各拠点からあがってくる販促物の受発注管理、在庫管理の一元化をはかりたい企業や、販促物のデザインデータの共有を社内外でスムーズに行いたい企業の担当者へ。販促管理システムの機能やメリット、選び方を踏まえておすすめのシステムを紹介します。
販促管理システムとは、チラシやパンフレット、ノベルティなどの販促物の発注管理、在庫管理を完結できるシステムです。
販促物は、自社製品・サービスの購入の促進に欠かせないものです。販促物は、チラシやパンフレットといった自社製品の魅力を伝える紙媒体から、社名や商品を入れた文房具など、ブランドの認知を広めるノベルティグッズまで多岐にわたります。
店舗や営業所などの複数拠点で様々な販促物を取り扱っている場合、本部側は拠点からの受注情報を一つひとつ取りまとめるのに労力がかかります。また、Excelなどのアナログ管理をしている場合、各販促物の在庫がいくつあるかをリアルタイムで把握しづらい課題も。在庫をきちんと把握できていないと、欠品に気付くのが遅くなったり、補充しすぎて過剰に在庫を抱えてしまったりするケースが発生しがちです。
販促管理システムであれば、拠点、本部間での販促物の受発注管理を一元化。複数の営業所、店舗からの注文を取りまとめやすくなるほか、期間限定のノベルティなど、キャンペーン時期が限られている販促物の受発注管理も行えます。
また、拠点側から販促物の注文を受けると、システム内で在庫がリアルタイムで変動するので、在庫の管理もスムーズに。販促物を保管する倉庫とも在庫情報を連携できるタイプもあるので、在庫が極端に不足したり過剰になったりすることなく、適切な数量で管理できます。
更に、システムによっては、本部と各拠点で販促物のデザインデータを共有できる機能も搭載。たとえば、エリアによって訴求内容の異なるチラシを作りたい場合、ガイドラインに沿っているか本部のチェックを受けつつ、各エリアに最適な販促物が作りやすくなります。
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システムによって違いはありますが、販促管理システムは以下の機能を搭載しています。
システム内のデザインテンプレートをベースに、写真やテキストを入れ替えるだけでチラシやパンフレットを簡単に作成。専門知識は必要なく、直感的に操作できます。
社内で定められたガイドラインやデザインのトンマナを守りつつ、拠点ごとに内容をアレンジした販促物を作りたい場合。本部でベースとなるデータを登録し、各拠点の担当者が一部を編集可能な設定にできます。ブランドイメージの統制をはかりながら、各拠点に合った販促物をスムーズに作れます。
各拠点からあがってきた販促物データを、本部が承認するといった流れをワークフローに落とし込めます。本部側で「レギュレーションに沿っているか」、「ブランドイメージを損ねていないか」などの観点でデザインを確認し、必要に応じて各拠点に修正を求めるやり取りを集約。本部側でデザインを承認したら、そのまま発注をかけることも可能です。
外注先と効率的にデザインデータを共有するために、専用ログインIDを発行できるシステムや、ファイルのURLを生成して、外部に共有できるシステムもあります。
各拠点は、あらかじめ登録された販促物リストから必要なアイテムを選び、数量や納期を入力するだけで発注が行えます。ECサイトで買い物をするような感覚で、簡単に操作できます。
各拠点からの注文情報をシステム上で集約。本部側はワンクリックで注文内容を承認できるほか、過剰な量を注文している拠点には、数量を変更するよう促すこともできます。
各拠点が保有している販促物の在庫数や、発注に伴い変動する在庫情報をリアルタイムで確認できます。また、在庫切れが発生しそうな場合はアラート機能によりいち早く通知。欠品による販促機会損失を防ぎます。システムによっては、各アイテムの入出庫数を月ごとに確認できる機能があり、補充数、今後の制作予定数を検討する際に役立ちます。
自社の倉庫や物流センターと連携して、発注情報に応じて配送指示を行うことができます。販促物を各拠点へ配送する際のピッキング、梱包、配送までを代行するサービスを提供するシステムも。
販促物の発送が完了したら、管理画面上に配送伝票番号が表示されます。各拠点は本部に問い合わせをすることなく、番号をもとに配送状況を確認できます。
上記の機能により、販促管理システムを利用するメリットは、以下3点です。
販促管理システムであれば、各拠点や倉庫が抱えている在庫数をリアルタイムで確認可能。過剰在庫や欠品を防ぎ、最適な数量で販促物の管理を行えます。具体的には「在庫数を把握しきれておらず、気付いたら余剰在庫を抱えてしまった」、「キャンペーンを打ち出しているのに、ノベルティが足りない」といった事態を回避できます。
