最終更新日:2024-08-26
従業員の経費申請から管理者の承認までの経費精算業務をスマホのアプリで効率化させたいと考えている経理担当者の方へ。経費精算アプリのメリットや注意点、比較する際のポイント、おすすめのサービスなどを、低コストや無料で使えるものを含めてご紹介します。
経費精算アプリとは、スマホやタブレットなどモバイル端末を利用して、交通費・旅費、交際費などの経費の入力から申請・承認まで、一連の経費精算業務を効率化できるサービスのことです。
たとえば、これまでは手打ちで申請するしかなかった領収書の面倒な精算も、AI OCR搭載の経費精算アプリを使えば、領収書をスマホアプリで撮影するだけで項目・金額を自動で読み取ることが可能。手打ち入力が不要になり、手間がかからなくなるだけでなく、入力ミスもなくなります。
また最近では、インボイス制度や改正電子帳簿保存法に対応した機能も提供されています。必要情報を最新の法要件に則って自動で入力・照合できるため、帳票管理の精度向上や効率化につながります。
経費精算アプリには、主に次のような機能が搭載されています。
| 領収書の自動入力 | 領収書をアプリで撮影するだけで、項目・金額をテキスト化してシステムに自動入力。自分で入力する手間が省ける。 |
|---|---|
| ICカードの読み取り | 交通系ICカードの情報を自動で取り込める。スマホ（機種限定）で読み取れるためカードリーダーなどは不要。 |
| 入力規定・不備チェック | あらかじめ入力規定を設定しておくことで、申請時の不備を自動チェックできる。 |
| 会計ソフト連携 | 会計システムと連携することで、経費精算と会計処理をシームレスに管理できる。 |
| モバイル端末で申請・承認 | スマホやタブレットを使って、いつ、どこにいても経費申請や承認作業が可能。 |
アプリに興味があるものの、何を選んだらいいかわからないという方向けに、アプリを利用することで経費精算業務がどう変わるのか、メリットや利用上の注意点、比較ポイントなどを、おすすめサービスを交えながら、わかりやすくご紹介していきます。
なお、本記事では、iPhoneのiOSやAndroid OS向けのアプリに限らず、Webブラウザからアクセスして利用できるものも含みます。
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まずは、経費精算アプリを利用することでどのようなメリットがあるのか、従業員側・管理者側、それぞれの視点で見てみましょう。
経費精算アプリは、スマホから経費精算を申請できるため、時間も場所も選びません。自宅や出先などの社外からでも、空いた時間を利用して経費精算の申請を行えます。交通費の申請もアプリやICカードから自動で金額を読み込めるため、わざわざ計算する煩わしさもありません。
経費精算アプリには、領収書の自動読み取り機能や、交通系ICカードとの連携機能、AIによる様々な補助機能があります。自分で経費項目や金額を入力したり、交通費を計算したりする手間をかけずに、入力作業を自動化できます。人の手によるが故に起こってしまう入力・計算ミスがなくなり、無駄なやり取りをなくせるのもメリットです。
経費精算アプリには、法人向けのコーポレートカードと連携できるサービスもあります。コーポレートカード連携を利用すれば、一旦自分のクレジットカードなどで立て替えて、後から経費精算する必要もありません。たとえば「J’sNAVI NEO」のコーポレートカード連携は、利用明細データを自動で取込み、そのまま経費精算できるため便利です。
管理者も従業員と同じく、隙間時間にスマホで申請確認・承認が可能です。また、あらかじめ必要な申請要件を設定しておけば、不備があるものは自動で差し戻すこともできます。不備のある申請の確認や、差し戻し対応の負担がなくなるのは、管理者にとって大きなメリットです。
事前設定で規定違反にあたる申請をブロックできるため、不正な経費申請やコンプライアンス違反の抑制にも役立ちます。正確な仕訳作業が必要とはいえ、管理者の負担は大きく、目視チェックには限界もあります。アプリの導入で経費の申請・承認のフローをすべて把握できれば、内部統制の強化にもつながります。
経費精算アプリを導入することで、電子帳簿保存法に沿った形で帳票のスキャン・電子保存が可能です。電子帳簿保存法では、「改ざん防止のため、タイムスタンプなどで訂正削除の履歴を残す」などの要件を満たす必要があります。経費精算アプリでは、これらの要件を満たした形式で帳票をデータ化・保存することができます。
