Excelなどを利用して業務や社内情報の管理を行っているが生産性が低く、なるべく開発の手間をかけずに社内データベースを効率よく利用したいと考えている方へ。クラウドデータベースサービスの機能や選び方、比較のポイントとともにおすすめのツールを紹介します。
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クラウドデータベースサービスとは、クラウド上にデータベース環境を構築するためのサービスです。
売上や顧客情報など、今までローカル環境で管理していたデータをクラウド上で一元管理することで、PCはもちろんスマホやタブレットから閲覧できるようになります。オンプレミス型と異なり、社内にサーバーを設置する必要がなく、プログラミングなどの開発知識も不要なため、導入も簡単です。
本記事では、クラウド上にデータベースを構築し、それらをベースに各種業務に役立つアプリケーションをノーコード/ローコードで開発できるサービスを紹介します。
クラウド環境におけるアプリケーション開発では、AWSの「Amazon RDS」やMicrosoftの「Azure SQL Database」、Googleの「Cloud SQL」のような管理の手間が少なく、高性能なマネージド型のデータベースサービスが広く利用されています。しかし、これらはコーディングによる開発が前提なので、本記事では対象外とします。
クラウドデータベースサービスを利用することで以下のメリットを得られます。
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クラウドデータベースサービスでは、データの管理と利活用を効率化する以下の機能を備えています。
| データの共有・一元化 | クラウド上のデータベースに社内情報を集約することで、部門間のデータ共有や、必要な情報への素早い検索、アクセスを行える |
|---|---|
| ノーコード・ローコードでのアプリ開発 | ドラッグ&ドロップなどの簡単な操作でアプリを作成。顧客管理や在庫管理など、社内データを利用する様々な業務向けアプリを作れる |
| データの集計・分析 | クラウド上に集約された社内データから表やグラフを自動で作成・表示。顧客層ごとの購買傾向や在庫の推移などデータの分析に活用できる |
| データの安全な共有・ コミュニケーションの実現 |
データへのアクセス権限や共有範囲を細かく設定。また、作成したアプリ上で社内コミュケーションをサポートする機能も。部門間、企業間でのセキュアかつスムーズな情報共有が可能に |
| 外部サービスとの連携 | CSVファイルの取り込みやAPIによって、ほかのクラウドサービスとの連携が可能。データベースの情報を利用して、外部のファイル管理サービスや電子契約サービスなどとのデータのやり取りを素早く行える |
クラウドデータサービスの主な導入目的4つとともに、選び方やおすすめのサービスについて説明します。
現在、Excelで行っている管理業務を高度化・効率化したい場合向け。Excelの様々な表形式を活かしてデータを取り込めるものや、データベース上でExcelのような操作感を再現しているサービスなど、業務内容を大きく変える必要のないものが適しています。
たとえば「Pigeon Cloud」は、既存のExcelファイルから手軽にデータベースが作成でき、ファイル内情報を含む高速かつ高度な検索を実現します。Excelファイルごとの管理では散在してしまうデータを、横断的に検索できるため、部署間・クライアント間で常に最新情報の共有が可能に。
中には「楽々Webデータベース」のように、Excelベースのアプリを作成し、アプリからダウンロードしたExcelファイルにデータを入力、入力済みのファイルをまたアプリに取り込んでデータベースを更新できるものも。従来通りのデータ入力作業なので、システム切り替えに伴う負荷を最小限に抑えられます。
すでに業務でGoogleスプレッドシートを活用している場合向け。Excelよりもチームでデータを更新・共有しやすいという特長を活かしながら、データベースとの連携に強みを持つサービスがおすすめです。
「AppSheet」はスプレッドシートのデータをアプリに流用できます。また、作成したアプリから直接Googleスプレッドシートの更新、編集が可能に。Googleが提供しているサービスなので、GoogleフォームやGoogleカレンダーなど、ほかのGoogle Workspace関連アプリと連携しやすいのも強みです。
自社特有の要件にも対応できる、業務用アプリをノーコードで手軽に開発したい場合向け。UIの使い勝手や設計の柔軟さに加えて、そのまま使えるテンプレートの豊富さ、外部のクラウドサービスと連携しやすさといった点から比較・検討を行います。
