最終更新日:2023-09-15
特定技能外国人をはじめとする、外国籍の人材のプロフィールや雇用手続きを管理したい企業・登録支援機関・監理団体の担当者へ。外国人材管理ツールを利用するメリットや具体的な機能、選び方とともにおすすめのツールを紹介します。
外国人材管理ツールとは、日本に在留する外国籍の人材のプロフィールや、雇用に関する手続きを一元管理できるツールです。具体的には、在留資格を申請するための書類作成や、資格更新の期日管理などを行えます。
かつて、外国人が日本で働くためには実務経験を経て「就労ビザ」を取得するのが一般的でした。しかし昨今は、少子高齢化により人材不足が深刻化しています。そこで日本では、2019年に一定の条件下で外国人を受け入れる在留資格「特定技能」を新設しました。
特定技能とは、国内で特に人手不足が認められる12分野14業種において、一定の技能を持つ外国人を受け入れる制度です。特定技能の資格を取得するには、日本語能力試験と技能試験を受ける必要があります。ですが、一定の実務経験や学歴を要する就労ビザより条件が緩和されていることから、特定技能新設の流れを受けて、外国人材を雇用する企業が増えてきています。
外国人材を雇用するにあたって、次のような業務が発生します。
これらの業務をアナログで管理しようとなると、書類の記入もれや期日の管理もれが起こりがちです。また、雇用した人材の国籍に合わせて、日本語教育や生活指導を行う資料を用意するのも手間がかかります。
外国人材管理ツールを利用することで、書類の作成や期限管理がスムーズに進み、業務を効率化できます。また、就労後の教育やフォローを行うための仕組みも充実しており、外国人材の活躍の場を更に広げることができます。
外国人材管理ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
外国人材管理ツールで利用できる機能を紹介します。
| 各種書類・報告書作成 | 在留資格に応じた必要書類を、ツールの指示に従いながら簡単に作成できます。データベースから情報を引き継ぐため、記入もれやミスのリスクを軽減。監査報告書や外国人材からの相談・苦情内容報告書を作成できるタイプもあります。 |
|---|---|
| 外国人材情報登録 | フォーマットに「氏名・生年月日・年齢・性別・国籍・住所・在留資格」などを登録できます。ツールによっては、特定技能申請に必要な項目を登録できるタイプや、在留資格ごとにフォーマットが用意されているタイプも。専門知識がなくても、必要な情報を効率的に入力できます。 |
| ファイル管理（申請書類・資料） | 各種申請書類や資料もクラウド内で一元管理。PC内でファイルを整理したり、どこに資料があるか探したりする手間が省けます。 |
| タスク・スケジュール設定 | 書類作成や在留資格の更新など、あらゆるタスクをツール上に設定。タスクに期限を紐付けてスケジュール管理ができます。また、各担当者が受け持つタスクの進捗状況をグラフで可視化できるため、管理者側は遅延しそうなタスクに対し、担当者に注意を呼びかけることもできます。 |
| アラート | タスクの期限が近づいたらアラートする機能。アラート基準は「1カ月前」「1週間前」など各自で設定できます。 |
| 一括メール送信 | 雇用する外国人材に伝達事項がある場合、一括でメール送信できる機能。 |
| 翻訳 | 外国人材の母国語に合わせて書類申請画面を表示したり、会話を翻訳したりできる機能。英語、中国語だけではなく、ベトナム語やタイ語、ミャンマー語などのマイナー言語にも対応しています。 |
プラスアルファで以下の機能が搭載されたツールもあります。
| 在留カードの偽造確認 | 専用アプリで在留カードのICチップを読み取り、偽造の有無を確認。不正入国外国人を雇用するリスクを防げます。 |
|---|---|
| 日本語教育・生活支援 | 外国人材を受け入れた後の教育・フォローに役立つ機能もあります。たとえば、日本語や日本での生活ルールをレクチャーできるコンテンツを搭載したツールだと、企業側が資料を用意する手間が省けます。 |
| 外国人材とのチャット | SNSのように個別・グループチャットでやり取りできる機能を搭載。連絡手段をツール内で一元化でき、外国人材の質問や相談に素早く応じられます。 |
| 勤怠管理・最低賃金管理 | 勤怠システムと連携することで、外国人材の勤務状況をリアルタイムで管理。過重労働リスクを抑え、快適に働いてもらう仕組みを整えられます。 |
