最終更新日:2024-05-15
事業部門から寄せられる法務相談案件の整理の効率化や、案件調査のための資料をすぐに呼び出せる体制を作りたい企業の法務担当者へ。法務相談システムを利用するメリットや具体的な機能とともに、契約書審査・管理も行えるおすすめのシステムを紹介します。
法務相談システムとは、各事業部門から寄せられる法務関係の相談ごとを集約し、効率的に管理するシステムです。
メール、チャットツール、電話など様々なチャネルで来る法務相談から、契約書の審査・締結までの経緯をリアルタイム管理。システム内にストックされた類似案件の情報や契約書はいつでも参照できるので、過去のノウハウをもとにスムーズに作業を進められます。
また、法務担当者が抱えている案件やタスクの状況も共有できるので、作業の抜けもれや、業務が一部のメンバーに偏ってしまう状況を防げます。法務部門がより効率的に仕事を進める環境を整えるために有効なシステムです。
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システムを使わず、アナログで法務案件管理をするにあたって発生しがちな課題を説明します。
法務部門には、各事業部門から様々な法務相談が寄せられます。問い合わせがメール・電話・チャットなど複数のチャネルにまたがっている場合、情報が分散してしまい、法務担当者同士で案件の情報を共有しづらい状況に。複数のチャネルから寄せられた情報を整理するため、別のドキュメントに転記するのも手間がかかり、非効率です。
事業部門の担当者が、法務側の知りたい要点を押さえたうえで相談内容を話してくれるとは限りません。法務担当者が追加で知りたい情報は、相談者へ追加でヒアリングする必要があるため、やり取りに時間を要します。また、問い合わせ対応に追われている法務部門は、よく寄せられる質問に一つひとつ答える作業を効率化できないか悩むことも少なくないでしょう。
各事業部門から寄せられた相談や、契約書審査などの案件をアナログで管理している場合、リアルタイムで案件の総数や、進捗状況を把握することが難しいです。したがって、法務担当者間で情報共有する体制を整え切れず、業務が属人化しがちに。長期休暇や人事異動を命じられたメンバーがいた場合、引き継ぎも困難になります。
同様に法務部門の管理者も、どの担当者が何の案件、タスクを受け持っているかを把握しきれません。担当者に遅れているタスクの処理をリマインドしたり、リソースの空いている担当者に案件を割り振ったりする適切なマネジメントが難しくなります。
法務案件を調査するために必要な資料や情報が、書面やメール、チャットなど様々な場所に点在していると、探し出すのに非常に手間がかかります。場合によっては、すべての情報を収集できない可能性も。
新規契約を結ぶ際も、最新版の契約書の保管場所が整理されていないと、バージョンの古い雛形で契約を進めてしまうリスクが生じてしまいます。
法務相談システムを利用することで、上記の課題を解決できます。この章では、システムを利用するメリットを詳しく解説します。
システムを導入すれば、法務相談受付専用フォームを作成・設置できるので、窓口の一本化が実現します。法務担当者があらかじめ知りたい項目をフォームに反映しておけば、各部門の相談内容の粒度が均一に。法務側が追加で情報をヒアリングする手間が省け、より迅速に案件調査を進められます。
案件におけるやり取りはすべてシステム内で行うため、メールやチャットなどほかのツールに遷移する手間がかかりません。なかには、自社で既に使っているメールやチャットでのやり取りをシステムに吸い上げられるツールも。既存の運用体制を大きく変えることなく効率化が実現します。
システムに自社の法務ナレッジを集約することで、知りたい情報を適切なタイミングで呼び出せるようになります。たとえば、寄せられた法務相談の調査を行う際、過去に取り掛かった類似の案件を検索できます。類似案件には、その当時参照した資料や、法務部門間や事業部門、弁護士などと交わしたやり取りが紐付いており、案件解決のために必要な情報を効率的に得られます。
