従業員の労働時間やテレワーク下での勤務実態を把握したい、業務改善のヒントを得たいと考えている管理者の方へ。従業員の業務内容を見える化する業務可視化ツールの活用メリットや比較ポイント、おすすめのサービスをご紹介します。
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業務可視化ツールとは、業務時間中の従業員の動きを見える化し、傾向を分析するためのツールです。従業員のPCに操作ログを収集するソフトウェアをインストールし、管理サーバーにそのログを収集したうえで、グラフによる可視化やログのデータ分析を行います。
たとえば1分ごとの操作ログを取ることで、Word、Excel、Webブラウザ、メールソフトなど、どのアプリケーションをどの程度利用していたかを把握。利用の割合をグラフ化したり、キーボードを打った回数を色の濃さで表示したりといった方法で可視化します。
労働時間が見えやすい対面接客や現場作業と異なり、PCに向かう仕事は労働時間や内容、成果が分かりづらい傾向があります。しかし、業務可視化ツールを導入することで、PCでの作業を見える化し、詳細を把握できるようになります。
近年では、働き方改革の推進によって、労働時間の管理・適正化が求められており、加えてテレワーク環境でも勤務実態を把握しなければいけないという背景があります。そのような中で、PCにソフトウェアをインストールするだけで業務実態の把握ができる業務可視化ツールに注目が集まっています。
業務可視化ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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業務可視化ツールの導入目的は、「業務改善」と「従業員の管理」の2つに大別できます。あわせて7つの活用メリットについて解説します。
業務可視化ツールで集計した、公平で客観的なデータをもとに、皆に妥当性と納得感のある人事評価を行えるようになります。
具体的な判断材料がないと、業務時間が長い人や目立つ活躍をした人を高評価にするといったあいまいな判断になりがちですが、多くの業務を短い時間で効率的にこなして定時で帰宅している人もいるはずです。業務可視化ツールを活用することで、そのような効率よく仕事ができるハイパフォーマーを正しく評価できるようになります。
業務時間の増減や推移といったパフォーマンスの変化をデータとして把握することができるため、主に定型業務の業務改善を行いたい場合に役立ちます。
たとえば、顧客対応のある職種の場合、各業務にどれだけの時間を使っていたのか、全体像を把握して事務作業などを効率化し、その分の時間を顧客のための時間に充てて売上の向上につなげるなど、改善を図ることができます。そして改善された場合には、更なる業務改善に向けてデータを活用できるのに加えて、従業員にその改善結果を伝えることで、本人のモチベーションや生産性の向上も見込めます。
従業員それぞれの業務内容が見える化されることで、判断の正確性、意思決定の質の向上も期待できます。たとえば、システム化の投資を行う場合、システム導入によって、業務上の工数がどのくらい減るかを見積り、費用対効果を算定して判断する必要があるでしょう。
しかし、現状の業務時間を算出するには、ヒアリングや情報整理のために膨大な時間と人的コストがかかります。業務可視化ツールを活用すれば、効率的に業務量や工数を見える化し、正確な判断を下すことができます。
また、人員補給の要否についても、可視化されたデータを用いて検討できるようになります。たとえば分析の結果から、メーラーの利用時間が多いことがわかったので、チャットや社内Wikiを導入してチーム内の情報共有の方法の簡略化する、といった判断もできるでしょう。
業務可視化ツールで業務や作業進捗を把握すれば、日報の代用にもなります。業務可視化ツールによって日報の作成・共有を簡略化することで、日々の作成作業の負担を軽減し、残業の発生を抑制できます。
勤務時間は、PC利用の開始・終了時間のデータから、作業内容は、ソフトウェアの利用状況やキーボードの押下回数、スクロール、タップなどの操作、作業中のファイル名などのデータから、それぞれ計測することが可能。これらを集計して見える化することで、業務実態が把握できるようになります。
