最終更新日:2024-06-03
社宅管理業務に負担を感じ、アウトソーシングによる効率化を検討している管理部門の方へ。社宅代行サービスのタイプや依頼できる業務の範囲、比較のポイントとともにおすすめのサービスを紹介します。
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社宅代行サービスとは、企業や代行会社の名義で借りている「借り上げ住宅」において、社宅管理業務を代行するサービスです。
企業が保有する「社有住宅」と違って、「借り上げ住宅」は不動産会社や家主との交渉、契約・更新・解約の諸手続き、支払い調書の作成といった複数の事務作業が発生します。特に、人事異動による配置転換、新入社員の入社、勤務地・工場の移転などがある年度末の時期には、短期間に多数の社宅を手配しなければいけません。
社宅代行サービスを使えば、担当者の作業負担を軽減できるうえ、不動産の専門家による適切なサポートも受けられます。
主に、以下のようなメリットを目的に導入・利用されています。
社宅管理業務は、人事異動が多い春先や秋に負荷が集中しがちです。物件の手配や新規契約業務など、時間がかかる細かい手続きも多いため、担当者のリソースを中・長期間にわたって圧迫する懸念が。
社宅代行サービスは、契約手続きから書類の作成まで一貫して対応するので、コア業務への影響を最小限に抑えられます。
借り上げ住宅の契約には、不動産の専門知識を必要とするため、業務が属人化しやすく、研修コストも増加しやすい傾向にあります。また、条件に見合った物件を該当地でイチから探すのは、大変な労力が必要です。
社宅代行サービスなら、専門家が諸手続きを代行するほか、全国の不動産からピックアップされた、条件の良い物件を選べます。
複数拠点で社宅を用意する場合、管理会社や家主との契約管理が複雑に。社宅代行サービスを利用すれば、企業側の窓口を代行会社だけに絞れるので、事務負担の軽減につながります。管理体制をスマートにしておけば、トラブルの解決もスムーズに。
社宅代行サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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代行会社によって提供するサービス内容は異なりますが、主に下記のような業務を依頼できます。
全国の提携不動産会社から提供された情報をもとに、社宅管理規定に合致する条件の物件を提案。入居者が自ら物件を探す場合には、希望に合わせて調整・内見手配を行います。
新規契約時に必要となる、希望物件への申し込み、一時金の支払い、契約内容の交渉といった業務を一括で代行。サービスによっては、鍵の受け渡しから契約書の捺印代行・保管まで対応。管理会社や家主との折衝をスムーズに進められます。
入居時には、家賃や敷金・礼金、修繕費などの諸費用を立て替えて支払います。契約費用は一括請求するため、企業の事務負担を軽減。
更に、入居者の負担となる引越し業者の手配、電気・ガス・水道の契約まで代行するサービスなら、転居手続きに追われることなく業務の引き継ぎに集中できます。
毎月の家賃支払いの建て替えや、契約更新時における更新条件の精査や契約書作成などを代行。解約の際には、管理会社や家主への解約通知や、原状回復費用の交渉を行います。
固定費の見える化に加えて、不利な条件での契約更新や退去トラブルの防止といったメリットが期待できます。
家賃負担明細書や支払調書などの関連帳票の作成も、社宅管理業務に含まれます。税務署への書類提出が義務付けられている場合も、専門家による正確性の高い書類を提出できます。
社宅代行サービスのタイプと、代行サービスを導入するほどではない場合に選択肢となる「社宅管理システム」について解説します。
社宅代行サービスには、「事務代行方式（代理人方式）」と「転貸方式」の2種類があります。
事務代行方式（代理人方式）とは、契約手続きや賃料支払いなどの事務的な業務を主に代行し、賃貸借締結や借主の負う義務についてはサービスに含めない方式です。
一方で、転貸方式は委託会社が借主となるため、社宅管理業務のほとんどを代行します。委託できる業務範囲が広い分、より効果的な業務負担の軽減を見込めますが、事務代行方式よりも委託費用が増える傾向にあるので注意が必要です。
また、その両方に対応している代行サービスと、どちらかにだけ対応しているものとがあります。たとえば、転貸方式に特化した「teNta Ace」は、物件の紹介や各種費用の交渉はもちろん、ライフラインや引越しの手配といった転居手続きのサポートまで対応しています。