たとえば、「kintone」であれば、グラフ・帳票出力やWebフォーム作成、データのCSV出力など、外部サービスとの連携に対応する拡張機能を豊富に提供。製造業向けの「在庫管理」アプリパッケージ、卸売業向けの「作業依頼申請」アプリなど、業種・業務に特化した専用アプリのテンプレートも用意されています。
また「JUST.DB」は、案件管理や問い合わせ管理、不具合管理など幅広いシステムをマウス操作だけで開発可能。また、入所者の活動をチェックできる介護施設向けの「入所者活動管理テンプレート」など、業種特有の用途にあったサンプルも用意されています。
大企業で導入する場合、豊富な機能や外部システムとの連携のしやすさに加えて、細かい権限設定、証跡管理や監査ログなど、セキュリティ面も堅牢である必要があります。
たとえば「SmartDB」は、複数部門による並列承認や条件分岐など、大企業特有の複雑なワークフローシステムに対応する機能を搭載。また、人為的ミス、不正業務の防止策として、承認や操作の履歴がすべて記録されるなど、証跡管理の機能も充実しています。また、「Azure ActiveDirectory」や「Google Workspace」、「Teams」といった外部サービスとシームレスな連携にも対応。加えて、シングルサインオンやデバイスを問わない通知が可能なので、セキュリティと利便性を両立します。
前述の導入目的をもとに自社にあったサービスを絞り込んだら、以下のポイントで詳細な比較を進めてください。
クラウドデータベースサービスは幅広い業務アプリを作成できます。ただし、サービスによって搭載機能や提供しているサンプルアプリが異なるため、得意・不得意があります。まずは効率化を検討している業務とサービスの相性を確認しましょう。
| Pigeon Cloud | 顧客管理、問い合わせ管理、在庫管理 など |
|---|---|
| 楽々Webデータベース | 工数管理、売上管理、顧客管理 など |
| CELF | 実績管理、情報資産管理、案件管理 など |
| AppSheet | 申請業務、勤怠管理、顧客管理 など |
| kintone | 顧客管理、案件管理、企業間のやりとり文書管理、申請業務、問い合わせ管理、日報 など |
| サスケWorks | 採用管理、日報作成、案件管理 など |
| JUST.DB | 案件管理、問い合わせ管理、不具合管理、社内稟議システム案件管理、問い合わせ管理、不具合管理、社内稟議システム など |
| Airtable | 顧客管理、OKR追跡、ワークフロー管理 など |
| SmartDB | 顧客マスタ管理、案件管理、人事・労務関連の申請、会議室予約 など顧客マスタ管理、案件管理、人事・労務関連の申請、会議室予約 など |
業務アプリを構築する際、もともと使っていたExcelファイルをデータベースに取り込めると便利です。たとえば「JUST.DB」は、CSVファイルを取り込んで業務フローの構築に用いる「パネル」を作成できます。また、社内のフォルダに保存されたExcel、CSV形式の帳票ファイルを自動的にデータベースに取り込む機能も搭載しています。
また「CELF」は、ほとんどのExcelが該当する3種類の表タイプを自動で業務アプリに変換。Excelをアップロードするだけでアプリが作成できます。
データを利用する際、サービス独自の計算式ではなくExcelの関数をそのまま使えると便利。「サスケWorks」では、SUM関数やIF関数といったExcelにもある関数を利用することで、様々な計算式や計算結果に応じた条件分岐が作れます。
アプリを作成にすることで、データベースへの反映や編集・加工が自動的に行われるなど、一部業務の自動化を実現できます。自動化できる処理の範囲や、複雑な処理フローを簡単に設定できるか、といったポイントを確認しておきましょう。
「JUST.DB」では編集、移動、複製、統合といったデータの加工処理をパーツとして用意。これらのパーツをつなぎ合わせるだけで、データの加工処理を自動化するアプリを作成できます。
また、アプリ作成そのものをAIで自動化するサービスも。「サスケWorks」は、アプリの名称と概要を入力するだけでAIがアプリを自動で生成。アプリ構築にかかる手間や工数を大幅に短縮できます。また、OpenAI社APIを利用したアドオンでは、音声データを自動でテキストデータ化する機能も搭載。
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（出所：PigeonCloud公式Webサイト）
