最終更新日:2024-11-20
シフト勤務がある業界・業種において、シフト作成作業にかかる時間や労力を削減したい管理者へ。シフトの管理ができる勤怠管理システムについて、メリットや主な機能、タイプと選び方、比較のポイントとあわせて、おすすめのシステムを紹介します。
シフト管理対応の勤怠管理システムとは、従業員の労働時間を把握するための勤怠管理システムに、シフト管理機能が搭載されたものです。シフト管理（計画）と勤怠管理（実績）を一体化してデータを集約することで、業務の効率化のほか、労働環境の改善も期待できます。
勤怠管理システムがシフト管理をカバーすることによって得られるメリットは、主に以下のとおりです。
勤怠情報と勤務スケジュールを一元化することで、勤怠管理やシフト管理がワンシステムで完結。また、手書きやExcelでのシフト表作成も不要に。
シフト作成と同じシステム上で、従業員の労働時間の確認や休暇申請の処理ができるので、スケジュール管理が容易に。加えて、概算人件費や必要人員まで確認できるシステムなら、人員配置の最適化にも寄与します。
労働時間を可視化できるため、法定労働時間を遵守したシフトを組みやすくなります。中には、法定労働時間を超過したときにアラートが出るなど、労務リスク低減に寄与するシステムも。
PCやスマホからシフトの申請・確認ができるので、従業員側のシフト確認が楽になります。また、シフトの提出を促したり、紙のシフト表を貼り出したりといった、管理者の手間も削減します。
シフトを自動作成できるシステムなら、シフト作成の手間をより一層削減できます。また、急な欠員によるシフト調整が必要になった際に、アラートを出したり、補充人員を呼びかけたりできるシステムも。
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シフト管理機能を活用すれば、シフトの募集から提出、確認、ヘルプの依頼までシステムを通じて行えるようになります。勤怠管理システムとの連動によって、労働時間やポジションなどを加味しながら、これらのフローを実行できるのが強みです。シフト管理機能で対応できる、主な業務内容を以下で紹介します。
出退勤時刻や休憩時間帯を設定し、パターンとして登録できます。設定したパターンに当てはめて従業員を配置するだけで、シフトが作成できるように。拠点ごとの勤務時間や、変形労働時間制、フレックス勤務のコアタイムなど、様々な勤務形態に対応するサービスや、時間帯別の必要人数や業務内容などを設定すれば、シフトの自動作成ができるサービスも。
シフトを立てた段階で、労働時間や人件費を算出できます。勤怠管理システムとの一元化により、想定する労働時間と勤務実績との差異や、残業・遅刻などの実情もリアルタイムで把握可能に。事業計画に沿った適切な人員の確保や配置など、シフトの最適化に役立ちます。
メールやプッシュ通知で、従業員にシフト入力を依頼する機能。人員が足りない場合に、同様の方法でヘルプを出す機能や、スタッフ同士でのシフト調整を促す機能を搭載したシステムも。確定したシフトはWeb上で公開できます。
専用のWebページやスマホアプリなどから、シフトの提出や確認ができる機能。スマホアプリやLINEアプリから手軽にシフトを確認できるため、確認もれの防止に有用です。
トラブルや欠勤で人員不足に陥った際に、他店舗にヘルプ依頼を出す機能。ひとつのシステム上ですべての店舗のシフトを管理していれば、ヘルプ依頼時の拠点間の人員入れ替えや勤怠管理が容易になります。
シフト管理対応の勤怠管理システムは、主に以下の4タイプに分類されます。業態や働き方、現場の人数などを考慮して、それぞれの特徴を参考にしてみてください。
シフトの作成だけでなく、シフト募集や共有にも対応するタイプ。従業員から希望シフトを集めたり、一斉にシフトを共有したりと、多人数を効率的に管理したい場合に適しています。
たとえば「ジンジャー勤怠」は、シフトの提出依頼から提出、共有まですべてオンライン上で完結。スマホアプリからもシフト提出ができるため、提出もれ・遅れの防止に有用です。
入力補助機能によって、シフト作成を自動化するタイプ。担当者による確認や調整が必要ですが、シフト作成にかかる時間や手間を大幅に削減できます。
たとえば「KING OF TIME」では、業務内容（レジ/キッチン/ホールなど）、業務習熟度、時間帯別の必要人数などを設定すると、その内容に沿って自動でシフトを作成します。
募集や共有は現状の方法で問題なく、シフト作成さえ効率化できれば十分という場合には、機能がシンプルなシフト作成特化型がおすすめです。
たとえば「マネーフォワード クラウド勤怠」では、「早番」「遅番」といった勤務パターンの作成が可能。作成した勤務パターンと勤怠区分を従業員ごとに設定すれば、それぞれの条件に則ったシフトが作成できます。
