最終更新日:2024-05-09
Excelや既存システムを利用した帳票作成に限界を感じ、専用システムによる効率化を検討している方へ。帳票作成ツールの機能や選び方、比較のポイントと共におすすめのツールを紹介します。
帳票作成ツールとは、注文書や請求書といった各種帳票類を電子化して作成できるツールです。
帳票類はExcelや社内システムでも作成できます。しかし、業務や取引先に応じて、項目の入力やフォーマットの異なる帳票を作成しなければいけないことも多く、転記などに時間がかかってしまうのが問題です。また、帳票の要件が変わるたびに入力項目やレイアウトを作成し直したり、システムの機能改修をしたりといった手間がかかることも。
帳票作成ツールを用いると、用途に応じた帳票のレイアウト設計をプログラミングの必要なく簡単に行えるため、多種多様な帳票の作成・変更にかかる負担を軽減できます。また、外部システムと連携すれば、必要なデータを反映した様々な形式の帳票を作成・出力でき、業務効率化につながります。
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帳票作成ツールは、主に以下のような機能を搭載しています。
記載する項目、レイアウトなどを要件に合わせてデザインする機能。多くの場合、ツールが提供するGUIエディタやOfficeソフトを利用して、プログラミング不要で作成できます。また、既存の帳票をツールに取り込んで活用できるものも。
PDFやExcel、CSVなど様々なファイル形式に出力。対応するファイル形式が多いほど、帳票出力後の工程におけるデータ活用の機会も広がります。
一部のツールには、出力した帳票を自動でフォルダ分けするなど、保管・管理まで効率化できる機能が搭載されています。中には、蓄積したデータを分析して、業務改善に役立てられるツールも。
データベースやクラウドサービスといった外部システムとの連携機能。様々なシステムからデータを取得することで入力の手間削減、転記ミスの防止といった効果が期待できます。
大量の帳票を印刷する際に、帳票データが重いと時間がかかってしまうことも。大量の帳票を出力することが多い場合は、帳票データを軽量にして大量のデータでも高速印刷できるツールが適しています。
帳票作成ツールは以下の5タイプに分けられます。それぞれの特徴と選び方について解説します。
帳票の作成から出力までブラウザ上で完結できるクラウドタイプ。サーバーの環境を構築したり保守運用したりといった手間やコストをかけずに導入できるのがメリットです。
たとえば、「Fleekform」では、出力後の配布までクラウド上で完結。帳票データを配信して複数拠点で共有できるのに加え、クラウドストレージや外部サービスとの連携で、帳票出力後の管理やリモート印刷をサポートする機能を備えています。
社内のセキュリティ・ポリシー上、重要なデータを扱う場合は、クローズドな環境でも使えるオンプレ型がおすすめ。クラウド型とオンプレ型の両方に対応しており、どちらかを選択できるツールもあります。
たとえば「Create!Form」は、クラウドに加え、WindowsかLinux、基幹システムなどといった環境に合ったモデルを選べます。また、「xReport」はCSV などのファイルからデータ変換・帳票作成ができるだけでなく、SQL Server・kintoneといった複数のデータベースやクラウドサービスからデータを抽出して、統合できる点にも強みを持ちます。
主に紙を用いて作業日報や品質検査表、不具合報告などの帳票を作成・運用している、製造・物流・建築業などの現場向けのタイプ。帳票の中でも特に、現場帳票の作成から入力データの管理までの業務を電子化して効率アップしたい場合は、現場帳票を専門に扱うツールが選択肢となります。
たとえば「i-Reporter」は、現場ノウハウの詰まった既存の紙帳票のレイアウトを、そのまま電子帳票に置き換えることが可能。また、現場での写真撮影や手書きメモを作れるフリードロー機能など、現場での入力作業をサポートする便利機能を豊富に備えています。
ノーコードで業務システム・アプリを開発できる「kintone」に登録したデータを使って、帳票を作成したい場合向け。kintoneの機能を拡張してスムーズなデータ連携を実現します。kintone上のデータを帳票として直接出力できるので、Excelへの転記などは不要です。
