最終更新日:2024-10-31
紙やExcelで申請するのをやめて、「電子稟議や電子承認の導入を検討している」方向けの記事です。ワークフローシステムにどんなタイプの製品があるのか、どんなメリットがあるのか、選び方・おすすめなどについて解説します。
ワークフローシステムとは、組織内の様々な稟議を電子化し、「申請→確認→承認」という一連のワークフローを効率的に行うことのできるシステムです。「電子承認システム」「電子稟議システム」とも呼ばれています。
ワークフローを電子化すると、「申請者や管理者の負担軽減」「承認に至るまでのスピードの改善」、そのほかにも、不正抑止のための「内部統制の強化」、更に「テレワークにも対応しやすい」など様々なメリットがあります。
具体的に紙・Excelで申請する場合に比べると、以下のような効果が期待できます。
| 紙・Excel申請の課題 | ワークフローシステムを導入したら… |
|---|---|
| 申請書を探す・作成するのが手間 | テンプレを利用して、すぐに申請可能 |
| 決裁を得るまでに時間がかかる | スマホから申請・承認できるので手間がかからない |
| 差し戻し・承認漏れが起こりがち | 入力漏れ・ミスをチェックして自動で差し戻したりできる |
| 決裁者が誰なのかわからない | 項目・金額など申請内容に応じて正しい承認経路に自動振り分け |
ワークフローシステムは、その特徴によって5つのタイプに分けられます。各タイプおすすめのシステムは次の通りです。
記事後半には各サービスの詳細も取り上げていますので、「今すぐサービス選びに移りたい」という方はそちらをご覧ください。
「選び方をもっと詳しく教えてほしい」という方は、そのまま読み進めてください。ワークフローシステムの機能・メリット、選び方、タイプ別のチェックポイントなどをわかりやすく紹介していきます。
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ワークフローシステムは、申請・稟議・承認など各業務を効率化するために様々な機能を搭載しています。主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
| 申請 | Excelファイルのフォーム変換 | Excelで作成されたフォームをHTMLフォームに変換できる。 |
|---|---|---|
| テンプレートを用いた作成 | 用意された各種申請書のテンプレートを基にして申請フォームを作成できる。 | |
| 入力項目の自動チェック | フォーム入力時に必須項目に正しい形式で入力できているかチェックできる。 | |
| 稟議 | 申請書ごとの承認フロー | 申請書ごとに承認者を誰にするか、承認ルートを設定できる。 |
| ルートの自動分岐 | 申請金額や指定した条件によって承認ルートが自動的に分岐する。 | |
| 承認 | 承認を柔軟に設定 | 全員承認や任意の1名承認、多数決など多様な承認形式を選べる。 |
| 代理申請・承認 | 他者の代わりに代理人として申請や承認ができる。 | |
| 自動リマインド | 一定期間経過しても進展がない場合に、自動でメール・チャットなどで通知する。 | |
| システム連携 | チャットツール連携 | 承認依頼や完了通知、リマインドなどをチャットツールに通知される。 |
| API連携 | API連携により外部システムから申請や承認が行える。 | |
| その他 | 監査ログ | 申請書の閲覧時間、申請書の開封状況など操作履歴を確認できる。 |
| 多言語対応 | 日本語以外の言語でも表示される。 | |
| 検索 | 申請書の内容や申請者などの情報で該当する申請書など検索することができる。 | |
| スマホ・タブレット対応 | スマホやタブレットで申請や承認ができる。 |
ワークフローシステムによって、機能の有無や程度には差があります。上述したポイントに沿って、更に細かく確認できるよう「主なワークフローシステムの機能比較表（主要12システムを対象に計29項目で調査）」を作成しています。
以下の「ワークフローシステムの選び方ガイド」と合わせてダウンロードして、サービス選びにお役立てください
ワークフローシステムの選び方ガイド
続いては、ワークフローシステムのトレンドについてです。「どの製品が主流なのか」「どれくらいの費用感なのか」などにお答えします。
ワークフロー専用システムとしては、エイトレッド社が規模別に手掛ける2製品、中小企業向けの「X-point Cloud」と大手企業向けの「AgileWorks」がシリーズ合わせて導入実績4,500社以上。そのほか、1,500社以上の「コラボフロー」、1,000社以上の「Create!Webフロー」、900社以上の「楽々WorkflowⅡ」などが続きます。
シリーズ製品としては「ジョブカン」や「ジンジャー」などが豊富な累計導入数を誇ります。
