最終更新日:2023-08-23
Excelを使ったプロジェクトの収支管理に課題感を持っている方へ。プロジェクト全体の予算や収益実績の見通しなどを把握しやすくなる、プロジェクト収支管理システムの機能や選び方、比較のポイントと共におすすめのシステムを紹介します。
プロジェクト収支管理システムとは、プロジェクト・案件における原価・売上・経費を一元管理して、収支を可視化するシステムのことです。特に広告代理店、イベント会社、コンテンツ制作会社、システム開発会社、コンサルティング会社など、プロジェクト単位で業務が進行する業態において、収益向上に役立ちます。
Excelや会計ソフトなどでバラバラに収支を管理している場合、入力作業が煩雑になり、予測と実績の数字にズレが生じるなど、正確な収支を把握できない恐れがあります。更に、収支の把握が不正確になると、赤字プロジェクトへの対応が遅れるリスクも生まれます。
しかし、収支管理機能を持つシステムを利用すれば、プロジェクトに関するデータ・ファイルの一元管理により、管理担当者の業務負担を軽減して正確な実績反映が実現できます。リアルタイムで収支を把握ですることで、プロジェクトの収益性を見極められるように。
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プロジェクト収支管理システムに搭載されている主な機能を解説します。
予算・売上・原価のデータを集計して、プロジェクトごとに紐づけする機能。プロジェクトの収支や、発注金額の進捗をリアルタイムで把握できるようになるほか、予算と実績の比較、収益性の評価などに活用できます。
プロジェクトごとの労務費を算出。人員の負荷状況を見ながら調整やコスト管理が行なえます。
見積もり・受注・発注・請求といったプロジェクトに関わる帳票を発行する機能。伝票登録と同時に仕訳データを自動作成し、伝票の入力ミスやもれ、二重入力作業などを防止します。クラウド型システムの場合は、取引先との受発注のやり取りをクラウド上で行うEDI（電子取引・電子帳票）機能がある場合も。
稟議・決済のワークフローを電子化する機能。対応履歴や進捗状況などを一元管理して、効率的に情報共有ができるように。また、書類作成者への確認や担当部署への移動といった間接業務を自動化して、営業から経理といった部門間の共有における作業負荷も軽減します。
プロジェクト収支管理システムは大きく4つのタイプに分けられます。それぞれの特徴と選び方について解説します。
プロジェクトの損益管理だけでなく、顧客情報管理や見積書作成、受発注管理、請求管理といった販売管理業務の効率化も実現したい場合向け。ツールや部署ごとにデータの所在が散らばることで、不要な確認や作業ミスが生まれるリスクを、共通のシステムによる一元管理で解消。より正確な収支管理と収益性の判断が行えるようになります。
たとえば「楽楽販売」では、顧客情報をすぐに呼び出せる検索機能を備えた契約管理機能や、見積・受発注情報を一元管理して発注稟議や支払作業を効率化する受発注管理機能などを搭載。販売管理業務に関わる機能のうち、自社に必要なものを組み合わせて導入できます。
「freee販売」は同シリーズの製品と連携して更なる業務効率化を図れる点に強み。「freee工数管理」と連携することで、人件費を原価情報として取り込めるため、案件ごとに人件費を含めた粗利を可視化できます。
また「SMILE V 2nd Edition Project Director」では、工数入力からプロジェクトごとに労務費を算出することが可能。受注時のアサインと工数実績との差を把握し、負荷状況をチェックしながら軌道修正を行えます。
販売管理に加えて、会計や販売、生産といった業務など、基幹業務を幅広く効率化したい場合向け。システム処理が必要になる、受注や購買などの業務がある場合に、処理フローを統一・標準化することで組織全体で効率化を図れます。
たとえば「ZAC」は、購買、勤怠、工数、経費、在庫管理に対応。購買管理機能では、売上に紐づけて仕入（外注）を管理できるため案件状況が把握しやすくなります。更に、支払データの自動出力など購買業務を効率化する機能も備えています。
「MA-EYES」は、主にプロジェクト管理を中心としたタイプと、広告業向けに営業仕入れ・経理などの業務をスムーズに連携できるタイプの2種類を提供。標準機能も幅広く搭載しており、必要な機能を必要なタイミングで追加できるため、コストを抑えた運用が可能です。
プロジェクトの売上管理や原価管理、工数管理、予実管理といった収支管理業務に絞って、効率化を進めたい場合向け。収支状況の詳細な分析や、自社の業態に合った機能が必要な場合におすすめです。