たとえば「プリントクリエイター」では、ワンクリックでkintoneに登録されているレコードをまとめて帳票出力する機能を搭載。また、帳票出力するkintoneアプリ数の制限なく利用できます。
Salesforceに登録したデータを使って帳票を作成したい場合向け。連携することで、Salesforce上で自由に帳票出力や配信できます。
たとえば「Fleekdrive」は、Salesforceのオブジェクト一覧から、帳票出力したい項目をドラッグ＆ドロップするだけで帳票を作成可能。帳票が動的に変化する部分とデータとの関連付け（マッピング）も簡単に行えます。
上記のタイプを踏まえたうえで、帳票作成ツールを選ぶ際に留意したい3つの比較ポイントについて解説します。
新規取引や業務プロセスの変更などに伴い、帳票の様式を新しく作る、または作り替える機会は頻繁にあります。そのため帳票作成ツールには、帳票作成業務を効率化するための様々な機能を備えており、それらが自社の作成フローに合っているか確認しておくことが大切です。
たとえば「SVF cloud」は、紙帳票やPDF帳票を取り込み、レイアウトファイルを作成。既存の帳票資産を活用できるほか、80種類の帳票サンプルも用意されており、レイアウトにかかる工数を大幅に削減できます。
また「Create!Form」は、PDF・Excel・Wordで作られた既存帳票をインポートできるのに加え、帳票上の変数部分とデータを自動で関連付けられる自動マッピング機能を搭載。「Fleekform」のように、帳票上にツール独自の関数を用いて、宛名や小計が自動で記入されるレイアウトを作れるツールも。
Excelで帳票の修正や加工を行いたい場合、Excel上での帳票作成に対応しているツールを選びましょう。既存のExcel帳票を活用できるのに加え、Excelの関数やグラフを利用できるツールもあります。
「xReport」はExcel形式で出力する際に、元データの項目名に対応した値をコメント欄に設定して、レイアウト上での配置場所を視覚的に確認しながら帳票を作成できます。また「Fleekform」は、Excelのグラフ機能の利用に対応。メイン帳票の中に複数の別の帳票を配置するサブレポート機能を備えているので、Excel上で自由度の高いレイアウトを実現できます。
作成した帳票の保管や配信といった作成後の業務も効率化させたい場合、帳票出力後に利用する外部サービスや自社システムと連携可能かどうかを確認しましょう。
たとえば「oproarts」は、「GMOサイン」などの電子契約システムと連携して、作成した帳票データへの電子署名が可能。契約にかかる手作業の削減と締結時間の短縮を実現します。また、SMS送信サービス「空電プッシュ」と連携すれば、帳票のSMS配信も可能に。
また、データの入力元となる上位システムとの連携機能も、帳票作成の手間削減に有効です。帳票作成に必要なデータや業務フローと照らし合わせて、自社に合ったデータのファイル形式に対応しているか、API連携に対応しているかといった点を確認しましょう。
たとえば「Create!Form」では、CSVやXML、Text、データベースを入力データとして使用できます。「CROWNIX」ではCSV、XML、jsonに対応。また、「SVF cloud」ではWebアプリケーションで利用できるAPIに加えて、帳票出力や帳票イメージ取得など、いくつかのサンプルプログラムも提供しています。
保守運用にかかるコストを抑えられる、クラウドタイプの帳票作成ツールをご紹介します。
（出所：SVF Cloud公式Webサイト）
累積35,000社以上に帳票基盤ソリューションを提供するクラウド帳票サービス。利⽤中の業務システムから帳票出⼒できるモデルと、SalesforceやServiceNowユーザー向けのモデルを用意している。
ツール内で作成した帳票レイアウトと、各種クラウドサービスやアプリなどのデータとを組み合わせて、帳票を作成。既存の紙帳票・PDF帳票を取り込んでレイアウトを出力したり、Excel・Wordのアドインを使用して帳票を設計したりと、帳票設計の効率化に役立つ機能がそろう。新規作成する場合も、既存帳票レイアウトの移行も、ノンプログラミングで簡単に設計できる。電子ファイル化や紙出力（印刷）だけでなく、FAXやメールといった出力先を選べるのも魅力。