「SPOMS」は、販促物ごとに「最低注文単位」や「注文上限数」を設定できるため、在庫数をコントロールしやすいのがポイント。また、販促物ごとに発注可能な拠点や部署を設定できるので、対象外の拠点が販促物を誤発注することで、在庫がイレギュラーに変動してしまうリスクを防ぎます。
「TS-BASE 受発注」は、過去の出荷実績や在庫状況などのデータから、販促物の今後の需要を予測できます（オプション）。需要予測によって、販促物の在庫を補充する際の数量の見当を付けやすくなり、適切な在庫を維持しやすくなります。
複数拠点からあがってくる注文情報を、システム内で集約。多岐にわたる販促物を抱えている場合でも、手配もれやミスなく各拠点に発送できます。
「Connecting One® Cloud」は、本部が拠点側へ販促物の必要数を事前に集計できる機能を搭載。集約した情報をもとに見積もり書を作り、サプライヤーに発注する導線を作れるため、本部は拠点からの注文情報を一つひとつ確認しなくて済みます。
「Biz-Logi X-Order」の場合、管理画面に「よく注文の入る販促物」をランキング形式で表示。ランキングを活用して、より多く利用されている販促物を各拠点に発注してもらうよう調整できます。
販促物のデザインデータを、本部、各拠点、外注先間でスムーズに共有。ブランドの価値やガイドラインを守りつつ、各エリアのアイデアが反映された販促物を作りやすくなり、プロモーション効果をアップできます。
「SPinno」は、販促に関わるチラシやPOPなど、すべてのデータをクラウド内に自動集約。各拠点が欲しいデータを簡単に探せるよう、サムネイル画像表示機能や、データをカテゴリごとに振り分けられる機能が付いています。また、データは各拠点でのアレンジが可能です。
「販速部長®」では、本部側で各拠点や部署ごとに利用可能なテンプレートを設定、振り分けできるのがポイント。誤ったデータを利用してしまうリスクを防ぎ、各エリア、部署で最適なカスタマイズをした販促物を展開しやすいのがメリットです。
「PromOS」の場合、データ管理システム「Digital Library」を利用すると、システム内に保存された各データにURLが発行されます。URLは、システムを利用していない外部のパートナーに共有できます。
販促管理システムは、種類によって管理できる販促物が異なります。詳しくは以下の通りです。
| 印刷物・デジタルデータ ノベルティグッズに対応 |
印刷物・デジタルデータに対応 | ノベルティグッズに特化 |
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そのうえで、販促物の管理において効率化したい業務を念頭に置きながらシステムを選ぶのがおすすめです。この記事では、各システムを3つのタイプに分類しました。
チラシやカタログ、POPなどのデジタルデータの作成、編集機能を備えたタイプ。
ラクスル株式会社の「法人向け 印刷販促管理サービス」には、チラシやポスターなどに活用できる業界別テンプレートが4,000点以上と豊富にそろっています。自社のブランドに合ったデータを選びやすく、イチからデザイン設計する手間が省けます。
「オンデマンドMPM」の場合、画面左側にプレビューを表示、画面右側で販促物の背景色やテキストを編集できるようになっており、誰でも直感的に操作できます。テキストに関しては、決まったスペースに収まるよう大きさを自動調整できます。
販促物の受発注機能や在庫管理機能に特化したタイプ。各拠点からの受注データの取りまとめや、在庫管理を効率化したい企業におすすめです。
たとえば「e-delivery system」は、期間限定で展開したい販促物の管理が可能。本部側は商品ごとに受注締切日を設定でき、締日以降の受注制限をかけられます。また、在庫が発生しない受注生産タイプの販促物を管理できるのも特徴。拠点側は「予約受付」といった形で発注を入れられる仕組みになっています。
「Prism So-ko」の場合、販促に必要な什器備品の貸出管理、在庫管理もシステム内で行えます。また、同システムで行う受発注業務を1カ月単位で代行するサービスも提供。運用リソースの足りない企業にもおすすめです。
注文を受けて、販促物を発送する際の物流管理機能が充実しているタイプ。発送先の拠点が全国にある企業や、販促物の発送もあわせて効率化したい企業におすすめです。