社宅代行サービスを導入するほどの事業規模ではない、もしくは十分な予算確保が難しい場合には、管理業務を効率化するために「社宅管理システム」を利用するのもおすすめです。
たとえば「しゃたくさんLite」では、社宅管理業務をクラウドサービスに集約。必要に応じて一部の業務をアウトソーシングすることもできます。また「借上くん」では、借り上げ住宅と社有住宅をまとめて管理できるほか、企業に合わせたカスタマイズも可能です。
社宅代行サービスは代行会社によって規模や対応範囲が異なります。自社に合ったサービスを選ぶための比較ポイントは下記の通りです。
全国の様々な地域において、豊富な物件候補から社宅を選びたい場合は、多くの不動産会社と提携しているサービスを選びましょう。
たとえば、「長谷工ビジネスプロクシー」は、全国の優良不動産会社約160社2,000支店と提携。個別案件からまとめ借りまで、多様なニーズに対応しています。また、「リロの社宅管理」は、全国の不動産会社4,000店舗のネットワークを活用し、Webシステム上で24時間365日の物件紹介が可能。有人窓口によるサポートも受けられます。
「スターツコーポレートサービス」の場合は、50年以上続く不動産事業のノウハウを活かし、法人対応に優れた全国3,000店舗からなる不動産ネットワークを構築しています。
ただし、物件数の豊富さだけでなく、初期費用や原状回復費用の交渉、トラブル対応といった借主向けのサポートを提供しているかどうかも、事前に確認しておきましょう。
サービスによっては、契約可能な最小戸数が定められているものも。たとえば「ギガプライズ」では、管理の委託は10戸以上からとなっています。しかし、単身赴任などの事情から、少数の社宅を管理したい場合もあるでしょう。
そういった場合には「LIXILリアルティ」のように、1戸から委託可能なサービスがおすすめ。状況に応じて、戸数に合ったサービスとプランを選択しるのがポイントです。
社宅管理サービスは、基本的に借り上げ住宅向けです。社有住宅の管理も同時に委託したい場合は、それに対応したサービスを選ぶ必要があります。
たとえば「長谷工ビジネスプロクシー」の「社宅管理代行」は、社有住宅プランを用意。社有住宅の保守点検や官公庁等への届け出、長期修繕計画の作成を含む建物管理を委託できます。
また、「東急住宅マネジメント」の「保有社宅管理業務代行サービス」は、①基本的な契約管理を請け負うソフト管理、②施設管理や食堂運営などの満足度向上に関わるハード管理、③土地を利用した資産活用の、3つの観点から必要なサポートを選べます。
入退去申請や進捗管理、支払い手続きなどのために、「社宅管理システム」を用意しているサービスも多数あります。社宅管理業務をシステム上で処理できれば、入居者と管理者双方の負担軽減に役立つので、UIの使いやすさ、スマホ・タブレットからのアクセス可否などを確認しておくといいでしょう。
たとえば、「東急住宅マネジメント」の「TORUSなび」では、入居者が物件紹介依頼と入・退去申請を行えるほか、管理者は申請内容をシステム上で一括管理できます。企業ごとのカスタマイズも可能です。
また、「長谷工ビジネスプロクシー」の「HASEKO社宅NAVI」は、物件検索や契約手続きの基本機能はもちろん、進捗管理、アラート、自動配信メールといった便利な機能を搭載。スマホやタブレットにも対応しており、煩雑な管理業務もスマートに。
事務代行方式と転貸方式の両方に対応した社宅代行サービスをご紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
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（出所：社宅管理代行サービス公式Webサイト）
集合住宅向けISP（インターネットサービスプロバイダー）を基盤とする同社の社宅代行サービス。システム開発や運用・保守の実績を活かして、柔軟で使いやすい社宅管理システムを提供している。社員の異動情報、社宅規程の共有、申し込み～契約締結までの進捗確認といった業務を一括で管理できるため、企業側の負担を大幅に軽減。専門スタッフが不動産知識が必要な業務を代行してくれるのも安心だ。
全国約3,600店舗の提携不動産会社ネットワークを保有し、約300万戸から物件紹介が可能。オプションでマンスリーマンションや家具・家電のレンタルサービスの手配もできるため、長期間の出張や短期の赴任など幅広いシーンで活用できる。