（出所：Create!Form公式Webサイト）
高速で安定した帳票出力や、幅広いシステム環境への対応に強みを持つ帳票作成ツール。業務要件や目的に合わせて、PDF・HTML・Excel・印刷といった出力形式や、運用環境にあったモデルを選べる（出力形式それぞれにライセンス費用が必要）。
帳票デザインはGUIエディタで直感的な操作が可能。グラフやチャートやバーコード、画像、明細表・集計表もドラッグ&ドロップでレイアウトし、プロパティを設定するだけで目的に合った帳票を作成できる。
既存の帳票はインポート機能で取り込みできるほか、帳票上の変数部分とデータを関連付ける自動マッピング機能も備えている。複合帳票などの複雑な帳票の作成、0.01mm単位の緻密な位置合わせなどにも対応。あらゆるプリンターへの印刷における高速で安定した出力処理にも強みを持ち、一日に数万ページの出力を求められる大量印刷業務においても、高いパフォーマンスを発揮する。
（出所：oproarts公式Webサイト）
企業規模や業界を問わず採用され、1,000社以上での導入実績を持つクラウド型電子帳票システム。電子帳票の作成から、上位システムへ帳票データを取り込む入力支援まで、多様な使い方ができる。
業務でよく使う見積書や請求書といった帳票類の標準テンプレートを用意しているほか、帳票テンプレートの新規作成も可能。デザインツールはOfficeアドインを利用するものと、ウェブブラウザ上で動くデザインツールを使用するものから、用途に合ったものを利用できる。
開発不要で様々なクラウドサービスとの連携に対応しており、電子契約・インターネットFax・AI-OCR・クラウドストレージ・配信サービスなどと自由に組み合わせられる。帳票ファイルの生成と同時にメールを配信するなど、帳票出力後の業務フローの効率化までカバーできる。
（出所：Fleekform公式Webサイト）
デザイン、設定、印刷、ファイル出力、保管や配信など、あらゆる帳票管理業務をクラウド上で完結できるサービス。業務やシステムの規模に合わせたクラウド帳票作成環境を提供する。PDFとエクセルでの帳票出力に対応。
業務で使用している帳票も、新たなフォーマットを作成する場合も、既存のExcelを再利用が可能。加えて、200種類以上の帳票テンプレートも用意されており、デザインの手間とコストを省ける。出力後には、PDFファイルの印刷・配賦やセキュリティ設定、Excelファイルのピボット分析といった修正・加工に対応しており、帳票データを二次活用しやすい。
関連サービスのオンラインストレージ「Fleekdrive」と連携すれば、帳票の保管や共有、ワークフローの自動化など、帳票出力後の運用まで効率化できる。
重要なデータを安全に扱いたい場合におすすめな、オンプレミスタイプの帳票作成ツールをご紹介します。
（出所：xReport公式Webサイト）
業務システムから出力したCSVやExcelなどのファイルをワンクリックでデータ変換・帳票作成できるツール。xReportから出力されるデータレイアウトや帳票の設定は、Excelで簡単に作成可能。デザインや計算式、条件付き書式、マクロなどを利用できるため、操作取得に時間はかからない。プログラミングの知識不要で、管理帳票や見積・納品・請求書、統一伝票といった様々な帳票を作成できる。帳票やデータ作成に必要な約60種類の命令文や、集計・集約・改ページなどに柔軟に対応する専用機能も特徴だ。
オンプレミス型の「Basicプラン」のほか、データベースやクラウドサービスと連携してデータを抽出する「Advanceプラン」、帳票サーバーを構築する「for Serverプラン」を用意。帳票作成はもちろん、データ管理・分析も大幅に効率化できる。
（出所：CROWNIX公式Webサイト）
国内外3,700社で導入されている、帳票作成ツールとBIツールの長所を兼ね備えた帳票ツール。帳票作成の領域と、半定型・定型検索のBIツール領域をカバーする。
標準的な帳票形式はもちろん、複写伝票のような単票形式の帳票から、画像やグラフを多用した複雑な報告書まで、様々な帳票が作成できる。