たとえば「LOGISMART®」は、同システムの運営元・共同印刷株式会社が抱える物流拠点と提携できる「フルフィルメントプラン」を用意。販促物の梱包や発送、納品まで任せられるため、自社の物流担当者の負担を軽減できます。
「SPOMS」の場合、発注した販促物の発送が完了したら、管理画面上に配送伝票番号が表示されます。クリックすると各配送業者のWebサイトに遷移するため、リアルタイムで配送状況を確認しやすいです。
「MICSWIN」は、特殊施錠機能、盗難防止装置を備えた専用集配車両で販促物を配送することが可能。セキュリティの厳しい銀行、保険会社など金融機関での利用にも適しています。
チラシやカタログなど、販促物のデジタルデータの作成、編集機能を備えた販促管理システムを紹介します。
（出所：SPinno公式Webサイト）
販促物のデジタルデータの共有と発注管理を一本化できるシステム。本部と営業所などの各拠点で、チラシなどのデジタルデータを共有できるのが特徴。各拠点が欲しいデータを簡単に探せるよう、サムネイル画像表示機能や、データをカテゴリごとに振り分けできる機能も搭載している。また、共有データは各拠点でアレンジできるが、アレンジデータは本部のチェックを通すようフローを構築可能だ。
発注機能に関しては、注文したいアイテムをフリーワードや過去の履歴から検索しやすいのが嬉しい。また、本部側は拠点の販促物の発注状況だけではなく、ダウンロードやアクセス履歴も把握可能。販促物ごとの使用頻度の高さ、低さがわかり、あまり使われていない販促物は取り下げるなどの判断が柔軟に行える。
そのほか、連携しているサプライヤーにSpinnoの専用IDを発行できる「サプライヤーフリー」機能も便利。
（出所：販速部長®公式Webサイト）
販促物の制作から注文、配送指示までをワンストップで管理できるシステム。本部が用意したテンプレートをベースに、各拠点が編集可能な部分を設定することで、ブランドルールやレギュレーションを守りながら販促物を作れる。また、本部側で各拠点や部署ごとに利用可能なテンプレートを設定、振り分けできるのもポイント。誤ったデータを利用してしまうリスクを防ぎ、各エリア、部署で最適なカスタマイズをした販促物を展開しやすい。
本部側が、各拠点からあがってきた編集データを確認し、承認ボタンを押したら発注、印刷まで自動で流れていく仕組みになっている。また、本部では発注コストや在庫数の集計管理も行える。
最短2カ月でシステムの実装を実現。導入の際は、同社に承認フローの設定や販促物のデータ登録などを任せられる。
（出所：PromOS公式Webサイト）
4つのアプリケーションで構成されており、自社の事業形態に応じて必要なものを導入するタイプの販促管理システム。その一つであるデザイン編集システム「Edition Now」では、本社側があらかじめ登録したテンプレートをもとに、各拠点が内容を編集可能。拠点の担当者が編集したデザインを、本部が承認するワークフロー機能も搭載。本部から承認がおりたデータはPDFでダウンロードできるため、拠点側は発送を待たずにデータをプリントして利用することも可能だ。
また、データ管理システム「Digital Library」を使えば、画像、テキストなどのデジタルデータを一元管理。各ファイルにはURLが発行されるので、外部の制作会社などにもスムーズにデータを共有できる。そのほか、販促物の在庫状況を集計できる「Click So-ko」、各拠点の販促物の発注数量、金額を確認できる「Tool Counter」がある。
（出所：法人向け 印刷販促管理サービス公式Webサイト）
販促物のデジタルデータの管理や発注管理の効率化をはかるシステム。チラシやポスターなどに活用できる業界別テンプレートが4,000点以上と豊富。また、本部でベースとなるテンプレートを登録し、一部分だけを各拠点が編集できるように設定可能で、統一感を持たせつつ、各拠点で訴求したい情報を盛り込んだ販促資材が作りやすい。
本部が各拠点のデザイン申請や発注を管理統制できるワークフローもシステム内で設計可能だ。本部で承認が降りたデータは、各拠点の複合機で印刷するか、「ラクスル」でネットプリントするかを選択できる。ラクスルでプリントする場合は最短当日出荷、印刷は最小10部からとミニマムロットにも対応。更に、ラクスルで印刷を頼むとシステム内で請求書も作成・発行できるので、業務負荷の削減につながる。
（出所：オンデマンドMPM公式Webサイト）
