最終更新日:2024-10-08
情報共有の強化や社内コミュニケーションの活性化のために、社内ポータルサイトを整備したいと考えている人事部門や広報部門の方へ。社内ポータル作成サービスでできることや、タイプと選び方、比較のポイントなどを、おすすめのサービスを交えて紹介します。
社内ポータルサイト作成サービスとは、企業が自社員に限定公開しているサイト（ポータルサイト）の作成ツールを提供するサービスです。
ポータルサイトは、業務に必要な情報やデータの編集・閲覧、プロジェクト管理、スケジュール、業務マニュアル、FAQ、メール、社内チャットなど、企業内の様々な情報共有や、コミュニケーション活性化に役立つ機能を有しています。従来は多くの企業がポータルサイトの作成を専門の会社に委託してきましたが、プログラミングやデザインの知識がなくてもサイトを作成できるツールが普及したことにより、自社でポータルサイトを構築する企業が増加しています。
社内ポータル作成サービスを利用するメリットとして、次のような点が挙げられます。
| 業務効率化を図れる |
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|---|---|
| サイト管理がしやすくなる |
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| コミュニケーションの活性化 |
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| コストを削減できる |
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社内ポータルサイト作成サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
サービスによって多少の違いはありますが、社内ポータルサイト作成サービスには、以下のような機能があります。
| ポータルサイトの作成・カスタマイズ | ツールを使って、社内ポータルサイトを作成・カスタマイズできる。ポータルサイトには、主に以下のような機能が搭載可能。中には、デザインやUIまで自在にカスタマイズできるサービスも
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|---|---|
| 投稿・編集 | 社内ポータルサイトに掲載する情報の投稿・編集を行う機能。時間を指定した自動投稿、特定メンバーへのリマインドといった機能が備わっているサービスも多い |
| アクセス権限設定 | コンテンツを閲覧・投稿・編集できる範囲を制限する機能。ユーザーやチーム、部署などのセグメントに分けて設定することで、情報共有の円滑化とセキュリティを両立する |
| 解析 | ログイン情報や既読・未読情報、コミュニケーション頻度などを解析する機能。運用方針の決定や、社内状況の把握に役立てられる |
| 他サービスとの連携 | Webメール、スケジュール、グループウェアといった外部サービスと連携し、ポータルサイト内から直接利用できる機能。必要な情報を１カ所にまとめられるように |
社内ポータル作成サービスには、以下のようなタイプがあります。自社のニーズに沿った特性を備えたものを選びましょう。
特に、社内でのファイル共有を円滑にしたい場合に適しているタイプです。大容量のストレージを備えているほか、ファイルの共同編集機能や高度な検索機能が搭載されています。
たとえば「SharePoint」は、1ユーザーあたり1TBのストレージを提供。フォルダでのファイル共有やオンライン共同編集、編集時のバージョン管理などが行えます。「SharePoint」上で共有されたファイルをローカルで開いて作業できるのも便利です。また、Microsoft 365のBusiness Standardのプランに含まれているため、既に同プランを利用している場合は追加費用なしで利用できます。
社内全体または組織ごとに、必要な情報を的確に届けたい場合に適しているタイプ。情報の出し分けや権限設定の細やかさに強みを持ちます。
たとえば「rakumoボード」は、ボードリスト表示機能により、発信する情報を組織単位で整理可能。情報の公開開始・終了の設定、未読者・既読者の確認やリマインドメールの送付もできるなど、確実に情報を届けるための機能がそろっています。
また、「LumApps」では、グループウェアのIDと連動したコンテンツのみを表示することで、無関係な通知を抑制。必要な情報が流れてしまう、対応もれが発生するといった問題がなくなります。
スケジュール管理、ファイル管理、掲示板、施設予約、ワークフローなど、いわゆるグループウェア機能に強みを持つタイプ。グループでの協業が必要な業務を効率化したい場合におすすめのタイプです。
たとえば「サイボウズ Garoon」は、スケジュール管理やファイル管理、掲示板、リンク集、ワークフロー、社内チャットなどグループワーク向けの機能が充実。ドラッグ&ドロップの操作とテンプレート利用で、使いたい機能を備えた社内ポータルのトップ画面を簡単に構築できます。
従業員と組織との結びつきを強くしていきたいなど、組織エンゲージメントを高めていきたい場合におすすめのタイプ。社内情報の浸透や社内コミュニケーションの活性化、福利厚生の支援などに強みを持ちます。
たとえば「Yappli UNITE」は、経営陣からのメッセージ共有、デジタル社内報、社内ポッドキャスト機能といった独自機能を搭載。また、サンクスカードやいいね機能によるコミュニケーションの活性化や、オンライン診療などの福利厚生を充実させることによる従業員満足度向上などが期待できます。
