Excelなどで管理している出荷管理業務を効率化するために、システムの導入を検討している販売・物流部門の方へ。在庫管理や倉庫管理、出荷指示などをスムーズに行い、発注から出荷までを管理できる出荷管理システムの選び方をご紹介します。
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出荷管理システムとは、商品の出荷プロセスを効率的に管理・運用するためのシステムです。注文受付から商品の出荷までの一連の流れを管理し、適切なタイミングで正確な商品を出荷するためのサポートを行います。
出荷管理業務には、以下のような多数の工程があります。
| 工程 | 作業内容 |
|---|---|
| 注文受付 | 顧客からの注文情報を受け取り、データベースに保存する。 |
| 在庫確認 | 注文商品の在庫状況をリアルタイムで確認し、出荷可能かどうかを判断する。 |
| ピッキングリスト作成 | 出荷する商品のリストを作成し、倉庫作業者に指示を出す。 |
| 商品ピッキング | 倉庫内で注文商品を集める作業。位置情報やバーコードを利用して正確に商品をピックアップする。 |
| 検品 | ピックアップした商品が注文内容と一致しているか、破損などがないかなどを確認する。 |
| 梱包 | 商品を適切な箱や袋に梱包し、出荷ラベルや伝票を貼り付ける。 |
| 出荷 | 梱包済みの商品を運送業者に渡し、配送を開始する。 |
| トラッキング | 出荷した商品の配送状況を追跡し、必要に応じて顧客に情報を提供する。 |
| 受領確認 | 顧客が商品を受け取ったことを確認し、データベースを更新する。 |
この工程をExcelや個別システムで対応し、現場と連携するのは困難です。セールなどの繁忙期などは特に、ECサイト上の在庫数と実際の在庫のズレや誤発送などのミスが発生しやすくなってしまいます。
このようなミスを減らすには、出荷管理システムに搭載されている以下のような機能が役立ちます。
| 機能 | 詳細説明 |
|---|---|
| バーコードによる ロケーション管理機能 |
商品にバーコードやQRコードを付与し、在庫の保管場所を特定できる機能。ピッキングの際、商品の位置を迅速に特定でき、商品の取り違えやサイズ違いのミスを防ぐことができる。 |
| 送り状検品機能 | 送り状と出荷指示書のバーコードをスキャンし、商品の送付先が正確であるかを確認する機能。誤出荷や宛先の誤りによる情報漏えいのリスクを低減できる。 |
| 受注管理システムとの 連携機能 |
ECサイトの注文、受注、出荷の一連の流れを一つのプラットフォームで統一的に管理する機能。複数のECプラットフォームとの在庫情報を自動的に同期させることができる。 |
| 在庫管理機能 | 商品の在庫状況をリアルタイムで把握し、在庫不足や過剰在庫を防ぐ。 |
| 出荷スケジューリング機能 | 出荷のタイミングや順序を最適化し、効率的な出荷作業をサポートする。 |
| レポート生成機能 | 出荷の実績、在庫の動向、売上データなどを基にしたレポートを自動生成する。 |
| 顧客情報管理機能 | 顧客の注文履歴や連絡先情報を一元管理し、顧客対応を効率化する。 |
| 返品・交換管理機能 | 顧客からの返品や交換の要求を管理し、返品商品の受け入れや再出荷をスムーズに行う。 |
| 通知機能 | 在庫不足や出荷ミス、顧客からの問い合わせなど、重要な情報を関係者に通知する。 |
出荷管理システムを使うことで、営業、受注、生産・在庫管理、倉庫などの、出荷業務に関わる各部署との連携も取りやすくなり、複雑な業務の効率化が可能です。
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出荷管理システムを導入することで、大きく3つのメリットが得られます。
データベースに登録された注文データをもとに、出荷指示書や納品書、送り状などの、出荷に必要な書類を自動で作成できます。
出荷指示はハンディターミナルやスマホで確認でき、ピッキング数や発送先を都度チェックできるので、商品の取り違え防止や、誤発送の予防につながります。贈り物のラッピング対応や、精密機器など、複雑な配送オプションの指示を追加するような柔軟な対応も可能です。
また、業務を効率化するため、自動化機能を搭載しているシステムも。たとえば「LOGILESS」にはRPA機能が備わっており、複雑な出荷指示も自動化できます。RPA機能で条件を設定することで、宅配便やメール便などの配送方法を商品や同梱する数によって振り分ける指示ができます。複数倉庫からの出荷もコントロールできるようになり、配送費の削減にもつながります。
ダッシュボードからリアルタイムで、在庫状況や追加注文などの受注状況がわかります。ECカートシステムやEC一元管理システムと連携できるシステムなら、注文情報のリアルタイム更新により、セール中でも正確な在庫数を把握でき、欠品リスクと機会損失を防げます。
たとえば、「ロジクラ」は「CROSS MALL」と連携して、複数のECサイトをまたいだ在庫管理が可能です。売れ筋商品を販売する際にECサイトごとに在庫を自動振り分けする機能も備わっており、欠品リスクを防げます。システムをAPIで連携するため、CSVの取り込み作業も必要ありません。