「クラウド」「オンプレ」という導入形態にもよりますが、クラウド型であれば従業員1名につき月額300〜500円というのが料金相場です。初期費用はサービスによって様々です。クラウド型であれば無料も珍しくありません。
以下、主だったワークフローシステムの導入実績と料金をまとめておきました。あくまで目安ですが、導入の際の参考にしてください。
まず、自社に合ったワークフローシステムを選ぶ際に気をつけるべき比較ポイントを紹介します。以下の3点をチェックしていくとスムーズです。
承認・申請フローは企業規模に比例して煩雑になります。従業員数が1,000名を超える規模では、決裁金額の多寡や納期の長短などにより、独自の申請ルール（条件）を設けている場合も少なくありません。そのため、長期化・複雑化する承認フローに対応できるものを選ぶ必要が出てきます。
また、大手の場合はコンプライアンスに沿ったセキュリティ対策や内部統制機能などもポイントとなります。詳細な要件を知りたい方は、大企業向けサービスに絞った「大企業向けワークフローシステム5選！必須の4つの要件とは？」をご覧ください。
WordやExcelなどを用いて企業独自の申請書を運用しており、かつ「できれば変えたくない」という場合は、申請データをそのまま取り込んでWeb上で展開できるワークフローシステムが必要です。
一方で、「これを機に色々な申請書も利用したい」という場合は、豊富なテンプレートやそれらを手軽に作成・編集できるシステムを選ぶとよいでしょう。
休暇届けなら勤怠管理システム、交際費申請なら経費精算システム、営業日報の回覧ならCRMツールというように、他の業務システムにもワークフロー管理機能が搭載されている場合は珍しくありません。新たにワークフロー専用システムを導入する際には、「どこからどこまでをワークフローシステムで巻き取るのか」事前に棲み分けを検討しておく必要があります。
経費精算に限定した利用をお考えの場合は「経費精算向けワークフローシステム10選。必要な機能や選び方」をご覧ください。
ワークフローシステムは上記で取り上げた「企業規模」「申請書」「業務」の3つの基準に従って、5タイプに分けられます。
以下、それぞれのタイプについて具体的にどんな場合が当てはまるのか、どんなシステムがおすすめなのかを紹介しています。イチから検討していくのが手間な方は、まずは自社に合ったタイプを大まかに選んでみましょう。
承認フローに関わる人数が数人〜多くても十数人規模で、かつ合議や多数決承認などの複雑な承認形態を必要としない場合です。この場合は、いかに手軽に利用できるかが重要になってきます。
以下、主なサービスについて、申請書を簡単に作成するためのテンプレート数や導入実績、料金などをまとめておいたので参考にしてください。
| サービス名称 | 特徴 | 実績 | 申請書 テンプレート |
料金 |
|---|---|---|---|---|
| X-point Cloud | 稟議書だけでなく様々な用途の社内申請をこれ一つでカバー可能 | シリーズ4,500社 | 1,000種類以上 | 月額500円/ID |
| Create!Webフロー | Excel・Word・PDFもインポート可能。見た目そのままに電子化できる | 1,000社 | 30種類以上 | 月額500円/ID |
| ジョブカン ワークフロー |
ジョブカン経費精算と併用すれば、月額600円でバックオフィスも効率化 | 35,000社 | 50種以上 | 月額300円/ID |
| ジンジャー ワークフロー |
他シリーズと連携すれば、人事労務全般を効率化できる | シリーズ18,000社 | － | 月額300円/ID |
目安としては従業員数1,000名以上。様々な部署で申請・承認が必要とされ、それに合わせて複雑な稟議・決裁が行われている場合です。柔軟なワークフローや高機能フローエンジンだけでなく、内部統制・人事発令への対応などが求められます。
以下、主なサービスについて特徴を列挙しておきました。多言語対応やクラウド・オンプレミスなどサービス形態の差異も併せて確認しておきましょう。
| サービス名称 | 特徴 | サービス形態 | 多言語対応 | 料金 |
|---|---|---|---|---|
| MAJOR FLOW ワークフロー |
「合議」「分岐」など大企業ならではの承認経路も再現可能 | クラウド・オンプレミス | 英語・中国語 | 要問い合わせ |
| 楽々WorkflowII | 事前通知（根回し）、多数決承認など日本の商習慣にも柔軟に対応 | クラウド・オンプレミス | 英語・中国語 | 要問い合わせ |
| AgileWorks | 人事発令前に設定作業ができる先付メンテナンス機能あり | オンプレミス | 英語・中国語 | 240万円 |
| kickflow | 管理者のログ（監査ログ）も取得・閲覧可能 | クラウド | 英語 | 要問い合わせ |
