最終更新日:2024-07-11
研修登録や出欠確認などの煩雑な研修管理を効率化したいと考えている企業の人事担当者へ。研修管理に関わる様々な業務の効率化に役立つ機能をはじめ、自社に適したタイプ別の選び方や比較ポイントとともに、おすすめのシステムを紹介します。
研修管理システムとは、オンライン・オフラインなど形態を問わず、自社で主催する研修を一元管理できるシステムです。LMS（Learning Management System）、学習管理システムとも呼ばれます。
研修管理システムは、研修への申し込みや、eラーニングで学習できる「受講者側の機能」と、研修の出席状況や学習状況などを管理する「管理者側の機能」から成るシステムです。
研修のスケジュールや受講者の出欠状況、課題の提出有無などを一元管理できるようになるため、日々の研修業務をスムーズに進めることができます。また、受講者が研修を受けた効果も課題の点数やグラフなどで可視化でき、研修内容の改善や、新たな研修企画を立てるための参考資料として活用できます。
この記事では、人事部などの研修管理担当者が利用する管理機能を中心に説明し、おすすめのシステムを紹介します。コンテンツの活用や受講者の学習促進に重点を置いたシステムについては「eラーニングシステム比較15選。企業の社員研修で利用するなら」をご覧ください。
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研修管理システムの主な機能は、以下の通りです。
| 研修概要の登録 |
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|---|---|
| 研修内容・ 学習コンテンツの展開 |
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| 研修申し込み受付 |
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| 当日の出欠管理 |
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| 研修前後の課題・ アンケート管理 |
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| 受講者へのメール通知・ リマインド |
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そのほか、システムによっては以下の機能を備えたものもあります。
| 受講料の決済・入金管理 |
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|---|---|
| グループ管理 |
|
| 修了証の発行 |
|
研修管理システムのタイプは、大きく分けて以下の3種類です。
受講者の管理をはじめ、受講対象者の選定、スケジュール管理、受講者の出欠確認など、研修にまつわる業務をシステム内で完結できるタイプ。研修が年間を通して多岐にわたる場合や、多くの従業員を抱えていて管理が煩雑になりがちな企業におすすめです。
たとえば「Leaf」は、研修ページの作成から案内、出欠管理をはじめ、細かな条件での受講者リストアップ機能や、会場・講師のスケジュール調整機能、どんな会場にも対応できる座席表作成機能など、研修管理業務を効率的に行える機能を幅広く備えています。手間のかかるデータの管理も、CSVでの一括登録や自動データ連携で工数を削減。ルーティンワークの省力化と生産性向上を支援します。
「CAREERSHIP」は、オプションで研修のスケジュールを「Google」や「Microsoft Outlook」などの外部カレンダーへ同期できます。管理者が研修の日程や内容等を変更した場合も、カレンダーに自動で反映。受講者への情報共有もれを防ぎます。
研修受講料の決済機能が付いており、社内だけではなく、受講料を徴収する外部の企業や団体による研修にも対応できるタイプ。専門的な資格試験を管理する職能団体や、学習コンテンツを外部へ販売していきたい企業にもおすすめです。
「manaable」は、職能団体や学会の研修管理に特化したシステムです。団体の会員だけではなく非会員の申し込みも受付でき、料金を会員・非会員それぞれで分けることも可能。システム上には受講者の入金状況が即時反映されるため、消込作業をしたり銀行へ確認したりする手間が省けます。
