外注向けの支払明細書を含めた帳票類を、ミスなく効率的に作成したい方へ。外注費対応の支払明細書作成アプリの導入メリットやタイプ別の機能と選び方、おすすめのアプリを紹介します。
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外注費対応の支払明細書作成アプリとは、外注費の支払明細書の作成やそれに付随する作業を効率化するためのツールのこと。請求書や領収書作成前の利用が前提のため、帳票発行システムや請求書発行システムなどの一機能として提供されるのが一般的です。支払明細書だけでなく、請求書などの関連する帳票類の作成もまとめて効率化できます。
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業務委託や企業間の取引においては、支払明細書の発行は義務ではありませんが、発行しておくと主に以下のようなメリットがあります。
とはいえ、金額が確定する前に毎回Excelなどで支払明細書を作成するとなると、手間も時間もかかります。発行頻度が多い場合や、支払のたびに作成するのが面倒な場合などは、外注費対応の支払明細書作成アプリの利用を検討するといいでしょう。
外注費対応の支払明細書をアプリで作成するメリットは以下の通りです。
支払明細書の作成から送付（郵送）までの一連の作業が自動化されることで、誤送信などのリスクも低減し、データ化して管理することで、再発行や修正の際も素早く対応できるようになるのも大きなメリットです。
外注費対応の支払明細書作成アプリの多くは単体で提供されるものではなく、メインシステムに付随する機能のため、どのような業務とあわせて効率化したいかによって選ぶべきタイプが異なります。
決済システムと連携して、支払明細書の作成・発行業務を自動化できるタイプです。データ連携を前提に利用を検討している場合や、大量の書類を人手を介さず、ミスなくスムーズに発行したい場合などに適しています。
たとえば、「楽楽明細」や「BtoBプラットフォーム 請求書」は、社内の会計システムや販売管理システムとスムーズに連携し、取り込んだ請求データの一括処理が可能。紙の帳票を希望する外注先には、郵送代行にも対応しており、経理業務の効率化・コスト削減を実現します。
スマホやPCで手軽に整ったフォーマットの書類作成ができるタイプです。Excelなどで行っている支払明細書や請求書などの書類作成業務を効率化したい場合におすすめです。
たとえば、「請求ピッパ」は、クラウドサービスのためスマホやタブレットでも簡単・手軽に書類作成ができます。手元のスマホで作業が完結するので、移動中や自宅でも簡単に支払明細書や請求書を作成できるように。書類を作るためだけにわざわざPCを開く必要がなくなります。
支払明細書や請求書だけでなく、納品物の管理もできるタイプです。フリーランスなどの外注先とのやりとりをワンシステムで完結したい場合に適しています。
たとえば、「Lansmart」や「freee業務委託管理」は、フリーランス・業務委託管理を一つのプラットフォーム上で行えるクラウドサービス。下請法や今後施行予定のフリーランス新法にも対応し、フリーランスへの発注や請求業務を大幅に削減できます。
なお、外注管理の効率化については「フリーランスマネジメントシステム6選。目的別の選び方」で詳しく解説しています。
無料のテンプレートのみを提供するシンプルなタイプです。余計な機能などは不要で、必要項目を満たした、使い勝手の良い「ひな型」が欲しい場合におすすめです。
たとえば、「マネーフォワード クラウド会計」は、税理士が監修した、Excel・Word形式の支払明細書や入金伝票や貸借対照表、総勘定元帳など、多数の帳票テンプレートを無料でダウンロードできます。ダウンロードの際に新規登録などは不要。入力フォームにメールアドレスを入力し、事業区分、従業員数を選択するだけで、テンプレートURLの案内がメールで届きます。
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（出所：楽楽明細公式Webサイト）
支払明細書や請求書などの帳票をWeb上で即時発行するクラウド型の電子請求書発行システム。
利用中の販売管理システム・自社開発システムなどからの請求データを取り込むだけで連携でき、CSV/PDFのほか、オプションでAPI連携も選択可能。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応。発行した帳票の原本控えをそのままデジタルで一元管理でき、インボイス制度の要件を満たした請求書や支払明細書の発行もできる。
帳票発行に特化した、充実の機能と丁寧なサポート体制が強み。システムが苦手な方でも簡単に利用できる操作画面は、「取引先側からも受け入れられやすい」との声も多数。
