毎年発生する年末調整業務の負担を減らすために、作業のアウトソーシングを検討している企業の人事・労務担当者へ。年末調整代行サービスを利用するメリットや料金相場、選び方とあわせて、おすすめのサービスを紹介します。
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年末調整代行サービスとは、毎年発生する年末調整業務を外部委託できるサービスです。代行会社が、依頼企業にかわって従業員から上がってきた申告内容のチェック、控除額の計算などを実施。従業員からの問い合わせ対応も任せられます。
企業によって若干異なりますが、年末調整における事務作業のピークは、毎年11月〜1月頃。この期間に、人事・労務担当者は以下の業務をこなさなければなりません。
これらの作業を、法改正による手続きの変更点を把握しながらこなすのは大変です。
少しでも人事担当者の負担が減るよう、近年は年末調整をWeb上で申告できるシステムを導入している企業も。従業員がシステム上で必要事項を入力・送信するので、人事担当が紙を用意する手間が省け、申告書に手書きされた内容をPCに転記する必要もなくなります。
しかし、システムを導入しても、人事担当者がすべてのタスクから解放されるわけではありません。目視による申告データのチェックをはじめ、提出状況の管理、従業員からの問い合わせ対応を行う必要があります。
年末調整代行サービスを利用すれば、代行会社のスタッフが、年末調整において発生する一連の業務を代わりに実施。システムを導入しただけではなくならない業務も巻き取り、人事担当者の負担を削減します。以下、代行サービスの利用によって依頼企業が得られるメリットを具体的に紹介します。
年末調整代行サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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年末調整代行サービスが提供する主な業務内容を、3つの工程に分けて紹介します。
依頼企業の要望を踏まえて、年末調整の準備期間、作業期間、作業完了日などのスケジュールを引いていきます。
依頼企業が毎年実施している申告方法を確認。紙・Webでの申告いずれか、もしくは両方に対応している代行会社もあります。
年末調整をWeb上で申告できるシステムの導入を実施。代行会社オリジナルのシステムを導入する会社のほか、他社のシステムの導入支援に対応している会社もあります。導入が完了したら、申告期間に間に合うよう従業員データの取り込み、アカウント発行などの準備を整えます。
従業員に配布する申告書類を準備し、依頼企業の事業所または従業員の個人宅へ発送します。準備する主な書類は、以下の通りです。
紙での申告であれば、従業員から提出された書類を、Web申告の場合は従業員から送信されたデータの到着を確認します。
代行会社のスタッフが、従業員が記入、入力した情報をチェック。不備がある場合はスタッフが差し戻し、再提出を依頼します。
代行会社は、従業員一人ひとりの年末調整申告状況を常に把握しています。依頼企業にも都度状況を共有しながら、期間内に作業が終わるよう進捗管理を行います。また、スタッフが、申告書類・データの未提出者や、差し戻した書類・データの再提出が済んでいない従業員に督促します。
社会保険料控除証明書、保険料控除証明書などの添付書類は、原本の提出が必要に。従業員からこれらの原本が提出されているかを確認、回収します。
※電子データで提出されている場合、原本確認は不要
代行会社が、従業員からの年末調整に関する問い合わせを電話やメールで受け付けます。
各従業員の年末調整控除額をはじめ、必要なデータを依頼企業に納品。すでに依頼企業が使っている年末調整・給与計算システムに反映できるよう、データを加工してくれる会社もあります。
源泉徴収票を作成し、従業員に発送。また、事業所を管轄する税務署には、源泉徴収票のほか、支払調書などの法定調書や法定調書合計表をあわせて発送します。同じタイミングで、給与支払報告書（源泉徴収票と内容は概ね同じ）も、従業員が居住する市区町村に発送します。