ノーコードかつ直感的な操作で社内データを一元管理できるWebデータベース。データベースを利用した顧客管理、問い合わせ管理、在庫管理、申請フローの構築などに対応している。
既存のExcelデータの取り込みや、OCR機能による紙の帳票類の電子化といった機能で、社内に蓄積されたデータを簡単にデータベース上に集約できる。部署間でデータを共有することで、顧客情報の変更に素早く対応でき、顧客への多角的なアプローチをサポート。データの数値化、グラフ化にかかわる機能も充実しているので、顧客の属性や購入傾向に沿ったデータ分析が可能に。顧客の属性や購入履歴などから、より深く顧客のニーズを知ることができる。
また、Webフォームや問い合わせ先メールと連携できるので、問い合わせへの一次対応がスピーディーに。個々の顧客に合わせた内容のメールを送ることができるメルマガ機能も便利。
（出所：楽々Webデータベース公式Webサイト）
Webアプリによるノーコード型Excel業務効率化支援ツール。Excelなどで管理されているデータから、棚卸しや顧客管理、アンケートの作成、報告書の集計・分析など、様々な業種で役立つアプリを作成できる。
作成したアプリ同士を連携して活用できる点が強み。たとえば、複数に分かれた売上台帳を串刺しで管理・集計したり、予算アプリと実績アプリをつなげて予実管理アプリを作成したりと、データの価値を高めるための機能が充実している。加えて、アプリに登録したデータはグラフ表示や、クロス集計による分析が可能。また、CSVファイルやExcel、Web API、Webhookを利用することで、外部システムとのデータ連携も可能に。
（出所：CELF公式Webサイト）
Excelライクな操作感・見た目のアプリを簡単に作成できる、ノーコード開発サービス。ドラッグ&ドロップ操作だけで、独自の計算ロジック、申請・承認ワークフローの構築、高度な入力チェックなどを実現。大幅な作業効率アップに貢献する。
また、「一覧表」「単票（帳票）」「クロス表」の3タイプのExcelを自動で業務アプリに変換可能。アプリはExcelと同じ操作感で、業績管理や予算実績管理などの大量データを一括で表示・登録できる。入力ミスの自動チェックや、データ閲覧・更新のログ追跡機能やアラート・メール送付機能なども実現できるため、データの反映や集計にかかっていた時間を大幅に短縮。Excelで利用していた関数も利用できる。
（出所：AppSheet公式Webサイト）
Googleが提供しているノーコードのアプリ開発プラットフォーム。Google スプレッドシートをはじめとするGoogle Workspaceツール上に存在するデータの統合、連携に強みを持つ。GoogleスプレッドシートやExcelから、MySQL、SQL-Serverといった高度なデータベースまで幅広く対応する。GPSの位置情報や写真、図形描画、バーコードスキャン、文字認識など、デバイスを経由して追加したデータも収集可能。
加えて、在庫や社員名簿、作業進捗の管理など幅広い用途に応じたアプリがマウス操作のみで作れる。アプリ内のデータに変更があった場合にGmailやGoogle Chatへ通知する、外部ツールへの反映を自動で行うといった機能も搭載できる。Google AIを組み合わせることで、追加されたデータを学習して動向を予測するといった、より高度なアプリの作成も可能に。
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（出所：kintone公式Webサイト）
導入社数30,000社以上、現場の業務に合ったアプリを作成できるノーコード・ローコードツール。外部サービスと連携するための拡張機能や、サンプルアプリの数の豊富さに強みを持つ。
交通費申請や日報といったシンプルな業務アプリから、顧客案件管理や受発注、採用面接といった事業のコアになるシステムまで、幅広い規模・種類のアプリを作成できる。蓄積されたデータの中から、文字情報だけでなく、添付ファイルの中身も検索できるなど、検索性にも優れている。アプリに蓄積されたデータに対して指示やコメントを書き込んで、関連情報を一カ所に集約できるのも便利。
部署別・業種別に100種類以上あるサンプルアプリの設定を変更して、手軽にオリジナルアプリを作ることもできる。また、拡張機能を用いて連携できる外部サービスは200種類以上と充実。
（出所：サスケWorks公式Webサイト）
使う現場や目的に合った業務効率化アプリを作成できるサービス。ネイティブアプリとWebアプリの良さを併せ持つハイブリッドなアプリの作成を支援する。