（出所：BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト）
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応。支払明細書や請求書などをデータで簡単に作成・送信できるだけでなく、受取、支払金額の通知など、請求業務全体を電子化するサービス。利用企業は100万社を超える。
販売管理システムの売掛データをプラットフォームに取り込むだけで帳票作成作業は完了。取引先は受取・発行ともに無料で使えることに加え、紙やPDFでの帳票を希望する取引先には、郵送代行サービスを利用することも可能。デジタルとアナログの併用により、経理・経営のDXを無理なく実現する。
（出所：請求ピッパ公式Webサイト）
「インボイス」、「電子帳簿保存法」、「源泉徴収の計算」に対応し、請求書・見積書・領収書・支払明細書・発注書・納品書を簡単に無料作成できるアプリ。
シンプルな機能を、限りなく少ないクリック数で使えるよう設計されており、直感的に操作できる。Googleアカウントがあれば、新規登録から書類発行まで最短90秒で完了する素早さが強み。
クラウドサービスのためスマホ、PC、タブレットでどこからでもログインして利用でき、たとえば、PCで作成途中の書類をスマホから編集し、書類を発行。そのままPDF変換して、メールやチャットに添付も可能。
「ExcelのテンプレートだとPCがないと請求書が作れない」、「スマホではPDFにできない（しづらい）」、「PCでも印刷をクリックし、印刷設定でPDFにする必要がある」といった書類作成に伴う手間やストレスを軽減できる。
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（出所：Lansmart公式Webサイト）
副業・フリーランスとの契約から請求までをスマートに自動化するクラウドサービス。支払明細書の作成をはじめ、発注書・業務報告書・請求書などの作成・送信・承認の一元化が可能。契約ステータスや請求書の提出状況を一覧化できる。更に、発注書を自動生成してワンクリックで外部パートナーに送信するなど、一連のバックオフィス業務の負担を軽減。更に、契約の更新・終了忘れや、請求書の催促忘れを防止するためのリマインド・アラート機能を搭載し、ヌケモレのない運用の実現にも役立つ。下請法や改正電子帳簿保存法、インボイス制度にも標準で対応。法令違反リスクの低減が期待できる。
その他、業務報告書と請求書の自動生成、税金の自動計算などにも対応。外部パートナー向けの機能が充実しているのも強み。
（出所：freee業務委託管理公式Webサイト）
フリーランスとの契約・発注・請求・支払を一元化できるクラウドサービス。
最大の特徴は、パートナーとの契約締結から発注書や支払明細書の作成・送信、請求書の回収、支払いに必要なデータ抽出まで、一つのプラットフォームで完結する点。取引総額は250億円以上と、国内でトップクラスの発注が行われている。
下請法、フリーランス保護新法、インボイス制度、電子帳簿保存法に対応した書類の発行・保存ができ、新たな法令の施行や、既存の法令の変更にも自動対応するため、安全な取引が可能。
オンプレミスとの連携や新機能開発など、希望に応じてカスタマイズ提案にも対応。LINE・Slack・Chatwork・freee・CloudSign・Salesforceなどの各種ツールとの連携もできる。
（出所：マネーフォワード クラウド会計公式Webサイト）
中小企業の会計業務を約1/2に削減する、マネーフォワード クラウド会計が提供する帳票テンプレート集。支払明細書のほか、伝票、仕訳帳、決算報告書など、公認会計士をはじめとした専門家が監修したテンプレートを無料でダウンロードできる。
テンプレートは、Word・Excel形式で作成されているため、環境を選ばず、実務ですぐに活用できる点が嬉しい。
支払明細書には、「取引内容の認識の齟齬を防げる」、「外注先にミスなく請求書を作ってもらえる」、「外注費を、給与と認定されるリスクを低減できる」といったメリットがありますが、作成に手間がかかる場合は、外注費対応の支払明細書作成アプリの導入がおすすめです。
外注費対応の支払明細書作成アプリには、「支払明細書の作成から送付（郵送）までを自動化できる」、「支払明細書の作業時間や郵送コストなどを削減できる」、「インボイス対応の支払明細書の作成もできる」といったメリットがあります。
外注費対応の支払明細書作成アプリは、以下のタイプに分類されます。
支払明細書の作成とあわせて効率化したい業務や求める機能を整理したうえで、自社に最適なアプリを選択するといいでしょう。
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