代行会社が、従業員から提出された書類を依頼企業の要望に合わせて並び替え、ファイリングします。
申告期間が終了した後も、源泉徴収票の見方などの問い合わせを受け付ける会社や、来期に向けて業務フローの改善提案を行う会社もあります。
年末調整代行サービスは、目的によって大きく4つのタイプに分けられます。
Web申告システムの導入を前提に、年末調整業務の代行を実施するタイプ。全従業員がスマホから簡単に年末調整の申告ができる体制を整えたい企業におすすめです。
エコミックの「年末調整アウトソーシング」は、スマホ上の申告画面がフレキシブルに切り替わり、操作しやすいのが特徴です。たとえばプルダウンで選択肢を選ぶと、入力の必要がない項目は非表示に。また、「ひとり親、寡婦」など特定の条件を持つ従業員には、ポップアップで語句の意味を解説する機能も付いています。
日本アウトソーシングセンターの「WEB年末調整アウトソーシング」の場合、システムにログインした人事担当者が、従業員の年末調整提出状況をパーセンテージで把握可能。進捗状況を常に確認でき、安心してアウトソースを任せられます。
「手ぶら年調」の場合、年末調整代行業務が一通り終わったら、次年度に向けて依頼企業の特徴や取り込んだフォーマットなどのデータを残しておく方針を定めています。来年もサービスを継続すると、年末調整業務を更に効率化できます。
年末調整において発生する作業の一部をスポット的に代行依頼できるタイプ。予算に合わせて代行範囲を指定したい企業や、既存の運用フローを大きく変えずに作業を依頼したい企業に適しています。
たとえばフルキャストの代行サービスは、専任の営業担当者が依頼企業に最適なサービスの組み合わせやアレンジを提案。委託したい領域を細かく定められます。
「HALZの年末調整支援サービス」の場合、すでに依頼企業が導入しているWeb申告システムを使った代行業務にも対応。過去には「ジョブカン」「freee」ほか5種類のシステムでチェックを行った実績があり、依頼企業は使い慣れたシステムをそのまま利用できます。
BODの代行サービスは、スポットの依頼であってもセキュリティに配慮した代行作業を行います。作業にあたるスタッフの動向は、入退室管理システムや監視カメラでチェック。また、依頼企業に対して都度定例会を開き業務状況の報告をするのも特徴で、ブラックボックス化が起こりません。
そのほか、 キュービーファイブの代行サービスは代行業務のほかに、年末調整専用のチャットボットを用意。日ごろ電話で問い合わせをする習慣のない企業や、簡単なQ&Aであればチャットボットで対応したい企業におすすめです。
従業員からの問い合わせ対応をはじめ、書類の準備、配布、チェック、督促などを一任したい場合におすすめのタイプ。従業員一人ひとりに向けたサポートも充実しています。
従業員数800名以上の比較的大規模な企業を対象とした「ペイロールの年末調整補助サービス」は、紙申告・Web申告どちらで代行依頼をするかを、従業員ごとに選べるのが特徴です。紙で申告する場合、同社が書類の配布、回収を行うので、従業員が年末調整のために出社する必要はありません。
「年末調整補助サービス」の場合、従業員から受け取った書類は合計6回チェックを重ね、ミスを見逃さないよう徹底します。従業員のフォロー体制も手厚く、たとえば期日内に年末調整を行わなかった従業員に対して、確定申告のサポートをしているのもポイントです。
これまでの年末調整のフロー改善や、人事・労務まわりの業務効率化もはかりたい企業におすすめのタイプ。Web申告システムの選定、導入の提案に長けた企業や、年末調整以外の業務の代行を受け付ける企業がそろっています。
NMPSの代行サービスは、取り扱っているWeb申告システムが豊富。依頼企業のニーズから最適なシステムを提案するほか、既存システムのリプレイスにも対応します。
キヤノンマーケティングジャパンの代行サービスは、年末調整を始める前に依頼企業と綿密な業務設計を行うことが強み。昨年度の進め方を確認しながら業務フロー・資料の提案やスケジュールの設定を行います。各従業員の申告の抜けもれリスクを防ぐ体制も万全。たとえば申告書に不備のある従業員に3回架電し、連絡が付かなかったら人事担当者にリストを共有する体制をとっています。
