名刺発注業務（印刷会社とのやり取りや、異動や入退社に伴う社員データ変更、複数部門からの注文への対応など）に負担を感じており、Webサービスの導入を検討している方へ。名刺発注システムの主な機能やメリット、タイプ別の選び方、比較ポイントとともに、おすすめを紹介します。
名刺発注システムとは、名刺の作成から発注までがWebブラウザ上で完結するサービスのこと。Web名刺発注システムと呼ばれることもあります。
従来の名刺発注では、校正のたびに発生する印刷会社との非効率なやりとりや、異動や入退社によって複雑になりがちな名刺データの管理、複数部門からの注文依頼が担当者へ一極集中してしまうことなどが課題でした。
名刺発注システムを導入すれば、編集画面に情報を入力するだけで名刺が完成し、ワンクリックで発注完了。名刺データもCSVで一括管理できるなど、業務効率化を図れるため、導入する企業が増えています。
名刺発注システムに搭載された一般的な機能を紹介します。なお、詳細機能はシステムによって異なるため、本記事のシステム紹介とあわせて確認してください。
| テンプレート | 名刺レイアウト用に数多くのデザインテンプレートを用意しているシステムもあり、自由に選んでカスタマイズ可能です。 |
|---|---|
| 編集 | 原稿デザインを見ながら直感的に操作でき、情報を入力するだけで名刺が完成します。 |
| 修正・校正 | プレビューを確認しながらリアリタイムで修正・校正ができます。拡大表示もでき、作業がスムーズに。また、作成途中の名刺をその場で印刷し、実寸大で確認できる機能を備えたシステムもあります。 |
| プレビュー | 実際に印刷されるデータと同じプレビューを表示。名刺の仕上がりイメージを確認できます。インターネット環境さえあれば、スマホやタブレットでも確認可能です。 |
| 差分表示 | 注文申請を承認する際に、「新規作成」「リピート注文（修正無し）」「修正あり」の、どの申請なのかが一目でわかるシステムも。「修正あり」の場合、前回との差分が一覧表示されるので、素早くチェックが可能です。 |
これまで上長や総務部などの「承認」を受けてから名刺を発注していた場合、システム上でも同様のワークフローに対応可能です。ユーザーである社員からの注文申請に対して、上長や総務部などが「承認」ボタンをクリックするだけで、発注が完了します。
| 履歴発注 | 二回目以降の注文は、履歴一覧から再発注できます。「同じデザインで内容を少し変えたい」といった場合は、名前や部署名だけを変えられます。 |
|---|---|
| CSVによる一括管理 | 名刺データを一つひとつ入力して登録・変更する手間なく、初回もCSVで一括登録が可能。人事異動などで名刺情報が大きく変わる際も、登録されているデータをエクスポート後に修正し、インポートすることで、一括変更ができます。 |
| システム連携 | 人事労務ソフトや調達システムとの連携によって、情報を一元管理したり、SSO（シングルサインオン）連携によって、一度の認証で複数のシステムが使えたりすることで、業務効率が向上します。 |
支店や営業所など、あらかじめ登録された納品先や、社員の自宅などへの直送も指定できます。発注ごとに請求先の変更ができるシステムも。
前項で挙げた機能によって、次のようなメリットが期待できます。
名刺作成に関わるすべての作業がWebブラウザ上で完了するため、これまで紙やメールで行っていた印刷会社との校正のやり取りが不要に。また、一般社員・承認者・管理者といった権限割り当てができるので、従来なら名刺担当者が請け負っていた名刺内容の修正・校正は、各社員が自分で編集・プレビュー確認を行えます。社員本人が直接操作するため、ミスも軽減されます。
更に、名刺データはCSVによる一括管理が可能。名刺発注、管理に伴う担当者の業務負担を大幅にカットでき、効率もアップします。
豊富なデザインテンプレートの中からイメージにあうものを選んだり、直感的にレイアウトができたりする編集ツールを使って、クオリティの高い名刺を簡単に作れます。また、レイアウトはあらかじめ設定した企業の名刺規定など、一定のルールに沿って作成されるため、フォーマットの統一化にも効果的です。
そのほか、システムによってはロゴや顔写真、イラスト、QRコードを入れられたり、特殊加工に対応したり、更には完成した名刺をもとにオンライン名刺を作成できたりと、ニーズに合わせて様々な表現を選択可能です。
