最終更新日:2024-08-15
煩雑な給与明細業務の効率化・コスト削減をお考えの方へ。Web給与明細システムの無料でできることや、導入メリット、タイプ別の選び方、比較ポイントと合わせ、使いやすいおすすめサービスも紹介します。
Web給与明細システムとは、給与明細をWeb上で発行・配布し、PCやスマホで閲覧できるようにするシステムです。発行される帳票は、毎月の給与明細のほか、賞与明細や源泉徴収票も含まれます。
なお、給与明細の電子化は法律で認められていますが、従業員からあらかじめ承諾を得る必要があります。中には、従業員への同意確認もシステム内で行えるものもあります。
従来は、給料日になると給与明細などの帳票を紙に印刷して、一人ひとりに配布するのが一般的でした。しかし、その場合、「工数がかかる」「ミスが起こりやすい」「過去の分を確認できない」「コストがかかる」などの課題が挙げられています。
給与明細システムなら、これらの課題を解消し、大幅な業務効率化が可能。近年では、導入ハードルが低く、安価に利用できるクラウド型のWeb給与明細が登場したことで、多くの企業で利用されています。
システムにもよりますが、主に次のような機能が搭載されています。
| 給与データ連携 | 既存の給与計算ソフトとAPI・CSVなどで連携することで転記の必要がなくなる。ミスも減る。 |
|---|---|
| 給与明細項目の編集 | 給与・賞与明細などに表示する項目やレイアウトなどが自由に編集できる。 |
| 給与明細の配信・発行 | 明細をシステム上から一括して配信・発行。一人ずつ配る必要がなくなる。誤配信の恐れも減る。 |
| 給与明細の閲覧・確認 | 従業員は給与明細をPCやスマホなどで、いつでも閲覧・確認できる。 |
| 過去明細のDL/印刷 | 必要に応じて明細のデータを検索可能。ダウンロードして印刷することもできる。 |
Web給与明細システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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Web給与明細システムには様々な種類がありますが、中には、無料で利用できるものもあります。条件付きのものも多いですが、以下、著名なサービスをピックアップしました。使い勝手を試してから、有料プランへと移行するのもおすすめです。
| 主なサービス | 条件 | 特徴 |
|---|---|---|
| HRMOS給与明細 | 利用人数30名まで無料 | Web給与明細以外にも、勤怠管理も無料で利用可能。 |
| スマ給 | 特に制限なし※サポートを受ける場合は有料 | Web給与明細機能のほか、年末調整機能も利用可能。 |
Web給与明細システムの導入による具体的なメリットを企業側、従業員側それぞれの観点から紹介します。
作成・配信業務の効率化
給与データをシステムに取り込むだけで、簡単に明細を作成。ワンクリックで一斉配信できるので、印刷・封入・仕分け・郵送や配布の業務はすべて不要になります。
紛失・誤送付のリスク軽減
従業員自らが自分の給与明細にアクセスするため、紛失や誤送付のリスクを軽減できます。
ペーパーレス化によるコスト削減
紙代・印刷代・封筒代などのコスト、それに伴う用紙の発注・管理、印刷作業、封入作業、配布作業などの人件費も不要。再発行にかかるコストや手間もかかりません。
IT導入補助金の対象
Web給与明細システムの多くは中小企業向けのIT導入補助金の対象となるので、導入コストを削減できます。
いつでも・どこでも明細を受け取れる
明細はインターネット環境さえあれば、PCやスマホからいつでも閲覧可能です。テレワークやリモートワーク時でも問題ありません。
管理負担がなくなる
紙の給与明細と違い、管理負担がありません。検索機能がついているため、過去の明細を確認したい場合も容易です。
「Web給与明細システム」は機能の対応範囲によって3つのタイプに分類できます。自社に合ったWeb給与明細システムを選ぶ場合、「どの業務をどこまで効率化させたいか」目的によっておすすめのタイプは異なります。
| 目的 | タイプ | 備考 |
|---|---|---|
| 明細だけオンラインで配信できればよい | 専用型 | Web給与明細の発行・配信に特化 |
| 給与計算業務も合わせて効率化したい | 給与計算一体型 | 給与計算システムと合わせて利用 |
| 様々な社内の手続きをWeb化したい | 労務管理一体型 | 労務管理システムと合わせて利用 |
以下、タイプ別の特徴と、具体的にどのような場合におすすめかを紹介しているので、サービス選びの際にご参考ください。
