最終更新日:2024-11-08
ICカードを利用した勤怠管理システムの導入を検討している人事担当の方へ。正確な勤怠データの管理を実現するICカード勤怠管理システムについて、必要な準備や選び方、対応端末、おすすめのサービスを紹介します。
ICカードによる打刻とは、紙のタイムカードやPCなどのデバイスを使わずに、ICカードによって出退勤の時刻を記録することを指します。打刻内容を勤怠管理システムと連携させることで、出退勤に関するデータの収集や計算などの作業が自動化できます。また、電車やバスに乗るのと同様のタッチ操作で、誰でも直感的に扱えるのも魅力です。
すでにICカード式の社員証を配布している場合は、勤怠管理システムとカードの識別番号を連動させればそのまま利用できます。ICカード式の社員証がない場合は、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードでも対応可能。会社から新規に発行せずとも、従業員が各自で所有しているものを活用できます。
ただし、モバイルSuicaやモバイルPASMOなどアプリ形式のものは、打刻時にIDが毎回変わる仕様のため、多くの場合非対応となっています。交通系ICカードの利用を検討している場合は、事前に対応可否の確認が必要です。
対応するICカードの規格としては、主に以下の2つのタイプがあります。
| FeliCa（フェリカ） | 日本でメジャーな、ソニーの非接触ICカード。SuicaやPASMOなどの交通系ICカードのほか、WAONやnanaco、Edyなどの小売店系ICカードが該当 |
|---|---|
| Mifare（マイフェア） | 国際的に広く使われるNXPセミコンダクターズ社の非接触ICカード。多くの社員証で使われるほか、Taspoもこちらに該当 |
ICカードで打刻を行う場合は専用のカードリーダーが必要となり、使用するカードの規格に合わせた端末を用意する必要があります。
ICカード対応の勤怠管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
ICカードによる打刻を導入するメリットは以下のとおりです。
ICカードによる打刻は、カードリーダーにかざすか、カードの差し込みによって読みこむものが主流。難しい操作は不要なので、紙のタイムカードやPCよりもスムーズな打刻が可能です。また、同様に操作が容易な指紋認証は、手荒れや乾燥などが原因で読み取りエラーになることもあるため、ICカード打刻の方がより安定性に優れています。
カードリーダーとセットで設置されている紙のタイムカードと異なり、従業員がそれぞれ所有しているICカードを使用するため、なりすましによる打刻ができない仕組みになっています。また、PCにログインして打刻する場合は、職場にいなくても打刻ができてしまいますが、ICカードは所定のカードリーダーを介するため、このような不正打刻を防止できます。
社員証としてICカードを利用している場合や、すべての社員が交通系ICカードを所持している場合は、新しいカードを用意しなくていいので導入コストを削減できます。加えて、安価な読み取り用の端末を選択すれば、更にコストを抑えられます。
出退勤の記録は自動的に勤怠管理システムに登録されるため、データ登録のための手間が不要に。収集や計算などにかかる時間やコストを省けます。また、リアルタイムで労働時間を把握できるほか、データを連動させることで労働管理や給料計算も効率化できます。
一方でデメリットとしては、以下のような点が挙げられます。
ICカードリーダーと一緒に勤怠管理システムも導入しなければいけません。その際には、自社の就業規則を考慮し、それに対応できるシステムを選ぶ必要があります。更に、ICカードと従業員をひもづけて登録するため、組織の規模が大きいほど手間がかかってしまいます。
生体認証とは異なり、ICカードには紛失リスクがあります。紛失したICカードが悪意のある第三者の手にわたると、不正な侵入や情報漏えいにつながる恐れがあるため、無効化などの速やかな対応が必要に。また、ICカードを再発行する場合にも、時間や費用がかかります。
ICカードを使った打刻を実現するためには、専用カードリーダーの設置や、勤怠管理システムとカードリーダーとの連携などが必要になります。どのような準備をすべきなのか、解説していきます。