これまで担当者に一極集中していた編集や発注の業務を企業の各拠点や各部署、各社員に割り振ることで、工数を削減できます。支社や営業所、社員の自宅など、発送先の指定もできるので、納品スピードも向上。たとえば、従来なら発注から納品まで一週間以上かかっていたところを、システムを利用すれば発注日の翌営業日など、最短で手元に届けられます。
また、多くのシステムでは、あらかじめ文字列を登録し、プルダウンメニューから選択することで誤入力を防止したり、発注データに間違いが発覚した際、一定時間内であればサイト内からスムーズにキャンセルできたりするなど、発注工程での無駄な作業や手戻りによるロスを削減できます。
Web名刺発注システムは、用途や目的によっていくつかのタイプに分けられます。
小ロットでの印刷や大量発注のスピード発送に対応できるほか、フォントや用紙を豊富なバリエーションから選べるなど、印刷技術・品質に強みを持つタイプ。こちらは更に、いくつかのタイプに分かれます。
定期的に人事異動があり、効率的に名刺データを変更したい場合や、これまでの承認フローをそのまま踏襲するために、多段階承認などの機能も必要な場合に適しています。
たとえば、「法人e名刺」は、異動前後のデータが一時的に共存できる「期替わり処理」機能を備えており、異動発令前に修正データを登録しておけば、発令後の新旧データをスムーズに入れ替えられます。更に、一般社員、承認担当者、管理者など、10段階の多重承認が可能。管理ID機能により、部署ごとに承認者を立てられます。
豊富なテンプレートやデザイン編集機能などを備え、個別発注がしやすいタイプ。社員個人がイメージ通りの名刺を簡単に作成し、そのまま発注したい場合におすすめです。
たとえば、「Printsta」はデザインフォーマットを選んで作るパターンのほか、PowerPointなどのOfficeソフトで作成したデータでも入稿可能。専用のデザインソフトを持っていなくても簡単に名刺を作ることができます。用紙も60種類以上、二つ折りや角丸などの加工にも対応しているため、オリジナリティにこだわることも可能です。
自動組版機能など、印刷ビジネス向けの高度な機能を有するタイプ。社員数の多い企業や特例子会社での内製システムの効率化、クライアントにWeb to Printサービスを提供したい場合に適しています。
たとえば、「印刷部ドットネット」は、印刷部門・印刷会社の受発注管理システムとしても活用可能。自動組版機能により、受注後の印刷データ制作や印刷指示業務を簡略化。DTPの知識や専門的なスキルのないユーザーも簡単に利用できる高い操作性が特徴です。
紙の名刺だけでなくデジタル名刺も作成できるタイプ。オンライン会議など非対面の場でも名刺交換したり、紙とオンラインの名刺双方を一元管理したりしたい場合におすすめです。
たとえば、「corezo」が提供するデジタル名刺を、リアル・オンラインを問わず同じ会議やイベントへの参加者間で活用すれば、一度に複数の人とストレスなくつながれます。集めたデータはCSVでダウンロード可能なため、管理もスムーズです。
名刺発注までの承認フロー機能を搭載するシステムは多くありますが、できる設定はシステムによって様々です。自社のフローに沿った承認設定をできるかを確認しましょう。
たとえば、「BizCard Web」は、「一般社員」「承認者」「管理者」という3つの権限を割り当てられます。社内での二重承認も設定可能です。「承認者」「管理者」は、「一般社員」の名刺の申請を承認・発注できるほか、名刺データの代理編集・申請も可能。「一般社員」が申請した名刺は「承認者」が承認後、正式発注となり、制作サイドに注文が自動送信されます。
「corezo」は、ダイレクト発注、一段階承認、二段階承認の3種の承認フローを用意。「管理者」「一次承認者」「二次承認者」「代理発注者」「一般社員」の5つの権限設定との組み合わせにより、複雑な承認フローにも対応できます。
登録した名刺データの検索性が高いと、名刺発注がスムーズになるだけでなく、ほかの業務でも活用しやすくなります。
たとえば、「法人e名刺」は、氏名はもちろん、社員番号や部署名、パターン名など様々な条件での検索が可能です。