（出所：社宅管理代行サービス公式Webサイト）
物件紹介はもちろん、賃貸借の契約業務、賃料などの支払い、日常のトラブル対応までカバーする代行サービス。社宅に関する煩雑な業務を、まとめて賃貸物件管理のプロに任せられる。
貸主との契約や入出金の手続きなど、すべての窓口が一本化されるため、担当者の業務負荷を軽減。コア業務にリソースを割けるようになる。更に、長年の経験に基づいた丁寧なチェックにより、不利な条件で契約を結んでしまうリスクも回避。原状回復費においても的確な査定を実施し、コストカットを実現する。
（出所：社宅管理代行公式Webサイト）
借主の立場に寄り添ったサポートを提供する社宅管理代行サービス。全国で約160社2,000支店と提携しており、社宅・寮の管理業務から入居者のライフサポートまで、多様な要望に対応できる。
委託を希望する業務範囲に応じて用意された4つのプランは、企業のニーズに沿ってカスタマイズできるため無駄なコストが発生しない。契約及び解約時には、借主に不利になるような条文の是正・削除を協議するほか、運用開始後も定期的な報告とヒアリングを実施。また、社宅に関する業務を一元化できる専用のWebシステムは、スマホやタブレットに対応。標準機能であれば無料で利用可能だ。
（出所：社宅代行サービス公式Webサイト）
20年以上の歴史と実績を活かした、スピーディーな対応が特徴的なサービス。同社独自の情報収集力によって、異動が集中する繁忙期でも、最短当日で質の高い物件を紹介してくれる。
契約前の物件情報提供から解約手続きまで、一連の業務の英語で対応できるという強みを持つ。また、オプションのWeb管理システム「TORUS」を導入すれば、煩雑な手続きはWeb上で完結。入居者と管理者、双方の負担軽減に役立つ。保有社宅の管理代行オプションを利用すれば、不動産関係の法令遵守や施設の修繕工事など、専門知識が必要な業務でも丁寧なサポートを受けられる。
（出所：リロの社宅管理公式Webサイト）
転貸方式のパイオニアであり、自社独自のノウハウの強みを持つサービス。転貸方式によるフルアウトソーシングで、作業コストを大幅に削減したい企業におすすめ。企業は同社との契約のみで済むため、業務効率の向上はもちろん、コンプライアンス面のリスク回避にもつながる。事務代行方式も選択可能。
契約の当事者として社宅に向き合ってきた経験を活かし、借主目線で代行業務を提供。新規導入時に作成する問診票や工数確認シートにより、企業の課題解決に丁寧に対応する。経験豊富な社宅のスペシャリストを直接指名して、自社の社宅制度について相談できるのも嬉しい。
（出所：ANSWER公式Webサイト）
1995年、他社に先駆けて社宅管理業務代行をはじめた老舗サービス。築き上げたネットワークを駆使して、全国31の事業所と2,200の不動産会社から選りすぐりの優良物件を紹介してくれる。
退去時には、建物の設計・施工や管理など、それぞれの専門知識を有するプロフェッショナルが、原状回復費用を精査。借主である企業の立場で請求内容を吟味するため、企業の不当な支払いを防止する。管理業務においても、各企業の専用管理チームが社宅決定からアフターフォローまで責任を持って担当し、問い合わせを一本化。業務効率化や管理コストの削減、専門性の向上といったメリットが期待できる。
（出所：社宅代行サービス公式Webサイト）
「企業側の立場にたった社宅代行」がキャッチフレーズのサービス。大手不動産会社、仲介会社、地域の有名仲介会社など、自社ネットワークに限らず多彩な選択肢を用意しているため、土地勘のない地方での社宅物件探しにも適している。
年間の敷金返還率データ、更新時の家賃減額データの提供によって、費用対効果の検証が可能に。導入前には、Webサイトの料金シミュレーターを利用し、簡単に導入費用を試算できる。通常の物件探しはもちろん、家具家電付きマンスリー物件を探したり、短期間での多数の物件を手配したりと、社宅業務に関する課題を全面的にサポートする。
（出所：社宅代行サービス公式Webサイト）
不動産の賃貸・仲介・管理を手掛ける、スターツコーポレーションのグループ会社が提供する社宅代行サービス。利用者のエンゲージメント向上に強みを持ち、ただ社宅を用意するだけではなく、福利厚生の一つとして、高品質の住環境を従業員に提供したい企業を支える。
日本全国で3,000店舗を超える不動産ネットワークから、優良物件をピックアップして紹介。物件の手配、各種契約業務はもちろん、社宅の選定ルールの刷新や、転勤時の負担軽減に向けた施策を通じて、入居者の満足度向上に寄与する。テレワーク環境でも申請＆承認フローを行いやすい、独自開発の社宅管理システムを備えている点も特徴だ。