三菱総研ＤＣＳ株式会社の代行 サービスの場合、アウトソーシング向けにカスタマイズされた人事給与システム「PROSRV」をベースに、年末調整業務の代行を実施します。ほかにも、毎月の給与・通勤費計算や、マイナンバーの収集・管理も依頼可能で、バックオフィスの作業負荷見直しをはかりたい企業におすすめです。
同じくNTTビジネスソリューションズの代行サービスも、年末調整の電子化のサポートに限らず、給与計算、経理業務の代行サービスも提供。あわせて、「freee人事労務」「freee会計」などのソフトの導入支援も行っています。
年末調整代行サービスの利用にかかる料金は、依頼する人数や業務を委託する範囲によっても異なるため、見積もりを取る必要があります。
以下、参考として利用料金を公開しているサービスを紹介します。下記のサービスの料金を平均すると、一人あたり1,200円〜2,500円前後が相場と言えるでしょう。
| サービス名 | 代行内容 | 料金 |
|---|---|---|
| WEB年末調整アウトソーシング（日本アウトソーシングセンター） |
|
最大1,200円/名
（オプションで、申告データ加工費用・10万円） |
| 年末調整代行サービス（ＢＯＤ） |
など、必要な業務をカスタマイズ可能 |
書面年末調整 1,600円/名〜Web年末調整 1,200円/名〜 |
| HALZの年末調整支援サービス |
など、必要な業務をカスタマイズ可能 |
2,500円～/名 |
| 年末調整業務アウトソーシング（NTTビジネスソリューションズ） |
など、一連の業務に対応 |
基本料金：18万5,000円 処理料金：840円/名※従業員数100名〜299名までの場合従業員からの問い合わせ対応はオプション |
| ミナジン年末調整アウトソーシングサービス |
など、一連の業務に対応 |
2,340円/名 |
Web申告システムの導入を前提に、年末調整代行を受け付けているサービスを紹介します。
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（出所：年末調整アウトソーシング公式Webサイト）
専用のクラウドシステムとスタッフによるデータチェックにより、従業員も人事担当者も年末調整が簡単に行える代行サービス。従業員が、スマホで撮った各種証明書の写真をクラウドにアップロードしたら、スタッフが画像をもとに申告内容を打ち込み確認していく。また、各従業員に応じてスマホの申告画面がフレキシブルに切り替わるのも特徴。たとえばプルダウンで選択肢を選ぶと、入力の必要がない項目は非表示になり、操作に迷わない。更に「ひとり親、寡婦」など特定の条件を持つ従業員が操作を進めやすいよう、ポップアップで語句の意味を解説する機能も搭載している。
人事担当者向けの機能もあり、申告データ未送信の従業員をダッシュボードで可視化する機能や、申告が済んでない従業員に自動メールを送る機能を集約。なお、督促対応はスタッフが行うため、人事側が進捗管理や従業員へのリマインドをしなくて済む。
代行申込受付期間は、毎年8月末まで。
（出所：手ぶら年調公式Webサイト）
年末調整申告のWeb切り替えを行い、それでも残る業務をスタッフが代行するサービス。システムを導入すると、従業員はWebから申告書情報を入力可能に。控除証明書などはスマホで撮った写真をアップロードすれば、同社のスタッフが画像をもとにデータを入力する。また、申告内容のチェック、不備の差し戻し、督促、証明書の原本回収、問い合わせ対応なども行ってくれるため、人事担当者に負担がかからない。更に、スタッフ間の認識に齟齬が出ないよう、その年の法改正内容を含め社内周知したうえで業務を代行する点も安心だ。
業務開始時には、依頼企業ごとに代行する業務の明細書を作成し、終了後は次年度に向けた振り返りを実施。工数削減のために、業務プロセスの改善もあわせて提案してくれるのが嬉しい。
（出所：WEB年末調整アウトソーシング公式Webサイト）