| Gluegent Flow | Google WorkspaceやMicrosoft 365のアカウントをそのまま利用可能 | クラウド | 英語 | 月額500円/ID |
Excelで作成した申請書ファイルをそのままアップロードして利用できるなど、Excelとの連携に優れたタイプです。
たとえば、「コラボフロー」や「Create!Webフロー」は、普段使っているExcelで申請書を作成・修正したら、アップロードするだけで電子化可能。中には「ワークフローEX」のように印影を作成し、承認するとExcelファイルに自動で捺印できるものもあります。
ワークフローのみを切り分けて利用するのではなく、そのもととなる勤怠管理・経費精算など他のバックオフィス業務と一体で運用するタイプです。
たとえば、勤怠管理や工数管理、経費精算、電子稟議、社内SNSなどを備えており、バックオフィス全体を効率化できる「チームスピリット」、請求書をアップロードするとAI OCRが読み取って自動でデータ化し、内容に応じて申請承認してくれる「バクラク申請」のようなシステムがあります。
メール・社内SNS・カレンダー・掲示板機能などを有したグループウェアシステムの中の一つの機能としてワークフローが利用できるタイプです。
専用システムに比べて機能は豊富ではありませんが、申請書や承認経路が複雑でない場合はある程度汎用的に活用できます。たとえば、「サイボウズ Office」では、申請フォームの作成や複数の承認経路の設定が行えるほか、スマホでの承認にも対応しています。
これを機にグループウェア一導入をお考えの方は「グループウェアの比較13選。機能一覧・比較表付き｜無料も」をご覧ください。
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（出所：X-point Cloud公式Webサイト）
社内業務手続きや書類手続きを電子化して、業務効率化できるワークフローシステム。フォーム作成ツールを利用すれば、ドラッグ＆ドロップの簡単操作で、従来の書式に合わせてフォームを作成可能。これまで自社で利用してきた帳票形式をWeb画面上でそのまま再現でき、紙のように直感的な入力フォームで、視認性・操作性に優れているため、ユーザーにとってもストレスが少ない。
連携グループウェアに関しても、あらかじめオプションとして用意されたものの中から選ぶことができるので費用負担や手間が比較的少なくて済む。組織変更の頻度が少なく「作り込みを必要としない」「シンプルで使いやすさ優先」という企業におすすめ。
（出所：Create!Webフロー公式Webサイト）
申請者・承認者・管理者の誰でも安心して使える、簡単操作のワークフローシステム。申請フォームはシステム上で新規作成するほか、これまで利用していたExcel・Word・PDFのインポートも可能。組織情報も人事情報を一度登録して組織階層を構築すれば、その後異動があってもドラッグ＆ドロップで更新できる。世代管理に対応しているのもうれしい。
申請フォームは紙イメージのデザインで、申請者は入力も簡単。承認ルートはアイコンをラインで結んで直感的に設計できるほか、細やかなルート設定にも対応しているため、複雑な承認フロー・独自ルールを持っている場合も心配なし。承認者は自分への承認依頼が一覧で確認でき、メール通知も設定可能。承認漏れを最小限にする。
（出所：ジョブカンワークフロー公式Webサイト）
有料利用ユーザー数250万を超える「ジョブカンシリーズ」の1つ。使いやすさに定評があり、50種以上の豊富な申請書テンプレートを用意。チェックボックスや見出しや説明文など簡単操作でカスタマイズ可能。承認経路もクリックのみで簡単に作成でき、たとえ複雑な経路の場合でも入力内容で自動分岐もできるため安心。スマホからも申請・承認を行えるほか、入力制御機能を備えているため、ミスや申請者の負担も軽減する。ワークフロー単体でも35,000社の導入実績を誇る。
同シリーズではほかにも様々な製品が存在し、課題に応じて無駄なく組み合わせて利用可能。たとえば、ジョブカン経費精算と合わせて利用すれば、経費の申請から精算まで月額600円/IDで電子化できる。
（出所：ジンジャーワークフロー公式Webサイト）
経費精算・稟議決裁などの申請・承認業務にかかる手間を全社的に削減するワークフローシステム。シンプルな画面設計で、システムが苦手な従業員でも簡単に操作できる点に強み。申請の種別は企業ごとに申請の種別やフォームを自由に作成でき、チェックボックスやカレンダー、数字記入欄などの項目を設定可能。様々な申請内容に対応できる。誰でも滞りなく簡単に入力できるよう、必須項目や入力欄のレイアウトを調整することで、書類の抜け漏れや差し戻しを削減する。
ジンジャーシリーズと連携することで、人事労務に関わるデータを一元管理。入退社や人事異動に伴う情報の更新作業は一回で完了し、ペーパーレス化、承認・申請漏れの防止、無駄なコストの削減まで、トータルで支援する。