また、Excelを使ったシフト作成・管理を残したい場合には、「WiMS/SaaS勤務管理システム」がおすすめ。Excelで作成したシフトを取り込んだり、作成したシフトをExcelで出力したりと、Excelとシステムの併用が可能です。
「ShiftMAX」のように、Excelライクな操作感が特徴のシステムも。新しいシステムの操作方法を学習するコストを省きつつ、複数の拠点のシフトを一括管理できるようになります。
業界特有の働き方にあわせた勤怠管理やシフト作成を実現するタイプ。医療業界や飲食業界のように、勤務時間や職種が多岐にわたり、汎用的なシステムだと管理しきれない場合におすすめです。
たとえば、医療業界向けのシステム「OLude」は、同日内での複数勤務や応援勤務なども勤務パターンとして登録可能。複雑になりがちな医療業界のシフト作成をサポートします。
また、店舗向けのシステム「スマレジ・タイムカード」では、事業所や店舗ごとにシフトを作成したり、シフト提出を促すメールを特定のグループに一斉送信したりと、多店舗管理に対応。また、「スマレジPOS」と連携すれば、繁忙期や閑散期に合わせたシフト作成もできるようになります。
介護施設での勤務シフト作成に特化したソフトは、「介護施設向けシフト自動作成ソフト12選。できること・選び方は？」にて詳しく解説・紹介しています。勤怠管理にも対応したソフトも紹介しているので、参考にしてみてください。
事業形態などによって、シフト管理業務に必要な機能は異なります。シフト管理対応の勤怠管理システムを比較する際は、以下の3点に留意しましょう。
「正社員」「準社員」「パート/アルバイト」といった雇用形態や、「ホール」「キッチン」「レジ」といった役割・職種によって、稼働日数や勤務時間帯が異なるケースは多々あります。その場合、雇用形態や役割・職種に応じたシフト設定ができる機能があると便利です。
たとえば、「ジンジャー勤怠」のシフト管理機能は、特定の役割・職種の従業員が何人必要かを、時間帯ごとに設定可能。シフトを作成すると、必要な役割・職種に対する人員の過不足が自動で表示されるため、人員の配置がスムーズになります。
ほかにも、「MOT勤怠管理」に付随するシフト管理システム「MOT/Shift」では、「キッチン」「ホール」などの役割を自由に設定できます。その日必要な役割に対し、役割を紐づけたスタッフを選択するだけで、シフト作成が完了。時間帯ごとに必要人数を設定しておけば、役割別に過不足を確認できます。
シフトの募集・提出・作成シフトの共有などをスムーズに行うためには、従業員の利便性やリテラシー、企業のセキュリティポリシーなどを考慮したうえで、最適な方法を採用する必要があります。主な方法として、紙ベース、Webサイト、メール、スマホアプリ、チャットツールなどが挙げられます。
たとえば、従業員がアプリをインストールできる場合は、スマホで作業を完結できる「奉行Edge勤怠管理クラウド」がおすすめ。アプリ上でシフトの募集・提出・確認ができるほか、シフトの不足がある場合は個人・グループのチャットから依頼することも可能です。
また、「ジョブカン勤怠管理」のように、LINEから直近7日分のシフトを確認できるシステムも。慣れたアプリを使うため、従業員の負担が少ないというメリットがあります。
シフト作成時には、法定労働時間を厳守しなければいけません。労働時間管理が複雑になりやすい勤務体系の組織には、労働時間を超過する可能性がある場合にアラートを出してくれるシステムがおすすめです。
たとえば「ShiftMAX」は、シフト表作成段階で「勤務義務日数」を超過している場合に、アラートなどで自動警告を表示します。
また、「スマレジ・タイムカード」の場合は、外国人留学生の就労時間規制に合わせたアラートに対応。専用の設定画面にてあらかじ登録しておくことで、シフト作成時に警告が表示されます。実績についても、残業を含めて上限に近づいたタイミングで警告を出すことが可能です。
「ジンジャー勤怠」のように、所定の労働時間や休日を設定しておくと、設定条件に満たないシフトを作成した際に、過不足をアラートで通知するシステムも。また従業員側も、条件を満たさないシフトを提出すると、アラートが表示されて申請を行えません。従業員自らで、シフトの調整・再提出を行うようになるため、管理者の労力を削減できます。
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（出所：freee勤怠管理Plus公式Webサイト）
紙ベースの勤怠管理からデジタルへの移行を支援する勤怠管理システム。システム内のシフト管理機能は、希望勤務日や休暇の収集から、シフト作成・管理、予実管理、概算人件費算出までをカバーしている。