なお、EC一元管理システムについて詳しくは「EC一元管理システム比較13選。ネットショップ運営を自動化・効率化」をご覧ください。
通常、受注から発送までには、受注データの入力や出荷指示、更に確認作業が挟まるため、ある程度のリードタイムが必要になります。
しかし出荷管理システムは受注データを一元管理できるので、入力や確認の手間が省け、受注から出荷までの作業時間を大幅に短縮できます。
たとえば、「TS-BASE 受発注」は受注から出荷まで1つのシステムで管理できるため、データを作成する工数が必要ありません。注文情報は倉庫へ即時連携され、スピーディーな発送を可能にします。在庫数や納期もサイト上で確認できるため、問い合わせ対応の削減も見込め、社内全体の業務効率化にもつながります。
どの業務を効率化したいのかによって、出荷管理システムの選び方は異なります。出荷管理システムは、導入目的によって大きく3つの種類に分類できます。
販売プロセス全体の情報共有・活用の効率化をしたい場合は、出荷前後の業務で必要となる書類も一括で作成・管理できるシステムが適しています。
書類作成の自動化や、情報共有機能だけでなく、業務に伴うワークフロー機能や、ECサイトの売上管理、契約管理など、業務全般に関わる機能が搭載されているシステムもあります。
たとえば「楽楽販売」は見積から請求、受発注や売上管理のほか、顧客管理、問い合わせ管理、受注から発送、更にそのあとの顧客対応を含む幅広い業務までカバーする機能を備えています。
また、「伝助（でんすけ）」は、送り状発行に特化したシステムで、自社の検品システムと連携した上で、送り状・作業指示書・納品書を一度に印刷可能。複数の運送便やフロアごとの出荷データを一元管理することで、ミスを防いでピッキング業務を効率化します。受注・売上管理機能を備えたECサイト向けプランもあります。
入出荷処理や、在庫確認を自動化して、商品管理を効率化したい場合は、在庫管理機能に優れたシステムや、倉庫システムの機能を搭載しているものが適しています。
入荷した商品の在庫登録や、発注データをもとにした出荷予定の管理、ピッキングの指示、検品などを効率化し、欠品による機会損失を避け、適切な在庫管理が可能です。
たとえば「ロジクラ」は、在庫管理や入荷、発注、出荷、ピッキング、検品の一連の業務を一気通貫で管理でき、更に様々なECサイトと連携できるため、リアルタイムでの在庫管理を可能にしています。
また、「TS-BASE 受発注」は物流拠点向け倉庫システムを搭載しています。CSVでの一括データ取込みや、注文、管理システムと同期した在庫管理、出荷状況の反映など、倉庫管理を効率化する機能で、在庫管理が迅速化します。
複数のECサイトに出店している場合、在庫管理や注文の処理、出荷準備は煩雑になります。ECサイトをまたいで、倉庫システムと連携した出荷を自動化したい場合や、在庫管理を行ないたい場合は、ECサイトとの連携に強いシステムがおすすめです。
ECサイトからの受注情報の取込みや、倉庫部門への出荷指示、在庫管理などを自動化する機能を搭載したシステムを選ぶことで、ECサイトからの大量の注文を効率的に処理できます。
たとえば「LOGILESS」は、OMS（受注管理システム）とWMS（倉庫管理システム）が一体型になっており、ECサイトと自動連携することで、受注内容から自動的に各倉庫へ出荷指示を出せます。
また、「コマースロボ」も同様にOMS・WMS一体型で、更にRPAを内蔵しており、ECサイトとの連携から受注処理、同梱処理、出荷指示などの手間が掛かる処理を自動化します。
販売管理業務の効率化に適した機能を持つ出荷管理システムです。総合的な機能を持っており、小規模から大規模まで、販売管理に関わる多様な業務を効率化します。
(出所：楽楽販売公式Webサイト)
見積管理、請求管理、受注・発注管理、売上管理、契約管理、ワークフローなど、多岐に渡る業務を一元管理するシステム。主な特徴として、ルーチンワークの自動化で人的ミスを削減したり、リアルタイムで情報を共有したり、マウス操作のみで簡単にシステムのカスタマイズができる点が挙げられる。
更に、リレーショナルDBを採用し、複数のテーブルの連携が可能。業務データの集計・分析や外部システムとの連携も容易になっている。セキュリティ面でも項目単位のアクセス制御や操作ログ参照など、情報共有を安全に行える機能が整っている。
(出所：伝助公式Webサイト)
出荷管理業務の効率化に特化した、送り状発行業務支援システム。送り状、納品場、作業指示書を一体型で印刷することで、いわゆる「カルタ取り」によるミスをなくし、ピッキングミスや誤配送を防ぐことができる。また、複数の運送便を管理したり、別フロアの出荷をまとめたりするデータの一元化や、カートン出荷にも対応しており、販売管理業務の中でも手間が掛かる処理を集中的に効率化できるのが特徴。
オフラインでの荷札発行のほか、出荷日・個数が未確定の状態での荷札や送り状の発行ができ、大量出荷に事前に備えておくこともできる。ECサイトの売上管理機能が追加されたバージョンもある。