用意された機能を組み合わせるだけでアプリを作成できるほか、複数アプリの連携にも対応。シンプルな手順で自社独自のシステムを構築できる。加えて、連携するアプリを徐々に増やせる拡張性の高さも魅力だ。問い合わせフォームから取得した顧客データを自動登録するアプリや、蓄積したデータをダッシュボード上にグラフ化して売上の多角的な分析をサポートするアプリなど、様々なアプリを作成できる。
CSVファイルを使ったデータの一括登録や、AI-OCR機能を活用して紙資料のデジタルデータ化が可能。作ったアプリを公式ストアで販売できるユニークな仕組みも。
（出所：JUST.DB公式Webサイト）
多彩な機能と高い拡張性を持ち、幅広い業種・業界向けの業務システムを構築できるクラウドデータベース。製造業向けの「不具合管理アプリ」や介護業界向けの「入所者管理アプリ」、交通運輸業向けの「日報アプリ」など、データベースを活用して様々な業務アプリを作成できる。
パーツ（機能）を配置して自由に組み合わせるだけで、データの編集・移動・複製・統合といった処理の自動化を実現。実際の処理結果をプレビューしながらフローを修正できるので、イメージした挙動に近づけやすい。稟議や決裁のワークフローを構築する際も、差し戻しや代理申請など複雑な処理を、承認者や分岐条件をマウスで配置・接続するだけでOK。
リアルタイムで集計されたデータは、一画面で見やすく管理できる。取引先情報と案件情報を並べるなど、見たい情報を画面上で自由に配置できるカスタマイズ性も魅力。
（出所：Airtable公式Webサイト）
45万以上の組織で利用されている、米国のクラウドデータサービス。Excelライクな操作感で、データベースを利用したアプリの作成をサポートするほか、AIを利用したワークフローの構築もできる。
Excelの表形式をはじめ、カレンダー、カンバン、ギャラリーなど様々な見た目で表示できるデータベースには、独自の入力項目の追加が可能。ノーコードでUIのカスタマイズを実現できる「Interface Designer」機能も。データのバックアップ機能（スナップショット）を使えば、誤操作をした場合に前バージョンを戻すことができるので安心だ。
進捗管理や在庫管理、不具合のトラッキングなど汎用性の高い業務に必要な機能をそろえたテンプレートを豊富に用意。Slack、Github、Salesforceなど様々な外部サービスとのAPI連携にも対応している。ただし、公式の日本語サポートはなく、英語利用が基本なので要注意。
（出所：SmartDB公式Webサイト）
大企業の業務デジタル化に強みを持つ、ノーコード･ローコード開発プラットフォーム。25種類のパーツをドラッグ＆ドロップで並べるだけでデータベースを作成できる。人事・労務、総務・法務・ITなど、業務ごとに約50種類のテンプレートがそろう。
細やかな条件分岐設定や柔軟性の高い入力フォームによって、大企業特有の複雑な稟議や決裁の流れを実現。操作するユーザーの立場に応じて、表示項目や編集の範囲を制御でき、内部統制の強化にも有用だ。タブ表示や、カレンダー表示など用途に応じた見た目も設定できるため、必要な情報にスムーズにアクセスできる。案件や顧客などの単位でデータベースを管理しながら、ワンクリックで異なるデータベースにある文書同士を連携することも可能。文書は既存のフォーマットに合わせた帳票を出力できるほか、複数パターン設定できるため、用途ごとのデータの加工を必要としない。
本記事では、クラウド上に社内情報のデータベースを構築し、蓄積されたデータを使ってアプリやワークフローを作成できるクラウドデータベースサービスについて解説・紹介しました。
ツールは目的別に、以下の4タイプに分類できます。
そこから更に、「得意な業務アプリ」「Excelの取り込み対応の有無」「自動化機能の充実度」といったポイントで更に詳細な比較を進めると、自社に適したサービスが選びやすくなります。
クラウドデータベースサービスを導入すれば、データの一元管理ができるようになるほか、顧客管理や在庫管理など様々な業務アプリの作成が可能に。現場担当者自身が本当に使いやすいアプリを開発することで、大幅な業務効率化が実現できます。
本記事でご紹介した比較ポイントなどを参考に、クラウドデータベースサービスの導入を検討してみてください。
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株式会社ロフタル
社内のあらゆる情報を一元管理するデータベースを、ノーコードで作成できるクラウドツール。専門知識不要で誰でも利用可能。効率的な情報共有と業務の効率化を実現します。...
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