最終更新日:2024-06-18
受注管理業務を効率化したい、手作業によるミスを減らしたいと考えている方へ。受注管理システムの導入メリットや効率化の手法、おすすめのクラウド型受注管理システムについて解説します。
受注管理システムとは、顧客からの注文の受付や、伝票ベースの受注処理といった受注管理業務を自動化するシステムです。データ化した受注情報をほかのシステムに連携させることで、受注処理だけでなく在庫管理、請求管理など、様々な部署と連携して行うことが多い業務においても人的ミスを減らしつつ、販売管理業務全体の効率化が期待できます。
受注管理とは、顧客の注文を生産・出荷などに引き継ぐ重要な業務です。従来は手作業で電話・FAX・メールなどで送られてくる注文内容を伝票に起こしたり、Excelに入力したりするのが一般的な方法でした。しかし、取引先や注文数の増加、販売経路の多様化に伴い、様々な課題が挙がってきています。
受注管理システムを導入すれば、上記のような課題を解決できます。
受注管理システムは、取引先に自社ECショップや専用のWebプラットフォームといった共通基盤から発注してもらうことで、受注方法の一元化が実現します。これにより、リアルタイムで受注情報を把握できるのはもちろん、受注データの登録や他部署への納品・請求業務における通知業務の自動化やCSVファイルでの基幹システムへの自動反映といった仕組みを構築できます。
今回は、受注管理システムについて、どんな導入メリットがあるのか、どのように利用していけばいいのかなどを紹介していきます。自社に合ったシステムを選ぶ際の参考にしてください。
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まずは、受注管理システムの導入によって、どんな問題を解決できるのかご紹介します。メリットとしては以下の4点が挙げられます。
受注管理システムの最大の導入メリットは、業務の自動化による、受注処理の工数削減です。たとえば、データ化してオンライン上で一元管理することで、これまで電話・FAX・メールで受けた注文内容を伝票に書き起こしたり、販売管理システムに入力したりしていた手間を、大幅に削減できます。
受注管理に限らず、注文内容をシステムに反映し、生産、出荷といった他部門とのデータ共有もスムーズに行えるので、全社的に業務効率化を図れるように。更に、業務効率化が進めば、人的コストの削減や働き方改革の推進も期待できます。
従来は、月次決算時に納品書や請求書など大量の書類を突き合わせて、合計額が正しいか業務担当者が一つひとつ手作業で確認する必要がありました。受注管理システムを導入すれば、注文内容を取引先とリアルタイムで共有できるため、決算時の作業を簡易化し負担を軽減できます。
たとえば「BtoBプラットフォーム 受発注」は、日々の発注データの合計と請求書を突き合わせるだけで支払い金額が確定。納品書の紛失リスクもなくなります。
受注管理システムを導入すれば、「当日中に納品してほしい」という急ぎの注文や、「色んな商品を少しずつ注文したい」という小ロットの注文など、顧客の多様な発注ニーズに応えられるようになります。イレギュラー発注にも対応できるようになれば、顧客との信頼関係の向上や今後の取引拡大にもつながります。
たとえば、「MOS」では、1週間分の注文をまとめて発注可能。また、「楽楽B2B」では、取引先ごとに掛け率・価格の設定が可能で、ロット単位での割引を加味した設定にも対応しています。
電話・FAXなどのアナログな注文方法の場合、「注文した商品と違う」「数が合わない」「期日に届かない」など、顧客とのトラブルが起こる恐れが。ミスの原因の多くは、「聞き間違い」「確認ミス」「伝票やシステムへの入力ミス」といったヒューマンエラーによるものです。
受注管理システムを導入して情報をデータ化すれば、トラブルが起きるリスクを減らせます。将来的に取引量や取引先が増えた場合も心配ありません。
他部門の販売管理業務や取引先に負担をかけることなく、受注管理業務のパフォーマンスを最大化する、3つの方法をご紹介します。
販売管理業務の一部である受注処理は、ほかの管理システムと連携できれば、請求書や納品書などの帳票発行まで自動で処理されるので、スムーズに業務を進められます。すでに販売管理システムや請求管理システムを利用している場合は、受注情報のCSVデータ取込・出力や、API連携が可能な受注管理システムを導入しましょう。
販売管理システムや請求管理システムを導入してない場合は、これを機に受注管理から出荷管理、請求書作成までをトータルサポートできる受注管理システムの導入を検討するのも一手です。
たとえば、「楽楽販売」は、同社がシリーズ展開するバックオフィス向けクラウドサービス「楽楽精算」や「楽楽明細」などと連携でき、API連携可能な外部システムも充実しています。