新たな契約の締結も、類似の契約書を参照することでスムーズに。契約書がバージョンごとに保存されているため、どのような経緯で文書が修正・編集されていったか順を追って確認でき、気を付けるべきポイントを要領良く押さえられます。
システムを起点に法務部門のマネジメント体制を整えられるのもメリットです。法務部門全体で抱えている案件数や、メンバーが受け持つタスクの種類、ステータスを可視化。管理者が、メンバーへ遅れているタスクの処理を促したり、一人の業務負担を別のメンバーに割り振ったりなど、的確なマネジメントがしやすくなります。
メンバー自身も、今抱えているタスクや期日をシステムで参照しながら業務にあたれるので、自己管理の負担が軽減します。
法務の領域において、適切なリスクマネジメントができるのも利点です。たとえば、担当者・所属部門ごとに契約書の閲覧権限を設定する機能は、一部のメンバーにしか共有してはいけない機密情報を管理するのに役立ちます。
また、ダッシュボードによって案件の種類や部門ごとの相談件数、進捗状況を把握できるように。集約された情報をもとに、ハイリスク案件に優先的に対応したり、進捗が遅れている案件に集中してリソースを割いたりなど、リスクに対処する判断がしやすくなります。ほかにも、契約書のチェック機能や契約更新を知らせるアラート機能を通して、内容の見落とし、更新もれなどのリスクに備えられます。
法務相談システムの主な機能を、法務相談発生からレビュー、契約書締結、締結後の管理の流れに沿って説明します。
事業部門から寄せられた相談や契約書審査依頼をシステムで一覧化。対応期日もあわせて表示されるので、どの案件を優先して着手すべきか一目でわかります。
新規案件の登録内容に基づいて、過去の似たような案件や契約書情報を自動でレコメンドします。法務担当者が類似案件を探す手間が省けるため、事業部門への回答時間短縮が実現。
システムによっては、よくある相談に関して自動回答を設定できるタイプもあり、法務担当者が直接対応する案件と切り分けられます。
事業部門から寄せられた法務相談内容と、法務部門が回答した結果はもちろん、法務担当者が回答を導いた経緯も時系列で記録できます。
法務部門、事業部門間や、顧問弁護士など外部の人材とのやり取りをシステム内に集約。メールやほかのチャットツールを使う必要がありません。
変更前の契約書と変更が加えられた契約書を比較して、差分をチェック。修正されている点を瞬時に把握できます。過去に締結が完了した類似の契約書との比較も可能です。
契約書のレビューを行う際、システムが似た内容の締結済み契約書を自動でピックアップ。契約が結ばれた経緯もあわせて表示されるため、過去のやり取りから気を付けるべきポイントを効率的に確認できます。法務担当者で類似した契約書を探し出し、紐付けすることも可能です。
校正機能により、契約書の引用条文番号の正誤、表記ゆれ、体裁崩れなどを確認できます。契約書に含まれたリスクのある条文をチェックして、修正案をサジェストするシステムも。法務担当者がイチから契約書を読み込む手間が省けます。
なお、レビュー機能は、システム内に備わっているタイプと、別途関連シリーズの製品や、他社のレビューサービスと連携させるタイプがあります。
契約書の審査を行うにあたって、事業部門と法務部門をつなぐ審査・承認フローを設定できます。フローにより契約書が誰の手もとにあるのか把握でき、状況に応じて担当者に審査を急ぐよう促しやすくなります。
システム画面で自身が対応すべきタスクと期限が一目でわかり、スケジュール管理に役立ちます。ほかのメンバーのタスク処理状況も確認できるので、案件全体の進捗が見通しやすいです。
電子契約システム（電子ファイルで署名・契約締結できるシステム）と連携して、ペーパーレスで相手方と契約を締結。電子署名と同時にタイムスタンプが押印されるため、内容の非改ざん性を担保できます。中には「ContractS CLM」のように電子契約機能を内包しているシステムもあります。
締結が完了した契約書は、バージョンごとにストック。法務担当者が別途バージョン管理をする手間なく、最新版の契約書が一目で探し出せます。