ECサイトの在庫表示や実際の在庫をリアルタイムで同期させたり、注文から出荷までを自動化したりして、在庫管理業務を効率化するシステムです。倉庫管理システムを持ち、複数のECサイトをまたいでも在庫と実数のズレが起きません。
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（出所：logiec公式Webサイト）
ECサービスの受注データを自動で抽出し、物流倉庫への入荷から出荷・在庫の同期まで物流業務を自動化できるシステム。出荷管理以外にも、入荷管理、出庫管理、分散出荷の出荷作業時の工数削減などの機能を搭載している。業務負担の軽減・品質の向上など、ネットショップと倉庫の両方での業務効率化を実現する。
倉庫管理機能を内蔵しており、物流事業者と同じように商品コードで入荷・出荷・在庫の管理が可能。ハンディ検品にも対応しており、データが自動的に反映されるため、誤出荷を防げる。また、定期購入回数に応じてチラシや同梱物の数量を調整したり、内容を変更したり細やかな対応も可能だ。
（出所：TS-BASE 受発注公式Webサイト）
50以上の機能から自社にとって必要な機能を選んで課題解決が可能な、BtoB受発注に特化したシステム。物流拠点向け倉庫管理システム（WMS）を持ち、大規模な物流センター内でのリアルタイム在庫管理が可能になっている。
入荷時の在庫数と出荷実績から現在の在庫数を自動で算出し、注文、管理システムにリアルタイムで同期することで、余剰在庫や欠品を避け、効率的な受発注が可能。また、出荷明細書や出荷指示書の出力や、棚ラベルの発行によって、ピッキングの時間も短縮できる。
（出所：ロジクラ公式Webサイト）
幅広く在庫に関する業務を効率化するシステム。在庫管理、倉庫管理、受注、入出荷、ピッキング、検品、送り状や納品書の作成、更に追跡番号管理から、ECカート、受注システム連携まで対応している。受注管理システムやECカート、店舗クラウドPOSシステムと連携し、リアルタイムで在庫状況や受注状況を管理し、自動的に出荷指示が出せるのが特徴。
フリーロケーション管理に対応しており、倉庫の保管効率を最大限にアップしながら、ピッキング時にすばやく商品を探し出せる。複数拠点にも対応しており、拠点ごとの在庫もリアルタイムで把握できる。
ECサイトからの大量の発注に対して、受注管理システム（OMS）と倉庫管理システム（WMS）と連携し、自動的に出荷指示を出すRPAを搭載したシステムです。月間の出荷件数が多い場合や、セール時に大量の発注が発生しやすい場合でも、RPAによって業務の負担が軽減されます。
(出所：LOGILESS公式Webサイト)
OMSとWMSが一体型になったEC自動出荷システム。国内主要モールで、APIによる自動取込、自動処理に対応しており、APIが対応していないモールやカートでもCSVで一括登録が可能。また、RPA機能によって、決済ステータスの連動や、出荷指示、出荷の分割や同梱、出荷情報の反映などの細かな管理も自動化できる。
在庫管理や出荷管理のほか、実店舗のPOSシステムとの連携や、複数の倉庫とのネットワーク構築と一元管理にも対応している。
（出所：コマースロボ公式Webサイト）
OMSとWMSが一体型で、RPAを内蔵したEC自動出荷システム。受注から出荷、在庫発注までワンストップで自動化が可能になっている。また、ソフトウェアロボティクスを活用して受注処理やEC連携、データ変換、同梱処理などを自動化することで、処理作業の削減とヒューマンエラーを防止。業務を効率化するだけでなく、誤配送やピッキングミスなどを防止できるのが特徴。
国内の主要ECモールやカート、宅配会社、決済システムとAPIで連携しており、どのようなECサイトの運営体制でも大幅な業務の自動化が見込める。
出荷業務は工数が多く作業に手間が掛かります。しかし、受注から出荷まで時間がかかると、顧客満足度は大きく低下してしまいます。また、誤発送やピッキングミス、受注後の在庫切れなどが発生すると、トラブルに発展してしまうケースもあります。
ほかにも在庫管理がリアルタイムで連携できないと、ECサイト上で在庫切れになってしまい、機会損失が発生してしまいます。
そこで、自社にとって受注から出荷までの一連の業務でボトルネックになっている部分を洗い出し、効率化するシステムを導入することで、業務を効率化し、売上を最大化できます。
出荷管理システムを選ぶ場合は、以下の3つを検討しましょう。
自社に適したシステムを選ぶことで、出荷業務が大きく効率化され、リードタイムを短縮しながらヒューマンエラーを防止できるようになります。ぜひ出荷管理システムの導入を検討してみてください。
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株式会社はぴロジ
1つのシステムで複数ショップの受注から出荷まで対応できるOMS+WMS統合システムです。ECサイトの運用に寄り添った連携機能や出荷機能を追加。ECサイト運用業務...
竹田印刷株式会社
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