まずは、読み取り用のICカードリーダーを準備しましょう。PCやタブレットに接続して使用するUSB接続型、単体で設置するだけで使えるタイムレコーダー型、スマホなどをリーダーとして使うタブレット・スマホ型の３つが主流です。それぞれ以下で説明していきます。
非接触型のICカードリーダー「PaSoRi」に代表される、PCやタブレットに直接接続して使用するタイプ。持ち運びやすく設置場所を選ばないのが特徴で、受付や入口に設置するのはもちろん、複数用意しておいて出張時やリモートワーク時にも貸出するといった使い方も可能です。出社・リモートワークを併用している企業や小規模オフィスでの利用に適しています。ただし、出退勤や休憩など打刻種別の選択にPC、タブレットの操作が伴う点は注意が必要です。
PCやタブレットが不要で、単体で設置できるタイプ。初期設定をするだけで使用開始できます。壁付けにして利用するタイプの場所をとらないものや、有線LANほか、無線LAN対応、モバイル通信、オフライン対応など、様々な種類がそろっているのが特徴。それぞれインターネットとの接続方法や設置方法が異なるため、自社の形態に適しているかよく確認しましょう。マウス操作、タップ操作が不要なため、大型のオフィスや工場など、人の出入りが激しい現場におすすめです。
スマホやタブレットに専用アプリをインストールし、ICカードリーダーとして利用するタイプ。有線のインターネット回線を設置できない環境に適していますが、NFC（かざすだけで周辺機器と通信ができる技術）対応のスマホやタブレットが必要なサービスもあるため、導入前の確認が必要です。
いずれのタイプも、製品によって対応するカードの規格が異なるため、「FeliCa」と「Mifare」どちらの規格に対応しているか、あるいは両方に対応しているかを確認しましょう。
導入後には、ICカードの配布と、カード情報及び従業員のひもづけが必要となります。サービスによって紐づけ方法は異なりますが、すでに全員がICカードを持っている場合、あらかじめ登録しておいた従業員のコードとICカードのユーザーIDを入力し、一気に登録できるものが主流です。中には、従業員を登録した後、ICカードをカードリーダーにかざすことでひもづけが完了するシステムも。一方で、入退社に伴う変更などは、個別に手動での対応が必要です。
また、社員証など既存のICカードがない場合は、カードも調達しなければいけません。交通系ICカードを使用する場合も、全員が所持していないときは、不足分を会社で購入して配布するなどの対応が必要になります。
ICカードによる打刻を採用する場合は、自社の勤務形態に適した勤怠管理システムを合わせて導入する必要があります。勤怠管理システムは、以下の観点を参考に検討しましょう。
「ICカードリーダーの選択」で先述したように、ICカードリーダーには「USB接続型」「タイムレコーダー型」「タブレット・スマホ型」があり、勤怠管理システムによって対応しているタイプが異なります。導入したいタイプのICカードリーダーに対応しているかどうか確認しましょう。
たとえば、「KING OF TIME」の場合、USB接続型、タイムレコーダー型に加え、生体認証とのハイブリッド型など幅広い端末に対応。一方で、「マネーフォワード クラウド勤怠」のように、対応しているUSB型端末がタブレットでの利用を動作保証外としているケースもあるので、注意が必要です。
主要な勤怠管理システムは、残業時間管理や有給休暇管理ができるなど、機能が充実しているものが一般的です。料金相場は月額100～300円/名ほどで、従業員数が多いとそれなりにコストも大きくなります。ICカードを使った打刻ができれば十分という場合は、安価に使えるシンプル機能のシステムがおすすめです。
たとえば、買切り型のタイムレコーダー「TimeP@CK-iC Ⅳ CL」は、12万3,540円で購入可能。勤怠データの取り込み、労働日数や勤務時間の集計といったシンプルな必須機能を備えた専用ソフトも付いています。
入退室とともに打刻を行いたい場合は、入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムがおすすめです。入退室管理システムで取得した入退室の時間が、打刻情報として勤怠管理システムに送られる仕組みになっています。