給与ソフトの情報をCSVで取り込んで発行するWeb給与明細の発行・配信に特化した専用タイプ。シンプルな画面設定で使いやすいのが特徴です。既に給与計算ソフトを利用しており、「明細だけオンラインで配信できればいい」という場合に適しています。
たとえば、「EC-CLUB」はよく使う機能をガジェットで大きくボタン風に表示することで、ITリテラシー問わず、誰でも簡単に操作できます。
中には、「オフィスステーション給与明細」のようにAPI連携によって取り込みの自動化が可能なものも。
給与計算ソフトの一機能として利用できるタイプ。現状、給与計算ソフトを利用していない、もしくはリプレイスを検討している場合で、「給与計算システムと合わせて、Web給与明細にも対応させしたい」と考えている企業に適しています。
また、勤怠管理システムや労務管理システムとの連携が可能なものも。特に「マネーフォワード クラウド給与」は連携できる外部サービスの数が多く、給与明細・給与計算・会計ソフトを効率的に使いたいという場合におすすめです。
「やよいの給与明細 Next」は給与計算や明細発行中心の機能構成となっており、外部委託業者へのデータを簡単に共有できます。
入退社手続き・マイナンバー管理・年末調整など労務管理システムの一機能として利用できるタイプ。「SmartHR労務管理」や「freee人事労務」が該当します。給与明細に限らず、「様々な社内の手続きをWeb化して、バックオフィス全体を効率化させたい」という場合におすすめです。
Web給与明細システムのタイプを踏まえたうえで、実際にサービスを導入する際にどういった基準で選ぶべきか、比較のポイントを4点ご紹介します。
まずはご紹介した3つのタイプの中から、どれが自社にとって最適かを選ぶことから始めるといいでしょう。
システムをまだ導入していない場合には、今後の業務範囲の拡大を見据える必要があります。「給与計算一体型」や「労務管理一体型」のように、Web給与明細の発行に対応した給与計算ソフトや労務管理システムの導入がおすすめです。
あるいは「専用型」でも、シリーズ展開や外部サービスとの連携によって、給与計算や労務管理の機能を拡張していけるものもあります。コストを抑えたい場合や業務フローを大きく変更したくない場合には、そういったタイプでスモールスタートから始めてみるのもよいでしょう。
既に労務管理システムや給与ソフトを導入している場合には、そのシステムやソフトの機能を活用できないか、オプションで機能追加できないかを確認します。既存システムで対応できれば、新たにシステムを導入する必要はありません。
Web給与明細システムの中には、配信の仕組みを活かしたオプション機能を使って、従業員への連絡用途として利用できるものもあります。
毎月の給与明細を照会する使い慣れた環境で配信することにより、閲覧の確実性が高まる点や、緊急時に使える安定性の高い連絡手段を確保できる点などがメリットといえます。このような配信機能のオプションを利用したい場合には、「専用型」のシステムを選ぶとよいでしょう。
具体的な配信機能としては、以下が挙げられます。
災害時の安否確認機能
安否確認や社内の連絡手段として利用できる機能。通常時には社内行事などのお知らせを配信。災害時には対策本部からのメール配信や、従業員の安否確認、会社の被害状況の確認などに活用できます。
雇用契約更新機能
雇用契約の更新を行う機能。従業員はPCやスマホから、契約内容の確認、更新承諾ができるためスムーズな手続きが可能です。パートやアルバイト、契約社員が多い職場での業務効率向上が期待できます。
eラーニング
PDF、PowerPoint、動画など、多彩なコンテンツを配信し、eラーニングとして活用できる機能。受講促進や確認テストの収集まで行えます。
システムによってデータの保管期間は様々。利用期間中はずっとデータ保管できるものもあれば、過去3年分までの保管に対応するもの、オプションにより保管期間を延長できるものなど。さかのぼって閲覧したい期間についても、社内で検討しておきましょう。
給与明細以外にも電子配布したい書類がある場合は、どこまで対応可能かチェックしましょう。
たとえば、2024年の6月から住民税の特別徴収税額通知書は電子データで配付できるようになりました。「セコムあんしん給与明細電子化サービス」は、標準機能として住民税特別徴収税額通知書の電子化に対応しています。
全国の市区町村から送付される税額通知書を受け取り、従業員に配布する手間を削減したい場合はおすすめです。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| オフィスステーション 給与明細 |
給与・賞与明細、源泉徴収票に対応。自動配信も可能。 | 月額50円/名～ （21名以上） |
