最終更新日:2024-09-25
名刺交換の機会が増えてきて、紙による管理、またはExcelによる手入力の管理に面倒さ・手間を感じてきている人へ。名刺管理アプリを活用する場合のメリット、選び方などをおすすめのサービスを交えて紹介します。
名刺管理アプリとは、文字通りビジネスシーンで交換される名刺を管理するためのアプリです。
一昔前は、PCソフトやWebサービスが活用されてきましたが、近年は身近にあるスマホのアプリで名刺を一元管理するのが一般的。交換した紙の名刺をカメラやスキャナーで撮影し、文字情報を自動認識（OCR）してデータベース化できるほか、アプリ上で作成したデジタルの名刺をQRコードで交換することも可能。更に相手が異動や昇進したら自動でデータベースを更新してくれるものもあり、機能も様々です。
クラウドサービスの名刺管理アプリの場合、スマホやタブレット、会社用とプライベート用のスマホなど、あらゆる端末からアクセスできるのも利点といえるでしょう。
名刺管理アプリに搭載される機能と利用法は、アプリごとに違いがあるものの、概ね以下の通りです。ビジネスのスタイルや好みによって、必要な機能を搭載したアプリを選ぶとよいでしょう。
スマホにアプリをインストールして自分の氏名や連絡先などの情報を入力すれば、デジタル名刺を簡単に作成できます。
商談時などにスマホをかざしたり、QRコードを読み取ったりすることで名刺交換が行えます。イメージとしては、LINEのID交換に近いです。
交換した紙の名刺をカメラやスキャナーでスキャンするだけで、OCRが文字を読み取ってデータ化してくれます。無駄な手入力の必要がありません。
スマホで交換した名刺やスキャンした名刺のデータベースからメールや電話と連携しての発信ができます。
名刺を交換した相手が異動・昇進した際、自動でデータベースを更新してくれるアプリも存在。あいさつ祝辞なども送りやすくなります。
名刺管理アプリには様々なものが存在しますが、代表的なアプリとして「Eight」や「Sansan」が挙げられます。どちらもSansanという企業が開発したアプリで、「Eight」は個人や小規模の企業向けアプリで、簡単に名刺情報のデータベース化が可能。「Sansan」は企業向けのDXツールとして開発されており、名刺をデータベース化する機能だけでなく社員が交換した名刺情報を一元管理し、取引先や顧客の情報を社内で共有できます。
そのほかにも、多くの支持を集めているアプリとしてQRコードを使って名刺が送信できる「CamCard」やオンライン名刺の発行に対応した「myBridge」などがあります。
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名刺管理アプリは大きく「個人向け」と「法人向け」に分けられます。以下、それぞれの種類の特徴とメリットを紹介していきます。
個人向けの名刺管理アプリは、その多くが無料で名刺のスキャンやデータ化、検索機能などを利用可能です。ただし、無料プランは保存できる名刺の枚数が限られていたり、広告が表示されたり、機能に制限が設けられているケースが多いので注意が必要です。
具体的に、「名刺交換機能」「読み取り機能」「近況把握」「検索機能」「オンライン名刺作成」といった機能は無料ですが、それ以外の「SNS機能」「名刺情報をダウンロード」「ポップアップ」「広告カット」「名刺データの復元」といった機能は有料プランに切り替えることで利用できるようになります。機能の詳細は後述の「個人向けの名刺管理アプリの機能」で紹介します。
「無料プランがどのような制限を受けるのか」「いくら支払うと制限を解除できるのか」はアプリによって様々ですが、制限解除のための料金としては月額数百円程度で可能。有料と言ってもプランによってできることは様々なため、ニーズやビジネスのスタイルに合わせて、最適なアプリ・プランを選ぶのが大切です。
法人向けのアプリは名刺の管理といった機能に重点をおきつつも、複数人で利用することを想定して、社内や部署内での共有、訪問の打診など、営業支援機能を搭載しているのが特徴です。