たとえば、入退室管理システムの「ALLIGATE」は、「KING OF TIME」や「ジョブカン勤怠管理」などと、「Akerun」は「KING OF TIME」との連携にそれぞれ対応。入退室のログを勤怠管理システムに自動で反映し、1日の最初に照合した時間を「出勤」、最後に照合した時間を「退勤」として記録するため、打刻もれ対策として有用です。
（出所：KING OF TIME公式Webサイト）
クラウド勤怠管理システム市場でトップクラスのシェアを誇る勤怠管理システム。勤怠管理のほか、人事から給与計算まで多様なサービスを提供しており、月額300円でこれらバックオフィスの連携サービスをすべて活用できる。
勤怠管理においては、残業時間管理・休暇管理などの基本機能はもちろん、シフト管理、フレックス・変形労働制対応、英語・タイムゾーン設定対応など、あらゆる勤務形態に対応するための機能を備えている。また、サポートやオンラインヘルプが充実しているので、紙のタイムカードや独自の勤怠管理などからの以降もスムーズ。対応する端末も豊富で、PCに接続して安価に使えるPaSoRiのほか、PC接続不要な打刻専用端末も用意されており、利用場所に応じて選べる。
（出所：マネーフォワード クラウド勤怠公式Webサイト）
勤怠管理をクラウド上で行い、集計まで一貫して自動化するシステム。月の勤怠データを、「日数集計」「休暇集計」「時間集計」の項目に分けて確認可能。在宅勤務など任意の項目も集計して、給与計算ソフトへと連携できるのが強み。
「マネーフォワード クラウド給与」はもちろん、現行で利用している他社の給与計算ソフトへの出力も可能。有給休暇は、あらかじめ付与パターンを作成しておけば、後は自動で付与される。付与・取得の状況や、取得するべき義務期間も一覧にしてくれるので、管理の手間を大幅に削減できる。
更に、働き方改革関連法への対応として、法改正対応用の無料アップデートを実施。労働時間を集計して色別にアラートを出すなど、法令違反のリスクや管理の手間を削減する。
（出所：freee勤怠管理Plus公式Webサイト）
正確な勤怠管理を簡単に実現するための機能が豊富にそろう勤怠管理システム。打刻から勤怠の集計、締め作業までシステム上で完結できる。加えて、基本料金なし、1人当たり300円という価格で、導入しやすく使い続けやすいのも特徴だ。
管理者が従業員の勤務状況をリアルタイムで確認できるだけでなく、休暇や残業などの申請・承認もWebで完結するので、煩雑な手続きが不要に。そのほか、シフト作成や、英語表示への切り替え、日本語・英語での併用運用もできるなど、多様なニーズに対応する。また、専任担当がついて既存業務の見直しや要件定義のアドバイスを行うなど、導入サポートも充実している。
（出所：CLOUZA公式Webサイト）
勤怠管理システム運用の実積が豊富な同社が提供する、シンプルな操作性が特徴の勤怠管理システム。「シフト管理」機能、「外部ソフト連携」機能、「アラート」機能など、勤怠管理に必要な機能を網羅している。
打刻及び集計において、難しい操作は不要。どこにいてもリアルタイムで確認できる集計画面から、勤務状況を常に把握できる。また、同社のタイムレコーダー「TimeP@CK-iC Ⅳ CL」を利用すれば、タッチパネルを操作してICカードをかざすだけで打刻が完了する。初期費用や利用人数の縛りがないため、少人数での利用や初めての導入にもおすすめ。
（出所：ジョブカン勤怠管理公式Webサイト）
シリーズ累計導入社数25万社以上、バックオフィスの様々な業務に対応する「ジョブカン」シリーズのひとつ。変形労働・フレックス・裁量労働といった異なる勤務形態や、所属・雇用形態ごとに設定・運用ができ、クラウド上でデータの一元管理に対応している。管理者は遠隔地からでもリアルタイムで出勤状況を確認できる。加えて、36協定超過に対してのアラートなど、法改正に対応した機能も搭載。
出勤管理機能の単独利用のほか、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理といった機能を組み合わせて、利便性を向上させることも可能。1機能追加ごとに＋100円/名と料金的にも取り入れやすい。
（出所：レコル公式Webサイト）