専用ビューアではPDFやExcel、Word、PowerPoint、CSVへの出力に対応。更に、関連するWebページやほかのレポートへリンクするといった、動的な要素を含む帳票を設計できるのも魅力だ。また、サーバー上のフォルダに定期的に帳票を出力したり、指定したアドレスにメール配信したりするスケジュール機能を搭載。定期レポートをタスク化・スケジュール化することにより、データの取得やレポートの加工、配布にかかる負担を軽減する。
製造・物流・建築業などの現場向けの帳票作成ツールをご紹介します。
（出所：カミナシ公式Webサイト）
現場の紙管理や紙に伴うアナログ業務を効率化する現場DXツール。ITに不慣れでも、温度/湿度記録、出荷前点検、ヒヤリハット報告書など、各現場に必要なデジタル帳票を早ければ15分程度で作成可能。作業者の進行に応じて次作業の指示を表示するシナリオ機能も搭載し、複雑に分岐するルールにも対応できる。逸脱があった場合は作業者と管理者にアラート通知した上で対応内容の記録を促せるため、指示やチェックといった作業工数を削減できる。
わかりやすいシンプルなUIで、現場でもスマホ・タブレットから帳票の利用が可能。ワンタッチでマニュアルやチェックリスト、言語を切替できるため、チェック精度のばらつきをなくしながらスムーズに現場作業を実施できる。音声や手書きメモ、写真添付など、記録作業をサポートする機能も充実しているのもうれしい。
（出所：i-Reporter公式Webサイト）
現場作業者が負荷なく入力できる機能が充実した、現場帳票ペーパーレス化ソリューション。使い慣れたエクセル帳票をそのまま流用できるため、現場に新たな操作説明をしなくても利用開始できる。数値やカメラ、音声など、入力データの種類に応じて直感的に使える専用のデジタルインプット機能を用意。録音、バーコード読取、PLC情報、生体認証、計測器との連携によって、ミスのない入力作業を実現する。
また、選択した入力項目の値に連動して、マスターに登録された値を複数の関連項目に自動入力するカスタムマスター機能を搭載。記入する帳票をいち早く見つけられるよう、簡易的なメニューや別アプリからのシームレスな帳票立ち上げをサポートするなど、現場での使いやすさに配慮された機能がそろう。
（出所：XC-Gate公式Webサイト）
製造業を中心に様々な業界から選ばれる現場帳票電子化ソリューション。既存の紙帳票を、そのままのイメージで電子化してペーパーレス化を実現する。Excel上で項目の追加、レイアウトの編集をして、ユーザー自身で電子帳票を作成ができるのに加え、作成をサポートするGUIツールも用意。関数や条件付き書式もそのまま反映されるので、Excelと実画面を行き来して直感的に編集できる。
Web画面に変換されたExcelベースの帳票に対して、現場で直接入力・登録できる仕様。登録したデータはすぐにデータベース化されるため、すぐに必要なデータを検索できるようになり、更に月報や管理表などの集計にも活用できる。また、eラーニングサービスの提供やユーザー会の開催を行うなど、サポートも充実している。
kintoneに登録したデータを使って帳票を作成できる、おすすめのツールをご紹介します。
（出所：プリントクリエイター公式Webサイト）
1クリックでkintoneから請求書や見積書を作成できる、kintone連携帳票出力サービス。出力枚数や帳票レイアウト、kintoneアプリ数、ユーザー数の制限なく、kintoneに登録されている情報を活用してマウスのみで簡単に帳票が作成できる。
kintone上で出力ボタンを押すだけで値を帳票に表示し、登録されているレコードをまとめて出力できる。PDFでの一括出力と個別出力に対応しており、月次の請求書などを大量に出力する際に便利。kintoneのテーブル行数に応じて「1枚ものの帳票」「複数枚ものの帳票」を出し分けることもできる。
また、QRコードや画像、バーコードといった様々な形式に対応。アンケートやイベントの入退場対応や物品管理といった用途にも活用できる。
（出所：RepotoneU公式Webサイト）
kintoneで管理している見積書、請求書、各種報告書など様々なデータをベースに、PDFやExcel形式の帳票に出力するプラグイン。PDFまたはExcelでテンプレートを登録して帳票を作成する。