| S-PAYCIAL with 電子給与明細 | 給与・賞与明細、源泉徴収票に対応。お知らせ・アンケートも可能。 | 月額30円/件～ |
| i-Compass WEB給与明細 | 源泉徴収票・年末調整・安否確認・eラーニングはオプション。 | 月額30円/名～ |
| EC-CLUB | 給与・賞与明細、源泉徴収票に対応。オプションで雇用契約の締結・更新も可能。 | 要問い合わせ |
| HRMOS給与明細 | 給与・賞与明細、源泉徴収票に対応。勤怠管理も30名まで無料。 | 無料 |
| ポケット給与 | 給与・賞与明細、源泉徴収票のほか、年末調整申告書、マイナンバー、安否確認、アンケートも。 | 要問い合わせ |
| セコムあんしん給与 明細電子化サービス |
月例給与明細、賞与明細、源泉徴収票に対応したスマートプランの場合。 | 月額120円/名 |
| スマ給 | 給与明細・年末調整のみ閲覧可能。 | 無料 |
“Web給与明細システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
（出所：オフィスステーション給与明細公式Webサイト）
労務管理に関する業務システムシリーズ「オフィスステーション」のWeb給与明細システム。利用社数35,000超、 継続率99.3％。既存の給与ソフトを変更することなく、簡単3ステップ（「API・CSV連携」→「明細作成」→「Web配信」）」で、紙からWebの給与明細への移行が完了。給与明細の項目名やレイアウト変更にも対応する。正社員・アルバイトなど社員区分によって支払日が異なる場合も、給与支払日に合わせて明細の自動配信ができて便利。配信した給与明細は、PCやスマホからどこでも手軽に閲覧可能。
（出所：S-PAYCIAL with 電子給与明細公式Webサイト）
給与明細・賞与明細・源泉徴収票を、PC、スマホ、タブレットからいつでもどこでも閲覧できるWeb給与明細システム。利用者は45万人を突破。メール配信、英語対応、掲示板、別紙明細配布といった、無料のオプション機能が充実。従業員数に応じた料金体系で、コストパフォーマンスにも優れている。シンプルでわかりやすい画面設計も特徴で、初期設定も容易。導入から本番稼働・運用まで専門の窓口スタッフが支援する。
（出所：i-Compass WEB給与明細公式Webサイト）
専用帳票の作成など柔軟なカスタマイズが可能なWeb給与明細システム。外部チェーンなど、パート社員やアルバイト社員が占める業種を中心に、790社、82万IDの導入実績。「源泉徴収票」や「年末調整」の電子化のほか、安否確認や災害情報の配信を行う「災害時安否確認」、受講促進から確認テストの収集まで可能な「eラーニング」など、オプション機能が充実。個人と全体での使い分けの配信が可能なため、個人別に評価などのメールを送るといった使い方もできる。PC、スマホ、タブレットに対応。
（出所：EC-CLUB公式Webサイト）
よく使う機能をガジェットで大きくボタン風に表示するなど、シンプルで使いやすさに定評のあるWeb給与明細システム。給与明細は過去最大3年分を照会可能。退職時の源泉徴収票も従業員自身でダウンロード可能（退職後も一定期間アクセス可）。
そのほか、人事から従業員への掲示板に利用できる「コミュニケーションボード」、商品情報・クーポンなどを掲示できる「マッチングボード」、人事向けに法改正の制度変更などの情報が送られてくる「EC-NEWS」などを無料で利用可能。有料オプションを利用すれば、Web上で雇用契約の締結・更新や、従業員宛に文書の発行もできる。
（出所：HRMOS給与明細公式Webサイト）
無料の勤怠管理システムで有名な同社が提供する、無料で利用できるWeb給与明細システム。給与明細・賞与明細・源泉徴収票の配信に対応。給与データは利用中の給与計算ソフトからCSVファイルで簡単にインポートでき、その際、支給日・公開日の指定が可能。各種給与ソフトに対応、給与明細に表記する項目を自由に設定できる。スマホ向けのWeb給与明細アプリも用意されている。
年末調整も無料で利用できるほか、日報管理（月額50円/人）、稟議（月額100円/人）とリーズナブルなシステムのラインナップも。
（出所：ポケット給与公式Webサイト）
既設システムへのアドオンで簡単導入できるWeb給与明細システム。給与、賞与、源泉徴収票などの複数の標準テンプレートのほか、オリジナルの帳票の作成も可能。年末調整の申告書、安否確認、アンケートなどの帳票の用意もあり、従業員が入力したデータを集計して、Excelデータとして加工するといった使い方も。帳票は過去2年分の保管が可能。データの暗号化のほか、アクセスログ管理、認証失敗によるアカウントロック、パスワードの桁数制限などの設定もできるので、セキュリティ面でも安心。PCやスマホのほか、ガラケーなど12通りの受け取りに対応。
