ワークフローとは、経費精算の申請、提案書の稟議など、決済を承認を必要とする社内業務の一連の流れを指します。本記事では、ワークフローの基本から最新のIT化・AI活用、ワークフロー運用上の注意点まで、わかりやすく解説します。
“ワークフローシステム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
ワークフローとは、仕事の流れ（業務の手順）を整理し、効率的に進める仕組みのことを言います。「ワーク（業務）」と「フロー（流れ）」を組み合わせた造語で、社内業務に必要な一連の流れを指します。
たとえば、会社で経費を申請する場合、以下のような手順が必要になります。
新たな取引先に発注を行いたい場合や大口顧客への新たな提案を進めたい場合なども同様です。従業員は、企業としての意思決定を諮るために、上長や関連部署・所属長などの承認を得るのが普通です。
このような場合に、「どこに申請すればいいか」「誰の承認を得ればよいか」ということにならないように、業務がどのような順番で進み、誰が関わるのかを明確にしたのが「ワークフロー」です。事前に「この場合はこのルートを利用する」と定めておくこと、スムーズに承認を得ることができます。
従来は、Excelなどで作った申請書・稟議書に必要事項を入力し、印刷した紙を関係各部署に回してハンコをもらう、もしくはメールに添付して送付する、というのが一般的でした。近年では紙の運用が少なくなり、メールに代わってチャットツールに申請書を添付する、もしくは専用のツールを利用して一元管理するなど、IT化が進んでいます。
更に最近では、AIによる自動承認フローや、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）による業務自動化など、ワークフローのやり方も大きく変わりつつあります。
本記事では、ワークフローについて、「どのような業務が対象になるのか」「専用ツールを用いてIT化することでどんなメリットがあるのか」「より良い運用の仕方・注意点」などをわかりやすくご紹介していきます。
専用ツールにご興味のある方は「ワークフローシステム比較14選」をご覧ください。手軽に利用できるものをお探しの方は「無料・低価格で使えるワークフローアプリ」を参照ください。
ワークフローシステムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
“ワークフローシステム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
どこまでをワークフローの対象とするかは会社によっても異なります。たとえば、以下のような稟議・申請に使われることが多いです。
それぞれ、ワークフローが定まっていないと、具体的にどのような課題が発生するのか、また、ワークフローシステムを導入するとどう改善されるのかも、合わせて紹介します。
例）物品購⼊や発注の稟議、⽀払い稟議など
例）出張申請・精算、交通費精算申請、交際費申請
例）予算案や投資提案、新規事業の申請など
例）取引先との契約締結フロー
例）休暇取得申請、休⽇出勤申請、残業申請
例）⾒積書や提案書の提出申請、契約書締結申請
最近では、ワークフローをITツールで管理する企業が増えています。ワークフロー専用ツールなどを用いてIT化するメリットとしては、主に以下の4つが挙げられます。
従業員は、テンプレートから簡単に申請書を作成でき、更にスマホからボタン一つで申請できます。また、承認者はスマホから申請を確認できるようになるため、出張中や外出中でも隙間時間を見つけて処理可能。出張から戻ったらデスクに承認待ちの書類が山積みになっていた、ということもなくなります。
更に申請の確認をしたい管理部門も、システム上で検索するだけで参照可能。わざわざ紙の申請書の束から探す手間が省けます。企業としてのペーパーレス化につながりやすいのもメリットです。
従業員はテンプレートから申請書を選び、必要事項を入力するだけ。ボタンひとつで申請、承認、受理まで行えるため、紙の申請書や稟議書を用いるのに比べて、作業がずっとスピーディになります。また、申請がどこで止まっているか一目でわかるのもポイント（進捗の見える化）。ビジネスが滞るリスクを避け、速やかな事業展開が期待できるように。
ワークフローをIT化して過去の履歴を可視化すれば、「知らないところで捺印されていた」「物品購入時、許可されてないものを勝手に購入してしまう」といった不測の事態を避けることができます。過去の履歴をたどることも簡単なため、ワークフローの申請書の承認履歴を監査法人への内部統制用の資料として活用することもできます。
内部統制に強いワークフローシステムをお探しの方は「内部統制向けワークフローシステム」をご覧ください。
クラウド型のシステムでワークフローをIT化すれば、社外からでもスマホで簡単に申請、承認できるようになります。中には、現在会社で利用中のチャットツールと連携して、申請や承認が済んだら通知を飛ばしてくれるものも。リモートワークやコワーキングでも業務が滞る心配がないため安心です。積極的に取り入れることで、生産性の向上など、働き方改革にもつながります。
クラウド型に興味のある方は「クラウド型ワークフローシステム」をご覧ください。
最近のワークフローシステムは、単にスマホで申請・承認が行えるだけでなく、AIやRPAなど最新技術を取り入れることで、より幅広い業務でDXが進んでいます。
経費を申請する際に「誰の許可を得ればいいか」「どのルートで申請するか」は、従来であれば申請する従業員が判断するのが普通でした。しかし、近年では、従業員の代わりにAIが申請内容から「出張宿泊費で1泊2万円を超える場合は複数承認が必要」など判断して、自動でルートを分岐するものも珍しくありません。
ルート分岐以外にも、PDFや画像の領収書をAI-OCRで自動で読み取ったり（入力の手間を省く）、過去のデータと比較することで不自然な申請を発見したり（不正を未然に防ぐ）、ワークフローそのものの業務効率だけでなく、より幅広い業務領域での効率化に貢献しています。
最新のワークフロートレンドとして、AIともう一つ挙げられるのがRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）です。