たとえば、重複したアプローチや連絡漏れなどを防ぐ「全社共有・活用」機能や、AI学習によってより精度の高い名刺スキャンができる「学習」機能が搭載されています。更に、顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）などの外部システムと紐づけて管理できる「外部システム連携」機能も備えたアプリも。その他の機能の詳細は、後述の「法人向け名刺管理アプリならではの機能」で紹介しています。
これら法人向けの名刺管理アプリの料金は、アプリ・プランによって大きく異なります。安価なものでは1名につき月額600円程度。高機能なものは1,000円を超えるものもあります。
名刺管理アプリには、基本的な名刺の管理機能以外にも様々な便利な機能が備わっています。ここでは、個人向けアプリと法人向けアプリにそれぞれ搭載される便利な機能をまとめて解説します。
個人向けの名刺管理アプリに搭載される機能は、法人向けのアプリと比べるとシンプルです。それでも根幹となる名刺管理機能はもちろん、名刺交換やOCRによる自動読み取り機能などを標準搭載するアプリも。また、有料プランを利用することで、名刺情報のダウンロードや誤って削除してしまった名刺の復元、広告の非表示などができます。
| 名刺交換機能 | 互いにスマホをかざすだけで名刺が交換できたり、生成したQRコードやURLを読み込むことで名刺が交換できたりする機能。双方が同じアプリを使う必要がある。 |
|---|---|
| 読み取り機能 | 交換した紙の名刺をスマホのカメラやスキャナーで読み込み、OCR機能を活用して文字を自動認識。名前や会社名など、所属情報をデータ化できる。 |
| 近況把握 | 同じアプリを使っている人同士の場合、異動や昇進などに伴って名刺に記載されている所属や肩書が変わった際、自動的にデータを更新してくれる。 |
| 検索機能 | 登録した名刺情報から、名前や会社名、部署、役職などの条件で目的の相手を探す出すことが可能。過去の職歴の検索にも対応したアプリもある。 |
| オンライン名刺作成 | 名前や会社など、所属情報を入力するだけで名刺データが作成可能。クラウドから多彩なテンプレートから好みのデザインを選んで作成できるサービスもある。 |
| SNS機能 | SNSを活用することで名刺を交換した人と簡単につながることが可能。共通の知り合い、人脈を可視化することで円滑なコミュニケーションにつなげることもできる。 |
|---|---|
| 名刺情報を ダウンロード |
作成した名刺のデータベースをCSV形式などのファイルとしてダウンロードする機能。PCでの編集やほかのアプリと連動するのに便利。 |
| ポップアップ | スマホと同期し、電話帳に登録されていない番号から着信があった場合、その電話番号に対応する名刺データが表示される。 |
| 広告カット | 無料版を使っている場合に表示される広告を非表示にする機能。 |
| 名刺データの復元 | 誤って削除してしまった名刺データが復元できる機能。 |
法人向けの名刺管理アプリの場合、上記の個人向けの機能に加えて、法人向けならではの以下のような機能が利用可能です。なお、アプリによっても標準搭載・オプション対応などの違いがあるため、事業規模や内容、ビジネスのスタイルに合わせて最適なものを選びましょう。
| 全社共有・活用 | 交換した名刺の情報を会社の資産として社員で共有するための機能。同じ取引先の担当者に重複したアプローチを避けることができ、連絡漏れなどのリスクも回避できる。 |
|---|---|
| 学習機能 | OCRを使った文字の読み取りをAIの学習機能で精度向上。名刺の読み取りを重ねることで精度を向上できる。 |
| 名寄せ | 氏名やメールアドレスなど同じ情報の名刺が登録された場合、同一人物の名刺と認識して自動的に統合、重複登録を防ぐ。 |