受注管理システムは発注者となる取引先からの協力を得ながら運用するため、発注側の都合も気にする必要があります。たとえば、早期に導入効果を得たい場合は、取引先がすでに利用している発注システムを導入するといいでしょう。取引先が発注システムを導入していない場合は、次の2つの対応策が有効です。
1つ目は、4万社以上が利用している「BtoBプラットフォーム 受発注」のように、利用者の多いシステムを導入し、取引先にも導入を検討してもらうこと。
2つ目は「CO-NECT」のように、発注側が無料で使えるシステムを導入し、自社負担でシステム環境を提供することです。
中には、注文方法の変更により取引先へ負担がかかる場合も。システムの導入を検討する際には、導入コストや取引先の受け入れやすさを必ず確認するようにしましょう。
一定数の取引先は受注管理システム導入後も、FAX・電話などアナログの注文方法を希望することが予想されます。しかし、アナログでの受注作業が残ってしまうと業務効率化が進みません。受注管理システムを有効活用するためには、取引先に対してシステムを利用してもらえるように働きかけていくことが重要です。
その場合、システム提供会社のサポート体制がポイントに。たとえば、システム導入のメリットをわかりやすくまとめたツールがあったり、営業のコツをレクチャーしてくれたりといったサポートがあると、取引先への利用依頼も行いやすくなります。
どうしても、アナログ業務が残ってしまう場合は代行サービスを使うのも一つの手です。たとえば、「CO-NECT」なら、FAX・電話での注文受付を代行したり発注・出荷の指示代行を行ったりなど、自社に合った専用プランをもとに受注業務をサポートしてもらえます。
受注管理システムは自社だけでなく、発注する側の取引先・顧客あってのシステムのであり、その点、「誰に利用してもらうのか」という観点でBtoB向けとBtoC向けの2つに分けられます。
飲食店からの注文を受け付ける食材の卸売業者など、取引先が法人メインの場合におすすめのシステムです。法人取引では顧客ごとに値段が異なったり、特別なセット商品を用意したりするのが一般的ですが、そういった仕様に応えるための機能が豊富に搭載されています。
| 主なシステム | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| BtoBプラットフォーム 受発注 | 食材の受発注に強みを持つシステム。飲食店、カフェ、弁当・総菜販売、ホテルや旅館など、導入実績49,000社以上。 | 要問合せ |
| 楽楽販売 | 受注以外にも発注・請求・入金など受発注にまつわるあらゆる情報を一元管理できるクラウドシステム。カスタマイズも可能。 | 月額70,000円～ |
| CO-NECT | 卸やメーカー、小売り、フランチャイズ本部など、様々な業種業態に対応したBtoBの受発注管理システム。 | 要問合せ |
| MOS | スマホ・タブレットなど現場で利用するデバイズに対応した、使いやすいUI・UXに強みを持つ受注管理システム。 | 要問合せ |
| 楽楽B2B | 中小企業向けのBtoB受発注管理システム。顧客先に合わせた割引率や商品画面を表示できるクローズドサイトに強み。 | 月額39,800円 /5ユーザー |
| ecbeing BtoB | 法人取引に特化したECシステム。既存顧客のリピートのほか、新規の営業の際に「持ち歩けるECサイト」としても活用可能。 | 要問合せ |
Yahoo!、楽天、AmazonなどのECモールや、自社ECショップ等、複数の販売経路を一元管理したい場合におすすめのタイプです。
| 主なシステム | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| GoQSystem | 13種類のECモール・カートと自動連携して、在庫・商品・物流までまとめて管理できるEC一元管理システム。 | 月額15,000円～ |
| TEMPOSTAR | カスタマイズ性の高いシステム。Eサイトの仕様変更や企業独自の要件に合わせて柔軟に機能開発できる。 | 月額10,000円～ |
| コマースロボ | 独自開発のクラウドRPAを搭載した受注管理システム。受注処理・在庫管理・同封物対応・メール送信などの多くの業務を自動化できる。 | 月額5,000円～ |
| ネクストエンジン | ネットショップに特化した受注管理システム。事業規模や商材問わず、6,000社以上のEC事業者で導入実績あり。 | 月額3,000円＋従量課金 |
| Robot-in | コストと導入負担の少なさに定評のある受注管理システム。楽天市場のみの出店であれば更に安価に利用可能。 | 月額5,000円＋従量課金 |
受注管理システムのタイプがわかったら、続いては個々のシステムを比較検討していく番です。ポイントとしては以下のような点が挙げられます。
BtoBの場合、取引先ごとに商品ラインナップや商品単価を設定するのが一般的です。そのため、商品カタログや割引率などを「どれくらい取引先ごとに分けて見せられるか」が重要になってきます。たとえば、「楽楽B2B」は取引先ごとに、価格や商品ラインナップ、選択可能な決済手段を設定できます。