ストックされた契約書は、キーワード、条文、取引先など様々な条件で検索可能。契約書本体だけでなく、「いつ・誰が・どのような経緯で」契約を締結・変更したかも遡れるため、似たような契約を結ぶ際の参考になります。各契約書の閲覧権限も設定可能で、必要な契約書を必要な従業員だけに共有できます。
契約書データには、契約の終了日や次回の更新日を入力できます。更新の期日が近付いたらアラート通知が行くため、契約の更新もれを防げます。
数々の契約書内容を整理するための台帳をシステム内で作成、管理できます。AIが契約管理に必要な情報を自動で抽出し、台帳を作成するタイプも。
各事業部門から寄せられた法務相談の種類や、部門別の相談件数割合、リスクの高い案件割合などをダッシュボードで可視化。ダッシュボードの情報を参考に、社内報告資料が作成可能です。また、ダッシュボードは管理者の意思決定のサポートにも役立ちます。一例として、相談件数の多い部門に人的リソースを投入するなどの意思決定を行う判断基準になります。
法務相談システムは、以下2種類のタイプに分類されます。
一人法務や、少人数で構成された法務部門でも気軽に利用できるタイプ。法務相談、案件管理はもちろん、レビューシステムや電子契約システムと連携可能なものも。自社の法務体制にあわせて必要な機能をカスタマイズできます。
「LegalOn Cloud」は、AIが独自のアルゴリズムで案件の受付から完了に至るまでの情報をナレッジとして整理・集約。また、各案件には過去にメールでやり取りした経緯も紐付けられるので、情報が散らばらない体制を確立できます。契約書の内容チェック機能も搭載。AIが法令と照らし合わせながら文書をチェックし、修正案をあわせて提示するので、法務担当者がイチから法令調査を行う手間が省けます。
「GVA manage」では、システム内蔵のChatGPTと連携して、相談者からよく寄せられる質問と回答をストックしたデータベースを作成可能です。すぐに解決できる事案に関しては、法務担当者が直接対応する必要がなくなります。
「Hubble」はSlack・TeamsとAPI連携が可能で、チャット経由での相談や依頼をシステム内に転記できます。普段チャットで案件のやり取りを行っている場合、既存の運用体制を大きく変える必要がないのがポイントです。
「ContractS CLM」の場合、一度に何十件も発生する定型的な契約は、一括作成、一斉締結依頼ができて便利です。
複数の法務案件のデータの一括変換など、大規模な組織で重宝する機能を備えているタイプ。
日立システムズの「法務契約情報管理支援システム」の場合、部門や契約書の期限など、10種類以上の項目をマスターで一括変換できます。「RICOH Contract Workflow Service」も同様で、担当者一括更新機能を搭載。たとえば人事異動により担当者が変更になった場合、該当の案件や契約書を受け持つ担当者情報を、バッチ処理で更新できます。
「HighQ」は、ダッシュボード機能が充実しているのが強みです。各事業部門から寄せられた依頼内容のカテゴリや、部門別の相談件数割合、ハイリスク案件の割合などを一覧表示。ダッシュボードを参考に、リスクの高い案件を優先したり、相談件数の多い部門に人的リソースを割いたりする判断がしやすくなります。
一人法務や、少人数の法務部門でも利用しやすいタイプの法務相談システムを紹介します。
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（出所：LegalOn Cloud公式Webサイト）
法務相談案件管理や法令リサーチなどを、AIの力でサポートするシステム。主に「ワークマネジメント」「レビュー」「コントラクトマネジメント」3つのサービスを展開しており、一部のサービスから利用できる。
