災害や事故に備え、従業員の安否確認を行う仕組みを整えたいが、日常のコミュニケーションツールでもよいのか、どのようなツールを選んだら良いのか分からないとお悩みの方へ、企業に必要な安否確認の方法やおすすめの安否確認システムについてご紹介します。
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安否確認とは、災害時や予期せぬ緊急事態が発生した際、特定の人々が無事かどうか（安否）を確認することを意味します。
何かあった時、企業は従業員の安否確認を行うのが一般的です。ただし、それは従業員やその家族の安全を守るという社会的・道義的責務のみが理由ではありません。以下のような様々な目的によって行われています。
| 事業の継続性を高める | 「誰が」「どこで」「いつから業務を行えるようになるか」状況を速やかに把握することで、災害発生後でも、いち早く事業を継続・再開できるようにする。 |
|---|---|
| 企業イメージの向上 | 緊急時はもちろん、日頃よりBCP対策や安否確認に力を入れることで、人命を最優先に考える企業というイメージを育むことができる。従業員・顧客からの信頼、ステークホルダーからの好印象が期待できる。 |
| 社内連絡の活性化 | 安否確認の方法を明確にしておくと、有事以外の平時の社内連絡も効率的に行えるようになる。たとえば、社内イベントの広報と参加連絡など、一方的な配信だけでなく双方向のコミュニケーションも期待できる。 |
本記事では、企業の安否確認について「どんなことに注意すればいいのか」「どのような実施方法があるのか」などわかりやすく解説していきます。安否確認の概要を知りたい方はそのまま読み進めてください。
「具体的な安否確認システムを比較検討してみたい」という方は「安否確認システム比較」を参照ください。
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企業の安否確認では、「確実に連絡がとれる」「従業員だけでなく、家族の状況も把握できる」「防災担当者が状況を素早く把握できる」ようにすることが必要です。
従業員の安否を確認する際、全員に漏れなく、確実に連絡を取らなくてはなりません。そのためには、一人の漏れもなく、連絡のつきやすい連絡先を把握し、しかるべき相手に共有しておく必要があります。危機管理マニュアルや緊急連絡網が整備されていれば、それに従って連絡がとれるため、日頃から整備し、最新情報にアップデート、そしてそれを各自が所有しておくことが重要です。
ただし、連絡手段を決める際、電話は輻輳などでつながらない可能性があるため、電話以外の連絡手段も考えておく必要があります。
従業員の身の安全の確認に加え、家族のサポートも企業の使命と言えます。人道的な観点はもちろんのこと、例えば従業員本人が無傷でも家族の手当て等に追われることがあれば出社が難しくなり、事業の継続に支障が出てきてしまう、といった現実的な観点からも、家族の状況把握は必須事項と言えます。
災害発生時の瞬間的な安否報告だけでなく、感染症の流行等で、長期的に体調を確認したいといったニーズもあります。その際、社員や同居する家族の病状や回復状況を、定期的に確認する機能を持つものもあります。
安否確認の際に把握すべきは、人数だけではありません。全体だけでなく、組織や部門ごとに状況を把握する必要があります。たとえば、すぐに出社してダウンしてしまったサーバーの保守ができる人、プレスリリースなど社外への発信ができる人、取引先への状況報告を行えるしかるべき立場の人、など緊急時に求められる人材の把握、また該当者がいない場合は代わりに行える人を素早く見つけなくてはいけません。災害時はドタバタしているので、その集計に時間を費やすことなくスムーズに対応する必要があります。
続いては、企業が安否確認を行うための実施方法について紹介します。
従来型の安否確認の実施方法としては、以下が挙げられます。既に社内で利用されているコミュニケーションインフラを利用する分、馴染みがあって利用しやすいですが、本来の用途と別に利用するためデメリットも大きいです。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 電話 | 一対一で状況を詳しく確認できる。 | 大人数への連絡に時間がかかる。 |
| メール | 一斉に連絡できる。 | 返信に時間がかかる場合がある。 |
| 社内SNS | 連絡しやすい。見落としにくい。 | 既読や返信などが管理しづらい。 |
| 社内ポータルサイト | 連絡しやすい。見落としにくい。 | 既読や返信などが管理しづらい。 |