また、紙とデジタル、双方の名刺を取り扱う「corezo」では、作成したデジタル名刺を社員間で共有できるサービスを用意しています。同じ企業IDまたはグループコードに登録されている人のマイページ（プロフィールや画像、動画、SNSなどの情報を掲載できるWebページ）を検索できるので、社内コミュニケ―ションやタレントマネジメントなどにも活用できます。
ルビや外字機能などの有無は、品質や業務効率の向上において重要なポイントの一つです。ルビ機能がなければその都度レイアウト調整が必要になるうえ、フォーマット化されていないことで統一感のないレイアウトになる恐れも。また、外字入力ができない場合、文字を一から作る必要が出てきます。
たとえば、「法人e名刺」には、ルビや外字入力など、きめ細かな機能が充実。ルビは「漢字一文字に対して中央」、「姓名それぞれに中央」などの4種類の中から設定可能。ふりがなの字間調整などの手間なく、美しいレイアウトを実現します。また、外字は、編集画面の氏名欄への常用漢字の入力後、表示される候補一覧から選択するだけの簡単操作。選択肢にない外字も、画像として登録すれば再現できます。
「BizCard Web」は、名刺データ入力画面にて外字を検索し、サムネイルから選択できます。機種依存文字や特殊記号もそのまま入力可能です。「PRINTBAHNⅡ」では、姓名のみ、外字登録が無料で行えるのがメリットです。
更に、「名刺’S」は、あらかじめ外字登録ができるほか、伝えたい事項を注文画面のコメント欄に記入することで、オペレーターに伝達可能。システム上ではオーダーできない多種多様なリクエストへの個別対応が可能です。
大規模な組織の場合は、本社などで一括注文した名刺を、支店や営業所などの複数拠点へ配送できるかも確認しましょう。名刺の仕分け作業の手間がなくなるうえ、社員の手元に届くまでのスピードもアップします。
たとえば、「法人e名刺」は、「名刺を本社だけでなく各営業所にも送りたい」、「テレワーク中の社員の自宅に名刺を送りたい」などの要望に対応。
また、「BizCard Web」は、発注時に配送先だけでなく請求先も入力できます。あらかじめ登録してあればプルダウンから選択するだけで指定可能。配送種別欄で「通常、至急、特急」も選択できます。
Web上でのデザイン編集や・発注が難しい場合や、印刷用のデータが手元に無い場合などは、Web発注以外でも受付可能なシステムがおすすめです。
たとえば、「パプリ」は、既存の名刺そのままのデザインで作成でき、名前や部署などの変更にも対応できます。初回注文は、手元の名刺と注文書を郵送するだけの手軽さです。
（出所：法人e名刺公式Webサイト）
入力・校正・発注までが数クリックで完了する、名刺発注業務効率化のための法人向け名刺サービス。
名刺を新規作成して注文したり、登録済みの名刺を修正して注文したりする場合の作業時間は、一件あたり数分。追加注文のみの場合は、一件あたり30秒ほどで完了。専用のオンデマンド印刷システムと連携しスピーディーに対応するため、名刺は翌営業日に出荷し、指定の場所へ納品される。
契約前に操作感を無料で体験できるデモサイトがあり、実際に管理画面にログインして、名刺情報の編集や発注作業を試せるのが強み。
（出所：La COM公式Webサイト）
Webブラウザから簡単に名刺の校正・管理・発注ができる、 法人向けの名刺発注システム。
自動組版機能により、印刷したい情報を入力するだけで名刺が完成。Webブラウザ上のプレビューで確認しながら、肩書や携帯番号など流動的な情報も簡単に変更できる。
組織情報をツリー状に表示できるほか、進捗や承認の状況も一目で確認できるので、名刺が必要になった場合でも、手間や時間をかけずスピーディーに発注できる。説明会を希望する場合にはオプションで講習も設定できるため、システム移行を検討している場合もおすすめ。
（出所：名刺’S公式Webサイト）
名刺発注業務の効率化により、クオリティーの高い名刺をスピーディーに届ける、名刺発注システム。
創業以来80年以上培った印刷ノウハウと、最新オンデマンド印刷技術をフル活用。受付・印刷・断裁・検品・発送に至る一連のフローをすべて自社内で行っているため、名刺の注文が混み合う時期でも、「急に」「大量に」などの要望に柔軟に対応可能。高品質な名刺を安定的かつ迅速に提供できる。
多地点への発送、納品書の細分化、一目でわかる注文状況、過去データの活用など、ユーザーにとっての使いやすさを追求。ニーズに応じて、オンデマンド印刷のほか、オフセット印刷や特殊加工などにも対応可能。高級紙から一般的な用紙まで、用紙のバリエーションも豊富。