| 案件・商談管理 | 名刺のデータベースを活用し、コンタクトを行った顧客を管理することが可能。履歴を残しておくことで、定期的なアプローチを試みることができるほか、短期間での連続したアプローチを回避できる。 |
| 外部システム連携 | 顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）など、外部のシステムとデータを連携することで、効率的な営業活動をサポート。 |
| より高度な セキュリティ対策 |
指定したIPアドレスからでないとアプリ閲覧できなくするアクセス制限や、ログイン時に２段階認証（多要素認証）を設定する機能でセキュリティを高める。個人情報である名刺情報を安全に保護する。 |
名刺は個人情報であり、企業にとっては重要な情報資産です。それだけに、アナログな管理からデジタルな管理方法へと切り替えるのに、一抹の不安を覚えている人もいるのではないでしょうか。たとえば、「スマホが壊れてデータが元に戻せなくなったらどうしよう」「データが流出してしまうのが怖い」など。
しかし、名刺管理アプリの多くは、クラウドで名刺データを管理しているため、スマホやPCが壊れてデータが端末から消失しても、クラウドから容易に復旧が可能。更に、そのデータが保存されるクラウドサーバーは、各アプリの運用会社が堅牢に管理しています。そもそも名刺をデータ化して管理する事業者に対しては、個人情報保護法の下、個人情報、つまり名刺データを取り扱う際には厳重な管理が義務付けられています。
こうした法的な後ろ盾があるため、名刺管理アプリは、ほかの領域の無料サービスよりは高度な安全性が期待できると考えても差し支えないでしょう。もちろん、サイバー攻撃や不正アクセスによる情報流出の可能性はゼロではありませんが、多くのアプリがそれに備えて指定したIPアドレスからでないとアプリ閲覧できなくするアクセス制限や、ログイン時に２段階認証（多要素認証）を設定できるようにしています。導入後はこういったセキュリティ機能を理解して、積極的に利用するようにしましょう。
名刺管理アプリの特徴がなんとなく掴めたら、続いては個々のアプリの内容をより具体的に比較検討していく番です。その際は、以下のポイントに着目して検討していくとスムーズです。
名刺管理アプリを使ってスマホ同士で名刺を交換したり、QRコードを用いて名刺交換をしたりするには、お互いが同じアプリを使用していることが前提となります。複数のアプリを使い分けたり、ほかのシステムからデータを取り込んだりすれば、異なるアプリでも名刺交換はできますが、それではせっかくの名刺管理アプリの利便性が損なわれます。そのため、まずは利用者数が多いアプリを選ぶことが重要です。
たとえば、ビジネスパーソンから大きな支持を集める「Eight」は、ユーザー数350万人を突破。日本国内でのシェア率が非常に高いため、アプリの相違による名刺交換の機会損失を気にすることなく利用可能。また、「CamCard」は、16カ国語に対応し、１億人以上のビジネスパーソンが利用。グローバル企業との取引が多い人におすすめです。
大半のアプリが、QRコードの読み取りやURLの送付などで手軽に名刺交換できますが、その場合も、できるだけ手間はかけたくないもの。初対面の相手を目の前に、アプリ操作にもたついて手間取ってしまうのは不格好ですし、名刺交換したいのにその場では時間がなく交換できず機会損失を招くこともあり得ます。そのため、すばやく名刺交換できる機能があるアプリなら、積極的に利用しましょう。
たとえば、「Eight」ならQRコードやURLの読み取りだけでなく、LINEの連絡先交換のように、お互いにスマホを振るだけで名刺の交換ができます。また、「myBridge」なら、名刺のデータをLINEやメールで手軽に共有が可能。受け取った側のユーザーは、リンクをタップするだけですばやく名刺の確認と登録が行えます。
過去に交換した紙の名刺やほかのツールで利用していた名刺データを利用したい場合は、スマホのカメラやスキャナーで名刺を読み込み、アプリに備わっているOCR機能を使ってデジタル化すると効率的。ただし、読み取りの精度はアプリによって異なります。AIを活用した文字認識やアプリの運営会社のスタッフが直接画像を確認して入力するアプリを選ぶと、より精度の高いデジタル化が可能です。