外国人材管理ツールを利用するメリットは、以下の6点です。
外国人材を受け入れるために準備すべき書類は多岐にわたるうえ、書類によっては専門知識がないと理解が難しいものもあります。ですが、ツールを使えば必要最低限の項目を入力するだけで、各種申請書類の作成・提出をスムーズに進められます。
たとえば、特定技能外国人雇用を支援する「さくらJOB」は、外国人材の情報を一通り登録すれば、必要書類に自動で反映。属人化せず誰でも簡単に書類が作れるため、業務の効率アップにつながります。
「とくマネ」も、「カンタン書類作成機能」を搭載。書類の中で重複している項目の入力は不要です。また、書類に誤りが見つかっても、一カ所修正すれば関連書類にも自動反映されるためミスを抑止できます。
「MANABEL JAPAN」は、書類の整理が簡単に行えるのが特徴。受入企業または人材ごとにフォルダを自動で作成し、提出された書類を振り分けて格納します。
外国人材管理ツールを利用すれば、登録した人材情報を一覧で呼び出せて、必要な情報をスムーズにピックアップ。情報をもとに、外国人材を適切なポジションへ配置できます。また、監理団体や登録支援機関で利用する場合は、受入先の企業へ人材提案の幅を広げやすくなります。
「CAMCAT」は登録支援機関だけでなく、受入企業もデータベースを参照・編集することが可能な仕様に。共有されているデータをもとに、人材紹介やポジションの提案がスムーズに進みます。
「かんべえ」は、外国人材を検索する際、氏名だけでなく入国時期や在留資格でもソートでき、探している人材情報に素早くアクセスできます。
ツールによっては、在留カードの偽造確認ができるものも。たとえば「ビザマネ」であれば、在留カードのICチップ情報を読み取る機能があり、カードの偽造有無を簡単に判定。不正入国外国人を雇用してしまうリスクを抑えられます。
「CAMCAT」は、雇用する外国人材が指定した残業時間を超えていたり、最低賃金を下回る時給で働いていたりする場合は即座にアラート。受入企業のコンプライアンス強化につながるとともに、働きやすい環境を整えられます。
雇用後の外国人材のフォローを効率的に行えるツールを選べば、一人ひとりのモチベーションや悩みを把握しやすくなり、より適切な支援が行えるように。雇用後の定着率アップにもつながります。
「さくらJOB」は、外国人材とWeb面談できる機能を搭載。更に、面談中にAIが相手の表情を読み取り、感情を判定。判定結果により仕事への不安を抱えている人材を把握しやすくなり、その後のサポートにつなげられます。
「かんべえ」は、外国人材とのコミュニケーションがはかれるスマホツール「みまもりアプリ」を用意。たとえば、技能実習生が日記を残せる「日記・メッセージ」機能は、実習生の仕事ぶりの確認やメンタルケアとしても活用できます。
外国人材管理ツールの利用は、コミュニケーションの円滑化にもつながります。
たとえば「Linkus」は、外国人材とSNSのようにチャットできる機能が。やり取りをツール内で完結できますし、必要な書類を提出してもらいたい場合もチャットで気軽に呼びかけられます。
「とくマネ」にも外国人材とのコミュニケーション円滑化に貢献する「自動翻訳チャット機能」が搭載されており、対応言語は60カ国以上。国籍を問わず、外国人材と母国語でコミュニケーションが取れます。
eラーニングなど、日本語教育や生活支援をレクチャーするコンテンツを搭載しているツールも。外国人材への教育がスムーズに行えます。
「MANABEL JAPAN」は、同社独自で制作した日本語教育コンテンツや日本語レベルチェックテストを利用可能。雇用した人材の日本語学力の底上げをはかれます。
「CAMCAT」は、オリジナルの日本語教育動画を作成・配信できるサービスを提供（オプション）。自社の業務に必要なコンテンツを自作できるので、即戦力となる人材の教育に役立ちます。
外国人材管理ツールのタイプは、以下の4種類に分けられます。
選び方に移る前に「特定技能所属機関」、「登録支援機関」、「監理団体」について簡単に説明します。
| 特定技能所属機関 | 特定技能外国人を自ら雇用する機関。登録支援機関や監理団体の委託が必要なく、自社で雇用や支援を内製化できます。なお、特定技能所属機関として認められるには、一定の要件を満たす必要があります。 |
|---|---|
| 登録支援機関 | 特定技能外国人を雇用する企業にかわり、外国人材の受入調整や書類管理を担う機関。人材紹介会社、行政書士、社労士事務所などが担い手となっているケースが多いです。 |