勤怠管理に必要な機能を月額100円/名で使用できる勤怠管理システム。誰でも迷わず使える直感的なUIと充実した機能が特徴で、打刻から労働時間の自動集計、給与計算ソフトへの連携まで対応している。就業規則に合わせた設定をしておくことで、残業時間や深夜業務、法定休日などを自動で集計する機能も搭載。また、給与計算オプションを追加すれば、給与・賞与の自動計算やWeb給与明細の発行、年末調整なども効率化できる。
勤務表には、日々の労働時間や残業時間、有休残り日数、勤務修正履歴の確認、打刻忘れのアラートの設定などが可能。新たな集計項目の追加や、権限ごとの表示項目を設定など、自社の運用に合わせた柔軟なカスタマイズがかなう。
（出所：e-就業OasiS公式Webサイト）
20年以上の実績とノウハウに基づいた豊富な機能で、煩雑な勤怠管理を効率化するメーカー設定型勤怠管理システム。出退勤記録をはじめ、残業時間、休暇、振替・代休の管理、各種届出申請など勤怠管理に必要な機能が豊富にそろう。日々の勤怠業務を効率化にする機能が充実しており、勤怠入力の誤差発生時や、残業超過などを通知するアラート機能などを搭載。
初期設定は専任の導入支援担当に任せて、導入後の運用相談もできるなど、サポートサービスが充実しているのも特徴。加えて就業規則に合わせた柔軟な設定変更や、法改正時のアップデートにも対応している。
（出所：ジンジャー勤怠公式Webサイト）
NFC対応のタブレット・スマホでICカード打刻ができる勤怠管理システム。勤怠の打刻のほか、勤務時間の実績確認・承認・自動集計といった勤怠管理業務もカバー。残業や有休の管理・アラート機能などにより、法令を遵守した勤怠管理を実現する。労働時間を自動集計して、月の途中でも労働状況を確認できるため、従業員が残業時間を意識しながら働ける仕組みになっている。
スマホアプリの機能も充実しており、従業員は外出先でも勤怠実績や休暇残日数の確認、申請・承認ができる。また、管理者もスマホから勤怠の承認や従業員の管理が可能。
（出所：TimeP@CK-iC Ⅳ CL公式Webサイト）
タイムレコーダー「TimeP@CK-iC Ⅳ CL」と勤怠管理専用ソフト「サッと勤怠with」がセットになっており、勤怠データの取り込みから編集・集計まで管理できるサービス。搭載機能は、出退勤・外出・戻りの記録、過去の勤務状況の確認、集計とシンプル。タイムレコーダーのデータを専用ソフトに取り込むだけで、日単位・月単位の勤怠データ集計が完了する。また、「弥生給与」や「給与奉行」をはじめ、様々な給与ソフトのフォーマットに合わせた形式で、集計結果を出力できる。
PCが1台あればランニングコストをかけずに運用できるため、勤怠管理業務にかけられるコストを明確にしたい場合に最適だ。
（出所：パソコンでタイムカード管理SR公式Webサイト）
PCにPaSoRiを接続するだけで、タイムレコーダーとして使用できるようになる買い切り型の勤怠管理システム。タイムレコーダーが必要ないので低コストで、小規模な組織でも導入しやすい。従業員IDと氏名、グループ、カードIDを登録するだけで、すぐに使用開始できる。加えて、カードIDの登録も、FeliCa搭載ICカードをカードリーダーにかざすだけと簡単だ。
出退勤の記録や有給休暇の取得状況はPCで確認でき、時間単位の有給取得などにも対応。打刻データのバックアップファイル作成機能を搭載しているほか、同社の勤務時間集計アプリ「ささっとタイムカード計算SR」に取り込めば自動集計も可能に。
ICカードによる出退勤の打刻は、PCログインによる打刻や紙によるタイムレコーダーでの打刻とは異なり、カードリーダーにカードをかざしたり、差し込んだりするだけで打刻ができる便利な方法です。「読み取りが早い」という特徴に加えて、「不正打刻の防止」「導入コストが低い」「勤務管理が効率化される」などのメリットが得られます。
導入に際しては、ICカードリーダーと同時に勤怠管理システムが必要になるため、企業の勤務形態にあわせたシステムを選ぶのが重要。以下のような目的に合わせて選ぶのがおすすめです。
勤務形態や業務環境、就業人数やコストなどを踏まえて選んでいけば、より効率的な勤怠管理が実現できます。また、ほかのシステムとの連動により、人事関連業務や給与計算などに活用することも可能です。ぜひ、この記事を参考に、ICカード対応の勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
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