企業には、従業員の自己申告だけでなく、客観性のあるデータに基づいて業務時間の適正化を行う義務があります。業務可視化ツールの導入は、「36協定を順守できているか（適正な労働時間が保たれているか）」を確認するのにも有効。特に、テレワーク環境下で起こりがちな、夜間や休日の隠れ残業の把握に役立ちます。
業務可視化ツールの中には、申告時間とPCの利用状況を照合して労働時間の乖離を把握できる機能を搭載するものも。たとえば、「MITERAS仕事可視化」や「みえるクラウドログ」では、残業が多い従業員のリストアップや法定残業時間の超過確認など、労務管理に役立つ機能が充実しています。
業務状況をしっかりと把握することは、管理業務の効率化だけでなく、「ちゃんと見てもらえている」という従業員の安心感や評価に対する納得感にもつながります。
従業員のコンディション、メンタルヘルスが把握できるようになるのも、業務可視化ツール導入のメリットです。たとえば、以前よりも多くの業務を効率的にこなしている人はモチベーションが高いなど、パフォーマンスや働き方の推移から、その人のコンディションを図ることができます。また、モチベーションが低下している従業員の離職の兆候をキャッチするのにも役立てられるでしょう。
セキュリティ面の管理、情報漏えい対策ができるという点で、「機密データの持ち出しや改ざん防止」にも有効です。操作ログを管理することで、誰がいつどのデータにアクセスし、どのような処理を行ったかを確認できるため、不正の抑止力となることはもちろんのこと、何か起こってしまった後の原因追求にも役立ちます。
たとえば、「Syteca」は、マウスクリックやキーボード⼊⼒時の画⾯を取得し、操作を画像で記録。操作画面記録に保存される画像スライドを確認するだけで、「いつ」「誰が」「何を」したかを簡単に把握することが可能。内部不正の抑止や、インシデント発生後の検証に役立つ機能を備えています。
業務可視化ツールの導入にあたって、2つの注意点があるのでご紹介します。
業務改善目的で導入する場合、従業員と導入目的を共有して理解と協力を得ること、そして組織内に浸透させることが重要です。管理や監視目的で業務可視化ツールを利用すると思われてしまうと、拒否反応を示す従業員も少なからずいます。そのため、従業員の業務負担を軽減することや、経営判断の質を上げることが導入目的であると明確に伝える必要があります。
また、管理目的で導入する場合でも、「さぼっていないか見張るため」ではなく、労働時間の超過がないかなど「従業員を守るため」に導入する、といった点を正確に伝えると協力が得やすいでしょう。
導入当初に従業員にとって納得のいく説明がされても、その後、導入効果について何の共有もされないと、従業員は実は管理・監視目的にも使われているのではないかと不安に感じるでしょう。
そうならないためにも、導入後も定期的にどのような効果があったのか、蓄積されたデータがどのように活用されているのか、しっかりと共有する場を設けることが重要です。更に、業務を可視化したデータでどのような分析や応用ができるのか、従業員の有志に協力を仰いで検討することも、モチベーションアップ施策として有効です。
業務可視化ツールのタイプは、2つに大別できます。1つめは、業務ログから組織の状態を把握し、業務改善に役立てる「業務可視化特化」タイプ、2つめはIT資産の情報管理やセキュリティ対策機能が充実した「IT資産管理に強みを持つ」タイプです。それぞれの特徴を解説します。
業務可視化を目的に開発されているため、テレワークに限らず、フレックス制を導入している場合や、全国に多数の拠点を持つ場合、更にはオフィス勤務が中心の企業の場合でも、大いに役立てられます。
管理者側のメリットとしては、業務実態の把握や業務改善に役立てられることが挙げられます。業務実態の把握では、残業時間や休日出勤の有無、勤怠記録との差異などの把握が行えます。
「CrowdLog PC管理」は、人事労務部向けのシステム設計で、勤怠データとの突合や給与計算がしやすい形で就業データを取得できるため、勤務状況をスムーズに把握できます。なかには、「MITERAS仕事可視化」のように、サービス残業や休日出勤を検知するとアラートで知らせてくれるサービスもあります。
業務改善の面では、各従業員の時間の使い方の詳細や傾向を把握したうえで、具体的なフィードバックも可能に。チーム内の業務量の偏りや非効率な部分、重複している部分がないかを一覧で確認でき、チーム全体のパフォーマンスを最大化できるようになります。
「remopia」では、カテゴリ別に「何にどれくらい時間を使っているのか」をグラフ・数値で可視化。アプリやブラウザの使用時間まで詳細に把握できます。