たとえば、AIを搭載した「トーニチ・ネクスタ・メイシ」は、読み込めば読み込むほど、認識精度がアップし、入力ミスのリスクが低減できます。また、「Wantedly People」なら10枚同時に撮影してデータ化することができるため、手間をかけずにスピーディーに登録したい人におすすめ。
そのほか、紙の名刺を撮影したり、スキャンしたりするのが面倒な方向けに、名刺の原本を送るだけで手軽に登録してくれる「メイシー」のようなサービスもあります。専任スタッフがスキャン作業を行い、OCRを用いて文字情報を抽出。そのデータをスタッフがダブルチェック体制で修正するため、極めて高い入力精度を実現。
SNS機能を搭載した名刺管理アプリを活用すれば、デジタル化した名刺のデータベースから知り合いや共通の知人などとつながりやすいといったメリットがあります。この機能の有無はアプリによって異なりますが、積極的に人脈やビジネスの間口を広げたいという場合は、SNS機能を搭載したアプリを選ぶと便利といえるでしょう。
たとえば、SNS機能を搭載したアプリには、「Eight」や「Wantedly People」、「Sansan」などのアプリが名を連ねます。なお、SNS機能は必ず利用しなければいけないわけではなく、オフにすることも可能。プライベートのSNSアカウントでビジネスパートナーとつながりたくないという方もご安心ください。
（出所：Eight公式Webサイト）
350万人以上に選ばれる代表的な名刺管理アプリのひとつ。Eightユーザー同士なら、お互いのスマホをかざすだけで名刺の交換が完了。Eightで交換したデジタル名刺なら、異動や昇進、転職など、情報が更新された際に、名刺を交換した相手にも情報が共有されるため近況の把握も容易。名刺の両面をデータ化したり、共通の知り合いがわかったりするといった便利な機能が使える「Eightプレミアム」サービスも展開している。
（出所：CamCard公式Webサイト）
１億人以上のビジネスパーソンに利用されるワールドワイドな名刺管理アプリ。16カ国以上の言語に対応。スマホに搭載されるカメラやスキャナーを使用して名刺をスキャンすれば、OCR技術が名刺情報を自動的にデジタル化しデータベースを作成。名刺の検索や並べ替えも簡単に行えるほか、画像やテキストなどで、貰った名刺に情報を追加することや、相手とのやり取り履歴を残すことも可能。リマインダー設定やタグ追加機能も搭載されている。法人向け「CAMCARD BUSINESS」も展開している（月額1700円〜）。
（出所：Wantedly People公式Webサイト）
約400万人が利用する名刺管理アプリ。交換したアナログの名刺は、カメラで撮影することで即時データ化。複数の名刺撮影に対応しており、同時に10枚まで一気にデータ化できるのも大きな特徴。名刺に登録するのと同時に、相手のことをWebで検索する機能も搭載。業務の実績や経歴など、名刺だけでは読み取れない情報もチェックできる。
（出所：myBridge公式Webサイト）
登録できる名刺の枚数に上限がなく、OCRによる文字認識に加えてオペレーターによる手作業で精度の高い入力を実現。社内での名刺共有にも役立つ「共有名刺帳」機能を搭載しており、メンバー全員で共同管理が可能。登録した名刺帳の情報をスマホのGoogleの連絡帳に保存したり、Excel形式としてダウンロードしたりもできる。LINEとの連携にも対応しており、トーク上で名刺データを共有できるのも特徴。
（出所：名刺ファイリングCLOUD公式Webサイト）
国内大手メーカーが手掛ける名刺管理アプリ。端末に名刺データを残さず、セキュアなサーバー上で管理することで万が一のスマホ紛失時も安心。無料版で保存できる名刺は100枚までに限られ、それを超える枚数を保存する場合は有料のライセンスが必要。保存する名刺の数やアクセスできるユーザー数に合わせて細かくプランが設定されているため、事業規模やビジネスのスタイルに合わせて柔軟に対応。