「learningBOX」は、自社で作った学習コンテンツを外部に販売できる機能が充実。受講料はクレジットカード決済、請求書払いなど各種決済手段に対応しています。コンテンツ購入後の受講期間制限や、売上の配分割合を管理者・講師それぞれで設定できる機能も。
eラーニングをはじめ、オンライン研修、会場研修など、形態の異なる研修や学習コンテンツの受講状況をまとめて管理できるタイプ。誰が・いつ・どの研修を受講したのか、受講状況を一目で把握できます。
「HRA教育研修管理サービス」は、受講者が研修を受けた効果を独自のレーダーチャートで測定できるのが特徴。研修前後の差異を可視化でき、今後の研修企画の参考にできます。
「etudesPlus」は、1秒単位での動画視聴履歴や、テストやアンケートの過去解答/回答履歴がすべて閲覧できるなど、緻密な受講履歴管理が特徴。また、14種類の管理者機能による柔軟な権限設定が可能。複数の管理者で、役割分担ができます。
タイプが決まったら、次のようなポイントでも比較検討を進めましょう。
研修の運営にあたって発生するルーティン業務をどこまで自動化、一元化できるかは、研修管理システムを比較検討するうえでの重要なポイントです。
たとえば「Coursebase」は、研修関連の課題やアンケートの作成後、提出期限前のリマインドや、課題の採点など、細かい部分まで自動化できます。
「LearningWare」は、本人確認が必要な研修や試験を受ける際の確認作業を自動化。「顔認証機能」により、前もって提出された顔写真と受講中の表情を照合でき、なりすまし等の不正を防止します。（※オプション・オンライン研修、試験の場合のみ適用）
「CAREERSHIP」は、受講者側が複数の研修を申し込んだ場合、日時の重複が起こらないよう自動制御される仕様に。スケジュール管理の負担軽減に貢献します。
研修の内容によっては、名前・住所などの基本情報以外を、事前に受講者へヒアリングしなければならないケースがあります。そこで、受講者に必要な情報を追加で入力してもらえるよう、研修ページを自在にカスタマイズできるかも比較すべきポイントです。
「manaable」では、基本情報以外にも、独自の項目を簡単にフォームへ追加できます。研修管理者が、受講者へ個別にヒアリングする手間が省けます。
また、研修の中には「新入社員向け」「役職者向け」など、受講対象者の制限を設けなければならないものもあるでしょう。「learningBOX」であれば、受講者の役職や年次に合わせて研修や学習コンテンツを割り当てることができ、それ以外の社員はアクセスできないような仕組みを整えられます。
数多くの研修を企画しても、受講者が自分に合った研修を効率良く探せる仕組みがないと、研修の参加率低下を招きかねません。
したがって、受講者が望む研修やコンテンツを探しやすいシステムだと、研修参加率の向上や、受講を検討している人の学習意欲向上につながるでしょう。
たとえば、「Leaf」には、一つひとつの研修に、ジャンルや分類をタグ付けできる機能があります。受講者側は、タグをもとに研修を探すことで、受けたい研修にたどりつきやすくなります。
「CAREERSHIP」は、受講者側の画面に表示されている研修に「必須」「推奨」などの重要度も反映可能。受けるべき研修と任意の研修が一目でわかります。
「manaable」は、管理者側で検索ルールを設定できるのが便利なポイント。「開催月」「研修種類」などのルールを設定して、受講者の画面に反映できます。
研修運営における業務全般を支援するシステムを紹介します。
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（出所：Leaf公式Webサイト）
研修の登録から受講対象者のリストアップ、会場スケジュール管理、課題の提出管理など、様々な業務をワンストップで支援するシステム。研修データはCSVファイルによる一括入力・反映が可能。また、受講対象者の名簿も勤務地や部署、役職名などの各種条件からソートするだけで素早く作成できる。受講者の課題提出状況も一目でわかるほか、システム内で提出された課題のデータを全員分まとめてダウンロードできるのも嬉しい。
研修会場のスケジュール管理も、システム内のカレンダーでスムーズに。また、職制・性別・年次などが偏らないよう研修会場の座席表を自動作成してくれる機能も便利だ。大企業など、膨大な数の研修管理を担う会社の人事担当者にもおすすめ。
(出所：LearningWare公式Webサイト)