従業員自身が、カテゴリ別作業時間などのデータを活用して分析する、他の人の業務の進め方を参考にする、といった自己管理を目的とした使い方も期待できます。更に、顧客別の時間のかけ方も分かるため、手をかけなくても順調な顧客、手間がかかりすぎている赤字案件なども把握できます。
PCやスマホなどの社用端末の管理効率化やセキュリティ強化のための利用されるIT資産管理ツールの1機能として、業務可視化ができるタイプのツールです。IT資産管理ツールの導入も検討している場合や、すでにIT資産管理ツールを導入していて、その流用を検討したい場合に向いています。
たとえば、「SKYESEA Client View」では、IT資産管理情報の収集、デバイス管理、セキュリティポリシーに沿ったセキュリティ管理、アプリケーション更新管理、ログ管理などに幅広く対応。取得したログを使って、テレワーク中のPCの利用状況や残業時間の把握、利用するアプリケーションの種類による働き方の傾向分析などが行えます。
業務可視化ツールのメリットと注意点については、サービスを選ぶ際の指標となる3つの比較のポイントについて解説します。
まずは前述の導入目的に適したサービスかどうかを確認しましょう。業務改善が得意なのか、それとも管理・監視系が得意なのか、サービスによって得意分野が異なるため、自社の導入目的がどちらなのかを明確にし、それに合致するサービスを選ぶ必要があります。
なかには「Eye“247” Work Smart Cloud」のように、業務可視化ツールに強みを持ちながらも、ソフトウェアバージョン管理、USBデバイス制御、印刷履歴管理やソフトウェアライセンス管理などのIT資産管理にも幅広く対応するツールもあります。
次に、自社が求める分析軸を持ち合わせているかどうかを確認します。導入したツールに分析したい軸が用意されていなければ、取得したデータをCSVで出力し、目的に合わせてExcelで加工して分析する、といった手間がかかってしまいます。
たとえば、「隠れ残業をなくしたい」といった目的で導入するのなら、自己申告の勤怠データとPCの稼働実績を突き合わせ、乖離が見られた場合はアラート通知を受けられる機能を持つ、「MITERAS仕事可視化」のようなサービスを選ぶと良いでしょう。
前項の分析軸の種類とも似ていますが、ツールで取得できるデータの粒度に関しても確認する必要があります。WordやExcel、メールソフトといった業務アプリケーション、Webブラウザの利用状況をログとして収集する場合、アプリケーションをどこまで判別して収集できるのかが重要です。なぜなら、業務内容を詳細に分析したい場合、「文書作成アプリが使われている」というログだけでなく、「どういったタイトルのファイルで文章が作成されているのか」まで把握する必要があるからです。
たとえば、「Syteca」ではログのキーワード検索が可能。「請求書」と入力すると請求書に関するファイルを扱っているログが抽出されるので、業務内容の把握や必要データの特定を迅速に行うことができます。
まずは、特化型のおすすめの業務可視化ツールをご紹介します。
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（出所：MITERAS仕事可視化公式Webサイト）
大手人材サービスのパーソルグループが提供する業務可視化ツール。「PCでどのアプリケーションを利用しているか」「キーボードをどれくらい押下しているか」といった操作ログから業務内容を可視化できる。勤怠管理で申告した時間と実際のPC利用時間を突合して乖離がないかを確認し、必要に応じてアラート通知できる機能を搭載。テレワーク環境でのサービス残業や休日の隠れ残業といった課題の解決に役立つ。全メンバーのPCの開始・終了時間の一覧データ1ヶ月分を、CSVファイルで任意の場所に保管できる。WindowsとMacに対応。1ヶ月の無料トライアルあり。
（出所：Syteca公式Webサイト）
PCの操作ログを画像とテキストで記録する業務管理ツール。記録された画像のスライド再生や、テキスト検索によって目的の記録を画像表示することで、インシデント発生時に「操作ミスによるものなのか」「意図的なものなのか」などを一目で判断することが可能。管理者の確認作業の負担も軽減できる。更に、「レポート機能」を使えば、使用したアプリケーションの一覧やユーザーの作業時間に関する詳細情報を記録した⼀覧を生成することが可能。不正行為がないかを定期的に確認できる。