「ワークマネジメントサービス」では、事業部門からの相談依頼や期日を一覧で確認可能。一つの案件情報を開くと、AIが類似案件や契約書を自動でレコメンドするため、必要な情報を効率的に収集できる。更に、過去にメールでやり取りした経緯を案件に紐付けられる機能もあり、情報が散らばらない体制を確立できる。弁護士監修のAIが、契約書のドラフトを法令と照らし合わせながらチェックし、リスクを抽出する「レビューサービス」も便利。修正案もあわせて提示するので、法務担当者がイチから法令調査する手間が省ける。「コントラクトマネジメントサービス」では、締結済みの契約書情報とあわせて、締結に至った経緯や取引で注意すべき事項などを一元管理。これらのナレッジは、キーワードで簡単に検索できる。
（出所：GVA manage公式Webサイト）
法務案件の受付一元化と蓄積・活用を促進するシステム。 自社の仕様にカスタマイズした法務相談受付フォームの生成が可能。事業部門の相談者は、アカウントを持っていなくても、フォームを通じて法務部門とやり取りができる。寄せられた案件は、ホーム画面で対応期日やステータスとともに表示され、進捗管理がスムーズに。システムが案件の内容を読み込み、類似案件や同じ取引先の案件をレコメンドするため、過去のノウハウを探しやすい。また、システム内蔵の「ChatGPT」と連携すれば、よくある質問と回答をストックしたQAデータベースを作成可能。相談者にデータベースを活用してもらうことで、法務担当者が直接案件に対応する負担を抑えられる。
そのほか、ダッシュボードでは、案件数や部門別の相談数・比率などを表示。依頼フォームの入力内容やカテゴリもダッシュボードに取り込めるため、詳細な分析ができる。
（出所：Hubble公式Webサイト）
シンプルなUIで構成されており、法務相談・契約書作成・審査締結のプロセスをシームレスにつなぐ法務相談システム。SlackやTeamsと連携でき、チャット経由での相談や依頼はシステム内に自動で集約されるため、既存の運用体制を大きく変える必要がないのが嬉しい。契約書の審査依頼においては、専用のフォームを設置可能（オプション）。フォームに入力された内容は自動で案件一覧画面に転記され、ステータスも表示されるので、法務部門全体で抱えている案件数や進捗状況を把握できる。更に、契約締結までのドラフト編集箇所や、編集におけるやり取りは自動でバージョン管理。法務側で別途バージョンを更新する手間がかからない。
契約締結後の契約書は全文、条項、取引先などの条件で検索可能。また、契約書ごと、契約書を保存するフォルダごとにユーザーの閲覧権限を設定できるので、秘匿性の高い契約書も問題なく取り扱える。
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（出所：ContractS CLM公式Webサイト）
法務相談・契約書作成・レビュー・管理をすべて一元化し、リードタイムの短縮をはかるシステム。ホーム画面の法務相談・依頼ボタンを押すとフォームが出現。相談のカテゴリごとにフォームの項目を調整できるので、法務担当者は必要な情報を効率的に入手しやすい。契約書の審査・承認フローは、契約の種類ごと、部署ごとに設計ができ、必要な承認を得ず締結がなされてしまうリスクを防げる仕様に。また、ホーム画面には自身が対応すべきタスクとほかのメンバーのタスク、期限が表示され、ステータスもリアルタイムで更新。進捗状況が確認しやすいのも利点だ。まとまった件数の契約書は一括作成、一斉締結依頼できるのも便利。
審査・締結完了した契約書は、フリーワードや契約期間など様々な条件で検索が可能。契約に関連する資料や締結までのやり取りもあわせて参照できる。
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案件の担当者や契約更新日などをマスターデータで一括変換・更新できる、大企業におすすめの法務相談システムを紹介します。
（出所：法務契約情報管理支援システム公式Webサイト）
法務相談、契約審査をシステムで管理し、社内法務業務の効率化や、案件の迅速な対処を促進するシステム。案件管理機能では、契約書関連だけでなく法務相談情報も管理可能。仮に相談から係争に発展した場合でも、その過程や相手方とのやり取りを詳細に記録できる仕様になっている。また、契約書のデータだけでなく原本の保管場所も登録でき、必要な時に迷わず取り出せる体制が整う。そのほか、マニュアルや過去の事例、教育資料など、システム利用時に参考になるドキュメントが内蔵されているのもポイントだ。