（出所：Jusca公式Webサイト）
内製のようなスピードと安心感のある、Web名刺発注システム。名刺レイアウトはあらかじめ一定のルールで作成されるため、企業ごとのVI.CIなどのルールに沿った名刺作成が可能。誰が操作しても統一された名刺が作れるため、各拠点間でレイアウトにバラつきが出るといったリスクを避けられる。基本的に12時までに発注すれば、翌営業日発送が可能。6箱以上の同時注文で送料が無料になる。
導入前には、名刺調達状況をじっくりヒアリングし、最適の名刺調達方法を提案。運用開始後も、操作や運用方法、レイアウトの設定などの不明点などは、専門スタッフや営業スタッフがバックアップを行う。
（出所：WIL 名刺発注システム公式Webサイト）
総務の働き方改革を目指したWeb名刺発注システム。総務担当者が一括で行っていた名刺発注や名簿管理といった業務を、支社や営業所に分散・簡略化することで、総務担当者の負荷を軽減し、全体管理などに集中できる環境を実現。組織変更や人事異動への対応もスムーズになる。
名刺の発注は簡単。従業員それぞれがシステムから「発注申請」を行い、各支社・営業所の名刺発注担当者が「承認」するだけ。3日前後で申請した従業員の手元に届けられる。
用紙は一般用紙とエコ用紙の計5種から選択可能。中でも100%再生紙の「PELP!PAPER」や、石灰石を主原料とする環境配慮型の新素材「LIMEX（ライメックス）」を、SDGsに貢献するエコ素材として推奨している。
（出所：メイシカル公式Webサイト）
発注部署の業務負担を軽減し、制作から印刷までのトータルコストダウンを実現する、Web名刺発注システム。任意の名刺テンプレートをシステムに事前登録することで、別途登録する個人情報（可変情報）がシステム上で置き換わり、名刺を自動生成する仕組み。
最大の特徴は、用紙に環境に配慮したエシカル素材のみを採用しており、SDGsへの貢献をアピールできる点。原材料の一部を卵殻で代用したエコペーパーの「CaMISHELL（カミシェル）」をはじめ、「LIMEX」、「バガスペーパー」、「バナナペーパー」から選択可能。
また、当システムは、名刺の発注以外に、封筒・クリアファイルといった在庫品の 「受発注・在庫管理」にも対応できる。
（出所：パプリ公式Webサイト）
オフィス用品でおなじみのアスクルが提供する、名刺作成サービス。400点以上のテンプレートから選択し、Web上で手軽に編集可能な「Webでデザイン編集」のほか、完全データ入稿での注文にも対応。
好みやニーズに合わせて選べるように、価格・用紙・印刷方式が異なる3つのメニュー（「スタンダード名刺」、「ハイスタンダード名刺」、「プレミアム名刺」）を用意。そのほか環境に配慮した「FSC森林認証マーク入り名刺」も選択できる。
手間をかけずに、今ある名刺そっくりに作りたい場合は、名刺画像をアップロードするだけで、文字とレイアウトを自動再現できる「AIらくらく名刺機能」や、名刺を郵送するだけでそっくりにデザインしてくれる「そのまま名刺作成サービス」などが適している。
（出所：PrintstaWebサイト）
大阪の印刷会社が運営するWebブラウザ型の名刺発注サービス。複数あるデザインの中から気にいったものを選んで内容を入力して、用紙・枚数を選択するだけで簡単に名刺を作成可能（別途、Officeソフトで作成したデータで入稿することも可能）。60種類以上の豊富な用紙を揃えており、デザインも「IT」「建築」「飲食」「ナイトビジネス」「音楽」「医療」など業種や仕事のイメージごとにテンプレートが揃っているため選びやすい。
コストも安価で片面モノクロ名刺なら100枚190円、カラー名刺なら100枚430円。大阪市内であれば当日印刷・配送にも対応できる。
（出所：BizCard Web公式Webサイト）
法人名刺に必要な機能を網羅した、Web名刺受発注ワークフローシステム。発注側（エンドユーザー）と印刷側（印刷会社・印刷部門）をシームレスにつなぐことで、名刺制作を効率化できる。
発注側には、プルダウンによる入力補助や価格計算、納期計算、多重承認機能、プレビュー拡大機能、パターンマスタインポート機能、期替わり処理機能など、専門的な名刺発注に対応する機能を搭載。