| 監理団体 | 技術実習生（母国で習得が難しい技術を習得し、母国で活かすことを目的とした実習生）の管理を担う団体。実習生の受入調整や書類管理に加えて、実習が適切に行われているかを監査する必要があります。ちなみに、監理団体は非営利団体が運営しており、基本的に特定技能外国人の管理はできません。 |
特定技能外国人の雇用を内製化するための書類作成・スケジュール管理機能が充実しているタイプ。日本語教育コンテンツやWeb面談機能など、受入後のフォローを手厚くできる仕組みも整っています。
「SMILEVISA」は、すべての在留資格の新規申請・変更・更新書類の作成に対応しており、ツールに従って入力を進めるだけで簡単に書類を作れます。また、外国人材からの相談・苦情内容を記録し、書類として提出できる機能も標準装備。
「とくマネ」も同様、ツールに表示された項目に「はい」「いいえ」の二択で回答していけば、専門知識がなくても申請書類を作成可能です。
受入企業から委託を受け、特定技能外国人の雇用を支援する「登録支援機関」での利用に適したタイプ。多数の人材を管理できる機能が豊富です。
「dekisugi」には、人材管理に必要な各タスクを担当者に割り振れる機能を搭載。誰がどのタスクに着手しているか一目でわかります。進捗状況を可視化できるので、特定のタスクのもれや遅れも見逃さず、管理者やメンバー同士で呼びかけやすい体制を整えられます。
「Linkus」は、書類を外国人材のプロフィールと紐づけてクラウド上にアップロードできます。アップした書類は、必要に応じてダウンロードも可能です。
株式会社日立システムズの「外国人雇用管理サービス」は、人材プロフィール入力画面において、36種類の在留資格に応じたフォームを呼び出せます。フォームに従って情報の登録を進めれば良いため、専門知識が必要なく属人化しない管理体制を整備できます。
技能実習生の受入調整を行う「監理団体」の利用に適したタイプ。書類作成やスケジュール管理だけでなく、技能実習計画書や監査報告書がスムーズに作れる機能も搭載されています。
「かんべえ」は、スケジュール管理機能に特徴があります。技能実習生や特定技能人材が日本へ入国した日を登録すると、帰国までに行うべき一連のタスクを自動生成。タスクは期限とともに一覧表示され、期日が迫るとタスクの色が変わるため管理に役立ちます。
在留カードの偽造チェックや就労可否判定、ツール内での申請書類管理など、特定の業務を効率化できるタイプ。自社の目的やニーズに合ったツールを選ぶのがおすすめです。
「ビザマネ」には、在留カードの情報をもとに応募者が自社で就労可能かを「○」「×」で判別する機能が。200種類以上もの就労パターンから、雇用可否を自動で判断する便利な機能です。
「noborder」は、特定技能申請などの各種書類を作成するためのヒアリングが効率的に行えます。申請に必要な項目を網羅したフォームを、URLで相手方へ簡単に送付。電話やメールでやり取りする必要がなく、情報の聞きもれを防げます。また、ステータス確認画面では相手がメールを開封したか否かも表示されるので、必要に応じて相手にリマインドしやすいです。
自社で外国人材を雇用する「特定技能所属機関」におすすめの管理ツールを紹介します。
（出所：さくらJOB公式Webサイト）
特定技能外国人の申請管理・支援に特化したツール。人材プロフィールの登録、所属先登録を行うだけで、各申請書類を簡単に作成。各外国人材の在留資格の更新や在留期限、提出書類、面談状況なども一元管理できる。
また、外国人材の雇用や定期フォローに利用できるWeb面談機能にも特色が。AIが画面に映った人の表情を読み取り、感情を判定。判定結果によって、仕事に悩みを抱えたスタッフに気づきやすくなり、その後のフォローへつなげられる。更に、Web面談の内容は自動で文字起こしされるのも特徴。言語や文化の違いにより発生しがちなコミュニケーションロスを軽減できる。文字起こしはログとして蓄積されるので、どの担当者が何を話したか一目でわかり、業務の引き継ぎにも役立つ。
（出所：SMILEVISA公式Webサイト）
特定技能外国人を受け入れる企業向けに、新規採用・管理の内製化を支援するツール。すべての在留資格の新規申請・変更・更新書類の作成に対応しており、ツールの案内に沿って入力を進めるだけで出力できる。外国人材からの相談・苦情内容を記録し、書類として提出できる機能も標準装備。また、求人に応募してきた外国人材が、自社の受け入れ要件を満たしているか即座に判定する機能も便利。表示されるいくつかの質問に答えるだけで、可否の判定ができる。