たとえば、現場担当者であればタブレットやスマホなどで簡単に発注できるか。また、画面遷移やボタン配置などのUIの操作性はどうなのかを確認しておきましょう。「MOS」のようにシステムが発注パターンを学習して、よく注文する商品を上位表示できるサービスなら、使う度に発注作業がスムーズになります。
受注データの登録や帳票の作成・発行など、受注管理だけでなく、その周辺業務を効率化するための機能がどれくらい備わっているかも確認しましょう。たとえば、請求もれ防止には、アラート機能があると便利です。業界特有の慣習・業務フローがある場合には、柔軟にカスタマイズできるかどうかもチェックする必要があります。
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（出所：BtoBプラットフォーム 受発注公式Webサイト）
飲食店と卸会社を結ぶ食材の受発注システム。導入実績は49,000社以上。利用者数が多ことから導入後すぐに効果が得やすく、受注管理システムとしての一本化を図りやすいのが強みだ。
最大の導入効果は月次決算の早期化で、それまで月1回の締め作業で納品書と請求書の合計額を照合・確認していたのが、日々の発注データの合計と請求書を突き合わせるだけで完了するように。これまでのアナログ作業にかかっていた経費・業務コストの削減、請求業務の簡素化といったメリットも見込める。
飲食店に限らず、カフェ、弁当・総菜販売、ホテルや旅館など、食材の仕入れが発生するほぼすべての事業者で利用可能。卸会社が飲食店などの取引先に対して発注・招待できる「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」も。
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（出所：楽楽販売公式Webサイト）
受注・発注・請求・入金など、受発注管理にまつわるあらゆる情報を一元管理できるクラウド型業務改善システム。各社の業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできるのが特徴だ。
受注データの登録や帳票発行、メール送付などのルーティン・ワークを自動化することで業務工数やミスの削減が可能に。マスタでデータを管理できるため、改善や拡張もその都度対応できるのも嬉しいポイント。
受注後の請求処理に関しても、請求日・支払日の自動算出やアラート機能を備えているため、請求もれ・支払いの遅れなどのミス防止にも役立つ。管理項目の追加はもちろん、入力・一覧・閲覧等の画面レイアウト、複数のデータベースをまたいだ自動化処理の作成も可能。また、CSV形式での取込・出力のほか、外部システムや既存システムとのAPI連携にも対応している。
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（出所：CO-NECT公式Webサイト）
卸やメーカー、小売り、フランチャイズ本部など、様々な業種業態に対応したBtoBの受発注管理システム。最短当日から利用可能だ。
注文の受付から伝票作成までスマホやPCで対応できるのに加えて、受領確認・出荷連絡もWeb上で完結。経理・会計システム用のデータ出力、発注先ごとに単価や表示する商品を変更する機能、商品発注と通知を受け取れるLINE連携機能など、受発注業務に必要な機能が一通りそろっており、更に締め時間設定や外部API連携といったオプション機能も。
画面表示に従うだけで簡単に操作できる、直感的なUIも特徴だ。また、取引先（発注側）は無料で導入できるため、導入依頼も進めやすい。メール・電話・チャットなどカスタマーサポートも充実。自社専用のプランをもとに受注業務をワンストップで代行する「受注業務アウトソーシング CO-NECTクロート」も展開。
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（出所：MOS公式Webサイト）
スマホ・タブレット・PCすべてのデバイズに対応した、「発注者視点」のクラウド型BtoB受発注システム。カスタマイズ開発も可能で、自社独自の業務フローにも柔軟に対応できる。FAX用紙に近い発注UIを採用しているので、PCが苦手な人でも使いこなしやすく、取引先にもすすめやすい。発注完了までわずか数タップと少ない操作で利用できる。
出先から発注する機会が多い取引先（発注者）のニーズをくみ取り、モバイル端末から早く・手軽に発注できる機能を豊富に備えているのもポイント。更に、システムが発注パターンを学習してアルゴリズム化するため、使うほど発注作業がスムーズに。売れていない商品はすぐにラインナップから外し、売れている商品に絞るなど売上拡大に役立つ機能も。現在、650社42万人に利用されている。