社員育成のコストや負担を削減したい場合は、従業員が社内ナレッジを共有するための機能が充実したタイプが適しています。このタイプは「ナレッジ共有ツール」とも呼ばれ、事業方針や設計書、仕様書、業務マニュアル、社内用語集、研修資料、議事録、日報など、業務に関する様々な情報の集約・共有をスムーズにします。
ナレッジ共有ツールをお探しの方は、「ナレッジ共有ツール14選。タイプ別の選び方や4つの活用策」を参照してください。
社内ポータルサイト作成サービスを比較する際は次のようなポイントに着目し、自社の使用目的に適したサービスを選びましょう。
社内ポータルサイトを作成したものの、「あまり見てもらえない」「発信しても反応がない」などの原因でサイトが形骸化し、導入失敗に終わってしまう場合も。こうしたリスクが予見される組織には、既読率を上げたり、コミュニケーションを促したりするための仕組みが備わったサービスがおすすめです。
たとえば、「Yappli UNITE」は、開封率の低いグループへのリマインドや、特定の部署・ユーザーへのプッシュ配信などの機能を搭載。「TUNAG」にのように、サンクスカードや投稿へのコメント、社員プロフィールなど、社内交流を促す機能が充実したサービスも。
また、「LuｍApps」は、掲示板に「いいね！」や「シェア」「コメント」などのソーシャル機能を搭載し、議論の活性化を促進。また、ソーシャルプロフィール機能で社員名簿を作り、人材の可視化とつながりの創出を支援します。
社内ポータルサイト作成サービスは、情報共有や業務効率化のための機能を広範に備えているのが特徴です。しかしその分、一つひとつの機能は詳細な設定に対応していない場合も。そのため、自社が求める仕組みが実現可能かどうか、確認が必要です。
たとえばワークフロー機能の場合、多くのサービスがシンプルな申請と承認に対応しています。しかし、「複数の承認プロセスを設定したい」、「条件によって承認プロセスを分岐させたい」、「上長の代わりの代理申請や承認を可能にしたい」といった細かな設定に対応できるサービスは限られます。
「サイボウズ Garoon」の場合、60種類以上のテンプレートからワークフローをカスタマイズ可能。経理関連（旅費/交通費、出張など）、給与関連（有給休暇、残業など）、稟議（押印、汎用稟議書など）、資産関連（物品購入、廃棄など）、情報システム関連（ユーザー登録申請、外部からの接続申請など）といったテンプレートが用意されています。加えて、代理申請・承認機能、モバイルアプリでの承認機能、承認経路の条件分岐などの機能も搭載。
Google WorkspaceやMicrosoft 365などをすでに利用している場合は、それらと連携出来るものを選ぶのも一手。情報を一元化できるほか、認証管理の効率化にも役立ちます。
たとえば「LumApps」のように、Google Workspaceと連携してカレンダー情報を共有できるものや、「SharePoint」のようにOne Driveと連携してファイルの共有や共同編集ができるサービスがあります。
ただし、サービスによっては特定のグループウェアの利用が前提になるものもあります。たとえば「SharePoint」はMicrosoft 365、「rakumo ボード」であればGoogle Workspaceとの連携にのみ対応しています。
社内ポータルサイト作成サービスのうち、ファイル管理に強みのあるものを紹介します。
（出所：SharePoint公式Webサイト）
Microsoft 365シリーズの1つとして提供されているサービス。チームや部門、部署内で、ファイルやニュースなどを共有できるほか共同編集などのコラボレーションにも対応。ファイルごとにアクセス権を設定できるため、組織外のチームメンバーとも安全に共同作業できる。また、デバイスとの同期によって、共有フォルダ内のファイルをローカルで操作できるようになる機能も便利だ。
また、ほかのMicrosoft365製品とスムーズに連携できるというメリットも。たとえばteamsでは、チャットルームから画面遷移することなく同サービスの共有ファイルにアクセスできる。すでにMicrosoft 365 Business Standardを契約していれば、追加費用は不要だ。
社内ポータルサイト作成サービスのうち、情報発信の場づくりに強みがあるものを紹介します。
（出所：Googleサイト公式Webサイト）
チーム、プロジェクト、イベント用にインパクトのあるチームサイトを簡単に作成できるツール。テンプレートが豊富に用意されているため、Webデザインやプログラミングの専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップ操作でポータルサイトを作成できる。
サイト内には、GoogleドライブのフォルダやGoogleカレンダー、ドキュメントなどの埋め込みが可能。利用者はすべての情報に素早くアクセスできるようになる。また、リアルタイムかつスムーズな共同編集ができるのはもちろん、セキュリティ管理もしやすく、ドキュメントの管理権限は数クリックで設定完了。埋め込まれたドキュメントにも、元のアクセス権限が保持される。
（出所：rakumo ボード公式Webサイト）
Google Workspaceとの連携を前提とした、直感的で使いやすい情報共有・社内コミュニケーションツール。情報を細かく振り分ける機能が豊富で、必要な人に必要な情報を届けられる社内ポータルサイトを実現する。
未読・既読を表示する機能のほか、特定の投稿をサイト上部に固定できるなど、投稿者の情報発信を助ける仕組みが充実。投稿に対して、部署やグループなどのカテゴリーを設定することで、必要なカテゴリーに絞って表示させられるようになる。更に、投稿に気軽にリアクションできる「グッジョブ」やコメント機能に加えて、コメント自体へのリアクション機能もあるため、コミュニケーションの活性化に役立つ。