特に、「誰が安否確認に回答したのか・していないのか」「どういう状況に置かれているのか・出社可能なのか」などの回答については、どの実施方法でも手作業でexcelやスプレッドシートに集約・集計しなければなりません。従業員数が少人数で拠点も一箇所のみあれば、それほど手間はかからないかもしれませんが、一定規模（100名近く）で拠点が複数の場合は手間がかかります。
既存のコミュニケーションツールとは別に、安否確認専用のシステムを利用する場合も考えられます。安否確認システムは以下のような便利な機能を多数備えているため、既存ツールを利用するのに比べて効率よく・効果的に安否確認を行うことができます。
緊急時の安否確認を行う場合、ポイントとなるのは次の3点です。要は「何でどのように連絡するかを決めておく」ということになります。詳しく3点見ていきましょう。
緊急連絡網に関して詳細を知りたい方は「企業向け緊急連絡網の作り方」をご覧ください。
まず、緊急時に迷わないように連絡手段を決めておくことが大切です。「メール・電話・チャットツールのいずれかで連絡すればよい」などとしておくとよいでしょう。また、連絡が取れない場合の順番も決めておくと安心です。たとえば、電話に出ない場合はチャット、チャットが既読にならない場合はメール、といった具合です。ただし、細かすぎると混乱するので、シンプルに対応できる方法にしましょう。
なお、安否確認は従業員からだけでなく、企業からも行う必要があります。連絡手段としてはグループウェアやチャットツールなどが考えられますが、PCからしか確認できない場合は別の方法を考えましょう。プライベートのアドレスやアカウントを集めて、メーリングリストやLINEグループなどを作るのも一つの方法です。
安否確認の方法は様々ですが、何より大切なことは「確実に連絡が取れる手段を選ぶ」ということです。
連絡手段の次に、伝達内容もあらかじめ決めておくとスムーズです。本人の状態はどうなのか、家族も無事なのか、出社はできるのか、自宅待機を希望するのか、といった点です。本人と家族が無事で出社する意思があっても、公共交通機関のストップなどの事情で出社できない、出社予定時刻が見えないといった可能性もあります。
出社に関しては、遠方からの電車通勤が多いオフィス、自家用車での出社が多い企業、近隣住民のパートの多い職場等、それぞれ事情が異なるため、自社にとって必要な情報をあらかじめ洗い出して決めておくことが大切です。
連絡手段や報告内容の準備に加え、報告をスピーディに集計できる方法もあらかじめ決めておくことが重要です。例えば、無事ですぐ出社できる、というほっとする報告が来たとしても、何十人もの連絡を対策本部で受けた場合、誰が連絡してきたのか、誰がまだなのか、を集計して確認するのは骨の折れる作業です。確認が取れていない相手には、連絡がつくまで繰り返し連絡し続ける必要があるため、集計をスピーディに行うことは非常に重要となるのです。
こういった集計作業を効率化するためには、各部署のグループリーダーや課長が一旦取りまとめるなど、ワンクッションおいた上で対策本部に連絡する流れが必要です。
また、運用方法の工夫例としては、Excel表をオンラインで共有できるGoogleスプレッドシートのようなものに、各従業員が状況を記入していくという方法があります。あらかじめ従業員の名前を記載しておき、それ以外の情報を本人が記入する方式にすれば、誰が記入したのか、していないのか、人数がある程度多くても効率的に把握できます。
安否確認システムの活用のポイントを具体的に3点ご紹介します。
使い慣れたコミュニケーションツールではなく、わざわざ安否確認システムを導入する価値のある一番のポイントは、安否確認システムの持つ自動化機能を活用する点です。
例えば、災害が発生して、「状況を入力してください」と従業員に伝えようにも、担当者自身が被災してしまうなど、災害対策本部の初動が遅れてしまうと始められません。その点、安否確認システムの「自動メール配信機能」を利用すると、気象庁からデータを受信し、あらかじめ設定した震度を記録した該当エリアに、自動でメール配信あるいはアプリ通知ができます。サービスによっては地震の他に津波にも対応しているため、一刻を争う有事の際にも役立ちます。
集計に関しても同様に自動化機能があります。安否確認メールに対し、従業員が返信・入力した際には、それらを随時自動的に集計し、組織・部門や拠点ごとに、確認できる機能が大いに活用できるため、集計者の手間が省けます。さらに、未入力者には、入力を促すメールを自動的に再送する機能もあるため、担当者は別の対応に注力することができます。