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（出所：楽楽B2B公式Webサイト）
中小企業向けのBtoB受発注システム。難しい操作は不要なので、PCに不慣れな取引先でもスムーズに導入できる。「掛け率・価格」「表示する商品」「選択可能な決済手段」を取引先ごとに設定できる柔軟性の高さが強みだ。
ロット単位での割引率の設定や、情報自体を非表示にする「クローズドサイト」、カタログ販売のように公開したい情報量を調整できる「セミクローズドサイト」に対応可能。取引先ごとの決済方法の変更も可能で、「請求書払い」「銀行振込」「代引き」「クレカ払い」「未回収リスクゼロの掛け払い対応」の中から選んで設定できる。加えて、AI OCRによる「注文書自動読込み機能」により、紙の請求書や発注書の入力作業の自動化も実現。手書きの注文書や複雑な帳票も高精度で読み取りデータ化できるため、大幅な業務工数の削減が見込めるだけでなく、取引先に負担をかけることなく業務効率化が図れる。
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（出所：ecbeing BtoB公式Webサイト）
法人取引に特化したECシステム。取引先はサイトにアクセスして注文するだけ。受注入力はもちろん、見積もり、在庫確認、納期回答などの対応も不要になるので、業務効率化に有効だ。また、サイトに表示させるコンテンツや商品を取引先ごとに変更できるため、値引き率が異なる場合も心配なし。カスタマイズにも可能で、基幹システムとの連携もスムーズに。サイトデザインの制作にも対応している。
既存顧客での利用拡大のほかにも、新規顧客開拓・営業成績の評価などにも利用可能。「持ち歩けるECサイト」として導入事例も豊富だ。たとえば、営業スタッフに個別のアドレスを持たせて、それを顧客に展開させれば、営業努力をサイトの売上として可視化することもできる。
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（出所：アラジンEC公式Webサイト）
5,000社以上のBtoB取引ノウハウを活かして開発した、BtoB専用ECサイト構築・Web受発注システム。パッケージ化された基本機能に加えて、業種・業界独自の商習慣に応じた、柔軟なカスタマイズにも対応。イチからシステムを開発するフルスクラッチよりもコストを抑えつつ、自社に最適化したシステムを導入したい場合におすすめだ。
販売管理システム・ERPや送り状発行システムなど、様々なシステムと連携できるので、手作業での入力作業の軽減やコスト削減も期待できる。また、得意先自身がWeb上で見積書作成、注文履歴や在庫・出荷状況を確認できるため、自社営業の事務作業負荷の軽減にも役立つ。
アパレル・ファッション、食品、理美容、建築資材、医療機器、日用品、 OAサプライ・機械部品、印刷業など業種・業界問わず、幅広い導入実績がある。
（出所：受発注クラウドサービス公式Webサイト）
オフィス用品や備品といった間接材の調達を支援するクラウド型システム。仕入れ先や在庫数が拠点ごとに異なる場合も、クラウド上での一元管理を実現。取引先やユーザーからの受注だけでなく、指定サプライヤーへの発注・倉庫への払出依頼にも対応。発注・払出依頼は発注クラウドへ自動連携できる。
Web受注に切り替えることで、工数削減はもちろん、商品の調達先の見直し、適切な在庫管理、スムーズな製品の出荷といった業務改善も見込める。システムの提供による業務効率化に加え、簡易診断や管理レポートなどによる、調達費用や業務費用の削減も可能に。業務工数を50％削減、調達費用を20％削減した実績あり。
最後に、BtoCに対応した受注管理システムをご紹介します。Yahoo!、楽天、AmazonなどのECモールや、自社ECショップ等、複数の販売経路を一元管理したい場合におすすめのタイプです。
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（出所：GoQSystem公式Webサイト）
複数のモール・ECサイトの受注管理はもちろん、在庫・商品・物流までまとめて管理できるEC一元管理システム。在庫確認や日時指定・備考欄の確認、メール配信、ステータス移動といったレギュラー業務の自動化によって、作業負担の軽減だけでなく、人的ミスやクレームの削減にも貢献する。楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピングなど計13種類のECモール・カートとのAPI連携に対応。非対応の場合は、CSVで取込可能だ。
更に、メールテンプレートを登録するだけで全店舗へ一括でメールを送信できるため、作業効率の改善も期待できる。
商品の購入回数や受取状況などに応じて、ユーザーを5段階でランク付けすることも可能だ。ランクに応じて配信メールの内容を変えるなど、対応方法も工夫しやすく、顧客満足度の向上にもつながる。受注件数が少なく初めて利用する場合におすすめの、基本的な受注管理機能を備えたフリープランも。