kintoneに登録されたレコードのフィールド情報の反映位置は、ドラッグ＆ドロップで選択するだけの簡単操作でデザインができる。文字列、数値、計算、ラジオボタン、チェックボックス、複数選択、ドロップダウンなど、様々な入力フィールドに対応。PDF出力、Excel出力の両方に対応している「RepotoneU Pro」では、一覧画面から複数レコード分の帳票を一括で出力する機能や複数シートへの出力機能など、大量のデータ処理に向いた機能も搭載している。
「GMOサイン」や「クラウドサインMAKE」といった様々な他社サービスとの連携に対応しており、契約締結など後工程までを含む業務効率化に貢献する。
Salesforceに登録したデータを使って帳票を作成できる、おすすめのツールをご紹介します。
（出所：SVF Cloud for Salesforce公式Webサイト）
クラウド帳票サービス「SVF Cloud」をSalesforceに完全対応させたプロダクト。SalesforceおよびForce.com上のアプリケーションから、様々な帳票の設計・出力ができる。帳票作成から印刷まで3ステップで手順がまとまるSalesforceとの親和性の高さが魅力だ。
「SVF Cloud」の機能に加えて、Salesforceとのシームレスな連携機能を搭載。Salesforceのデータを帳票レイアウト上にマッピングし、レイアウト配置したボタンから出力できるほか、Salesforce Viewからの複数レコードの一括出力など、Salesforceを中心とした業務効率化に貢献する。
（出所：Fleekform Salesforce連携公式Webサイト）
帳票の活用方法を広げる「Fleekform」のSalesforce連携タイプ。事前に帳票名や出力先を設定しておけばワンクリックで帳票出力でき、作業負荷の軽減やミス削減に貢献する。
Salesforceのオブジェクト一覧から帳票出力したい項目をドラッグ＆ドロップするだけで、帳票作成が完了。異なる帳票フォームを1つの帳票にまとめることもできる。また、Salesforceのオブジェクトレコード別の帳票出し分けや、オブジェクトのメモと添付画像を差し込みなど、Salesforce上のデータ活用に役立つ機能を備えている。モバイル端末からの帳票出力や、承認ワークフローの設定といった便利機能も。
（出所：oproarts for Salesforce公式Webサイト）
「oproarts」をSalesforceにアドオンして、帳票出力から配信までできるクラウド帳票サービス。出力はもちろん、外部サービスとの連携機能まで、Salesforce上からワンクリックで実行できる。
関連性のないSalesforceのオブジェクト同士を自由にハンドリングし統合できるため、通常では作ることが難しい型の帳票も生成可能。Excel・Word・PowerPointにOfficeアドインをインストールして設定するほか、ウェブブラウザ上で動くデザインツールを使用して帳票テンプレートを作成できる。
Salesforceのあらゆるオブジェクトへデータを登録する入力支援ツールなど、連携をより便利にするオプションも充実している。
帳票類はExcelや社内システムでも作成できますが、フォーマットの異なる帳票を作成したり、帳票の要件が変わるたびにレイアウトを作成し直したりするのは手間がかかります。
帳票作成ツールは、帳票作成から出力・配信といった帳票に関わる一連の業務をサポート。GUIツールによるレイアウトや様々なファイル形式への出力機能で、帳票作成の負担を減らします。
帳票作成ツールのタイプとおすすめのツールは次の通りです。
まずは上記の中から自社の運用に合ったタイプを選びましょう。そのうえで、「帳票作成を効率化させる機能の充実度」「Excel上での作成への対応可否」「データの入出力連携機能の充実度」といったポイントで、更に詳細な比較を進めてください。
帳票作成ツールを導入すれば、多種多様な帳票様式の作成や頻繁な変更も手間をかけずに対応できるようになり、業務効率化が期待できます。本記事を参考に、帳票作成ツールの導入を検討してみてください。
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