文書作成ソフトでのマニュアル作成に限界を感じている方へ。一般社団法人日本クラウド産業協会が運営するITサービス紹介サイト「アスピック」が、おすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。
各システムの違いや選び方を素早く知りたい方は、12ツール比較表付の「マニュアル作成ツールの選び方ガイド」も参考にしてみてください。
マニュアル作成ツールとは、業務手順書や操作手順書、OJT動画などを効率よく作成することのできるツールです。
マニュアル作成ツールの導入メリットとしては以下が挙げられます。
| 業務手順書を簡単作成 | 業務に適したマニュアルテンプレートを選んで、ガイドに沿って説明文や画像を挿入していくだけ。作成時間も大幅短縮。属人化も防止。 |
|---|---|
| 操作手順書を自動作成 | システム・アプリなどの説明マニュアルは、実際の操作画面を記憶して、必要な画面を適切なサイズで自動キャプチャー。説明も音声認識して自動でテキスト挿入可能。 |
| 現場作業も動画マニュアルで対応可能 | OJTを必要とする現場作業にも対応。スマホで撮影するだけで、専門知識・技術がなくても直感的な操作で動画マニュアルを作成可能。音声認識して字幕作成や翻訳まで行ってくれるものも。 |
| 社内ナレッジの蓄積と活用 | 口頭伝承やその場限りのメモ書きだけで済ませていたような内容も、社内ナレッジとしての蓄積が進みます。必要なマニュアルは検索してすぐにアクセスできるようになるため、マニュアルの利用が進みます。 |
マニュアル作成ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
マニュアル作成ツールは、「どのような利用方法を考えているのか」「どのようなマニュアルを作成したいのか」によっていくつかにタイプ分けできます。
業務工程をステップ化して説明するなど、手順書形式のマニュアルが多い場合には、あらかじめテンプレートやレイアウトが用意されていて、項目に従って入力するだけでマニュアルが完成するタイプのツールがおすすめです。
| 主なサービス名 | 特徴 |
|---|---|
| Teachme Biz | スマホやタブレットで撮影した動画から、必要な部分を動画・静止画で切り出して、そのまま手順に追加。抜け漏れの心配がない。 |
| トースターチーム | AIアシスタントが、作成したいマニュアルの種別を入力するだけで、ベースとなるマニュアルを作成してくれる。イチから考える手間が省ける。 |
| COCOMITE | レイアウトに沿って入力するだけで、画像、動画、PDF、Word、Excelなど様々なマニュアルを作成・更新できる。 |
| Create!JobStation | クラウド上に業務フロー・マニュアルを表示。チェックリストなども設けて実行まで担保する。 |
システムやアプリの操作マニュアルや、PC操作業務における手順書などを多く作成する場合には、PCを操作するだけで自動的に画面キャプチャーや操作説明文を作成してくれるタイプが最適です。
| 主なサービス名 | 特徴 |
|---|---|
| Dojo | マニュアル化したい作業を実際に操作するだけで自動録画。取り込んだ操作画面の編集もそのままツール上で簡単に行うことができる。 |
| iTutor | 録画した操作画面はPowerPointのスライドに変換。注釈・スポットライトなどの編集も簡単。編集後のデータは様々な形式に出力可能。 |
| EZLecture | PC上の操作内容を記録してWordやExcel、PowerPointなど操作手順を出力可能。その他、動画ファイルとして生成することもできる。 |
| Demo Creator | 画面録画・動画編集機能を両方搭載。PC上の操作記録を録画して字幕やテキストをつけて、動画マニュアルとして利用することができる。 |
製造業・物流業・食品業・小売業・飲食業など、現場向けのマニュアルの場合、PCよりもスマホやタブレットなどから簡単に撮影でき、そのままツール上で編集までできるタイプがおすすめです。更なる理解度の向上や外国人スタッフへの教育などを考えている場合は、音声を自動認識して字幕作成したり、自動翻訳してくれたりするツールが有効です。
| 主なサービス名 | 特徴 |
|---|---|
| tebiki | 普段OJTでやっていることをスマホで撮影するだけ。音声もシステムが認識して字幕を自動生成。100カ国語以上に自動翻訳することもできる。 |
| VideoStep | スマホ・PCいずれでも簡単に録画・撮影でき、編集もPowerPoint感覚で簡単に行える。管理画面で各再生時間や閲覧履歴も確認できる。 |
| Videotouch | 動画はChromeの拡張機能からわずか2クリックで収録可能。音声も自動で字幕にすることができ、かつAIに読み上げさせることもできる。 |
| soeasy buddy | スマホでの利用に特化したタイプ。短尺の動画マニュアルを簡単作成でき、それをSNSのようにして配信可能。マニュアルの拡散・共有に強み。 |
体系的にマニュアル化するほどではないけれど、「もっと手軽にナレッジを蓄積、共有していきたい」という場合には、ナレッジ共有ツールも選択肢として検討すると良いでしょう。
たとえば、「Notion」や「NotePM」は、手軽にナレッジを共有する機能や、社内に散財した情報を集約して活用しやすくするための機能が充実しています。
上記の4つのタイプでどれが合いそうか把握したら、次にやりたいことができるか対応機能を確認しましょう。
マニュアル作成ツールの機能としては、たとえば以下のようなものが挙げられます。
以下、主要12システムを対象にマニュアルの「作成」「利用」「運用」など、計26項目で調査した機能比較表を作成しました。「マニュアル作成ツールの選び方ガイド」に載せていますので、ダウンロードして確認いただけるとスムーズです。
ここでは以下のサービス紹介資料をご提供しています。ツール選びにお役立てください。
マニュアル作成ツールにはそれぞれ強みがあり、搭載されている機能が異なります。活用したい機能の搭載有無と、それを使いこなせるかどうかをトライアルで確認しましょう。
主な便利機能には以下のようなものが挙げられます。
マニュアル作成ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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