印刷側は、専用の出力ソフト「BizCard Pro ver.5」により、複雑で時間のかかる受注後の印刷業務フローを自動化。発注データは暗号化されたデータで印刷側へ自動転送され、「BizCard Pro ver.5」の自動組版処理により、PDFファイルやオンデマンドプリンタへ直接出力可能。DTPの専門知識がなくても、繁忙期でも、一定の品質の名刺を大量作成できるようになる。
（出所：印刷部ドットネット公式Webサイト）
4,500社以上が導入している、法人向けWeb名刺発注システム。導入後に必要な費用は注文分の料金のみ。プレビュー機能や一括変更機能、進捗管理機能、請求先・納品先設定といった、業務効率化とコスト削減をサポートする機能を搭載。機能は常にアップデートが行われ、より使いやすく便利なシステムとして進化し続けている。
また、自社開発の「JOIN ASP名刺」と連携することで、印刷部門や印刷会社の受注管理システムとして使うことも。名刺をはじめとした印刷物の受発注から印刷・製造までを、ワンストップで自動化。更に、発送時の帳票出力や請求処理にも対応する。
（出所：corezo公式Webサイト）
紙の名刺もデジタル名刺も一括管理できる、Web名刺発注サービス。紙もデジタルも一つのサービスから発注できるので、一元管理が可能。更に人事労務システム「SmartHR」とデータ連携すれば、従業員情報と名刺情報の二重管理が不要に。
作成したデジタル名刺はデジタル名刺管理サービス「NAME ROOM」で管理。名刺に載せきれない自分のプロフィールや想いを伝える「マイページ」、オンライン上で名刺交換できる「マイルーム」を利用できるほか、オンライン会議向けのバーチャル背景のダウンロードも可能。自分の「マイページ」にアクセスできるQRコードを発行し、紙の名刺に載せたり、メールの署名欄に貼って渡したりといった活用方法も。
（出所：PRINTBAHNⅡ公式Webサイト）
7,000社以上の導入実績を持つ、法人向けWeb名刺発注システム。無駄な作業時間とコストをダブルでカット。修正箇所の差分が一目瞭然でわかる「差分表示」、最大100件まで対応する「一括発注・一括プレビュー」、受付締め時間の17時までキャンセルできる「サイト内キャンセル機能」、データの一括変更が可能な「CSVでのインポート/エクスポート」など、データ入力や発注管理を効率化するための機能が多数。
また、作成した紙の名刺画像を送信できる「名刺画像ダウンロード機能」により、オンライン会議やメール送信、資料作成の際に名刺データを広く活用できる。
また、名刺印刷・オンライン名刺交換・管理ができる「PRINTBAHN +PLUS」という月額定額制サービスも用意されている。
（出所：WebCa 全方位名刺公式Webサイト）
リアルもデジタルも、名刺の内製化を実現する、法人向け名刺作成クラウドサービス。実際の名刺交換ができないオンラインの場面でも、紙の名刺と同じレイアウトのデジタル名刺を確実に渡せるのがメリット。バーチャル背景に表示されるQRコードを相手がスマホ撮影するだけで、デジタル名刺を即ダウンロードでき、ワンタップでスマホ内の電話帳登録が完了する。
自分の名前や会社名を相手にしっかり記憶してもらえるようレイアウトされた「バーチャル背景」は、手軽に作成でき、背景加工ができるビデオ通話アプリで自由に利用できる。
背景画像のバリエーションはWebCaオリジナルのほか、管理者によって追加もでき、各ユーザーが商談相手や内容に合わせてセレクトできる。
名刺発注システムを利用することで、「名刺作成業務の効率化」、「名刺品質の向上」、「発注工数の削減」といったメリットが見込めます。
名刺発注システムは、大きく以下に分類されます。
自社のニーズや課題、導入目的などを考慮したうえで、以下の5つのポイントを比較検討し、導入するシステムを選択しましょう。
（1） 承認フローの柔軟性
（2） 名刺データの検索性
（3） ルビ・外字（旧漢字）などへの対応
（4） 複数拠点への配送の可否
（5） Web発注以外の対応可否
なお、名刺にサステナブルな素材やユニバーサルデザインフォントを採用することで、SDGsへの取り組みをアピールする企業も増えています。システムを比較検討する際は、必要に応じて、SDGsに即した用紙やフォントを選択できるかも確認するといいでしょう。
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