シフト提出依頼やリマインドといった機能を備えており、あらかじめタイミングや対象者を設定しておけば、毎月のリマインドを自動化できる。人員不足時には、従業員に向けて追加シフト募集メールを一括送信する機能も搭載。このようにサービス内でコミュニケーションを完結できるため、シフト募集・共有に係る業務の効率化に寄与する。
（出所：ジンジャー勤怠公式Webサイト）
法令を遵守した勤怠管理を実現するクラウド型の勤怠管理システム。スマホアプリからシフトや休暇希望の提出、シフトの確認ができるため、シフト関連業務における従業員の負担軽減に役立つ。
また、シフトパターンを無制限に設定できるため、事業所によってシフトが異なる、日勤・準夜勤・夜勤といったシフトパターンが複数あるといった場合でも、設定したパターンに基づいてシフト作成を効率化できる。加えて、役割や職種などのポジション、必要人数を設定しておくとシフト作成時に過不足を表示してくれるなど、適切な人員配置をかなえるための機能も用意されている。
（出所：奉行Edge 勤怠管理クラウド公式Webサイト）
「奉行クラウド」シリーズの勤怠管理システム。希望シフトの収集からシフト作成、確認まで一連の業務に対応する。概算人件費や1日・時間帯の必要人員などを一画面で表示するシンプルな設計なので、必要な情報をすぐに確認できる。
専用アプリも用意されており、シフトの提出や確認はスマホで完結。シフト募集・公開のプッシュ通知など、従業員の確認もれを防ぐ機能もそろう。人員の不足などが発生した場合も、シフト作成画面からチャットで追加シフトを募集できる。チャットの送信先は、店舗全体・個人・任意グループから自由に選べる。
（出所：MOT勤怠管理公式Webサイト）
勤怠管理とシフト管理機能を備えたシステム。追加料金なしで使えるシフト管理システム「MOT/Shift」が付随しており、毎月決まった日程に自動でシフト入力依頼をかけられる。従業員はフォーマットに従って希望シフトを入力するだけで提出が完了。双方の手間や提出もれの削減に寄与する。
シフト提出や打刻、有給申請に加えて、シフト時間と時給に応じた概算給与の計算まで、すべてスマホから操作可能。従業員へのメッセージの一斉送信、シフトの下書き保存、役割別の過不足表示など、管理側に役立つ機能も豊富にそろう。店舗登録数は無制限で複数店舗の一元管理ができるため、多店舗経営の企業にもおすすめ。
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（出所：ジョブカン勤怠管理公式Webサイト）
シンプルな操作性が特徴のクラウド勤怠管理システム。変形労働制やフレックス、裁量労働制など様々な勤務形態に対応。シフト管理機能として、シフトの申請から作成、公開まで一貫してカバーしている。
出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の4機能の中から必要な機能を組み合わせて利用可能。自動シフト作成機能を搭載しており、「早番」「遅番」といったシフトパターンや、時間帯や仕事内容ごとの必要人数を設定できるため、大幅な業務効率化を実現する。また、作成したシフトは、CSVやExcel形式で手軽にスタッフ用ページに公開できるほか、直近7日間までのシフトをLINEからも確認できる。
（出所：KING OF TIME公式Webサイト）
勤怠管理に必要なあらゆる機能が豊富にそろう勤怠管理システム。残業時間の管理やワークフロー、休暇管理、アラート通知などに加えて、人事労務や給与計算、年末調整までカバーしている。
スケジュール・シフト管理機能が充実しており、時間帯別の必要人数や、従業員の業務習熟度を加味して、シフト案を自動で作成できるシフト作成補助機能を搭載。シフト案には、18歳未満の従業員の勤務時間や、従業員が提出した休み希望も自動で反映できる。また、勤務時間の予実管理や、人件費の概算管理など、店舗運営に役立つ機能もそろう。
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（出所：マネーフォワード クラウド勤怠公式Webサイト）
出退勤打刻から働き方改革対応まで一元管理できる勤怠管理システム。勤怠管理、休暇管理、ワークフローといった基本機能に加えて、拠点別打刻集計のようなシフト勤怠向けの機能も充実している。
シフト管理機能では、多数の勤務パターンを一括で作成できるほか、イレギュラーな勤務時間の登録も直感的な操作で完了。「早番」「遅番」などの勤務パターンと、「平日」「休日」などの勤怠区分を従業員ごとに設定することで、シフト振り分けの効率化もできる。勤怠管理と連携しているため、シフト管理画面で修正した情報は、勤怠集計画面にも即時反映される。
（出所：CLOUZA公式Webサイト）
誰でも使いやすいシンプル設計が特徴の勤怠管理クラウドサービス。低コストでPC・スマホ・タブレットから打刻できるようになり、小規模の企業及び現場における従業員の出退勤管理や休暇申請に適している。