オリジナルのクラウドシステムを利用しながら年末調整を代行するサービス。従業員は、システムを通してスマホ・PCから年末調整の申告を実施。画面上で簡単な質問に解答する仕様になっており、ミスが起こりにくい。従業員一人ひとりのデータは複数のスタッフがチェックし、不備は従業員にメールで連絡。従業員からの質問もスタッフが随時メールで答える体制が整っている。更に、人事担当者は、従業員の年末調整提出状況をパーセンテージで確認可能。進捗状況を把握しながらのアウトソースが実現する。
導入スケジュールは、まず依頼企業が10月までに昨年度分の年末調整データと従業員情報などを同社に共有。同社が内容を確認しながらシステム環境を構築し、従業員にアカウントを付与する。一通り年末調整が終わったら、同社が依頼企業に申告データを送信。オプションで、依頼企業が使う給与計算システムにインポートするためのデータ加工も依頼できる。
予算に合わせて、年末調整において発生する作業の一部を代行依頼できるサービスを紹介します。
（出所：年末調整事務代行サービス公式Webサイト）
中小規模の企業から、従業員数万人単位の大企業まで年末調整代行を実施するサービス。アウトソーシング可能な範囲は、従業員への申告書発送・回収、データ入力・チェック、不備・督促対応、専任スタッフによる問い合わせ対応。予算に応じて「チェック」「データ入力」のみなど委託領域を細かく定められる。利用の際は、専任の営業担当者が依頼企業に最適なサービスの組み合わせを提案。また、申込から最短3週間でサービスの提供開始が可能な点も嬉しい。オプションで、給与支払報告書を市区町村ごとに仕分け・発送する業務や、各従業員への源泉徴収票発送業務も依頼できる。
Webでの申告を行いたい場合は、同社の案内するシステムの導入を推奨。依頼企業がすでに利用しているWeb申告システムをそのまま活用したい場合は、別途相談となる。
（出所：年末調整代行サービス公式Webサイト）
年末調整にあたって発生する数々の業務を全工程、あるいは部分的に委託可能なサービス。Web申告、紙での申告、Webと書面併用で年末調整を行う企業に対応。各種申告書の発送や回収、申告内容のチェック・修正、計算データの入力など一通りの業務からピンポイントでの代行依頼が可能だ。従業員からの問い合わせ回答や、不備・督促の架電に対応する専用コールセンターの設置もできる。ほかにも、年末調整関連の書類のファイリング業務も行っており、人手がかかる作業の効率化をはかれる。
依頼企業に対して都度定例会を実施し業務報告をするため、ブラックボックス化の心配がない。また、作業にあたるスタッフの動向は、入退室管理システムや監視カメラでチェックしており、セキュリティにも配慮している。更に、スタッフはデータの入力・計算ミスを複数回確認する体制を取っているため、品質面も安心だ。
（出所：年末調整アウトソーシング公式Webサイト）
年末調整業務のアウトソーシングをスポットで依頼できるサービス。主には、年末調整書類の準備、発送や、チェック作業、専用コールセンターによる問い合わせ業務を代行する。従業員の記入ミスを防止するため、オリジナルの書き方見本を作成・提供しているのもポイントだ。作業は、同社の構える年末調整センター内で実施。法改正などの変更点のレクチャーを受けたスタッフが業務に従事する。また、スタッフが作業フロアに持ち込めるのはハンカチと飲み物だけのため、セキュリティが徹底されている。従業員数10万人を超える会社での利用実績もあり、大企業でも依頼可能。
そのほか、同社では年末調整専用のチャットボットも用意。電話を利用する習慣のない企業や、簡単なQ&Aをチャットボットで対応する体制を整えたい企業におすすめだ。
（出所：HALZの年末調整支援サービス公式Webサイト）
依頼企業のニーズや状況に合わせてアウトソースの範囲をカスタマイズできる年末調整代行サービス。たとえば紙の申告書を利用する場合、各種申告書のチェック、控除証明書の原本チェック、依頼企業が利用する給与計算システムへのデータ取り込みなどをスポットで依頼できる。すでにWeb申告システムを導入している企業の年末調整にも対応。「ジョブカン」「freee」「マネーフォワードクラウド」ほか5種類のシステムでチェック対応をした実績があるため、使い慣れたシステムを入れ替える必要がないのも嬉しい。更に、従業員向けのWeb申告システム操作マニュアルの作成も依頼可能だ。
