ワークフローに興味はあるけれど、どうやって取り入れたらいいのかわからない。そんな方向けに、「そもそもワークフローとは何なのか？」導入メリットや注意点、更にIT化の方法もあわせてご紹介します。
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ワークフローとは、英語の「ワーク（work）」と「フロー（flow）」を組み合わせた、社内の「業務」に関する「一連の流れ」を意味する言葉です。
たとえば、自分が購入した物品を経費として処理したい場合。または、新たな取引先に発注を行いたい場合。従業員は申請・稟議などで企業としての意思決定を諮る必要があります。具体的には、上長や関連部署・所属長などの承認を得るのが普通です。
しかし、その都度、「どこに申請すればいいか」「誰の承認を得ればよいか」などを相談していたら、時間がかかってしまいます。たとえば、経費申請であれば直属の上長経由で経理部、発注であれば購買部といったように、事前に「この場合はこのルートを利用する」といったワークフローを定めおけば、スムーズに行うことができます。
従来は、Excelなどで作った申請書・稟議書に必要事項を入力し、印刷した紙を関係各部署に回してハンコをもらう、もしくはメールに添付して送付する、というのが一般的でした。近年では紙の運用が少なくなり、メールに代わってチャットツールに申請書を添付する、もしくは専用のツールを利用して一元管理するなど、IT化が進んでいます。
本記事では、ワークフローについて、どのような業務が対象になるのか、より良い運用の仕方・注意点、更に専用ツールを用いてIT化することによるメリットなどをわかりやすくご紹介していきます。
専用ツールにご興味のある方は「ワークフローシステム比較14選。シェアや料金をわかりやすく」をご覧ください。
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どこまでをワークフローの対象とするかは会社によっても異なります。たとえば、以下のような稟議・申請に使われることが多いです。
ワークフローを上手く運用するためには「ルールの策定」と「ルールの言語化・社内周知」が必要です。
たとえば、申請書を運用する場合、申請書の作成→上司の承認・決済の捺印をもらう→管理部門へ提出というのが基本的な流れですが、申請内容によっては、次のように経路の詳細が変わってきます。
ルールを策定する際には、まず業務ごとに「何を目的にするのか（どのような事態を防ぎたいのか）」「そのために誰を承認者とするのがいいか」を考える必要があります。その上で、「どのような場合に、どのようなルートをたどるのか」条件ごとに分岐させ、承認者を配置していくといいでしょう。
その他、「上長が出張や病欠などで不在の場合にはどうするのか」なども決めておく必要があります。中には勝手に上司の印鑑を押すということが慣習化している企業もあるかもしれませんが、内部統制の面で好ましくありません。権限移譲して、誰が代理受領・承認するのか決めておくようにしましょう。
ルールを定めても、従業員が理解してないと意味がありません。結局、誰の承認を得ればいいのかを周囲に聞きまわったり、間違った経路で申請したりするとかえって手間がかかってしまいます。それを防ぐためには、暗黙の了解で終わらせるのではなく、ルールを言語化して、いつでも従業員が閲覧できる状態にしておくのが望ましいです。
たとえば、共有ストレージの中に入れておく、社内のポータルサイトの目立つ場所に設置しておく、ナレッジ共有ツールを利用するなどが考えられます。情報は一つの場所でまとめて保管し、編集権限を持った人を限定して、「何がリアルかわからない」「間違って上書きしてしまった」ということがないように注意しましょう。
しっかりとワークフローを定めて運用すれば、稟議や申請がしやすくなる以外にも、企業には様々なメリットがあります。
たとえば、金額によって承認経路を変えたり、上限を設けたりすることで発注ミスを防止できたり（ミス・トラブルの防止）、また、承認者を複数設けることで業務上の不正請求なども未然に防止することもできます（内部統制）。
しかし、その一方、ワークフローには細かなルールと厳しい運用が必要です。規則に縛られるあまり、業務の効率が落ちたり、意思決定のスピードが落ちてしまっては意味がありません。そのため現在では、一定規模以上の企業では専用のツールを導入してIT化することが多くなっています。IT化にご興味のある方は「ワークフローシステム比較14選。シェアや料金をわかりやすく」をご覧ください。
ワークフロー専用ツールなどを用いてIT化するメリットとしては、主に以下の4つが挙げられます。
専用ツールを利用すると、「誰がいつ何を申請したのか」「どのくらいの金額なのか」一連の流れを可視化できるようになります。「知らないところで捺印されていた」「物品購入時、許可されてないものを勝手に購入してしまう」「発注や契約時、曖昧な認識のまま発注・契約してしまう」といった不測の事態を避けることができます。
また、ペーパーレスのため、データとして過去の履歴をたどることも簡単です。ワークフローの申請書の承認履歴を監査法人への内部統制用の資料として活用することもできます。
申請者にとっては、申請内容の作成作業自体は従来と変わらないものの、申請書を印刷すること、上司に提出しに行くこと、書類を管理部門へ提出しに行くことなどの手間が省けます。
また、承認者はスマホから申請を確認できるようになるため、出張中や外出中でも隙間時間を見つけて処理可能。出張から戻ったらデスクに承認待ちの書類が山積みになっていた、ということがなくなります。
更に管理部門にとっては、申請の確認をしたい時に申請書の束から探す必要がなく、システム上で検索してすぐに参照できるといった管理面でのメリットが挙げられます。企業としてのペーパーレス化につながりやすいのもメリットです。
従業員はテンプレートから申請書を選び、必要事項を入力するだけ。後はボタンひとつで申請、承認、受理まで行えるため、紙の申請書や稟議書を用いるのに比べて、作業がずっとスピーディになります。特に支社で申請、本社へ郵送などといったケースと比較すると、日単位で承認が早まると言えます。
また、ステータスが見える化されるため、提出した稟議や申請がどこで⽌まっているか一目でわかり、急ぎの承認が必要であれば、承認者のところへ督促することもできます。申請を受領する管理側としても、どこで⽌まっているか探しにいかなくても済みます。
専用ツールを利用すれば、出先からPCやスマホで申請、承認が可能になります。出社せずとも申請、承認できる仕組みは、在宅やカフェなどで仕事をする人も増えている現代の働き方の多様化にも合っています。積極的に取り入れることで、生産性の向上など、働き方改革にもつながるでしょう。
ワークフローを導入すると（IT化も含め）、「内部統制の構築」「申請・確認作業の手間削減」「申請完了までの遅延防止」「リモートワークや多様な働き方の推進」など多くのメリットが見込めます。しかも、勤怠や経費の申請、請求書や購買業務など汎用的に利用できるため、導入効果を得やすいのもポイントです。
ただし、導入に関しては注意点も多く、単に現在の業務フローを置き換えるだけでは足りません。「闇雲に社長印を必要としていないか」「意味もなく承認欄が作られていないか」「逆に属人的に進められているものはないか」など、ワークフロー導入を、業務フロー見直しの機会として利用することをお勧めします。申請内容や承認者を必要最低限に絞るだけでなく、必要であれば職務規程権限の見直しや、提出を求める添付資料の内容なども視野に入れると、より改善が進むでしょう。
ツールなどを導入したIT化に興味のある方は以下のような記事を参考にしてみてください。
ワークフローシステム比較14選。シェアや料金をわかりやすく
無料・低価格で使えるワークフローアプリ12選。タイプ別に紹介
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ワークフローシステムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
ワークフローシステムの選び方ガイド
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