内部統制向けワークフローシステムとは？選定ポイントを紹介

最終更新日:2023-06-30

IPO（株式上場）を見越して内部統制を強化したい方や、さらなる強化や業務効率化を図りたいと考えている方へ。内部統制の必要性や、内部統制向けワークフローシステムの概要や機能、選定のポイントとともに、おすすめのシステムを紹介します。

内部統制構築の必要性

内部統制とは？

内部統制とは、企業が健全に成長するため、内部や運営などの環境を適正に構築するための仕組みを指します。たとえば取締役や取締役会、監査役、監査役会、内部監査、社内組織、社内規定、ITシステム、経営計画といった社内管理体制を整えて、それぞれの部門が有機的に機能することで、会社は効率的かつ健全に発展していく、といった考え方です。

大企業において、会社法で内部統制の整備が義務づけられており、株式上場（IPO）のためには必須の項目。しかし、中小規模の企業なら内部統制が不要というわけではありません。規模にかかわらず、企業が健やかに成長するために構築すべき仕組みといえるでしょう。

内部統制には「会社法が定める内部統制」と「金融商品取引法（J-SOX）が定める内部統制」の２種類があります。それぞれの概要は下記のとおりです。

会社法における内部統制

法務省管轄のもと2005年に成立し、2007年に全面施行された会社法。その362条4項6号が規定しているのが、体制の整備による経営体制の統制です。会社の業務を正しく運営し、ステークホルダーや会社経営への損害発生を未然に防止する狙いがあります。

会社法第362条5項によれば、この規定が該当するのは「大会社かつ取締役設置会社」など一定の要件を満たす会社。ここでいう「大会社」とは、最終事業年度に係る資本金が5億円以上、または負債額が200億円以上の会社です。要件を満たしているにもかかわらず内部統制を行っていない場合は、会社法違反とみなされて、損害賠償義務などを負うことがあります。

金融商品取引法（J-SOX）が定める内部統制

金融商品取引法が定める内部統制報告制度（J-SOX法）は、財務計算に関する書類とその他の情報の適正性を確保するためのもの。経営者による評価・報告と、公認会計士または監査法人による監査を行い、適正な財務報告を行わなければいけません。J-SOX法には罰則規定が設けられており、内部統制報告書に虚偽の記載があるなど違反があれば、個人には5年以下の懲役または500万円以下の罰金、もしくはその両方が、法人には5億円以下の罰金が課せられます。

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内部統制に役立つワークフローシステムの機能とメリット

金融庁は内部統制の目的を「業務の有効性及び効率性」「財務報告の信頼性」「事業活動に関わる法令等の遵守」「資産の保全」の4つと定め、達成の手段として以下の６つの基本的要素を提示しています。

① 統制環境
② リスクの評価と対応
③ 統制活動
④ 情報と伝達
⑤ モニタリング（監視活動）
⑥ IT（情報技術）への対応

6つの要素をカバーし、4つの目的を効率的に達成するには、業務フローを可視化・自動化し、手続きや決裁などを電子化するワークフローシステムの機能が有用です。システムは内部統制の義務化に対応しているだけでなく、業務プロセスの改善や、健全化にも役立ちます。

ワークフローシステムのどのような機能が活用できるかを、6つの要素別に解説します。

① 統制環境

1つ目の要素である統制環境とは、組織の気風を決定づけ、ほかの5つの要素の基盤となるもの。経営者の姿勢、経営方針や経営戦略といった社内外へ打ち出すコンセプトから、取締役会など上層部の有する機能、権限や職責といった、内部向けの要素まで含まれます。企業の土台となる環境が整備されていなければ、リスクの評価やITへの対応など、ほかの要素のコンセプトの整合性が失われるという意味で、6つの中では最も基本的な構成要素といえます。

ワークフローシステムは、あらゆる承認プロセス（操作履歴）の管理ができるうえに、記録したプロセスは誰もが確認可能。システム利用を徹底すれば組織の透明性が担保され、会社の方針も示すことができます。

企業の運営には、多くの重要な決定事項があります。たとえば運営方針をトップや担当者が独断で決めていないか、相見積などに基づいて合議が図られているか……など、ワークフローシステムによって、様々な事項の決定までのプロセスを確認できます。

② リスクの評価と対応

企業経営において、万一の事態に備えて予防策や対応策を施すリスクマネジメントは欠かせないもの。自然災害や、政策や為替の影響などによる政治経済、市場や情報が起こす影響など、想定されるリスクは様々です。内部統制における「リスクの評価と対応」とは、組織の掲げる目標に対して何らかの負の影響があったときに、それをリスクと識別し、対応策を取るべきか適切に評価することを指します。

ワークフローシステムは、システム上ですべてのやりとりを完結させられるため、リスクマネジメントとして有効です。システムの承認ルートに沿って業務を行うことで、リスク発生の可能性を低減。万一リスクが発生した場合にも、容易にプロセスの確認や要因の分析ができます。