オプションで、外国人材雇用の内製化を検討している企業と月1回の面談を設け、必要なノウハウをレクチャーしてくれるのも嬉しい。不明点はチャットやメールで何度でも質問でき、特定技能外国人を自社で管理する体制整備をサポートする。
（出所：とくマネ公式Webサイト）
特定技能申請書類の効率的な作成に強みのあるツール。ツールの指示に従って「はい」「いいえ」で項目に回答していけば、専門知識がなくても申請書類を簡単に作れる。入力後に誤りが見つかっても、一度修正すれば関連書類にも自動反映され、ミスを抑止する。また、外国人材自身が記入・提出する在留資格申請書類も簡単に作成できる仕組みを整備。英語や中国語、韓国語などおよそ10カ国の言語で申請書類画面を表示でき、各人材が母国語で対応しやすい。
外国人材を教育・サポートする機能も搭載。一例として、地方自治体での手続き方法など日本での生活ルールを解説したオリエンテーション動画や、日本語を学べるオンライン講座などを用意。そのほか、外国人材とのコミュニケーション円滑化に貢献する「自動翻訳チャット機能」も便利だ。
（出所：MANABEL JAPAN公式Webサイト）
外国人材を雇用するために必要な人材管理と教育管理が行えるツール。プロフィール登録画面においては、基本情報はもちろん特定技能資格の取得に必要な項目も網羅。在留資格の更新が近づいたらアラート設定できるので、更新もれを防げる。
更に、あらかじめ設定した業務フローに沿ってタスクを設定できる機能や、各人材の在留資格の更新状況をグラフ化する機能もあり、いずれも管理に役立つ。書類管理においては、受入企業または人材ごとに自動でフォルダを作成し、書類を振り分けてくれる機能が便利だ。
また、外国人材の教育を支援する機能も充実。一例として、「MANABEL JAPAN」独自で制作した日本語教育eラーニングや日本語レベルチェックテストを利用することで、受入人材の日本語学力の底上げをはかれる。
受入企業にかわり、特定技能外国人の管理を行う「登録支援機関」向けのツールを紹介します。
（出所：dekisugi公式Webサイト）
受入先の企業や外国人材のマスターを登録して、管理業務を一元化できるツール。登録したマスターをもとに、在留資格証明書の交付申請や更新はもちろん、監理団体向けの業務である技能実習計画や監査報告書の作成も効率化。また、スケジュール管理画面では自身のタスク、組織全体のタスクを表示。進捗状況を一目で確認できるほか、複数のタスクを抱えていても作業の抜けもれ、遅延にすぐに気づける。各タスクをメンバーに割り振る機能もあり、誰がどのタスクに着手しているかわかりやすいのもポイントだ。
管理する人材が100名以下であれば無料で利用可能。また、情報セキュリティにおける国際規格を取得しているのでセキュリティ対策も万全だ。
（出所：Linkus公式Webサイト）
特定技能外国人の雇用において必要な申請書類の作成・管理が行える登録支援機関向けのツール。特定技能申請書類は、あらかじめ入力した外国人材プロフィールから情報を反映して作成可能。提出された書類はプロフィールと紐付けてアップロードできるほか、必要に応じてアップした書類を再びダウンロードすることも。進捗管理においては、面接・就業準備・就業・帰国までの進捗がわかりやすく表示されるので、登録支援機関にとって使いやすい。更に、外国人材と個別・グループでチャットできる機能もあり、一連のやり取りをメールや他のツールを使わず完結できるのもポイントだ。
そのほか、登録支援機関の業務の一環で、受入企業の支援状況を記録する定期巡回報告書がスマホで作れる機能も。
（出所：CAMCAT公式Webサイト）
雇用する外国人材の在留資格に応じて、必要書類の案内や書類の共有、書類提出の期限管理を行えるツール。大きく分けて「情報管理機能」、「アラート機能」、「メール機能」を搭載。情報管理機能は、外国人材の情報管理や各種書類・帳票の出力などができる。アラート機能は、書類提出の期限だけでなく、就労者の残業時間が法定時間を超過しそうな時や、最低賃金を割った給料を算出しようとした場合などにも設定でき、事務ミスを軽減。メール機能は、外国人材全員にアナウンスしたい情報を一斉配信できる機能だ。