料金は、ボリュームディスカウントの相談も受け付けている。
年末調整書類の準備、チェック、督促、問い合わせ対応などをすべて任せたい場合におすすめのサービスを紹介します。
（出所：ペイロールの年末調整補助サービス公式Webサイト）
従業員数800名以上の企業を対象に、年末調整申告情報の回収、確認、従業員からの問い合わせを一気通貫で代行するサービス。紙申告・Web申告どちらで代行依頼をするかを、従業員ごとに選べるのが特徴。Webの場合は、同社専用のクラウド型システムを利用する仕組み。従業員は、本人情報があらかじめ登録された状態でスマホ・PCから申告の入力ができる。管理者は、従業員一人ひとりの申告状況をリアルタイムで可視化でき、申告が予定通り進んでいるか把握可能。一方紙で申告する場合も、同社が書類の配布、回収を行うため、従業員は年末調整書類の受け取り、提出のために出社する必要はない。
Web・紙申告ともに従業員の問い合わせに対応するコールセンターを設置。中には人事部門の年末調整業務における電話対応数をほぼ100%削減できたという事例も。
（出所：年末調整補助サービス公式Webサイト）
従業員の年末調整実施にあたって発生する一連の作業をお任せできるサービス。依頼企業とスケジュールの調整や、年末調整の手順・チェック方法を丁寧にすり合わせる段階からスタート。その後、対象者の洗い出し、申告書準備、配布を代行。申告期間中は、申告書のチェックや不備の差し戻し、督促、データ入力、計算などの業務を任せられる。なお、従業員から受け取った書類は、6回チェックを重ねて正確性を担保している。計算が完了したら、源泉徴収票、法定調書合計表、給与支払報告書の総括表を出力。源泉徴収票は各従業員へ、その他の書類は各機関へ発送する。従業員への書類の配布・回収は専用の封筒を介して行うため、プライバシーの保護にも配慮している。
各種問い合わせも、スタッフが専用電話回線・メールアドレスを使って丁寧に回答。期日内に年末調整をしていない従業員に対して、確定申告のサポートも行っているのが心強い。
業務の代行に加えて、年末調整のフロー改善や、人事・労務まわりの業務もあわせて効率化したい企業におすすめのサービスを紹介します。
（出所：年末調整業務アウトソーシング公式Webサイト）
年末調整業務支援システムの導入と、アウトソーシング双方が実現するサービス。まず、株式会社エコミックの「簡単年調」の導入を前提に、システムの仕様を依頼企業の要望に合わせて調整していく。その後は、システムを介して申告開始の社内通知や申告内容のデータ化、従業員への督促対応を実施。オプションで、従業員から各種証明書原本を回収する作業も依頼できる。一通りの計算が完了したデータを依頼企業に渡せば年度内の業務は完了。次年度に向けて改善点を振り返る機会も設けているため、企業側は毎年の年末調整業務の効率を更に上げられる。
そのほか、「freee人事労務」「freee会計」などの導入支援や、給与計算、経理業務の代行サービスも提供。なお、年末調整業務代行の申込受付は毎年7月末まで。
（出所：年末調整代行サービス公式Webサイト）
スタートアップ企業から、大企業の従業員まで上限なく対応する年末調整代行サービス。紙からWeb申告へ切り替えを検討している企業に対しては、システムの選定から導入・セットアップ・運用代行まで実施するのが強み。取り扱い製品が豊富で、依頼企業のニーズから最適なシステムを提案するほか、既存システムのリプレイスにも対応する。紙での申告も受け付けており、従業員への申告書・返信用封筒の送付から、内容の検査、問い合わせ、市区町村への給与支払報告書の送付までを支援。どのフローも税務の専門知識を持ったスタッフが担当するため、安心して依頼できる。