事務代行方式に対応した社宅代行サービスをご紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：社宅代行サービス公式Webサイト）
あらゆるニーズにワンストップで応える社宅代行サービス。家具家電付きで知られる「レオパレス」の物件を、サービス委託料を抑えてリーズナブルな料金で利用できるのが強みだ。もちろん、全国の不動産会社と提携しているので、レオパレス以外の物件にも対応している。
新規契約から更新業務、解約業務、月次・年次業務まで、社宅管理に関する事務作業を一手に代行。新規契約時には、物件の確定後、最短で翌日に同社が立て替え支払いを行うため、急な人事異動の際も安心して利用できる。
転貸方式に対応した社宅代行サービスをご紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：teNta Ace公式Webサイト）
NTTグループで培った豊富な実務経験と知識に強みを持つサービス。転貸方式に特化しており、多種多様な課題に対応することができる。物件の紹介だけでなく、各種費用の交渉や引越しの手配、社宅制度の見直し、ライフラインの手配なども依頼できるため、業務負担を最大90%削減することが可能だ。
社宅管理のプロによる迅速で柔軟な対応は高く評価されており、直近3年間の解約率は0%という実績を持つ。NTTの完全子会社である同社の、信頼性の高い財務体質により、貸主に転貸を断られるリスクも低い。
コストを抑えつつも、社宅管理業務を効率化したい場合におすすめの社宅管理システムをご紹介します。
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（出所：借上くん公式Webサイト）
社宅管理情報のデジタル化により、業務の自動化を推進するシステム。借り上げ社宅と社有住宅の契約管理、支払い管理、支払い調書作成といった業務をシステムで一元化できる。
入力作業やチェック作業の自動化によって、Excelファイルや紙による処理で発生していた入力もれ、支払い期日の見逃しといった人的ミスを防止。また、税務署指定様式の支払調書をボタン一つで作成でき、オプションでマイナンバー印刷にも対応している。企業のニーズに応じたシステム提案をしてくれるため、柔軟なカスタマイズが可能な点も魅力。
（出所：しゃたくさんLite公式Webサイト）
20年以上の実績を誇る社宅管理のプロである同社が、ノウハウをもとに開発した社宅管理システム。代行サービスと社宅システムを必要に応じて使い分けることができるため、外部委託のコストを最小限に留めたい場合に選択肢となる。
物件紹介依頼、引越し手配、社宅台帳、手続き進捗管理、支払調書のデータ作成といった業務をシステムに集約することで、担当者の負担を削減。また、各種手続きや家賃の送金代行、マイナンバーの収集管理など、繁忙期に嬉しい代行サービスを取りそろえたスタンダードプランも用意。
社宅管理業務は人事異動の多い春や秋に集中し、専門的な知識も必要とする特殊なバックオフィス業務です。そのため、煩雑な手続きによる担当者の負担増加、業務の属人化といったリスクも抱えていますが、社宅代行サービスを利用すればそれらの業務をまとめてアウトソーシングできます。
社宅代行サービスには事務管理に特化した「事務代行方式」と、社宅管理業務の全般を代行する「転貸方式」の2種類があるので、予算と委託したい業務の幅の両面から検討しましょう。自社に合ったサービスを選ぶ際のポイントは、下記のとおりです。
社宅代行サービスを活用すれば、コストを抑えつつ社宅を管理でき、福利厚生が充実することで社員のモチベーション向上にもつながります。
本記事を参考に、自社に合った社宅代行サービスを探してみてください。
社宅代行サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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株式会社ギガプライズ
柔軟な仕組み構築が可能な社宅管理代行サービス。物件紹介・契約管理・支払調書作成など幅広く対応。システム開発力とネットワークで、効率化とコスト削減をサポートします...
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