販促物の制作、発注管理を最適化して業務効率化をはかるシステム。チラシ・ポスター・POPなどのデータを同システムに登録し、デザインの調整が完了したらプリント・発送作業に移行する仕組み。販促物データの作成に関しては、本部が設定したデータを営業マンなどの拠点担当者が編集できる「ウィザード編集機能」を搭載。各拠点が編集したデータは、承認フローにより本部のチェックを通す体制にできる。なお、いつも利用しているような販促物は、承認フローを通すことなく拠点の担当者が直接発注をかける設定にすることも可能だ。
本部側が利用できる機能で便利なのは、各拠点からの注文情報に応じて、キンコーズやほかのサプライヤーに発送指示を自動で送れる「サプライヤー連携機能」。そのほか、システム内で各拠点に販促物の必要数をヒアリングし、その数を本部でまとめて注文できる機能も搭載しており、業務効率化をはかれる。
販促物の受発注機能や在庫管理機能に特化したタイプの販促管理システムを紹介します。
（出所：TS-BASE 受発注公式Webサイト）
BtoB事業者間での販促物の受発注から出荷までの業務をサポートするシステム。店舗、営業所などの拠点側は、在庫数を見ながらワンクリックで販促物を手配可能。拠点の担当者が発注をかけた際、上長が発注を承認するステップを2段階まで設定でき、承認された注文のみを扱う仕様にできる（オプション）。購入金額や、商品の種類に応じて承認設定をかけることも可能だ。
また、本部側は販促物の出荷実績や在庫状況などのデータから、今後の需要予測の分析も行える（オプション）。需要予測によって、販促物の在庫を新たに補充する際の数量の見当を付けやすくなり、適切な在庫を維持しやすくなる。
別途、物流拠点向けの倉庫システムも導入可能。導入すると、倉庫から販促物が発送された際、発注者に通知がいくように設定できるため、情報連携が更にスムーズになる。
（出所：e-delivery system公式Webサイト）
BtoBの販促管理に特化したシステム。期間限定で展開したい販促物の管理が可能。本部側は商品ごとに受注締切日を設定でき、締日以降の受注制限をかけられる。また、在庫が発生しない受注生産タイプの販促物も「予約受付」といった形で管理できる仕組みになっている。更に、デジタルチラシなどダウンロードタイプの販促物の受注管理が行えるのも特徴で、具体的にはロゴや写真、動画などのデジタルデータを取り扱い可能。本部側では、発注した拠点でしかデータをダウンロードできないようアクセス制限をかけることができ、許可のない流用を未然に防げる。
料金プランは、ベースのシステムを自社に合わせてカスタマイズしてくれるプランなど3種類。そのほか、ノベルティグッズを自社のイメージに合わせて制作してくれるサービスも提供している。
（出所：Connecting One® Cloud公式Webサイト）
チラシやカタログなど販促物の見積もり、発注、在庫管理機能に加えてデータ分析まで完結できるシステム。本部が、各拠点へ販促物の必要数を事前集計できる機能を搭載。あらかじめ集約した情報をもとに見積もり書を作り、サプライヤーに発注する導線を作れるため、過剰注文や在庫不足のリスクを抑えられる。また、各拠点や担当者ごとに発注数や発注金額の上限を設定することもでき、費用のコントロールがしやすい。
発注に伴う在庫の変動もリアルタイムで集計。在庫が切れたらすぐアラートするため、販促機会の損失を回避できる。また、各販促物の出庫数を月ごとに確認できる機能は、販促物の補充目安や次回以降の制作数の目安として活用できる。
スマホでも利用できるため、拠点の担当者が外出先で販促物の追加発注をしたり、配送状況を逐一確認したりといった使い方も。
（出所：Prism So-ko公式Webサイト）
印刷物やノベルティなどの販促物の発注や配送指示、在庫管理を一元化できるシステム。拠点側は、ECサイトを操作するのと同じ感覚で販促物を簡単に注文可能。また、注文した販促物には配送番号が表示され、拠点の担当者が発送状況を追える仕組みになっている。在庫管理機能においては、各販促物の月ごとの注文数や在庫推移をグラフで表示する機能を搭載。補充すべき在庫数を予測しやすい仕様になっており、欠品や過剰在庫防止につながる。
そのほか、販促に必要な什器備品の貸出管理、在庫管理もシステム内で完結。また、オプションでデジタルカタログを配信できるサービスや、システム自体の運用管理を1カ月単位で代行するサービスも提供している。
最後に、販促物を発送する際の物流管理を効率化できるタイプのシステムを紹介します。
（出所：LOGISMART®公式Webサイト）
パンフレットやカタログなどの販促物の発注管理、配送管理が行えるシステム。直感的なUIで、拠点側はECサイトで買い物をする感覚で販促物を注文可能。発注後は画面に配送ステータスが表示されるので、拠点側はいつ頃商品が届くかを確認できる。また、本社側は、拠点からの発注をわずか数クリックで承認でき、販促物を保有している物流拠点へ素早く情報を共有できる。