そのほか、給与計算・経理システムの導入支援、毎月の給与計算や経理業務の代行、人材採用代行などのBPOサービスを幅広く展開。社内の人事・労務・経理まわりのDX、効率化をはかりたい企業におすすめだ。
（出所：年末調整アウトソーシング公式Webサイト）
300万人以上の年末調整を行った実績をもとに、企業の実情に合わせて業務を代行するサービス。特徴は、年末調整開始前の業務設計を綿密に行うこと。依頼企業に昨年度の進め方をヒアリングしながら業務フロー・資料の提案やスケジュール設定を行う。段取りが決まったら、従業員へ年末調整の参考資料や申告書の配布を実施。作業期間中は、申告書のチェック、従業員への不備連絡、督促、問い合わせの受付を代行する。申告の抜けもれを防ぐ体制も万全。たとえば申告書に不備のある従業員に3回架電し、連絡が付かなかったら人事担当へリストを共有するといった体制を取っている。計算が終わったら、依頼企業が使うシステムにデータを直接登録するか、CSVデータを共有。紙の申告書も、指定の順番に並び替えて納品する。
すでにWeb申告システムを導入している企業や、これからシステムを導入したい企業の代行支援も受付可能。
（出所：人事給与BPOサービス公式Webサイト）
年末調整にまつわるほぼすべての業務を委託でき、同社とのやり取りは人事担当者1名で済む体制を整えたサービス。基本的に、サービスを受けるには同社提供のアウトソーシング向けにカスタマイズされた人事給与システム「PROSRV」を導入する必要あり。PROSRVをベースに、プラスして年末調整代行を依頼できるようになっている。なお、法改正による変更箇所は都度システムがアップデートされる仕様になっており、自社で設定する必要がない。代行内容は、各種申告データの作成、内容チェック、計算データ出力、計算完了後の給与支払報告書などの発送業務。
そのほか、PROSRVを利用した毎月の給与・通勤費計算や、マイナンバーの収集・管理も依頼可能で、バックオフィスの作業負荷見直しをはかりたい企業にも最適だ。
（出所：ミナジン年末調整アウトソーシングサービス公式Webサイト）
従業員規模10〜1,000名の会社を対象に、年末調整の繁忙期を支援するサービス。オリジナルのクラウドシステムを使用し、Web上で年末調整を完結する体制を整備。従業員はPC・スマホで申告が行える。代行可能な業務範囲は、従業員向け案内文書の作成、申告内容チェック、控除計算データ出力、源泉徴収票など必要書類の作成。オプションで、依頼企業が契約者である団体保険の控除額計算にも対応している。計算データは、依頼企業指定のフォーマットで納品するため、給与計算システムへのインポートもスムーズ。そのほか、今年4月に施行された定額減税に今年度は無料で対応するのも嬉しい。
毎月の給与計算業務、住民税年度更新業務の代行も実施しており、社内の労務業務の外注を検討している企業にもおすすめだ。代行申込受付期間は、毎年8月末まで。
企業で年末調整を行う場合、まずは従業員に渡す申告書の準備・配布から始まり、申告内容のチェック、計算、書類添付確認などの様々な業務が発生します。申告データの計算が終わった後も、各種書類の発送に追われる日々が続きます。
人事担当者の負担を軽減するために役立つのが、年末調整代行サービスです。代行会社のスタッフが、依頼企業に代わって年末調整関連業務に従事。Web申告システムを導入しただけではなくならない業務も巻き取り、人事部門の業務削減・効率化に貢献します。
年末調整代行サービスには、Web申告システムの導入を前提としたタイプから、業務フローの改善に伴走するタイプ、年末調整作業の全工程、あるいは一部の業務を依頼できるタイプがあります。本記事を参考に、自社の体制や予算に合わせて最適なシステムを選んでみてください。
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従業員の申告と年末調整担当者の管理業務を同時に効率化する年末調整アウトソーシングサービス。スマホで撮影するだけで、申告入力が完了。申告内容のチェック、修正対応も...
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