研修申し込み、当日、受講後とそれぞれのフローで発生する業務をきめ細やかに管理できるシステム。研修申し込みページには、複数の研修候補日や定員を設定できる。また、受講者をグループ分けしたり、役職など属性別に管理したりすることも可能だ。研修当日は、オンラインであれば「Zoom」などビデオ会議ツールと連携して、受講者の入退室履歴を取得可能。更に、本人確認が必要なオンライン研修、試験においては、オプション「顔認証機能」により、提出された顔写真と受講中の表情を照合。なりすまし等の不正防止につなげられる。
研修受講後の効果測定機能も充実しており、受講者全体の研修進捗率や課題の平均点、正答率までレポーティング。研修実施の効果を可視化できる。
（出所：カオナビ公式Webサイト）
3,600社超での豊富な利用実績を持つタレントマネジメントシステム。あらゆる人材情報を一元管理できるのが強みで、「誰がどんな研修を受けたか」受講履歴も同様。過去の履歴・現在の進捗度の把握だけでなく、従業員に対して受講を促すためのリマインダーとしても利用できるため、受講促進も効率的に行える。
従業員の受講履歴は、個々の職種情報や評価情報と紐づけてデータベース化。蓄積した情報をもとに部署・評価テーブル・年代など様々な切り口からマトリックス表示させることで、「どこどんな人材が多いのか」を可視化できる。「どう配置するのが最適か」など人事異動にも役立てられる。
（出所：タレントパレット公式Webサイト）
人事に必要な機能をオールインワンで備えるタレントマネジメントシステム。人事業務の効率化はもちろん、採用強化、次世代人材の育成、経営・人事連略の意思決定の高度化など、データを活用した科学的人事を実現する。研修管理機能では、講座研修やeラーニング教材を一元管理。従業員はスムーズに希望する研修の申し込みやeラーニングの受講ができる。
受講履歴は社員情報を紐づけて管理・蓄積されるため、誰がいつどの研修を受け、どのような成果を得たのか、管理者はいつでも確認可能。研修レコメンド機能によって、従業員のスキルレベルに合わせて研修講座をおすすめ度順に表示。一人ひとりに合わせた最適な人材育成が目指せる。
（出所：CAREERSHIP公式Webサイト）
研修の企画・運営にまつわるルーティン業務の効率化をはかる研修管理システム。研修内容や受講対象者は、CSVファイルで一括登録可能で、日々の業務負荷を軽減。受講者へのリマインド機能にも特徴があり、自動でメールを送れるだけでなく、「日時」や「研修未申請者」など、状況に沿った条件を付けて送信できる。管理画面は受講者の申請状況や成績など、各種ステータスが一目でわかる仕様になっており、進捗管理に役立つ。
オプションで、研修スケジュールを「Googleカレンダー」「Microsoft Outlookカレンダー」へ同期可能。研修の日程や内容を変更した場合はカレンダーに自動で上書きされるため、受講者への情報共有もれを防げる。
（出所：Coursebase公式Webサイト）
研修の作成から実施後の効果測定までをスムーズにサポートする研修管理システム。学習コンテンツ作成においては、画像や動画、音声、iFrame、Office関連ファイルなどの形式のデータを容量無制限でアップロード可能。また、研修の課題やアンケートを作成した際に、提出期限前のリマインドや、課題の採点など、細かい業務を自動化できるのも便利だ。
システム内のデータはすべて暗号化されるため、セキュリティ対策も万全。大手上場企業や政府系機関など、約500社での導入実績あり。
決済機能が付いており、社外研修を行う場合や自社の学習コンテンツを有料販売したい際におすすめの研修管理システムを紹介します。
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(出所：SpeedLMS Pro公式Webサイト)
カスタマイズ性に強味を持つeラーニングシステム。通常の研修管理機能のほか、オリジナルデザイン、決済、会員管理、顔認証、ライブ配信など希望に応じて柔軟に機能追加が可能。従業員向けの研修だけでなく外部の販売代理店やフランチャイジー向けの研修、更にtoC向けのオンラインスクールや動画配信など、幅広い用途で利用されている。
なお、専属のディレクターがヒアリング・要件定義から加わってくれるため、「どういった機能がないといけないのか」現状不明確でも心配いらない。導入事例の中には、eラーニングとリアルの集合研修との一元管理など、他では難しい要望への対応実績あり。
（出所：manaable公式Webサイト）