たとえば、「LEEAD」は部署別や組織別に加えて、顧客別や独自グループ別で分析対象のセグメントを設定可能。事業全体との関連を見ながら、プロジェクトの収益性を判断できます。
「HUE Classic Project Management」は、多様な業態のプロジェクトに対応。請負、準委任・派遣、保守・サブスクリプション、社内向け案件など、幅広いプロジェクト型業務に対応する機能を標準搭載しています。
プロジェクトの原価を人件費がほとんど占めているため、人員の稼働状況を可視化・分析することで、収支管理と業務改善を並行して行いたい場合向け。
たとえば「TimeCrowd」は、プロジェクト単位だけでなく、カレンダー連携やアプリを通じた記録機能で、部署や個人ごとに従業員の時間を管理。時間単価を把握して工数の計画や生産性向上に役立てられます。
プロジェクト収支管理システムを比較検討する際におさえておきたいポイントは、以下の3つです。
収支管理に必要な原価の情報をどこまで入れられるか確認しましょう。プロジェクト型の制作・サービス業では、稼働人員の工数によって変動する労務費や、外注費などの各種経費がそのまま原価になることも。これらはプロジェクトごとの事情や仕様変更により見える化が難しいため、実情に合う入力範囲に対応したシステムを選び、原価の正確な追跡ができるようにする必要があります。
たとえば「プロカン」では、外注費や経費精算、作業工程に合わせた社内発注分の取り扱いなどの管理に対応。月ごと、案件ごと、担当ごとの収支状況を明確にします。
また「ZAC」は、精算経費を実績原価としてプロジェクトに紐づけて、原価計算の精度を向上。プロジェクトに紐づかない経費は、販管費や間接費、部門・全社の共通費として処理できます。
プロジェクトの請求業務にも利用したい場合は、請求管理機能を持つシステムを選びましょう。システムを利用した請求業務の自動化や効率化により、作業負荷が軽減され、転記ミスなどによる不正確な収支管理を防止することにもつながります。
請求書だけでなく、発注書、見積書、納品書といった帳票の種類に対応していると、一連の発行業務が効率化されます。
また、定額契約が多い場合には、定額請求機能があると便利。「SMILE V 2nd Edition Project Director」は、保守契約や広告費、コンサル料、クラウドサービス利用料など、毎月決まった額を課金するビジネスに対応しています。
「楽楽販売」は、入力した見積条件ごとに帳票パターンを決めて、帳票作成の自動化が可能。海外との取引に必要な外貨・外国語対応の帳票など、事業ごとの特殊な帳票にもカスタマイズで対応することができます。
収支予測によって予実管理を強化していきたい場合や、予算の残高を把握していきたい場合向け。予実の比較を行うことで、早期にプロジェクトの収益性を判断できます。
「ZAC」では、受注前の見込・引合の段階から、プロジェクトの予想収支を組み立てることが可能。売上、仕入・外注費、作業担当者の工数、直接経費のそれぞれについて予測を立て、プロジェクト全体の予想収支を実行予算として立案できます。
また「Rebo」は、受注予算や原価予算と実際の金額との差額が把握できるように。コスト管理、損益のシミュレーションを早い段階で行なえます。
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（出所：プロカン公式Webサイト）
案件やプロジェクトごとの収支管理に特化したクラウド型の基幹業務システム。見やすく使いやすいUIで、受注後の原価・予実管理から会計までの経理業務をカバー。煩雑な収支管理の負担を軽減する。
プロジェクトごとの販売・購買・勤怠・経費といった各種データを集約。チーム・部門ごとの目標対実績を集計し、ダッシュボードで一括管理するため、月次収支、担当ごとの収益がひと目でわかる形に。案件やプロジェクトごとの売上・原価・経費などの各種データを集約し、月次での収支を明確にして、数カ月先の売上・利益の正確な予測もサポートする。
また、ワークフローを円滑に回すための電子決裁システムも搭載。月次完了報告・特払申請・仮払申請・経費精算・請求書申請・見積承認といった各種稟議書をデジタル化して、電子承認が可能に。
（出所：楽楽販売公式Webサイト）
案件見込みや受発注・契約・請求・工数・顧客情報など、プロジェクトに関わる情報を一元管理するクラウド型の販売管理システム。
導入企業の業務フローに合わせて、独自のシステムを構築できるカスタマイズの自由度の高さが強み。表示する項目や入力画面、操作メニューを自社フローに合わせてマウス操作だけでカスタマイズできる。既存のExcelを取り込んでデータベースを作成することも可能だ。また、プロジェクトの進捗ステータスや帳票の出力など、販売管理にかかる細かな事務作業をボタン1つで実行できるのも魅力。