勤怠管理画面から拠点名・所属・締日・集計方法といった条件で従業員を絞り込み、複数名の稼働日をまとめて登録することで、シフト作成を効率化。日によって従業員ごとの勤務パターンが異なる職種でも、シフトの組み立てが容易になる。また、複数の管理者を設定できるため、各拠点に管理者を置くことで作業負荷の分散を図れる。
（出所：WiMS/SaaS勤務管理システム公式Webサイト）
承認ワークフローやプロジェクト工数管理、各種申請といった豊富な機能で、エンタープライズの多様な働き方に対応するSaaS型勤務管理システム。雇用体系ごとに異なる勤務パターンの処理や労働時間を可視化することで、シフト制やフレックスタイム制、時差勤務、テレワークなどへの柔軟な対応を実現する。
勤務パターンは、所定労働時間や昼休み、休憩、深夜残業などをノンプログラミングで設定し、各従業員の稼働日に振り分け。従業員個人単位でマスタ設定し、細かく調整できるため、どんなシフトにも対応可能だ。シフト表はExcel・csv形式で取り込み・出力できるため、Excelで作った既存のシフト表を活用したい企業にもおすすめ。
（出所：ShiftMAX公式Webサイト）
セミオーダー感覚で柔軟にアレンジできる、プライベートクラウド型のシフト・勤怠管理システムExcelをインターフェースに採用しており、ネットワークに常時接続したExcelで勤怠の打刻や集計を実施。加えて、シフト作成やデータ入力・変更にもExcelを使えるので、教育・学習コストを抑えられる、既存のシートを流用できるといったメリットが見込める。
また、条件が異なる様々なシフトが混在しても、複数の事務所・営業所間のシフトをクラウド上で統合して、本部のExcelで一括管理。勤務日数超過時の自動警告や、予実比較、無制限でのシフトパターン登録といった機能もそろう。導入に際しては、複雑な設定や、表示項目のアレンジ作業をエンジニアが代行する。
（出所：スマレジ・タイムカード公式Webサイト）
飲食店チェーンや小売店など、複数店舗を展開する企業におすすめのシステム。同社のクラウド型POSシステム「スマレジPOS」と連携することで、前年や前月の売上・来店数を踏まえた、繁忙期や閑散期向けのシフト作成も可能に。加えて、予実データを見比べて、経営戦略に活用することもできる。
また、誰でも簡単に操作できるシンプルな画面設計が強み。朝番や昼番、遅番などの出退勤時間と休憩時間を設定しておけば、その後は店舗・事業所を選択し、従業員のシフト希望を取り込むだけ。必要な項目を整理・設定することで、店舗にとってベストなシフト作成をサポートする。
（出所：Olude公式Webサイト）
医療業界特有のシフト形態に対応する勤怠管理システム。シフトや打刻、勤怠などをワンパッケージで管理できる。1日複数勤務や宿直、応援勤務など、医療業界特有の働き方に即した勤務パターンを登録し、2クリックで簡単にシフトを作成できる。更に、夜勤手当のように勤務データによって変動する手当の回数を自動集計できるほか、申し送り時間を含めた「様式９」用の勤務データも出力可能。
また、同社のデータ連携ミドルウェア「ERP-HUB」を利用すれば、プログラムレスで外部システムとの連携に対応。シフトデータと電子カルテの連携、弁当発注システムや食券プリンターとの連携といった使い方ができる。
（出所：ルクミーシフト管理公式Webサイト）
保育の質の確保・向上を支える保育ICTサービス「ルクミー」に含まれる、シフト管理サービス。幼稚園や保育園など、保育の場での使用を想定し、国の職員配置基準を厳守しながら園・施設独自の配置基準を設定できる。
特定の曜日だけ出勤する非常勤職員や、各職員の休暇希望といった条件を設定すると、自動入力機能が過去のシフト実績をもとに素案を作成。早番・遅番などが特定の職員に偏らないように考慮したシフトが組み立てられる。作成したシフト表は印刷やCSV形式で出力できるので、職員室に掲示したり、職員へのメールに添付して配布したりするのにも便利。
シフト管理対応の勤怠管理システムを利用することで、シフト作成や申請を効率化できるだけでなく、人事評価、労務管理にも活用できるメリットがあります。
シフト管理対応の勤怠管理システムを選ぶ際は、次の4タイプから事業形態や規模に合うものを選びましょう。
自社に合ったタイプが見つかったら、以下の3つのポイントに留意しながら、具体的なシステムを絞り込んでいきます。
シフト管理対応の勤怠管理システムは、業種や職種によって最適なシステムが異なります。本記事を参考に機能を比較しながら、自社ニーズに合ったシステムの導入を検討してみてください。
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