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（出所：MAJOR FLOW ワークフロー公式Webサイト）
パナソニックグループの厳しい要件をクリアした大手企業向けのワークフローシステム。複数企業での利用、社名変更などの組織変更や、英語・中国語をはじめとした最大5言語への対応など、グループ会社や外国人労働者が多い大手企業のニーズにマッチした機能が揃っている。また、申請前の事前確認をお願いする「根回し」や、過去の決裁内容を伝達する「関連起案」、急ぎの場合に上位役職者が滞留する申請書を引き上げる「引上承認」、全員一致・過半数・一定数などを設定できる「合議承認」など、大手ならではの多彩な機能を搭載。
そのほか、引越し・結婚などのイベントの際には、システムが出す簡単な質問に答えるだけで「どの申請書が必要か」を自動判定してくれる「イベントナビ」も便利。
（出所：楽々WorkflowII公式Webサイト）
大規模組織での運用に耐える機能が豊富に搭載されたワークフローシステム。申請フローに関しても条件分岐はもちろん、事前通知（根回し）、並列の合議、多数決承認など日本の商習慣に柔軟に対応可能。組織改編に関しても、あらかじめ登録・予約しておいて、指定した日付でデータ変更を行うなどの機能も搭載しているため、人事異動のメンテナンス負担が少ないのもポイント。
グローバル展開にも対応しており、英語・中国語に標準対応。その他、スペイン語・ベトナム語・韓国語など複数言語にも対応でき、かつ「中国語で申請、英語で承認、日本語で決裁」など柔軟に切り替えできる。海外に事業を展開しており、多言語で業務を行っている企業にはおすすめ。
（出所：AgileWorks公式Webサイト）
前述した「X-point」を手掛ける株式会社エイトレッドが、大手やグローバル企業など大規模企業向けに開発したワークフローシステム。パッケージ版での提供。紙の申請書のように直感的に操作できるWebフォームは「X-point」と同様。
加えて、組織の新設や統廃合、所属組織の異動など、組織改編に無理なく対応できる便利な機能が多数備わっている。たとえば、人事発令前にデータを受け取って組織改編の実行前から設定作業ができる「先付メンテナンス機能」、高額稟議・他部門に回覧する書類や内部監査に報告する書類など「長い決裁フローに必要な回付ルール設定機能」など。日本語のほかに、英語、中国語（簡体字／繁体字）に対応しているのもポイント。
（出所：kickflow公式Webサイト）
従業員数百名の中堅企業から数万名の大企業まで対応するワークフローシステム。「部・室・課の混合」「複数階層」「兼務」などの複雑な組織、役職を指定しての承認や金額・条件に応じた多重分岐など、大企業特有の要件にも柔軟に対応可能。法務・営業・人事・経理・ITなど、幅広い用途で活用できる。
直感的で使いやすいUIを搭載しているほか、スマホ・タブレットからも利用可能。SlackやMicrosoft Teams、Chatwork、LINE WORKSなどと連携することで、稟議の申請から承認まで即日対応も。IPアドレス・ドメイン制限などの多様な認証方式にも対応しており、監査ログも取得・閲覧可能なため、内部統制にも有効。大企業ならではのセキュリティ基準にも耐えうる。
（出所：Gluegent Flow公式Webサイト）
Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携が可能なクラウド型ワークフロー。新規のアカウント取得や各種設定が不要なので、システム管理者の負担が軽減。ユーザー側も、別途IDやパスワードを入力することなくスムーズにGluegent Flowへ遷移できるので、ストレスなく利用が可能。実際の組織に合わせた経路設定や申請時の人的入力ミスの防止など、既存データや自動処理機能の活用によって、業務効率の向上を支援する。
100種類以上のテンプレートから、類似の内容をコピーしカスタマイズして利用可能。HTMLエディターやGoogle ドキュメントで自由に作成することもできるので、紙の申請書のデザインを変えずに利用したい場合に適している。
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（出所：コラボフロー公式Webサイト）
Excelで作成した帳票・申請書をそのままWebフォーム化できるワークフローシステム。導入実績は1,500社以上。新たに作成する場合も、これまで通りExcelでデザインし、ボタンを押すだけで申請フォームが完成。難しいプログラミングや専用ソフトは不要。申請書を承認していく申請経路も、あらかじめ用意されたパーツをパズル感覚で並べていくだけで完成。運用開始後もフォームレイアウトの追加・修正が可能なため、とりあえず運用を開始し、その後、修正点を見つけながらベストに近づけるというやり方もできる。