メリットの多い経費精算アプリですが、状況によっては必ずしも期待通りにいかない場合も考えられます。たとえば、以下のようなケースが考えられます。
経費精算アプリを導入したものの、「手書きやコンディションの悪い領収書が多い」「AI OCRでの読み取りだけでは対応できない」といった場合には、手動による手直しが必要です。これらを大量に取り扱わなければならない場合は、「TOKIUM経費精算」のようにオペレーターが入力を代行してくれるサービスを選ぶと安心です。
経費精算アプリは外出時・隙間時間などで利用されることが多い分、従業員個々のITリテラシーに左右されがちです。PCやスマホの操作が苦手な従業員が多い場合は、「経費BANK」のように使いやすさ・見やすさを重視した画面デザインを採用しているサービスを選ぶようにしましょう。
経費精算アプリに興味はあるものの、今までExcelなどで管理していた場合、コストをかけることに抵抗のある方もいるでしょう。多くのサービスでは無料トライアル期間を設けているので、まずは費用対効果を試してみるのもおすすめです。
また、サービスによっては低コストで利用できるものも。一人当たり数百円以下で利用できる具体的サービスを以下にピックアップしてご紹介します。中には「ビズトラ」のように無料でサービスを提供しているものもあります。
| サービス名 | 料金 | 主な機能 |
|---|---|---|
| ジンジャー経費 | 月額600円〜/人 | 領収書読み取り、クレカ連携、規定違反チェック、汎用ワークフローなど |
| 経費BANK | 月額1,500円/5ID〜 | 駅すぱあと連携、クレカ連携、交際費単価自動計算、10段階承認など |
| ビズトラ | 無料 | 一般経費・交通費の登録（定期区間考慮）、承認、申請、社員・部署の管理 |
| チムスピ経費 | 月額300円/ID （最低50ID～） |
出張旅費・交際費精算、乗換案内連携、プロジェクト原価管理連携など |
| J’sNAVI NEO | 月額30,000円/50IDまで | チケット手配、規程チェック、スケジューラー連携、クレカ連携など |
こちらでは自社に合った経費精算アプリを選ぶ際のポイントについて、いくつかご紹介します。
自社の経費の対象範囲を把握した上で、その分野に強みのあるアプリを選定しましょう。たとえば、交通費精算がメインであれば、交通系ICカードやモバイルSuica等と連携できる交通費に特化したサービスがおすすめです。一方で、仮払いや立替経費精算、出張精算なども必要であれば、クレジットカードやECサイト等との連携機能に強みをもつアプリを選ぶと良いでしょう。
経費の対象範囲に加え、業務フローの観点から比較することも重要です。経費入力、申請・承認、突き合わせ、領収書の管理など、自社の業務フローを把握した上でボトルネックを解消する機能を備えているかしっかり確認しましょう。
たとえば、申請者の紙の領収書の入力効率を上げたい場合には、AI OCRによる読み取り機能は必須です。あるいは承認スピードを上げたい場合には、承認設計の柔軟性を確認しましょう。経理担当者の管理効率を上げたい場合は、FBデータ、仕訳データの出力機能など業務支援につながる機能をチェックします。
旅費を精算する際の金額上限設定・日当・自家用車精算条件など、複雑な規定を持っている場合は、それに即して柔軟にカスタマイズできるかどうかも重要なポイントになります。その際には、プログラミングなしで画面上から自社でカスタマイズできるのか、カスタマイズを依頼する場合には追加費用がかかるのかどうかも合わせて確認しておくようにしましょう。
近年、AndroidとiPhoneのiOSの両方に対応するアプリも増えていますが、交通系ICカードの乗降車履歴を取り込む機能など、NFCに非対応のAndroidや古いバージョンのiOSでは利用できないものもあります。使いたい機能を備えたアプリが、会社貸与のスマホ、あるいは社員が保有しているスマホにインストールできるか事前に確認しておきましょう。
また、以下の記事で主要な経費精算アプリの機能を一覧できる比較表をご覧いただけます。
経費精算アプリの比較のポイントを踏まえて、おすすめの経費精算アプリをご紹介します。
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（出所：楽楽精算公式Webサイト）