（出所：LuｍApps公式Webサイト）
テレワーク環境でもスムーズなコミュニケーションを可能にする、クラウド型社内ポータルソリューション。Google WorkspaceやSlack、Microsoft365といった外部グループウェアとの連携に強みを持ち、グループウェアのIDと連動したコンテンツのみを表示して、必要な情報を確実に届けてくれる。
情報発信時には、ウィジェットやテンプレートを組み合わせて、誰でも簡単に見栄えのいいコンテンツを作成できる。更に、「いいね」やシェア、コメントといったソーシャル機能で、社内コミュニケーションを促進。また、同サービスのメニューから、外部ツールのメールやビデオ会議を直接開けるのも便利。
社内ポータルサイト作成サービスのうち、グループウェアに強みのあるものを紹介します。
（出所：サイボウズ Garoon公式Webサイト）
官公庁や金融機関といった堅固なセキュリティを求められる業種を含め、7,500社・330万人という導入実績を持つグループウェア。細かいアクセス権限管理や階層化した組織管理機能により、複雑で大規模な組織でも情報を統制しやすい点がポイント。
ファイル管理、スケジュール共有、掲示板、施設予約、メールなど、企業に必要なあらゆる機能を搭載しており、これらを組み合わせてポータルサイトを作成できる。中でも、ワークフロー機能が充実しており、経理、給与、稟議など、合わせて60種類以上のテンプレートを用意。また、上長や条件分岐の細かい設定が可能で、大企業特有の複雑なワークフローにも対応できる。
（出所：desknet’s NEO公式Webサイト）
業務に合わせて自由に機能を拡張できるノーコードツール一体型グループウェア。現場の声を反映した設計や直感的な操作性に定評があり、業種や規模を問わず業務改善に寄与する。文書管理、申請管理、スケジュール管理、Webメールなど、情報共有に必要な機能がそろい、それらを社内ポータルに集約できる。
更に、ノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」を使えば、自社に必要な機能をアプリとして追加できる。営業支援、勤怠管理、契約管理、社内FAQや顧客マスター管理といったアプリを作成可能だ。クラウドとオンプレミスに対応しており、過去の情報資産も引き継げるため、他サービスからの乗り換えもしやすい。
社内ポータルサイト作成サービスのうち、組織力強化に強みのあるものを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：TUNAG公式Webサイト）
組織力強化のためのDX機能が豊富にそろう、スマホ向けのアプリサービス。様々な働き方や雇用形態を採用する職場での、情報共有や業務効率化、人材育成、社内交流活性化を実現する。
社内掲示板やチャット機能によりリアルタイムで情報共有できるのはもちろん、ワークフローやタスク依頼機能、日報など、業務効率の向上に役立つ機能をポータルサイトに組み込める。スマホで見られるマニュアルやテスト機能を利用すれば、社員の早期戦力化にも有効だ。また、福利厚生のクーポン配布や、従業員同士で感謝を伝え合うサンクスカードなどのユニークな機能で、離職率の低下も期待できる。
（出所：Yappli UNITE公式Webサイト）
ビジョンの浸透から人材育成、業務効率化まで実現する、スマホ向けのアプリサービス。経営陣からのメッセージ配信やデジタル社内報、社内ポッドキャスト、マニュアル共有といった機能がそろう。加えて、開封率の低いグループへのリマインドや、特定の部署・ユーザーへのプッシュ配信なども実施できる。また、組織の状態を計測・分析して、改善施策を実施するための機能も充実。社内ポータル・社内報の閲覧率や従業員エンゲージメントの低さが課題となっている企業におすすめだ。
リスキリング機能が充実しているのも特徴で、セミナー動画の配信や電子書籍、チェックテストにより、従業員の自主的な学習を促してくれる。
（出所：Talknote公式Webサイト）
社員のエンゲージメント向上やコミュニケーションの活性化に特化した、情報共有プラットフォーム。属人化しやすい業務ノウハウや、従業員の活躍度合い、案件ごとの経緯など、共有しにくい情報を集約するための機能が充実している。
テーマ単位・メンバー単位で作成できるノートを使って情報を共有。投稿にコメントを追加していくフィード形式で情報を蓄積するため、新規メンバーでも経緯を把握しやすい。投稿にはスタンプや「いいね」で気軽にリアクションでき、社内のコミュニケーション活性化が見込める。また、組織や部署、ユーザーごとの利用状況を分析し、社内のコンディションをスコア化するユニークな機能も。
社内ポータル作成サービスは、プログラミングやデザインの知識がなくても、社内ポータルを自社で作成できるツールを提供してくれるサービスです。社内ポータルを活用することで、情報の一元化やセキュリティ強化、コミュニケーション強化などが期待でき、幅広い業務効率化につながります。
社内ポータル作成サービスを選ぶ際は、次のタイプのうち、自社のニーズに合致するものを選びましょう。
また、社内ポータル作成サービスを比較する際は、以下3つのポイントに注目してみてください。
サービスを活用することでさまざまな業務・経営課題が解決するだけでなく、従業員エンゲージメントの向上も期待できます。この機会に、ぜひ導入を検討してみてください。
社内ポータルサイト作成サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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