簡単操作で利用できる安否確認システムのスマホアプリを活用することで、災害時に慌てていてもスムーズに確認、回答できるようになります。
普段から自宅のPCでグループウェアが利用できる環境だったとしても、災害時にURLを探してログインするのに手間取ってしまうことや、停電の場合はPCの電源が取れず、スマホのバッテリー頼み、あるいはスマホだけ握りしめて避難、という可能性もあります。物理的にも心理面でも、有事の際はスマホくらいしか操作できない、といったことを念頭に置いて準備をするのがよいでしょう。安否確認システム専用のスマホアプリを用意し、いつでもすぐにアクセスできるようにしておくと安心です。なお、すぐ気づけるようにアプリ通知をONにして設定しておくとよいです。
安否確認に特化し、いかに使いやすいシステム・アプリだったとしても、従業員が利用してくれないと意味がありません。普段からテストメールを送信して訓練を行うことで、使い方に慣れてもらうことや、また機種変更などの際もアプリを再ダウンロードしておいてもらうことができます。さらに有事の際だけでなく、社内イベントの日程調整や業務アンケートなどに利用することで、日常から送信・回答しておくと、本当に必要な災害時に機能してくれることは間違いありません。
ここまでご紹介した安否確認方法を実現できる、おすすめの安否確認システムをご紹介します。
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（出所：Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト）
NTTコミュニケーションズが提供するクラウド型の安否確認システム。地震の時の自動送信機能、回答の自動集計機能や、回答の登録がされていない場合に自動で再連絡するリトライ機能あり。スマートフォンアプリでは安否回答の他、気象・災害情報や防災マップを確認できる。一斉通報機能を利用して、平時にも連絡ツールとして活用できる。
通信キャリアによる高信頼のシステム運用により、全国規模の大規模災害発生時にも安心して利用可能。東日本大震災でも稼働実績。数十IDから、数万IDまで、幅広い規模の企業に導入実績あり。
（出所：安否コール公式Webサイト）
ID・パスワードが不要で利用できる点が特長の安否確認システム。上場企業や大手企業、病院、大学など1,200社以上の導入実績あり。東日本大震災時も熊本地震でも問題なく稼働した実績あり。気象庁データと連動し、地震だけでなく津波の情報に応じた自動配信機能あり。ユーザーは管理者から提供されたQRコードを読み込むだけで簡単に登録できるアプリの操作性に定評あり。回答情報の自動集計、未回答者への自動再配信も可能。緊急時だけでなく日程調整や出欠確認などの普段使いにも最適。
ID・パスワードが不要で利用できるため管理の手間が軽減されるほか、いざという時にも迷いなく利用できることが魅力。メールアドレス不要で携帯電話番号さえあれば登録可能な手軽さも人気。掲示板を通じた被災状況の共有や指示伝達など充実した機能。家族の安否確認も可能で、コメントや位置情報の共有ができる。
（出所：安否LifeMail公式Webサイト）
月額料金は安価だが、企業に役立つ機能がオプションでなく標準装備された点が人気の安否確認システム。地震や津波時の自動配信機能、訓練メール機能、通常業務に利用できるアンケート機能、家族への安否通知機能などを標準装備。社員や同居する家族の病状や回復状況を定期的に確認できる機能も。
大手企業、地方自治体、医療機関などで約200万人が利用、東日本大震災他、大きな地震でも安定稼働した実績。通信状態が不安定になりやすい災害時でも連絡が取りやすいよう、複数の連絡手段が用意されている点も強み。メールの他に、LINEと連携し通知を受けられる。GPS経由の位置情報のデータの利用・確認もでき、被災した利用者の救援時にも役立つ。同社の開発した高速配信システム「アンピロイド」を利用し、日本気象協会から発信された災害情報を瞬時に配信。
一名あたりの月額料金が80円と低価格なため、中小企業や急成長中の企業でも継続して利用しやすい点も定評あり。
（出所： エマージェンシーコール公式Webサイト）
阪神淡路大震災での経験をもとに誕生した緊急連絡/安否確認システム。気象庁データと連動しての地震時の自動発信機能あり。回答率100%にこだわり、一人当たりの連絡先を10件まで登録でき、連絡がつくまで（安否回答またはメッセージ確認があるまで）最大100回まで繰り返し自動発信。アプリでの簡単回答。