登録したデータの件数や入力した数値は自動で集計。条件に応じた請求金額の合算処理や各種計算なども、集計の自動化により効率的に。同一顧客に対し同月内に複数件の受注があった場合、請求は1本にまとめるといった処理も可能。
（出所：freee販売公式Webサイト）
案件管理から請求管理までワンストップで完結できるシステム。ツールの分断による情報集約・集計の手間や、転記によるミスを防げる。案件ごとの売上や粗利は入力されたデータをもとに自動で集計、グラフでわかりやすく可視化することが可能。売上・仕入が確定する前の見込み段階と確定後に実績段階とでそれぞれ損益を把握できるため、赤字案件の早期発見にも貢献。振り返りや売上予測がしやすく、迅速な経営判断に役立つ。
同シリーズの「freee工数管理」と連携すれば、案件ごとに人件費を原価情報として取り込むことも可能。人件費を含めた業務別の粗利も可視化できる。
（出所：Rebo公式Webサイト）
プロジェクト請負型の企業向け案件収支管理システム。プロジェクトごとの売上・原価管理・経費精算を一元化し、見込・予算計画、進捗中の収支状況・予実対比、資金繰りまで把握できる。
プロジェクトごとの案件収支状況が把握でき、案件ごとの収支管理表や売上予定表を出力することにより、リアルタイムに損益対策を立てられる。また、入金・支払予定日、売掛金・買掛金残など経営に必要な資金繰り予定の出力が行なえるので、経営戦略の立案に役立つサポートシステムとしても活用できる。
会計システムとの連携にも対応しており、各種伝票登録と同時に仕訳データを自動で作成。伝票の入力ミスや抜けもれ、二重入力などを防止するとともに、経理業務の効率化に貢献する。
（出所：SMILE V 2nd Edition Project Director公式Webサイト）
案件の見込み状態から受注後の手配、進捗、計上まで、業務プロセスをトータルでカバーするプロジェクト収支管理システム。
プロジェクト別や部門別、サービス別など、さまざまな切り口で収支管理帳票を出力。受注残を含めた実績を出力できるため、より精度高く見通しを把握できる。更にプロジェクトに紐づけて、収支実績の履歴や各プロセスの進捗予定を確認できるので、異常値の早期発見に役立つ。また、未出荷の受注残や見込みを含めて各課や全社での実績着地を予測し、予算の達成に向けて早く手を打てるという強みも。
すべての業務フローは一画面に集約。プロジェクトごとの労務費算出が可能な工数入力・アサイン機能も搭載。アサイン時の予定と工数実績との差異を把握できるので、負荷状況を見ながら計画の調整を行えるのも便利だ。
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（出所：クラウドERP ZAC公式Webサイト）
ベンチャーから大手企業まで900社以上が導入しているクラウドERP。経営管理・商慣習・機能要件に対応した、業種特化ソリューションを提供する。
仕入・勤怠（工数）・経費データをプロジェクトごとに集約してコストを管理し、プロジェクト収支をモニタリング。また、間接費・共通費を配賦基準に応じてプロジェクトに賦課することで、より精度の高いプロジェクト個別原価計算を実現する。
売上や仕入・外注費、作業担当者の工数、直接経費の予測を立てて、プロジェクト全体の予想収支を実行予算として立案。予算の変更はすべて履歴としてシステムに保存されるため、プロジェクト収支予測の変遷を追うことができ、課題管理にも役立てられる。加えて、プロジェクトの利益計画や、仕掛品原価の明細表など、プロジェクト収支に関わる豊富なアウトプット機能も魅力。
（出所：MA-EYES公式Webサイト）
企業ごとの業務や運用に合わせたシステム構築ができるクラウドERP。主にプロジェクト単位での収支管理に特化したタイプと広告業向けの販売管理に特化したタイプの2つのパターンを用意。企業経営に必要な機能を数多く搭載しており、必要な機能を必要なタイミングで追加利用できる。導入形態も予算や利用する人数・機能など、運用ニーズに合わせて選択できるため、導入コストが必要最小限に抑えられる点も魅力。
プロジェクトごとの売上・原価の予実管理に強みがあり、売上や経費、仕入など、各数値の正確な収益把握が可能。赤字プロジェクトの早期発見に貢献する。外注費や従業員の作業実績をもとに、請求や支払を自動生成できるため、業務効率の向上も見込める。
（出所：スマイルワークス公式Webサイト）
財務会計・販売管理・給与計算などの基幹システムを統合管理できる中小企業向けクラウドERP。販売・給与データから仕訳データを自動生成する連動機能のほか、受発注データや請求データなどの伝票・帳票を直接送り合えるEDIを標準搭載。帳票のFAX・郵送・メール添付などの手間を削減できる。