（出所：セコムあんしん給与明細電子化サービス公式Webサイト）
セキュリティで有名なセコムの関連会社が提供するWeb給与明細システム。給与明細や源泉徴収票など、電子化する帳票のレイアウトを複数の標準フォーマットから選択できるほか、自社フォーマットによる作成も可能。管理者権限を帳票グループ単位に設定できるので、帳票の管理が分かれる場合も柔軟に対応できる。厳格なセキュリティを担保されたセキュアデータセンターにて保管された過去2年分の電子データの閲覧ができ、オプションで保管期間の延長にも対応。対象者全員や個人宛にメッセージを掲載できるお知らせ欄も便利。住民税特別徴収税額通知書の電子化にも標準対応しており、更なる業務効率化に寄与する。
（出所：スマ給公式Webサイト）
従業員数に関わらず、月額・初期費用が無料のWeb給与明細システム。給与計算の業務を変えることなく、給与計算後のデータを読み込ませるだけで利用可能。機能のすべてがアイコン表示され、見やすく操作性に優れたインターフェイスは、スマホでの閲覧にも対応。必要に応じて、印刷用PDFファイルの作成もできる。基本給、手当、勤怠における項目を自由に設定できる柔軟性も使い勝手が良い。有償オプションで初期設定サポート（30,000円/アカウント）や運用中のメールサポート（月額2,000円）も提供。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| マネーフォワード クラウド給与 |
給与計算のほか、給与・賞与明細、年末調整もWeb上で完結できる。 | 月額2,980円～/ 50名以下 |
| ジンジャー給与 | 従業員への伝達事項を明細に記載できるメッセージ機能あり。人事労務、勤怠とのシリーズ連携可能。 | 月額300円〜/名 |
| ジョブカン給与計算 | 「ジョブカン勤怠管理」「ジョブカン労務管理」との連携で更に効率化できる。 | 月額400円/名 |
| RoboRoboペイロール | 給与計算・給与明細システムに加えて、代行サービスもセットで利用できる。 | 月額1,000円/名 |
| やよいの給与明細 Next | 年末調整は外部委託するケースに有効な、給与計算と明細発行特化タイプ。 | 年額15,800円/5名（ベーシックプランの場合） |
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（出所：マネーフォワード クラウド給与公式Webサイト）
会計ソフトで有名な「マネーフォワード」が運営するクラウド型給与計算ソフト。その一機能として、Web給与明細を発行できる。給与・賞与明細、源泉徴収票が発行でき、IDとパスワードで従業員ごとの専用画面が確認できる。退職した従業員のログイン制限機能も。スマホにも対応。連携できる勤怠管理システムや労務管理システムの外部サービス数が多く、また「マネーフォワード」シリーズも各種展開。給与計算や会計ソフトなどとうまく連携して使いたいと考えている中小企業におすすめ。従業員数が50名以下かそれ以上かで料金プランが異なる。
（出所：ジンジャー給与公式Webサイト）
人事労務、経理、契約、社内ワークフローなど、あらゆるバックオフィス業務をサポートする「ジンジャー」シリーズの給与計算システム。企業規模や業種・業態を問わず、幅広い導入実績を持つ。給与・賞与明細や源泉徴収票の配信に対応するほか、退職金の明細も発行できる。記載項目は一般的な手当や企業独自の手当など、自由に作成できる。更にメッセージ機能を使えば、各種明細に従業員への連絡内容の記載も可能。給与情報を外部から入力する際に、項目がすべてそろっていなくても必要な項目のみを入力できる点も便利。
従業員情報や勤怠情報をほかの「ジンジャー」シリーズと連携すれば、給与、賞与、年末調整などの自動計算も行えるため拡張性が高い。
（出所：ジョブカン給与計算公式Webサイト）
人事系クラウドシステムとして定評があり、累計導入実績25万社以上を誇る「ジョブカン」シリーズの給与計算システム。その中の機能として、給与明細や源泉徴収票の配信が可能。企業独自の手当や控除項目も、計算式をカスタマイズすることで手計算の必要はなし。更に、ToDoリストやメモ機能、リマインド機能を利用し、退職や中途入社など個々に対応することで、ヌケ・漏れのない給与計算を実現。また、同シリーズの「勤怠管理」や「労務管理」と自動連携が可能。共通の従業員情報は、ジョブカン共通IDを使用することで全シリーズで同期。CSVを使わず、勤怠管理からそのまま給与計算、給与明細の発行まで行えるため、勤怠管理システムと併せて導入したい企業におすすめ。
（出所：RoboRoboペイロール公式Webサイト）