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（出所：Sansan公式Webサイト）
個人向け名刺管理アプリ「Eight」を手掛けるSansanが法人向けのDXサービスとしてリリース。名刺の取り込みや社内での人脈の共有はもちろん、メールのやり取りの蓄積や人事異動に伴う顧客の変化を通知するなど、充実した名刺管理機能を搭載。100万を超える企業のHP情報、有価証券報告書、役職者情報を記録した企業データベースを標準搭載するほか、メールや電話、面会といったコンタクト情報の共有、更にCRMやSFAなど、外部のシステムとデータを連携機能が充実させることで、効率的な営業活動をサポート。
Android・iPhone
（出所：トーニチ・ネクスタ・メイシ公式Webサイト）
1名につき月額600円というリーズナブルな価格で使える法人向け名刺管理アプリ。AIを搭載することで、取り込めば取り込むほど名刺の読み込み精度が向上。氏名やメールアドレスが一致する人の重複登録を防止する名寄せやメモの追記、コンタクト管理など、充実した名刺管理機能を搭載。加えて、商談内容の管理に加え、kintoneやSalesforceなどの外部ツールとの連携、Excelで編集した顧客情報や名刺情報をCSV形式でインポート/エクスポートできるなど、営業活動を強力にサポート。
Android・iPhone
（出所：ホットプロファイル公式Webサイト）
名刺管理と営業支援を兼ね備えたクラウド型ツール。スマホのカメラやスキャナーで取り込んだデータを送るだけで専任のオペレーターがほぼ100％の精度でデータ化。セキュリティ対策も万全なクラウド環境で管理するので情報漏えいリスクにも備えられる。社内での名刺情報共有機能はもちろん、訪問履歴や案件情報、取引実績など顧客に関する情報をひとつのダッシュボードで確認可能。480万社を超える企業データベースや営業現場責任者向けのセミナーなどサポート体制も充実しており顧客の新規開拓もサポート。
（出所：OURCARD公式Webサイト）
法人向け営業会社が作成した名刺管理アプリ。グループウェアや営業支援ツールの開発実績を持つ同社の強みを活かして開発。目的の名刺を探し「電話をかける」「メールを送る」「経路や場所を確認する」といった基本操作をワンタッチ操作で行うことが可能。また、UIにも優れており、ITリテラシーに関係なく活用できるのも強み。英語や中国語、韓国語にも対応。
（出所：メイシー公式Webサイト）
正確な名刺のデータ化に強みを見せる法人向け名刺管理アプリ。アナログな紙の名刺そのものを発送し、メイシーがスキャンからデータ化まで一連の流れをサポート。OCRによる読み取りだけでなく、実際に人の目で名刺を確認し、OCRでは拾いきれなかったデータや誤字などを修正。ダブルチェック体制が確立されているため、入力ミスもなく非常に精度の高い名刺管理が可能。サービス解約時、スキャンした高画質な名刺画像を返却してくれるのも大きな特徴。
紙の名刺は必要な時に見つけにくいですが、名刺管理アプリを使えば、スマホひとつで目的の名刺をすぐに見つけることができます。名刺を単純に管理するだけではなく、コンタクトや商談履歴の記録、人とのつながり、営業支援、更にはCRMやSFAといった外部システムとのデータ連携機能なども搭載されており、「攻めの営業」に活用できるツールとして、その活用の幅は大きく広がっています。
名刺管理アプリには様々な種類があり、「名前と連絡先さえ確認できれば良い」という個人利用から、「企業の資産として名刺情報を管理し、業績向上につなげたい」といった法人利用まで、導入目的に応じて選択することが重要です。次のポイントを考慮しながら、各アプリを比較検討するとスムーズです。
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