③ 統制活動

経営者の命令や指示を、適切に実行するための手続きや方針を統制活動といいます。各担当者の持つ権限や職責を明確にすることで、不正を防ぎ、内部統制の可視化が可能に。たとえば取引の際、実際の実施者、承認者、記録担当、資産管理担当など関係者を適切に配置することで担当者間の相互牽制が働き、不正行為が発生しにくくなります。

ワークフローシステムにおいては、権限の範囲を定めた後、承認プロセスに乗せて運用することで、ルールの徹底が実現します。

④ 情報と伝達

内部統制のためには、情報共有の方法も重要です。情報がただ伝達されるのではなく、その情報を必要とする組織内のすべての者に正しく理解・共有されなければいけません。ワークフローシステムでは、SNS感覚で適切かつ迅速に情報を伝えられる「コミュニケーション機能」、申請フォームや承認経路を簡単に作成できる「フォーム機能」などにより、抜けもれなく的確に情報を共有できます。

⑤ モニタリング

内部統制が有効に機能していることを継続的に評価するプロセスのこと。モニタリングには2種類あり、どちらか1種類、もしくは双方を組み合わせて行われます。

1つ目は業務に組み込まれ、日常的に行われるモニタリング。たとえば、担当者Aが行なった残高の確認を、責任者Bが再チェックするといった行為が該当します。2つ目は、上記のような方法で発見できない問題を監視するために、業務外の視点で行われる独立的評価です。経営者、取締役会、監査役などによる監視活動がこれにあたります。

ワークフローシステムであれば、稟議状況、承認プロセスをリアルタイムで可視化できるので、業務のモニタリングが容易に。

⑥ ITへの対応

業務を効率的に実施し、組織目標を達成するために欠かせないのが、社内外のITへの適切な対応です。社内外に経営方針を発信する（①統制環境）、情報をスピーディーに処理し、正確に共有する（④情報と伝達）など、ほかの5つの要素をより有効に機能させるためにも欠かせません。

「ITへの対応」は、組織を取り巻くIT環境への対応を焦点とした「IT環境への対応」と、有効かつ効率的、そしてセキュアに利用するための「ITの利用及び統制」の2項目によって構成されています。後者の項目は、特にITを業務プロセスなどに組み込んで利用している組織で検討すべき事柄。ワークフローシステムでは、業務プロセスにITを組み込むことにより、統制活動の自動化が可能となります。

内部統制向けワークフローシステムの選定ポイント

自社に合った内部統制向けワークフローシステムを選定するためのポイントを、3つ紹介します。

① 申請書・申請プロセスへの対応範囲

最も重要なのは、社内ルールを徹底するために必要な申請書へ対応しているかどうか。また、承認プロセスをどれだけ細かく設定できるかといった柔軟性も要確認です。

シリーズ展開しているシステムの場合、まず着目すべきはラインアップの充実度。「ジョブカンワークフロー」を含むジョブカンシリーズ、「ジンジャーワークフロー」を含むジンジャーシリーズのように、ワークフロー以外に多様なシステムを擁するものであれば、稟議申請だけでなく、経費精算に必要な書類を一括してワークフローに乗せられます。

シリーズ展開がない場合でも、「SmartDB」のように柔軟性の高いシステムであれば、複雑な稟議・決裁などの承認ルートを簡単に実現可能。同様に「rakumo ワークフロー」でも、承認、回覧、分岐、スキップ、代理など、経路ステップが柔軟に設定できます。Google Workspace と連携できるなど、利便性の高さも魅力です。

② ログ追跡機能

内部統制の核ともいえるプロセスをどこまで詳しくチェックできるかは、システムによって差が出ます。稟議や決裁に至るまでのやりとりの記録（いつ、誰が、どういうコメントを残し、何をしたか）や、業務一つひとつの更新の記録（いつ、誰が、何を、どう更新したか）といった操作ログや承認プロセスをどの範囲まで把握できるか、確認しておきしましょう。

「SmartDB」の場合、操作履歴は画面に一覧表示され、証跡として残されます。「いつ誰が申請書を見たのか」「申請書のファイルをダウンロードしたか」といった、詳細な操作履歴を追跡できるので、人為的ミスや不正業務の発見に役立ちます。

③ 監査への対応機能

システムに集約したログや情報を監査に提出する場合、必要な書類や情報に素早くアクセスできる機能性や使いやすさ、検索性の高さなどを確認します。

「SmartDB」は、関連する業務情報を集約・自動集計する「ダイナミックブランチ機能」を搭載。複数の関連情報や工程に関する情報を一元管理したいときにも有用です。また、システム内の全業務アプリケーションを対象とした全文検索も可能。添付ファイル内まで検索でき、ユーザーによってアクセス制限をかけられるため、機密性の高い文書を保護しながら、必要な情報をすぐに取り出せます。

「rakumo ワークフロー」では、申請内容、Google ドライブのファイル添付情報などをCSVでダウンロードできるほか、申請書類をZIP形式で一括ダウンロードできるオプション機能を用意。ワークフロー上で文書管理を行えるので、安心して監査に対応できたという事例もあります。

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