CMでもお馴染みの導入実績豊富なクラウド型経費精算システム。スマホからでも利用可能でiOS・AndroidのどちらのOSにも対応している。申請データの作成・申請・承認といった基本的な使い方のほか、専用アプリのカメラで領収書を読み取れば、金額や取引先といった情報をデータ化し、そのまま経費精算ができる。
また、「ICカードリーダー」アプリを利用すれば、専用のカードリーダーを用意しなくても、アプリを起動した端末に交通系ICカードをかざすだけで、利用履歴を「楽楽精算」に取り込むことができ、交通費精算を効率化できるのも魅力。電子帳簿保存法、インボイス制度に対応。大手税理士法人監修のもと、常に法要件に対応できるようアップデートしているので安心して利用できる。
（出所：Concur Expense公式Webサイト）
国内では1,620社以上、世界では8,000万人以上に利用されている経費精算システム。申請から承認までスマホアプリで行える。「経費精算をなくす」という考え方でソフトウェア開発されている点がポイント。様々なサービスと連携して経費の入力作業を削減。電子帳簿保存法の豊富な実績と知見によりペーパーレス化を実現する。
経費精算の範囲は、交通費・一般経費のほか、出張の予約・申請はConcur Travelで対応。タクシーアプリ、宿泊予約サイト、名刺情報管理サービスなど、連携できる外部サービスが豊富。支払い情報の自動取り込みや、コーポレートカード・スマホ決済アプリ・交通系ICカード・路線検索連動による支払い情報の自動取り込み、スマホアプリを用いた領収書撮影によるOCR読み取りにも対応している。
（出所：SmartGo Staple公式Webサイト）
従業員による立替や、経費精算作業そのものを限りなくゼロに近づけることを目的とした経費精算サービス。スマホアプリでの操作感において定評があり、サービス利用継続率は99%以上を誇る。機能追加の度に課せられるオプション料金がなく、申請数に依存しないコストパフォーマンスの高い料金体系も強み。Suica、PASMOなど交通系ICカードの利用履歴を読み取るためのリーダーアプリ「Staple リーダー」を無料で利用でき、経費精算サービス「Staple」と併用することで、交通費精算の面倒な入力作業も不要に。
iOS、Android、双方に対応。Slackなどのビジネスチャットとも連携でき、承認者はStapleの画面やアプリへ遷移することなく、Slack内で申請内容を確認し、承認・却下の処理ができるのも魅力。
（出所：Spendiaクイック導入版公式Webサイト）
大企業で実績豊富な「Spendia」を標準モデル化した経費精算・ワークフロー。iPhone・Android端末ネイティブアプリのほか、Webブラウザ（Edge、Firefox、Chrome）でも利用可能。経費精算等の申請・承認をスマホで完結できる。
「駅すぱあと」と連携して経路・料金を自動入力したり、紙の領収書もOCRで取り込んで自動入力したりすることで、申請作業を省力化。承認ワークフロー作成機能も標準搭載しているため、導入企業の現状にあわせて柔軟に利用できる。使いやすいように機能を絞り込んであるため、最短2カ月で導入可能（オンラインサポートあり）。改正電子帳簿保存法にも対応している。
（出所：WiMS/SaaS経費精算システム公式Webサイト）
中・大規模企業向けの経費精算システム。NFC機能を実装したAndroid端末に対応しているスマホアプリでは、交通系ICカードの利用履歴から経路と運賃のデータを読み込み、交通費精算の申請に反映することが可能。交通費精算の手入力負担を大幅に軽減することができる。
AI OCR機能による領収書読み取り対応も可能。また、インボイス制度に合わせた「事業者登録番号」の読み取りもでき、煩雑な作業の負担を軽減できる。ほかにも、操作性の高い入力画面や科目に紐づいた入力支援機能で業務効率化できる上、会計システム連携、FBデータ作成、ワークフロー承認など、経理業務をワンストップで行える機能がそろっている。グループ会社をまたいだ承認や会社間取引・親会社代行支払など、グループ会社の管理にも対応している。
（出所：TOKIUM経費精算公式Webサイト）