別途、同社がリリースしている電子契約サービスとの連携にも対応。連携すると、テンプレートをもとにした契約書の作成や、契約審査のためのワークフロー設計、契約署名・捺印の電子化が実現する。
（出所：RICOH Contract Workflow Service公式Webサイト）
自社のナレッジをストックして、法務相談から契約管理の円滑化を支援するシステム。法務相談において「自動回答機能」があるのが特徴。事業部門からのよくある質問に関しては、自動回答を登録できる。
また、事業部門が法務への相談の要否をシステムで判断できる「簡易審査機能」もあり、法務の直接回答が必要な案件については、法務管理者に通知が行く仕組みに。過去の相談履歴は法務メンバー間で共有可能なため、意見を出し合いながら案件調査を進められる。契約書の締結が必要な案件については、審査・承認のためのワークフローを設定可能。審査が完了した契約は、「クラウドサイン」「DocuSign」と連携でき電子契約が行える。
そのほか、契約データを自由に閲覧可能な「契約管理機能」を搭載。データには、関連資料や締結の経緯を紐付けできるほか、閲覧権限を部門単位、ユーザー単位で指定できるため、秘匿性の高い情報も安心して管理できる。
（出所：HighQ公式Webサイト）
法務相談業務や契約業務の効率化・自動化をあらゆる角度から支えるシステム。事業部門の相談を受け付ける専用フォームは、各部門で書式をカスタマイズ可能。法務側が必要な情報を追加でヒアリングすることなく、迅速に案件調査が行える。契約書審査を行うための承認フローも設定でき、レビュー中の契約書には期日や優先度が表示されるため、どれから手を付ければ良いかわかりやすい。
各法務担当者が受け持つタスクも登録・共有可能で、業務が一人に偏ることなく全員で処理する体制を整えられる。更に、法務担当者の専門分野が決まっている場合は、その分野の案件を自動で割り振れる仕組みを備えている。
各事業部門から寄せられた依頼内容のカテゴリや、部門別の相談件数割合、ハイリスクの案件割合は、ダッシュボードで可視化。管理者はダッシュボードを参考に、リスクの高い案件を優先したり、相談件数の多い部門に人的リソースを割いたりする判断が行える。
アナログで法務案件管理をしている場合、各事業部門から様々なチャネルで寄せられる相談の整理が煩雑になり、法務担当者同士で情報共有する体制が取りづらいのが課題です。また、案件調査や新たな契約書を締結する際、参照したい資料がメール、書面など様々な場所にあると、探し出すまでに時間がかかってしまいます。
これらの課題を解決に導くのが、法務相談システムです。導入すれば、法務相談受付窓口を一本化できるうえ、寄せられた案件情報や、法務担当者が抱えているタスクも可視化。業務が属人化せず、メンバー全員で案件調査にあたれる環境を構築できます。過去に利用した資料や、案件相談・契約書締結にあたって発生したやり取りも簡単に検索可能で、必要なナレッジを有効活用する体制を整えられます。
法務相談システムには、少人数で構成された法務部門でも気軽に利用できるタイプと、膨大な案件を抱えている大企業におすすめのタイプがあります。契約書の内容を自動でレビューする機能を備えた製品や、電子契約システムと連携できる製品もあるので、本記事を参考に、自社に合った法務相談システムを選んでみてください。
法務相談システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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継続率99%、契約業務を効率化する契約書管理クラウドサービス。SlackやTeamsのほか、各種電子締結サービスと連携し、契約書締結までのコラボレーションを最速...
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