また、オプションで、特定の操作などから内部脅威の恐れがある行動を洗い出し、リスクが検知された際に自動で管理者に通知する機能も。潜在的な内部脅威の分析に役立つ。
（出所：みえるクラウド ログ公式Webサイト）
ログデータ・画面画像の取得で、テレワークを見える化するPCログ管理ツール。AI等を活用した独自のテクノロジーで、作業時間や作業内容、作業量、利用ツールといった業務データや、勤怠状況や残業時間などの労務データを取得。「どの作業にどれくらいの時間がかかっているのか」「隠れ残業がないか」を詳細に把握できる。画面画像は10分に1度自動で記録され、ほぼリアルタイムで操作ログや作業画面のチェックが可能だ。データの持ち出しや勤務中のサボりなど、不正行動の早期発見や事前防止に活用できる。
そのほか、顧客対応にかかっているコストや作業時間の把握も可能。収益向上のための施策や経営戦略の見直しにも役立つ。
（出所：TimeCrowd公式Webサイト）
チームメンバーの作業時間や業務の進捗状況をリアルタイムに可視化するタイムトラッキングツール。作業の開始時・終了時にワンクリックするだけで、稼働状況を自動で記録。信頼をもとにした設計で、共有される項目は時間とタスクのみ。監視されている感を与えず、手軽に利用できる点が魅力だ。
プロジェクト単位で人件費を算出したり、過去の業務状況をレポート化して振り返ったりすることもできるので、利益率の低い赤字案件や課題・ボトルネックを簡単に抽出可能。スムーズな業務改善の実施はもちろん、生産性の向上も見込める。拡張機能を活用すれば、カレンダー・チャット・タスク管理ツールといった他社ツールと連携して時間管理をより効率化させることもできる。
（出所：ez-PCLogger公式Webサイト）
PCログオン・ログオフ情報の収集に特化した業務可視化サービス。ネットワーク接続時のPCのログオン・ログオフ情報に加え、スリープ情報も自動収集。在宅ワークやシェアオフィスなどの社外勤務でも、より実態に即した勤務状況の把握を実現する。ネットワークに接続できない環境でもローカルへの情報保存・接続時のアップロードに対応しているため、持ち出しPC等にも対応できる。
収集ログはAPIやFTPなど様々なフォーマットで出力が可能。各種勤怠システムと連携できるだけでなく、利用中のシステムに合わせたカスタマイズにも対応し、データの一元管理による業務効率化を支援する。
就業データを取り込むだけで乖離チェックも可能。乖離理由のコメントとともに、指定時間以上に差がある乖離データを一覧表示できるため、管理工数や負荷の削減に役立つ。
（出所：ワークライフログ公式Webサイト）
労働状況を可視化し、業務改善を行う労務AIツール。ワークタイム機能で従業員の長時間労働を把握し、労務AIが今後の労働時間や改善策を提案。過労リスクの防止など、よりよい労働環境づくりに貢献する。
Windows OSに対応し、Windows上で実施したオンラインミーティングやメール、事務的なシステム操作などのログを自動収集し、任意での業務分類や案件別の工数を自動で算出。「次に何をするか」を明確にして一覧化する。タスクとして登録・振り分けた業務は、対応状況がプロセスチャートで表示されるため、業務負荷のバラつきやボトルネックの発見が可能に。更に、画面推移も記録されるため、操作ログ証跡としても利用できる。リモートワーク下の業務状況把握にも最適だ。
（出所：CrowdLog PC管理公式Webサイト）
人事労務部向けのPCログ取得ツール。「午前・午後表記でなく、24時間表記に設定できる」「就業の開始・終了時刻を設定できる」など、人事労務での利用を想定した設計になっているのが強みだ。
更に、情シス部門に依頼しなくても、PCで行ったほぼすべてのアクションのログ記録に対応。起動時間や無操作時間、スリープといったPC利用ログをはじめ、アプリ・ウィンドウ別の起動・利用時間やソフトの利用開始・終了時刻、使用したファイル名などの操作ログ、オフライン環境でのPC利用ログ蓄積も取得できるため、実態に即した客観データを把握できる。任意の取得間隔で従業員PCのキャプチャを自動取得できるため、業務監視も可能だ。
（出所：remopia公式Webサイト）
リモートワーク下の業務実態をグラフィカルに把握できる業務可視化ツール。利用アプリやウィンドウタイトルの取得、作業画面の定期的なキャプチャなどを通して、リアルタイムで各従業員の作業内容や作業状況を一目で確認できる。怠け・サボりの発見だけでなく、違法アプリの使用などのセキュリティリスクの低減にも有効だ。