モバイルSuica等にも対応し、自動連携による業務効率化に定評のある経費精算システム。2022年3月にRECEIPT POSTよりサービス名称を変更。経費精算のほか、インボイス、電子帳簿保存のサービスがあり、シリーズ累計導入実績は2,000社以上。経理に一枚も領収書が回ることなく、入力後の紙類すべての管理まで任せられるため、経費精算の紙類の承認・管理の工程を大きく減らすことができる。領収書・レシートをスマホで撮影するだけで、データベースと目視チェックで、99％以上の精度でデータ化できる、高精度な自動入力機能に強みをもつ。領収書を撮影した後、専用ポストに入れるだけで、領収書を回収して、経費申請に対応する領収書原本がちゃんと投函されているかの全数点検、保管といったすべての工程を代⾏してくれる。利用ID数に上限がなく、全従業員にIDを付与することができる点も嬉しい。
(出所：チムスピ経費公式Webサイト)
従業員にとっての使い勝手の良さにこだわった経費精算アプリ。スマホ対応はもちろん、交通費の経路検索、領収書のOCR読み込み、複数明細の一括作成・日付指定作成など、日々の入力の手間を削減する機能が充実している。申請種別ごとの柔軟なカスタマイズによって、申請の不備チェックや差し戻しによる作業負担も軽減。標準搭載のレポート・ダッシュボード機能にも強みがあり、様々な視点で自社の経費利用状況を分析することで、経費支出の適正化を促進する。
同シリーズの勤怠管理、工数管理システムと併用すれば、権限統制・承認フローの透明化・プロセス管理などをまとめて整備可能。内部統制にも役立つ。
(出所：ジンジャー経費公式Webサイト)
中小企業から大企業まで幅広く導入されているジンジャーシリーズの経費精算アプリ。シリーズの導入実績は18,000社超。従業員画面だけでなく、管理者画面もスマホアプリに対応しているため、上司の承認もスムーズ。シリーズのほかのシステムと組み合わせて導入することで、勤怠管理や給与計算、人事管理などを一つのプラットフォームでデータ連携して利用できる点が特長。経費精算だけでなく人事労務のシステム化を検討する企業におすすめ。
経費精算、交通費、交際費、支払いの申請に対応。自社の会計ソフトに合わせた仕訳データ出力や、FBデータの自動作成等で、経理担当者の手間を大幅に削減。「駅すぱあと」乗換案内との連携、定期区間の控除、スマホからのレシート添付など、経費精算に役立つ一通りの機能がそろう。
(出所：MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼公式Webサイト)
複雑な承認フローの対応が特長の経費精算アプリ。スマホ・タブレット対応。ワークフローシステムMAJOR FLOWシリーズのアプリのため、複雑な条件分岐や代理申請、引き上げ承認などに対応している点が強み。
経路検索ソフト連携、交通系ICカード連携、クレジットカード連携といった入力の効率化に役立つ機能はもちろん、自動仕訳、各種会計システム連携、各種帳票のExcel出力、電子帳簿保存法対応、最大5言語までの多言語設定など、豊富な機能がそろっている。同一テナント内のグループ会社など、複数の企業での運用、企業をまたいだフローも実現できる。月・部署など項目ごとの予算登録で実績と比較したり、予算超過などのチェックを自動化できたり経費管理の強化にも役立つ。
(出所：経費BANK公式Webサイト)
月額1,500円から使える交通費・経費精算システム。経費の申請から決裁・振込・仕訳の作成までのすべてに対応している。マルチデバイス、マルチOS対応で、アプリではなくブラウザ上からスマホ・タブレットでも、各種申請および承認が可能。定期区間の控除もできる「駅すぱあと」との連携も可能だ。
役職や地域などの条件を選び、手当額を自動計算する手当計算や、ルールに違反した伝票に対して申請を禁止したり、注意アラートを出したりできる規定チェックといった、会社のルールをシステムに組み込める機能を搭載。また、交際費の単価計算、コーポレートカード連携により、カード明細をシステムに自動連携。業務効率化を強力にサポートする。ユーザー個別に日本語・英語の表示言語が選択可能。アイコンによる伝票項目表示、ドラッグ＆ドロップによるフォーマット作成など使いやすさを重視したインターフェースも人気。
（出所：HRMOS経費公式Webサイト）
交通費・出張費・会議費・交際費などの申請や承認、支払処理の電子化まで、一元管理できる経費精算システム。スマホやタブレットで利用できる専用アプリはiOS・Androidの双方に対応可能。外出先からの交通費精算や出張精算、経費精算、承認などを、スマホを使って移動などの空いた時間を利用して効率的に行える。60種以上の会計ソフトとの連携実績があり、経理業務の入力・転記作業の無駄を排除できる点も強み。