料金プランは、システムだけを導入するクラウド型と、システムの運営元・共同印刷が抱える物流拠点と提携できるフルフィルメント型を用意。フルフィルメント型であれば、販促物の梱包や発送、納品まで任せられ、自社の物流担当者の負担を軽減できる。
そのほか、導入企業の要望に合わせてシステムのカスタマイズにも対応。一例として、各拠点の販促物の発注数量・金額を自動計算して請求書を作成する仕組みを実装できる。
（出所：Biz-Logi X-Order公式Webサイト）
佐川急便のグループ会社が運営しており、販促物を適正な数量で発注、在庫管理できる機能と、全国各地に発送できる物流網を搭載したシステム。システム画面は、営業所など各拠点が利用する「発注者」と、本部が利用する「管理者」画面で構成されており、発注者からの注文を管理者が吸いあげる仕組み。発注者による過剰な発注を制御するために、管理者側で発注制限をかけることもできる。また、管理者画面には「よく注文の入る商品」がランキング形式で表示。ランキングを活用して、より多く利用されている販促物を各拠点に発注してもらうよう調整できる。
本部で受けた注文は、同システムのグループ会社「佐川印刷」に印刷・出荷指示を出すことが可能。更に、出荷された販促物は佐川急便が全国に配送するため、グループ間で販促物の発注から配送まで完結でき、情報連携がスムーズに行える。
（出所：SPOMS公式Webサイト）
販促資材の受発注、在庫管理、配送業務を一元化して業務効率化をサポートするシステム。受発注管理においては、各販促物の最低注文数単位や注文上限を設定できるほか、在庫数を超えた注文は受け付けないようコントロール可能。また、在庫が一定数を下回ると通知が来るため在庫切れも防止できる。販促物ごとに発注可能な拠点や部署を設定することもでき、対象外の拠点が販促物を誤発注するリスクを防げる。販促物の発送が完了したら、管理画面上に配送伝票番号が表示。クリックすると各配送業者のWebサイトに遷移するため、発注者はリアルタイムで配送状況を確認できる。
そのほか、同社ではノベルティグッズの製作や店頭販促プロモーションの企画・運営事業も展開。販促物の企画の段階から制作、配送まで一気通貫で任せたい企業におすすめだ。
（出所：MICSWIN公式Webサイト）
全国各拠点から来る紙媒体の販促物の受発注、在庫管理、配送業務を一元化するシステム。システム内で各拠点の発注情報を吸いあげ、本部に展開する仕組み。本部では、販促物だけではなく、契約申込書など何枚にもわたるような書類の発注管理や在庫管理も行える。また、同社は物流ネットワークに強みを持つ。全国12カ所にセンターを設置しており、国内各地に販促物を届けられるほか、A4などの定型サイズのアイテムであれば、数量カウントやピッキング、梱包、発送までを任せられる。
セキュリティ対策も手厚く、販促物の配送の際は特殊施錠機能、盗難防止装置を備えた専用集配車両を手配可能。セキュリティの厳しい銀行、保険会社など金融機関での利用にも適している。
複数の拠点で多岐にわたる販促物を扱っていると、各拠点からの注文を取りまとめる業務が煩雑に。また、販促物の在庫情報を正確に把握するのも難しくなります。これらの課題を解決に導くのが、販促管理システムです。
販促管理システムを利用すれば、受発注情報や在庫情報をリアルタイムで拾えるため、各拠点へ販促物をスムーズに手配でき、在庫の補充も効率的に行えます。また、システムの種類によっては、本部と各拠点で販促物のデザインデータを共有できる機能も。全社統一で設定されたガイドラインを守りつつ、各エリアに最適な訴求内容を盛り込んだ販促物が作りやすくなり、販促効果が更に高まります。
販促管理システムには、「販促物データ作成・編集機能を備えたタイプ」、「受発注・在庫管理機能に特化したタイプ」、「物流管理機能を備えたタイプ」の3種類があります。また、システムの種類によって管理できる販促物の種類が異なるため、本記事を参照しながら自社の形態に合ったシステムを選んでみてください。
販促管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
竹田印刷株式会社
BtoBに特化した受発注システムです。50以上もの豊富な機能から必要なものを自由に選べるため、必要な機能を過不足なくシンプル・快適に利用することができます。...
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