RPAとは、人が行っている定型業務をシナリオに沿って、ソフトウェア・ロボットが自動で処理してくれる技術のこと。「◯◯の時は、◯◯する」という条件分岐のワークフローと組み合わせることで、より広範囲の作業を自動で処理することができるようになります。
たとえば、取引先から届いた請求書も、人の手を介することなく以下のように処理可能です。
PRAに関して、詳細を知りたい方は「RPAとは」「RPAツール比較」をご覧ください。
ワークフローを上手く運用するためには「ルールの策定」と「ルールの言語化・社内周知」が必要です。また、業務によっては「既存システムとの棲み分け」も大切になります。
たとえば、申請書を運用する場合、申請書の作成→上司の承認・決済の捺印をもらう→管理部門へ提出というのが基本的な流れですが、申請内容によっては、次のように経路の詳細が変わってきます。
ルールを策定する際には、まず業務ごとに「何を目的にするのか（どのような事態を防ぎたいのか）」「そのために誰を承認者とするのがいいか」を考える必要があります。その上で、「どのような場合に、どのようなルートをたどるのか」条件ごとに分岐させ、承認者を配置していくといいでしょう。
その他、「上長が出張や病欠などで不在の場合にはどうするのか」なども決めておく必要があります。中には勝手に上司の印鑑を押すということが慣習化している企業もあるかもしれませんが、内部統制の面で好ましくありません。権限移譲して、誰が代理受領・承認するのか決めておくようにしましょう。
ルールを定めても、従業員が理解してないと意味がありません。結局、誰の承認を得ればいいのかを周囲に聞きまわったり、間違った経路で申請したりするとかえって手間がかかってしまいます。それを防ぐためには、暗黙の了解で終わらせるのではなく、ルールを言語化して、いつでも従業員が閲覧できる状態にしておくのが望ましいです。
たとえば、共有ストレージの中に入れておく、社内のポータルサイトの目立つ場所に設置しておく、ナレッジ共有ツールを利用するなどが考えられます。情報は一つの場所でまとめて保管し、編集権限を持った人を限定して、「何がリアルかわからない」「間違って上書きしてしまった」ということがないように注意しましょう。
各業務の専用システムには、そのためのワークフロー機能が付属しているのが一般的です。たとえば、有給などの勤怠の申請であれば勤怠管理システム、経費精算の申請であれば経費精算システム、契約書の申請であれば電子契約システムや契約書管理システムなど。
既に利用しているシステムがある場合には「どこからどこまでをワークフローシステムで行うのか」「既存システムとの棲み分けはどうするのか」を考える必要があります。
ワークフローを導入すると（IT化も含め）、以下のような多くのメリットが見込めます。
しかも、勤怠や経費の申請、請求書や購買業務など汎用的に利用できるため、導入効果を得やすいのもポイントです。
ただし、導入に関しては注意点も多く、単に現在の業務フローを置き換えるだけでは足りません。「闇雲に社長印を必要としていないか」「意味もなく承認欄が作られていないか」「逆に属人的に進められているものはないか」など、ワークフロー導入を、業務フロー見直しの機会として利用することをお勧めします。
申請内容や承認者を必要最低限に絞るだけでなく、必要であれば職務規程権限の見直しや、提出を求める添付資料の内容なども視野に入れると、より改善が進むでしょう。
ワークフローシステムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
“ワークフローシステム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
ワークフローシステムの更に詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
ワークフローシステムの選び方ガイド(比較表付き)
パナソニック ネットソリューションズ株式会社
ノンプログラミングで多機能なツールによる新しい申請書の作成や一覧表示（ビュー）の作成、申請ルート定義、組織マスタ更新などができるワークフローシステム。...
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
330円/IDから使えるクラウド型のワークフローシステム。稟議申請、捺印申請をはじめとした社内文書の申請・決裁業務を電子化。スマートフォン／マルチOS対応で、ス...
株式会社コラボスタイル
コラボフローはExcelとWeb環境さえあれば誰でも利用できる、簡単かつ高機能のワークフローです。ワークフロー専門システムならではの充実の機能で、1,000名単...
インフォテック株式会社
マルチデバイス対応で誰でも安心して使える、簡単操作のワークフローシステム。製造・IT・通信・金融・教育・官公庁など、業種を問わず幅広く利用されており、導入社数1...
株式会社エイトレッド
時間、場所を問わずに申請や決裁が可能！稟議に対応する高機能ワークフローがあなたのワークスタイルを変える。紙の書類を扱うような直感的な操作・複雑なワークフローをノ...
株式会社エイトレッド
ワークフローのリーディングカンパニーが開発した「大規模組織」向けのワークフローシステム。組織改変・人事異動・業務変更に強い機能を多数備えています。...
住友電工情報システム株式会社
稟議書などの複雑な承認フローも簡単実現。ご要件、予算、規模に応じて「オンプレミス」「クラウド」を選択可能。電帳法にも対応した専用ワークフローシステムです。...
サイオステクノロジー株式会社
申請フォームや承認経路が簡単に作成できるクラウドワークフロー。人に寄り添うAIで利用者をサポートし、スピード承認/申請を実現。データ連携により、業務プロセスの自...
記事をシェア
＜重要なお知らせ＞ サイトリニューアルに伴い、初回ログインにはパスワードの再設定が必要です。
アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。
パスワード再設定依頼の自動メールを送信しました。
メール文のURLより、パスワード再登録のお手続きをお願いします。
ご入力いただいたメールアドレスに誤りがあった場合がございます。
お手数おかけしますが、再度ご入力をお試しください。
ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。
サービスの導入検討状況を教えて下さい。
本資料に含まれる企業（社）よりご案内を差し上げる場合があります。