職能団体や学会が実施する研修管理に特化したシステム。研修の申し込み受付から料金決済、当日の出欠状況管理、アンケート集計まで一貫して対応できる。研修ページの作成は、フォーム内に内容や料金、対象者などの情報を入力し、反映するだけ。受講者には名前、住所などの基本情報を入力してもらい、ほかに必要な情報があれば、それらも入力してもらえるようにページをカスタマイズ可能。管理者が受講者へ個別にヒアリングする手間をカットできる。
職能団体の会員以外も登録でき、料金体系を会員・非会員で分けることも可能だ。決済管理機能は、銀行振込・クレジットカード・コンビニ決済などに対応。受講者の決済が完了したらリアルタイムで反映されるため、消込作業や入金確認は必要ない。
(出所：learningBOX公式Webサイト)
決済機能が付いており、有料の学習コンテンツ提供にも対応する研修管理システム。システム上には、PDFや画像をはじめ音声・動画などのメディアをアップロード可能で、「倍速再生」や「スキップ再生禁止」などの条件も細かく設定できる。また、演習問題を作れる機能が充実しており、○×クイズや記述問題など、多種多様な形式の問題を簡単に作成できる。システムで作った教材を販売できる仕組み「EC機能」も整備。クレジットカード、請求書など各種支払い方法に対応するほか、管理者・講師側の収益の分配割合を設定できる機能も。自社のノウハウを外部に展開したい企業や、加盟店など社外の取引先を持つ企業におすすめだ。
そのほか、教材を英語に自動翻訳する機能があり、外国人従業員が在籍する企業でも利用できる。
オンライン・会場などあらゆる形態の研修や学習コンテンツを管理できるシステムを紹介します。
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（出所：etudes Plus公式Webサイト）
約20年間、人材研修と組織改善のためのコンサルティングを行ってきた、人材育成の専門家が開発したLMS。受講履歴をわかりやすく可視化するほか、オンライン・オフラインの社内研修の告知や出欠管理にも対応しており、社内教育担当者の業務負荷軽減に貢献する。また、人事システムとの連携によって、社員情報や組織情報はもちろん、学習情報の管理までワンシステムで完結できるというメリットも。
階層別とスキルテーマ別に設計された100種類以上のeラーニング教材がそろううえ、受講の必須・任意の設定、受講期間等の受講条件を受講者ごとに細かく設定できるため「誰にどんな研修を受けてもらえばいいかわからない」「学習状況の把握に時間がかかる」といった課題解決に役立つ。自社で作成した動画を研修コンテンツとして利用できるため、独自の研修プログラムにも対応可能だ。
（出所：HRA教育研修管理サービス公式Webサイト）
社内の教育体系にマッチした研修の運営を、効率的に管理するシステム。eラーニングのみならず、通信教育や集合研修など異なる形式の研修の受講状況を一元管理する。管理画面には、登録した研修名が一覧表示され、受講者人数や、課題・アンケートの提出状況を一目で把握できる。アンケートの内容はCSVファイルで一括出力可能だ。また、受講者の研修受講効果を、独自のレーダーチャートで測定可能。差異を把握することで、管理者側がより質の高いコンテンツを提供する参考にできる。
そのほか、PowerPointなどのデータをそのまま取り込み、教材として活用できる「オーサリング機能」が便利。イチから教材作成しなくて済むため、運用側の負担を大幅に軽減する。
研修管理システムを導入することで、日々の研修運営業務の効率が飛躍的に向上します。システムによって提供している機能が少しずつ異なるため、より自社の研修形態に沿ったものを選ぶのが重要です。
まずは、ご紹介した次の3タイプから自社にはどのタイプが合いそうかを考えてみましょう。
そのうえで、「自動化できる業務の範囲はどれくらいか」「研修形態・内容に応じて柔軟にカスタマイズできるか」「希望している研修・コンテンツをスムーズに検索できるか」といったポイントに沿って、比較・検討してみてください。
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株式会社プロシーズ
導入企業2,400社以上、利用者累計100万人超のeラーニングシステム。充実したセキュリティと大規模な運用で、大企業や官公庁も利用。多言語対応や顔認証、教材作成...
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