特徴。ファイルサーバーをはじめ、クラウドストレージや社内ポータル、業務アプリケーションはもちろん、ニュースサイトといった社外へも横断してスムーズな接続が行える。
日本語を含む21種類の多言語に対応した自然言語処理（NLP）と機械学習（ML）を組み合わせ、関連文書・情報を分類・分析して提示する。各ユーザーが作成した文書や、文書内に含まれる個人名・キーワード情報から、各ユーザーが保有するスキルを自動抽出し、特定分野のエキスパートを探せる検索機能も用意。検索順位を最適化したり、「このデータに近い文書はこれ」といったレコメンデーションを表示させたりといった活用法も。
(出所：Elasticsearch公式Webサイト)
独自性のある検索プラットフォームをもとに、膨大なデータから関連性の高いデータを即座に提供する検索・分析エンジン。Lucene をベースに開発されており、自然言語処理（NLP）とネイティブベクトル検索により、高速検索を実現している。
数値、テキスト、地理情報、構造化データ、非構造化データ、メトリックなど、様々な形式のデータを検索し、あらゆる形式のデータが扱える。Microsoft 365、Google Workspace、Jira、Confluence、GitHubなど、人気のコンテンツソースに対応するコネクタを使って接続も可能。カスタムコネクタを開発できる拡張性も強みだ。
(出所：aslead Search公式Webサイト)
ナレッジの共有と組織の活性化に役立つ、ナレッジ検索ソリューション。複数のシステムに蓄積されている社員の知識や知見といったナレッジを一元的に管理。新たにファイルシステムを構築せず、既存システムからナレッジを蓄積して効率的な検索を実現する。既存のファイルサーバーだけでなく、社員情報システムや社員評価システムなどの人事システムとも連携できる。
データベース上の既存システム情報を蓄積するだけでなく、チームのナレッジやノウハウの一元管理が行える情報共有ツール「Confluence」との連携により、より効率的・横断的な検索が可能となっている。
(出所：Amazon Kendra公式Webサイト)
AWSが提供する、機械学習を活用したインテリジェント検索サービス。従業員にとっては社内検索エクスペリエンスを強化でき、顧客にとっては製品に関する質問への回答が簡単に見つけられる点が特徴。機械学習を利用して、非構造化データからより関連性の高い検索が可能となり、自然言語の質問から具体的な回答を導き出せる。
よくある質問のマッチングサポートや、HTMLページに埋め込まれたテーブルのなかから回答を抽出することにも長けている。検索結果から関連性をチューニングして精度を向上させ、幅広いジャンルの領域に最適化されるように深層学習モデルを実装。コネクタを使った各種クラウドサービスとの連携機能も備わっている。
(出所：J-Insight公式Webサイト)
自然文による1回の質問で異なる種別のコンテンツを同時に検索し、複数の検索結果から素早く目的の情報にたどり着ける横断検索システム。AIを活用し、継続的な精度の向上と運用負荷の軽減を実現。コールセンター業務やFAQの構築など、社内の情報共有基盤として利用できる。
キーワード検索や、検索結果の絞り込み・並び替えといった柔軟な検索性を用意。問い合わせ内容のリアルタイム学習や、辞書取り込みなどにより、更なる検索精度の向上にもつなげられる。そのほか、ピンポイントで検索できるダイレクトヒット機能、オンライン上でのFAQ情報およびコンテンツ登録機能など、検索や情報の集約を強化してユーザーの自己解決を促進する。
(出所：CBES公式Webサイト)
日本語入力システム「ATOK」を手掛ける、ジャストシステムが提供する企業内検索システム。ATOKで磨き上げた言語処理技術と検索エンジンのノウハウを活用。自然言語処理「NLP」と、文字列の区分技術を発展させた「V-gram」の2つをハイブリッドに組み合わせた、「NL-Vgram」という独自の高精度検索方式が採用されている。
検索を支える辞書は一般用語だけでなく、様々な分野の専門用語を収録したオプション辞書を多数用意。検索画面では、よく利用する文書・フォルダのショートカット保存や検索クエリの保存が可能に。スピーディーかつ効率的に情報へアクセスできる工夫がなされている。
企業内の各所に散らばっているデジタルデータを紐づけ、一括検索が行えるエンタープライズサーチ（企業内検索エンジン）を紹介しました。従業員や取引先の増加に伴い、日々増え続けるデータを探し出す手間を削減することで、会社全体のコストカットや生産性の向上にもつなげられます。
以下、よくある質問をまとめておきましたので、参考にしてください。
エンタープライズサーチを導入することで得られるメリットと、注意すべき点となるデメリットは次の通りです。
【メリット】
【デメリット】
エンタープライズサーチの導入に向けてサービスを検討する際は、下記のポイントに沿って比較するとスムーズです。
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