東日本大震災や熊本地震においても安定稼働を続け、高い回答率を誇った実績あり。Excelなどから大量の社員情報を一括で容易に登録可能。サービスの安定稼働を継続するため、24時間365日の監視体制で、関東と関西など2拠点で同時稼働。
(出所：ANPiS公式Webサイト)
関西電力が提供している、シンプルさと使いやすさが特徴的な安否確認システム。初期費用無料・月額6,000円〜で、地震・津波以外に注意報・警報等あらゆる気象情報に対応して、24時間365日安否確認メールを従業員に一斉自動配信可能（オプションでLINE配信も可能）。未回答者には自動リトライ機能で再配信も可能。非常時以外にも活用できるアンケート機能などを備えており、日常使いすれば、災害前に操作に慣れておくことができるのもポイント。
また、関西電力では安否確認以外にも「緊急時燃料配送サービス」「蓄電池オンサイトサービス」など、災害時に役立つサービスを複数提供しているのも心強い。官公庁・金融機関・メーカー企業など、様々な企業・団体での導入実績を持つ。
（出所：安否確認bot for LINE WORKS公式Webサイト）
個人アカウントを含むすべてのLINEシリーズと連携した安否確認システム。従業員の回答はLINE WORKSのチャットbotから安否確認の選択肢ボタンをタップするだけなので、ログインの必要もなく簡単。回答率の向上につながる。また、企業側は従業員の連絡先となるメールアドレスを登録・管理する手間がないので、従業員管理の負担を軽減。LINE WORKSを利用していない従業員もゲスト従業員として安否確認を配信できるため、すべての従業員のもれのない管理を実現する。
回答状況や回答結果は自動で集計・通知され、LINE WORKSからすぐに確認可能。通知回数・頻度の設定や、未回答者への手動再送信、リマインド配信などの機能も充実。適切なタイミングで回答を促すことで、迅速な状況把握はもちろん、二次対応が取りやすい点も魅力だ。
地震、津波、台風、大雪、そしてウィルスの蔓延など、自然災害と隣り合わせで企業が大切な従業員を守り、事業を継続していくにあたり、簡単操作でいざという時も安心の安否確認システムについてご紹介しました。ITやスマホの普及により、普段のコミュニケーションツールは電話やメールだけでなく、チャットやSNS、グループウェアなど多岐にわたりますが、有事の際に求められるのはシンプルで確実につながる連絡手段です。
また、自動化機能を活用して災害対策担当者が本来あたるべき業務に集中できる環境を用意することも大切です。自社に合った安否確認システムを探し、災害に備えた安心した職場作りの第一歩を踏み出しましょう。
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また、今回ご紹介した安否確認システムの詳しい選び方や比較表はこちらでご紹介していますので、あわせてご覧ください。
安否確認システムの選び方ガイド
安否確認システム 6サービス比較表（株式会社アドテクニカ提供）
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
NTTコミュニケーションズの「Biz安否確認/一斉通報」は、大規模自然災害発生時に、社員の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計するサービスです。...
株式会社アドテクニカ
「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード」「グッドデザイン賞」受賞。3.11でも問題なく稼働した実績を持ち、上場企業をはじめ1,300社以上で導入されている...
株式会社コム・アンド・コム
20年以上で200万人の提供実績。気象情報と連動した自動配信や、確実な伝達のためのメール配信エンジンに強み。LINE連携にも対応。月額80円/人で開始できる圧倒...
インフォコム株式会社
2拠点同時稼働で大災害発生時でも安定したサービス提供を実現する安否確認システム。危機管理ポータルサービスとも連携し、情報共有をサポート。事業継続を支えます。...
関西電力株式会社
必要な機能に絞ったシンプルな設計により、月額6,600円（税込）からの低価格で導入できる安否確認システム。コストを抑えつつ、BCP対策をしっかり行いたい企業にお...
株式会社ジェネストリーム
すべてのLINEシリーズで従業員の安否確認を自動で実施するシステム。回答はログインやWebへのアクセス不要。LINE WORKS内のチャットbotで回答も簡単。...
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