また、最新のAI機能を搭載しており、使えば使うほど継続的に精度が向上していくため、自動取り込みが難しい手書き文字にも対応している。OCR機能は標準利用でき、別途費用がかからないのも魅力。電子帳簿保存オプションと連動させることで、領収書の管理がしやすくなり、保管コストの軽減、ペーパーレス化の促進につながる。
（出所：freee会計公式Webサイト）
経費精算機能を備えたクラウド会計システム。申請者はスマホで領収書やレシートを撮影するだけで、申請作業が完了する。Android、iOSのどちらにも対応。
クラウド型システムのため、自動的にWeb版と情報が同期される。アプリの「交通費精算」機能を使用すると、SuicaなどのICカードをタッチするだけで利用履歴を読み込み、そのまま経費精算を申請できるため、手間を大幅に削減できる。承認経費はfreee会計へ1クリックで登録でき、経費精算と会計処理を別々に行う必要がない。総合振込ファイルが自動作成されるため、振込も手間要らず。集計表などのレポート機能もあり、プロジェクトごとや部門ごとに経費データを把握・分析可能。1名で業務が完結する企業に向けた「ひとり法人」プランも月額2,980円～利用できる。
（出所：J’sNAVI NEO公式Webサイト）
JTBが開発した出張・経費管理ソリューション。経費・交通費・交際費などの日常経費の精算業務のほか、特に出張に関する経費精算業務の効率化に強みを持つ。法人一括請求による立替の削減、データ連携による入力ミス・空出張などの防止、一括手配による出張費のコスト削減などが可能。
スマホアプリでもWebと同一データに直接アクセス可能。申請されたすべての伝票をアプリ上で確認・承認できるため、遅滞なく業務を進めることができる。また、高精細な領収書画像撮影機能を搭載。紙の領収書もAI OCR機能で自動的に読み込んで「いつ・どこで受け取ったのか」データ化して管理可能。A4サイズの領収書にも対応できるのも便利。
（出所：ビズトラ公式Webサイト）
出張手配・管理システム「AI Travel」が提供する無料で使える交通費・経費精算システム。不要な設定や複雑な機能を省いたシンプルな設計となっており、申請から承認までスムーズに進められる。一般的な経費の登録のほか、交通費登録では定期区間考慮にも対応。その他、申請、承認（部門長・経理担当の承認）、管理（社員・部署の登録と各種設定）の機能を搭載。無料でありながらも、利用ユーザー数無制限である点も特徴。オプション（月額8,000円）で広告バナー非掲載もできる。
ツールに関するサポートはないが、わかりやすいマニュアルが提供されている点も嬉しい。
経費精算システムのなかでも、スマホを使って経費精算ができるモバイルアプリは、入力や申請・承認にかける手間や時間を大幅に削減し、従来の経費精算で抱えていた様々な問題を大きく改善してくれるツールといえます。
具体的には、「申請・確認・承認作業が楽になる」「立替の必要がなくなる」「内部統制を強化できる」など、従業員、管理者双方にとっての様々なメリットが見込めます。
AI OCRや承認設計機能、導入後のサポートなど、高度な機能やサービスを備えたものは有料プランからの利用がメインになりますが、以下のように、基本的な経費精算のみであれば、無料もしくは一人当たり数百円からの低コストで利用できるサービスもあります。
ご紹介した比較のポイントや注意点も参考に、ぜひ導入を検討してみてください。
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また、こちらの記事で主要な経費精算アプリの機能を一覧できる比較表をご覧いただけます。
経費精算システム 機能比較表（15システム）
経費精算システムの選び方ガイド
株式会社ラクス
15,000社以上が導入する国内累計導入社数実績NO.1の経費精算システム。経費の申請・承認・経理処理をクラウド上で完結することで、申請者や経理担当者の作業効率...
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
国内初の「モバイルSuica×経費精算×法人プリペイドカード」サービスです。 立替・承認・振り込みといった経費精算作業をキャッシュレス化・ペーパレス化によって...
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株式会社TOKIUM
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