プロジェクト別収支管理機能では、売上・仕入・経費・社内工数をプロジェクト別にひもづけて収益を把握。売上登録などの各工程を上長の承認制にするといった、承認フローの構築もできる。申請は承認者にメール通知され、承認の遅れによってプロジェクト進行が滞るのを防止できる。
法律や制度の改正には費用不要のバージョンアップで自動対応。現行制度では「インボイス制度」で求められる印字項目に完全対応した帳票の発行・印刷や、「電子帳簿保存法」で定められている電磁的記録などによる保存等の要件をカバーしている。
（出所：LEEAD公式Webサイト）
プロジェクトごとの収支管理から事業全体の収支改善まで、ワンストップで実施できるプロジェクト会計クラウド。過去から現在までのプロジェクトの収支計画と、実績値のギャップを瞬時に把握できる。
部署や組織、顧客ごとといった独自のグループ化により、セグメント別で収支状況を分析。プロジェクトに従事した人員の実際の工数や、利益の源泉になっているセグメントを詳しく探ることで、事業全体の利益改善に役立てられる。また、手間がかかる集計作業もシステム上で完結。収支や工数、経費といったデータのインポート・エクスポート機能により、他サービスとのデータ連携も容易に。
導入にあたって、充実したサポートの提供も魅力。運用方法の提案や運用に必要なデータ項目の案内をはじめ、運用開始前のデータ登録作業、収支改善のアクション支援などもあり心強い。
（出所：HUE Classic Project Management公式Webサイト）
請負、準委任・派遣、保守・サブスクリプション、社内向け案件など、プロジェクト型業務に関わる豊富な機能を標準搭載するプロジェクト管理システム。
プロジェクト別の原価算出、仕訳データ作成、会計システムへの自動連携といった一連の処理が、ボタン1つで実行できるのが魅力だ。必要な工程、アサインする人員に基づいて、原価の策定を行う仕組みを備え、精緻な予定原価を算出。収支状況の推移を時系列で捉えることもできるため、プロジェクトの立て直しに役立てられる。また、事前にボーダーラインを設定すれば、赤字が懸念されるプロジェクトを自動抽出し、採算の悪いプロジェクトが放置されるのを防止する。
申請・承認のプロセスはすべてワークフロー機能で管理。プロジェクトの受注金額や請負、準委任といったリスク度合いに応じて、フローを分岐させられる。フロー別に適切な承認者に向けて申請を通したり、ワークフローのステータスに応じて、業務に制御をかけたりできる。
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（出所：TimeCrowd公式Webサイト）
4,000社以上の導入実績を持つ、従業員の稼働時間を見える化するツール。ワンクリックの打刻とカレンダー連携によって、時間管理だけでなく、リアルタイムでのプロジェクトごとの人件費管理が可能に。
タスク開始時の打刻で、チームメンバーの稼働状況を一覧化。更に、打刻データに基づいて業務効率化のボトルネックを特定することで、社員の生産性向上に寄与するフィードバックを行える。
時間管理に加えて、チーム・ユーザーごとの単価設定も可能。レポート画面では、部署ごと・従業員ごとに業務内容を可視化する。期間を指定すれば、一人ひとりの稼働時間、業務の内訳、稼働コストの計算など、各業務にかけた時間や人件費を算出できるため、プロジェクト（案件）ごとの収支管理にも最適だ。
主にプロジェクト単位で業務を進める業態において、Excelや会計ソフトなどで収支管理を行っていると、煩雑な入力作業や反映もれにより、正確な収支を把握できない可能性があります。
プロジェクト収支管理システムは、プロジェクトごとの予算・実績管理、工数管理、帳票発行、ワークフロー管理といった機能を搭載。導入することで、収支の正確な把握と予実管理の効率化を実現します。
システムは特徴別に「販売管理対応型」「ERP対応型」「収支管理特化型」「稼働状況の可視化型」の4タイプに分類可能。自社の運用に合ったタイプの中から、「原価情報の入力範囲」「請求管理機能の充実度」「収支予測への対応有無」といったポイントで、更に詳細な比較を進めましょう。
レンタル管理システムの導入により、プロジェクト別に正確な収支が把握できるようになれば、プロジェクト単位で収益の改善施策も検討できるように。本記事でご紹介した比較ポイントなどを参考に、プロジェクト収支管理システムの導入を検討してみてください。
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