作業中・離席中といったステータスや忙しさレベルの確認も可能。「いつ話しかけられるのか」「新たなタスクを割り振れるか」といった、リソース最適化やコミュニケーションコストの削減にも効果的だ。実働時間の記録をもとにした働き過ぎ・長時間離席の検知/アラートにも対応し、労働リスクの防止にも役立つ。
開発や会議、コミュニケーションなど、カテゴリ別に「何に、どれだけ時間を使っているのか」といったリソース分配の可視化にも対応。データを活用して、部下のフォローやマネジメントを効率化できる。
（出所：Optimal Biz Telework公式Webサイト）
IT資産管理ツールの「Optimal Biz」から派生した、テレワーク向け管理ツール。「Optimal Biz」と併せて導入することで「資産管理」「盗難・紛失・情報漏えい対策」など、様々な機能が利用可能に。
無操作状態が長く続いている従業員を見つけると、管理者に自動で通知を送ることができる。始業時のチャットボットとの対話内容、PC操作ログに基づく勤務時間の傾向、アプリ使用状況などのデータを多角的に分析し、従業員の体調/メンタルを把握する機能も。モバイルアプリと連携して位置情報を記録することも可能だ。
（出所：SML Blue Cloud公式Webサイト）
PCの利用状況を可視化するツール。利用しているアプリケーションとマウスやキーボードの操作状況について、ログを記録。勤怠管理システムの勤怠データを取り込むことで、勤務記録と実際の労働時間との乖離の有無、長時間労働や休日出勤の有無などが把握できる。
また、アプリケーションの利用状況をアプリの種類や開いているウインドウのタイトル情報などで把握できるため、どの業務にどれだけ時間を使っているか、業務の振り返りに役立てられる。
（出所：Look me公式Webサイト）
独自のAI技術でPC内部の情報をわかりやすく見える化するアプリケーション。アプリをPCにインストールするだけで、従業員の勤務実態や業務内容、セキュリティリスクを具体的に可視化できる。
従業員それぞれの業務の進捗状況を把握し、特定の従業員への業務過多や人件費の無駄を洗い出すことで、チーム全体の生産性とコストパフォーマンスの向上に貢献する。また、いつどのサイトにアクセスしたのか、USBにどのファイルをコピーしたのかも正確に記録されるため、サボりや機密情報流出の抑止はもちろん、トラブル発生時の速やかな原因究明にも役立つ。
（出所：トレシル公式Webサイト）
業務改善プロセスをDX化し、経営課題と改善アクションをつなぐ業務可視化ツール。企業情報からAIが業務を自動生成する機能や、URLを自動取得・自動集計するGoogle Chromeの拡張機能によって、業務可視化を実現。更に、AIが改善提案を行う「改善AIアシスト」、天気マークで進捗状況を視覚的に把握できる機能、改善にかかった工数を自動計算する機能など、独自機能も豊富。顧客対応や営業支援といった、部門特有の課題解決ツールも提供している。顧客対応に特化した改善ツールでは、AIを活用したメールアシストやボイスノート、ロールプレイング、アンケートといった機能も利用可能だ。
続いて、IT資産管理型の業務可視化ツールについてご紹介します。
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（出所：Eye“247” Work Smart Cloud公式Webサイト）
従業員のPC操作ログから「誰が・どこで・いつ・どのくらいの時間・どんなPC操作をしたか」を可視化できるツール。勤務状況や業務効率、セキュリティなど様々な角度から、業務実態を分析することができる。
提供元の株式会社フーバーブレインは、40,000以上の企業・組織・官公庁の情報セキュリティ対策を支援してきた実績を持ち、そのノウハウが活かされている。導入・初期設定も簡単で、専任のサポートスタッフが運用をサポート。プラス月額100円で勤怠管理オプションも利用可能。在宅勤務中でもPCログから、より正確な勤怠管理ができる。
（出所：System Support best1公式Webサイト）
Officeソフトのような感覚で、直感的に操作できる点が人気のIT資産管理ツール。IT資産管理や運用支援、セキュリティ管理といった機能で、情シス業務全般をサポートする。導入実績は、企業・医療機関・自治体など3,900社以上。企業規模・業種を問わず、広く利用されている。