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（出所：TEMPOSTAR公式Webサイト）
複数のECサイトや自社ネットショップの受注管理・商品登録・在庫管理などを自動化・効率化する一元管理システム。企業独自の要件に合わせて機能開発できる「ハイブリッドカスタマイズ」が特徴で、ECカートやECプラットフォームの頻繁な仕様変更などにも対応し、常に最新のシステムを提供可能。仕様変更のたびに費用が発生する心配もないので、継続的な運用がしやすい。
更に、各ECサイトの商品情報や商品画像の一括登録・更新もできるので、大幅な作業工数の削減も期待できる。セット商品登録や商品情報の予約設定による登録・反映、出品予約反映、商品価格の予約更新などにも対応し、機会損失の防止や、販促に貢献。外部サービスとの連携も、物流、伝票、決済、メールと幅広く対応する。
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（出所：コマースロボ公式Webサイト）
受注から出荷までの作業を自動化・効率化する、EC一元管理システム。特許を取得した独自開発のクラウドRPAを採用し、受注処理・在庫管理・同封物対応・メール送信などの業務において95％の自動化を実現。ノーコードで自由にカスタマイズできるのも魅力だ。
多様なモール・カートと自動連携できるほか、宅配システムや後払いシステムとのAPI連携も可能。また、90社以上の3PL倉庫とのフルフィルメント連携ができる倉庫管理システムも搭載。リアルタイムで入出荷データを更新でき、作業状況の見える化を実現。ほかにも、バッチ処理やオートシップなど、出荷効率を向上する機能も豊富にそろう。これまでバックオフィス業務に割いていた時間を、販促活動などほかの業務に充てることで、利益の向上に貢献する。
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（出所：ネクストエンジン公式Webサイト）
ネットショップを運営する現役EC事業者が開発した、ネットショップに特化した受注管理システム。現場視点で設計されており、モール・カート側の仕様変更、サービスへの迅速な対応がしやすく、実用性が高い。事業規模や商材問わず、6,000社以上のEC事業者で導入実績あり。
一画面で、「Amazon」「楽天」「Yahoo!ショッピング」など、複数モールのネットショップを一括管理できる。受注管理機能として、注文の振り分けの自動化や店舗ごとの振り分け条件設定、オフライン注文への対応などを搭載。そのほか、商品の登録から発注・仕入れ、在庫確認、更に出荷指示、メールでのやりとりに至るまで、様々なルーティン業務を自動化できる。導入後の運用状況に応じて、柔軟にカスタマイズできる機能拡張も備えている。導入店舗の成長率186%という実績も。
（出所：Robot-in公式Webサイト）
月額3,000円（限定プラン）から気軽に始められる、ネットショップ受注管理システム。受注情報から自動で顧客管理リストを生成し、感覚的な操作でショップを横断した顧客の一元管理を実現。各モール・カートの受注を同ステータスで管理できるので、処理もれを防ぎながら、受注業務を効率的に進められる。また、受注一覧画面の表示項目の設定変更を行ったり、受注ステータスを自由に追加したりと、店舗ごとに柔軟にカスタムできる点も特徴だ。
初期設定もわずか10分で完了するので、システムを初めて導入する場合もスムーズ。そのほか、商品の一元管理システム「item Robot」、在庫の一元管理システム「zaiko Robot」もシリーズ展開。課題ごとに必要な機能を追加できる拡張性の高さも魅力。
受注管理業務は、電話・FAXなどアナログでのやり取りが多く、手作業で注文内容を伝票に起こしたり、Excelに入力したりすることで、ヒューマンエラーが起こりやすいことが課題でした。ほかにも、取引先や注文数の増加、販売経路の多様化などの背景から、繁忙期の残業時間増加や月末決算時の納品書と請求書の突き合わせ作業など、業務担当者の負担が大きくなってしまうこともネックに。
受注管理システムを導入すれば、「業務の効率化」「決算業務の簡略化」「多様な顧客ニーズへの対応」「ミスの削減」など、多くのメリットが期待できます。
受注管理システムを選ぶ際は、以下の3つのポイントに気をつけると自社に合ったシステムを選びやすくなります。
（1）取引先ごとに仕様を変更できるか
（2）発注者（取引先）が無理なく使えるか
（3）周辺業務をどれくらい軽減できそうか
受注管理システムにより、煩雑な受注管理業務を自動化することで、人的ミスの軽減や、様々な顧客ニーズに対応できるようになれば、営業力や売上向上といった組織全体での成長も期待できます。
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