別売で、就労外国人材の勤怠管理が行えるシステム「T-REX」とも連携可能。受入企業側は、勤務実績一覧や超過残業者情報を簡単に出力でき、残業の多い労働者の是正を促しやすくなる。
（出所：外国人雇用管理サービス公式Webサイト）
シンプルなUIで構成された外国人材管理ツール。外国人材プロフィール登録画面では「特定技能」、「技能実習」、専門的な技術や知識を有する「高度人材」など、36種類の在留資格に応じたフォームを呼び出せるのがポイント。フォームに従って入力を進めるだけで良いので専門知識が必要なく、属人化しない管理体制を整えられる。また、書類申請や在留資格の更新など関連するタスクはガントチャート形式で見える化。タスクにはすべてアラート機能を付与でき、通知時期も自由に設定できる。
料金体系は、登録人材が25人までなら一律37,500円。それ以上は、人数に応じて料金が変動する。
主に技能実習生の受入や管理を行う「監理団体」の利用に適したタイプを紹介します。
（出所：かんべえ公式Webサイト）
技能実習生や、特定技能外国人材の受け入れ・管理業務をサポートするツール。外国人材を検索する際は、氏名だけでなく入国時期や在留資格でもソートでき、探している人材情報に素早くアクセスできる。作成できる書類の種類も豊富で、監理団体に必要な技能実習計画書や監査報告書の作成もスムーズだ。スケジュール管理機能に関しては、技能実習生や特定技能外国人が日本へ入国した日を入力すると、帰国までに行うべきタスクを自動生成。タスクは期日が迫ると色が変わって表示され、管理に役立つ。
そのほか、外国人材とのコミュニケーション活性化をはかれるスマホツール「みまもりアプリ」を搭載。技能実習生がアプリで日記を残せる「日記・メッセージ」機能は、実習生の仕事ぶりの確認やメンタルケアとしても活用できる。
最後に、特定の業務を効率化できる外国人材管理ツールを紹介します。
（出所：noborder公式Webサイト）
特定技能の申請など各種書類を作成するためのヒアリングや進捗管理をツール内で完結できるツール。申請に必要なヒアリング内容を網羅したフォームを、URLで簡単に相手へ送付できる点が特徴。ステータス確認画面では、相手がメールを開封したか否かまで表示されるので、進捗管理に役立つ。
スケジュール管理機能も充実しており、案件ごとのステータスを「書類収集」「入管申請」などの項目でわかりやすく表示。また、各ステータスには期日・リマインドを設定できるので、在留期限が迫っている手続きもスムーズに進められる。
入管申請業務を専門としている行政書士事務所所属のスタッフが多数在籍。運用するうえで不明な点はもちろん、各書類の専門的な知識もレクチャーしてくれるため、書類申請を自社で内製化したい企業に最適だ。
（出所：ビザマネ公式Webサイト）
外国人の雇用にあたって必要な業務の負担を軽減する人材管理ツール。最大の特徴は、偽造された在留カードを正確に見分けられること。在留カードのICチップをもとにアプリでデータを読み取り、情報を反映。偽造カードの場合、正しい情報が反映されない仕組みになっている。在留カードの情報をもとに、応募者が自社で就労可能かを「○」「×」で判別する機能も。専門知識がなくても雇用可否判断を簡単に行える。
外国人材のプロフィールは、システム上で一括管理可能だ。また、各人材が持つ在留カードの期限3カ月前から、更新をリマインドする機能を搭載。更新後の在留カードの写真がアップロードされるまでリマインドが届く仕様になっており、更新もれのリスクを確実に回避できる。
外国人材を雇用するための書類作成や期日管理業務は非常に煩雑です。イチからアナログで管理しようとなると手間がかかるうえ、書類の記入もれやタスクの見落としが発生する可能性も否めません。
これらのミスを抑制し、業務を効率良く回すために役立つのが外国人材管理ツールです。外国人材ツールであれば、ツールの案内に従うだけで複雑な書類を簡単に作成できます。また、書類の期日や外国人材の在留期限もスケジュール機能を利用して管理しやすくなり、業務の更なる効率化が期待できます。
外国人材ツールは「特定技能所属機関」向け、「登録支援機関」向け、「監理団体」向けタイプのほか、特定の業務に特化したタイプもあります。今回の記事を参考にしながら、自社のニーズに合った外国人材管理ツールを選んでみてください。
外国人材管理ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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