給与計算ツールや給与明細ツールに加え代行サービスをセットで提供するアウトソーシングサービス。多様な雇用形態や勤務体系に対応しており、利用中の勤怠管理システムを切り替えることなく継続して利用できる。給与計算結果のFBデータ出力や勘定科目データを会計システムへ連携することも可能。各種システムとの連携でバックオフィスのDXを推進する。
独自開発の打刻チェックロボットが打刻漏れや誤りなどの異常値を自動で検出し、確認依頼を送信。担当者はその部分のみを目視確認するだけなので、チェック業務を大幅に削減できる。オプションで年末調整やマイナンバー管理などの代行サービスの利用も可能。社会保険労務士による監修と１次チェックがある点も心強い。
（出所：やよいの給与明細 Next公式Webサイト）
老舗会計ソフトメーカーが提供する、企業規模10名以下向けのクラウド型の給与計算システム。従業員情報管理や給与計算、年末調整といった給与業務全体の効率化を実現する。勤怠情報をもとに支給額の自動計算が可能。あらかじめ設定すれば、保険料や所得税などの各種料率も適用されるため、初心者でも給与明細を作成しやすい。協会けんぽの社会保険料率改正にも自動対応で安心だ。
作成した給与・賞与明細書は、事前に設定した日時に従業員のスマホやPCへ自動配信。PDFダウンロードや印刷もできるため、用途によって使い分けられるのもうれしい。
年末調整の控除申告書対応もWebで完結。クラウド上でデータ共有ができるため、転記やPDF作成の手間も不要に。顧問先の税理士・会計事務所とのスムーズな連携を実現する。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| SmartHR労務管理 | 入社手続き、年末調整などのあらゆる労務管理をペーパーレス化。 | 要問い合わせ |
| freee人事労務 | 年末調整、入退社手続きなどの労務管理のほか、勤怠管理、給与計算まで対応。 | 月額4,000円/5名 （スタンダード） |
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（出所：SmartHR労務管理公式Webサイト）
登録社数60,000社以上の実績を持つ、テレビCMでも有名な労務管理システム。従業員データを読み込むだけで、給与明細・賞与明細の作成から配布までをシステム上で完結できる。作成書類の内容確認・承認ができるワークフロー機能も搭載し、従業員へ通知する前にチェックすることも可能。アウトソーシング先にCSVデータを登録してもらい、管理者が確定ボタンを押すといった運用にも対応できる。
Web給与明細に限らず、入社手続きの書類作成や入社手続きの書類作成やマイナンバー管理など、人事・労務の業務を効率化できる機能を豊富に搭載しているため、労務管理業務のシステム化を検討している企業におすすめ。
（出所：freee人事労務公式Webサイト）
会計ソフトで広く知られる同社が提供する、中小・中堅企業向けクラウドサービス。会計ソフトとの連携を強みに、従業員情報の一元管理から給与計算、勤怠管理、労務手続きまで、人事労務業務全体の効率化を実現。勤怠データや従業員情報に基づき、残業代、各種税金・保険料などを自動計算し、給与明細を自動作成。作成した給与明細は、オンライン上でそのまま従業員に共有できる。PDF出力して印刷することも可能。
給与明細発行通知がSlackで受け取れるのも便利。会計ソフトから一新したいと考えている企業におすすめ。
Web給与明細システムの導入メリット、タイプ、比較のポイント、おすすめのサービスをご紹介しました。
Web給与明細システムは、単に紙の明細をWeb化するだけでなく、バックオフィス業務全体の効率化のきっかけや、リモートワーク下における社員との円滑な連絡手段など、幅広い用途での活躍が期待できるシステムと言えます。
自社に合ったものを選ぶ際には「専用型」、「給与計算一体型」、「労務管理一体型」の3タイプの中から、効率化したい業務範囲や自社の運用スタイル、既存システムとの兼ね合いに照らし合わせて選択しましょう。そのうえで、安否確認やeラーニングなどの配信の要否、月々の配信数なども加味して検討することで、適切なサービスが見えてくるはずです。
Web給与明細システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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株式会社マネーフォワード
給与計算の自動化でミスなく効率化。Web給与明細や年末調整などにも対応。誰にでも使いやすい簡単便利な操作性。...
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