クラウド版は1名単位で利用可能なため、まずは数名のチーム単位で運用し、徐々に利用数とノウハウを増やし、いずれは全社導入を目指すということもできる。
（出所：ワークフローEX公式Webサイト）
Excelの申請書をそのまま利用できるワークフローシステム。対象となる稟議の中身について深いコミュニケーションをとれるのが魅力。たとえば、申請に合わせてExcelやWordなどのOfficeファイルを容量制限なく添付可能。画像をPDFに変えたり、カラーをモノクロにしたり、容量を小さくするための手間が不要になる。承認ルートは事前に設定したパターンの中から自動的に選ばれるため、申請者はわざわざ「誰の承認を得ればいいのか」迷うことがない。
また、承認者も申請を差し戻す場合でも、差し戻し先を自由に選んだり、条件をコメントで書き加えたりすることができるのもポイント。文書ファイルがExcelファイルの場合、印影を作成し、指定された位置へ自動で捺印することもできる。
（出所：AppRemo公式Webサイト）
Excelをそのまま継続利用できるワークフローシステム。Excelで作成した申請書をWebブラウザからアップロードして、後は承認ルートや自動採番、押印設定などを設定するだけで変更可能。その後変更を行う場合も、もとのExcelファイルを修正して、再度をアップロードすればOK。Webフォームの作成・編集の手間がかからず、別途操作方法の習得・トレーニングがいらないため、管理部門の負担軽減にもおすすめ。押印を求める場合でも「どの書類に対する押印なのか」紐づけて行える（引用申請）ため便利。
社内ポータル機能を持っているため、ワークフローの他にも、スケジュール共有や全社通知が行えるのも利点。
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（出所：バクラク申請公式Webサイト）
クラウド型経理DX支援システム「バクラク請求書受取」から派生した、請求書業務の効率化に強みを持つワークフローシステム。申請者がシステムに請求書をアップロードすると、AI-OCRが読み取ってわずか数秒で、自動でデータ化。手入力することなく支払申請が完了。承認もSlackから行うことができ、わざわざシステムにアクセスする必要なし。予算・期日が超過している場合の自動アラートにも対応するほか、オプションで購買申請時の金額と支払申請時の金額差異を確認することも可能。消化率を一目で把握できる。
請求書と稟議データは自動で連携するため確認作業が不要。申請時に入力した部門・セグメント情報を活かして自動で仕訳もしてくれるため、経理部門の負担軽減も期待できる。
（出所：チームスピリット公式Webサイト）
バックオフィスに必要な機能が一まとめになったクラウドプラットフォーム。勤怠管理や工数管理、経費精算、電子稟議、社内SNSなどバラバラだった業務アプリをクラウドで統合することができ、申請から承認までのワークフローを一体化可能。それにより、従業員一人ひとりの活動データをリアルタイムに収集することができる。
また、データを分析することで「従業員の生産性」「内部統制」のマネジメントにも役立てられる。「プロセス管理に限らず、他の業務も効率化したい」「バックオフィス業務を一元管理したい」「データを活用して、生産性の向上に取り組みたい」という場合には有用。大手企業からベンチャー企業まで1,800社、45万人以上の利用実績あり。
メールや社内SNS、カレンダー、掲示板機能など、様々な機能を有したグループウェアシステムの中の一つの機能としてワークフローを利用できるものを指します。たとえば、「サイボウズ Office」や「desknet’s NEO」などが挙げられます。
様々な業務を一度に効率化できるため有用ですが、反面、ワークフローに特化したシステムではないため、複雑な申請フォーマットや承認経路などには対応できないことがあります。ワークフロー機能単体としては導入する要因とはなりにくいので、他の社内業務の必要性に応じて、導入するかどうかを検討していきましょう。グループウェア一体型のワークフローシステムを検討されている方は「グループウェアの比較13選。機能一覧・比較表付き｜無料も」をご覧ください。
経費精算の申請や稟議書など、企業組織に欠かすことのできないワークフロー。電子化すると、紙やExcelなどを利用するのに比べて、「申請・承認の手間が減る」「ミスや漏れが減る」「決裁が早くなる」など様々なメリットがあります。
自社に合ったワークフローシステムを選ぶ上では、以下の3つのポイントに沿って選んでいくとスムーズです。
より詳細な機能比較などを行いたい場合は、以下の「ワークフローシステムの選び方ガイド」をご利用ください。主要12システムを対象に計29項目で調査した機能比較表を付けています。ダウンロードして、サービス選びにお役立てください
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