ログ管理機能はオプションで、メールの送受信ログ、PC操作ログ、印刷ログ、Web閲覧ログなどの収集ができ、更にMicrosoft 365の監査ログも取得可能。従業員の業務可視化はもちろん、セキュリティポリシーの遵守や不正の防止といった効果も期待できる。基本機能に必要なオプション機能だけを追加でき、コストを抑えられるのも魅力。
（出所：SKYSEA Client View公式Webサイト）
導入実績は21,000社以上。IT資産の運用管理とリスク対策、業務可視化を実現できる、オールインワンのIT資産管理ツール。情報漏洩リスクを防ぐデバイスへのデータ書き込み制限、必要なアプリケーションのインストール状況を確認できる管理機能など、セキュリティ対策やIT資産管理にも強みを持つ。
加えて、Webブラウザ上のOffice 365でのファイル作成や、Google ChromeブラウザでのWeb書き込み、アップロードログ、Gmailログなど、Webやアプリケーション経由での各種操作ログも取得できる。更に、セキュリティ対策やIT資産管理、システム運用、勤怠管理など、様々な他社製品と連携。Windowsのほか、制限はあるがMacにも対応している。
（出所：LANSCOPE エンドポイントマネージャー オンプレミス版公式Webサイト）
詳細なログ管理機能で、管理・監視目的での業務可視化に強みを持つIT資産管理ツール。Webブラウザからルール違反の有無をチェックできる。どんなルール違反が何台のPCにあったか、どのPCで何件あったか、どのデータ持ち出したか、といった詳細ログを簡単に確認できるので、不正の抑止・発見に役立つ。あらかじめ設定したルールへの違反を発見した場合に、管理者にメール通知をする機能も。
必要な機能だけを選んで導入するプランと、デバイス制御・IT資産管理・ネットワーク検知といった機能がひとまとめになったプランがある。クラウド版も提供されている。
従業員の業務内容を可視化できる業務可視化ツールの活用メリット、注意点、比較のポイント、おすすめサービスをご紹介しました。一口に業務可視化と言っても、効率化を目的とした業務内容把握や、残業を減らすための勤怠確認、さぼり・不正の防止を目的とした監視、モチベーションやコンディションの把握など、様々な用途で利用されています。
多くの企業がテレワークの運用に課題を感じ、業務可視化ツールが注目されている今こそ導入の好機です。テレワークが進むと勤務実態が見えなくなったり、さぼり・不正がしやすくなったりすのではないかと不安を抱えている企業も、業務可視化ツール導入によって、安心してテレワーク推進に踏み出せるでしょう。
リモートワークを推進している企業には、優秀な人材が集まりやすいという傾向があるとも言われています。本記事でご紹介した、活用メリットや比較ポイントを参考に、自社に合った業務可視化ツールの導入を検討してみてください。
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パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社
MITERAS（ミテラス）仕事可視化は、社員のPC利用の有無、アプリ使用状況などを可視化し、「ホワイトなはたらき方を実現」する労務管理ツールです。勤怠データとP...
セブンセンスマーケティング株式会社
月額30,000円（端末30台）から利用できるPCログ管理ツール。画像とログデータで勤務状況や作業時間、案件のコストを見える化。業務改善や生産性向上、セキュリテ...
株式会社ニッポンダイナミックシステムズ
PCログオン・ログオフ情報の収集と活用に特化したシンプルかつ低コストな業務可視化ツール。スリープ情報の収集や乖離チェック機能を搭載し、より実態に即した勤務状況の...
株式会社クラウドワークス
人事労務向けに設計されたPCログ取得ツール。客観的就業データとなるPCの起動、操作ログや画面キャプチャの収集が可能で、アプリ・ウィンドウ別ログまでカバー。タイム...
Eye“247” Work Smart Cloud（アイ247ワークスマートクラウド）
株式会社フーバーブレイン
【初期費用0円・月額500円～/ライセンス】業務可視化・分析をベースにしたIT資産管理・勤怠管理サービス。定額料金で社員の業務管理・IT資産管理、適正な労務管理...
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